GO KPB NRW

Die Geschäftsordnung regelt den Geschäftsablauf sowie den Dienstverkehr nach außen.

Die Behördenleitung legt unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse die Aufbaustruktur und den Geschäftsverteilungsplan (Nummer 2.14) fest. Sie erlässt die erforderlichen ergänzenden Verfügungen (besondere Dienstanweisungen), die grundsätzlich in einer Ergänzenden Geschäftsordnung der Kreispolizeibehörde zusammengefasst werden.

Die Geschäftsordnung und die Ergänzende Geschäftsordnung sowie deren Änderungen werden allen Beschäftigten bekannt gegeben. Die Beschäftigten machen sich im notwendigen Umfang mit den Inhalten vertraut.

Vorschläge zur Verbesserung und Vereinfachung sind an die Kreispolizeibehörde zu richten. Der Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales „Richtlinien für das Ideenmanagement Nordrhein-Westfalen“ vom 17. November 2016 (MBl. NRW. S. 792) in der jeweils geltenden Fassung bleibt unberührt.

Die Behördenleitung vertritt die Behörde nach innen und außen. Sie ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Erledigung der Dienstgeschäfte. Sie trägt zudem die Verantwortung für die Entwicklung und Umsetzung der Behördenstrategie und berücksichtigt hierbei vorgegebene Landesstandards.

Die Behördenleitung stellt sicher, dass die allgemeine Vertretung über alle wichtigen Angelegenheiten informiert ist.

Die Behördenleitung hat eine allgemeine Vertretung im Falle von Abwesenheit oder Verhinderung.

Allgemeine Vertretung der Behördenleitung in Polizeipräsidien ist die Leiterin oder der Leiter der Direktion Zentrale Aufgaben. Eine Übertragung auf eine andere Direktionsleitung ist möglich. Die Behördenleitung der Polizeipräsidien benennt ihre allgemeine Vertretung mit Zustimmung des für Inneres zuständigen Ministeriums und regelt die weitere Vertretung.

Die allgemeine Vertretung der Landrätin oder des Landrats als Leitung der Kreispolizeibehörde ist die nach § 47 Absatz 1 der Kreisordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV. NRW. S. 646) in der jeweils geltenden Fassung bestellte oder gewählte allgemeine Vertretung. Die Abteilungsleitung Polizei ist weitere Vertretung.

Der Behördenleitung in Polizeipräsidien beziehungsweise der Abteilungsleitung Polizei ist ein Leitungsstab zugeordnet. Der Direktionsleitung Zentrale Aufgaben kann ein Direktionsbüro zugeordnet werden, den übrigen Direktionsleitungen ist eine Führungsstelle zugeordnet.

Die Leitung des Leitungsstabes, des Direktionsbüros und der Führungsstellen sind Vorgesetzte aller Beschäftigten ihrer Organisationseinheiten. Darüberhinausgehende eigene Weisungsbefugnisse bestehen nicht.

Die Behördenleitung legt im Rahmen der Vorgaben des Runderlasses „Organisation der Kreispolizeibehörden des Landes Nordrhein-Westfalen“ vom 11. Januar 2022 (MBl. NRW. S. 58) in der jeweils geltenden Fassung die konkrete Aufbauorganisation fest und richtet daran orientiert Organisationseinheiten ein.

Die Leitungen der eingerichteten Organisationseinheiten sind Vorgesetzte aller zu ihrer Organisationseinheit gehörenden Beschäftigten. Sie sind für die ordnungsmäßige Führung der Geschäfte und für den Dienstbetrieb in ihrer Organisationseinheit verantwortlich und unterrichten ihre Vorgesetzte oder ihren Vorgesetzten über die wesentlichen Vorgänge innerhalb ihrer Organisationseinheit.

Die Behördenleitung entscheidet über die Wahrnehmung von Zugleichaufgaben.

Die Behördenleitung kann zur Erarbeitung von Vorschlägen für die Lösung komplexer, zeitlich begrenzter Vorhaben durch besondere Geschäftsanweisung Projektgruppen einrichten. Ziel, Leitung und Dauer der Projektgruppen sowie Kompetenzen und gegebenenfalls Freistellungen der Mitglieder und das Verhältnis zur Linienorganisation sind im Projektauftrag festzulegen.

Der Geschäftsverteilungsplan nimmt die Verteilung der behördlichen Aufgaben auf alle Organisationseinheiten vor.

Vertretungsregelungen werden durch übergeordnete Organisationseinheiten oder die nächsthöhere Vorgesetzte oder den nächsthöheren Vorgesetzten getroffen.

Um einen geordneten Arbeitsablauf zu gewährleisten, ist im mündlichen und schriftlichen Dienstverkehr der Dienstweg einzuhalten.

Sind mehrere Organisationseinheiten der Kreispolizeibehörde mit der Erledigung einer Aufgabe befasst, stimmen sie die dazu erforderlichen Informationen und Verfahrensabläufe unmittelbar miteinander ab. Die Beteiligten informieren ihre Vorgesetzten und die übrigen Beschäftigten, für die die Inhalte von Belang sind.

Die Beschäftigten können sich in wichtigen persönlichen Angelegenheiten unmittelbar an die Behördenleitung oder andere Vorgesetzte wenden.

Die Behördenleitung bestimmt, welche Beschäftigten ein Dienstsiegel führen. Die Ermächtigung zur Siegelführung wird in schriftlicher Form verliehen. Der Kreis dieser Beschäftigten wird auf das unbedingt notwendige Maß beschränkt.

Dienstsiegel werden fortlaufend nummeriert, in Listen erfasst und gegen Empfangsbescheinigung ausgehändigt.

Dienstsiegel sind unter Verschluss aufzubewahren. Der Verlust eines Dienstsiegels ist unverzüglich anzuzeigen.

Posteingänge werden von der im Geschäftsverteilungsplan hierzu bestimmten Organisationseinheit entgegengenommen. Der Behördenleitung werden Posteingänge von grundsätzlicher Bedeutung sowie Schreiben der Aufsichtsbehörden, Schreiben von Abgeordneten, Beschwerden sowie sonstige Sendungen, deren Vorlage angeordnet ist, zugeleitet. Die übrigen Posteingänge werden gemäß der nach Nummer 3.4.4 zu erlassenden ergänzenden Verfügung verteilt. Posteingänge von besonderer Eilbedürftigkeit werden unmittelbar der zuständigen Organisationseinheit zugeleitet.

Die Beschäftigten sind dafür verantwortlich, dass Posteingänge von Bedeutung den Vorgesetzten und unbeschadet der Auszeichnung den Organisationseinheiten bekannt werden, für die die Inhalte von Belang sind.

Posteingänge sind bevorzugt durchzusehen, mit dem Sichtvermerk (Nummer 3.5) sowie der Datumsangabe zu versehen und der zuständigen Sachbearbeitung auf dem Dienstweg zuzuleiten.

Einzelheiten der Behandlung von Postein- und Postausgängen werden in einer ergänzenden Verfügung geregelt.

Sicht- und Arbeitsvermerke sind mit Paraphe und Datum vorzunehmen. Es bedeuten:

In Angelegenheiten, die mehrere Aufgabengebiete berühren, ist die Organisationseinheit federführend, die nach dem Inhalt der Angelegenheit aufgrund des Geschäftsverteilungsplans bei verständiger Würdigung überwiegend zuständig ist. Zweifel über die Zuständigkeit sind unverzüglich zu klären. Sie dürfen nicht zu einer Verzögerung in der Bearbeitung führen. Bis zur Klärung bleibt die mit der Angelegenheit zuerst befasste Organisationseinheit zuständig. Kommt eine Einigung nicht zustande, entscheidet die oder der gemeinsame Vorgesetzte.

Die federführende Organisationseinheit beteiligt die anderen in Betracht kommenden Organisationseinheiten. Sie bleibt für die Einhaltung von Fristen verantwortlich.

Durch die Beteiligung (Mitzeichnung, mündliche oder schriftliche Abstimmung) übernehmen die beteiligten Organisationseinheiten die Verantwortung für die sachgemäße Bearbeitung, die ihren Aufgabenbereich berührt.

Das Ergebnis einer mündlichen Abstimmung ist grundsätzlich schriftlich festzuhalten. Eine schriftliche Abstimmung soll dann erfolgen, wenn die gebotene Gründlichkeit der Bearbeitung einen schriftlichen Meinungsaustausch erfordert. Die Mitzeichnung kann elektronisch erfolgen.

Die federführende Organisationseinheit soll mit den zu beteiligenden Organisationseinheiten frühzeitig Kontakt aufnehmen, um deren Auffassung berücksichtigen zu können. Dies gilt insbesondere für die Beteiligung der oder des Beauftragten für den Haushalt nach Nummer 2.9.

Die beteiligten Organisationseinheiten dürfen den Entwurf nur im Einvernehmen mit der federführenden Organisationseinheit ergänzen oder abändern. Ist das Einvernehmen nicht zu erzielen, entscheidet die oder der gemeinsame Vorgesetzte.

Bei einer Vielzahl von Mitwirkenden oder Beteiligten oder in anderen geeigneten Fällen soll die Abstimmung in einer Koordinierungsbesprechung erfolgen.

Es ist zu gewährleisten, dass den Regionalbeauftragten alle zur Aufgabenwahrnehmung erforderlichen Informationen zugänglich sind und die erforderlichen internen Abstimmungen erfolgen. Für die Aufgabenwahrnehmung gelten die Regelungen meines Erlasses „Regionalbeauftragte in Kreispolizeibehörden“ vom 16. Oktober 2009 (n.v.) - 43 - 58.08.01.

Vor personalrechtlichen Maßnahmen ist die Direktionsleitung oder die Leitung des Leitungsstabes zu hören, deren Organisationseinheit die betroffenen Beschäftigten angehören oder angehören sollen. Soweit hierbei Tatsachen geäußert werden, die für die Betroffenen ungünstig sind oder nachteilig werden können, sind diese hierzu zu hören.

Von einer Beteiligung nach Nummer 3.8.1 Satz 1 kann abgesehen werden, wenn bei verständiger Würdigung der Umstände die Personalangelegenheit für die zu beteiligende Direktionsleitung oder Leitung des Leitungsstabes nicht von dienstlichem Interesse ist (zum Beispiel Gewährung von Vorschüssen, Beihilfen und Unterstützungen) oder die Beteiligung aus besonderen sachlichen Gründen nicht geboten erscheint.

Rücksprachen sind unverzüglich zu erledigen. Die Erledigung ist von der oder dem Vorgesetzten, die oder der die Rücksprache erbeten hat, auf dem Vorgang zu vermerken.

Soll eine Rücksprache bei höheren Vorgesetzten wahrgenommen werden, ist dies der oder dem beziehungsweise den Vorgesetzten vorher anzuzeigen, um ihr oder ihm beziehungsweise ihnen Gelegenheit zur Teilnahme zu geben. Nimmt die oder der Vorgesetzte beziehungsweise nehmen die Vorgesetzten nicht teil, wird sie oder er beziehungsweise werden sie anschließend unterrichtet.

Mündliche und fernmündliche Rücksprachen, Anordnungen, Auskünfte und Hinweise werden, soweit sie für die Bearbeitung einer Angelegenheit von Bedeutung sein können, in Aktenvermerken festgehalten.

Zusammenfassende Aktenvermerke sollen zur Unterrichtung der Schlusszeichnenden angefertigt werden, wenn sie der Geschäftserleichterung dienen, im Besonderen, wenn die Akten umfangreich sind oder ihr Inhalt schwierig oder unübersichtlich ist.

Sobald sich übersehen lässt, dass die abschließende Bearbeitung mehr als einen Monat beansprucht, sind Eingangsbestätigungen beziehungsweise Zwischenbescheide zu erteilen, die mit Vordruck erteilt werden können und die kurze Hinweise auf die voraussichtliche Dauer der Bearbeitung enthalten.

Für die Bearbeitung von Beschwerden und Eingaben gilt der Erlass des Ministeriums des Innern „Rahmenvorgaben zur Bearbeitung von Beschwerden und Eingaben im Bereich der Polizei“ vom 9. Juli 2020 (n.v.) - 401 - 13.05.01.

Wird die Sache an eine andere Behörde abgegeben, ist dies in der Regel der Einsenderin oder dem Einsender mitzuteilen. Wird aus besonderem Grund keine Abgabenachricht erteilt, ist die Empfangsbehörde darauf hinzuweisen.

Form und Sprache im Dienstverkehr sollen klar, eindeutig und allgemeinverständlich sein. Von besonderen Ausnahmen abgesehen, zum Beispiel bei allgemeinen Ausschreibungen, wird die „Ich-Form“ gebraucht. Eine Fachsprache ist zu vermeiden, soweit Fachausdrücke und fachtypische Formulierungen nicht der Genauigkeit wegen oder deshalb erforderlich sind, weil der spezifische Sachverhalt anders nicht zutreffend darzustellen ist.

Im Schriftverkehr der Behörden untereinander finden die Zusätze „Frau“ oder „Herr“ in der Anschrift keine Verwendung. Anreden und Grußformeln entfallen, es sei denn, das Schreiben ist an die Behördenleitung persönlich gerichtet.

Im mündlichen und schriftlichen Dienstverkehr mit Privatpersonen ist auf eine ansprechende, übersichtliche Form und eine verständliche Sprache besonders zu achten. Abkürzungen sind zu vermeiden, soweit sie nicht allgemein gebräuchlich sind. Grundsätzlich sind Höflichkeitsanreden (zum Beispiel „Sehr geehrte Frau .../Sehr geehrter Herr ...“) und eine dem Einzelfall entsprechende Grußformel (zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“) zu verwenden. Satz 2 gilt entsprechend für den Schriftverkehr mit Beschäftigten.

Wer einen Entwurf oder eine Reinschrift mit- oder unterzeichnet, übernimmt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Bearbeitung des Vorgangs. Die Verantwortung erstreckt sich auch darauf, dass die Organisationseinheiten, die nach der Geschäftsordnung, dem Geschäftsverteilungsplan, nach ergänzenden Verfügungen oder besonderen Anordnungen bei der Bearbeitung mitzuwirken haben, beteiligt worden sind.

Den Entwürfen sind die Bezugsvorgänge beizufügen.

Die Direktionsleitung Zentrale Aufgaben unterzeichnet darüber hinaus Vorgänge im Rahmen der ihr von der Behördenleitung übertragenen Befugnis zur selbständigen Entscheidung über Personalangelegenheiten, soweit diese nicht aufgrund einer ergänzenden Verfügung von anderen Beschäftigten zu unterzeichnen sind.

Beschäftigte, denen Aufgaben zur selbständigen und eigenverantwortlichen Wahrnehmung zugewiesen sind, unterzeichnen entsprechende Vorgänge. Abverfügungen von Strafsachen an die Staatsanwaltschaft unterzeichnen sie, soweit ihnen die Zeichnungsbefugnis dazu erteilt ist.

Im Vertretungsfall zeichnet, mit Ausnahme der allgemeinen Vertretung, die oder der Berechtigte mit dem Zusatz „i.V.“ hinter der Paraphe oder dem Namen. Dieser Zusatz wird bei Schriftverkehr nach außen nicht in die Reinschrift übernommen.

Unter die Unterschrift wird der Name in Druckschrift gesetzt. Die Benutzung von Faksimilestempeln oder sonstigen Mitteln, die den Eindruck einer handschriftlichen Zeichnung vermitteln können, ist nicht gestattet.

Folgende Reinschriften werden stets eigenhändig unterzeichnet:

Jede Dienstreise muss vor ihrem Antritt grundsätzlich schriftlich genehmigt werden. Dienstreiseanträge sind rechtzeitig vorzulegen. Dienstreisen und Dienstgänge sind so durchzuführen, wie sie angeordnet oder genehmigt sind. Aus dienstlichen Gründen notwendige Abweichungen sind schriftlich zu begründen.

Antritt und Ende der Dienstreise sind der oder dem Vorgesetzten anzuzeigen. Die Ergebnisse der Dienstreise sind, soweit erforderlich, schriftlich festzuhalten und zu den Akten zu nehmen. Der oder dem Vorgesetzten ist nach ihrer oder seiner Maßgabe zu berichten.

Generelle Regelungen zur Genehmigung, Durchführung und Dokumentation von Dienstreisen werden in einer ergänzenden Verfügung festgelegt.

Urlaub, Dienstbefreiungen und Arbeitszeitverkürzungen müssen grundsätzlich vor Antritt schriftlich genehmigt werden. Anträge sind möglichst vorzulegen.

Sonderurlaub und Arbeits- beziehungsweise Dienstbefreiung genehmigt die Behördenleitung. Die Zuständigkeit kann delegiert werden.

Aus dringenden persönlichen Gründen können die Abteilungsleitung Polizei und die Direktionsleitungen bis zu einem Tag Arbeits- beziehungsweise Dienstbefreiung gewähren.

Das Genehmigungsverfahren ist in einer ergänzenden Verfügung konkret zu regeln.

Beschäftigte, die dem Dienst fernbleiben, haben dies ihrer Organisationseinheit oder dem Sachgebiet, in dem Personalangelegenheiten bearbeitet werden, unverzüglich anzuzeigen. Die Gründe und die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit sind anzugeben. Die Organisationseinheit der oder des Beschäftigten oder das Sachgebiet, in dem Personalangelegenheiten bearbeitet werden, unterrichten sich unverzüglich gegenseitig. Die Organisationseinheit der oder des Beschäftigten unterrichtet das Sachgebiet, in dem Personalangelegenheiten bearbeitet werden, unverzüglich über die Wiederaufnahme der Arbeit oder des Dienstes.

Für die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung in Krankheitsfällen gelten die besonderen Regelungen des Beamten- beziehungsweise des Tarifrechts.

Dienstunfälle sind, auch wenn die oder der Beschäftigte der Arbeit oder dem Dienst nicht fernzubleiben braucht, unverzüglich auf dem Dienstweg dem Sachgebiet, in dem Personalangelegenheiten bearbeitet werden, anzuzeigen. Ort und Sachverhalt sind schriftlich darzulegen. Soweit möglich sind Zeuginnen oder Zeugen zu benennen.

Die Aufgaben der polizeilichen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit werden im Leitungsstab oder in einer eigenständigen der Polizeipräsidentin oder dem Polizeipräsidenten beziehungsweise der Abteilungsleitung Polizei unmittelbar nachgeordneten Organisationseinheit wahrgenommen.

Die Behördenleitung bestimmt eine Pressesprecherin oder mehrere Pressesprecherinnen beziehungsweise einen oder mehrere Pressesprecher. In dieser Funktion ist sie oder er beziehungsweise sind sie der Behördenleitung unmittelbar unterstellt.

Auskünfte insbesondere an Medien sowie Bekanntmachungen und Schriften, die veröffentlicht werden sollen, bedürfen der Zustimmung der Behördenleitung beziehungsweise einer oder eines dazu Beauftragten beziehungsweise einer Pressesprecherin oder eines Pressesprechers.

Öffentlichkeitswirksame Aktionen sind, soweit sie nicht von der für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zuständigen Organisationseinheit ausgehen, mit dieser abzustimmen. Dies gilt insbesondere für Projekte zur Personalwerbung, Verkehrsunfall- und Kriminalprävention.

Für die polizeiliche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit gilt der Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales „Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Polizei Nordrhein-Westfalen“ vom 15. November 2011 (MBl. NRW. 2012 S. 3) in der jeweils geltenden Fassung.

Weitergehende behördenspezifische Regelungen werden in einer ergänzenden Verfügung festgelegt.