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Verteilung von Prüfungsberichten nach überörtlichen Prüfungen (Gemeindeprüfungsämter), Schlußdarstellung der Aufsichtsbehörden, Erfahrungsberichte
•A) Berichterstattung über die Prüfung des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
Die Gemeindeprüfungsämter versenden die Prüfungsberichte (Gesamtberichte bzw. Teilausfertigungen aus ihnen) an die geprüfte Verwaltung und an die für die Weiterverfolgung der Prüfungsbemerkungen zuständigen Aufsichtsstellen gleichzeitig und in ausreichender ' Zahl nach dem jeweiligen Bedarf. Die geprüfte Verwaltung erhält mindestens zwei Gesamtberichte, von denen einer zur Weitergabe an die Vertretungskörperschaft bestimmt ist.
Die für die allgemeine Aufsicht über die geprüfte Verwaltung zuständige Stelle (Dezernat Kommunal- und Sparkassenaufsicht beim Regierungspräsidenten; Oberkreisdirektor als untere staatliche Verwaltungsbehörde) erhält zusätzlich einen Gesamtbericht.
Der Regierungspräsident übersendet mir die Prüfungsberichte (Gesamtberichte) seines Gemeindeprüfungs-amtes zweifach, davon eine Ausfertigung ungeheftet und einseitig beschrieben.
Der Regierungspräsident übersendet dem Arbeits- und Sozialminister als Teilausfertigung den Auszug aus den Prüfungsberichten seines Gemeindeprüfungsamtes, der sich a,uf die Prüfung der Sozialhilfe (ohne Kriegs-folgenhilfe) bezieht.
Der Regierungspräsident übersendet dem Landschaftsverband aus dem Prüfungsbericht seines Gemeindeprüfungsamtes einen Auszug über die Prüfung der nach § 4 des Gesetzes zur Durchführung des Bundessozial-hilfegesetzes den kreisfreien Städten und den Landkreisen übertragenen Aufgaben.
Der Regierungspräsident kann anordnen, daß ihm die Oberkreisdirektoren die Prüfungsberichte der Gemeindeprüfungsämter der Landkreise vorlegen.
Die Prüfungsberichte sind so einzurichten, daß das Ergebnis der Prüfung der bestimmungsgemäßen Verwendung zweckgebundener Staatszuwendungen in einem besonderen Abschnitt zusammengefaßt wird. Dieser Berichtsteil ist in
a) Landesmittel
b) Bundesmittel zu gliedern. 2. Besondere Bestimmungen
2.1 Der Regierungspräsident übersendet mir gleichzeitig mit den Gesamtberichten (1.2) zwei Teilausfertigungen der Berichte seines Gemeindeprüfungsamtes über die Prüfung der Verwendung von Landeszuwendungen. Eine dieser Teilausfertigungen leite ich an den Landesrechnungshof weiter.
2.2 Die Oberkreisdirektoren übersenden den Regierungspräsidenten drei Teilausfertigungen der Berichte ihres Gemeindeprüfungsamtes über die Prüfung der Verwendung von Landeszuwendungen, wenn bei der Prüfung Mängel hinsichtlich der Mittelverwendung festgestellt worden sind. Die Regierungspräsidenten leiten zwei Ausfertigungen an mich weiter. Eine Ausfertigung ist für den Landesrechnungshof bestimmt.
2.3 Ein auf die Prüfung der Verwendung von staatlichen Wohnungsbaumitteln beschränkter Auszug der Teilausfertigung „Landesmittel" ist mir gesondert zusammen mit der Stellungnahme der geprüften Verwaltung zu den Prüfungsbemerkungen und, falls erforderlich, mit einer ergänzenden Stellungnahme des Gemeindeprüfungsamtes zu übersenden.
Das gleiche gilt, soweit Feststellungen über die Verwendung von Landeszuweisungen zur Förderung städtebaulicher Maßnahmen (Stadt- und Dorferneue-
rung, Struktur,verbesserung, Schaffung von Grünflächen und Erholungsgebieten, Erschließung und Gemeinschaftseinrichtungen) getroffen werden. Die Berichte der Oberkreisdirektoren sind mir über den Regierungspräsidenten — Gemeindeprüfungsamt — vorzulegen. Die Regelung nach Ziffer 2.1 bleibt unberührt.
2.4 Vier Teilausfertigungen der Berichte der Gemeindeprüfungsämter der Regierungspräsidenten über die Prüfung der Verwendung von Bundesmitteln, für die ein Verwendungsnachweis oder eine Abrechnung vorzulegen ist, übersendet der Regierungspräsident dem fachlich zuständigen Landesminister; die Stellungnahme der geprüften Verwaltung und, soweit erforderlich, des Gemeindeprüfungsamtes ist beizufügen. Der Landesminister übernimmt die Weiterleitung an die zuständigen Stellen des Bundes. Die Teilausfertigungen und die Stellungnahmen sind einseitig zu beschreiben und so zu gliedern, daß eine Aufteilung nach Sachgebieten möglich ist.
2.5 Die Teilausfertigungen der Berichte über die Prüfung der bestimmungsgemäßen Verwendung zweckgebundener Staatszuwendungen sind so zu gestalten, daß sie inhaltlich selbständig verwertbar sind. Die für einen bestimmten Zweck zugewiesenen Mittel müssen jeweils gesondert behandelt werden. Die Haushaltsstelle des Landeshaushaltsplans oder Bundeshaushaltsplans, aus der die Mittel zugewiesen sind, soll vermerkt sein.
Die Teilausfertigungen sind mit einem Deckblatt zu versehen, welches das Gemeindeprüfungsamt, die geprüfte Verwaltung und die von der Prüfung erfaßten Rechnungsjahre ausweist.' Die-Teilausfertigungen sind vom Leiter des Gemeindeprüfungsamtes zu unterschreiben.
2.6 Unabhängig von den durch die Prüfung sonst erfaßten Rechnungsjahren soll die Prüfung der bestimmungsgemäßen Verwendung der zweckgebundenen Staatszuwendungen möglichst bis in die Gegenwart ausgedehnt werden.
Falls regelmäßig wiederkehrende Abrechnungen vorgeschrieben sind, muß der Zeitraum bis zur letzten Abrechnung von der Prüfung miterfaßt werden.
2.7 Wird festgestellt, daß Staatszuwendungen nicht bestimmungsgemäß verwendet oder Kosten, die vom Land oder Bund ganz' oder teilweise übernommen wurden, nicht bestimmungsgemäß angefordert worden sind, so sollen diese Beträge, soweit dies möglich ist, festgestellt und im Prüfungsbericht erwähnt werden.
2.8 Die Oberkreisdirektoren erstellen für jedes Jahr, erstmalig für das Jahr 1964, eine Nachweisung üb'er die i Prüfungen der Verwendung zweckgebundener Staatszuwendungen. In der Nachweisung sind die geprüfte Verwaltung und die von der Prüfung erfaßten Jahre | aufzuführen und Angaben im Sinne von Abschnitt 4.2 zu machen. Soweit Teilausfertigungen der Berichte nicht weitergeleitet wurden (2.2), weil bei der Prüfung keine Mängel oder nur Mängel haushalts- und kassenmäßiger Art festgestellt worden sind, ist das in der Nachweisung zu vermerken. Die Nachweisung ist .den Regierungspräsidenten in dreifacher Ausfertigung mit dem Jahresbericht des Gemeindeprüfungsamtes (4.2) vorzulegen. Die Regierungspräsidenten leiten je zwei Ausfertigungen gesammelt bis zum 1. März jedes T. Jahres an mich weiter.
B) Entscheidung der Aufsichtsbehörde (Schlußdarstellung)
3. Die Aufsichtsbehörde entscheidet nach Benehmen mit der für die Mittelbewilligung zuständigen Stelle darüber, ob Prüfungsbemerkungen, welche die Verwendung zweckgebundener Staatszuwendungen oder ihren Nachweis beanstanden, als erledigt anzusehen sind.
3.1 Der Regierungspräsident (Dezernat Kommunal- und Sparkassenaufsicht) legt mir die Schlußdarstellung -zu 1 den Prüfungsbemerkungen der Prüfungsberichte seines Gemeindeprüfungsamtes über die Prüfung der Verwendung der Landeszuwendungen zweifach vor. Eine Ausfertigung ist für den Landesrechnungshof bestimmt.
') Neu veröffentlicht: bei Aufnahme in die Sammlung überarbeitet.
Bisher RdErl. v. 5. 12. 1960 (n. v.), geändert durch RdErl. v.-9. 1. 1964 (MB1. NW. 1964 S. 82), 7. 8. 1968 (MB1. NW. 1968 S. 1415), 8. 2. 1971 (MB1. NW. 1971 S. 308).
74. Ergänzung — SMBl. NW. — (Stand 1. 6. 1970 = MBl. NW. Nr. 79 einschl.]
5. 3. 63 (2)
3.2 Der Regierungspräsident übersendet die Schlußdarstellung zu den Prüfungsbemerkungen über die Prüfung von Bundesmitteln (2.4) vierfach dem fachlich zuständigen Landesminister. '
3.3 Der Oberkreisdirektor legt die Schlußdarstellung zu den Prüfungsbemerkungen der Prüfungsberichte seines Gemeindeprüfungsamtes über die Prüfung der Verwendung der Landeszuwendungen dem Regierungspräsidenten dreifach vor.
Der Regierungspräsident (Dezernat Kommunal- und, Sparkassenaufsicht) prüft die Schlußdarstellung auf ihre Vollständigkeit. Zwei Ausfertigungen sind an mich weiterzuleiten. Ich übersende eine Ausfertigung dem Landesrechnungshof.
3.4 Die Schlußdarstellung wird jeweils mit der gestrafften Zusammenfassung der Prüfungsbemerkung eingeleitet. Es folgt die Stellungnahme der geprüften Verwaltung, der die Entscheidung der Aufsichtsbehörde mit knapper, aber erschöpfender Begründung anzufügen ist. Die zur Einziehung von Fehlbeträgen getroffenen Maßnahmen sind besonders zu erwähnen
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C) Jahresberichte
4.1 Der Regierungspräsident erstattet mir jedes Jahr einen Jahresbericht (§ 135 Gemeindefinanzgesetz). Der Jahresbericht soll mich und die fachlich zuständigen Minister über die von den Gemoindeprüfungsämtern bei ihrer Prüfungstätigkeit gemachten Wahrnehmungen von allgemeiner Bedeutung unterrichten. Von allgemeiner Bedeutung sind insbesondere
a) Stand, Umfang und Ablauf der überörtlichen Prüfung im allgemeinen,
b) die bei der überörtlichen Prüfung festgestellten allgemein verbreiteten Mängel und Mängel von grundsätzlicher Bedeutung,
Der Jahresbericht soll sich nur mit Wahrnehmungen befassen, deren sichere Beurteilung dem Regierungspräsidenten möglich ist. Zweifelsfragen dagegen bitte ich der Ministerialinstanz außerhalb des Jahresberichts vorzutragen.
4.2 Dem Jahresbericht ist eine Nachweisung über das finanzielle Prüfungsergebnis des abgelaufenen Rechnungsjahres beizufügen. Die Nachweisung muß angeben:
4.21 die Anzahl der Fälle, in denen von den mittelverwaltenden Stellen die Erstattung nicht zweckentsprechend verwendeter Landesmittel angeordnet wurde, nach Einzelplänen des Landeshaushalts geordnet;
4.22 den Umfang der Rückerstattungsverpflichtungen aus überzahlten Landeszuwendungen nach Einzelplänen des Landesl\aushalts geordnet;
4.23 den Gesamtbetrag der Zinsen, die im Zusammenhang mit den Verpflichtungen zu 4.22 von den Zuschußempfängern zu zahlen sind;
4.24 den Betrag, der auf Grund der im letzten Bericht aufgeführten Zahlungsverpflichtungen tatsächlich gezahlt worden ist.
4.3 Der Jahresbericht ist zweifach und einseitig beschrieben bis zum 1. März jeden Jahres vorzulegen. Die Oberkreisdirektoren legen den Regierungspräsidenten entsprechende Berichte bis zum 1. Februar jeden Jahres vor. Der Regierungspräsident (Gemeindeprüfungsamt) wertet diese Berichte aus und übernimmt das Ergebnis der Auswertung.
4.4 Die Pflicht, Mängel, die einer sofortigen Abhilfe bedürfen, auch während des Rechnungsjahres den Aufsichtsbehörden bekanntzumachen, bleibt unberührt.
D) Sonstige Prüfungsberichte
5. Berichte über sonstige Prüfungen (z. B. Kassenprüfungen) sind mir nur dann (einfach) vorzulegen, wenn sie Feststellungen von überörtlicher Bedeutung enthalten.
') Neu veröffentlicht] bei Aufnahme in die Sammlung überarbeitet. Bisher RdErl. v. 9. 3. 1962 (n. v.), geändert durch RdErl. v. 18. 3. 1970 (MBl. NW. 1970 S. 621).