Vergabekammer Westfalen, 2. — VK 2 - 75/25

I.

Die Antragsgegnerin beabsichtigt den Neubau eines operativen Zentrums nebst zugehöriger Frei- und Verkehrsflächen am Standort des Universitätsklinikums M.. Hierzu sollen die Leistungen der Objektplanung zu Gebäude und Innenräumen sowie die Leistungen der Objektplanung zu Frei-Verkehrsflächen im Rahmen eines Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb vergeben werden. Die Ausschreibung selbst wird durch eine Unternehmensberatung für Krankenhäuser (nachfolgend: „ Projektbegleiter “) und die Verfahrensbevollmächtigten der Antragsgegnerin begleitet. Die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bieter mussten eine Konzeptstudie einreichen, die bewertet wird. Hierzu heißt es in der Bekanntmachung:

„ Beschreibung: Kriterium 1: Bewertung Konzeptstudie gem. Jurysitzung > detaillierte Angaben sh. Verfahrensleitfaden-Ziffer 5.13.1-5.13.2 Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium - Zahl: 500,00 “

Dazu führt der Verfahrensleitfaden zum VgV-Verhandlungsverfahren (nachfolgend nur: „ Verfahrensleitfaden “), der den Bietern zugänglich gemacht wurde, aus, dass

„[d] ie eingereichten Konzeptstudien (...) durch die Vorprüfer im Rahmen der Jurysitzung vorgestellt und sodann durch Jurymitglieder in mehreren Wertungsrunden nach dem bekannt gemachten Zuschlagskriterium-1 und dessen Unterkriterien (»Ziffer 5.13.1) beurteilt [werden]. Eine bieterseitige Präsentation im Rahmen der Jurysitzung ist derzeit nicht vorgesehen. Die Auftraggeberin behält sich zum jetzigen Zeitpunkt jedoch vor, ggf. die Bieter zur Vorstellung der eigenen Konzeptstudie einzuladen und mit diesen im Dialog die Konzeptstudie zu erörtern.

Der Jury, die die Bewertung der Konzeptstudien anhand der Zuschlagskriterien 1.1 bis 1.6 durchführt, gehören nachstehende (stimmberechtigte) Personen an. Die Jury ist auch dann stimmberechtigt, wenn nicht alle u.g. Personen anwesend sind: (...) “

Anschließend folgt eine Auflistung der stimmberechtigten Jurymitglieder, deren Vertreter sowie eine Auflistung von stimmlosen Beratern, „ die die Jury beispielsweise hinsichtlich funktionaler und krankenhausspezifischer Themen beraten “.

Die Konzepte sollten laut Verfahrensleitfaden auf Grund folgender Kriterien bewertet werden:

„ Kriterium 1: Bewertung Konzeptstudie/Arbeitsprobe - 50% ( ≙ 500 Punkte)

Mit diesem Kriterium wird die Planungsqualität des Bieters zur erarbeiteten Konzeptstudie in Bezug zur Objektplanung „Gebäude und Freianlagen“ und daraus abgeleitet die Erfüllung des gesetzten Planungsziels (»UKM-OPZ_11) bewertet - gegliedert in:

» Unterkriterium 1.1 [30% / 150 Punkte]: Konzept zur Umsetzbarkeit des Raum-/Funktionsprogramms (RFP) - hier wird eine Projektanalyse zum vorliegenden städtebaulichen Leitbild bzgl. Stärken/Schwächen einer RFP-konformen Etablierung von Funktionsbereichen/-stellen sowie eine Massenstudie zur optimierten RFP-Umsetzung (mit Auswirkung auf Funktionsschichtung, Wegeführung/Erreichbarkeit der Funktionsstellen, Einfluss auf städtebauliche Gebäudekubatur und Eignung für eine stufenweise RFP-Umsetzung im Sinne von Reaktionsmöglichkeiten aufgrund Kostenentwicklung) erwartet. Die Ausarbeits- und damit Bewertungstiefe erfolgt auf der Ebene von schematischen Grundrissdarstellungen im Maßstab 1:500.

» Unterkriterium 1.2 [30% / 150 Punkte]: Untersuchung von betriebsorganisatorischen Abläufen zu den Funktionsstellen ZOP und ZNA sowie ITS- und Allgemeinpflege - hier wird die Entwicklung von Teilgrundrissen zum Nachweis der Funktionsfähigkeit der RFP-Umsetzung zu den vorgegebenen / zuvor benannten Funktionsstellen sowie deren baulich-funktionaler Bestandsanbindung (Wegebeziehungen/Erreichbarkeit) erwartet. Die Ausarbeits- und damit Bewertungstiefe erfolgt auf der Ebene von Grundrissauszügen im Maßstab 1:200.

» Unterkriterium 1.3 [10% / 50 Punkte]: Ideen/Kreativität zur Grundrissflexibilität bei RFP-Änderungen - hier werden Optionen zur Umnutzbarkeit der nachstehenden Funktionsstellen erwartet. Die Ausarbeitung der Konzeptstudie soll skizzenhaft/schematisch aufzeigen, wie auf die folgenden Themen reagiert werden kann: a) Entfall AEMP, wenn Verortung im Bestand statt im Neubau, b) 1-Bettzimmer statt 2-Bettzimmer für ITS-Station, wenn alle Intensivbetten entgegen der Darstellung im R/F-Programm in 1-Bettzimmerstrukturen etabliert werden.

» Unterkriterium 1.4 [10% / 50 Punkte]: Gestaltungsqualität/Innovationsgedanken zur architektonischen Weiterentwicklung des vorliegenden städtebaulichen Leitbilds - hier wird die skizzenhafte Visualisierung zur weiterentwickelten Gebäudekubatur, unter Beachtung von bauO-rechtlichen Vorgaben sowie Maßstäblichkeit, Fassadenqualität im Einklang mit der Bestandssituation und Wertigkeit der zu schaffenden Gebäudefuge zwischen Bestand und Neubau (mit punktueller Anbindung des OPZ an den Bestand), erwartet.

» Unterkriterium 1.5 [10% / 50 Punkte]: Schaffung von innenräumlichen Qualitäten - hier werden Skizzen/Visualisierungen zur räumlichen Identität des Konzeptes in Bezug auf: a) Bettenzimmer Intensivpflege, b) Bettenzimmer Allgemeinpflege, c) OPBereich, d) Foyer/Eingangshalle erwartet.

» Unterkriterium 1.6 [10% / 50 Punkte]: Konzept zur Freianlagenplanung des Klinikvorplatzes - hier wird eine Projektanalyse zum vorliegenden städtebaulichen Leitbild bzgl. Wegeführung und Aufenthaltsqualitäten sowie eine Konzeptstudie zur Organisation aller Verkehrsströme im Kontext einer Adressbildung erwartet. Die Ausarbeits- und damit Bewertungstiefe erfolgt auf der Ebene eines schematischen Lageplans im Maßstab 1:500 .“

Den Bietern wurde zudem die Bewertungsmatrix zur Verfügung gestellt, anhand derer sich der Bewertungsmaßstab für die Konzepte ergibt. Die Bewertungsmatrix selbst wurde in einem Dokument, aufgeteilt in zwei Blöcke, dargestellt. Ausweislich der Bewertungsmatrix konnten für die Bewertung der Zielerreichung der Konzepte jeweils 25 %, 50%, 75 % oder 100 % der möglichen Punkte für jedes Unterkriteriums vergeben werden. Dazu sah die Bewertungsmatrix jeweils in der ersten Zeile der beiden Darstellungsblöcke vor: „ ggf. zzgl. 5%iger Zu-/Abschlag für Zwischenwertung , falls eine Stufe Differenz im direkten Vergleich zw. den Bietern nicht gerechtfertigt ist .“ Die Bewertungsmatrix gestaltet sich wie folgt:

Der neue Darstellungsblock beginnt wie folgt:

Unter „ Kriterium 5.13.1 Zuschlagskriterien für die Bewertung des wirtschaftlichsten Angebots “ finden sich im Verfahrensleitfaden folgende Ausführungen:

„ Kriterium 2: Projektumsetzung/Leistungsqualität - 20% ( ≙ 200 Punkte)

Mit diesem Kriterium wird die Leistungsqualität des Bieters zum beschriebenen Leistungsumfang der Objektplanung „Gebäude und Freianlagen“ (» UKM-OPZ_09 ) und daraus abgeleitet die Vorgehensweise zur Projektabwicklung durch das Planerteam bewertet - gegliedert in:

» Unterkriterium 2.1 [ 30% / 60 Punkte ]: Darstellung der persönlichen Qualifikation des zur Erfüllung der Planungsaufgabe eingesetzten Projektteams anhand von vergleichbaren Projekten (persönlichen Referenzen - Parameter der Vergleichbarkeit sind: Projektvolumen KG 300+400, Maßnahmen- und Nutzungsart, Komplexität der Planungsaufgabe, Betten- und OP-Saal-Kapazitäten, bearbeitete HOAI-Leistungsphasen in den letzten 10 Jahren, Umfang der erforderlichen Planungskoordination, planerische Besonderheiten im Projekt wie z.B. „Healing Environment“ u/o BNB-Zertifizierung, Fördermittelverwendung) - hier als Ausführung der Projekterfahrung und der Fachkunde der eingesetzten Schlüsselpersonen (Gesamtprojektleitung, stellvertretende Gesamtprojektleitung, Projektleitungen und BIM-Verantwortliche der im Projekt erforderlichen Planungsdisziplinen) - auch in Bezug auf die im hiesigen Projekt besetzte Position - erwartet.

» Unterkriterium 2.2 [ 20% / 40 Punkte ]: Beschreibung sowie Darstellung zur Herangehensweise des Planerteams in Bezug auf die Projektorganisation im gesamten Projektverlauf - hier wird ein Konzept zur Projektablaufplanung (Planung der Planung, inkl. Plausibilisierung des Rahmenterminplans), eine plausible Darstellung zur konkreten Aufgabenwahrnehmung im Projektteam als interaktive/integrale Planung und ein Konzept über die Einbindung/Beteiligung der Projektverantwortlichen sowie der sonstigen Projektbeteiligten (Schnittstellen zwischen den Planungsbeteiligten innerhalb des Planerteams, zwischen Planerteams und anderen fachlich Beteiligten und Schnittstellen zu AGseitigen Projektverantwortlichen/-beteiligten sowie Sicherstellung des internen Daten-/Informationsaustausches und der periodischen Berichterstattung ggü. der Auftraggeberin bzw. deren zugeordneten Gremien) erwartet. Die Darstellung der Kommunikationsstrukturen, der Prozessabläufe bzw. des Planlaufs sollte anhand von Mustervorlagen oder von Referenzprojekten erfolgen (inkl. Berichtswesen, Vergabevermerke etc.). Ebenfalls wird das Konzept zu Intervall und Teilnehmerkreis für die regelmäßigen Planungs- bzw. Bauherrenmeetings und Bausitzungen sowie zu Reaktionszeiten/-prozedere bei besonderen Vorkommnissen erwartet.

» Unterkriterium 2.3 [ 20% / 40 Punkte ]: Darstellung und Beschreibung der Arbeitsweise des Planerteams zur Sicherstellung von Termin-, Kosten- und Qualitätszielen der Auftraggeberin - hier werden Angaben zur Methodik des Kosten-, Qualitäts-, Terminund Nachtragsmanagements (inkl. der Darstellung von Systematik/Form/Inhalt des zugehörigen Berichtswesens an die Auftraggeberin) sowie zu Methoden der Planungs-/Kostenoptimierung erwartet.

» Unterkriterium 2.4 [ 30% / 60 Punkte ]: Struktur, Inhalt und Aussagekraft der Präsentation des Planerteams sowie Qualität der Vorstellung der Präsentation durch das Projektteam im Verhandlungstermin - hier werden die überzeugende Darstellung der erwarteten fachlichen Leistung in der Präsentation (anhand von vergleichbaren Aufgabenstellungen und „best-practice“-Beispielen aus dem planerseitigen Arbeitsumfeld unter Darstellung der konkreten Nutzbarmachung der Fähigkeiten des Planerteams für das gegenständliche Projekt), die Qualität (Vollständigkeit, Verständlichkeit/Klarheit) und Plausibilität von Präsentation sowie Rückfragenbeantwortung im Dialog mit der Auftraggeberin, das verbindliche Auftreten (Motivationsvermögen, Fachkunde) der Schlüsselpersonen sowie die funktionierende Interaktion innerhalb des Planerteams erwartet.“

Außerdem findet sich unter Ziffer 5.13.2 weitere Angaben zur „ Vorgehensweise der Angebotsauswertung “. So heißt es dort:

„ Die Bewertung der Angebote erfolgt nach Maßgabe der zuvor benannten Zuschlagskriterien (»Ziffer 5.13.1) und deren prozentualer Gewichtung. Mit der benannten prozentualen Gewichtung der Haupt- und Unterkriterien werden die Zuschlagskriterien in eine absolute Punktebewertung überführt - bezogen auf eine maximal zu erreichende Gesamtpunktzahl von 1.000 Punkten. Dementsprechend wird jeweils eine Auswertungsmatrix zu den Zuschlagskriterien (» UKMOPZ_04 ) in relativer prozentualer Gewichtung und eine Auswertungsmatrix in absoluter Punktebewertung bekannt gemacht.

Unter vorlaufender Ziffer 5.13.1 und damit in der Auswertungsmatrix nach prozentualer Gewichtung ist jeweils angegeben, welches der Höchstwert in Prozentpunkten je Hauptkriterium: (1) Bewertung Konzeptstudie/Arbeitsprobe, (2) Projektumsetzung/Leistungsqualität, (3) Honorarangebot/-parameter ist und welches die Höchstwerte bei den jeweiligen Unterkriterien sind.

Kriterium 1: Bewertung Konzeptstudie/Arbeitsprobe

Bei dem Kriterium 1 handelt es sich um die mit Jurysitzung gemäß Unterkriterien 1.1 bis 1.6 erfolgte Beurteilung der Konzeptstudien: die durch die Jury pro Unterkriterium festgestellte Rangfolge der Konzeptstudie wird ohne weitere Anforderungen in die Auswertungsmatrix übernommen. Hierbei wird pro Platzierung eine Staffelung von einem Viertel von 100% angesetzt:

» 100 % für den 1. Rang nach Juryentscheidung »

» 75% für den 2. Rang nach Juryentscheidung

» 50% für den 3. Rang nach Juryentscheidung

» 25% für den 4. Rang nach Juryentscheidung

Die Jury ist in ihrer Entscheidung frei, zwei oder mehr Konzeptstudien innerhalb der jeweiligen Unterkriterien auf den gleichen Rang zu setzen: Die entsprechend freiwerdenden Platzierungen können nachgerückt werden oder freibleiben (dies gilt auch für Rang 1). Nur im Kriterium 1 erfolgt eine Bewertung nach Rangfolge, in den übrigen Kriterien gelten die nachfolgend beschriebenen Bewertungsmethoden .“

Unter weiter heißt es zum Bewertungsmaßstab für die Projektumsetzung und Leistungsqualität:

„ Bei dem Kriterium 2 handelt es sich um Angebotsinhalte ohne konkrete Wertangaben von Honorarsummen oder Pauschalwerten, somit wird die Auswertung anhand der nachfolgenden Einstufung vorgenommen.

Sollte eine Stufe Differenz im direkten Vergleich zwischen den Angeboten der Bieter nicht gerechtfertigt. So wird ein 5%iger Zu-/Abschlag zu den jeweiligen Bewertungsstufen als Zwischenwertung angesetzt:

Für Kriterium 2.1: (mit Parametern zur Vergleichbarkeit: Projektvolumen KG 300+400, Maßnahmen- und Nutzungsart, Komplexität der Planungsaufgabe, Betten- und OP-Saal-Kapazitäten, bearbeitete HOAI-Leistungsphasen in den letzten 10 Jahren, Umfang der erforderlichen Planungskoordination, planerische Besonderheiten im Projekt wie z.B. „Healing Environment“ u/o BNB-Zertifizierung, Fördermittelverwendung) » Die gesamthaft betrachteten Projekterfahrungen der Schlüsselpersonen übertreffen die Parameter der hiesigen Planungsaufgabe (100%-Punkte) - die persönlichen Qualifikationen/ Referenzen der Gesamtprojektleitung und deren Stellvertretung sowie der Projektleitungen und BIM-Verantwortlichen „ARC“/ „LARC“ übersteigen die o.g. OPZ-Projektparametern oder sind mit diesen nahezu deckungsgleich, die Fachkunde der Schlüsselpersonen ist für die im hiesigen Projekt eingesetzten Positionen herausragend.

» Die gesamthaft betrachteten Projekterfahrungen der Schlüsselpersonen sind zu den Parametern der hiesigen Planungsaufgabe überwiegend vergleichbar (75%-Punkte) - die persönlichen Qualifikationen/Referenzen der Gesamtprojektleitung und deren Stellvertretung sowie der Projektleitungen und BIM-Verantwortlichen „ARC“/„LARC“ sind größtenteils mit den o.g. OPZ-Projektparametern vergleichbar oder unterschreiten diese nur geringfügig, die Fachkunde der Schlüsselpersonen ist für die im hiesigen Projekt eingesetzten Positionen überzeugend.

» Die gesamthaft betrachteten Projekterfahrungen der Schlüsselpersonen sind zu den Parametern der hiesigen Planungsaufgabe grundsätzlich vergleichbar (50%-Punkte) - die persönlichen Qualifikationen/Referenzen der Gesamtprojektleitung und deren Stellvertretung sowie der Projektleitungen und BIM-Verantwortlichen „ARC“/„LARC“ unterschreiten zwar die o.g. OPZ-Projektparametern, aber die Fachkunde der Schlüsselpersonen ist damit auf einem niedrigeren Projektniveau dennoch vergleichbar und für die im hiesigen Projekt eingesetzten Positionen zufriedenstellend.

» Die gesamthaft betrachteten Projekterfahrungen der Schlüsselpersonen sind zu den Parametern der hiesigen Planungsaufgabe eingeschränkt vergleichbar (25%-Punkte) - die persönlichen Qualifikationen/Referenzen der Gesamtprojektleitung und deren Stellvertretung sowie der Projektleitungen und BIM-Verantwortlichen „ARC“/„LARC“ unterschreiten in mehreren Aspekten die o.g.

OPZ-Projektparametern, die Fachkunde der Schlüsselpersonen ist damit nur anteilig vergleichbar und für die im hiesigen Projekt eingesetzten Positionen ausreichend.

» Die gesamthaft betrachteten Projekterfahrungen der Schlüsselpersonen sind zu den Parametern der hiesigen Planungsaufgabe nicht vergleichbar (0%-Punkte) - die persönlichen Qualifikationen/Referenzen der Gesamtprojektleitung und deren Stellvertretung sowie der Projektleitungen und BIM-Verantwortlichen „ARC“/ „LARC“ unterschreiten die o.g. OPZ-Projektparametern deutlich, die Fachkunde der Schlüsselpersonen ist für die im hiesigen Projekt eingesetzten Positionen damit nicht bzw. erheblich eingeschränkt gegeben .“

Sowohl die Antragstellerin als auch die Beigeladene absolvierten erfolgreich den Teilnahmewettbewerb und gaben fristgerecht jeweils ein Angebot ab. Die Projektbegleiter nahmen zunächst eine Vorprüfung der eingereichten Konzepte vor, ohne diese inhaltlich anhand der mitgeteilten Bewertungsmatrix zu bewerten. Anschließend wertete die Jury die einzelnen Konzepte aus, wobei ausweislich der erstellten Unterschriftenliste nur diejenigen Mitglieder der Jurykommission bzw. die jeweiligen Vertreter die Konzepte bewerteten, die auch im Verfahrensleitfaden genannt waren. Der Projektbegleiter nahm ebenfalls an dem Auswertungstermin teil, ohne zu bewerten. Bei der Bewertung vergab die Jury bei einigen Unterkriterien vereinzelt 90 %, 85% und 60 % und benannte verschiedene Aspekte, die bei der jeweiligen Bewertung berücksichtigt wurden. Nachdem die Antragsgegnerin bemerkte, dass die Jury die vorstehend genannten Werte vergeben hatte, bat der Projektbegleiter die Verfahrensbevollmächtigten der Antragsgegnerin um Mitteilung, wie mit dieser Form der Wertung umzugehen sei.

Am 16.09.2025 teilte der Projektbegleiter der Antragsgegnerin mit, dass

„ in Abstimmung mit den beteiligten Vergabejuristen wurde für das laufende VgV-Verhandlungsverfahren zum „OPZ-Neubau am UKM“ im Nachgang zur Jurysitzung am 04.09.2025 die juryseitige Bewertung auf Übereinstimmung mit den Vorgaben der Verfahrensunterlagen/-bedingungen geprüft. Gemäß Erläuterung in der Vorbesprechung waren mit den Verfahrensunterlagen für die Zuschlagsmatrix die %ualen Einstufungen pro Wertungsstufe festgelegt: Diese Gliederung sieht eine 25%ige Abstufung vor, mit einem 5%igen Zu-/Abschlag für Zwischenwertungen - d.h. es gibt z.B. bei einem guten/überzeugenden Lösungsansatz die Wertungen: 80% / 75% / 70% (im Sinne der Schulnote: 2+ / 2 / 2-). Eine 85% sieht damit die Matrix z.B. nicht vor, die nächsthöhere Bewertung ist sodann z.B. in einer sehr guten Bewertung eine 95% für eine „Schulnote 1-“, die nächstniedrigere Bewertung in der Stufe „befriedigend“ mit 55% für eine Schulnote 3+“. Um die formalen Bedingungen des Vergabeverfahrens zu berücksichtigen, informieren wir Sie hiermit, dass in Rücksprache mit Juristen und Auftraggeberin das juryseitige Bewertungsergebnis zu den Konzeptstudien zur Einhaltung der vorgegebenen %ualen Einstufung folgendermaßen angepasst wurde:

Linker Spaltenblock „Konzept #1 bis Konzept #2“ o %uale Einstufung gem. Jurysitzung

Rechter Spaltenblock „Konzept #1 bis Konzept #2“ (rote Zahlen markieren die vorgenommenen Anpassungen)

Wertungsergebnis-gesamt bleibt gleich: Konzept-#2 erreicht ebenfalls die (...) % und Konzept-#3 die (...) %

Einstufung in 1. bis 4. Rang an juryseitige Zuweisung angelehnt

juryseitig gesetzten Abstände von 10% bzw. 15% zwischen Konzept #2 und #3 in den jeweiligen Unterkriterien berücksichtigt “

In der Sache passte der Projektbegleiter die ursprüngliche Konzeptbewertung an. Anschließend finalisierte die Antragsgegnerin ein Bewertungsprotokoll zu den jeweiligen Konzepten, das sowohl die ursprüngliche Bewertung als auch die angepasste Bewertung enthielt, wobei für das weitere Verfahren die nachträgliche Bewertung herangezogen wurde.

Im Anschluss an die Juryauswertung fand am 28. und 29.10.2025 die Präsentation der Konzepte durch die Bieter statt. Ausweislich Ziffer 5.11. des Verfahrensleitfadens sollte die Präsentation wie folgt durchgeführt werden:

„ 5.11. Bietergespräche/Vergabeverhandlung

Die Auftraggeberin sieht vor, nach Vorlage der Erstangebote nebst Konzeptstudie zu einem Verhandlungs-/Bietergespräch einzuladen, das der Büro- und Projektteamvorstellung, der bieterseitigen Präsentation der Konzeptstudie, der Erläuterung der grundlegenden Aspekte des Erst-/Honorarangebots, der Erörterung der erwarteten/angebotenen Leistung sowie der Klärung von ggf. noch offenen Fragen und der Verhandlung zum Werkvertrag dient. Die Verhandlungs-/Bietergespräche werden voraussichtlich am

24.09. und 25.09.2025

am Standort des UKM in M. stattfinden. Der genaue Ort und die genaue Uhrzeit werden den Bietern in jeweils separaten Einladungen mitgeteilt.

Gegenstand der Vergabeverhandlungen ist das eingereichte Erstangebot (»Ziffer 5.3) und die Präsentationsunterlage des Bieters (»Ziffer 5.8). Die Auftraggeberin behält sich jedoch vor, für den Verhandlungstermin weitere Themen aufzunehmen, die sich z.B. aus den Bieterfragen im Verfahren oder aus der Auswertung der Erstangebote ergeben haben und den Bietern zuvor über das Einladungsschreiben mitgeteilt werden.

Von Bieterseite müssen mindestens die für die Durchführung des Projektes verantwortlichen Schlüsselpersonen in Bezug zur Gesamtprojektleitung, zur stellvertretenden Gesamtprojektleitung sowie zu den Projektleitungen der folgenden Planungsleistungen - Planung Gebäude und Innenräume, Bauleitung Gebäude und Innenräume sowie Planung Freianlagen - an dem Termin teilnehmen. Ob die Teilnahme eines Juristen auf Bieterseite erforderlich wird, hängt von den Kommentierungen zum Werkvertragsentwurf ab und ist mit Übersendung der Präsentationsunterlage durch den Bieter anzukündigen. Die Teilnehmer am Verhandlungsgespräch sind durch die Bieter, zusammen mit der Übersendung der Präsentationsdatei (»Ziffer 5.8), derzeit für den

19.09.2025, 11.00 Uhr MEZ vorgesehen,

über den Kommunikationsbereich auf der eVergabeplattform zu benennen.

Für die Auftraggeberin werden voraussichtlich die Geschäftsführung des UKMIM, die AG-seitige Projektleitung, die Projektsteuerung, die juristische Beratung/Verfahrensbegleitung, der Design Principal sowie die baufachliche Verfahrensbetreuung am Termin teilnehmen.

Die Qualität und Plausibilität der Ausführungen zur Leistungserbringung im Bietergespräch im Allgemeinen und seitens der Schlüsselpersonen (u.a. Verständnis für die Aufgabenstellung und Strukturierung, Klarheit, Überzeugungskraft der Ausführungen) sowie die Qualität und Plausibilität der Rückfragenbeantwortung werden entsprechend den bekannt gegebenen Zuschlagskriterien (»Ziffer 5.13) in die Zuschlagsmatrix übernommen und gehen darüber in die Gesamtwertung der Angebote ein.

Die Auftraggeberin behält sich vor, ggf. weitere Verhandlungsrunden mit den Bietern durchzuführen und ggf. Folgeangebote - vor dem endgültigen Angebot - anzufordern. Dies ist momentan jedoch nicht vorgesehen .“

Die Antragsgegnerin erstellte nach den Präsentationen ein Gesprächsprotokoll, dass den Bietern nicht zur Verfügung gestellt wurde und finalisierte ihre Bewertung.

Mit Schreiben vom 5.12.2025 teilte die Antragsgegnerin, vertreten durch den Projektbegleiter, mit, dass sie beabsichtige, den Zuschlag auf das Angebot der Beigeladenen zu erteilen, da es die höchste Punktzahl erreichen würde. Ferner teilte die Antragsgegnerin mit, dass das Angebot der Antragstellerin bei Zuschlagskriterium 1 „ Bewertung Konzeptstudie/Arbeitsprobe (durch Jury mit Sitzung am 04.09.2025) (...) insgesamt ein klares, funktional gut durchdachtes städtebauliches und architektonisches Grundkonzept “ aufweise. Weiter beschrieb die Antragsgegnerin Teile aus dem Konzept. Der Abschnitt endete wie folgt: „ In Summe über alle Unterkriterien 1.1 bis 1.6 ergibt sich damit ein guter und überwiegend überzeugender Lösungsansatz, mit anteilig herausragenden Ansätzen z.B. in Kriterien (...) “. Bei Zuschlagskriterium 2 habe das Leistungsangebot der Antragstellerin „ der Qualitätserwartung entsprochen .“ Es folgten Ausführungen zu den Referenzen der jeweiligen Schlüsselpersonen sowie zum Konzeptinhalt in den Bereichen „ Termin-, Kosten-, Qualitäts-, Optimierungs- und Nachtragsmanagement “. Neben positiven Aspekten wurden auch negative Aspekte genannt. So sei der Rahmenterminplan beim finalen Angebot nicht angepasst und der Dialog und die Aktivierung des Planerteams sei vermisst worden. Abschließend folgten kurze Angaben zum Zuschlagskriterium „ Honorarangebot/-parameter “.

Am 9.12.2025 beanstandete die Antragstellerin die geplante Zuschlagsentscheidung und rügte mehrere Vergaberechtsverstöße. So würde das Schreiben vom 5.12.2025 nicht die Anforderungen des § 134 GWB erfüllen. Es müssten die Ablehnungsgründe vollständig mitgeteilt werden. Erfolge eine Ablehnung auf Grundlage einer Bepunktung der Angebotsinhalte, seien die Angebotswertungen für die einzelnen Unterkriterien durch Vergabe der entsprechenden Punktzahlen vorzunehmen. Den Bietern seien die auf das Angebot vergebenen Punktwerte mitzuteilen, und zwar wahrheitsgemäß und vollständig. Das Schreiben der Antragsgegnerin vom 5.12.2025 sei im Hinblick auf die Zuschlagskriterien 1.1 bis 1.6. unzureichend. So sei nicht mitgeteilt worden, auf welchem Rank das Angebot der Antragstellerin bei den einzelnen Unterkriterien gelandet sei. Darüber hinaus sei unklar, ob Aspekte des Unterkriteriums 1.3 etwa bei dem Unterkriterium 1.2. oder gar nicht gewertet worden seien. Auch bei der Bewertung der Unterkriterien 1.4. und 1.5 erfolge eine Vermischung. Zu dem Unterkriterium 1.6, das das Konzept zur Freianlagenplanung des Klinikvorplatzes betreffe, fehle eine eigenständige Stellungnahme. Die Vorplatznutzung werde nur im Hinblick auf die Notwendigkeit punktueller Nachschärfungen erwähnt. Auch zu den Zuschlagskriterien 2.1 bis 2.4 würden im Schreiben keine Punkte genannt werden. Neuerlich fehle es an der Mitteilung der Punktwertung. Im Übrigen sei nicht immer klar, bei welchem Kriterium die einzelnen Aspekte bewertet worden sein. Beim Zuschlagskriterium „ Preis “ fehle es ebenfalls an der Mitteilung, wieviel Punkte der Unterkriterien 3.1 und 3.2 auf das Angebot der Antragstellerin entfallen seien.

Auch leide die Bewertung unter Fehlern. So sei vollkommen unklar, welche Erwartungshaltung im Hinblick auf die Terminverschiebung der Inbetriebnahme bestünde. Insoweit könne die fehlende Aktualisierung des Rahmenterminplans durch die Antragstellerin nicht negativ gewertet werden. Eine „ Aktivierung " des Planerteams sei zudem kein Aspekt, der in der Beschreibung des Unterkriteriums 2.4 aufgeführt werde. Dort werde als Aspekt der Bewertung die „ Interaktion innerhalb des Planerteams " angesprochen. Eine Interaktion innerhalb des Planerteams habe sowohl bei der Präsentation im Rahmen der „Selbstdarstellung“ als auch im Gespräch mit den Vertretern des Auftraggebers stattgefunden. Zu bewerten waren das Auftreten der Schlüsselpersonen und nicht etwa „Schlüsselpositionen" einerseits und die Interaktion innerhalb des Teams andererseits. An der anschließenden Diskussion hätten sich alle Teammitglieder zu den einschlägigen Themen geäußert. In nur 45 Minuten sei die Möglichkeit, alle Teammitglieder in vergleichbarem Umfang aktiv zu beteiligen, jedoch begrenzt. Auch eine Überprüfung und mögliche Änderung des Gebäuderasters und damit einhergehende Optimierung des Entwurfs sei von der Antragsgegnerin ausdrücklich als möglich dargestellt und in Aussicht gestellt worden. Fragen seitens des Gremiums seien an dieser Stelle ausgeblieben. Insoweit könne die Antragsgegnerin nicht negativ bewerten, dass das städtebaulich Konzept nicht konstruktiv-kritisch weiterentwickelt worden sei.

Am 12.12.2025 stellte die Antragstellerin den Antrag auf Nachprüfung und wiederholte zunächst im Wesentlichen ihr Vorbringen aus ihrer Rüge. Im Rahmen der Akteneinsicht hat die Antragstellerin erstmalig Kenntnis davon erlangt, dass neben der Jury auch andere Akteure an der Wertung der Konzepte mitgewirkt und die Wertung nachträglich abgeändert haben. Insoweit führt sie aus, dass dieses Vorgehen vergaberechtswidrig sei, weil es nicht der veröffentlichten Wertungsmatrix entspreche. Im Übrigen habe nur die Jury eine neuerliche Auf- oder Abwertung durchführen dürfen. Darüber hinaus habe die Antragsgegnerin bei einigen Kriterien für die Bewertung der Konzepte „ Aspekte “ herangezogen. Hierbei handele es sich um nicht bekanntgemachte Unterunterkriterien. Weiterhin würde die Konzeptbewertung der Antragstellerin auch unter fachlichen Mängeln leiden. So lasse sich, anders als es die Antragsgegnerin getan haben, etwa die Erwägungen Brandschutz oder Bauphysik etwa nicht unter die Umsetzbarkeit des Raumflächenplans subsumieren.

Die Antragstellerin beantragt,

1. die Antragsgegnerin zu verpflichten, die Wertung der Angebote unter Beachtung der Rechtsauffassung der Vergabekammer zu wiederholen,

2. die Hinzuziehung der Verfahrensbevollmächtigten auf Seiten der Antragstellerin gem. § 182 Abs. 4 GWB für notwendig zu erklären und

3. der Antragsgegnerin die Kosten des Verfahrens einschließlich der Kosten der zweckentsprechenden Rechtsverfolgung der Antragstellerin aufzuerlegen.

Die Antragsgegnerin beantragt,

1. den Nachprüfungsantrag der Antragstellerin zurückzuweisen,

2. der Antragstellerin die Kosten des Verfahrens, einschließlich der zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung notwendigen Auslagen der Antragsgegnerin, aufzuerlegen und

3. festzustellen, dass die Zuziehung eines anwaltlichen Bevollmächtigten für die Antragsgegnerin zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung notwendig gewesen ist.

Sie ist der Auffassung, dass das Schreiben vom 5.12.2025 den Anforderungen des § 134 GWB genüge. Unter Verweis auf den Beschluss der VK Schleswig-Holstein vom 6.5.2015, VK-SH 4/15 müsse die Begründung verständlich, präzise und wahrheitsgemäß sein. Die tragenden Gründe müssten bezeichnet werden, auf denen die Nichtberücksichtigung basiere. Diese Vorgaben seien von der Antragsgegnerin eingehalten worden. Eine kriteriumsscharfe Bekanntgabe der Punkte sei vergaberechtlich nicht angezeigt und verbiete sich wegen der Pflicht zur Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen. Auch sei die Mitteilung der Bieterreihenfolge nicht verpflichtet. Dies habe auch die VK Baden-Württemberg mit Beschluss vom 12.1.2019 (1 VK 62/19) festgestellt. Darüber hinaus sei die Angebotswertung vergaberechtskonform erfolgt und bewege sich im Beurteilungsspielraum der Antragsgegnerin. Die maßgeblichen Zuschlagskriterien sein bekanntgemacht, die Wertungsmaßstäbe kommuniziert und die Wertung anhand der Wertungsmethodik durchgeführt worden. So habe die Antragsgegnerin die Bieter vor Abgabe der finalen Angebote von der Möglichkeit der Abänderung des Rahmenterminplans informiert und mitgeteilt, dass der bisher beabsichtigte Zeitplan wohl nicht realisiert werden könne. Demzufolge oblag es den Bieter, den Rahmenterminplan anzupassen. Auch sei die Wertung der Präsentation vergaberechtskonform erfolgt. Gewertet wurde auch das Auftreten der Schlüsselpersonen sowie die Interaktion innerhalb des Planerteams. Es bleibe der Eindruck einer hochmotivierten Geschäftsleitung mit überwiegendem Redeanteil bestehen, allerdings seien die eigentlich zu bewertenden Schlüsselpersonen der Antragstellerin im Hintergrund geblieben. Dies sei zutreffend negativ bewertet worden. Auch sei die Weiterentwicklung des städtebaulichen Konzepts zutreffend bewertet worden. Eine von der Antragsgegnerin erhoffte selbstkritische Auseinandersetzung habe in der Dialogphase nicht stattgefunden.

Mit Beschluss vom 26.09.2025 wurde die Beigeladene diesem Nachprüfungsverfahren beigezogen. Die Beigeladene hat sich nicht zum Verfahren geäußert und keine Anträge gestellt.

Auf die Ladung vom 8.1.2025 hin hat am 26.1.2026 eine mündliche Verhandlung stattgefunden.

Die Vergabekammer nimmt ergänzend Bezug auf die ausgetauschten Schriftsätze, die Verfahrensakten der Vergabekammer sowie die Vergabeakten der Antragsgegnerin, soweit vorgelegt.

II.

Der Nachprüfungsantrag ist zulässig (nachfolgend unter 1.) und begründet (nachfolgend unter 2.). Die Antragsgegnerin hat nicht den von ihr bekanntgemachten Wertungsmodus bei der Konzeptbewertung eingehalten.

1. Der Nachprüfungsantrag ist zulässig.

Die Vergabekammer Westfalen ist für die Überprüfung des streitgegenständlichen Vorgangs gemäß § 159 Abs. 3 GWB i. V. m. § 2 Abs. 1 und 2 VK ZuStV NRW örtlich zuständig, da die Antragsgegnerin ihren Sitz im räumlichen Zuständigkeitsbereich der Vergabekammer Westfalen hat. Auch ist die Vergabekammer Westfalen sachlich zuständig. Der streitgegenständliche Auftragswert übersteigt den maßgeblichen Schwellenwert und unterfällt dem Anwendungsbereich des vierten Teils des GWB. Die Antragsgegnerin ist ein öffentlicher Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB. Die weiteren Zulässigkeitsvoraussetzungen liegen vor. Insbesondere hat die Antragstellerin durch die Abgabe eines Angebots ihr Interesse an der Ausschreibung nach § 160 Abs. 2 S. 1 GWB deutlich gemacht.

2. Der Nachprüfungsantrag ist auch begründet.

Die Antragsgegnerin hat teilweise gegen den vergaberechtlichen Transparenzgrundsatz gemäß § 97 Absatz 1 GWB verstoßen.

a. Gegen die Vorgabe, Konzepte zur beschaffenden Leistung abzufragen, bestehen zunächst keine Bedenken. Es unterfällt dem Beurteilungsspielraum des öffentlichen Auftraggebers, wie er seine Bewertung organisiert und strukturiert (vgl. OLG Düsseldorf, Beschl. v. 24.3.2021, Verg 34/20; VK Westfalen, Beschl. v. 1.2.2023, VK 1 - 49/23). Es ist Ausdruck des Bestimmungsrechts des öffentlichen Auftraggebers, die Kriterien für die Zuschlagserteilung zu bestimmen. Er kann festlegen, worauf es ihm bei dem zu vergebenden Auftrag ankommt und was er als wirtschaftlich ansieht. Dem Bestimmungsrecht des öffentlichen Auftraggebers unterliegen sowohl die Kriterien, anhand derer die Angebote bewertet werden, als auch die Methode, wie ein Wertungsergebnis ermittelt wird. Das gewählte System muss aber in sich frei von logischen Widersprüchen und rechnerisch richtig umgesetzt sein (vgl. VK Westfalen, Beschl. v. 1.2.2023, VK 1 - 49/23; VK Mecklenburg-Vorpommer, Beschl. v. 20.12.2017, 1 VK 5/17). Auch darf die Methode unter Beachtung des Transparenz- und Wettbewerbsgrundsatzes nicht zu einer Abweichung von den zuvor festgelegten Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung führen. Der Auftraggeber darf daher insbesondere keine untaugliche Methode anwenden, seine Bewertungsmethode nicht auf sachwidrige Erwägungen stützen oder unzulässige Kriterien verwenden (vgl. OLG Düsseldorf, Beschl. v. 24.3.2021, Verg 34/20 m.w. N.; VK Westfalen, Beschl. v. 1.2.2023, VK 1 - 49/23).

Dabei sind die öffentlichen Auftraggeber grundsätzlich nach § 58 Abs. 3 VgV verpflichtet, entweder in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen die einzelnen Zuschlagskriterien und deren Gewichtung anzugeben. Der EuGH setzt als Maßstab für die Bewertung und Einstufung der Angebote an, dass bei der Bewertung keine Veränderung der bekannt gemachten Zuschlagskriterien oder ihrer Gewichtung erfolgen darf. Hingegen ist der öffentliche Auftraggeber nicht verpflichtet, den potentiellen Bietern bereits in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen die Bewertungsmethode zur Kenntnis zu bringen (vgl. EuGH, Urt. v. 14.7.2016, C-6/15; VK Westfalen, Beschl. v. 1.2.2023, VK 1 - 49/23). Hat der öffentliche Auftragsgeber eine Bewertungsmethode festgelegt, darf er davon bei der Angebotsbewertung auch nicht abweichen.

Zudem ist es vergaberechtlich zulässig, etwa Konzepte zu bewerten (vgl. jüngst und statt vieler: OLG Düsseldorf, Beschl. v. 28.6.2023, VII-Verg 2/23). Auch gibt es vergaberechtlich keine Vorschrift über die Besetzung von Gremien, die Wertungsentscheidungen im Hinblick auf Konzepte treffen (vgl. OLG Schleswig, Beschl. v. 27.10.2022, 54 Verg 7/22, VK Berlin, Beschl. v. 28.10.2024, VK-B1-7/24). Anerkannt ist aber, dass die Konzeptwertung vom Auftraggeber selbst getroffen werden muss, wobei es gegebenenfalls ausreichen kann, wenn sich der Auftraggeber die Entscheidung eines Beraters ausdrücklich zu eigen macht und dies entsprechend dokumentiert (vgl. OLG Schleswig, Beschl. v. 27.10.2022, 54 Verg 7/22 m.w.N.). Darüber hinaus gilt Folgendes: Ein Gremium kann sich aus mehreren Prüfern zusammensetzen, die dann zunächst unabhängig entscheiden. Anschließend wird aus den getroffenen Ergebnissen ein Mittelwert gebildet (vgl. VK Hessen, Beschl. v. 14.5.2020, 69d-VK-2-22/2020; VK Sachsen, Beschl. v. 28.3.2019, 1/SVK/044-18). Es kann sich aber auch um ein zur Bewertung berufenes Gremium handeln, das im Rahmen einer einvernehmlichen Meinungsbildung oder durch Mehrheitsbeschluss entscheidet (vgl. OLG Schleswig, Beschl. v. 20.3.2008, 1 Verg 6/07).

Jedoch darf sich die Zusammensetzung des Wertungsgremiums im Laufe der Bewertungsveranstaltung nicht ändern (vgl. zu diesem Gebot bei einer Präsentationsveranstaltung: VK Sachsen-Anhalt, Beschl. v. 22.3.2017, 1 VK LSA 01/16 F). Denn die einzelne Konzeptbewertung darf nicht nur isoliert erfolgen, sondern muss auch immer im Quervergleich mit den übrigen Konzepten innerhalb der Angebotsbewertung stattfinden (vgl. statt vieler: BGH, Beschl. v. 4.4.2017, X ZB 3/17). Gerade weil dem öffentlichen Auftraggeber bei der Angebotsbewertung, insbesondere dann wenn auch qualitative Zuschlagskriterien berücksichtigt werden sollen, ein systemimmanenter Beurteilungsspielraum zusteht, muss das wertenden Gremium gleichbesetzt bleiben. Denn individuelle Wertungsentscheidungen beinhalten naturgemäß auch immer eine subjektive Note, da sie auf dem Hintergrund und der Erfahrung der wertenden Akteure beruht (vgl. OLG Düsseldorf, Beschl. v. 11.12.2024, VII-Verg 24/24; OLG München, Beschl. v. 25.9.2014, Verg 9/14). Dies anerkennt auch die Spruchpraxis der Nachprüfungsinstanzen. Damit aber diese subjektive Note bei jeder einzelnen Angebotswertung möglichst die gleiche Auswirkung zeitigt, muss das Wertungsgremium identisch bleiben. Außerdem gilt: Hat der öffentliche Auftragsgeber eine Bewertungsmethode festgelegt, darf er davon bei der Angebotsbewertung auch nicht abweichen. Durch die Festlegung der Bewertungsmethode bindet er sich an deren Einhaltung. Andernfalls bestünde für den öffentlichen Auftraggeber die Möglichkeit, nach Sichtung der Angebote die Bewertungsmethode in der Weise zu ändern, dass etwa ein unliebsames Angebot nicht das wirtschaftlichste ist oder um das Angebot eines genehmen Bieters besser bewerten zu können. Er ist auch deswegen an eine bekanntgemachte Zuschlagsmatrix gebunden, weil die Bieter ihre Angebote auch daran ausrichten.

b. Gegen die vorstehend genannten Vorgabe verstößt die Antragsgegnerin bei der Bewertung der Konzepte. So hat die Antragsgegnerin in Vergabeunterlagen ihre Zuschlagsmatrix veröffentlicht und dabei festgelegt, dass für die Bewertung der Zielerreichung der Konzepte jeweils 25 %, 50%, 75 % oder 100 % der möglichen Punkte für jedes Unterkriterium vergeben werden.

Bei der Konzeptbewertung haben zunächst nur die stimmberechtigten Mitglieder bzw. deren Vertreter mitgewirkt, die die Antragsgegnerin im Rahmen der Vergabeunterlagen genannt hat. Dies ergibt sich aus dem Dokument „ Unterschriftenliste der Teilnehmer an der Jurysitzung 04.09.2025 “. Darin werden die stimmberechtigten Mitglieder benannt. Bei der Angebotswertung hat die Jury jedoch teilweise Prozentwerte vergeben, die auf Grund der Wertungsmatrix gar nicht möglich waren. So erhielten Bieter etwa 90 %, 85% und 60 % der zu vergebenen Punkte, obwohl dies ausweislich der Zuschlagsmatrix nicht möglich war. Weil sich die Antragsgegnerin damit nicht an ihrer eigenen Bewertungsvorgaben gehalten hat, erfolgte die Konzeptbewertung vergaberechtswidrig.

Zwar ist eine nachträglich Korrektur der Bewertung grundsätzlich möglich, sogar während eines laufenden Nachprüfungsverfahrens. Diese Korrektur muss aber von dem Gremium durchgeführt werden, dass auch schon die fehlerhafte Bewertung erstellt hat. Erinnert sei daran, dass gerade auch Konzeptbewertungen immer eine subjektive Note beinhalten, da sie auf dem Hintergrund und der Erfahrung der wertenden Akteure beruhen. Um auch bei der Neubewertung zu gewährleisten, dass diese subjektive Note bei jeder einzelnen Angebotswertung möglichst die gleiche Auswirkung zeitigt, muss das Wertungsgremium identisch bleiben. Andernfalls ist nicht gewährleistet, dass Aspekte, Erwägungen und Motive, die bei der Erstbewertung eine maßgebliche Rolle gespielt haben, bei der nachträglichen Bewertung ihren Einschlag finden.

Sofern die Antragsgegnerin vorträgt, dass auch der Projektbegleiter die Konzepte bewerten durfte, vermag sie damit nicht durchzudringen. Einerseits spricht die Bekanntmachung ausdrücklich davon, dass die Konzepte „ gem. Jurysitzung“ gewertet werden. Damit bringt sie zum Ausdruck, dass die Konzeptwertung durch die eingesetzte Jury erfolgen und maßgeblich für die Wertung sein sollte. Etwas anderes ergibt sich auch nicht aus Ziffer 5.13 des Verfahrensleitfadens. Dort heißt es: „ Die Wertung der endgültigen Angebote erfolgt, unter Berücksichtigung der Beurteilung der Konzeptstudien gemäß Jurysitzung (»Ziffer 5.10.3) sowie der Angebotspräsentation und der Inhalte im Bietergespräch, nach den nachstehenden Zuschlagskriterien (»Ziffer 5.13.1) sowie den Bewertungsmethoden pro Zuschlagskriterium (»Ziffer 5.13.2) .“ Ausweislich dieser Passage wird eindeutig klar, dass die Endbewertung der Angebote sich aus der Wertung der Konzeptstudie, der Angebotspräsentation und, obwohl nicht ausdrücklich genannt, aus dem Angebotspreis zusammensetzt. Soweit die Antragsgegnerin meint, aus der Formulierung „ unter Berücksichtigung “ können geschlussfolgert werden, dass sowohl die Wertungen der Konzepte durch die Jury und die Präsentationsbewertung durch die anwesenden Teilnehmer der Antragsgegnerin insoweit lediglich vorschlagenden Charakter entfalten würden und die Antragsgegnerin gesondert - etwa vertreten durch den Projektbegleiter - diese Wertungen abändern könne, geht sie insoweit fehlt. Ob die Projektbegleiterin überhaupt die Wertung hätte übernehmen dürfen, bedarf keiner weiteren Entscheidung (vgl. hierzu VK Südbayern, Beschl. v. 18.7.2024, 3194.Z3-3_01-24-27). Bereits auf Grund der fehlerhaften Konzeptbewertung leidet das Vergabeverfahren insgesamt an einem Vergaberechtsverstoß.

Ob die Jury überhaupt die Möglichkeit gehabt hat, bereits bei der Bewertung von Kriterium 1 ein Zu- oder Abschlag von 5 % vergeben durfte, braucht die Kammer vorliegend nicht mehr zu entscheiden. Allerdings bestehen darin erhebliche Zweifel. So muss der öffentliche Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen die Bewertungsmethode zur Kenntnis zu bringen (vgl. EuGH, Urt. v. 14.7.2016, C-6/15; VK Westfalen, Beschl. v. 1.2.2023, VK 1 - 49/23). Grundsätzlich müssen dabei die Vergabeunterlagen so gefasst sein, dass alle „ durchschnittlich fachkundigen Bieter“ sie bei Anwendung „ der üblichen Sorgfalt in gleicher Weise auslegen “ können (vgl. nur EuGH, Urt. v. 2.6.2016, C-27/15 und Urt. v. 14.12.2016, C 171/15; VK Westfalen, Beschl. 9.11.2022, VK 3 - 42/22).

Dies bedeutet freilich nicht, dass die Vergabeunterlagen zwingend nur eine Auslegungsmöglichkeit enthalten. Die Sprache selbst ist selten völlig eindeutig und das Verständnis stets auch vom Empfängerhorizont mitbestimmt. Auch bei sorgfältiger Erstellung der Vergabeunterlagen kann deshalb nicht ausgeschlossen werden, dass geringe Unklarheiten auftreten (vgl. schon OLG Karlsruhe, Beschl. v. 25.7.2014, 15 Verg 5/14 sowie VK Westfalen, Beschl. v. 1.2.2023, VK 1 - 49/23). Ob mehrere Deutungsmöglichkeiten bestehen, ist im Wege der Auslegung zu ermitteln. Die Vergabeunterlagen sind Teil des anzubahnenden Vertragswerks für den Auftrag. Auf sie finden die Auslegungsregeln der §§ 133, 157 BGB Anwendung (vgl. schon und immer noch gültig: BGH, Beschl. v. 10.06.2008, X ZR 78/07).

Maßgeblich ist der objektive Empfängerhorizont eines potentiellen Bieters (vgl. ständige Rechtsprechung des BGH, beginnend mit Beschl. v. 22.04.1993, VII ZR 118/92). Mit anderen Worten: Es kommt mithin nicht darauf an, wie der einzelne Bieter die Leistungsbeschreibung verstanden hat, „ sondern wie der durchschnittliche Bieter des angesprochenen Bieterkreises sie verstehen musste oder durfte “ (vgl. OLG Düsseldorf, Beschl. v. 14.10.2020, VII-Verg 36/19; VK Westfalen, Beschl. v. 1.2.2023, VK 1 - 49/23). Entscheidend ist die Verständnismöglichkeit aus der Perspektive eines verständigen und mit der ausgeschriebenen Leistung vertrauten Unternehmens, das über das für eine Angebotsabgabe oder die Abgabe eines Teilnahmeantrags erforderliche Fachwissen verfügt (vgl. instruktiv: OLG Düsseldorf, Beschl. v. 28.03.2018, VII - Verg 52/17; VK Westfalen, Beschl. v. 1.2.2023, VK 1 - 49/23).

Eingedenk dieser Überlegungen dürften die Vergabeunterlagen aus Sicht eines durchschnittlichen Bieters des angesprochenen Bieterkreises nur so verstanden werden, dass die Möglichkeit des Zu- oder Abschlages nur bei der Bewertung des Kriteriums 2 „Projektumsetzung/Leistungsqualität“ besteht.

Hierfür streitet zunächst der eindeutige Wortlaut des Verfahrensleitfaden. Dort findet sich erst unter der Überschrift „ Kriterium 2: Projektumsetzung/Leistungsqualität “ der Hinweis, dass „[s] ollte eine Stufe Differenz im direkten Vergleich zwischen den Angebote der Bieter nicht gerechtfertigt sein. So wird ein 5%iger Zu-/Abschlag zu den jeweiligen Bewertungsstufen als Zwischenwertung angesetzt “. Ein solcher Hinweis findet sich nicht im Rahmen der Bewertungsbeschreibung zu Kriterium 1. Auch ist der vorstehende Hinweis im Rahmen des Verfahrensleitfadens nicht so platziert, dass der Eindruck entsteht, er gelte gleichermaßen auch für die Bewertung des Kriteriums 1. Vielmehr findet sich der Hinweis eingebettet in die sehr umfangreiche Bewertungsbeschreibung von Kriterium 2. Etwas anderes ergibt sich auch nicht daraus, dass in der den Vergabeunterlagen beigefügten Bewertungsmatrix sowohl über den Bewertungsfeldern zu Kriterium 1 wie auch zu Kriterium 2 „ ggf. zzgl. 5%iger Zu-/Abschlag für Zwischenwertung , falls eine Stufe Differenz im direkten Vergleich zw. den Bietern nicht gerechtfertigt ist“ steht . Zwar müssen auch eindeutig erscheinenden Erklärungen immer anhand des Umstände ausgelegt werden (vgl. OLG Düsseldorf, Beschl. v. 5.3.2023, VII-Verg 33/24). Dabei ist der Wortlaut der Erklärung zwar ein ganz zentraler, aber nicht der einzige zu würdigende Gesichtspunkt. In der Rechtsprechung ist anerkannt, dass die eine Erklärung begleitenden Umstände bei der Auslegung berücksichtigt werden können (vgl. OLG Düsseldorf aaO). Daraus kann jedoch nicht der Schluss gezogen werden, dass auch bei der Bewertung von Kriterium 1 die Möglichkeit eines Zu- / oder Abschlages bestehen soll. Der Zusatz, der mit dem abgekürzten Wort „ ggf. “ beginnt, nimmt ausgehend von seiner Formulierung Bezug zur der gewählten Formulierung im Verfahrensleitfaden. Insoweit konkretisiert der Verfahrensleitfaden die Ausführungen in der Bewertungsmatrix, die auf Grund der Formatierung naturgemäß klein- und kurzgehalten sind. Mit anderen Worten: Wann ein „ gegebenenfalls “ vorliegt, erklärt sich aus der Lektüre des Verfahrensleitfadens. Bei einer neuerlich durchzuführenden Konzeptbewertung ist dieser Umstand zu beachten.

III.

1. Die Antragstellerin ist durch die fehlerhafte Konzeptbewertung auch in ihren Rechten verletzt. Die Feststellung einer subjektiven Rechtsverletzung setzt nicht voraus, dass feststeht, dass die Antragstellerin bei Einhaltung der Vergabevorschriften den Zuschlag erhalten hätte. Nach der Rechtsprechung reicht es vielmehr aus, dass nicht oder nicht zuverlässig beurteilt werden kann, ob ein Antragsteller bei vergaberechtskonformer Korrektur des Verfahrens in der Wertung den ersten Platz erringen kann (OLG München, Beschl. v. 21.9.2018, Verg 4/18, VK Westfalen, Beschl. v. 3.12.2025, VK 2 - 66/25). Es ist nicht ausgeschlossen, dass die Wertung bei Zugrundelegung des bekanntgemachten Wertungsmaßstabes stärker zu Gunsten der Antragstellerin verlaufen wäre. Der Kammer ist es verwehrt, eine eigene Bewertung der Konzepte vorzunehmen, um zu prüfen, ob tatsächlich eine Besserstellung der Antragstellerin bei Zugrundelegung des bekanntgemachten Wertungsmaßstabes erfolgt (vgl. OLG München, Beschl. v. 25.9.2014, Verg 9/14; VK Westfalen, Beschl. v. 1.2.2023, VK 1 - 49/22; VK Nordbayern, Beschl. v.1.3.2019, RMF-SG21-3194-4-3). Auch kann die Kammer die vorgeben, wie die Wertung im Einzelnen auszufallen hat (vgl. OLG Düsseldorf, Beschl. v. 26.11.2025, VII-Verg 10/25).

Gemäß § 168 Absatz 1 GWB trifft die Vergabekammer die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Dabei ist sie an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken. Die Anträge haben keine den Streitgegenstand umgrenzende Funktion (vgl. OLG Düsseldorf, Beschl. v. 07.01.2019, Vll-Verg 30/18). Unter mehreren möglichen Maßnahmen zur Beseitigung muss sich die Vergabekammer für diejenige entscheiden, die die Interessen der Beteiligten am wenigsten beeinträchtigen (vgl. statt vieler: OLG Düsseldorf, Beschl. v. 16.10.2019, Verg 13/19).

Konsequenz dessen ist, dass die Konzeptwertung unter Berücksichtigung der Rechtsauffassung der Kammer neu zu erfolgen hat. Neuerlich weißt die Kammer darauf hin, dass eine nachträglich Korrektur der Konzeptbewertung in Form einer Neubewertung möglich ist.

2. Für die weitere Sachbehandlung weißt die Kammer auf Folgendes hin:

a. Ungeachtet der Feststellung, dass der Projektbegleiter die Konzeptbewertung nicht nachträglich abändern durfte, erfüllt die Abänderung selbst auch nicht die Anforderungen des § 8 VgV. Der öffentliche Auftraggeber hat bei der Angebotsbewertung einen Beurteilungsspielraum, der von den Nachprüfungsinstanzen nur eingeschränkt überprüft werden kann (vgl. nur BGH, Beschl. v. 4.4.2017, X ZB 3/17; OLG Düsseldorf, Beschl. v. 26.11.2025, VII-Verg 10/25 und Beschl. v. 8.3.2017, Verg 39/16 oder OLG München, Beschl. v. 17.9.2015, Verg 3/15; VK Westfalen, Beschl. v. 1.2.2023, VK 1 - 49/22). Deswegen kommt der Dokumentationspflicht eine besondere Rolle zu. Denn die Wertungen müssen anhand der aufgestellten Zuschlagskriterien vertretbar, in sich konsistent und - ganz wesentlich - nachvollziehbar sein (vgl. etwa VK Bund, Beschl. v. 4.4.2022, VK 2 - 24/22; VK Westfalen, Beschl. v. 1.2.2023, VK 1 - 49/22). Deswegen ist der Auftraggeber gesetzlich verpflichtet, die Gründe für die Auswahlentscheidung und den Zuschlag zu dokumentieren (vgl. § 8 Abs. 1 Satz 2 VgV). Der öffentliche Auftraggeber muss deswegen nach Eröffnung der Angebote seine maßgeblichen Erwägungen in allen Schritten so eingehend dokumentieren, dass nachvollziehbar ist, welche konkreten Details des jeweiligen Konzepts ausschlaggebend für die Punktevergabe gewesen sind. Die Begründung muss dazu alle Informationen enthalten, die notwendig sind, um die Entscheidungen des öffentlichen Auftraggebers nachvollziehen zu können (vgl. OLG Celle, Beschl. v. 25.3.2021, 13 Verg 1/21 unter Verweis auf BGH, Beschl. vom 4.4.2017, X ZB 3/17; VK Westfalen, Beschl. v. 1.2.2023, VK 1 - 49/22). Bei der Überprüfung berücksichtigen die Nachprüfungsinstanzen analog zu § 175 Absatz 2 iVm § 71 Absatz 1 Satz 3 GWB sämtliche in der Vergabedokumentation enthaltenen und der Entscheidung der Antragsgegnerin zugrundeliegenden Tatsachen. Dies gilt freilich auch, soweit wegen ihrer Geheimhaltungsbedürftigkeit Teile der Vergabedokumentation der Antragstellerin nicht oder nur geschwärzt vorgelegt wurden (vgl. zur weiterhin bestehenden Verwertbarkeit - trotz sehr vereinzelt anderslautenden obergerichtlichen Entscheidungen - von geheimhaltungsbedürftigen Tatsachen in Nachprüfungsverfahren: BGH, Beschl. v. 31.01.2017, X ZB 10/16.). Die Kammer hat bereits mehrfach zu den Anforderungen ein eine ordnungsgemäße Dokumentation entschieden (vgl. VK Westfalen, Beschl. v. 21.11.2025, VK 1 - 56/25; VK 3 - 42/24, 26.12.2024; 1.2.2023, VK 1 - 49/22).

Gemessen an diesen Anforderungen ist nicht ausreichend dokumentiert, wie der Projektbegleiter zu seiner Wertung gelangt ist. So bleibt unklar, warum er die einzelnen Konzepte bei den Wertungsabschnitten, bei denen sich die Jury nicht an die bekanntgemachte Wertungsmatrix gehalten hat, jeweils auf- bzw. abgewertet hat. Insbesondere ist für die Kammer nicht nachvollziehbar, ob die Erwägungen der Jury bei der nachträglichen Bewertung vollständig berücksichtigt wurden. Deutlich wird dies etwa an der Bewertungsbegründung zu Kriterium 1.3, bei denen nachträglich sowohl die Antragstellerin als auch die Beigeladene die gleiche Bewertung bekommen haben, obwohl die Qualität der Konzepte in diesem Punkt inhaltlich unterschiedlich bewertet wurde.

b. Auch sprechen gute Grunde dagegen, dass die Antragsgegnerin, wie die Antragstellerin vorträgt, nachträglich Unterunterkriterien gebildet hat. Zutreffend ist zwar, dass im Rahmen der Konzeptbewertung Aspekte berücksichtigt wurden, die jedenfalls in den einzelnen Konzeptbewertungen niedergelegt sind. Die Kammer vermag dabei allerdings keine Bildung von nicht bekanntgemachten Unterunterkriterien zu erkennen. Insbesondere sind diese Aspekte nicht mit einem Faktor und einer Gewichtung für die Bewertung versehen. Vielmehr dürfte es sich dabei um nicht abschließende thematische Anforderungen handeln (vgl. hierzu instruktiv: VK Westfalen, Beschl. v. 12.12.2025, VK 1 - 62/25). Sie greifen im Wesentlichen die Aufgabenstellung bzw. die Bewertungskriterien der einzelnen Unterkriterien auf.

c. Im Hinblick auf die Wertung des Präsentationstermins gibt die Kammer Folgendes zu bedenken: Zunächst bestehen keine Bedenken, dass bei Kriterium 2 „ Projektumsetzung/Leistungsqualität “ nicht nur der Inhalt der Präsentation („Was“), sondern auch die Art der Präsentation („Wie“) gewertet wurde. Dies dürfte zulässig sein, sofern die Qualität des präsentierenden Personals maßgeblich für die spätere Auftragsdurchführung ist. Die Kammer schließt sich insoweit der Auffassung des Bayerischen Obersten Landgericht an (vgl. Beschl. v. 11.6.2025, Verg 9/24e). Da dem öffentlichen Auftraggeber bei der Präsentation von Konzepten als Teil der Angebotswertung ein weiter Beurteilungsspielraum zu steht, der von den Nachprüfungsinstanzen nur eingeschränkt überprüft werde kann, steht ihm als Kehrseite eine Dokumentationspflicht mit hohen Anforderungen gegenüber (vgl. VK Bund, Beschl. v. 13.4.2022, VK 1 - 31/22; VK Sachsen, Beschl. v. 22.3.2021, 1/SVK/046-20 und v. 6.10.2021, 1/SVK/030-21). Dabei sind die Anforderungen an den Detaillierungsgrad des Vergabevermerks aus Gründen der Nachvollziehbarkeit besonders hoch, wenn die qualitative Bewertung auch auf einer mündlichen Vorstellung der zur Verhandlungsrunde zugelassenen Bieters beruht. Ein hinreichendes Maß an Detailierung ist insbesondere auch deshalb geboten, um den Nachprüfungsinstanzen eine Überprüfung der Wertungsentscheidung des Auftraggebers überhaupt erst zu ermöglichen (vgl. instruktiv, VK Bund, Beschl. v. 13.4.2022, VK 1 - 31/22). Das bedeutet, dass erkennbar sein muss, ob die Bewertungen der Präsentation auch im Vergleich untereinander plausibel sind (vgl. BGH, Beschl. v. 4.4.2017, X ZB 3/17). So müssen die konkreten Erwägungen dokumenteiert sein, die einen Subsumtionsvorgang darlegen und anhand dessen das konkrete Bewertungsergebnis nachvollzogen werden kann. Bloße Ergebniswidergaben oder auch pauschale oder formelhafte Aussagen sind unzureichend. Vielmehr müssen die konkreten Entscheidungsgründe anhand des jeweils zu bewertenden Angebots unter Rückgriff auf das anwendbare Kriterium dargelegt werden (vgl. VK Sachsen, Beschl. v. 22.3.2021, 1/SVK/046-20 und v. 6.10.2021, 1/SVK/030-21). Weiterhin muss dokumentiert werden, wer bei einer wertenden Präsentationsveranstaltung Mitglied des Wertungsgremiums ist und wie die Wertung erfolgt (vgl. VK Sachsen-Anhalt, Beschl. v. 22.3.2017, 1 VK LSA 01/16 F).

Derzeit ist für die Kammer zwar ersichtlich, wer auf Seiten der Bieter und der Antragsgegnerin an den Verhandlungsgesprächen am 28. und 29.10.2025 teilgenommen hat. Gänzlich unbekannt bleibt jedoch, wer für die Antragsgegnerin die Präsentation unter Zugrundelegung der maßgeblichen Zuschlagskriterien bewertet hat und wie diese Wertung erfolgt ist. Ob die Bewertung der Zuschlagskriterien 2.2., 2.3. und insbesondere 2.4 anhand des Protokolls zur Präsentation und der abschließenden Beurteilung nachvollziehbar ist und daher keinen vergaberechtlichen Bedenken begegnet, braucht die Kammer nicht zu entscheiden. Allerdings weist die Kammer darauf hin, dass die angefertigte Gesprächsprotokolle das gefundene Ergebnis nicht tragen dürften. Erinnert sei an die Dokumentationsanforderung als Kehrseite des weiten Beurteilungsspielraums des öffentlichen Auftraggebers bei der Angebotsbewertung. Aus den Gesprächsprotokollen ergibt sich für sich genommen für die Kammer derzeit nicht, wer etwa bei der Präsentation der Antragstellerin verantwortlich für welche Wortbeiträge ist. Die Ausführungen sind teils lediglich stichpunktartig (etwa unter Ziffer 5. Konzeptstudie), teils sind die Antworten auch im Hinblick auf die Dauer des Rückfrageteils sehr knappgehalten. Sofern die Antragsgegnerin im Rahmen der Präsentationsbewertung die Gesprächsprotokolle erweitern möchte, weist die Kammer darauf hin, dass - anders als bei verschriftlichten Konzepten - mit zunehmendem Abstand zum Präsentationstermin die Dokumentation immer anspruchsvoller wird. Zwar dürfte der zulässige Zeitraum umso größer sein, je mehr Personen von der Partei, die das Gesprächsprotokoll anfertigt, bei dem maßgeblichen Termin anwesend waren. Regelmäßig dürfte eine vertiefende Dokumentation allerdings dann nicht mehr möglich sein, wenn der Abstand sechs Monate oder mehr beträgt.

Vorsorglich weist die Kammer die Antragsgegnerin darauf hin, dass der Möglichkeit zur Nachdokumentation dort Grenzen gesetzt sind, wo sich durch die Nachholung der Dokumentation eine Manipulationsgefahr ergibt (vgl. OLG Düsseldorf, Beschl. v. 9.5.2018, Verg 13/18).

d. Abschließend gibt die Kammer Folgendes zu bedenken: Der Verfahrensleitfaden unterscheidet ausdrücklich zwischen dem „ Planerteam “ einerseits und dem „ Projektteam “ andererseits.

So heißt es etwa in der Beschreibung zum Unterkriterium 2.2.: „ Beschreibung sowie Darstellung zur Herangehensweise des Planerteams in Bezug auf die Projektorganisation im gesamten Projektverlauf - hier wird ein Konzept zur Projektablaufplanung (Planung der Planung, inkl. Plausibilisierung des Rahmenterminplans), eine plausible Darstellung zur konkreten Aufgabenwahrnehmung im Projektteam als interaktive/integrale Planung und ein Konzept über die Einbindung/Beteiligung der Projektverantwortlichen sowie der sonstigen Projektbeteiligten (Schnittstellen zwischen den Planungsbeteiligten innerhalb des Planerteams, zwischen Planerteams und anderen fachlich Beteiligten und Schnittstellen zu AGseitigen Projektverantwortlichen/-beteiligten sowie Sicherstellung des internen Daten-/Informationsaustausches und der periodischen Berichterstattung ggü. der Auftraggeberin bzw. deren zugeordneten Gremien) erwartet “.

Auf der anderen Seite erklärt der Verfahrensleitfaden etwa bei den Ausführungen zur Bewertung von Kriterium 2.4: Struktur, Inhalt und Aussagekraft der Präsentation des Planerteams sowie Qualität der Vorstellung der Präsentation durch das Projektteam im Verhandlungstermin - hier werden die überzeugende Darstellung der erwarteten fachlichen Leistung in der Präsentation (anhand von vergleichbaren Aufgabenstellungen und „best-practice“-Beispielen aus dem planerseitigen Arbeitsumfeld unter Darstellung der konkreten Nutzbarmachung der Fähigkeiten des Planerteams für das gegenständliche Projekt), die Qualität Verständlichkeit/Klarheit) und Plausibilität von Präsentation sowie Rückfragenbeantwortung im Dialog mit der Auftraggeberin, das verbindliche Auftreten (Motivationsvermögen, Fachkunde) der Schlüsselpersonen sowie die funktionierende Interaktion innerhalb des Planerteams erwartet. “

Ungeachtet der beiden verwendeten Begriffe ergibt sich sowohl aus dem Verfahrensleitfaden als auch der Bewertungsmatrix, dass das verbindliche Auftreten der Schlüsselpersonen einschließlich Motivationsvermögen und Fachkunde bei der Bewertung berücksichtigt wird. Dabei definiert der Verfahrensleitfaden was die Schlüsselpersonen im Rahmen des „ Bietergesprächs/Vergabeverhandlung “ sind. So heißt es unter Ziffer 5.11: „ Von Bieterseite müssen mindestens die für die Durchführung des Projektes verantwortlichen Schlüsselpersonen in Bezug zur Gesamtprojektleitung, zur stellvertretenden Gesamtprojektleitung sowie zu den Projektleitungen der folgenden Planungsleistungen - Planung Gebäude und Innenräume, Bauleitung Gebäude und Innenräume sowie Planung Freianlagen - an dem Termin teilnehmen .“ Was die Antragsgegnerin bewertet, ergibt sich hierbei aus der Bewertungsbeschreibung zu Kriterium 2.4.: „ das verbindliche Auftreten (Motivationsvermögen, Fachkunde) der Schlüsselpersonen sowie die funktionierende Interaktion innerhalb des Planerteams erwartet. “ Dabei steht es grundsätzlich im Beurteilungsspielraum des öffentlichen Auftraggebers, wie er das Auftreten der Schlüsselpersonen bewertet. So mag der eine öffentliche Auftraggeber es goutieren, wenn einer der Schlüsselpersonen durch eine Präsentation und durch die Frage führt, während ein anderer öffentlicher Auftraggeber es bevorzugt, wenn eine Präsentation von allen Schlüsselpersonen getragen wird. Maßgeblich ist in beiden Fällen, dass die Bewertung diskriminierungsfrei erfolgt, identische Maßstäbe angesetzt werden, sich die Bewertung im Beurteilungsrahmen bewegt und die Bewertungsdokumentation nachvollziehbar ist.

e. Für das weitere Verfahren weißt die Kammer darauf hin, dass nicht zwingend der Umfang, sondern die Qualität einer Dokumentation darüber entscheiden, ob sie den vergaberechtlichen Anforderungen entspricht. Kurze, gehaltvolle Ausführungen insbesondere bei Bewertungen von schriftlichen Konzepten können schon ausreichend. Es muss (lediglich) klar sein, welche konkreten qualitativen Eigenschaften der Angebote mit welchem Gewicht in die Bewertung eingegangen sind. Deswegen ist der Auftraggeber verpflichtet, die Gründe für seine Auswahlentscheidung eingehend zu dokumentieren, damit die Bewertungsentscheidungen daraufhin überprüfbar sind, ob die jeweilige Bewertung im Vergleich ohne Benachteiligung des einen oder anderen Bieters plausibel vergeben wurden. Insgesamt muss nachvollziehbar sein, weshalb ein Mitbewerber besser bewertet wurde. Das heißt, dass die Wertungen im Quervergleich mit den besser bewerteten Angeboten stimmig sein müssen (vgl. zum Ganzen: OLG Düsseldorf, Beschl. v. 27.4.2022, Verg 47/21).Die Nachprüfungsinstanzen anerkennen, dass die Dokumentationspflicht, so aufwendig sie auf der einen Seite auch sein mag, auf der anderen Seite auch handhab sein muss. So führt das OLG Düsseldorf aus: „ Dabei dürfen aber im Interesse der Handhabbarkeit keine allzu hohen Anforderungen an die Bewertungsbegründung gestellt werden, eine Nachvollziehbarkeit genügt .“ (vgl. OLG Düsseldorf, Beschl. v. 27.4.2022, Verg 47/21).

VI.

Gemäß § 182 Abs. 1 GWB werden für Amtshandlungen der Vergabekammer Kosten (Gebühren und Auslagen) zur Deckung des Verwaltungsaufwandes erhoben. Das Verwaltungskostengesetz vom 23. Juni 1970 (BGBl. I. S. 821) in der am 14. August 2013 geltenden Fassung ist anzuwenden.

Die Gebühr beträgt gemäß § 182 Abs. 2 GWB mindestens 2.500 Euro; dieser Betrag kann aus Gründen der Billigkeit bis auf ein Zehntel ermäßigt werden. Die Gebühr soll den Betrag von 50.000 Euro nicht überschreiten; sie kann im Einzelfall, wenn der Aufwand oder die wirtschaftliche Bedeutung außergewöhnlich hoch ist, bis zu einem Betrag von 100.000 Euro erhöht werden. Soweit ein Beteiligter im Verfahren unterliegt, hat er gemäß § 182 Abs. 3 GWB die Kosten zu tragen.

Die Kammer setzt vorliegend eine Gebühr in Höhe von xx.xxx Euro fest. Für die Berechnung der Verfahrensgebühr zieht die Kammer die Gebührentabelle der Vergabekammern des Bundes und der Länder heran (vgl. OLG Düsseldorf, Beschl. v. 06.01.2005, Vll-Verg 30/05). Maßgeblich für die Berechnung der Gebühr ist grundsätzliche die streitbefangene Auftragssumme (vgl. BGH, Beschl. v. 25.10.2011, X ZB 5/10), wobei in jedem Fall gemäß § 182 Abs 2 GWB eine Mindestgebühr von 2.500 Euro anzusetzen ist. Um die Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, hat die Kammer die Auftragswertschätzung der Antragsgegnerin zu Grunde gelegt.

Der Antragsgegnerin ist diese Verfahrensgebühr aufzuerlegen. Soweit ein Beteiligter im Verfahren unterliegt, hat er gemäß § 182 Abs. 3 GWB die Kosten des Verfahrens zu tragen. Das Unterliegen bestimmt sich maßgeblich nach der wirtschaftlichen Betrachtungsweise, welche Ziele die Verfahrensbeteiligte mit ihren Anträgen verfolgt hat. Die Antragstellerin vermag mit ihren Beanstandungen durchzudringen, ihr Nachprüfungsantrag ist begründet und damit erfolgreich. Mithin unterliegt die Antragsgegnerin und hat die Verfahrensgebühr zu tragen.

Die Aufwendungen der Antragstellerin zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung werden der Antragsgegnerin als unterliegende Beteiligte gemäß § 182 Abs. 4 GWB auferlegt. Insbesondere war die Hinzuziehung eines Verfahrensbevollmächtigten durch die Antragstellerin notwendig. Das Vergaberecht ist eine überdurchschnittlich komplexe Materie. Gerade rechtliche Fragenstellungen eines Vergabenachprüfungsverfahrens sind für Bieter grundsätzlich nicht selbst zu beantworten. Daneben ist das Nachprüfungsverfahren gerichtsähnlich konzipiert, so dass auch prozessuale Kenntnisse erforderlich sind, um eigene Rechte wirksam wahren zu können.

Eine Entscheidung über eine mögliche Kostentragung der Beigeladenen ist mangels aktiver Beteiligung am Nachprüfungsverfahren nicht erforderlich (OLG Düsseldorf, Beschl. v. 19.02.2020, Verg 2/19).