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Vorschriften über die Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen in der Landesverwaltung NRW
B 2740 – 0.1.1 – IV A 3
Diese Verwaltungsvorschrift regelt die Einrichtung, den Betrieb und die Nutzung von Telekommunikationseinrichtungen in der Landesverwaltung NRW.
Zuständig für die Genehmigung von Anträgen auf Neueinrichtung, Änderung oder Erweiterung von Telekommunikationsanlagen ist die oberste Dienstbehörde. Sie kann hiervon abweichende Zuständigkeitsregelungen treffen.
Vor der Genehmigung einer Telekommunikationsanlage sind die Anträge technisch und wirtschaftlich zu prüfen. Die Grundsätze einer sparsamen und wirtschaftlichen Verwendung von Haushaltsmitteln sind zu beachten.
Sind die Kosten einer Telekommunikationsanlage in einer haushaltsrechtlich genehmigten Baumaßnahme enthalten, so gilt die Genehmigung für die Ausführung der Telekommunikationsanlage in der von der obersten Dienstbehörde festgelegten Art und Größe als erteilt.
Bei der Genehmigung einer Telekommunikationsanlage sind die allgemeinen haushalts-, vergabe- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen und die Beteiligungsrechte der Personalvertretungen und der Vertrauenspersonen schwerbehinderter Menschen zu beachten.
Die Telekommunikationsanlage ist mit entsprechenden technischen Einrichtungen zu versehen, um abgehende Verbindungen automatisch zu erfassen (sog. Gesprächsdatenerfassungsanlage). Diese technischen Einrichtungen sind mit einer Kennung für private Verbindungen auszustatten, soweit nicht Calling Cards gem. III 2.2 verwendet werden müssen.
Die Nutzung von kostenpflichtigen Auftrags- und Ansagediensten im Sprachdienst, anderen kostenpflichtigen Servicenummern sowie von Call-by-Call-Gesprächen über Telekommunikationsdienstleistungsunternehmen, mit denen keine Rahmenvereinbarung abgeschlossen wurde, ist zu sperren.
Auslandsgespräche sind für alle Nutzer zu sperren, die nicht aus dienstlichen Gründen regelmäßig Gespräche ins Ausland führen müssen.
Von diesen Regelungen kann die Dienststellenleitung aus zwingenden Gründen oder in den Fällen, in denen Auslandsgespräche nicht teurer als Inlandsgespräche sind, abweichen.
Die Wählverbindungen zu Notrufanschlüssen von Polizei, Feuerwehr und Rettungsdiensten dürfen nicht gesperrt werden.
Für die Benutzung und den Betrieb der Telekommunikationsanlage gelten die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.
Bestehende Festverbindungen, kostenfreie und interne Verbindungen etc. zwischen den Dienststellen sind vorrangig zu nutzen. Die Verbindung über Amtsleitung ist zu vermeiden.
Das Nutzen von Mobilfunkanschlüssen ist auf das dienstlich notwendige Maß zu beschränken. Dies gilt nicht, wenn die Nutzung von Mobilfunkanschlüssen gegenüber anderen Kommunikationsmitteln wirtschaftlicher ist. Bei Abschluss der Nutzungsverträge für Mobilfunkanschlüsse ist immer das auf die dienstliche Erforderlichkeit bezogene wirtschaftlichste Tarifmodell zugrunde zu legen. Es ist ein Einzelgesprächsnachweis zu vereinbaren, soweit dies keine zusätzlichen Kosten verursacht.
Jede abgehende Verbindung in das öffentliche Telekommunikationsnetz ist grundsätzlich nachzuweisen. Dabei sind in der Regel festzuhalten:
- Datum, Uhrzeit und Dauer der Verbindung;
- Endeinrichtungsnummer und Name des teilnehmenden Bediensteten;
- Zielrufnummer des Verbindungs-Adressaten; bei privaten Verbindungen die Zielrufnummer des Adressaten unter Weglassung der letzten beiden Ziffern;
- Tarifeinheiten bzw. Leistungsentgelte;
- Bei privaten Verbindungen zusätzlich: die private Kennung.
Für Stellen, die nicht der Aufsicht oder die einer besonderen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (z. B. Personalvertretungen in Personalangelegenheiten), sind – soweit technisch möglich - nur die Leistungsentgelte festzuhalten.
Die dienstliche Notwendigkeit der Verbindungen ist stichprobenweise durch die Dienststellenleitung oder die von dort beauftragte Person zu überprüfen. Eine Verwendung der Daten für andere Zwecke ist nicht zulässig.
Bei der Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen sind die allgemeinen Vorschriften über den Persönlichkeits- und Datenschutz zu beachten. Unbefugte Aufzeichnungen von Verbindungen mittels Tonträgern und anderen Dokumentationseinrichtungen sind, soweit eine ausdrückliche gesetzliche Ermächtigung fehlt, verboten. Das Aufschalten auf dienstliche Gespräche von Beschäftigten ist ohne deren Kenntnis unzulässig. Das Aufschalten auf als privat gekennzeichnete Verbindungen ist unzulässig und möglichst durch technische Maßnahmen auszuschließen.
Wird eine Telekommunikationsanlage von mehreren Dienststellen oder mehreren Behörden genutzt, so sind die bei jeder Dienststelle oder Behörde tatsächlich angefallenen Verbindungskosten von dieser zu tragen. Die laufenden Kosten sind im Verhältnis der jeder Dienststelle zugeordneten Nebenstellen aufzuteilen.
Die private Mitbenutzung dienstlicher Kommunikationsanlagen darf den Dienstbetrieb nicht beeinträchtigen. Sie ist als private Nutzung zu kennzeichnen.
Das Einverständnis der Beschäftigten zu der jeweiligen Form der Datenerfassung gilt mit der Herstellung bzw. der Anmeldung der Verbindung der privaten Nutzung der Telekommunikationsanlage als erteilt. Die Beschäftigten sind über das in der Dienststelle angewendete Erfassungsverfahren, über die Behandlung der Daten und den Zweck der Datenerfassung zu informieren.
Für die private Nutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen sind die Entgelte nach dem von der jeweiligen Dienststelle festgelegten Tarif („Haustarif“) zu erstatten. Soweit die Dienststelle die Gebühren unmittelbar in eigener Zuständigkeit mit dem Telekommunikationsanbieter abrechnet, ist der jeweils gültige Tarif dem Haustarif zugrunde zu legen. Wenn die Gebührendatenerfassung und -verarbeitung dienststellenübergreifend zentral erfolgt, kann davon abweichend ein Durchschnittstarif dem Haustarif zugrunde gelegt werden.
Der Haustarif enthält neben den Verbindungskosten einen angemessenen Verwaltungskostenanteil. Von verwaltungsfremden Personen kann ein Zuschlag zum Haustarif erhoben werden.
Der Haustarif ist regelmäßig, mindestens einmal jährlich auf Aktualität zu prüfen.
Im Einvernehmen mit der obersten Dienstbehörde können für die private Nutzung von dienstlichen Telekommunikationsanlagen auch sog. Calling Cards verwendet werden.
Die private Nutzung dienstlicher Mobilfunkanschlüsse ist grundsätzlich nicht gestattet. Das gilt nicht, soweit die Beschäftigten separate Netzwerkkarten nutzen, wie z. B. Duo Bill oder Twin Card. Wird aus wirtschaftlichen Gründen mit dem Leistungserbringer eine sog. Flatrate vereinbart, kann dieser Anschluss von dem Nutzer, dem der Anschluss zugewiesen ist, für Telefonie und SMS-Versand privat genutzt werden. Für diese Privatnutzung ist ein pauschales Nutzungsentgelt in Höhe von 20% zu vereinbaren. Darüber hinaus hat der Nutzer die durch die Privatnutzung entstandenen Kosten zu tragen, die nicht durch die Flatrate abgedeckt sind. Im Einzelfall kann das Verfahren auch auf die private Nutzung einer Datenverbindung angewendet werden, wenn keine sicherheitsrelevanten Bedenken entgegenstehen. Um die dienstliche Datensicherheit zu gewährleisten, können die jeweils verantwortlichen Stellen die Installation erforderlicher Sicherheitssoftware oder die Sperrung bestimmter Anwendungen veranlassen oder Endgeräte zur Verfügung stellen, die eine Trennung zwischen dienstlicher und privater Nutzeroberfläche abbilden können.
Die Entgelte für private Verbindungen sind zeitnah, spätestens halbjährlich, abzurechnen und möglichst durch Lastschrifteinzugsverfahren zu erheben. Bei verwaltungsfremden Personen sind die zu erstattenden Gebührenbeträge Zug um Zug zu begleichen.
Die Verkehrsdaten für Privatgespräche sind durch die technische Vorrichtung der Telekommunikationsanlage, in Ausnahmefällen mit Einverständnis der Beschäftigten durch das Personal der Fernsprechzentrale oder durch Selbstanschreibung nachzuweisen. Die Abrechnung der Privatgespräche soll
- den Namen der/des Beschäftigten;
- die Endeinrichtungsnummer, von der das Privatgespräch geführt wurde;
- die Zielrufnummern unter Weglassung der jeweils letzten beiden Ziffern;
- Datum, Uhrzeit und Dauer der Verbindung;
- Tarifeinheiten bzw. Leistungsentgelte;
- Gesamtbetrag des zu zahlenden Entgelts
enthalten.
Soweit technisch möglich, kann den Beschäftigten die Einsichtnahme in die laufende private und dienstliche Entgeltberechnung durch Listenanforderung ermöglicht werden. Ist den Beschäftigten die Datenanforderung möglich und gestattet, ersetzt diese einen Einzelgesprächsnachweis bei der privaten Endabrechnung.
Die Abrechnung von Privatgesprächen darf nur von besonders Beauftragten vorgenommen werden und ist den Beschäftigten in verschlossener Form zu zuleiten. Wird die Abrechnung in Form einer Datei zugeleitet, ist diese vor dem Zugriff Dritter zu schützen.
Die Verkehrsdaten für Privatgespräche dürfen nicht mit anderen Dateien verknüpft werden und nicht für andere Zwecke ausgewertet werden.
Die Daten über die Privatgespräche sind bei Einsatz einer Gesprächsdatenerfassungsanlage einen Monat nach Zahlung des Entgelts, im Übrigen spätestens nach der Frist gemäß der gesetzlichen Regelung für Telekommunikationsbetreiber zu löschen; handschriftliche oder andere Aufzeichnungen sind entsprechend zu vernichten. Die Vernichtung bzw. Löschung ist von der Beschäftigungsbehörde zu überwachen. Beim Einsatz von zentralen Gesprächsdatenerfassungsanlagen obliegt die Überwachung der anlagenführenden Dienststelle.
Sollte der Verwaltungsaufwand zur Erhebung und Abrechnung der privaten Telefonnutzung höher als die Einnahmen aus der privaten Telefonnutzung sein, so kann die dienstliche Kommunikationsanlage kostenfrei privat mitgenutzt werden. In diesen Fällen kann auf die Vereinnahmung der Entgelte aus der privaten Telefonnutzung und auf die stichprobenweise Überprüfung der dienstlichen Notwendigkeit nach Nummer 1.3 verzichtet werden. Nummer 2.1 bleibt hiervon unberührt.
Dritte dürfen Anschlüsse, Endstellen und Leitungen der Dienststelle nur nutzen, wenn seitens der Dienststelle ein dienstliches Kommunikationsbedürfnis besteht.
Den Beschäftigten werden Entgelte für Telekommunikationsdienstleistungen, die sie notwendigerweise aus dienstlichen Gründen in Anspruch nehmen mussten, auf Antrag erstattet. Die Beschäftigten haben dafür Aufzeichnungen zu führen und deren Richtigkeit pflichtgemäß zu versichern. Die Dienststelle kann nähere Weisungen für das Führen von Aufzeichnungen erlassen. Für während einer Dienstreise in Anspruch genommene Telekommunikationsdienstleistung gelten die Bestimmungen des Landesreisekostengesetzes.
Den Beschäftigten kann zur Abgeltung dienstlich veranlasster Kosten für Telekommunikationsdienste eine Pauschalabfindung gewährt werden, wenn die dienstliche Mitbenutzung der privaten Telekommunikationsanlage anerkannt ist. Die Anerkennung darf nur erfolgen, wenn aus zwingend dienstlichen Gründen regelmäßig die private Telekommunikationsanlage genutzt werden muss. Die Pauschale bemisst sich nach der Höhe der durchschnittlich anfallenden Leistungsentgelte für die dienstliche Nutzung der Telekommunikationsanlage. Maßgeblich für die Festsetzung der Höhe der Pauschale ist ein repräsentativer Zeitraum von drei Monaten. Die zuständige Beschäftigungsdienststelle hat die Pauschale zu überprüfen, wenn sich wesentliche Änderungen ergeben, spätestens jedoch nach einem Jahr.
Soweit die/der Beschäftigte eine private Flatrate mit dem Leistungserbringer vereinbart hat, darf die pauschale Kostenerstattung 25 v. H. nicht übersteigen.
Verlangt die Dienststelle von den Beschäftigten besondere Telekommunikationsausstattungen über den privaten Bedarf hinaus, erstattet sie die einmaligen und laufenden Kosten der Einrichtung. Benutzen die Beschäftigten die so dienstlich angeschafften Telekommunikationseinrichtungen zu privaten Zwecken mit, erstattet die Dienststelle nur die dienstlich veranlassten Kosten.
Entgelte für Post- und Telekommunikationsleistungen, einschließlich der Ausgaben für die Einrichtung, Verlegung, Wartung, Miete von angemieteten und landeseigenen Telekommunikationsanlagen sowie die Fernmeldeleitungen, sind grundsätzlich bei einem Titel der Gruppe 511 nachzuweisen. Die Buchung bei anderweitigen Haushaltsstellen ist nur aufgrund einer besonderen Veranschlagung im Haushaltsplan möglich.
Erstattungen von Entgelten für Post- und Telekommunikationsleistungen durch Dritte (insbesondere Verwaltungsangehörige, andere Personen, andere Verwaltungen) sind nach Maßgabe der Nr. 2.2.3 der VV zu § 15 LHO durch Absetzen von den Ausgaben zu vereinnahmen.
Aus zwingenden dienstlichen Gründen kann mit Zustimmung des Finanzministeriums von diesen Vorschriften abgewichen werden.
Für die Benutzung verwaltungseigener, nicht an das öffentliche Telekommunikationsnetz angeschlossener Telekommunikationsanlagen gelten jeweils die von der zuständigen Behörde hierfür erlassenen Bestimmungen.
Diese Vorschriften finden auch auf die Mitglieder der Landesregierung sowie auf die Richterinnen und Richter des Landes Nordrhein-Westfalen Anwendung.
Diese Vorschriften treten mit Wirkung vom 1.7.2007 in Kraft. Gleichzeitig tritt der Runderlass vom 29.8.1997 (SMBl. NRW. 2003) außer Kraft.
MBl. NRW. 2007 S. 422, geändert durch RdErl. v. 19.2.2015 (MBl. NRW. 2015 S. 138), 20.11.2018 (MBl. NRW. 2018 S. 660).