VwV-Satzung-10

(1) Das Hochschulbibliothekszentrum ist eine gemäß § 14 des Landesorganisationsgesetzes vom 10. Juli 1962 (GV. NRW. S. 421), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17. Dezember 2020 (GV. NRW. S. 1238), errichtete Einrichtung des Landes. Es führt die Bezeichnung „Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen“. Es kann auch die Kurzbezeichnung „hbz“ verwendet werden.

(2) Das Hochschulbibliothekszentrum untersteht der Dienst- und Fachaufsicht des für Wissenschaft zuständigen Ministeriums des Landes Nordrhein-Westfalen.

(3) Der Sitz des Hochschulbibliothekszentrums ist Köln.

(1) Das Hochschulbibliothekszentrum stellt im Rahmen des § 51 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 3 des Kulturgesetzbuchs vom 1. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1353) zentrale bibliothekarische Infrastrukturen und Dienste für die in § 51 Absatz 1 Satz 1 des Kulturgesetzbuchs genannten Hochschulbibliotheken zur Verfügung und entwickelt diese weiter, so dass die Hochschulbibliotheken ihren Nutzerinnen und Nutzern bibliothekarische Dienste mit einem höchstmöglichen Maß an Synergien, Wirtschaftlichkeit, Innovationen und Servicequalität anbieten können. Das Hochschulbibliothekszentrum unterstützt hochschulübergreifende Kooperationen der Hochschulbibliotheken gemäß Satz 1 und beteiligt sich aufgrund deren Initiative an den Planungen des Einsatzes der Datenverarbeitung in den Hochschulbibliotheken. Das Hochschulbibliothekszentrum stellt diesen Hochschulbibliotheken auch überregionale Dienste in Kooperation mit anderen Bibliotheksverbünden insbesondere aus Anlass von Standardisierungen zur Verfügung.

(2) Zu den Aufgaben des Hochschulbibliothekszentrums gemäß Absatz 1 gehören insbesondere:

1. Organisation, Steuerung und Betrieb einer kooperativen Katalogisierung und des Gesamtnachweises der analogen und digitalen Medienbestände der Hochschulbibliotheken einschließlich des entsprechenden Metadatenmanagements,

2. Organisation, Steuerung und Betrieb einheitlicher Bibliotheksmanagementsysteme und Rechercheoberflächen für Nutzerinnen und Nutzer in Kooperation mit den Hochschulbibliotheken und

3. Entwicklung, Organisation, Steuerung und Betrieb innovativer bibliothekarischer Infrastrukturen und Dienste zur Bereitstellung, Sichtbarkeit und Langzeitverfügbarkeit von Medien, Beständen und Daten der Hochschulbibliotheken; das Hochschulbibliothekszentrum betreibt insofern eine Konsortialstelle zum gemeinschaftlichen Erwerb digitaler Inhalte und unterstützt die freie und ungehinderte Verbreitung und Zugänglichmachung von wissenschaftlichen Arbeiten in digitaler Form (Open Access) sowie von wissenschaftlichen Lehr- und Lernmaterialien in digitaler Form (Open Educational Resources).

(3) Das Hochschulbibliothekszentrum kann seine bibliothekarischen Infrastrukturen und Dienste nach Absätze 1 und 2 auch weiteren Bibliotheken und sonstigen Informationseinrichtungen innerhalb und außerhalb von Nordrhein-Westfalen auf der Grundlage von vertraglichen Vereinbarungen gegen Vollkostenerstattung zur Verfügung stellen. Im Falle einer kooperativen Zusammenarbeit kann die Vollkostenerstattung mittels Entgelt auch durch andere entsprechende Beiträge der Kooperationspartner ersetzt werden.

(4) Das Hochschulbibliothekszentrum betreibt die Leihverkehrszentrale für die Leihverkehrsregion Nordrhein-Westfalen sowie unter Beachtung von Absatz 3 für andere Regionen.

(5) Das Hochschulbibliothekszentrum unterstützt die Pflichtexemplarsammlung der Universitäts- und Landesbibliotheken sowie die Herausgabe der Nordrhein-Westfälischen Bibliographie durch die Entwicklung und den Betrieb von technischen Infrastrukturleistungen einschließlich der digitalen Langzeitarchivierung (§ 52 Absatz 5 des Kulturgesetzbuchs).

(6) Das Hochschulbibliothekszentrum beteiligt sich am Ausbau der länderübergreifenden Zusammenarbeit der Bibliotheksverbünde und wissenschaftlichen Bibliotheken insbesondere um Synergien und Innovationen für die bibliothekarischen Infrastrukturen und Dienste für die in § 51 Absatz 1 Satz 1 des Kulturgesetzbuchs genannten Hochschulbibliotheken sicherzustellen.

(7) Das für Wissenschaft zuständige Ministerium des Landes Nordrhein-Westfalen kann dem Hochschulbibliothekszentrum unter Berücksichtigung dessen personellen und sachlichen Ausstattung nach Anhörung seiner Direktorin oder seines Direktors sowie des Vorstandes des hbz-Rates aufgrund von § 1 Absatz 2 weitere Aufgaben übertragen.

(8) Zur Erfüllung seiner Aufgaben ist im Hochschulbibliothekszentrum ein Fachrechenzentrum gemäß § 24 Absatz 2 Satz 1 Nummer 5 des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen vom 8. Juli 2016 (GV. NRW. S. 551), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 1. Februar 2022 (GV. NRW. S. 122), eingerichtet.

(1) Das Hochschulbibliothekszentrum wird von einer Direktorin oder einem Direktor geleitet. Die Bestellung erfolgt durch das für Wissenschaft zuständige Ministerium des Landes Nordrhein-Westfalen nach Anhörung des Vorstandes des hbz-Rates.

(2) Die Direktorin oder der Direktor hat das Hochschulbibliothekszentrum in eigener Verantwortung nach den rechtlichen Bestimmungen, wirtschaftlichen Grundsätzen und den Bestimmungen dieser Satzung im Rahmen der personellen und sachlichen Ausstattung so zu leiten, wie die Aufgabenstellung sowie die Entwicklungs- und Strategieplanung es erfordern. Die Direktorin oder der Direktor vertritt das Land Nordrhein-Westfalen in den das Hochschulbibliothekszentrum betreffenden Angelegenheiten gerichtlich und außergerichtlich und ist vorgesetzte Stelle der Beschäftigten des Hochschulbibliothekszentrums, soweit nicht nach Gesetz, Verordnung oder Erlass etwas anderes bestimmt ist. Die Direktorin oder der Direktor ist Beauftragte oder Beauftragter für den Haushalt des Hochschulbibliothekszentrums.

hbz-Rat

(1) Der hbz-Rat wirkt mit an der Steuerung des Hochschulbibliothekszentrums einschließlich der Weiterentwicklung der von diesem zur Verfügung gestellten bibliothekarischen Infrastrukturen und Dienste (Produkte) sowie an der Koordinierung des Zusammenwirkens zwischen dem Hochschulbibliothekszentrum und den Bibliotheken durch Entscheidung über folgende Angelegenheiten:

1. Zustimmung zur jährlichen Entwicklungsplanung sowie zur fünfjährigen Strategieplanung (hbz-Strategie) des Hochschulbibliothekszentrums und zur wesentlichen Änderung dieser auch der Priorisierung von Zielen und Produkten dienenden Planungen,

2. Zustimmung zur Einführung neuer Produkte sowie zu deren wesentlicher Änderung oder Beendigung,

3. Zustimmung zum Abschluss, zur wesentlichen Änderung oder Beendigung vertraglicher Vereinbarungen im Sinne des § 2 Absatz 3, wenn diese vorsehen, dass die Bibliothek oder sonstige Informationseinrichtung aktiv an der kooperativen Katalogisierung und dem Gesamtnachweis der analogen und digitalen Medienbestände einschließlich des entsprechenden Metadatenmanagements teilnimmt,

4. Zustimmung zu neuen Unterstützungen hochschulübergreifender Kooperationen der in § 51 Absatz 1 Satz 1 des Kulturgesetzbuchs genannten Hochschulbibliotheken sowie zu neuen Beteiligungen am Ausbau der länderübergreifenden Zusammenarbeit der Bibliotheksverbünde und wissenschaftlichen Bibliotheken, zur wesentlichen Änderung von Unterstützungen und Beteiligungen sowie zu deren Beendigung und

5. Zustimmung zu den gegenüber dem für Wissenschaft zuständigen Ministerium des Landes Nordrhein-Westfalen vorzulegenden Unterlagen für den Entwurf des Haushaltsplans sowie für die fünfjährige Finanzplanung des Landes Nordrhein-Westfalen (einschließlich etwaiger aufzustellender Wirtschaftspläne) und zur wesentlichen Änderung dieser Unterlagen.

§ 1 Absatz 2, § 2 Absatz 7, § 3 sowie Vereinbarungen zwischen dem für Wissenschaft zuständigen Ministerium des Landes Nordrhein-Westfalen und Ministerien anderer Länder über Produkte des Hochschulbibliothekszentrums bleiben unberührt.

(2) Der hbz-Rat besteht aus den folgenden stimmberechtigten Mitgliedern:

1. jeweils die Leiterin oder der Leiter der unter § 51 Absatz 1 Satz 1 des Kulturgesetzbuchs genannten Hochschulbibliotheken, wobei diese oder dieser im Verhinderungsfall durch die stellvertretende Leiterin oder den stellvertretenden Leiter vertreten werden kann,

2. sechs nach Absätze 7 und 8 gewählte Vertreterinnen oder Vertreter der unter § 51 Absatz 1 Satz 2 des Kulturgesetzbuchs genannten Bibliotheken und sonstigen Informationseinrichtungen und

3. der Direktorin oder dem Direktor des Hochschulbibliothekszentrums.

(3) An den Sitzungen des hbz-Rates nehmen als Mitglieder mit beratender Stimme teil:

1. eine Vertreterin oder ein Vertreter des für Wissenschaft zuständigen Ministeriums des Landes Nordrhein-Westfalen,

2. eine Vertreterin oder ein Vertreter des für öffentliche Bibliotheken zuständigen Ministeriums des Landes Nordrhein-Westfalen,

3. eine Vertreterin oder ein Vertreter des für Wissenschaft zuständigen Ministeriums des Landes Rheinland-Pfalz,

4. eine Kanzlerin oder ein Kanzler beziehungsweise eine Vizepräsidentin oder ein Vizepräsident für den Bereich der Wirtschafts- und Personalverwaltung der unter § 51 Absatz 1 Satz 1 des Kulturgesetzbuchs genannten Hochschulen, die oder der gemeinsam von den Kanzlerinnen und Kanzlern beziehungsweise Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten für den Bereich der Wirtschafts- und Personalverwaltung dieser Hochschulen gegenüber der Geschäftsstelle des hbz-Rates benannt wird und

5. eine Leiterin oder ein Leiter einer öffentlichen Bibliothek in der Trägerschaft der nordrhein-westfälischen Gemeinden oder Gemeindeverbände sofern von den Bibliotheken im Sinne des § 4 Absatz 7 Satz 1 keine öffentliche Bibliothek in der Trägerschaft der nordrhein-westfälischen Gemeinden oder Gemeindeverbände umfasst ist oder kein nach § 4 Absatz 7 Satz 1 gewähltes Mitglied des hbz-Rates aus dem Kreis dieser öffentlichen Bibliotheken stammt; die Leiterin oder der Leiter wird vom Verband der Bibliotheken des Landes Nordrhein-Westfalen gegenüber der Geschäftsstelle des hbz-Rates benannt.

(4) An den Sitzungen können Gäste mit Zustimmung des Vorstandes des hbz-Rates teilnehmen. Der hbz-Rat kann sich eine Geschäftsordnung geben und zur Vorbereitung seiner Entscheidungen Arbeitsgruppen einsetzen und externe Experten hinzuziehen.

(5) Dem hbz-Rat werden die zur Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Unterlagen sowie Informationen zur Verfügung gestellt, soweit nicht wichtige Gründe, insbesondere der Schutz der Rechte Dritter, entgegenstehen. Zu den erforderlichen Unterlagen sowie Informationen zählen insbesondere die Jahresabschlüsse, die jährlichen Lageberichte sowie die maßgeblichen jährlichen Produktdaten. Sofern dem hbz-Rat die erforderlichen Unterlagen sowie Informationen nicht zur Verfügung gestellt werden, kann dieses vom hbz-Rat beanstandet werden. Wird von der Direktorin oder dem Direktor des Hochschulbibliothekszentrums innerhalb einer angemessenen Frist keine Abhilfe geschaffen, unterrichtet die Direktorin oder der Direktor das für Wissenschaft zuständige Ministerium des Landes Nordrhein-Westfalen, welches über diese Angelegenheit entscheidet.

(6) Hält die Direktorin oder der Direktor des Hochschulbibliothekszentrums Entscheidungen oder Unterlassungen des hbz-Rates oder dessen Vorstandes für rechtswidrig, mit wirtschaftlichen Grundsätzen, den Bestimmungen dieser Satzung, den Erfordernissen der Aufgabenstellung oder der personellen beziehungsweise sachlichen Ausstattung des Hochschulbibliothekszentrums nicht vereinbar, hat sie oder er diese zu beanstanden und auf Abhilfe zu dringen. Die Beanstandung hat aufschiebende Wirkung. Wird vom hbz-Rat oder dessen Vorstand innerhalb einer angemessenen Frist keine Abhilfe geschaffen, unterrichtet die Direktorin oder der Direktor des Hochschulbibliothekszentrums das für Wissenschaft zuständige Ministerium des Landes Nordrhein-Westfalen, welches über die Angelegenheit entscheidet.

(7) Bibliotheken und sonstige Informationseinrichtungen denen bibliothekarische Infrastrukturen und Dienste gemäß § 2 Absatz 3 zur Verfügung gestellt werden und die aufgrund dessen aktiv an der kooperativen Katalogisierung und dem Gesamtnachweis der analogen und digitalen Medienbestände einschließlich des entsprechenden Metadatenmanagements teilnehmen, wählen aus ihrem Kreis für jeweils drei Jahre sechs Mitglieder des hbz-Rates. Hierbei stammen drei Mitglieder aus dem Kreis der Bibliotheken und sonstigen Informationseinrichtungen im Sinne des Satzes 1, die von der Zusatzvereinbarung 1 der Vereinbarung zwischen dem Land Nordrhein-Westfalen und dem Land Rheinland-Pfalz über die Nutzung von Diensten des Hochschulbibliothekszentrums durch Bibliotheken in Rheinland-Pfalz vom 7./11. Mai 2012 erfasst sind, und drei Mitglieder aus dem Kreis der sonstigen Bibliotheken beziehungsweise Informationseinrichtungen im Sinne des Satzes 1. Wählbar sind die Leiterinnen und Leiter der Bibliotheken und sonstigen Informationseinrichtungen im Sinne des Satzes 1, wobei eine Mitgliedschaft im hbz-Rat endet, wenn diese Wählbarkeitsvoraussetzung entfallen ist. Wahlberechtigt sind die Leiterin oder der Leiter oder im Verhinderungsfall die stellvertretende Leiterin oder der stellvertretende Leiter der jeweiligen Bibliothek oder sonstigen Informationseinrichtung im Sinne des Satzes 1.

(8) Die Durchführung der Wahl gemäß Absatz 7 obliegt der Geschäftsstelle des hbz-Rates, wobei die Wahl mittels geeigneter elektronischer Form erfolgen kann. Innerhalb einer von der Geschäftsstelle festzulegenden Frist kann jede oder jeder Wahlberechtigte Wahlvorschläge einreichen. Werden nicht mehr als sechs Wahlvorschläge eingereicht bei denen insgesamt Absatz 7 Satz 2 hinreichend Berücksichtigung findet, gelten die Vorgeschlagenen als gewählt. Werden mehr als sechs Wahlvorschläge eingereicht, leitet die Geschäftsstelle die Wahl ein. Hierzu werden den Wahlberechtigten die entsprechenden Stimmzettel zugeleitet. Die Wahl erfolgt mit einer Ausschlussfrist von zwei Wochen durch Rücksendung der Stimmzettel. Jeder und jede Wahlberechtigte hat eine Stimme. Diejenigen sechs Vorgeschlagenen sind gewählt, die im Verhältnis zu den übrigen Vorgeschlagenen die höhere Stimmenzahl auf sich vereinigen. Sind hierbei nicht sechs Vorgeschlagene gemäß Absatz 7 Satz 2 gewählt, treten die mit der jeweils geringeren Stimmenzahl Gewählten solange zu Gunsten der mit Stimmen bedachten Vorgeschlagenen zurück, bis insgesamt sechs Vorgeschlagene gemäß Absatz 7 Satz 2 gewählt sind. Bei Stimmengleichheit entscheidet im Bedarfsfall das Los, welches von der Geschäftsstelle gezogen wird. Die Auswertung der Wahl erfolgt durch die Geschäftsstelle. Das Wahlergebnis wird allen Wahlberechtigten mitgeteilt.

(9) Die unter § 51 Absatz 1 Satz 1 des Kulturgesetzbuchs genannten Hochschulbibliotheken sowie die Bibliotheken und sonstigen Informationseinrichtung im Sinne des Absatzes 7 Satz 1 unterrichten die Geschäftsstelle des hbz-Rates über ihre jeweiligen Leitungen (Leiterin oder Leiter sowie stellvertretende Leiterin oder stellvertretender Leiter) sowie über diesbezügliche Änderungen.

(1) Der hbz-Rat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner stimmberechtigten Mitglieder anwesend ist. Es sollte angestrebt werden, die Beschlüsse einstimmig zu fassen. Bei fehlender Einstimmigkeit bedürfen die Beschlüsse der Stimmenmehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder. Kann ein Beschluss zu einer finanziellen Belastung der unter § 51 Absatz 1 Satz 1 des Kulturgesetzbuchs genannten Hochschulbibliotheken oder der unter § 4 Absatz 7 Satz 1 genannten Bibliotheken und sonstigen Informationseinrichtungen zum Beispiel aufgrund einer geplanten Umlagefinanzierung führen, bedarf der Beschluss einer Stimmenmehrheit von mindestens zwei Dritteln aller anwesenden stimmberechtigten Mitglieder. Jedes stimmberechtigte Mitglied hat eine Stimme. Ein Mitglied kann sein Stimmrecht auf ein anderes stimmberechtigtes Mitglied übertragen. Die Geschäftsstelle des hbz-Rates ist darüber rechtzeitig zu unterrichten, wobei die Unterrichtung auch mittels geeigneter elektronischer Form erfolgen kann.

(2) Der hbz-Rat tagt unter der Leitung der Vorstandssprecherin oder des Vorstandssprechers des hbz-Rates mindestens zweimal pro Jahr. Er tagt ferner, wenn dieses von mindestens 30 Prozent der Mitglieder nach § 4 Absatz 2 Nummern 1 und 2, vom Mitglied nach § 4 Absatz 2 Nummer 3 oder vom Mitglied nach § 4 Absatz 3 Nummer 1 gegenüber der Vorstandssprecherin oder dem Vorstandssprecher beantragt wird.

(3) Die Vorstandssprecherin oder der Vorstandssprecher lädt zu den Sitzungen ein. Die Einladungen können mittels geeigneter elektronischer Form versandt werden. Sie sind einschließlich der Tagesordnung, Beschlussvorlagen sowie sonstiger Sitzungsunterlagen spätestens zwei Wochen vor der Sitzung zu versenden. Aus besonderem Grund kann hiervon abgewichen werden. Die Abweichung ist in der Einladung zu begründen.

(4) Jedes Mitglied des hbz-Rates kann die Aufnahme von Tagesordnungspunkten beantragen, wobei der Vorstand des hbz-Rates über die Aufnahme entscheidet. Der Antrag hat spätestens drei Wochen vor der Sitzung bei der Vorstandssprecherin oder dem Vorstandssprecher einzugehen. Die Tagesordnung kann auf Antrag in der Sitzung durch Beschluss des hbz-Rates erweitert werden, wenn es sich um Angelegenheiten handelt, die keinen Aufschub dulden.

(5) Die Sitzungen erfolgen in der Regel beim Hochschulbibliothekszentrum in physischer Anwesenheit der Mitglieder. Sie können ausnahmsweise auch in elektronischer Kommunikation stattfinden. Beschlussfassungen können in Angelegenheiten, die keinen Aufschub dulden, aufgrund einer Entscheidung der Vorstandsprecherin oder des Vorstandsprechers des hbz-Rates im Wege eines Umlaufverfahrens mit angemessener Frist gefasst werden. Die Übermittlung kann mittels geeigneter elektronischer Form erfolgen. Die Notwendigkeit eines Umlaufverfahrens ist von der Vorstandsprecherin oder dem Vorstandssprecher in der Beschlussvorlage zu begründen. Die Vorstandsprecherin oder der Vorstandssprecher unterrichtet die Mitglieder des hbz-Rates über das Ergebnis des Umlaufverfahrens; Satz 4 gilt entsprechend.

(6) Das unter der Verantwortung der Vorstandssprecherin oder des Vorstandssprechers erstellte Sitzungsprotokoll berichtet über den Wortlaut der Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse. Es berichtet außerdem über die Diskussionen auf der Sitzung in knapper Zusammenfassung. Das Protokoll wird spätestens drei Wochen nach der Sitzung an die Mitglieder des hbz-Rates versandt. Der Versandt kann mittels geeigneter elektronischer Form erfolgen. Einwendungen gegen den Inhalt des Protokolls können von jedem Mitglied des hbz-Rates innerhalb von zwei Wochen gegenüber der Vorstandssprecherin oder dem Vorstandssprecher erhoben werden. Über die Einwendungen entscheidet die Vorstandsprecherin oder der Vorstandssprecher innerhalb von zwei Wochen. Sofern einer Einwendung entsprochen wird, wird das entsprechend geänderte Protokoll an die Mitglieder des hbz-Rates versandt.

(7) Die Mitglieder und Gäste des hbz-Rates sowie externe Experten gemäß § 4 Absatz 4 sind zur Verschwiegenheit in Angelegenheiten verpflichtet, die ihnen in dieser Funktion bekannt geworden sind und deren Vertraulichkeit sich aus rechtlichen Bestimmungen, auf Grund besonderer Beschlussfassung des hbz-Rates oder aus der Natur des Gegenstandes ergibt.

(1) Der Vorstand des hbz-Rates besteht aus vier für jeweils drei Jahre gewählten Mitgliedern und der Direktorin oder dem Direktor des Hochschulbibliothekszentrums. Jeweils mindestens ein Vorstandsmitglied hat aus dem Kreis der Universitätsbibliotheken, aus dem Kreis der Bibliotheken der Hochschulen für angewandte Wissenschaften sowie aus dem Kreis der Kunst- und Musikhochschulbibliotheken gemäß § 51 Absatz 1 Satz 1 des Kulturgesetzbuchs zu stammen.

(2) Die Mitglieder des hbz-Rates nach § 4 Absatz 2 Nummern 1 und 2 wählen aus ihrem Kreis für jeweils drei Jahre vier Vorstandsmitglieder, wobei die Mitgliedschaft im Vorstand endet, wenn die Wählbarkeitsvoraussetzung entfallen ist. Jedes Mitglied des hbz-Rates nach § 4 Absatz 2 Nummern 1 und 2 kann Wahlvorschläge machen und hat eine Stimme. Werden nicht mehr als vier Wahlvorschläge gemacht bei denen insgesamt Absatz 1 Satz 2 hinreichend Berücksichtigung findet, gelten die Vorgeschlagenen als gewählt. Werden mehr als vier Wahlvorschläge gemacht, sind diejenigen vier Vorgeschlagenen gewählt, die im Verhältnis zu den übrigen Vorgeschlagenen die höhere Stimmenzahl auf sich vereinigen. Sind hierbei nicht drei Vorgeschlagene gemäß Absatz 1 Satz 2 gewählt, treten die mit der jeweils geringeren Stimmenzahl Gewählten solange zu Gunsten der mit Stimmen bedachten Vorgeschlagenen zurück, bis insgesamt drei Vorgeschlagene gemäß Absatz 1 Satz 2 gewählt sind. Bei Stimmengleichheit entscheidet im Bedarfsfall das Los.

(3) Die gewählten Vorstandsmitglieder wählen aus ihrem Kreis eine Vorstandssprecherin oder einen Vorstandssprecher sowie eine Stellvertreterin oder einen Stellvertreter.

(4) Zu den Aufgaben des Vorstandes gehören insbesondere die Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen des hbz-Rates. Er kann zur Vorbereitung der Sitzungen befristet Arbeitsgruppen einsetzen und externe Experten hinzuziehen. Der Vorstand gibt den Vertreterinnen oder Vertretern des Personalrates, der Gleichstellungsbeauftragten sowie der Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen des Hochschulbibliothekszentrums mindestens einmal im Jahr Gelegenheit zur Information und Beratung. Er berichtet auf den Sitzungen des hbz-Rates über seine Tätigkeit.

(5) Sofern Beschlüsse des hbz-Rates in Angelegenheiten, die keinen Aufschub dulden, von diesem auch nicht im Wege eines Umlaufverfahrens gemäß § 5 Absatz 5 Satz 3 rechtzeitig gefasst werden können, ist der Vorstand befugt, über die Angelegenheiten selbst zu entscheiden. Die Vorstandsprecherin oder der Vorstandssprecher unterrichtet die Mitglieder des hbz-Rates unverzüglich über Vorstandsbeschlüsse gemäß Satz 1, wobei die Unterrichtung mittels geeigneter elektronischer Form erfolgen kann. Hierbei ist auch die Notwendigkeit des Vorgehens zu begründen.

(6) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens drei seiner Mitglieder anwesend ist. Beschlüsse bedürfen der Stimmenmehrheit der anwesenden Mitglieder. § 5 Absatz 1 Sätze 5 bis 7 gilt entsprechend. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der Vorstandssprecherin oder des Vorstandssprechers.

(7) Der Vorstand tagt unter Leitung der Vorstandssprecherin oder des Vorstandssprechers mindestens zweimal pro Halbjahr. Die Sitzungen können in elektronischer Kommunikation stattfinden. § 5 Absätze 3 und 4, Absatz 5 Sätze 3 bis 5 sowie Absatz 7 gilt entsprechend. Sofern Beschlussfassungen des Vorstands im Wege eines Umlaufverfahrens gefasst werden, unterrichtet die Vorstandsprecherin oder der Vorstandssprecher die Mitglieder des Vorstandes und des hbz-Rates über das Ergebnis des Umlaufverfahrens. Die Übermittlung kann mittels geeigneter elektronischer Form erfolgen. Sofern Beschlussfassungen des Vorstands in Angelegenheiten, die keinen Aufschub dulden, auch nicht im Wege eines Umlaufverfahrens rechtzeitig gefasst werden können, können diese aufgrund einer Entscheidung der Vorstandssprecherin oder des Vorstandssprechers in fernmündlicher Abstimmung gefasst werden. Die Notwendigkeit dieses Vorgehens ist von der Vorstandsprecherin oder dem Vorstandssprecher zu begründen. Sie oder er unterrichtet die Mitglieder des hbz-Rates über diese Beschlussfassungen; Satz 5 gilt entsprechend.

(8) Das unter der Verantwortung der Vorstandssprecherin oder des Vorstandssprechers erstellte Sitzungsprotokoll ist ein Ergebnisprotokoll. Das Protokoll wird spätestens zwei Wochen nach der Sitzung an die Vorstandsmitglieder versandt. § 5 Absatz 6 Sätze 4 bis 7 gilt entsprechend. Sofern Vorstandsmitglieder gegen den Inhalt des Protokolls keine Einwendungen erheben, wird dieses auch an die Mitglieder des hbz-Rates versandt. Andernfalls wird erst nach der Entscheidung der Vorstandssprecherin oder des Vorstandssprechers über die Einwendungen das Protokoll auch an die Mitglieder des hbz Rates versandt.

Eine Geschäftsstelle im Hochschulbibliothekszentrum unterstützt den Vorstand des hbz-Rates sowie den hbz-Rat einschließlich deren Arbeitsgruppen bei den mit deren Tätigkeiten verbundenen administrativen Aufgaben. Zu den Aufgaben der Geschäftsstelle zählen insbesondere die Erstellung, Vorlage, Versendung und Verwaltung von für die Tätigkeit des Vorstandes sowie des hbz-Rates erforderlichen Unterlagen, wie zum Beispiel Einladungen, Tagesordnungen, Beschlussvorlagen sowie Sitzungsprotokolle. Die Geschäftsstelle ist ferner für die Durchführung der Wahlen gemäß § 4 Absätze 7 und 8 zuständig. Sie nimmt ihre Aufgaben in vertrauensvoller Zusammenarbeit mit dem Vorstand sowie dem hbz-Rat wahr. Die Geschäftsstelle wird von den übrigen Stellen des Hochschulbibliothekszentrums unterstützt. Vorlagen der Geschäftsstelle erfolgen gegenüber der Vorstandssprecherin oder dem Vorstandssprecher. Diese oder dieser ist an dem Verfahren zur Auswahl des Personals der Geschäftsstelle durch Teilnahme an den Vorstellungsgesprächen und Anhörung vor abschließender Entscheidung zu beteiligen.

Diese Satzung tritt am 1. Januar 2023 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Satzung des Hochschulbibliothekszentrums des Landes Nordrhein-Westfalen vom 25. September 2001 (ABl. NRW. 2 5/01 S. 67) außer Kraft.

Düsseldorf, den 5. Dezember 2022

Die Ministerin für Kultur und Wissenschaft

des Landes Nordrhein-Westfalen

Ina B r a n d e s

MBl. NRW. 2022 S. 1024.