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Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (BGBl. S. 3152) ist § 146a AO eingeführt worden (Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme).
Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden der Länder wird im Anwendungserlass zur Abgabenordnung vom 31. Januar 2014 (BStBl I S. 290), der zuletzt durch das BMF-Schreiben vom 23. Januar 2023 (BStBl I S. 184) geändert worden ist, mit Wirkung vom 1. Januar 2024 die Regelung zu § 146a AO wie folgt gefasst:
„AEAO zu § 146a - Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme; Verordnungsermächtigung:
Elektronische Aufzeichnungssysteme
Zur Definition elektronischer Aufzeichnungssysteme vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.4.
Alle elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen - wie bisher - den allgemeinen Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen entsprechen (vgl. BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I S. 1269).
Elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen
Die in § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV genannten „elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen“ sind für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Aufzeichnungssysteme, die „Kassenfunktion“ haben.
Kassenfunktion haben elektronische Aufzeichnungssysteme dann, wenn diese der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können. Dies gilt auch für vergleichbare elektronische, vor Ort genutzte Zahlungsformen (elektronisches Geld wie z. B. Geldkarte oder virtuelle (Kunden- )Konten) sowie an Geldes statt vor Ort angenommener Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen. Eine Aufbewahrungsmöglichkeit des verwalteten Bargeldbestandes (z. B. Kassenlade) ist nicht erforderlich.
Sofern ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion die Erfordernisse der „Mindestanforderungen an das Risikomanagement – MaRisk“ und der „Bankaufsichtlichen Anforderungen an die IT“ (BAIT) der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht in der jeweils geltenden Fassung erfüllt und von einem Kreditinstitut i. S. d. § 1 Abs. 1 KWG betrieben wird, unterliegt dieses nicht den Anforderungen des § 146a AO.
EU-Taxameter
Ein Taxameter fällt nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 KassenSichV dann in den Anwendungsbereich des § 146a AO, wenn dieses konformitätsbewertet ist nach Anhang IX der Richtlinie 2014/32/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26.2.2014 zur Harmonisierung der Rechtsvorschriften der Mitgliedstaaten über die Bereitstellung von Messgeräten auf dem Markt (ABI. L 96 vom 29.3.2014, S. 149; L 13 vom 20.1.2016, S. 57), die durch die Richtlinie 2015/13 (ABI. L 3 vom 7.1.2015, S. 42) geändert worden ist, („MID“) in der jeweils geltenden Fassung („EU-Taxameter“). Das elektronische Aufzeichnungssystem „EU-Taxameter“ besteht sowohl aus dem Fahrpreisanzeiger, weiteren Aufzeichnungssystemen, die neben dem Taxameter i. S. d. MID in dem Gehäuse integriert sind, als auch aus dem Wegstreckensignalgeber.
Sofern anstelle eines beleuchtbaren Fahrpreisanzeigers ein zugelassenes App-basiertes System nach § 28 Abs. 1 Satz 2 der Verordnung über den Betrieb von Kraftfahrunternehmen im Personenverkehr (BOKraft) eingesetzt wird, so besteht das elektronische Aufzeichnungssystem aus dem App-basierten System und dem Wegstreckensignalgeber.
Gesonderte Aufzeichnungssysteme außerhalb des EU-Taxameters i. S. d. § 1 Abs. 2 Nr. 1 KassenSichV, die z. B. zur Abrechnung oder Weiterverarbeitung der Daten des EU-Taxameters dienen, sind nicht Teil des EU-Taxameters. Bei diesen Systemen ist zu prüfen, ob diese ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. d. AEAO zu § 146a, Nr. 1.2 darstellen.
Wegstreckenzähler
Ein Wegstreckenzähler fällt nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 KassenSichV dann in den Anwendungsbereich des § 146a AO, wenn er nach einem vom BMF im Bundessteuerblatt veröffentlichten Datum neu in den Verkehr gebracht wurde.
Wegstreckenzähler sind Messgeräte, welche die vom Kraftfahrzeug zurückgelegte, durch Abrollen von Fahrzeugrädern bestimmten Umfangs gemessene Wegstrecke anzeigen. Das Aufzeichnungssystem „Wegstreckenzähler“ besteht aus einem Anzeiger, weiteren Aufzeichnungssystemen, die neben dem konformitätsbewerteten Wegstreckenzähler in dem Gehäuse integriert sind, als auch aus Wegstreckensignalgeber. Sofern zwischen dem Anzeiger und Wegstreckensignalgeber sog. zwischengeschaltete Einrichtungen, wie z. B. Signalverstärker, Impulsteiler, Impulsfilter, Steuergeräte, Kommunikationsadapter oder Wegstreckensignalkonverter, eingesetzt werden, ist die zwischengeschaltete Einrichtung auch Teil des Aufzeichnungssystems „Wegstreckenzähler“.
Sofern anstelle eines beleuchtbaren Anzeigers ein zugelassenes App-basiertes System nach § 30 Abs. 1 Satz 2 der BOKraft eingesetzt wird, besteht das elektronische Aufzeichnungssystem aus dem App-basierten System und dem Wegstreckensignalgeber.
Gesonderte Aufzeichnungssysteme außerhalb des Wegstreckenzählers i. S. d. § 1 Abs. 2 Nr. 2 KassenSichV, die z. B. zur Abrechnung oder Weiterverarbeitung der Daten des Wegstreckenzählers dienen, sind nicht Teil des Wegstreckenzählers. Bei diesen Systemen ist zu prüfen, ob diese ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. d. AEAO zu § 146a, Nr. 1.2 darstellen.
Systeme, die nach § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a AO gelten
Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker Fahrscheinautomaten sind Selbstbedienungsautomaten und werden sowohl im öffentlichen Personenverkehr, insbesondere bei S-, U- und Stadtbahnen oder im Linienbusverkehr, als auch bei Eisenbahngesellschaften zum Verkauf von Fahrscheinen eingesetzt.
Fahrscheindrucker sind ggf. mobile Endgeräte die ausschließlich dazu in der Lage sind, Fahrausweise zu verkaufen. Hierbei kommt es nicht darauf an, welche Art von Fahrkarten (Einzelfahrten, Zeitkarten oder ein erhöhtes Beförderungsentgelt) verkauft werden, sondern nur, dass die mobilen Endgeräte nicht in der Lage sind, andere Vorgänge als den Fahrkartenverkauf abzuwickeln oder darüber hinaus nur solche Vorgänge erfassen können, die nicht zu einem anderen kassenrelevanten oder kassensturzrelevanten Vorgang gehören oder zu diesem werden könnten. Ein Fahrscheindrucker kann nur dann nicht einer anderweitigen Nutzung dienen, wenn die Erfassung und Abwicklung von anderen steuerlich relevanten Geschäftsvorfällen als den Verkauf von Fahrscheinen (z. B. Verkauf von Eintrittskarten) bereits durch die installierte Software nicht möglich ist.
Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge sind Geräte, die der Bezahlung und Inanspruchnahme des zur Verfügung gestellten Parkraums sowie der aufgeladenen Strommenge dienen.
elektronische Buchhaltungsprogramme Elektronische Buchhaltungsprogramme erfüllen hinsichtlich der Erfassung barer Geschäftsvorfälle keine Grundaufzeichnungsfunktion. In das elektronische Buchhaltungsprogramm werden lediglich die ggf. täglich saldierten Bareinahmen und Barausgaben übertragen und gebucht, die in einem Kassensystem, Kassenbuch oder Kassenbericht aufgezeichnet wurden.
Waren- und Dienstleistungsautomaten Bei Dienstleistungsautomaten im Sinne des § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 KassenSichV handelt es sich um Automaten, die gegenüber Kunden und Kundinnen, ohne Zutun von Mitarbeitenden, durch einen selbständigen technischen Vorgang eine Dienstleistung erbringen und deren Abrechnung ermöglichen (z. B. Waschsalonautomaten oder Zugangssysteme bei öffentlich zugänglichen WC-Anlagen). Automatische Zugangssysteme ohne Verbindung zu einem Abrechnungs- bzw. Bezahlsystem sind bereits nach § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen, da sie keine Kassenfunktion haben.
Bei Warenautomaten im Sinne des § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 KassenSichV handelt es sich um Automaten, die nach dem Bezahlvorgang, ohne Zutun von Mitarbeitenden, automatisch einen selbstständigen technischen Vorgang ausführen und hierdurch die Ware zur Verfügung stellen (z. B. Zigaretten- oder Getränkeautomat).
Geldautomaten Geldautomaten sind technische Anlagen, die ein Betreiber bereitstellt, damit ein Nutzer Bargeld von einem Zahlungskonto abheben, auf ein Zahlungskonto einzahlen, auf ein anderes Zahlungskonto überweisen und/oder die Barauszahlung an einen Dritten veranlassen kann. Dabei ist es ausreichend, wenn die technische Anlage bereits über eine der genannten Funktionen verfügt.
Geld- und Warenspielgeräte Geld- und Warenspielgeräte sind Geräte, die über eine gültige Bauartzulassung nach §§ 11 bis 16 der Verordnung über Spielgeräte und andere Spiele mit Gewinnmöglichkeit (SpielV) verfügen.
Schutz durch eine TSE (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO)
Grundsätzlich ist jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 KassenSichV sowie die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine TSE zu schützen. Werden mehrere einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme (z. B. Verbundwaagen, Bestellsysteme ohne Abrechnungsteil, App-Systeme) mit einem System i. S. v. § 146a AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 oder Abs. 2 KassenSichV verbunden, dann wird es nicht beanstandet, wenn die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen mit einer TSE geschützt werden, die alle im Verbund befindlichen elektronischen Aufzeichnungssysteme gemeinsam nutzen.
Ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine Gruppe elektronischer Aufzeichnungssysteme muss bei störungsfreier Verwendung genau einer TSE zugeordnet sein.
Schutzziele
Die Regelungen des § 146a AO sollen für digitale Grundaufzeichnungen, die mittels elektronischem Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 oder Abs. 2 KassenSichV geführt werden, Folgendes sicherstellen:
o deren Integrität, o deren Authentizität o und deren Vollständigkeit.
Vorgang
Der Begriff des Vorgangs i. S. d. KassenSichV ist nachfolgend als ein zusammengehörender Aufzeichnungsprozess zu verstehen, der bei Nutzung oder Konfiguration eines elektronischen Aufzeichnungssystems eine Protokollierung durch die TSE auslösen muss (vgl. § 2 sowie § 7 Abs. 2 und § 8 Abs. 2 KassenSichV). Ein Vorgang kann einen oder mehrere Geschäftsvorfälle sowie andere Vorgänge umfassen (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.10 und Nr. 1.11). Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird der Begriff „Vorgang“ im Folgenden als Oberbegriff für Geschäftsvorfälle und andere abzusichernde Vorgänge genutzt.
Transaktion
Im Rahmen der Protokollierung eines Vorgangs (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.12.3) muss innerhalb der TSE mindestens eine Transaktion erzeugt werden. Während der Begriff „Vorgang“ sich auf die Abläufe im elektronischen Aufzeichnungssystem bezieht, beschreibt der Begriff „Transaktion“ die innerhalb der TSE erfolgenden Absicherungsschritte (mindestens bei Vorgangsbeginn und –ende) zum Vorgang im jeweiligen Aufzeichnungssystem.
Geschäftsvorfälle
Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern (z. B. zu einer Veränderung des Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals führen; vgl. auch Rz. 16 des BMF-Schreibens vom 28.11.2019, BStBl I S. 1269).
Beispiele für Geschäftsvorfälle, die bei elektronischen Aufzeichnungssystemen i. S. d. AEAO zu § 146a, Nr. 1.2 bis 1.4 vorkommen können: Eingangs-/Ausgangs- Umsatz, nachträgliche Stornierung eines Umsatzes, Trinkgeld (Unternehmer, Arbeitnehmer), Gutschein (Ausgabe, Einlösung), Privatentnahme, Privateinlage, Wechselgeld-Einlage, Lohnzahlung aus der Kasse, Geldtransit.
Andere Vorgänge
Unter anderen Vorgängen sind Aufzeichnungsprozesse zu verstehen, die nicht durch einen Geschäftsvorfall, sondern durch andere Ereignisse im Rahmen der Nutzung des elektronischen Aufzeichnungssystems ausgelöst werden und zur nachprüfbaren Dokumentation der zutreffenden und vollständigen Erfassung der Geschäftsvorfälle notwendig sind. Hierunter fallen beispielsweise Trainingsbuchungen, Sofort- Stornierung eines unmittelbar zuvor erfassten Vorgangs, Belegabbrüche, erstellte Angebote, nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle (z. B. Bestellungen).
Nicht alle in einem elektronischen Aufzeichnungssystem verwalteten Vorgänge sind für die Erreichung der Schutzziele erforderlich. Für die Erreichung der Schutzziele nicht erforderliche Vorgänge müssen nicht abgesichert werden (z. B. Bildschirmeinstellung heller/dunkler; Überwachung der Prozessor-Temperatur etc.).
Abzusichernde Funktionsaufrufe (Systemfunktionen) und Ereignisse innerhalb der TSE (Audit-Daten) werden in der BSI TR-03153-1 definiert.
Die TSE
1.12.1.1 Die Anforderungen an die TSE werden nach § 146a Abs. 3 Satz 3 AO i. V. m. § 5 Satz 1 KassenSichV durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) festgelegt. Die Architektur der TSE wird durch § 146a AO i. V. m. der KassenSichV, die Architektur der einzelnen Bestandteile wird durch die Technischen Richtlinien und Schutzprofile des BSI festgelegt.
1.12.1.2 Vorgaben zu den einzelnen Bestandteilen der TSE sind insbesondere in folgenden Technischen Richtlinien festgelegt (vgl. auch BMF-Schreiben vom 29.6.2023, BStBl I S. XXXX):
o BSI TR-03153 Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme Teil 1: Anforderungen an die Technische Sicherheitseinrichtung, Version 1.1.0, o BSI TR-03153 Regelung zur übergangsweisen Aufrechterhaltung der gesetzlich erforderlichen Zertifizierung von Technischen Sicherheitseinrichtungen in begründeten Ausnahmefällen Teil 2, Version 1.0.0, o BSI TR-03151 Secure Element API (SE API) Part 1: Interface Definition, Version 1.1.0, o BSI TR-03151 Secure Element API (SE API) Part 2: Interface Mapping, Version 1.1.0, o BSI TR-03145 Secure CA Operation Part 5: Specific requirements for a Public Key Infrastructure for Technical Security Systems, Version 1.0.1, o BSI TR-03116 Kryptographische Vorgaben für Projekte der Bundesregierung Teil 5 - Anwendungen der Secure Element API, Stand 2023.
1.12.2.1 Das BSI hat in den Technischen Richtlinien Mindestanforderungen an eine TSE festgelegt. Dabei wurde - soweit möglich - auf technische Vorgaben verzichtet.
1.12.2.2 Mindestvorgaben werden in den Technischen Richtlinien lediglich zu den einzelnen Komponenten einer TSE (Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitliche digitale Schnittstelle) geregelt.
1.12.2.3 Das Sicherheitsmodul muss nach § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 2, § 7 Abs. 2 oder § 8 Abs. 2 KassenSichV die sichere Protokollierung von Vorgängen (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.8) gewährleisten. Durch die Technische Richtlinie BSI TR-03153-1 wird die Architektur des Sicherheitsmoduls vorgegeben (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.12.1.2).
1.12.2.4 Nach § 2 Satz 1 bzw. § 7 Abs. 2 Satz 1 ggfs. i. V. m. § 8 Abs. 2 KassenSichV wird festgelegt, dass jeder Vorgang mindestens eine Transaktion in der TSE mit mehreren Protokollierungsschritten auslöst. Das Sicherheitsmodul erzeugt folgende Daten (Protokolldaten):
o Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung (auch bei Vorgangsabbruch) o eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer o Prüfwert (vgl. Kapitel 3.5.4 der BSI-TR 03153-1) o Seriennummer der TSE o Signaturzähler
Es kann optionale Protokolldaten hinzufügen. Bei der Beschreibung des Ablaufs der Protokollierung (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 2.2.2, 3.2.2 bzw. 4.2.2) wird auf die Anwendungsdaten und auf die Protokolldaten im Einzelnen näher eingegangen.
1.12.2.5 Die Zeitpunkte für Vorgangsbeginn und –ende (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 2.2.3.3, 3.2.3.2 bzw. 4.2.3.2) müssen von dem Sicherheitsmodul bereitgestellt werden. Hinsichtlich der Zeitquelle sind die Vorgaben der Schutzprofile des BSI zu beachten.
1.12.2.6 Das Speichermedium TSE muss den Anforderungen des Kapitels 6 der Technischen Richtlinie BSI TR-03153-1 entsprechen. Insbesondere müssen die sichere Speicherung der abgesicherten Anwendungsdaten (Log-Nachrichten) sowie deren Export ermöglicht werden.
1.12.2.7 Nicht erforderlich ist eine physikalische Identität von Sicherheitsmodul und Speichermedium. Das Speichermedium kann z. B. sowohl in Form eines herkömmlichen Datenträgers (Speicherkarte o. ä.) als auch mit einer Cloud- Speicherung erfüllt werden. § 146 Abs. 2a und 2b AO bleibt unberührt.
1.12.2.8 Das BSI hat in Kapitel 5 der Technischen Richtlinie BSI TR-03153-1 zwei Bestandteile der einheitlichen digitalen Schnittstelle der TSE definiert:
o Einbindungsschnittstelle o Exportschnittstelle der TSE
1.12.2.9 Die Einbindungsschnittstelle nach Kapitel 5.1 der Technischen Richtlinie BSI TR-03153-1 dient der Integration der TSE in das elektronische Aufzeichnungssystem (z. B. der Kommunikation des Sicherheitsmoduls mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem). Die Mindest-Funktionalitäten sind abschließend aufgeführt.
1.12.2.10 Die Exportschnittstelle muss eine Exportfunktion bieten, die Ausgabedateien in definierter Form erzeugt (Kapitel 5.2 der Technischen Richtlinie BSI TR-03153-1). Der Export erfolgt in TAR-Archiven. Darin enthalten sind die abgesicherten Anwendungsdaten (Log-Nachrichten) in einem vorgeschriebenen Format sowie die zur Verifikation der Prüfwerte notwendigen Zertifikate.
Als Protokollierung einer Transaktion wird der Prozess bezeichnet, mit dem die TSE die Anwendungs- und Protokolldaten eines Vorgangs gegen nachträgliche, unerkannte Veränderungen schützt sowie Existenz und Herkunft der Aufzeichnung zu einem bestimmten Zeitpunkt bestätigt.
Einheitliche digitale Schnittstelle für steuerliche Außenprüfungen und Nachschauen
Die im AEAO zu § 146a, Nr. 1.12.2.10 beschriebenen abgesicherten Anwendungsdaten müssen im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder Nachschau dem Amtsträger zur Verifikation der Protokollierung zur Verfügung gestellt werden.
Darüber hinaus müssen alle mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem aufgezeichneten Daten in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Die für elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 KassenSichV erforderlichen Daten sowie Formate werden in der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für elektronische Aufzeichnungssysteme“ (DSFinV) definiert. Diese wird über das Internetportal des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) veröffentlicht.
Ausfall der TSE
Ausfallzeiten und –grund einer TSE sind zu dokumentieren (vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.6). Diese Dokumentation kann auch automatisiert durch das elektronische Aufzeichnungssystem erfolgen.
Kann das elektronische Aufzeichnungssystem ohne die funktionsfähige TSE weiterbetrieben werden, muss dieser Ausfall auf einem eventuellen Beleg ersichtlich sein. Dies kann durch die fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung erfolgen.
Soweit der Ausfall lediglich die TSE betrifft, wird es nicht beanstandet, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem bis zur Beseitigung des Ausfallgrundes weiterhin genutzt wird. Die grundsätzliche Belegausgabepflicht bleibt von dem Ausfall unberührt, auch wenn nicht alle für den Beleg erforderlichen Werte (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 2.4.4, 3.4.3 bzw. 4.4.3) durch die TSE zur Verfügung gestellt werden. Die Belegangaben zu Datum und Uhrzeit müssen in diesem Fall von dem elektronischen Aufzeichnungssystem bereitgestellt werden.
Der Unternehmer hat unverzüglich die jeweilige Ausfallursache zu beheben, Maßnahmen zu deren Beseitigung zu treffen und dadurch sicherzustellen, dass die Anforderungen des § 146a AO schnellstmöglich wieder eingehalten werden.
Elektronische Aufbewahrung der Aufzeichnungen
Nach § 3 Abs. 2 KassenSichV müssen die gespeicherten Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge im Sinne des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO als Transaktionen so verkettet sein, dass Lücken in den Aufzeichnungen erkennbar sind. Die Verkettung ergibt sich aus der von der TSE verwalteten Transaktionsnummer sowie aus dem Signaturzähler.
Die Überführung der abgesicherten Anwendungsdaten aus der TSE in ein Aufbewahrungssystem ist zulässig, sofern dieses einen späteren Export der Daten nach der in Kapitel 5.2 der Technischen Richtlinie BSI TR-03153-1 vorgeschriebenen Form ermöglicht (TAR-Files in definierter Form). Nach diesem Export können die Daten auf dem Speichermedium der TSE gelöscht werden. Es müssen zu diesem Zweck die in den Technischen Richtlinien aufgeführten Datenfelder auch im Aufbewahrungssystem vorgehalten werden. Zur Erhaltung der Verkettung ist die vollständige Archivierung der Log-Nachrichten aller Absicherungsschritte (Start, Update und Beendigung des Vorgangs) erforderlich.
Das Aufbewahrungssystem muss den Datenexport im jeweils zu verwendenden DSFinV-Format (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.13, 2.3, 3.3 bzw. 4.3) ermöglichen, sofern über die abgesicherten Anwendungsdaten aus der TSE hinaus auch die übrigen Daten des Aufzeichnungssystems in das Aufbewahrungssystem überführt werden. Die Pflichten nach § 147 AO bleiben unberührt.
Eine Verdichtung von Grundaufzeichnungen in dem Aufbewahrungssystem ist für die Dauer der Aufbewahrung nach § 147 Abs. 3 AO unzulässig.
Die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO gilt für elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 KassenSichV.
Die Mitteilung an das zuständige Finanzamt hat elektronisch über das Programm „Mein ELSTER“ oder über kompatible eigene oder Drittanbieter-Software über die entsprechende Schnittstelle (ERiC) zu erfolgen. Eine wirksame Erfüllung der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO ist grundsätzlich nur auf diesem Weg möglich.
1.16.1.1 Mitteilende Person Steuerpflichtige, die mitzuteilende elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, haben die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO zu erfüllen. Diese Mitteilungspflicht kann auch durch eine bevollmächtigte Person erfüllt werden.
1.16.1.2 Zeitpunkt der Mitteilung Die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 Satz 2 AO ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des mitzuteilenden elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten. Zum Datum der Anschaffung vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.2.6. Unter Außerbetriebnahme fällt auch der Untergang oder das Abhandenkommen des elektronischen Aufzeichnungssystems.
Auf das BMF-Schreiben vom 6.11.2019 (BStBl I S. 1010) wird hingewiesen.
1.16.1.3 Meldeart Für die Anmeldung, die Abmeldung und die Korrekturmeldung zu (einzelnen) mitzuteilenden elektronischen Aufzeichnungssystemen einer Betriebsstätte (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.1.4.) existiert eine einheitliche Meldeart. Die Intention einer Meldung (an-melden, abmelden, korrigieren) ergibt sich aus den im Einzelfall übermittelten Daten.
1.16.1.4 Betriebsstätte Das mitzuteilende elektronische Aufzeichnungssystem ist grundsätzlich einer Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen. Die Abgabe einer Mitteilung hat getrennt für jede Betriebsstätte zu erfolgen. Es sind bei jeder Mitteilung, gleich der Intention einer Meldung (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.1.3), stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung zu übermitteln.
Bei Taxametern oder Wegstreckenzählern ist bei der Bezeichnung der Betriebsstätte auch das jeweilige Kfz-Kennzeichen des Fahrzeuges mitzuteilen.
1.16.2.1 Ordnungskriterium Der Steuerpflichtige hat im Zuge der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO als eindeutiges Zuordnungskriterium seine Steuernummer mitzuteilen. Er kann zusätzlich seine Identifikationsnummer gemäß § 139b AO übermitteln. Nach der Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer gemäß § 139c AO ist diese zu übermitteln.
1.16.2.2 Art der TSE Die Art der TSE nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO setzt sich aus der Zertifizierungs-ID sowie der Seriennummer der TSE zusammen.
Die Anforderungen an die Seriennummer der TSE ergibt sich aus Kapitel 9.3 der Technischen Richtlinie BSI TR-03153-1.
Die Zertifizierungs-ID wird durch das BSI vergeben und besitzt folgendes Format: BSI-K-TR-nnnn-yyyy. Hierbei bedeutet nnnn eine vierstellige Nummerierung, yyyy eine vierstellige Jahreszahl.
1.16.2.3 Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems Eine Auswahl zur Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems wird im Meldeverfahren vorgegeben.
1.16.2.4 Anzahl der insgesamt eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme Die Anzahl der insgesamt eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte ist zu übermitteln.
Jedes einzelne verwendete elektronische Aufzeichnungssystem ist in jeder Mitteilung zu der jeweiligen Betriebsstätte aufzuführen (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.1.3. und 1.16.1.4). Sollten in Verbundsystemen mehrere Geräte mit einer TSE verbunden sein, so ist jedes einzelne verwendete Gerät dem Finanzamt mitzuteilen.
1.16.2.5 Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems ist zu übermitteln. Sie ist herstellerabhängig und von der Seriennummer der TSE sowie der Zertifizierungs-ID zu unterscheiden. Die Seriennummer muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 KassenSichV eines Herstellers eindeutig identifizieren (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 2.2.3.1).
1.16.2.6 Datum der Anschaffung Das Datum der Anschaffung ist zu übermitteln. Werden elektronische Aufzeichnungssysteme nicht erworben, sondern z. B. geleast oder geliehen, ist statt des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns / Beginn des Leihvertrags / Beginn der Zurverfügungstellung zu übermitteln. Die §§ 145 ff. AO bleiben unberührt.
1.16.2.7 Datum der Außerbetriebnahme Das Datum der Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems ist zu übermitteln.
1.16.3.1 Eine zu einem elektronischen Aufzeichnungssystem (einer Betriebsstätte) fehlerhaft abgegebene Mitteilungen ist zu korrigieren. Die Korrektur muss nach Kenntnis des Fehlers unverzüglich, spätestens aber bis zum Ablauf der Frist nach § 146a Abs. 4 Satz 2 AO erfolgen. Hierzu ist das elektronische Aufzeichnungssystem eindeutig zu identifizieren und sind die bisher falsch gemeldeten Angaben mit den richtigen Angaben zu ersetzen. Die korrigierende Meldung hat alle elektronischen Aufzeichnungssysteme (der jeweiligen Betriebsstätte) zu enthalten (vgl. AEAO zu § 146a, Nrn. 1.16.1.3. und 1.16.1.4).
1.16.3.2 Bei der Meldung falscher Angaben zu einer Betriebsstätte hat eine entsprechende Korrektur zu erfolgen. Die hinsichtlich der Angaben zur Betriebsstätte korrigierte Meldung hat ebenfalls alle elektronischen Aufzeichnungssysteme (mit unveränderten Angaben) der betroffenen Betriebsstätte zu enthalten (vgl. AEAO zu § 146a, Nrn. 1.16.1.3. und 1.16.1.4).
Zertifizierung
Das Verfahren zur Zertifizierung ist in § 11 KassenSichV i. V. m. Kapitel 8 sowie Anhang A der BSI TR-03153-1, BMF-Schreiben vom 28.2.2019, BStBl I S. 206, geregelt. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit einer Übergangszertifizierung nach § 11 KassenSichV i. V. m. BSI TR-03153-2 (BMF-Schreiben vom 26.7.2021, BStBl I S. 1034).
Verbot des gewerbsmäßigen Bewerbens und In-Verkehr-Bringens nach § 146a Abs. 1 Satz 5 AO
Es ist verboten, Soft- oder Hardware zu bewerben oder in Verkehr zu bringen, die die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen. Bewerben ist jede schriftliche oder mündliche Äußerung, die dazu dient, jemanden zum Einsatz von Soft- oder Hardware zu bewegen. Unter In-Verkehr-Bringen ist jede Handlung zu verstehen, durch die Soft- oder Hardware aus der Verfügungsgewalt einer Person in die Verfügungsgewalt einer anderen Person gelangt.
Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Anbindungsmöglichkeit an eine TSE und die TSE können unabhängig voneinander beworben oder In-Verkehr gebracht werden.
Rechtsfolgen bei Verstoß gegen § 146a AO
Die Befolgung der Ordnungsvorschrift § 146a AO kann nicht durch einen Verwaltungsakt angeordnet oder durch Zwangsmaßnahmen nach §§ 328 ff. AO erzwungen werden.
§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO (Belegausgabepflicht) und § 146a Abs. 4 AO (Mitteilungspflicht) sehen Handlungspflichten vor. §§ 328 ff. AO bleiben unberührt.
Die Ahndung einer Verletzung nach § 146a Abs. 1 Satz 1, 2 oder 5 AO kann als Ordnungswidrigkeit nach § 379 Abs. 1 Satz 1 AO erfolgen.
Wird festgestellt, dass die nach § 146a Abs. 1 Satz 1, 2 oder 5 AO bestehenden Verpflichtungen nicht erfüllt sind, soll die für Straf- und Bußgeldsachen zuständige Stelle unterrichtet werden.
Sachlicher und zeitlicher Anwendungsbereich
Sachlicher Anwendungsbereich
Der sachliche Anwendungsbereich der Pflicht zum Einsatz einer TSE wird durch § 146a Abs. 1 Satz 2 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 KassenSichV begrenzt (§ 146a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 AO). Unabhängig davon unterliegen jedoch alle elektronischen Aufzeichnungssysteme der Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO. Die in § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV genannten elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen neben den allgemeinen Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen die besonderen Vorschriften des § 146a AO beachten. § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV grenzt elektronische Aufzeichnungssysteme ab, die ausdrücklich nicht in den Anwendungsbereich des § 146a AO fallen.
Zeitlicher Anwendungsbereich
§ 146a AO gilt erstmals für Kalenderjahre, die nach dem 31.12.2019 beginnen.
Der Einsatz einer TSE in Kassen(systemen)
Soweit nachfolgend nichts Anderes geregelt ist, gelten die Ausführungen unter Nr. 1.12.
Anwendungs- und Protokolldaten
2.2.1.1 In den Prozess der Protokollierung fließen Anwendungsdaten aus dem elektronischen Aufzeichnungssystem zusätzlich zu den bereits von der TSE gelieferten Protokolldaten ein (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.12.2.4).
2.2.1.2 Im Einzelnen bestehen die abgesicherten Anwendungsdaten aus folgenden Informationen:
o Anwendungsdaten (Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems, Art des Vorgangs, Daten des Vorgangs) o Protokolldaten (Seriennummer der TSE, Zeitpunkt der Absicherung, eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, Signaturzähler, Optionale Protokolldaten) o Prüfwert
Ablauf der Protokollierung
Die Protokollierung (vgl. § 2 KassenSichV) erfolgt in drei Schritten:
1. Beginn der Protokollierung: Das Aufzeichnungssystem muss unmittelbar mit Beginn eines aufzuzeichnenden Vorgangs die Protokollierung des Vorgangs in der TSE starten (vgl. Kapitel 3.5.1 der Technischen Richtlinie BSI TR-03153-1). Dabei erfolgen u. a. zwingend die Vergabe einer eindeutigen und fortlaufenden Transaktionsnummer, die Erhöhung des Signaturzählers sowie die Erzeugung eines Prüfwertes durch die TSE.
2. Aktualisierung der Protokollierung: Spätestens 45 Sekunden nach einer Änderung der Daten des Vorgangs ist die Aktualisierung der Transaktion durch die TSE erforderlich (vgl. Kapitel 3.5.2 der Technischen Richtlinie BSI TR-03153-1 i. V. m. BSI TR-03116-5). Die Erzeugung eines Prüfwertes durch die TSE ist optional. Die Transaktionsnummer bleibt erhalten und der Signaturzähler wird bei jeder Aktualisierung mit Prüfwertberechnung um den Wert 1 erhöht.
3. Beendigung der Protokollierung: Bei Beendigung des Vorgangs ist die Transaktion innerhalb der TSE zu beenden (vgl. Kapitel 3.5.3 der Technischen Richtlinie BSI TR-03153-1). Dabei erfolgt zwingend die Erzeugung eines Prüfwertes durch die TSE. Die Transaktionsnummer bleibt erhalten und der Signaturzähler wird um den Wert 1 erhöht. Erst bei diesem Protokollierungsschritt wird der Zeitpunkt der Beendigung des Vorgangs in die Protokolldaten aufgenommen.
Anschließend werden die zum Ausdruck eines Belegs i. S. d. § 6 KassenSichV erforderlichen Protokolldaten dem elektronischen Aufzeichnungssystem übermittelt (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 2.4).
Begriffsdefinitionen zur Protokollierung
2.2.3.1 Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems Die Seriennummer eines elektronischen Aufzeichnungssystems muss von dessen Hersteller eindeutig vergeben werden. Die Seriennummer ist eine Zeichenfolge, die zur eindeutigen Identifizierung eines Exemplars aus einer Serie dient. Zusammen mit der Information über den Hersteller wird das jeweilige elektronische Aufzeichnungssystem hierdurch eindeutig repräsentiert (vgl. Kapitel 9.3.1 der Technischen Richtlinie BSI TR-03153-1). Zur Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.2.5.
2.2.3.2 Seriennummer der TSE Als Seriennummer der TSE muss der Hashwert des im Zertifikat enthaltenen öffentlichen Schlüssels für die Verifikation der Prüfwerte verwendet werden. Die zu verwendende Hashfunktion wird von der Technischen Richtlinie BSI TR-03116-5 festgelegt (vgl. Kapitel 9.3.2 der Technischen Richtlinie BSI TR-03153-1). Sofern der Hersteller eine Prüfsumme nach Appendix B der BSI TR-03153-1 verwendet, ist die Prüfsumme Teil der Seriennummer. Zur Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.2.2.
2.2.3.3 Zeitpunkt des Vorgangsbeginns bzw. der Vorgangsbeendigung Grundsätzlich ist jeweils der Zeitpunkt entscheidend, zu dem das elektronische Aufzeichnungssystem einen Vorgang startet oder beendet. Vor einer Belegausgabe oder zum Zeitpunkt eines Kassenabschlusses ist der Vorgang zwingend zu beenden. Dienen z. B. miteinander verknüpfte Waagen (sog. Verbundwaagen) während eines Vorgangs lediglich der Erfassung von (Zwischen-)Wiegeergebnissen, wird es aufgrund der eichrechtlichen Besonderheiten nicht beanstandet, wenn als Beginn des Vorgangs der Beginn des Bezahlvorgangs an dem jeweiligen elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion abgesichert wird.
2.2.3.4 Optionale Protokolldaten Dieses Datenfeld wurde geschaffen, um künftige Änderungen (z. B. aufgrund technischer Entwicklung) in der TSE abbilden zu können.
2.2.3.5 Art des Vorgangs Die Technischen Richtlinien wurden bzgl. der fachlichen Inhalte der abzusichernden Daten bewusst allgemein gehalten. Eine Absicherung kann für verschiedenste Arten von Daten erfolgen. Über die Art des Vorgangs kann eine Unterscheidung der Struktur der abzusichernden Inhalte gewährleisten werden.
2.2.3.6 Daten des Vorgangs Der Inhalt der Daten des Vorgangs kann je nach Art des Vorgangs unterschiedlich definiert werden. Die Datenstruktur für elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion wird in der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ – DSFinV-K definiert. Diese wird über das Internetportal des BZSt veröffentlicht (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 2.3). Nähere Erläuterungen zur technischen Abbildung der Daten sind in dem Anhang I der DSFinV-K definiert.
2.2.3.6.1 Art des Vorgangs „Kassenbeleg“ Für alle abgeschlossenen Vorgänge, die zu einer Belegausgabe nach § 146a Abs. 2 AO führen müssen, ist die Art des Vorgangs „Kassenbeleg“ zu nutzen. Dies gilt auch für abgeschlossene Vorgänge, die Geschäftsvorfälle abbilden, an denen nur der Unternehmer selbst beteiligt ist (z. B. Eigenbelege über Ein- oder Auszahlungen).
In den Daten des Vorgangs sind folgende Daten abzubilden:
o Vorgangstyp (Feld BON_TYP in der DSFinV-K) o Bruttoumsatz je Steuersatz (Felder BRUTTO/UST_SATZ in der DSFinV- K) o Zahlbetrag je Zahlart (Felder ZAHLART_BETRAG/ZAHLART_TYP in der DSFinV-K)
Über diese Daten werden der Gesamtumsatz abgesichert und eine Kassensturzfähigkeit mit den Daten der TSE gewährleistet. Hierfür entfallen die nach 45 Sekunden anfallenden Updates der abzusichernden Daten innerhalb der TSE. Nähere Erläuterungen zur technischen Abbildung der Daten sind in der DSFinV-K definiert.
2.2.3.6.2 Art des Vorgangs „Bestellung“ Langanhaltende Bestellvorgänge (z. B. in der Gastronomie) werden als eigenständige Vorgänge realisiert. Deshalb sind diese über die Art des Vorgangs „Bestellung“ abzubilden. In den Daten des Vorgangs sind folgende Daten abzubilden:
o Menge (Feld MENGE in der DSFinV-K) o Bezeichnung der Ware bzw. der Leistung (Feld ARTIKELTEXT in der DSFinV-K) o Preis pro Einheit (Feld BRUTTO in der DSFinV-K)
Die Art des Vorgangs „Bestellung“ ist auch zu nutzen, wenn innerhalb des Aufzeichnungssystems Bestellungen bis hin zur Rechnung / Zahlung in einem Vorgang abgebildet werden. Der Grundsatz, dass jeder Vorgang im Aufzeichnungssystem einer Transaktion in der TSE entsprechen muss, findet in diesem Fall eine Ausnahme. Die Erstellung der Rechnung bzw. der Bezahlvorgang sind über die Art des Vorgangs „Kassenbeleg“ abzusichern. Wird die Erleichterungsregelung der Nr. 2.7.2 DSFinV-K in Anspruch genommen, muss der Start-Zeitpunkt der ersten Bestellung zusätzlich auf dem Beleg abgedruckt werden.
Nähere Erläuterungen zur technischen Abbildung der Daten sind in der DSFinV-K definiert (vgl. DSFinV-K – Tz. 2.7 und Anhang H).
2.2.3.6.3 Art des Vorgangs „SonstigerVorgang“ Die TSE kann zur Absicherung jeglicher Daten genutzt werden. Wenn ein Aufzeichnungssystem z. B. Kassenladenöffnungen ohne vorherige Bedienungen (oder Bedieneranmeldungen usw.) abbilden und absichern soll, kann als Art des Vorgangs „SonstigerVorgang“ genutzt werden. Diese Art des Vorgangs kommt in Betracht, wenn es sich weder um einen belegartigen Vorgang noch um Funktionsaufrufe (Systemfunktionen) und Ereignisse (Audit-Daten) der TSE handelt.
Bei „SonstigerVorgang“ werden keine fachlichen Vorgaben zum Inhalt der Daten des Vorgangs definiert.
Einheitliche digitale Schnittstelle für steuerliche Außenprüfungen und Nachschauen bei Kassen(systemen)
Ergänzend zu AEAO zu § 146a, Nr. 1.13 gilt Folgendes: Für elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.2) gilt die DSFinV-K. Fällt nur ein Teilbereich der Daten eines komplexen Softwaresystems unter die DSFinV-K, bleibt die Verpflichtung zur Verfügungstellung weiterer Daten aus anderen Teilbereichen des Systems (z. B. Warenwirtschaft) unberührt.
Die Vorgaben der DSFinV-K gelten nicht für gesonderte Systeme i. S. d. AEAO zu § 146a, Nr. 1.3 Abs. 3 und Nr. 1.4 Abs. 4. Hier sind die Vorgaben der DSFinV-TW (vgl. 3.3 bzw. 4.3) zu beachten.
Die erforderlichen Mindestangaben auf einem Beleg i. S. d. § 146a AO sind in § 6 KassenSichV geregelt. Alle Angaben müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder aus einem QR-Code auslesbar und auf dem Papierbeleg oder in dem elektronischen Beleg enthalten sein. Der QR-Code hat der DSFinV-K zu entsprechen (vgl. DSFinV-K – Anhang I Tz. 2.).
Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO gilt unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften.
Die umsatzsteuerlichen Vorschriften an eine Rechnung (insbesondere § 14 Abs. 4 UStG) bleiben unberührt. Ist die Erstellung einer Rechnung nach umsatzsteuerlichen Vorschriften nicht erforderlich, muss dennoch ein Beleg nach den Anforderungen des § 6 KassenSichV erstellt werden.
Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:
1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (vgl. § 6 Satz 1 Nr. 1 KassenSichV).
2. Das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 2.2.3.3)
3. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (vgl. auch AEAO zu § 146, Nr. 2.1.3).
5. Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Erfordert ein Geschäftsvorfall (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.10) nicht die Erstellung einer Rechnung i. S. d. § 14 UStG, sondern einen sonstigen Beleg (z. B. Lieferschein), wird nicht beanstandet, wenn dieser Beleg nicht den unter § 6 Satz 1 Nr. 5 KassenSichV geforderten Steuerbetrag enthält.
6. Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
Auf dem Beleg ist die nach § 2 Satz 2 Nr. 8 KassenSichV protokollierte Seriennummer anzugeben (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 2.2.3.1 und 2.2.3.2).
Die vorgenannten Daten werden mit Ausnahme der Nr. 1, des Datums der Belegausstellung, der Nr. 3 sowie im Fall einer Steuerbefreiung des Hinweises darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, entweder als Daten des Vorgangs zur Absicherung an die TSE übergeben oder durch die TSE festgelegt. Die Nachvollziehbarkeit der Absicherung auf dem Beleg erfordert daher, dass diese Daten in dem Format auf den Beleg gedruckt werden, in dem sie von der TSE an das elektronische Aufzeichnungssystem zurückgeliefert wurden. Nachträgliches Runden, Abschneiden oder Verändern dieser Daten ist unzulässig. Es wird nicht beanstandet, wenn ein als UnixTime gelieferter Zeitstempel als Coordinated Universal Time (UTC) ohne zusätzliche Zeitzone ausgegeben wird.
Sofern ein QR-Code gemäß Anhang I der DSFinV-K anstelle der für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbaren Daten verwendet wird, gelten die vorgenannten Anforderungen als erfüllt.
Belegausgabe
Die Belegausgabepflicht hat derjenige zu befolgen, der Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO erfasst.
Der Beleg kann nach § 6 Satz 5 KassenSichV elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Dies setzt voraus, dass die Transaktion (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.9) vor Bereitstellung des Belegs abgeschlossen wird.
Eine elektronische Bereitstellung des Belegs bedarf der Zustimmung des Kunden. Die Zustimmung bedarf dabei keiner besonderen Form und kann auch konkludent erfolgen. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme durch den Kunden ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen.
Die Sichtbarmachung eines Belegs an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kassendisplay) allein, ohne die Möglichkeit der elektronischen Entgegennahme nach Abschluss des Vorgangs, reicht nicht aus.
Ein Beleg i. S. v. § 6 KassenSichV ist nur für Geschäftsvorfälle auszugeben, an denen ein Dritter beteiligt ist. Von der Belegausgabepflicht sind z. B. Entnahmen und Einlagen ausgenommen.
Eine elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Datenformat (z. B. JPG, PNG oder PDF) erfolgen, d. h. der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Belegs auf dem Endgerät des Kunden müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein. Es bestehen keine technischen Vorgaben wie der Beleg zur Entgegennahme bereitgestellt oder übermittelt werden muss. Es ist z. B. zulässig, wenn der Kunde unmittelbar über eine Bildschirmanzeige (z. B. in Form eines QR-Codes) den elektronischen Beleg entgegennehmen kann. Eine Übermittlung kann auch z. B. als Download-Link, per Near-Field-Communication (NFC), per E-Mail oder direkt in ein Kundenkonto erfolgen.
Die Ausgabe des Belegs muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Beendigung des Vorgangs erfolgen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Beleg in Papierform oder elektronisch bereitgestellt wird.
Bei der Zurverfügungstellung eines Papierbelegs reicht das Angebot zur Entgegennahme aus, wenn zuvor der Beleg erstellt und ausgedruckt wurde. Eine Pflicht zur Annahme des Belegs durch den Kunden sowie zur Aufbewahrung besteht nicht. Es besteht keine Aufbewahrungspflicht des Belegausstellers für nicht entgegengenommene Papierbelege.
Nach § 146a Abs. 2 Satz 2 AO kann bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen auf Antrag und mit Zustimmung der zuständigen Behörde nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden. Die Möglichkeit der Befreiung besteht unter den gleichen Voraussetzungen auch bei Dienstleistungen.
Eine Befreiung i. S. d. § 148 AO kann nur für den jeweiligen Einzelfall beantragt und gewährt werden. Eine Befreiung kommt nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht. Die mit der Belegausgabepflicht entstehenden Kosten stellen für sich allein keine sachliche Härte im Sinne des § 148 AO dar.
Die Befreiung von der Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO entbindet den Unternehmer nicht von dem Anspruch des Kunden auf die Ausstellung einer Quittung (§ 368 BGB).
Die Befreiung von der Belegausgabepflicht setzt voraus, dass durch die Unterdrückung der Belegausgabe die Funktion der TSE nicht eingeschränkt wird.
Angaben zur Mitteilung bei Kassen(systemen)
Ergänzend zu AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.2 gilt Folgendes: Sofern einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne von § 146a AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV verbunden wurden, ist nur das elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion und nicht die damit verbundenen elektronischen Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mitteilungspflichtig.
Ausfall der TSE bei Kassen(systemen)
Ergänzend zu AEAO zu § 146a, Nr. 1.14 gilt Folgendes: Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO entfällt lediglich bei einem vollumfänglichen Ausfall des Aufzeichnungssystems oder bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit. Bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit für den elektronischen Beleg muss das Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV weiterhin genutzt werden.
Sachlicher und zeitlicher Anwendungsbereich
Sachlicher Anwendungsbereich
Die in AEAO zu § 146a, Nr. 1.3 definierten EU-Taxameter unterliegen der Verpflichtung nach § 146a Abs. 1 Satz 1 und 2 AO. Der Verpflichtung zur Aufzeichnung unterliegen insbesondere alle Geschäftsvorfälle und andere Vorgänge, die in den Betriebseinstellungen „Frei“, „Besetzt“ und „Kasse“ durchgeführt werden. Unabhängig davon unterliegen alle Geschäftsvorfälle der Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO, ggfs. außerhalb des EU-Taxameters.
Zeitlicher Anwendungsbereich
Die Verpflichtung nach § 146a Abs.1 Satz 1 und 2 AO gilt für alle EU-Taxameter ab dem 1.1.2024. Dies gilt unabhängig davon, wann sie in den Verkehr gebracht oder erstmalig eingesetzt wurden.
Die Verpflichtung gilt jedoch nicht, soweit das EU-Taxameter vor dem 1.1.2021 mit der INSIKA-Technik ausgerüstet wurde und unter die Regelung des § 9 KassenSichV fällt.
In diesem Fall gilt die Verpflichtung nach § 146a Abs. 1 Satz 1 und 2 AO spätestens ab dem 1.1.2026.
Es gelten jedoch die Anforderungen des § 7 KassenSichV, ab dem Zeitpunkt, ab dem das EU-Taxameter aus dem Fahrzeug, welches vor dem 1.1.2021 mit der INSIKA- Technik ausgestattet wurde, ausgebaut und in ein neues Fahrzeug eingebaut wird.
Der Einsatz einer TSE im EU-Taxameter
Anwendungs- und Protokolldaten
3.2.1.1 In den Prozess der Protokollierung fließen Anwendungsdaten aus dem EU- Taxameter zusätzlich zu den bereits von der TSE gelieferten Protokolldaten ein (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.12.2.4).
3.2.1.2 Im Einzelnen bestehen die abgesicherten Daten aus folgenden Informationen:
o Anwendungsdaten (Art des Vorgangs, Daten des Vorgangs) o Protokolldaten (Seriennummer der TSE, Zeitpunkt der Absicherung, eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, Signaturzähler, Optionale Protokolldaten) o Prüfwert
Ablauf der Absicherung und Protokollierung
Die Absicherung erfolgt über die Aufzeichnung von Transaktionen (vgl. Technische Richtlinie BSI TR-03153-1). Hierbei besteht jede Transaktion aus den zwei Schritten startTransaction und finishTransaction. Die Einzelheiten zum Aufbau der processType und processData sind in der DSFinV-TW Anhang B (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 3.2.3.5) zu finden. Nachfolgende Vorgänge sind abzusichern:
3.2.2.1 Einschalten des EU-Taxameters Mit dem Einschalten des EU-Taxameters ist eine Transaktion in der TSE durch Aufruf der Funktion startTransaction, mit der Art des Vorgangs „Einschalten“ zu starten (vgl. Technische Richtlinie BSI TR-03153-1). Dabei werden keine Vorgangsdaten abgesichert. Unmittelbar im Anschluss ist der TSE-Vorgang durch die finishTransaction zu beenden. Dabei sind Informationen zum System, die Zählwerksdaten (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 3.2.3.1) sowie die allgemeinen Daten (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 3.2.3.1) an die TSE zu übergeben.
Wenn im EU-Taxameter kein Vorgang „Einschalten“ existiert, ist dieser zu einem festgelegten Zeitpunkt oder Ereignis geschäftstäglich auszulösen.
3.2.2.2 Betriebseinstellung “Frei“ Zu Beginn der Betriebseinstellung „Frei“ (vgl. Anhang IX der MID „Betriebseinstellung“) sind der TSE im Rahmen einer startTransaction die Art des Vorgangs „Frei“ sowie als Daten des Vorgangs die gesamte vom Taxi zurückgelegte Wegstrecke (vgl. Anhang IX der MID Tz. 15.1) zu übergeben. Bei Beendigung der Betriebseinstellung „Frei“ ist durch das EU-Taxameter im Rahmen einer finishTransaction die Art des Vorgangs „Frei“ sowie als Daten des Vorgangs die gesamte vom Taxi zurückgelegte Wegstrecke (vgl. Anhang IX der MID Tz. 15.1) zu übergeben.
3.2.2.3 Fahrtbeleg Mit Wechsel von der Betriebseinstellung „Frei“ auf „Besetzt“ (z. B. Beginn einer Personenbeförderung) ist eine Transaktion in der TSE durch Aufruf der Funktion startTransaction mit der Art des Vorgangs „Fahrtbeleg“ zu starten. Dabei werden keine Vorgangsdaten abgesichert. Bei Beendigung der Fahrt und dem Wechsel von der Betriebseinstellung „Kasse“ auf „Frei“ ist die gestartete Transaktion, mit der Art des Vorgangs „Fahrtbeleg“, mit dem Aufruf der Funktion finishTransaction zu beenden. In diesem Protokollierungsschritt werden
o das Präfix T, o die Taxi-Kennung und Tarif-Kennung, o der Fahrttyp, o die Preisdaten der Fahrt (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 3.2.3.1) und o das Entgelt je Umsatzsteuersatz
in die Vorgangsdaten aufgenommen.
Sofern das EU-Taxameter Kassenfunktion (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.2) hat, sind aus Vereinfachungsgründen die Vorgaben des III. Teils des AEAO zu § 146a zu beachten und das Entgelt je Zahlungsart und Währung zusätzlich mit der finishTransaction an die TSE zu übergeben. Insoweit ist die zusätzliche Beachtung der Vorgaben des II. Teils des AEAO zu § 146a nicht erforderlich.
Mit Beendigung des Vorgangs „Fahrtbeleg“ werden dem Belegdrucker die folgenden Anwendungs- und Protokolldaten i. S. d. § 7 Absatz 3 KassenSichV übermittelt:
o die Taxi-Kennung, Tarif-Kennung und die Preisdaten einer Fahrt im Sinne des Anhangs IX Nr. 4 der MID, o der Zeitpunkt der Beendigung der Betriebseinstellung „Kasse“ in Form des Zeitstempels der finishTransaction-Log-Nachricht der Transaktion mit der Art des Vorgangs „Fahrtbeleg“, o die Transaktionsnummer der Transaktion mit der Art des Vorgangs „Fahrtbeleg“, o der Prüfwert der finishTransaction-Log-Nachricht der Transaktion mit der Art des Vorgangs „Fahrtbeleg“, o die Seriennummer der TSE und o das Entgelt je Umsatzsteuersatz.
Für den Fall, dass das Entgelt je Zahlungsart und Währung abzusichern sind, sind diese zusätzlich auf dem Beleg aufzunehmen.
3.2.2.4 Sonstiger Vorgang Die TSE kann zur Absicherung jeglicher Daten genutzt werden. Diese Art des Vorgangs kommt in Betracht, wenn keine andere Art des Vorgangs geeignet ist und es sich auch nicht um Funktionsaufrufe (Systemfunktionen) und Ereignisse (Audit- Daten) der TSE handelt. Bei „SonstigerVorgangTW“ werden keine fachlichen Vorgaben zum Inhalt der Daten des Vorgangs definiert.
3.2.2.5 Weitere Absicherungsschritte Neben den vorgenannten Betriebseinstellungen kann es weitere Funktionen bzw. Modi geben. Diese sind nur mit der TSE abzusichern, sofern diese genutzt werden. Hierunter fallen beispielsweise:
1. Fahreranmeldung und Fahrerabmeldung Mit Start der Fahreranmeldung oder Fahrerabmeldung ist eine Transaktion in der TSE durch Aufruf der Funktion startTransaction, mit der Art des Vorgangs „Fahrer“ zu starten. Dabei werden keine Vorgangsdaten abgesichert. Unmittelbar im Anschluss ist der Vorgang „Fahrer“ durch die finishTransaction zu beenden. Dabei sind die Fahrermeldung (Fahreranmeldung oder Fahrerabmeldung) und die Fahrerkennung (z. B. Fahrernummer oder Fahrername) an die TSE zu übergeben.
2. Pause Bei Beginn der Einstellung „Pause“ (z. B. Mittagspause) sind der TSE im Rahmen einer startTransaction die Art des Vorgangs „Pause“ sowie als Daten des Vorgangs die gesamte vom Taxi zurückgelegte Wegstrecke (vgl. Anhang IX der MID Tz. 15.1) zu übergeben. Bei Beendigung der Einstellung „Pause“ ist durch das EU-Taxameter im Rahmen einer finishTransaction die Art des Vorgangs „Pause“ sowie als Daten des Vorgangs die gesamte vom Taxi zurückgelegte Wegstrecke (vgl. Anhang IX der MID Tz. 15.1) zu übergeben.
3. Ausschalten des EU-Taxameters Mit dem Ausschalten des EU-Taxameters ist eine Transaktion in der TSE durch Aufruf der Funktion startTransaction, mit der Art des Vorgangs „Ausschalten“ zu starten. Dabei werden keine Vorgangsdaten abgesichert.
Unmittelbar im Anschluss ist der Vorgang durch die finishTransaction zu beenden. Dabei sind Informationen zum System, die Zählwerksdaten (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 3.2.3.1) sowie die allgemeinen Daten (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 3.2.3.1) an die TSE zu übergeben.
Begriffsdefinitionen zur Protokollierung
3.2.3.1 Zählwerksdaten, die allgemeinen Daten, die Preisdaten einer Fahrt sowie die Tarifdaten Hinsichtlich der Definition der Zählwerksdaten wird auf Nr. 15.1 des Anhanges IX der MID und hinsichtlich der allgemeinen Daten, der Preisdaten sowie der Tarifdaten auf Nr. 4 des Anhanges IX der MID verwiesen. Hinsichtlich des Umfangs der verwendeten Daten wird auf Anhang B der DSFinV-TW verwiesen.
3.2.3.2 Zeitpunkt des Vorgangsbeginns bzw. der Vorgangsbeendigung Grundsätzlich ist jeweils der Zeitpunkt entscheidend, zu dem das elektronische Aufzeichnungssystem einen Vorgang startet oder beendet. Vor einer Belegausgabe ist der Vorgang zwingend zu beenden.
3.2.3.3 Optionale Protokolldaten Dieses Datenfeld wurde geschaffen, um künftige Änderungen (z. B. aufgrund technischer Entwicklung) in der TSE abbilden zu können.
3.2.3.4 Art des Vorgangs Die Technischen Richtlinien des BSI wurden bzgl. der fachlichen Inhalte der abzusichernden Daten bewusst allgemein gehalten. Eine Absicherung kann für verschiedenste Arten von Daten erfolgen. Über die Art des Vorgangs kann eine Unterscheidung der Struktur der abzusichernden Inhalte gewährleisten werden.
3.2.3.5 Daten des Vorgangs Der Inhalt der Daten des Vorgangs kann je nach Art des Vorgangs unterschiedlich definiert werden. Die Datenstruktur für elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a AO i. V. m. § 1 Abs. 2 Nr. 1 KassenSichV wird in der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler“ – DSFinV-TW definiert. Diese wird über das Internetportal des BZSt veröffentlicht (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 3.3). Nähere Erläuterungen zur technischen Abbildung der Daten sind in dem Anhang B der DSFinV-TW definiert.
Einheitliche digitale Schnittstelle für steuerliche Außenprüfungen und Nachschauen bei EU-Taxametern
Ergänzend zu AEAO zu § 146a, Nr. 1.13 gilt Folgendes: Für EU-Taxameter (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.3) gilt die DSFinV-TW.
Anforderungen an den Beleg
Die erforderlichen Mindestangaben auf einem Beleg i. S. d. § 146a AO sind in § 7 Abs. 3 KassenSichV geregelt. Alle Angaben müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder aus einem QR-Code auslesbar und auf dem Papierbeleg oder in dem elektronischen Beleg enthalten sein. Der QR-Code hat der DSFinV-TW zu entsprechen. Sofern das EU-Taxameter Kassenfunktion hat, sind aus Vereinfachungsgründen die Vorgaben des III. Teils des AEAO zu § 146a zu beachten und das Entgelt je Zahlungsart und Währung zusätzlich auf dem Beleg aufzunehmen.
Die umsatzsteuerlichen Vorschriften an eine Rechnung (insbesondere § 14 Abs. 4 UStG) bleiben unberührt. Erstellte Belege haben den Anforderungen des § 7 Abs. 3 KassenSichV zu entsprechen.
Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (vgl. § 31 Abs. 2 UStDV), 2. die allgemeinen Daten und die Preisdaten der Fahrt i. S. d. Anhangs IX Nr. 4 der MID (vgl. auch AEAO zu § 146, Nr. 3.2.3.1),
3. den Zeitpunkt der Beendigung der Betriebseinstellung „Kasse“ nach § 7 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 KassenSichV,
4. die Transaktionsnummer i. S. d. § 7 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 3.2.1.2),
5. den Prüfwert (vgl. § 7 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 KassenSichV),
6. die Seriennummer der TSE und
7. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Sofern das EU-Taxameter Kassenfunktion hat, sind zusätzlich die Angaben nach AEAO zu § 146a, Nr. 2.4.4 Nr. 7 anzugeben.
Belegausgabe
Sofern das EU-Taxameter über einen Belegdrucker verfügt und die Fahrt im EU- Taxameter zu erfassen (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 3.1.1) ist, ist die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO zu erfüllen. Der Beleg ist bei Wechsel von der Betriebseinstellung „Kasse“ in die Betriebseinstellung „Frei“ zu erstellen. Verfügt das EU-Taxameter nicht über einen Belegdrucker, so besteht keine Belegausgabepflicht.
Ein Beleg kann nach § 7 Abs. 3 Satz 3 KassenSichV elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden.
AEAO zu § 146a, Nr. 2.5.3 bis 2.5.8 gelten entsprechend.
Sofern das EU-Taxameter über einen Belegdrucker verfügt, kann eine Befreiung i. S. d. § 148 AO nur für den jeweiligen Einzelfall beantragt und gewährt werden. Eine Befreiung kommt nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht. Die mit der Belegausgabepflicht entstehenden Kosten stellen für sich allein keine sachliche Härte im Sinne des § 148 AO dar. AEAO zu § 146a, Nr. 2.5.10 und 2.5.11 gelten entsprechend.
Wird ein Beleg in den Fällen, in denen das EU-Taxameter über keinen Belegdrucker verfügt, erstellt, so gelten bei Belegen in Papierform, die direkt im Fahrzeug erstellt werden, die Beleganforderungen nach AEAO zu § 146a, Nr. 3.4.43 Nr. 2 bis 6 nicht. In den übrigen Fällen sind die Beleganforderungen nach AEAO zu § 146a, Nr. 3.4.34 zu beachten. Die umsatzsteuerlichen Vorschriften an eine Rechnung (insbesondere § 14 Abs. 4 UStG) bleiben unberührt.
Ausfall der TSE bei EU-Taxametern
Ergänzend zu AEAO zu § 146a, Nr. 1.14 gilt für den Fall, dass das EU-Taxameter über einen Belegdrucker verfügt, AEAO zu § 146a, Nr. 2.7 entsprechend.
Mitteilungspflicht in den Fällen der Übergangregelung für EU-Taxameter mit INSIKA-Technik nach § 9 KassenSichV
Sofern ein EU-Taxameter die Voraussetzungen des § 9 Abs. 1 KassenSichV erfüllt und die Übergangsregelung in Anspruch genommen werden soll, so ist dieses dem zuständigen Finanzamt bis zum 31.1.2024 schriftlich oder elektronisch mitzuteilen. Im Gegensatz zum Mitteilungsverfahren nach § 146a Abs. 4 AO erfolgt die Mitteilung nach § 9 KassenSichV nicht nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck, sondern formlos. Das elektronische Mitteilungsverfahren für Mitteilungen nach § 146a Abs. 4 AO ist daher hier nicht zu nutzen.
Vom Unternehmer sollen für jedes Fahrzeug, für das die Übergangsregelung in Anspruch genommen wird, folgende Informationen mitgeteilt werden:
o Fahrzeug-Ident-Nummer o Ordnungsnummer o Seriennummer des EU-Taxameters (über die Seriennummer muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem eindeutig identifizierbar sein) o Seriennummer der TIM-Karte o Datum der Ausrüstung des EU-Taxameters mit der INSIKA-Technik
Sofern das Fahrzeug und das EU-Taxameter einschließlich der INSIKA-Technik auf eine andere Person übergehen (z. B. durch Gesamtrechtsnachfolge oder Veräußerung) und der Erwerber die Übergangsregelung ebenfalls in Anspruch nehmen möchte, so soll der Erwerber die Inanspruchnahme innerhalb eines Monats nach Erwerb dem zuständigen Finanzamt mitteilen. Hierbei sind auch die vorgenannten Angaben zu machen.
Sofern das mit der INSIKA-Technik ausgestatte EU-Taxameter nach dem 1.1.2024 ausgebaut wird und damit ein Fall des § 9 Abs. 2 KassenSichV vorliegt, ist dieses dem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Ausbau schriftlich oder elektronisch mitzuteilen.
Sachlicher und zeitlicher Anwendungsbereich
Sachlicher Anwendungsbereich
Der Verpflichtung nach § 146a Abs. 1 Satz 1 und 2 AO unterliegen alle Wegstreckenzähler, die nach einem mit gesonderten BMF-Schreiben veröffentlichten Datum neu in Verkehr gebracht wurden.
Der Verpflichtung zur Aufzeichnung unterliegen insbesondere alle Geschäftsvorfälle und andere Vorgänge, die in den Betriebseinstellungen „Frei“, „Besetzt“ und „Kasse“ durchgeführt werden.
Unabhängig davon unterliegen jedoch alle Geschäftsvorfälle der Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO, ggfs. außerhalb des Wegstreckenzählers.
Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt auch, sofern eine Befreiung vom Erfordernis eines Wegstreckenzählers nach § 43 Abs. 1 BOKraft durch die Genehmigungsbehörden erteilt wurde.
Zeitlicher Anwendungsbereich
Hierzu wird auf ein gesondert zu veröffentlichendes BMF-Schreiben verwiesen.
Der Einsatz einer TSE im Wegstreckenzähler
Anwendungs- und Protokolldaten
4.2.1.1 In den Prozess der Protokollierung fließen Anwendungsdaten aus dem Wegstreckenzähler zusätzlich zu den bereits von der TSE gelieferten Protokolldaten ein (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.12.2.4).
4.2.1.2 Im Einzelnen bestehen die abgesicherten Daten aus folgenden Informationen:
o Anwendungsdaten (Art des Vorgangs, Daten des Vorgangs) o Protokolldaten (Seriennummer der TSE, Zeitpunkt der Absicherung, eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, Signaturzähler, Optionale Protokolldaten) o Prüfwert
Ablauf der Absicherung und Protokollierung
Die Absicherung erfolgt über die Aufzeichnung von Transaktionen (vgl. Technische Richtlinie BSI TR-03153-1). Hierbei besteht jede Transaktion aus den zwei Schritten startTransaction und finishTransaction. Die Einzelheiten zum Aufbau der processType und processData sind in der DSFinV-TW Anhang B (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 4.2.3.5) zu finden. Nachfolgende Vorgänge sind abzusichern:
4.2.2.1 Einschalten des Wegstreckenzählers Mit dem Einschalten des Wegstreckenzählers ist eine Transaktion in der TSE durch Aufruf der Funktion startTransaction, mit der Art des Vorgangs „Einschalten“ zu starten (vgl. Technische Richtlinie BSI TR-03153-1). Dabei werden keine Vorgangsdaten abgesichert. Unmittelbar im Anschluss ist der TSE-Vorgang durch die finishTransaction zu beenden. Dabei sind Informationen zum System, die Daten der Summierwerke (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 4.2.3.1) sowie die allgemeinen Daten (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 4.2.3.1) an die TSE zu übergeben.
Wenn im Wegstreckenzähler kein Vorgang „Einschalten“ existiert, ist dieser zu einem festgelegten Zeitpunkt oder Ereignis geschäftstäglich auszulösen.
4.2.2.2 Betriebseinstellung “Frei“ In der Betriebseinstellung „Frei“ erfolgt keine Wegstreckenmessung; die Anzeige für die Wegstrecke, sowie ggf. zusätzlich vorhandene Anzeigen für ein Entgelt pro Kilometer und für einen Preis müssen frei bleiben oder den Wert Null anzeigen. Zu Beginn der Betriebseinstellung „Frei“ sind der TSE im Rahmen einer startTransaction die Art des Vorgangs „Frei“ sowie als Daten des Vorgangs die gesamte vom Mietkraftfahrzeug zurückgelegte Wegstrecke, die entsprechend der eichrechtlichen Vorgaben von Summierwerken aufgezeichnet wird, zu übergeben. Bei Beendigung der Betriebseinstellung „Frei“ ist durch das Mietkraftfahrzeug im Rahmen einer finishTransaction die Art des Vorgangs „Frei“ sowie als Daten des Vorgangs die gesamte vom Mietkraftfahrzeug zurückgelegte Wegstrecke, die entsprechend der eichrechtlichen Vorgaben von Summierwerken aufgezeichnet wird, zu übergeben.
4.2.2.3 Fahrtbeleg Mit Wechsel von der Betriebseinstellung „Frei“ auf „Besetzt“ (Betriebseinstellung, in der die zurückgelegte Wegstrecke gemessen wird), z. B. Beginn einer Personenbeförderung, ist eine Transaktion in der TSE durch Aufruf der Funktion startTransaction mit der Art des Vorgangs „Fahrtbeleg“ zu starten. Dabei werden keine Vorgangsdaten abgesichert. Bei Beendigung der Fahrt und dem Wechsel von der Betriebseinstellung „Kasse“ (Betriebseinstellung in der die Wegstreckenmessung deaktiviert ist und in der der Fahrpreis angezeigt wird) auf „Frei“ ist die gestartete Transaktion mit der Art des Vorgangs „Fahrtbeleg“ mit dem Aufruf der Funktion finishTransaction zu beenden. In diesem Protokollierungsschritt werden
o das Präfix W, o die allgemeinen Daten (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 4.2.3.1), o der Fahrttyp, o die Preisdaten der Fahrt (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 4.2.3.1) und o das Entgelt je Umsatzsteuersatz
in die Vorgangsdaten aufgenommen.
Sofern der Wegstreckenzähler Kassenfunktion (vgl. AEAO § 146a, Nr. 1.2) hat, sind aus Vereinfachungsgründen die Vorgaben des IV. Teils des AEAO zu § 146a zu beachten und das Entgelt je Zahlungsart und Währung zusätzlich mit der finishTransaction an die TSE zu übergeben. Insoweit ist die zusätzliche Beachtung der Vorgaben des II. Teils des AEAO zu § 146a nicht erforderlich.
Mit Beendigung des Vorgangs „Fahrtbeleg“ werden dem Belegdrucker die folgenden Anwendungs- und Protokolldaten i. S. d. § 8 Absatz 3 KassenSichV übermittelt:
o die Preisdaten einer Fahrt, o der Zeitpunkt der Beendigung der Betriebseinstellung „Kasse“ in Form des Zeitstempels der finishTransaction-Log-Nachricht der Transaktion mit der Art des Vorgangs „Fahrtbeleg“, o die Transaktionsnummer der Transaktion mit der Art des Vorgangs „Fahrtbeleg“, o der Prüfwert der finishTransaction-Log-Nachricht der Transaktion mit der Art des Vorgangs „Fahrtbeleg“, o die Seriennummer der TSE und o das Entgelt je Umsatzsteuersatz.
Für den Fall, dass das Entgelt je Zahlungsart und Währung abzusichern sind, sind diese zusätzlich auf dem Beleg aufzunehmen.
4.2.2.4 Sonstiger Vorgang Die TSE kann zur Absicherung jeglicher Daten genutzt werden. Diese Art des Vorgangs kommt in Betracht, wenn keine andere Art des Vorgangs geeignet ist und es sich auch nicht um Funktionsaufrufe (Systemfunktionen) und Ereignisse (Audit- Daten) der TSE handelt. Bei „SonstigerVorgangTW“ werden keine fachlichen Vorgaben zum Inhalt der Daten des Vorgangs definiert.
4.2.2.5 Weitere Absicherungsschritte Neben den vorgenannten Betriebseinstellungen kann es weitere Funktionen bzw. Modi geben. Diese sind nur mit der TSE abzusichern, sofern diese genutzt werden. Hierunter fallen beispielsweise:
1. Fahreranmeldung und Fahrerabmeldung Mit Start der Fahreranmeldung oder Fahrerabmeldung ist eine Transaktion in der TSE durch Aufruf der Funktion startTransaction, mit der Art des Vorgangs „Fahrer“ zu starten. Dabei werden keine Vorgangsdaten abgesichert. Unmittelbar im Anschluss ist der Vorgang „Fahrer“ durch die finishTransaction zu beenden. Dabei sind die Fahrermeldung (Fahreranmeldung oder Fahrerabmeldung) und die Fahrerkennung (z. B. Fahrernummer oder Fahrername) an die TSE zu übergeben.
2. Pause Bei Beginn der Einstellung „Pause“ (z. B. Mittagspause) sind der TSE im Rahmen einer startTransaction die Art des Vorgangs „Pause“ sowie als Daten des Vorgangs die gesamte vom Mietkraftfahrzeug zurückgelegte Wegstrecke, die entsprechend der eichrechtlichen Vorgaben von Summierwerken aufgezeichnet wird, zu übergeben. Bei Beendigung der Einstellung „Pause“ ist durch das EU-Taxameter im Rahmen einer finishTransaction die Art des Vorgangs „Pause“ sowie als Daten des Vorgangs die gesamte vom Mietkraftfahrzeug zurückgelegte Wegstrecke, die entsprechend der eichrechtlichen Vorgaben von Summierwerken aufgezeichnet wird, zu übergeben.
3. Ausschalten des Wegstreckenzählers Mit dem Ausschalten des Wegstreckenzählers ist eine Transaktion in der TSE durch Aufruf der Funktion startTransaction, mit der Art des Vorgangs „Ausschalten“ zu starten. Dabei werden keine Vorgangsdaten abgesichert. Unmittelbar im Anschluss ist der Vorgang durch die finishTransaction zu beenden. Dabei sind Informationen zum System, die Daten der Summierwerke (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 4.2.3.1) sowie die allgemeinen Daten (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 4.2.3.1) an die TSE zu übergeben.
Begriffsdefinitionen zur Protokollierung
4.2.3.1 Daten der Summierwerke, die allgemeinen Daten sowie die Preisdaten einer Fahrt Die Daten der Summierwerke sind die nach den eichrechtlichen Vorgaben vorhandenen nicht rückstellbaren Zähler zu verschiedenen Wegstrecken, Fahrpreisen und Fahrgastübernahmen. Die allgemeinen Daten sind die Konstante des Wegstreckensignalgebers, das Datum der Sicherung, die Kennung des Mietwagens (entspricht der Ordnungsnummer des Fahrzeugs), die Echtzeit sowie die Preisstufen. Die Preisdaten einer Fahrt sind die Daten nach § 8 Abs. 2 Nr. 2 KassenSichV, soweit diese durch den Wegstreckenzähler erzeugt werden. Hinsichtlich des Umfangs der verwendeten Daten wird auf Anhang B der DSFinV-TW verwiesen.
4.2.3.2 Zeitpunkt des Vorgangsbeginns bzw. der Vorgangsbeendigung Grundsätzlich ist jeweils der Zeitpunkt entscheidend, zu dem das elektronische Aufzeichnungssystem einen Vorgang startet oder beendet. Vor einer Belegausgabe ist der Vorgang zwingend zu beenden.
4.2.3.3 Optionale Protokolldaten Dieses Datenfeld wurde geschaffen, um künftige Änderungen (z. B. aufgrund technischer Entwicklung) in der TSE abbilden zu können.
4.2.3.4 Art des Vorgangs Die Technischen Richtlinien des BSI wurden bzgl. der fachlichen Inhalte der abzusichernden Daten bewusst allgemein gehalten. Eine Absicherung kann für verschiedenste Arten von Daten erfolgen. Über die Art des Vorgangs kann eine Unterscheidung der Struktur der abzusichernden Inhalte gewährleisten werden.
4.2.3.5 Daten des Vorgangs Der Inhalt der Daten des Vorgangs kann je nach Art des Vorgangs unterschiedlich definiert werden. Die Datenstruktur für elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a AO i. V. m. § 1 Abs. 2 Nr. 2 KassenSichV wird in der DSFinV-TW definiert. Diese wird über das Internetportal des BZSt veröffentlicht (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 4.3). Nähere Erläuterungen zur technischen Abbildung der Daten sind in dem Anhang B der DSFinV-TW definiert.
Einheitliche digitale Schnittstelle für steuerliche Außenprüfungen und Nachschauen bei Wegstreckenzählern
Ergänzend zu AEAO zu § 146a, Nr. 1.13 gilt Folgendes: Für Wegstreckenzähler (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 1.4) gilt die DSFinV-TW.
Anforderungen an den Beleg
Die erforderlichen Mindestangaben auf einem Beleg i. S. d. § 146a AO sind in § 8 Abs. 3 KassenSichV geregelt. Alle Angaben müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder aus einem QR-Code auslesbar und auf dem Papierbeleg oder in dem elektronischen Beleg enthalten sein. Der QR-Code hat der DSFinV-TW zu entsprechen. Sofern der Wegstreckenzähler Kassenfunktion hat, sind aus Vereinfachungsgründen die Vorgaben des IV. Teils des AEAO zu § 146a zu beachten und das Entgelt je Zahlungsart und Währung zusätzlich auf dem Beleg aufzunehmen.
Die umsatzsteuerlichen Vorschriften an eine Rechnung (insbesondere § 14 Abs. 4 UStG) bleiben unberührt. Erstellte Belege haben den Anforderungen des § 8 Abs. 3 KassenSichV zu entsprechen.
Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (vgl. § 31 Abs. 2 UStDV),
2. die Preisdaten der Fahrt (vgl. auch AEAO zu § 146a, Nr. 4.2.3.1),
3. die Transaktionsnummer i. S. d. § 8 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 KassenSichV (vgl. AEAO zu § 146a, Nr. 4.2.1.2),
4. den Prüfwert (vgl. § 8 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 KassenSichV),
5. die Seriennummer der TSE und
6. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Sofern der Wegstreckenzähler Kassenfunktion hat, sind zusätzlich die Angaben nach AEAO zu § 146a, Nr. 2.4.4 Nr. 7 anzugeben.
Belegausgabe
Sofern der Wegstreckenzähler über einen Belegdrucker verfügt und die Fahrt im Wegstreckenzähler zu erfassen ist (vgl. AEAO zu § 146a Nr. 4.1.1), ist die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO zu erfüllen. Der Beleg ist bei Wechsel von der Betriebseinstellung „Kasse“ in die Betriebseinstellung „Frei“ zu erstellen. Verfügt der Wegstreckenzähler nicht über einen Belegdrucker, so besteht keine Belegausgabepflicht.
Ein Beleg kann nach § 8 Abs. 3 Satz 3 KassenSichV elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden.
AEAO zu § 146a, Nr. 2.5.3 bis 2.5.8 gelten entsprechend.
Sofern der Wegstreckenzähler über einen Belegdrucker verfügt, kann eine Befreiung i. S. d. § 148 AO nur für den jeweiligen Einzelfall beantragt und gewährt werden. Eine Befreiung kommt nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht. Die mit der Belegausgabepflicht entstehenden Kosten stellen für sich allein keine sachliche Härte im Sinne des § 148 AO dar. AEAO zu § 146a Nr. 2.5.10 und 2.5.11 gelten entsprechend.
Wird ein Beleg in den Fällen, in denen der Wegstreckenzähler über keinen Belegdrucker verfügt, erstellt, so gelten bei Belegen in Papierform, die direkt im Fahrzeug erstellt werden, die Beleganforderungen nach AEAO zu § 146a, Nr. 4.4.3 Nr. 2 bis 5 nicht. In den übrigen Fällen sind die Beleganforderungen nach AEAO zu § 146a, Nr. 4.4.3 zu beachten. Die umsatzsteuerlichen Vorschriften an eine Rechnung (insbesondere § 14 Abs. 4 UStG) bleiben unberührt.
Ausfall der TSE bei Wegstreckenzählern
Ergänzend zu AEAO zu § 146a, Nr. 1.14 gilt für den Fall, dass der Wegstreckenzähler über einen Belegdrucker verfügt, AEAO zu § 146a, Nr. 2.7 entsprechend.
Dieses Schreiben wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht. Es steht ab sofort für eine Übergangszeit auf den Internetseiten des Bundesministeriums der Finanzen (http://www.bundesfinanzministerium.de unter der Rubrik Themen - Steuern - Steuerverwaltung & Steuerrecht - Abgabenordnung - AO-Anwendungserlass) zum Download bereit.
Verwaltungsvorschrift, maschinell aufbereitet. Keine Rechtsnorm — bindet nur die Verwaltung selbst. Maßgeblich ist die amtliche Bekanntmachung.