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Einsatz der Automatisierten Datenverarbeitung bei der Vorbereitung und Durchführung der Volkszählung 1987
Gemäß § 2 Abs. 2 und 3 der Verordnung über die Durchführung des Volkszählungsgesetzes 1987 und die Bestimmung der Erhebungsstellen (DV VZG 87 NW) vom 8. Juli 1986 (GV. NW. S. 536), zuletzt geändert durch Verordnung vom 17. Februar 1987 (GV. NW. S. 66) - SGV. NW. 29 - weise ich zum Einsatz der Automatisierten Datenverarbeitung (ADV) bei der Vorbereitung und Durchführung der Volkszählung 1987 für die Erhebungsstellen der Gemeinden auf folgendes hin:
Das Gesetz über eine Volks-, Berufs-, Gebäude-, Woh-nungs- und Arbeitsstättenzählung (Volkszählungsgesetz 1987) vom 8. November 1985 (BGB1.1, S. 2078) schließt den Einsatz der ADV zur technischen Vorbereitung und Durchführung der Volkszählung nicht aus. Um jedoch den Vorgaben des Bundesverfassungsgerichts (Urteil vom 15. 12.1983 - BVerfG E. Bd. 65, S. l ff [S. 48 f]) zu genügen, bedarf es besonderer Vorkehrungen zum Schutz des Stati-stikgeheimhisses und strenger Abschottungsmaßnahmen. Dem dadurch bedingten besonderen Datenschutz unterliegen auch die durch die Erhebungsstelle verarbeiteten Organisations- und Hilfsmerkmale.
Dabei ist von folgenden Grundsätzen auszugehen:
Angaben der Auskunftspflichtigen zu Erhebungsmerkmalen dürfen von der Erhebungsstelle nicht automatisiert gespeichert werden.
Die Speicherung der Organisations- und Hilfsmerkmale ist auf das zur technischen Abwicklung der Arbeit der Erhebungsstelle notwendige Maß zu beschränken. Diese Merkmale sind zu löschen, sobald der Arbeitsablauf es gestattet Werden die nach § 11 des Volkszählungsgesetzes 1987 übermittelten Angaben gespeichert, so sind sie nach dem jeweiligen Stand des Erhebungsverfahrens zu löschen, sobald und soweit sie für die weitere Arbeitsabwicklung in der Erhebungsstelle (z.B. für Zwecke des § 11 Abs. ,1 Satz 2 des Volkszählungsgesetzes 1987) nicht mehr benötigt werden.
3.1 Datenspeicherung und -Verarbeitung für Zwecke der Erhebungsstelle haben in einer Weise zu erfolgen, die dem Abschottungsgebot des Bundesverfassungsgerichts Rechnung trägt Speicherung und Verarbeitung müssen so erfolgen, daß der Zugriff auf die Daten und die Verarbeitungserzeugnisse nur durch die Erhebungsstelle oder in ihrem Auftrag möglich ist und jede Weitergabe an oder Nutzung durch andere Dienststellen der Gemeinde oder Dritte ausgeschlossen sind.
32 Die Daten dürfen in dem dazu zwingend erforderlichen Umfang für die Erstellung von Erinnerungen und Mahnungen sowie für Zwangs- und Bußgeldverfahren verwendet werden.
3.3 Es ist sicherzustellen, daß die Mitarbeiter der Erhebungsstelle nur auf Programme und Daten der Volkszählung zugreifen können.
4 Um die Abschottung der automatisierten Datenverarbeitung für die Erhebungsstellen sicherzustellen, sollte von dem Einsatz externer Datenverarbeitungsanlagen, auch solcher der jeweiligen Gemeinde, abgesehen werden.
Nutzt die Erhebungsstelle eine nur für ihre Aufgaben bestimmte Datenverarbeitungsanlage, die in der Erhebungsstelle installiert ist sind zumindest die erforderlichen Maßnahmen im Sinne der Anlage zu § 6 Abs. l Satz l DSG NW zu treffen.
5 Ist aus technischen oder organisatorischen Gründen die Nutzung einer Datenverarbeitungsanlage außerhalb der Erhebungsstelle geboten, so sind besondere Vorkehrungen zu treffen, die dem Zweck des Abschot-
tungsgebotes Rechnung tragen. Über die für jede Verarbeitung personenbezogener Angaben erforderlichen Maßnahmen der Zugangs-, Abgangs-, Speicher-, Be-• nutzer-, Zugriffs-, Übermittlungs-, Eingabe-, Auftrags-, Transport- und Organisationskontrolle im Sinne der Anlage zu § 6 Abs. l Satz l DSG NW hinaus sind zusätzliche Maßnahmen geboten.
5.1 Datenträger mit Datenbeständen der Erhebungsstelle sind im Rechenzentrum unter Sachherrschaft'der Erhebungsstelle von sonstigen Datenträgern getrennt unter sicherem Verschluß aufzubewahren. Die Sachherrschaft wird durch einen Beauftragten der Erhebungsstelle ausgeübt. Dieser händigt die Datenträger unmittelbar vor der Verarbeitung dem Bediener der Datenverarbeitungsanlage aus. Die Datenträger sind ihm unmittelbar nach Beendigung der Verarbeitung auszuhändigen oder - sofern der Arbeitsablauf es gestattet oder eine Aushändigung technisch nicht möglich ist - in seiner Anwesenheit zu löschen. Der Beauftragte der Erhebungsstelle muß während der bedienergesteuerten Verarbeitung im Rechenzentrum anwesend sein und den Ablauf der Arbeiten verfolgen.
Führt ein Rechenzentrum im Auftrag Arbeiten für mehrere Erhebungsstellen durch, so soll ein gemeinsamer Beauftragter bestellt werden.
52 Ist eine Speicherung der für die Erhebungsstelle bestimmten Daten auf Magnetplatte vorgesehen, so sind diese Datenbestände auf einer eigenen Platteneinheit zu führen, die keine anderen Datenbestände enthalten darf.
Werden Wechselplatten verwendet so gilt Nr. 5.1 entsprechend.
Bei der Verwendung von Festplatten sind die Plattendateien, wenn sie nicht für die Erhebungsstelle verarbeitet oder bereitgehalten werden, auf Magnetband zu entladen und auf der Platte zu löschen. Nach Weisung des Beauftragten der Erhebungsstelle ist die Festplatte wieder zu laden.
5.3 Alle maschinellen Ausdrucke aus der Verarbeitung für die Erhebungsstelle - einschließlich eventueller Fehldrucke - sind dem Beauftragten der Erhebungsstelle unmittelbar nach Beendigung der Verarbeitung auszuhändigen; dieser veranlaßt und überwacht die gesicherte Auslieferung an die Erhebungsstelle.
6 Es sind eine fachlich geeignete Stelle oder ein fachlich geeigneter Mitarbeiter zu bestimmen, die die zu treffenden Maßnahmen der 'Datensicherung zu überwachen haben.
') MBl. NW. 1987 S. 572.