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Richtlinien für die Mikroverfilmung von Katasterunterlagen (Mikrofilm-Richtlinien)
Allgemeines
Für den Gebrauch der Unterlagen der Vermessungs- und Katasterverwaltung und für ihre Sicherung im Archiv der Bezirksregierung ist die Mikroverfilmung zugelassen.
Über den Einsatz von Mikrofilmverfahren entscheidet die Katasterbehörde im Rahmen dieser Richtlinien in eigener Verantwortung. Der Bezirksregierung ist über geplante Maßnahmen zu berichten. Das jeweilige Verfahren ist zu dokumentieren.
Mikrofilmaufnahmen müssen so beschaffen sein, dass sie für die Dauer der Verwendung bzw. Aufbewahrungsfrist eine vollständige und reproduktionstechnisch einwandfreie Wiedergabe der verfilmten Vorlagen gewährleisten. Damit dies sichergestellt ist, sind für die Anforderungen an Filmmaterial und Geräte sowie für Aufnahmetechniken und Archivierung die einschlägigen DIN-Normen maßgebend.
Die Verfilmung des Katasterkartenwerks und der Vermessungsrisse erfolgt in der Regel auf 35-mm-Film mittels Schrittbild- oder Lochkartenkamera. Die Bezirksregierung kann andere Verfilmungsverfahren, deren Ergebnisse die gleiche Qualität aufweisen, zulassen. Ausgenommen ist die Sicherungsverfilmung von Flurkarten nach Absatz 2.
Die besonderen Anforderungen an die Qualität der Sicherungsfilme von Flurkarten lassen nur eine Sicherungsverfilmung auf Planfilm im Format DIN A 6 bei einem Verkleinerungsfaktor von 1:8 unter Verwendung einer Reproduktionskamera zu. Der Planfilm muss ein Auflösungsvermögen von mindestens 300 Linien/mm ermöglichen.
Für die Gebrauchs- und Sicherungsverfilmung der übrigen Unterlagen sind alle Mikrofilmverfahren zugelassen, die die Forderungen der Nummer 2 erfüllen. Ausgeschlossen ist die Verwendung des 8 mm-Rollfilms zur Herstellung von Sicherungsfilmen für das Archiv der Bezirksregierung.
Die Originale sollen möglichst an Ort und Stelle und im Beisein eines Bediensteten des Katasteramtes verfilmt werden. Andernfalls ist die sachgemäße Behandlung und Aufbewahrung der Katasterdokumente für die Dauer des Transports und der Verfilmung durch geeignete Maßnahmen (z. B. vertragliche Regelungen mit dem Auftragnehmer) sicherzustellen.
Katasterdokumente, die dauernd aufzubewahren sind (z. B. Katasterkarten, Vermessungsrisse und Grenzniederschriften) dürfen auch nach ihrer Verfilmung nicht vernichtet werden.
Sicherungsarchiv der Bezirksregierung
Die Sicherungsarchive der Dezernate „Landesvermessung und Liegenschaftskataster" der Bezirksregierungen sind allmählich vollständig auf Mikrofilm umzustellen. Deshalb sollen die Katasterämter zur Sicherung der Originale der Flurkarten, Vermessungsrisse, AP-Karten und Koordinatenverzeichnisse (letztere nur, soweit sie nicht bereits dv-technisch gesichert sind) gegen Verlust und Zerstörung möglichst Mikrofilmaufnahmen als Sicherungsstücke an die Bezirksregierung abgeben.
Soweit Sicherungsbestände noch in konventioneller Weise archiviert sind, bestimmt die Bezirksregierung, wie zweckmäßigerweise die Umstellung auf Mikrofilm vorgenommen wird. Sie trägt insoweit die Umstellungskosten.
Wenn das Katasteramt von Vermessungsrissen, Koordinatenverzeichnissen und AP-Karten ohnehin Mikrofilmaufnahmen für eigene Zwecke herstellt, fertigt es die Filmaufnahmen für die Laufendhaltung des Archivs der Bezirksregierung kostenlos an.
Bei Aufträgen zum Druck von Flurkarten fertigt das Landesvermessungsamt eine Filmaufnahme als Sicherungsstück der Flurkarte. Sofern die Flurkarten nicht vom Landesvermessungsamt gedruckt werden, stellt das Katasteramt eine Filmaufnahme nach Nummer 3 Abs. 2 kostenlos für das Archiv der Bezirksregierung zur Verfügung. Ist dies nicht möglich, gibt es einen Druck der Flurkarte an das Sicherungsarchiv der Bezirksregierung ab.
Das Katasteramt stellt sicher, dass von ihm gelieferte Sicherungsfilme den Anforderungen der Nummer 11 genügen.
Da die Eignung des Diazofilms für Sicherungsarchive derzeit nicht genügend nachgewiesen ist, sollen Original- oder Zweitaufnahmen (Silberhalogenfilme) an das Sicherungsarchiv abgegeben werden. Werden stattdessen Duplikate auf Diazomaterial geliefert, hat das Katasteramt die Originalaufnahmen räumlich getrennt von den verfilmten Unterlagen aufzubewahren.
Bei der Herstellung von Sicherungsfilmen ist dafür zu sorgen, dass die Qualität der Filmaufnahmen geprüft und nachgewiesen werden kann. Bei der Sicherungsverfilmung von Vermessungsrissen kommen hierfür insbesondere Probe- und Testaufnahmen nach DIN 19051, Teile 3 und 20 in Betracht.
1. die Reproduktionsfähigkeit des Films insgesamt - insbesondere hinsichtlich des Auflösungsvermögens und der Hintergrunddichte - den gestellten Anforderungen gerecht wird (Absatz 2),
2. jede einzelne Filmaufnahme brauchbar ist und
3. alle zu verfilmenden Unterlagen erfasst worden sind.
Die Prüfung der Reproduktionsfähigkeit des Films erfolgt nach DIN 19051.
Bei der Verarbeitung von Silberhalogenfilmen darf der Thiosulfat-Restgehalt die Werte nach DIN 19070 nicht überschreiten. Werden Filme von der Katasterbehörde selbst entwickelt, ist stichprobenartig, etwa ein- bis zweimal jährlich, zu prüfen, ob der Thiosulfat-Restgehalt eines frisch entwickelten Filmabschnitts (Lochkarte) innerhalb der zulässigen Grenzen liegt.
Jeder für das Sicherungsarchiv fertiggestellte Mikrofilm wird in ein Mikrofilmregister eingetragen, das nach dem Muster der Anlage nach Katasteramtsbezirken einzurichten und fortzuführen ist. Sind Filmlochkarten zu registrieren, werden in Spalte l des Registerblattes Angaben über die in einem Arbeitsgang geschlossenen verfilmten Unterlagen (z.B. Gemarkung X, Fluren l bis 5) eingetragen. Durch die Unterschrift in Spalte 4 wird bestätigt, dass die Prüfungen nach Nummer 11 ordnungsgemäß durchgeführt wurden oder Gegenstand vertraglich zu erbringender Leistungen waren.
Werden die Sicherungsfilme vom Katasteramt beigebracht, so legt dieses auch das bereits ausgefüllte Registerblatt vor.
Die Bezirksregierung trifft, soweit erforderlich, ergänzende Regelungen für die Abgabe der Mikrofilmaufnahmen an das Sicherungsarchiv.
Die Sicherungsfilme sind unter Beachtung von DIN 19070 so zu lagern, dass ihre Haltbarkeit und Lesbarkeit nicht beeinträchtigt werden. Sicherungsfilme auf Diazo-Basis sind unbedingt vor längerer Lichteinwirkung zu schützen.
Die archivierten Filme sind jährlich stichprobenartig auf ihren Zustand hin zu überprüfen.
MBl. NRW. 1985 S. 198.