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Steuerliche Behandlung von Reisekostenvergütungen aus öffentlichen Kassen ab 1. Januar 2004
- B 2906 - 7.0 - IV A 4 –
Zur lohnsteuerlichen Behandlung von Reisekostenvergütungen, Umzugskostenvergütungen und Trennungsentschädigungen gebe ich folgende Hinweise:
Im Einzelnen gelten § 3 Nr. 12 Satz 1 und Nr. 13, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5, § 8 Abs. 1 und 2, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5, § 9 Abs. 2 Satz 2, § 9 Abs. 5 und § 19 Abs. 1 Nr. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) und
R 14, 16, 31 Abs. 8, 37 bis 41 und 43 Lohnsteuerrichtlinien (LStR) sowie H 14, 14 a, 16, 31 Abs. 8, 37 bis 41 und 43 Lohnsteuerhinweise (LStH).
Ergänzend gebe ich hierzu folgende Hinweise:
Die Fahrkostenerstattung ist nach § 3 Abs. 13 EStG steuerfrei.
Die Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Das Tagegeld entspricht den steuerlichen Pauschbeträgen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG; steuerpflichtiger Arbeitslohn fällt daher nicht an.
Die Übernachtungskostenerstattung ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Die amtlichen Sachbezugswerte für das Frühstück, Mittag- und Abendessen werden jährlich spätestens zu Beginn jeden Kalenderjahres mitgeteilt (Kalenderjahr 2004: RdErl. d. Finanzministeriums vom 05.11.2003 – B 2906 – 7.1 - IV A 3 – MBl. NRW. S. 1494).
Der Sachbezugswert ist nur dann anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer die Verpflegung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten auch tatsächlich erhalten hat. (Bei Dienstreisen unter acht Stunden sind unentgeltlich oder teilentgeltlich gewährte Mahlzeiten stets mit dem jeweiligen Sachbezugswert zu versteuern; eine Pauschalversteuerung des Sachbezugswerts gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG ist grundsätzlich unzulässig.)
Eine "Veranlassung" durch den Arbeitgeber bei der Abgabe einer Mahlzeit setzt grundsätzlich einen Entscheidungsspielraum des Arbeitgebers voraus. Die Abgabe einer Mahlzeit ist deshalb nicht vom Arbeitgeber veranlasst, wenn dieser - wie z.B. bei der Verpflegung an Bord eines Flugzeugs - darauf keinen Einfluss hat.
Erfordern Dienstreisen wegen ihres Charakters, z.B. als Rundreise, Gruppenreise, Fortbildungsveranstaltung, Seminar oder Tagung, eine besondere organisatorische Vorbereitung, so wird die Abgabe von Mahlzeiten durch Dritte auch dann als vom Arbeitgeber veranlasst angesehen,
- wenn die Abgabe von Mahlzeiten von der für die Organisation der Dienstreise zuständigen Arbeitseinheit mit dem Hotel, der Gaststätte oder Einrichtung vereinbart wird oder
- wenn der Arbeitgeber die Organisation der Dienstreise einschließlich der Verpflegung bei einem Unternehmen in Auftrag gegeben hat, das seinerseits die Mahlzeitenabgabe mit den beteiligten Lieferanten vereinbart.
Ist die Veranlassung durch den Arbeitgeber nicht gegeben, ist dem Arbeitnehmer die Entgeltzahlung durch den Arbeitgeber als Reisekostenerstattung zuzurechnen (vgl. R 39 LStR).
Die Aufwandsvergütung ist insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, als sie betragsmäßig nicht in Einzelvergütungen aufgeteilt werden kann. Bei betragsmäßiger Aufteilung in Einzelvergütungen sind die Nummern 1.3 bis 1.5 zu beachten.
Die Erstattung der Nebenkosten nach § 9 Abs. 1 LRKG ist gemäß § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Die Erstattung der Auslagen für Reisevorbereitungen nach § 9 Abs. 2 LRKG ist gemäß § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei. Bei der Erstattung von Tagegeld ist Nummer 1.3 zu beachten.
Bei Erstattungen nach § 11 LRKG sind die Nummern 1.1 bis 1.6 zu beachten.
Die Pauschvergütung ist insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, als sie betragsmäßig nicht in Einzelvergütungen aufgeteilt werden kann. Bei betragsmäßiger Aufteilung in Einzelvergütungen sind die Nummern 1.1 bis 1.6 zu beachten.
Siehe Nummer 2
Bei Erstattungen nach § 17 LRKG sind die Nummern 1.1 bis 1.5 und 1.7 zu beachten.
1.11.A
Trennungsentschädigung (§ 18 LRKG)
Siehe Nummer 3
Es ist zulässig, die Einzelvergütungen wie Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung (§ 6 LRKG), Übernachtungskostenerstattung (§ 8 LRKG) oder Reisekostenvergütung nach § 11 LRKG zusammenzurechnen; in diesem Fall ist die Summe der Einzelvergütungen steuerfrei, soweit sie die Summe der nach R 38 und 39 LStR zulässigen steuerfreien Einzelerstattungen nicht übersteigt. Eine Verrechnung von steuerfreien Beträgen mit zu versteuernden Sachbezugswerten ist jedoch nicht zulässig.
Die Steuerfreiheit für Verpflegungsmehraufwendungen besteht nicht mehr, wenn die Dienstreise oder der Dienstgang die Dauer von drei Monaten überschreitet. Daher ist das Tagegeld für Tage nach Ablauf der Dreimonatsfrist in vollem Umfang zu versteuern. Zur Unterbrechung der Dreimonatsfrist siehe R 37 Abs. 3 LStR.
Jede/r Dienstreise/Dienstgang ist steuerlich grundsätzlich für sich zu betrachten. Es ist unzulässig, evtl. nicht aufgebrauchte steuerfreie Beträge auf kommende Dienstreisen vorzutragen oder nachträglich auf steuerpflichtige Beträge aus vorangegangenen Dienstreisen anzurechnen. Werden jedoch mehrere Dienstreisen gemeinsam mit einer Reisekostenabrechnung abgerechnet, kann für diese Dienstreisen insgesamt eine Verrechnung vorgenommen werden.
Die Erstattung der Aufwendungen für die BahnCard 25 und 50 ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei. Bei einer Nutzung der BahnCard für Privatfahrten fallen keine lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteile an.
Die vorstehenden Regelungen gelten auch, soweit das LRKG in anderen Bereichen angewendet wird.
Die Flugkostenerstattung nach § 2 ARVO i.V.m. § 5 Abs. 1 LRKG ist gemäß § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Das Auslandstagegeld ist insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, als es die vom Bundesministerium der Finanzen bekannt gemachten höchsten Auslandstagegelder übersteigt.
Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltliche oder teilentgeltliche Mahlzeiten, sind ggf. die Sachbezugswerte für Mahlzeiten zu versteuern. Die amtlichen Sachbezugswerte sind auch für Mahlzeiten im Ausland anzusetzen; Nummer 1.5 gilt entsprechend.
Das Auslandsübernachtungsgeld ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Zu unterscheiden ist zwischen vorübergehenden Abordnungen (Maßnahmen ohne Versetzungsabsicht) und Versetzungen, Abordnungen mit dem Ziel der Versetzung oder Neueinstellung.
Vorübergehende Abordnungen (ohne Versetzungsabsicht) sind steuerlich für die ersten drei Monate als Dienstreisen zu behandeln (siehe R 37 Abs. 3 Satz 3 i.V.m. R 43 Abs. 1 LStR).
Das Trennungsreisegeld nach § 3 Abs. 1 TEVO und der Verpflegungskostenanteil im Trennungstagegeld nach § 3 Abs. 2 TEVO sind lediglich insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, als sie die Pauschbeträge nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG übersteigen. Danach dürften regelmäßig keine lohnsteuerpflichtigen Beträge anfallen.
Die Reisebeihilfe nach § 5 TEVO und die Erstattung der Unterkunftskosten bzw. die geldwerten Vorteile aus der unentgeltlichen oder teilentgeltlichen Überlassung einer Wohnung/Unterkunft sind nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Nach Ablauf von drei Monaten ist steuerlich von einer doppelten Haushaltsführung auszugehen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Bei den Mehraufwendungen für Verpflegung ist die Dauer einer Tätigkeit an dem Beschäftigungsort, der zur Begründung der doppelten Haushaltsführung geführt hat, auf die Dreimonatsfrist anzurechnen, wenn sie ihr unmittelbar vorausgegangen ist. Der Verpflegungskostenanteil im Trennungstagegeld nach § 3 Abs. 2 TEVO ist daher steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Im Übrigen gilt Nummer 3.1.1.1 Abs. 2 mit der Maßgabe, dass
- bei den Unterkunftsleistungen die Steuerfreiheit auf die Pauschbeträge nach R 43 Abs. 11 Satz 15 Nr. 3 LStR (im 4. bis 6. Monat 20 EUR je Übernachtung, ab dem 7. Monat 5 EUR je Übernachtung) beschränkt ist, sofern kein Einzelnachweis geführt wird und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Unterkunft nicht unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung gestellt hat,
- bei der Reisebeihilfe für Heimfahrten nach § 5 TEVO die Steuerfreiheit höchstens für eine tatsächlich durchgeführte Heimfahrt wöchentlich auf die Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG (0,30 EUR je Entfernungskilometer - 0,15 EUR je gefahrenen Kilometer) beschränkt ist (R 43 Abs. 7 Nr. 2 LStR). Wird die Fahrt zwischen Wohnort und Beschäftigungsort jedoch mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr durchgeführt, ist die Erstattung dieser Kosten in vollem Umfang steuerfrei. Ausschlaggebend für die Steuerfreiheit ist deren tatsächliche Benutzung.
Bei Arbeitnehmern ohne eigenen Hausstand können Aufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung nach R 43 Abs. 5 LStR ab dem 1.1.2004 nicht mehr anerkannt werden. Zum Begriff des eigenen Hausstandes vgl. R 43 Abs. 3 LStR. Die gesamte Trennungsentschädigung ist steuerpflichtig.
Die Fahrkostenerstattung und die Wegstrecken- oder Mitnahmeentschädigung nach § 6 Abs. 1, 3 und 4 TEVO sowie der Verpflegungszuschuss nach § 6 Abs. 2 TEVO sind nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Steuerlich liegt keine doppelte Haushaltsführung vor. Die Fahrkostenerstattung (§ 6 Abs. 3 Satz 1 TEVO) ist steuerpflichtig. Dies gilt sowohl bei der Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln, als auch bei der Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges.
Der Verpflegungszuschuss nach § 6 Abs. 2 TEVO ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Das Trennungsreisegeld nach § 3 Abs.1 TEVO und der Verpflegungskostenanteil im Trennungstagegeld nach § 3 Abs. 2 TEVO sind lediglich insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, als sie die Pauschbeträge nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG übersteigen. Danach fallen regelmäßig keine lohnsteuerpflichtigen Beträge an.
Bei den Unterkunftsleistungen ist die Steuerfreiheit auf den Pauschbetrag nach R 43 Abs. 11 Satz 15 Nr. 3 LStR (20 Euro je Übernachtung) beschränkt, sofern kein Einzelnachweis geführt wird und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Unterkunft nicht unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung stellt.
Bei der Reisebeihilfe nach den § 5 TEVO ist die Steuerfreiheit grundsätzlich auf den Pauschbetrag nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 4 EStG (0,30 Euro je Entfernungskilometer - 0,15 Euro je gefahrener Kilometer) und eine tatsächlich durchgeführte Heimfahrt wöchentlich beschränkt.
Wegen Arbeitnehmern ohne eigenen Hausstand s. Nummer 3.1.1.2.
Der Verpflegungskostenanteil im Trennungstagegeld nach § 3 Abs. 2 TEVO ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Bei den Unterkunftsleistungen ist die Steuerfreiheit, auf den Pauschbetrag nach R 43 Abs. 11 Satz 15 Nr. 3 LStR (5 Euro je Übernachtung) beschränkt, sofern kein Einzelnachweis geführt wird und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Unterkunft nicht unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung stellt.
Bei der Reisebeihilfe für Heimfahrten nach § 5 TEVO ist die Steuerfreiheit höchstens für eine tatsächlich durchgeführte Heimfahrt wöchentlich auf die Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG (0,30 EUR je Entfernungskilometer - 0,15 EUR je gefahrenen Kilometer) beschränkt (R 43 Abs. 7 Nr. 2 LStR). Wird die Fahrt zwischen Wohnort und Beschäftigungsort jedoch mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr durchgeführt, ist die Erstattung dieser Kosten in vollem Umfang steuerfrei. Ausschlaggebend für die Steuerfreiheit ist deren tatsächliche Benutzung.
Wegen Arbeitnehmern ohne eigenen Hausstand s. Nummer 3.1.1.2.
Steuerlich liegt keine doppelte Haushaltsführung vor. Die Fahrkostenerstattung (§ 6 Abs. 3 Satz 1 TEVO) ist steuerpflichtig. Dies gilt sowohl bei der Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln, als auch bei der Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges.
Der Verpflegungszuschuss nach § 6 Abs. 2 TEVO ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Beides gilt ab dem ersten Tag der Maßnahme.
Es ist zulässig, die Einzelvergütungen zusammenzurechnen; in diesem Fall ist die Summe der Einzelvergütungen steuerfrei, soweit sie die Summe der nach R 43 LStR zulässigen steuerfreien Einzelerstattungen nicht übersteigt. Die Verrechnung kann auch für verschiedene Zeitabschnitte erfolgen, sofern diese zusammen abgerechnet werden.
Die Erstattung der Beförderungsauslagen ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Bei der Erstattung von Reisekosten ist Nummer 1 zu beachten. Die Reisekosten der zur häuslichen Gemeinschaft zählenden Personen sind steuerlich nach den für den Berechtigten geltenden Grundsätzen zu behandeln; die Pauschbeträge nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG können daher entsprechend vervielfacht werden.
Die Mietentschädigung ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Die Erstattung anderer Auslagen ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Die Pauschvergütung für sonstige Umzugsauslagen ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Bei der Zahlung von Trennungsentschädigung ist Nummer 3 zu beachten.
Die Abrechnungsstellen haben den zuständigen Bezügestellen die steuerpflichtigen Anteile der Reisekosten und der Trennungsentschädigung bzw. der Umzugskostenvergütung laufend, möglichst zeitnah zum Auszahlungsmonat mitzuteilen.
Die Bezügestellen erfassen die mitgeteilten steuerpflichtigen Leistungen als sonstige Bezüge und führen die Besteuerung für den gemeldeten Monat durch.
Die Besteuerung der steuerpflichtigen Anteile der Reisekosten und der Trennungsentschädigung ist dem Bezüge-/Vergütungsempfänger auf der Bezügemitteilung in der Form anzuzeigen, dass er die besteuerten Anteile der jeweiligen Reisekosten- bzw. Trennungsentschädigungsabrechnung zuordnen kann.
Es ist zulässig, lohnsteuerpflichtige Beträge bis zu 150 Euro im Monat vierteljährlich zu versteuern. Äußere zeitliche Grenze hierbei ist das Kalenderjahr oder die Dauer des Dienstverhältnisses. Dies gilt auch für die Versteuerung von Mahlzeiten gem. R 31 Abs. 8 Nr. 2 LStR.
Bei Arbeitnehmern sind die individuell besteuerten Bezüge dem sozialversicherungsrechtlichen Arbeitsentgelt hinzuzurechnen.
Meinen Runderlass vom 27.1.1999 (MBl. NRW. S. 177) hebe ich hiermit auf.
MBl. NRW. 2004 S. 424