Verwaltungsvorschrift wird geladen …
Personenauskunftsstelle Nordrhein-Westfalen als zentrale Auskunftsstelle
Gemäß §§ 3 Absatz 7, 4 Absatz 4 und 38 des Gesetzes über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophenschutz vom 17. Dezember 2015 (GV. NRW. S. 886), das durch Artikel 8 des Gesetzes vom 17. Mai 2018 (GV. NRW. S. 244) geändert worden ist, wird Folgendes bestimmt:
Die Kreise und kreisfreien Städte aktivieren gemäß § 38 Absatz 1 des Gesetzes über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophenschutz bei Bedarf die nach §§ 3 Absatz 7 und 4 Absatz 4 des Gesetzes über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophenschutz zu unterhaltende Personenauskunftsstelle, im Folgenden „PASS“ genannt. Diese ist berechtigt, die Personalien, das heißt Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum, und Daten über den Verbleib vermisster, obdachloser, evakuierter und sonstiger betroffener Personen und den Zustand von Verletzten zu erheben und zu speichern. Die PASS nimmt Vermisstenanfragen entgegen und pflegt diese in die Datenbank GSL.net ein. Nähere Ausführungen dazu siehe unter Ziffer 2.5 „Eingaben und Auskünfte“. Angehörige und andere nach § 38 Absatz 3 des Gesetzes über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophenschutz berechtigte Anruferinnen und Anrufer erhalten ausschließlich Informationen über den Aufenthaltsort von Personen, soweit diese im System erfasst sind. Die PASS erteilt keine Auskünfte über verstorbene Personen. Dies erfolgt ausschließlich durch die Polizei. Anlassbezogen kann der Krisenstab beziehungsweise die Einsatzleitung Informationen zur Ergänzung des Lagebildes bei der PASS anfordern.
Überschreitet eine Lage eine bestimmte Größenordnung, wächst der technische und personelle Aufwand für eine PASS sprunghaft an. Die aktivierte PASS kann bei geplanten und unerwarteten Großeinsatzlagen und Katastrophen als Rückfallebene bei Bedarf auf Anforderung des Kreises oder der kreisfreien Stadt im weiteren Einsatzverlauf durch die Personenauskunftsstelle Nordrhein-Westfalen, im Folgenden „PASS NRW“ genannt, unterstützt werden. Die Arbeitsfähigkeit und Arbeitsqualität der PASS NRW basiert auf der Entsendung von ausgebildetem PASS-Personal der nicht vom Schadensereignis betroffenen Kreise beziehungsweise kreisfreien Städte zur PASS NRW. Die Vorplanung und Vorhaltung der PASS NRW bildet als Teil der landesweiten koordinierten Hilfe die Rahmenbedingungen für eine gegenseitige Hilfeleistung der Kreise und kreisfreien Städte.
PASS NRW als zentrale Auskunftsstelle gemäß § 38 Absatz 2 des Gesetzes über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophenschutz
Das Land Nordrhein-Westfalen stellt als Teil der landesweiten koordinierten Hilfe den Kreisen und kreisfreien Städten des Landes Nordrhein-Westfalen als Rückfallebene und Entlastungsmöglichkeit der örtlichen PASS eine zentrale Personenauskunftsstelle gemäß § 38 Absatz 2 des Gesetzes über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophenschutz als PASS NRW bereit. Die PASS NRW ersetzt dabei nicht die Funktion der örtlichen PASS. Sie vermittelt keine Anrufe an andere Behörden oder Organisationen durch telefonische Weiterleitung. Sie nimmt keine Notrufe entgegen. Sollten entsprechende Notrufe dennoch bei der PASS NRW eingehen, verweist diese auf die Notrufnummern 110 beziehungsweise 112.
Die PASS NRW wird als Rückfallebene an zwei Standorten in Nordrhein-Westfalen vorgehalten. Ein Standort ist beim Institut der Feuerwehr Nordrhein-Westfalen in Münster als „PASS Westfalen“ für die PASS der Regierungsbezirke Düsseldorf und Köln eingerichtet.
Für die Regierungsbezirke Arnsberg, Detmold und Münster wird ein Standort bei der Berufsfeuerwehr Köln als „PASS Rheinland“ vorgehalten.
An beiden Standorten der PASS NRW wird zwischen der Alarmierung und der Betriebsbereitschaft eine Vorlaufzeit benötigt, die von verschiedenen Faktoren wie zum Beispiel Werktag- oder Sonntag, Tageszeit, Anreisezeit des Personals oder von Witterungs- und Verkehrsverhältnissen abhängig ist. Die PASS NRW ist innerhalb von zwei Stunden nach Alarmierung mit den ersten Kräften betriebsbereit.
Die PASS Westfalen ist im Alarmierungsfall und bei Übungen der Bezirksregierung Münster, die PASS Rheinland der Bezirksregierung Köln unterstellt.
Das Institut der Feuerwehr Nordrhein-Westfalen und die Berufsfeuerwehr Köln halten geeignete Räumlichkeiten für die Aufnahme von je mindestens acht Arbeitsplätzen für den Einsatz der PASS NRW ständig zur Verfügung. Für größere Einsätze ist eine Erweiterung auf je bis zu dreißig Arbeitsplätze vorzusehen.
Hinsichtlich der Räumlichkeiten und Arbeitsplätze ist unter anderem auf eine geeignete Raumtemperatur, einen angemessenen Geräuschpegel und Abstand zum Nachbararbeitsplatz sowie auf eine geeignete Bestuhlung zu achten.
Um einen reibungslosen Überlauf zur Bearbeitung der Anrufe an die PASS NRW zu gewährleisten, müssen die kommunalen Gefahrenabwehrbehörden zur Eingabe von Daten von Patientinnen und Patienten oder zu Betreuenden sowie anderen Personen und für die Auskunftsfunktion das Programm GSL.net nutzen. GSL.net ist eine webbasierte Anwendung, die über die Verwaltungsnetze TESTA, DOI, Netze des Bundes und das Internet mit den entsprechenden Berechtigungen aufgerufen wird. Die Anwendung ist mit einem üblichen Arbeitsplatz-PC mit Intranet- oder Internetanschluss und einem aktuellen Webbrowser zu erreichen. Dazu sollten die in der Anlage 1 genannten Adressen genutzt werden.
Jeder Kreis und jede kreisfreie Stadt veranlasst bereits im Vorfeld die Einrichtung von drei sogenannten „Blankolagen“, die dann im Bedarfsfall sofort zu nutzen sind. "Blankolagen" sind nicht für Übungszwecke zu verwenden. Die zuständige Gebietskörperschaft stellt das Anlegen und Ersetzen nach einer Nutzung der „Blankolagen“ sicher. Bei der Einrichtung von „Blankolagen“ ist im Vorfeld auch eine entsprechende Absprache mit der örtlich zuständigen Polizeibehörde zu treffen.
Für planbare Ereignisse, zum Beispiel Großveranstaltungen, veranlasst jeder Kreis und jede kreisfreie Stadt im Vorfeld die Einrichtung gesonderter GSL.net-Lagen.
„Blankolagen“ und neue Lagen sind durch den Lageadministrator einzurichten. Dieser ist zentral beim Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen angesiedelt. Die Erreichbarkeit des Landesamtes für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen ist in Anlage 1 dargestellt. Anschließend wird die Administration der einzelnen Lage, insbesondere die Zuteilung von Anmeldedaten an die Nutzerinnen und Nutzer durch eine Lagemanagerin oder einen Lagemanager aus der für die PASS zuständigen Behörde übernommen. Bei den Bezirksregierungen Köln und Münster ist für den jeweiligen Zuständigkeitsbereich eine Funktion als Lagemanagerin und Lagemanager einzurichten.
Es sind funktionsbezogene Kennwortlisten zu erstellen.
Durch Absprache mit allen an einem Ereignis beteiligten Gefahrenabwehrbehörden ist die Nutzung von „Parallellagen“ mehrerer Behörden zum gleichen Ereignis zu vermeiden.
Jeder Kreis und jede kreisfreie Stadt benennt seiner beziehungsweise ihrer Bezirksregierung eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner für die PASS und für GSL.net. Die Bezirksregierungen benennen ihre eigenen Ansprechpartnerinnen oder -partner dem für Inneres zuständigen Ministerium.
Für die Registrierung von betroffenen Personen und die Eingabe der Daten in GSL.net sind im Vorfeld Absprachen aller Gefahrenabwehrbehörden zu treffen, um einen möglichst vollständigen Datenbestand in GSL.net zu den vom Ereignis betroffenen Personen zeitnah zu erreichen. Hierzu ist wichtig, dass die den Einsatz leitende nicht-polizeiliche Gefahrenabwehrbehörde die vom Rettungsdienst im Zusammenhang mit dem Ereignis durchgeführten Versorgungen und Transporte in GSL.net einträgt. Sie entscheidet darüber, ob die Dateneingabe am Schadensort oder im rückwärtigen Bereich erfolgt. Zudem nimmt sie die Registrierung von weiteren betroffenen Personen und die Eingaben in GSL.net vor.
Die PASS NRW dient ausnahmslos der Unterstützung der PASS bei der Abarbeitung von Anrufen Angehöriger oder sonstiger Berechtigter. Darüber hinaus sind Eingaben, die keinen Treffer angezeigt bekommen, als potentielle Vermisstenfälle zu werten. Für den Inhalt der Personenauskünfte der PASS NRW gelten dieselben Regeln wie für die PASS, vergleiche dazu Ziffer 1 „Allgemeines“.
Die Anforderung auf Aktivierung der PASS NRW geht vom Kreis oder der kreisfreien Stadt aus.
Wird durch die PASS aufgrund der Anzahl der Anrufe die Notwendigkeit des Überlaufs von Anrufen der eigenen PASS an die PASS NRW erkannt, informiert der Kreis oder die kreisfreie Stadt die zuständige Bezirksregierung über den jeweiligen Meldekopf. Von dort wird die Anforderung für die Bezirke Münster, Detmold und Arnsberg an die Bezirksregierung Köln für die PASS Rheinland, für die Bezirke Köln und Düsseldorf an die Bezirksregierung Münster für die PASS Westfalen weitergegeben.
Die Alarmierungen der PASS Rheinland und der PASS Westfalen erfolgen dann entsprechend durch die Bezirksregierungen Köln beziehungsweise Münster. Das für Inneres zuständige Ministerium wird von der jeweiligen Bezirksregierung unverzüglich in Kenntnis gesetzt. Sollten lagebedingt Krisenstäbe auf den verschiedenen Ebenen eingerichtet sein, ist das Verfahren über diese zu steuern.
Die Kreise und kreisfreien Städte stellen im Vorfeld die sogenannte Überlauf-Routing-Funktion von ihrer PASS zur jeweils zuständigen PASS NRW sicher. Hierzu wird empfohlen, möglichst eine Rufnummer in einem sogenannten Mehrwertdienst zu beantragen.
Das Institut der Feuerwehr Nordrhein-Westfalen und die Berufsfeuerwehr Köln stellen für die jeweilige PASS NRW das für die organisatorischen Belange erforderliche Personal zur Verfügung.
Als Teil der landesweiten koordinierten Hilfe werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PASS NRW durch alle Kreise und kreisfreien Städte in Nordrhein-Westfalen gestellt. Alle Bezirksregierungen erheben dazu regelmäßig die Personen, die für einen Einsatz in der PASS NRW in Frage kommen und die im Alarmierungsfall eingesetzt werden.
Die Bezirksregierungen nehmen mit den in ihrem Zuständigkeitsbereich befindlichen Kreisen und kreisfreien Städten Kontakt auf, um den Einsatz der in Frage kommenden Personen abzustimmen.
Die für den jeweiligen Standort der PASS NRW zuständige Bezirksregierung stellt eine Alarmierung der Personen für den Fall einer Aktivierung der PASS NRW sicher. Zur Orientierung bei den Planungen für einen zwölfstündigen Einsatz unter Einbeziehung notwendiger Pausen ist hinsichtlich des Personalbedarfs die Anlage 2 beigefügt.
Das Personal der PASS NRW setzt sich aus den Auskunftspersonen, im Folgenden „Call-Agents“ genannt, einer Technikerin oder einem Techniker und der Schichtleitung zusammen. In regelmäßigen Abständen soll ein Erfahrungsaustausch stattfinden. Die Koordination übernimmt die jeweils für die PASS NRW zuständige Bezirksregierung.
Das Ausbildungs- und Schulungskonzept ist in ein Grundmodul und Aufbaumodule gegliedert. Das Grundmodul, also die GSL.net - Schulung, ist Ausgangspunkt für alle weiteren Schulungen. Schulungen des Grundmoduls werden von den Kreisen und kreisfreien Städten durchgeführt. Diese tragen die hierfür entstehenden Kosten. Angehörige der PASS der Kreise und kreisfreien Städte, die unter Verwendung von GSL.net als Call-Agents, als Multiplikatoren oder in der Schichtleitung eingesetzt werden, erhalten als Basis damit einen gemeinsamen Ausbildungsstand.
Mit dem Aufbaumodul Kommunikations- und Gesprächstraining, das für alle Angehörigen der PASS NRW verpflichtend vorgesehen ist, sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer PASS darin geschult werden, problematische Gespräche und Situationen bewältigen zu können. Neben den Schulungsangeboten der Kreise, kreisfreien Städte oder der Hilfsorganisationen werden für diesen Schulungsteil auch Seminare bei der Fortbildungsakademie Mont-Cenis in Herne angeboten. Soweit diese Schulungen von der Fortbildungsakademie Mont-Cenis durchgeführt werden, übernimmt hierfür das Land die Kosten.
Das Aufbaumodul Multiplikatoren- und Schichtleitungsschulung richtet sich an Personen, die für eine Schichtleitung oder als Multiplikatoren vorgesehen sind und die das Grundmodul sowie das Aufbaumodul Kommunikations- und Gesprächstraining absolviert haben. Die Übernahme der Funktion Schichtleitung erfordert zusätzliche Kenntnisse hinsichtlich der Organisation und des Einsatzes in einer PASS sowie erweiterte Kenntnisse in GSL.net. Hierzu zählen zum Beispiel Kenntnisse hinsichtlich der Masken. Die Funktion der Schichtleitung stellt als Führungsaufgabe besondere Anforderungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ziel der Schulung ist, die Seminarteilnehmerinnen und Seminarteilnehmer mit der inhaltlichen Aufgabenstellung und Arbeitsweise der PASS NRW vertraut zu machen und sie in die Lage zu versetzen, vor Ort in Kenntnis der räumlichen und organisatorischen Umgebung einen reibungslosen Betrieb in der PASS NRW zu organisieren. Die Kosten hierfür trägt das Land Nordrhein-Westfalen.
Die Aufgabenwahrnehmung der PASS NRW soll in regelmäßigen Übungen erprobt werden. Bei vorgeplanten Ereignissen soll die PASS NRW zu Übungszwecken eingebunden werden. Hierbei ist auch die Dateneingabe in GSL.net erforderlich. Etwaige Kosten für Verdienstausfall oder Arbeitsentgelte sowie Verpflegungs- und Reisekosten des zur PASS NRW entsandten Personals trägt das Land nach den jeweiligen landesrechtlichen Regelungen.
Im Schadensfall wird nur die Rufnummer der PASS bekannt gegeben. Die Telefonnummer der PASS NRW wird grundsätzlich nicht veröffentlicht. Telefonische Auskunftsersuchen werden immer mit der Benennung „Personenauskunftsstelle“ ohne Angabe des Standortes angenommen. Bei Überlastung durch ein erhöhtes Anrufaufkommen soll die Signalisierung im Telekommunikationsnetz nicht mittels Besetztzeichen, sondern mittels einer Informations-Ansage erfolgen.
Die PASS NRW wird während ihres Einsatzes auf geeignete Weise über das Schadensereignis und die Maßnahmen der Behörden von der Bezirksregierung Münster beziehungsweise der Bezirksregierung Köln informiert. Hierzu gehören auch die Kontaktdaten der anfordernden Stelle, der zuständigen Kreispolizeibehörde und der Polizeibehörde nach § 4 der Verordnung über die Bestimmung von Polizeipräsidien zu Kriminalhauptstellen vom 26. August 2013 (GV. NRW. S. 502), die durch Verordnung vom 18. April 2018 (GV. NRW. S. 204) geändert wurde.
Die Bezirksregierungen tragen im Benehmen mit dem für Inneres zuständigen Ministerium fortlaufend für abgestimmte Arbeitsabläufe bei der PASS Rheinland beziehungsweise der PASS Westfalen Sorge.
Meldungen zur Tätigkeit einer PASS erfolgen nach dem Runderlass des Ministeriums des Innern „Meldeerlass“ vom 16. Mai 2018 (MBl. NRW. S. 343) in der jeweils gültigen Fassung.
Das Land trägt die Kosten für die Einrichtung und den technischen Betrieb der PASS NRW. Die Regelungen zur Kostenübernahme für die Module der Schulungsmaßnahmen, die unter Ziffer 2.8 „Schulungen“ dargestellt sind, bleiben unberührt. Alle weiteren Kosten zum lagebedingten Einsatz tragen die anfordernden Gebietskörperschaften. Zu diesen Kosten zählen insbesondere Verdienstausfall oder Arbeitsentgelte sowie Verpflegungs- und Reisekosten nach den jeweiligen landesrechtlichen Regelungen für das zur PASS NRW entsandte Personal.
Es sollen durch die Call-Agents keine Informationen an die Pressevertreter und die Medien herausgegeben werden. Es soll lediglich auf die zuständige Person für Bevölkerungsinformation und Medienarbeit der Krisenstäbe auf allen Verwaltungsebenen verwiesen werden. Zur Sicherstellung einer einheitlichen Information der Öffentlichkeit sowie der Medien über Angaben zu Zahlen von Toten, Verletzten, Erkrankten oder zu Betreuenden sowie vermissten Personen sind für alle zuständigen Personen für Bevölkerungsinformation und Medienarbeit der Krisenstäbe auf allen Verwaltungsebenen sowie für die Presseabteilungen der Polizeibehörden Nordrhein-Westfalen die Daten aus GSL.net maßgeblich.
Ferner sollen keine Informationen an Auslandsvertretungen, dazu zählen insbesondere konsularische oder diplomatische Vertretungen, zum Verbleib ausländischer Staatsbürgerinnen und Staatsbürger herausgegeben werden. Es soll ausschließlich auf die Zuständigkeit des Auswärtigen Amtes verwiesen werden.
Davon im Einzelfall abweichende Verfahrensweisen bedürfen der Abstimmung und Absprache unter den beteiligten Behörden.
Die Wahrnehmung der Aufgaben des Amtlichen Auskunftsbüros und des Suchdienstes durch das Deutsche Rote Kreuz nach § 2 Absatz 1 Nummern 3 und 4 des DRK-Gesetzes vom 05. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2346), das zuletzt durch Artikel 11a des Gesetzes vom 15. November 2019 (BGBl. I. S. 1604) geändert wurde, im Bündnis-, Spannungs- und Verteidigungsfall sowie die Zusammenarbeit des Deutschen Roten Kreuzes mit den Behörden in diesem Aufgabenfeld bleiben unberührt.
Empfehlungen für die PASS nach §§ 3 Absatz 7, 4 Absatz 4 und 38 Absätze 1 und 3 des Gesetzes über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophenschutz
Zur Vorbereitung und zum Betrieb der PASS wird den Kreisen und kreisfreien Städten empfohlen:
a) folgende Funktionen einzuplanen:
Schichtleitung, Lagemanagement, Call-Agents, Psychosoziale Unterstützung und Technik, inklusive Infrastruktur. Bei den Call-Agents soll eine personelle und räumliche Trennung zwischen der Dateneingabe und Datenabfrage erfolgen.
Die Personalstärke ist lageabhängig zu bemessen. Eine Musterberechnung für die PASS NRW ist zur Orientierung als Anlage 2 beigefügt.
b) Räumlichkeiten vorzusehen, die eine geeignete Raumtemperatur, einen angemessenen Geräuschpegel und hinsichtlich der Arbeitsplätze eine ergonomische Möblierung und einen angemessenen Abstand zum Nachbararbeitsplatz aufweisen. Es sollte eine IT-Ausstattung und Anzeigentafel oder ähnliches für Lageinformationen, Kontaktdaten oder Sprachregelungen zur Verfügung stehen. Für die notwendigen Pausen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten entsprechende Pausenzonen außerhalb der PASS vorhanden sein.
c) Die Betriebsbereitschaft der PASS sollte in einem Zeitrahmen von 75 Minuten nach Alarmierung gewährleistet werden.
Dieser Runderlass tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft und am 31. Dezember 2030 außer Kraft.
MBl. NRW. 2020 S. 378, geändert durch Runderlass vom 23. März 2023 (MBl. NRW. 2023 S. 368).