VwV-Akt-MWIDE

Die Verwaltungsvorschrift gilt für die öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit der Behörden des Landes und sonstiger der Aufsicht des Landes unterstehender juristischer Personen des öffentlichen Rechts, soweit sie dem Anwendungsbereich des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen vom 8. Juli 2016 (GV. NRW. S. 551) in der jeweils geltenden Fassung unterfallen und elektronische Akten führen oder nach § 9 Absatz 3 führen sollen. Diese können jeweils die aktenführende Stelle oder die aktenführenden Stellen benennen beziehungsweise die Benennung eigenständig regeln. Die Verwaltungsvorschrift gilt nicht für die Tätigkeit der Hochschulen in der Trägerschaft des Landes, der staatlichen Hochschulen sowie des Hochschulbibliothekszentrums des Landes Nordrhein-Westfalen. Die Verwaltungsvorschrift gilt ferner nicht für die Gemeinden und Gemeindeverbände.

Eine elektronische Akte im Sinne dieser Verwaltungsvorschrift ist eine logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge und aktenrelevanter Dokumente. Aktenrelevant sind Schriftgut und entscheidungserhebliche Bearbeitungsschritte dann, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollständigkeit, der Nachvollziehbarkeit und der Transparenz des Verwaltungshandelns beweisfest vorzuhalten sind. Eine elektronische Akte kann nur in einem Dokumentenmanagementsystem geführt werden, das die ordnungsgemäße Aktenführung gewährleistet. Die elektronische Akte ersetzt auf diese Weise die Aktenführung auf Papierbasis.

Die Verwaltungsvorschrift regelt das Führen elektronischer Akten.

Ziel der elektronischen Aktenführung ist es, die Kommunikations- und Bearbeitungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung zu vereinfachen, indem die dafür benötigten Informationen elektronisch und medienbruchfrei bereitgestellt werden.

Akten sind nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Aktenführung zu führen. Diese folgen aus dem Rechtsstaatsprinzip und umfassen nachfolgende Gebote:

Eine elektronische Akte gliedert sich in die Objektebenen Akte - Vorgang - Dokument. Akten werden auf der Basis des jeweils gültigen Aktenplans angelegt. Eine Akte enthält einen oder mehrere Vorgänge, ein Vorgang enthält ein oder mehrere Dokumente, die im sachlichen Zusammenhang zueinanderstehen. Elektronische Dokumente werden in Vorgängen zusammengefasst und der Akte zugeordnet.

Eine elektronische Aktenführung benötigt neben den eigentlichen Dokumenten weitere Informationen über die Schriftgutobjekte, etwa zur Recherche von Inhalten, zur Strukturierung von Unterlagen oder zur Steuerung von Geschäftsprozessen. Akten, Vorgänge und Dokumente werden daher im Dokumentenmanagementsystem mit inhaltlichen und technischen Metadaten beschrieben (zum Beispiel Aktenzeichen, Vorgangszeichen, Dokumentenbetreff).

Eine Hybridakte ist eine elektronische Akte, die Hybridvorgänge beinhaltet. Hybridvorgänge sind Vorgänge, bei denen aus rechtlichen oder sonstigen Gründen nicht-elektronische Bestandteile vorgehalten werden beziehungsweise vorgehalten werden müssen. Akten, die bis zur Einführung der elektronischen Aktenführung analog geführt worden sind, danach aber elektronisch weitergeführt wurden, ohne ersetzend gescannt worden zu sein, sind ebenfalls Hybridakten. Der Zusammenhang zwischen elektronischen und nicht-elektronischen Bestandteilen muss dauerhaft nachvollziehbar sein, beispielsweise durch Metadaten.