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Runderlass zur Ausgestaltung der Beschaffung von Heimreisedokumenten durch die Zentralen Ausländerbehörden in Nordrhein-Westfalen
Runderlass „Passersatzpapier-Beschaffung” vom 23. Juli 2026 (MB.NRW 2026 Nr. 207)
Aufgrund des § 15 Absatz 5 in Verbindung mit Absatz 1 Nummer. 1 und Absatz 2 Nummer. 1 der Verordnung über Zuständigkeiten im Ausländerwesen vom 10. September 2019 (GV. NRW. S. 593), die zuletzt durch Artikel 1 der Verordnung vom 26. November 2024 (GV. NRW. S. 921) geändert worden ist, im Folgenden ZustAVO, werden nachfolgend die Einzelheiten der örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten der Zentralen Ausländerbehörden als zentrale Stellen für die Beschaffung von Heimreisedokumenten, im Folgenden PEP-Beschaffung, festgelegt.
Der Anwendungsbereich des Erlasses umfasst neben der PEP-Beschaffung im Bereich der Rückführungen in eigener Zuständigkeit nach § 15 Absatz 1 Nummer 1 der ZustAVO sowohl die PEP-Beschaffung im Bereich der freiwilligen Ausreise nach § 15 Absatz 2 Nummer 2 der ZustAVO.
Die entsprechend bei den Zentralen Ausländerbehörden für die PEP-Beschaffung eingerichteten Stellen sind zentrale Ansprechstelle für alle Themen der PEP-Beschaffung für die Ausländerbehörden sowohl in Vorbereitung auf Rückführungen als auch in Vorbereitung auf freiwillige Ausreisen.
Sie sind in Teilen auf in diesem Erlass festgelegte Herkunftsländer spezialisiert. Die sachliche Zuständigkeit richtet sich demnach in erster Linie nach der Herkunftsländer-Aufteilung gemäß der Anlage 1 zu diesem Erlass. In zweiter Linie ist die Zentrale Ausländerbehörde für ein Anliegen sonstiger Herkunftsländer, die nicht gemäß der Anlage 1 dieses Erlasses aufgeteilt sind, zuständig, in deren Bezirk die für den Fall zuständige Ausländerbehörde gelegen ist.
Im Bereich der freiwilligen Ausreise unterstützen die Zentrale Ausländerbehörden die Ausländerbehörde entsprechend der zuvor genannten Zuständigkeit (§ 15 Absatz 2 Nummer 2 ZustAVO).
Die Zentrale Ausländerbehörde betreibt ein Verfahren zur PEP-Beschaffung, im Folgenden PEP-Verfahren, nachdem
a) dieses durch Meldung des Falles durch die Ausländerbehörde an die Zentrale Ausländerbehörde eingeleitet wurde,
b) der Zentrale Ausländerbehörde der Bedarf eines PEP-Verfahrens in einem konkreten Einzelfall durch andere behördliche Stellen bekannt wird und
c) die Zentrale Ausländerbehörde den Bedarf eines PEP-Verfahrens selber erkennt, beispielsweise durch Äußerungen im Rahmen von Anhörungsmaßnahmen.
Die Zentrale Ausländerbehörde soll unter Berücksichtigung vorhandener Kapazitäten im Übrigen bei der Beschaffung von Heimreisedokumenten in Fällen der freiwilligen Rückkehr unterstützen, sofern es im konkreten Einzelfall sachgerecht erscheint. Sie nutzt dabei die Synergien aus der Zusammenarbeit mit den entsprechenden Vertretungen der jeweiligen Herkunftsländer.
2.1.2 Fallmeldung
Die Meldung des Falles an die Zentrale Ausländerbehörde durch die Ausländerbehörde erfolgt mittels einheitlichen Vordrucks, der diesem Erlass als Anlage 2 beigefügt ist, und unter Beifügung der erforderlichen Unterlagen.
Über die für das PEP-Verfahren erforderlichen Unterlagen informiert sich die Ausländerbehörde im Vorhinein über einschlägige Portale, Bekanntmachungen sowie mittels Kontaktaufnahme mit den zuständigen Stellen.
Eine Fallmeldung kann grundsätzlich nur bei vorliegender Rückkehrentscheidung vorliegen.
2.1.3 Verfahren bei Einleitung durch die Zentrale Ausländerbehörde
Bei Fällen nach Nummer 2.1 Buchstaben b und c informiert die Zentrale Ausländerbehörde die Ausländerbehörde über den erkannten Bedarf. Die Ausländerbehörde meldet den Fall, sofern der Bedarf eines PEP-Verfahrens vorliegt sodann gemäß dem unter Nummer 2.1.2 beschriebenen Verfahren.
2.1.4 Hinweise auf andere Herkunftsländer
Ergeben sich im laufenden PEP-Verfahren konkrete Hinweise auf andere Herkunftsländer, die ein weiteres PEP-Verfahren rechtfertigen, leitet die Zentrale Ausländerbehörde nach eigenem Ermessen ein PEP-Verfahren für das jeweilige Herkunftsland ein, sofern ihr die hierfür erforderlichen Unterlagen vorliegen.
Sofern eine andere Zentrale Ausländerbehörde für das Herkunftsland zuständig ist, leitet die Zentrale Ausländerbehörde den Vorgang an diese weiter.
In jedem Falle informiert die Zentrale Ausländerbehörde die aktenführende Ausländerbehörde und fordert ein Ersuchen sowie die erforderlichen Unterlagen an.
Im Falle mehrerer laufender PEP-Verfahren bei unterschiedlichen Zentrale Ausländerbehörden bleibt die Zentrale Ausländerbehörde für das PEP-Verfahren zuständig, die für die PEP-Beschaffung für den Staat, der im Ausländerzentralregister als führende Staatsangehörigkeit angegeben ist, zuständig ist. Ist keine Staatsangehörigkeit im Ausländerzentralregister angegeben, bleibt die Zentrale Ausländerbehörde federführend zuständig, die zuerst mit dem Einzelfall betraut wurde.
2.1.5 Beteiligung der Passersatzpapierbeschaffung des Bundes
Mit der Passersatzpapierbeschaffung des Bundes, im Folgenden PEB Bund, hat der Bund den Ländern die Möglichkeit eröffnet, bei bestimmten Herkunftsländern die PEP-Beschaffung in Amtshilfe zu übernehmen.
Die Zentralen Ausländerbehörden sollen daher, bei den entsprechend in der Anlage 1 markierten Herkunftsländern, Amtshilfeersuchen zur PEP-Beschaffung an die PEB Bund stellen und stehen den Ausländerbehörden in diesen Fällen als Koordinations- und Schnittstelle zwischen der PEB Bund und der Ausländerbehörde zur Verfügung.
Die Aufgaben, die sich aus diesem Erlass im Rahmen der PEP-Beschaffung für die Zentralen Ausländerbehörden ergeben, bleiben hiervon unberührt.
In begründeten Ausnahmefällen kann die oberste Ausländerbehörde hiervon abweichende Regelungen treffen.
Bei Fällen mit Extremismus-Bezug gilt der Erlass „Verfahren der Passersatzpapier-Beschaffung – Kommunikationswege bei Fällen mit Extremismus-Bezug“ vom 6. März 2026 – 523-26.19.04-000007-2025-0008356 – (n.v.).
Im Rahmen von PEP-Verfahren führt die Zentrale Ausländerbehörde Anhörungen vor Vertretungen des Herkunftsländer nach § 82 Absatz 4 Satz 1 des AufenthG durch die PEP-Abteilungen durch.
Die Zentralen Ausländerbehörden führen bei Bedarf nach eigenem Ermessen Sammelanhörungen zu Identifizierungszwecken durch.
Bei Sammelanhörungen für Fälle, die in Amtshilfe durch die PEB Bund bearbeitet werden, ist die ausrichtende Behörde für die Organisation der Sammelanhörung verantwortlich.
Die näheren Bestimmungen zum Ablauf von Anhörungen ergeben sich aus den Beschlüssen der Unterarbeitsgruppen der Arbeitsgruppe Integriertes Rückkehrmanagement.
Die Zentralen Ausländerbehörden prüfen fortlaufend in Abstimmung mit den Herkunftsländern und den zuständigen Behörden des Bundes die Möglichkeiten, Anhörungen, insbesondere in Zusammenhang mit im Justizvollzug befindlichen Personen, per Videoschaltkonferenzen durchzuführen und halten die technischen Voraussetzungen vor.
Die Zentralen Ausländerbehörden sollen in den Fällen nach Nummer 2.1 folgende Maßnahmen der Identitätsfeststellung und -sicherung durchführen, insbesondere
a) Abfragen des Visa Informationssystems (VIS-Abfrage),
b) Abfragen der Melderegister,
c) Einleitung von Personenfeststellungsverfahren,
d) der Beauftragung von Sprach- und Textanalysen,
e) Einleitung von Verfahren nach dem Prümer Vertrag (PRÜM-Verfahren),
f) Ausschreibungen in den Fahndungshilfsmitteln der Polizei nach den Bestimmungen des Erlasses „Erlass zur konsequenten Nutzung der ausländerrechtlichen Möglichkeiten zu Ausschreibung zur Aufenthaltsermittlung und zur Festnahme bei Personen unbekannten Aufenthaltes“ vom 28. Dezember 2016 – 125-39.13.07-2-16-137/422-62.19 – (n.V.) in der jeweils geltenden Fassung,
g) der Open Source Intelligence Recherche und
h) der Datenträgerauswertung nach den Bestimmungen des Erlasses „Unterstützung der kommunalen und Zentralen Ausländerbehörden bei der Identitätsklärung ausreisepflichtiger Personen“ vom 20. September 2023 – 26.19.99-0009294 – in der jeweils geltenden Fassung.
Sie dienen zudem als Kontakt- und Ansprechstelle für Maßnahmen zur Identitätsklärung.
Die Zentralen Ausländerbehörden wirken nach vorheriger Abstimmung mit dem für das Rückkehrmanagement zuständigen Ministerium in sachbezogenen Gremien des länderübergreifenden Rückkehrmanagements mit und bringen etwaige Problemlagen bei der PEP-Beschaffung und den damit in Zusammenhang stehenden Identitätsklärung und -sicherung ein.
Sie beteiligen sich an Besprechungen zur Fortentwicklung der Digitalisierung im Bereich der PEP-Beschaffung insbesondere betreffend einer einheitlichen Fachanwendung und wirken an deren Entwicklung mit.
Die Zentralen Ausländerbehörden pflegen Kontakt insbesondere zu den Auslandsvertretungen der Herkunftsländer, für die sie gemäß der Anlage 1 zuständig sind.
Sie stehen den Auslandsvertretungen bei Anliegen diesen Erlass betreffend zur Verfügung und verweisen die Auslandsvertretungen in anderen Angelegenheiten an die zuständigen Stellen.
Die Zentralen Ausländerbehörden führen monatlich Statistik über PEP-Verfahren über die zur Verfügung stehenden Fachanwendungen.
Sie sind für die Datenpflege und -bereinigung, auch retrograd, zuständig.
Die Zentralen Ausländerbehörden bewerten die Statistik unter Berücksichtigung der Bedarfe und nehmen diese als Grundlage um
a) der Aufsichtsbehörde quartalsweise jeweils zum Ende des Quartals zu berichten,
b) Meldungen an das Gemeinsame Zentrum zur Unterstützung der Rückkehr zu machen und
c) den Personalbedarf im Bereich der PEP-Beschaffung zu bemessen.
Die Zentrale Ausländerbehörde Bielefeld als Zentrale Rückkehrkoordination verarbeitet die statistischen Daten aus dem Bereich der PEP-Beschaffung gemäß des Runderlasses „Zuständigkeit der Zentralen Ausländerbehörde Bielefeld als Zentrale Rückkehrkoordination des Landes Nordrhein-Westfalen“ vom 26. August 2025 (MB.NRW, 2025, Nr. 90) in Abstimmung mit dem für das Rückkehrmanagement zuständigen Ministerium.
Die Statistikbedarfe orientieren sich an dem Bereich „Dokumentation Passersatzpapiere“ (DokuPEP) im Zentralen Ausländerinformationsportal.
Die Zentralen Ausländerbehörden sind dem für das Rückkehrmanagement zuständigen Ministerium berichtspflichtig.
Insbesondere berichten Sie
a) bei besonderen Vorkommnissen,
b) bei Vorliegen von Vollzugshemmnissen, denen nicht mit den Möglichkeiten, die den Zentrale Ausländerbehörden zur Verfügung stehen, begegnet werden kann und
c) nach einer Sammelanhörung mittels einheitlichen Vordrucks, der diesem Erlass als Anlage 3 beigefügt ist.
Das Ministerium als oberste Ausländerbehörde des Landes Nordrhein-Westfalen behält sich die unmittelbare Aufsicht gemäß § 18 Absatz 3 Satz 2 der ZustAVO für die zuvor genannten Angelegenheiten vor. Die operative Bearbeitung und Unterstützung der Ausländerbehörden bei Einzelfällen im Bereich der PEP-Beschaffung bleibt hiervon unbenommen und obliegt weiterhin den Bezirksregierungen.
Dieser Runderlass tritt am 31. Dezember 2030 außer Kraft.
Dieser Runderlass tritt am Tag nach der Veröffentlichung im Ministerialblatt für das Land Nordrhein-Westfalen in Kraft
Gleichzeitig mit dem Inkrafttreten dieses Runderlasses tritt der Runderlass „Änderung der Zuständigkeiten Passersatzpapierbeschaffung“ vom 27. Mai 2019 – Az. 523-26.02.09-000018-2025-0005289 – (n. v.) außer Kraft.