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Die Mitgliedstaaten verpflichten die Wertpapierfirmen, alle nach der Richtlinie 2004/39/EG und den zugehörigen Durchführungsmaßnahmen erforderlichen Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren. Aufzeichnungen, in denen die Rechte und Pflichten der Wertpapierfirma und des Kunden im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags oder die Bedingungen, unter denen die Wertpapierfirma Dienstleistungen für den Kunden erbringt, festgehalten sind, sind mindestens für die Dauer der Geschäftsbeziehung mit dem Kunden aufzubewahren. Die zuständigen Behörden können jedoch unter außergewöhnlichen Umständen verlangen, dass die Wertpapierfirmen einzelne oder alle derartigen Aufzeichnungen während eines längeren, durch die Art des Instruments oder Geschäfts gerechtfertigten Zeitraums aufbewahren, wenn dies notwendig ist, damit die Behörde ihre Aufsichtsfunktion gemäß der Richtlinie 2004/39/EG ausüben kann. Nach Ablauf der Zulassung einer Wertpapierfirma können die Mitgliedstaaten oder die zuständigen Behörden verlangen, dass die Wertpapierfirma die Aufzeichnungen bis zum Ablauf des Fünfjahreszeitraums gemäß Unterabsatz 1 aufbewahrt.
Die Aufzeichnungen sind auf einem Datenträger aufzubewahren, auf dem sie so gespeichert werden können, dass sie der zuständigen Behörde auch in Zukunft zugänglich gemacht werden können und dass die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Die zuständige Behörde muss auf die Aufzeichnungen ohne weiteres zugreifen und jede wichtige Phase der Bearbeitung sämtlicher Geschäfte rekonstruieren können;
es muss möglich sein, jegliche Korrektur oder sonstige Änderung sowie den Inhalt der Aufzeichnungen vor der Korrektur oder sonstigen Änderungen leicht festzustellen;
die Aufzeichnungen dürfen nicht anderweitig manipuliert oder verändert werden können.
Die zuständige Behörde eines jeden Mitgliedstaats erstellt und pflegt ein Verzeichnis der Mindestaufzeichnungen, die die Wertpapierfirmen nach der Richtlinie 2004/39/EG und den zugehörigen Durchführungsmaßnahmen zu führen haben.
Die Aufzeichnungspflichten gemäß der Richtlinie 2004/39/EG und dieser Richtlinie stehen dem Recht der Mitgliedstaaten nicht entgegen, den Wertpapierfirmen Verpflichtungen hinsichtlich der Aufzeichnung von Telefongesprächen oder elektronischen Mitteilungen in Bezug auf Kundenaufträge aufzuerlegen.
Die Kommission berichtet dem Europäischen Parlament und dem Rat im Lichte der Beratungen mit dem Ausschuss der europäischen Wertpapierregulierungsbehörden vor dem 31. Dezember 2009 über die Zweckmäßigkeit der Beibehaltung der Bestimmungen des Absatzes 4.
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