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Verwaltungsvorschriften zur Hochschulwirtschaftsführungsverordnung
Auf Grund des § 5 Absatz 9 Satz 2 des Hochschulgesetzes in der Fassung des Gesetzes zur Änderung des Hochschulgesetzes vom 12. Juli 2019 (GV. NRW. S. 377), im Folgenden „Hochschulgesetz“ genannt, ist das Ministerium für Kultur und Wissenschaft befugt im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen diese Verwaltungsvorschriften zu erlassen.
Ministerium im Sinne dieser Verwaltungsvorschriften ist das für die Hochschulen zuständige Ministerium.
Diese Verwaltungsvorschriften dienen der Auslegung der Hochschulwirtschaftsführungsverordnung vom 11. Juni 2007 (GV. NRW. S. 246), die zuletzt durch Verordnung vom 30. Juni 2018 (GV. NRW. S. 392) geändert worden ist, im Folgenden „HWFVO“ genannt.
Der Wirtschaftsplan der Hochschulen gliedert sich wie die Ergebnisrechnung. Diese ist der von dem Ministerium erlassenen Bewertungsrichtlinie für die Hochschulrechnungslegung des Landes Nordrhein-Westfalen zu entnehmen. Er umfasst alle zu erwartenden Erträge und Aufwendungen. Die Zuordnung der Erträge und Aufwendungen zu den Positionen der Ergebnisrechnung erfolgt auf der Grundlage des Kontenplans im Sinne von § 11 Absatz 2 HWFVO. Zum Vergleich sind die Planzahlen des Vorjahres und die letzten verfügbaren Ist-Zahlen anzugeben. Die Zuschüsse des Landes für den laufenden Betrieb und für die Investitionen werden gesondert ausgewiesen.
Dem Wirtschaftsplan ist eine Übersicht aller Beteiligungen der Hochschule an wirtschaftlichen Unternehmen sowie der übernommenen Garantien und Bürgschaften gemäß Anlage 1 beizufügen.
Das Ministerium teilt den Hochschulen in einem Freigabeschreiben die Höhe der Zuschüsse nach § 5 Absatz 2 des Hochschulgesetzes und eventuelle zuschussmindernde oder -erhöhende Tatbestände mit. Eine Anpassung der jährlichen Zuweisung aufgrund von Änderungen rechtlicher oder sonstiger Rahmenbedingungen bleibt vorbehalten.
Die Bereitstellung der Zuschüsse wird in von dem Ministerium erlassenen Vorgaben zum Liquiditätsverbund geregelt.
Zuschüsse für maßnahmenbezogene Investitionen des jeweiligen Hochschulkapitels werden den Hochschulen im Laufe des Jahres zugewiesen und nach Bedarf auf Anforderung gemäß der Anlage 2 überwiesen. Ausgezahlte, aber nicht benötigte Mittel sind dem Land spätestens am 1. März des Folgejahres zu erstatten. Wird die Frist überschritten, kann das Ministerium Zinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz nach § 247 des Bürgerlichen Gesetzbuches fordern. Nach der Schlussabrechnung der Investitionsmaßnahme endgültig nicht mehr benötigte bereits ausgezahlte Mittel sind umgehend zu erstatten, soweit sie den Betrag von 100 Euro übersteigen.
Die Freigabe gesperrter Mittel erfolgt auf Antrag. Soweit es sich dabei um gesperrte Mietmittel handelt, ist im Antrag zu bestätigen, dass eine Teilübergabe beziehungsweise Übergabe von fertig gestellten Baumaßnahmen erfolgt ist. Der Übergabezeitpunkt, der Beginn der Mietzahlung sowie die Miethöhe je Monat sind durch ein Schreiben des Bau- und Liegenschaftsbetriebs NRW zu belegen, das dem Antrag beizufügen ist.
Der gesonderte Zuschuss für den laufenden Betrieb für Forschung und Lehre im Fachbereich Medizin gemäß § 31 Absatz 1 Satz 1 des Hochschulgesetzes ist von der betroffenen Hochschule als Ertrag zu vereinnahmen. Die Weiterleitung dieses Zuschusses stellt einen sonstigen betrieblichen Aufwand dar, der in der Ergebnisrechnung der Hochschule auszuweisen ist. Die Bewirtschaftung, Buchführung und Bilanzierung erfolgt durch das Universitätsklinikum nach Maßgabe der dazu vom Ministerium erlassenen Vorschriften.
In Fällen der vorläufigen Haushalts- und Wirtschaftsführung stellt das Ministerium den Hochschulen die Zuschüsse in dem nach Artikel 82 der Verfassung für das Land Nordrhein-Westfalen zulässigen Rahmen bereit.
Auf die nicht in den Hochschulkapiteln und für die Fachbereiche Medizin veranschlagten Mittel aus dem Landeshaushalt findet das Zuwendungsrecht nach den §§ 23 und 44 der Landeshaushaltsordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. April 1999 (GV. NRW. S. 158) und der Runderlass des Finanzministeriums „Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung“ vom 10. Juni 2020 (MBl. NRW. S. 309), jeweils in der geltenden Fassung, für die Beantragung, Bewilligung, Auszahlung und den Nachweis der Verwendung Anwendung, soweit das Haushaltsgesetz keine andere Regelung vorsieht. Diese Zuwendungen sind getrennt von anderen Mitteln zu bewirtschaften. Nicht verausgabte Mittel sind dem Land zeitnah entsprechend den Bestimmungen des Zuwendungsrechts zu erstatten.
Die Überlassung oder Gestellung von Personal, Räumen und sonstiger Ausstattung im Rahmen der unternehmerischen Hochschultätigkeit im Sinne von § 5 Absatz 7 des Hochschulgesetzes ist nur gegen marktübliches Entgelt beziehungsweise zu Vollkosten zuzüglich eines angemessenen Gewinnzuschlags oder entsprechende gleichwertige sonstige Gegenleistungen zulässig (Verbot versteckter Subventionen).
Das Vermögen der Hochschule darf nach den Richtlinien zur Verwaltung von Kapitalanlagen gemäß der Anlage 5 angelegt werden, soweit es nicht zur Sicherstellung der notwendigen Liquidität benötigt wird.
Bei der Kreditaufnahme sind die Grundsätze einer geordneten Haushaltswirtschaft, die Wahrung der dauernden Leistungsfähigkeit und die Nachrangigkeit der Kreditfinanzierung zu beachten. Für die Bemessung der Kredithöhe sind die Verhältnisse zum Zeitpunkt der Kreditaufnahme maßgebend und sind als Obergrenze zu verstehen.
Die Zahlungsabwicklung über Kreditkarten stellt keine Kreditaufnahme dar, soweit dadurch das belastete Konto nicht überzogen wird.
Die für das jeweilige Wirtschaftsjahr maßgebenden Versorgungszuschläge und Beihilfepauschalen gemäß § 7 Absatz 3 HWFVO, die Einmalbeträge gemäß § 7 Absatz 4 HWFVO sowie die Abrechnungsmodalitäten werden den Hochschulen jährlich mit gesondertem Schreiben mitgeteilt.
Das Ministerium ermittelt auf Basis der zur Verfügung stehenden Planstellen unter Hinzuziehen des jeweiligen Personalkostendurchschnittssatzes für jede Hochschule die finanzielle Obergrenze für die Anwartschaft zur Versorgung (Soll-Wert) zum Stichtag 1. Oktober. Dieser Gesamtsoll-Wert wird in Vergleich zum Gesamtist-Wert (in Vollzeitäquivalenten) gesetzt, der sich aus der tatsächlichen Anzahl der Beamtinnen und Beamten multipliziert mit dem jeweiligen Personalkostendurchschnittssatz ergibt. Liegt der Ist-Wert über dem Soll-Wert, ist im Rahmen der jährlichen Nominalstellenabfrage der vom Ministerium ermittelte Differenzbetrag von der Hochschule an das Land zu zahlen.
Der Einmalbetrag nach § 7 Absatz 4 HWFVO ist bei der erstmaligen Berufung in ein Beamtenverhältnis zu leisten. Ist der Ernennung oder Übernahme entsprechend § 7 Absatz 4 HWFVO unmittelbar ein Beamtenverhältnis auf Zeit vorausgegangen, ist der Einmalbetrag nur zu leisten, wenn bereits zum Zeitpunkt der Berufung in das Beamtenverhältnis auf Zeit das nach § 7 Absatz 4 HWFVO maßgebende Höchstalter überschritten war. Es gilt somit der Zeitpunkt der Ernennung des Beamtenverhältnisses auf Zeit.
Der Einmalbetrag gemäß § 7 Absatz 4 HWFVO kann auch durch die Ersparnis von Versorgungsbezügen ersetzt werden, die entsteht, wenn Hochschullehrerinnen und -lehrer ihren Eintritt in den Ruhestand über die Altersgrenze hinausschieben. In diesem Fall muss die Feststellung über die Verrechnung vor der erstmaligen Berufung in das Beamtenverhältnis durch das Ministerium getroffen worden sein.
Die Hochschulen melden dem Ministerium jährlich zum 1. Oktober sämtliche Fälle von Einstellungen von Beamtinnen oder Beamten, die das jeweilige Höchstalter nach dem Hochschulgesetz, dem Landesbeamtengesetz vom 14. Juni 2016 (GV. NRW. S. 310, ber. S. 642) in der jeweils geltenden Fassung oder anderen beamtenrechtlichen Vorschriften des Landes überschritten haben. Dabei ist für jede Einstellung anzugeben, ob eine Zahlungspflicht seitens der Hochschule besteht. Für den Fall, dass keine Zahlungspflicht besteht, ist die Begründung dafür anzugeben. Das Ministerium prüft stichprobenartig diese Fälle. Für Einmalzahlungen gemäß § 7 Absatz 4 HWFVO, die aufgrund von unvollständigen oder fehlerhaften Meldungen seitens der Hochschulen nicht rechtzeitig erhoben werden konnten, kann das Ministerium ab dem 30. September des maßgeblichen Meldejahres Zinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz nach § 247 des Bürgerlichen Gesetzbuches fordern.
Wechselt eine Beamtin oder ein Beamter, für die oder den nach diesen Vorschriften ein Einmalbetrag an das Land abgeführt wurde, zu einem Dienstherrn, für dessen Beamtinnen und Beamte das Land die Versorgungsleistungen übernimmt, so ist zwischen dem alten und dem neuen Dienstherrn ein anteiliger Ausgleich für den geleisteten Einmalbetrag vorzunehmen. Hierbei ist die verbleibende Zeit bis zur gesetzlichen Altersgrenze zu Grunde zu legen. Bei einem Wechsel zu einem Dienstherrn, für den das Land Nordrhein-Westfalen nicht die Versorgungslasten trägt, oder bei einem Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber oder bei einem Ausscheiden der Beamtin oder des Beamten ohne Versorgungsansprüche erfolgt eine anteilige Rückerstattung des geleisteten Einmalbetrags durch das Land an die Hochschule.
Die vom zuständigen Ministerium getroffenen Regelungen zum Sozialversicherungs- und Versorgungsrecht gelten unverändert fort.
Die technische Abwicklung der Bezügeerstattung an das Landesamt für Besoldung und Versorgung, im Folgenden „LBV“ genannt, richtet sich nach den folgenden Sätzen.
Das LBV hat für die Zahlung der Bezüge und Entgelte für jede Hochschule ein Sonderkonto bei der Landeshauptkasse Düsseldorf eingerichtet. Dieses Sonderkonto tritt im Änderungsdienst an die Stelle des Kapitels. Nach jedem Zahlungslauf erhalten die Hochschulen eine Gesamtrechnung. Maßgeblich für die Kontenbelastung ist die Summe der Gehaltsliste. Etwaige Differenzen sind zeitnah auszuräumen. Das LBV hat im Rahmen der Klärung strittiger Fälle durch Einzelnachweis die Richtigkeit seiner Zahlen zu belegen.
Die Hochschulen überweisen dem LBV zum 24. eines jeden Monats beziehungsweise dem unmittelbar darauf folgenden ersten Arbeitstag als Abschlag ein Zwölftel aller vom LBV ausgezahlten Personalausgaben des Vorjahres auf der Grundlage einer vom LBV zur Verfügung gestellten Berechnung. Ein monatlicher Ausgleich ist unverzüglich nach dem Abgleich mit der Gehaltsliste vorzunehmen. Das Ministerium wird nachgewiesene Erstattungsforderungen des LBV, die länger als zwei Monate ausstehen, in vollem Umfang mit der Auszahlung der Zuschüsse für den laufenden Betrieb verrechnen.
Ausgleichszahlungen, die eine Hochschule nach § 7 Absatz 5 HWFVO auch in Anlehnung an den Versorgungslastenteilungs-Staatsvertrag vom 16. Dezember 2009 / 26. Januar 2010 (Anlage zu GV. NRW. S. 137) erhält, sind ebenfalls an das Land abzuführen.
Ausgleichzahlungen nach dem oder in Anlehnung an den Versorgungslastenteilungs-Staatsvertrag sowie Nachversicherungsbeiträge und Übergangsgelder werden vom LBV berechnet, festgesetzt und zusätzlich aus Haushaltsmitteln des Landes gezahlt.
Im Falle einer gemeinsamen Berufung von Hochschule und außeruniversitärer Forschungseinrichtung, bei der ein Versorgungszuschlag anfällt, ist das LBV unverzüglich zu informieren. Das LBV errechnet den Versorgungszuschlag und stellt diesen der außeruniversitären Forschungseinrichtung in Rechnung. Die Hochschule stellt sicher, dass der Versorgungszuschlag durch die außeruniversitäre Forschungseinrichtung an das LBV entrichtet wird.
Im Falle einer Dienstaufgabe gemäß § 35 Absatz 1 des Hochschulgesetzes, bei der ein Versorgungszuschlag anfällt, ist das LBV unverzüglich zu informieren. Das LBV errechnet den Versorgungszuschlag und stellt diesen der betreffenden Einrichtung in Rechnung. Die Hochschule stellt sicher, dass der Versorgungszuschlag an das LBV entrichtet wird.
Die Hochschule hält prüffähige Unterlagen über die Bearbeitung der Beihilfen vor. Das Ministerium prüft die Unterlagen stichprobenartig. Das Ministerium ist berechtigt die Prüfung der Unterlagen an andere Sachkundige zu übertragen und sich über das Ergebnis unterrichten zu lassen. Sofern die Hochschule die Bearbeitung der Beihilfen an andere Sachkundige überträgt, stellt sie eine analoge Anwendung der Sätze 1 bis 3 sicher.
Die Hochschule hält prüffähige Unterlagen über Abschläge der pharmazeutischen Industrie an die Beihilfe-Kostenträger gemäß dem Gesetz über Rabatte für Arzneimittel vom 22. Dezember 2010 (BGBl. I S. 2262, 2275), das zuletzt durch Artikel 99 des Gesetzes vom 20. November 2019 (BGBl. I S. 1626) geändert worden ist, vor. Das Ministerium kontrolliert die Unterlagen stichprobenartig. Sofern die Hochschule die Bearbeitung der Beihilfen sowie die Generierung der Rabatte an andere Sachkundige überträgt, stellt sie eine analoge Anwendung der Sätze 1 und 2 sicher.
Bei Auftragsvergaben unterhalb der Schwellenwerte gemäß Artikel 4 der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 65) in der jeweils geltenden Fassung gelten die Vergaberichtlinien gemäß Anlage 3.
Ansprüche dürfen ganz oder teilweise gestundet werden, wenn ihre Einziehung bei Fälligkeit eine erhebliche Härte für den Schuldner bedeuten würde und der Anspruch durch die Stundung nicht gefährdet erscheint. Gestundete Beträge sind in der Regel angemessen zu verzinsen.
Ansprüche dürfen niedergeschlagen werden, wenn feststeht, dass die Einziehung keinen Erfolg haben wird oder wenn die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen.
Ansprüche dürfen ganz oder zum Teil erlassen werden, wenn ihre Einziehung nach Lage des einzelnen Falls eine besondere Härte für den Schuldner bedeuten würde. Das Gleiche gilt für die Rückzahlung oder Anrechnung von geleisteten Beträgen.
Niederschlagungen und Erlasse von Forderungen bedürfen der Zustimmung des Ministeriums, soweit im Einzelfall ein Betrag von 100 000 Euro überschritten wird.
Näheres zur Vollstreckung regeln die von dem Ministerium erlassenen Vorgaben zur Vollstreckung.
Die Dienstanweisungen der jeweiligen Hochschule gemäß § 10 Absatz 1 Satz 1 der HWFVO müssen mindestens Regelungen zu folgenden Bereichen erhalten:
a) zum Aufbau- und Ablauforganisation der Buchführung:
aa) sachbezogene Verantwortlichkeiten,
bb) schriftliche Unterschriftsbefugnisse oder elektronische Signaturen mit Angabe von Form und Umfang,
cc) Buchungsverfahren mit und ohne Zahlungsabwicklung sowie die Identifikation
von Buchungen und
dd) die Jahresabstimmung der Konten für den Jahresabschluss,
b) zum Einsatz automatisierter Datenverarbeitung in der Buchhaltung:
aa) die Freigabe von Verfahren,
bb) Berechtigungen im Verfahren,
cc) Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen,
dd) Identifikation innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchführung,
ee) Nachprüfbarkeit von elektronischen Signaturen,
ff) Sicherung und Kontrolle der Verfahren und
gg) die Abgrenzung der Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung,
c) zur Verwaltung von Zahlungsmitteln:
aa) Einrichtung von Bankkonten,
bb) Unterschrift von zwei Beschäftigten im Bankverkehr und
cc) Einsatz von Geldkarten, Debitkarten oder Kreditkarten sowie Schecks sowie
die Anlage temporär freier Zahlungsmittel,
d) zur Sicherheit und Überwachung der Buchführung:
aa) ein Verbot bestimmter Tätigkeiten in Personalunion,
bb) die Aufsicht und Kontrolle über Buchführung und Zahlungsabwicklung und
cc) regelmäßige und unvermutete Prüfungen,
In Angelegenheiten des Zahlungsverkehrs und der Buchführung hat die Leiterin oder der Leiter des Zahlungsverkehrs und der Buchführung ein unmittelbares Remonstrationsrecht bei der Vizepräsidentin oder dem Vizepräsidenten für den Bereich der Wirtschafts- und Personalverwaltung beziehungsweise der Kanzlerin oder dem Kanzler.
Die Hochschule führt ihre Bücher nach den Regeln der kaufmännischen Buchführung in Anlehnung an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gemäß dem Handelsgesetzbuch in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 4100-1, aktuellen veröffentlichten bereinigten Fassung, das zuletzt durch Artikel 184 der Verordnung vom 19. Juni 2020 (BGBl. I S. 1328) geändert worden ist. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sind einzuhalten.
Der Buchführung ist der bundeseinheitliche Verwaltungskontenrahmen (Verwaltungskontenrahmen nach § 10 Absatz 2 Satz 4 des Haushaltsgrundsätzegesetzes vom 19. August 1969 (BGBl. I S. 1273), das zuletzt durch Artikel 10 des Gesetzes vom 14. August 2017 (BGBl. I S. 3122) geändert worden ist in Verbindung mit § 49a des Haushaltsgrundsätzegesetzes) in der für Nordrhein-Westfalen geltenden Fassung zu Grunde zu legen. Der Kontenrahmen kann bei Bedarf ergänzt werden. Die eingerichteten Konten sind in einem Verzeichnis (Kontenplan) aufzuführen.
Die Hochschule hat zu Beginn des Wirtschaftsjahres, in dem sie erstmals ihre Geschäftsvorfälle nach dem System der doppelten Buchführung erfasst, eine Eröffnungsbilanz unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung aufzustellen.
Die Eröffnungsbilanz und der Anhang haben zum Stichtag der Bilanzierung unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens- und Schuldenlage der Hochschule zu vermitteln.
Die Eröffnungsbilanz und der Anhang sind durch eine Wirtschaftsprüferin oder einen Wirtschaftsprüfer zu prüfen.
Vor der Aufstellung der Eröffnungsbilanz ist eine Inventur unter Anwendung der §§ 240, 241 des Handelsgesetzbuchs durchzuführen sowie ein Inventar aufzustellen. Die Ermittlung der Wertansätze für die Eröffnungsbilanz ist auf der Grundlage von vorsichtig geschätzten Zeitwerten vorzunehmen. Die in der Eröffnungsbilanz angesetzten Werte für die Vermögensgegenstände gelten für die künftigen Wirtschaftsjahre als Anschaffungs- oder Herstellungskosten, soweit nicht Wertberichtigungen nach Nummer 9.2.7 vorgenommen werden.
Bei der Bewertung der Vermögensgegenstände und Schulden finden die Vorschriften des Dritten Buches des Handelsgesetzbuches entsprechende Anwendung, soweit nicht nach Nummer 9.2.4 zu verfahren ist. Dabei ist bei den Vermögensgegenständen, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist, die Restnutzungsdauer festzulegen.
Bei der Bewertung von Vermögensgegenständen dürfen Sachverhalte, für die Rückstellungen nach § 249 des Handelsgesetzbuchs gebildet werden, nicht wertmindernd berücksichtigt werden.
Ergibt sich bei der Aufstellung späterer Jahresabschlüsse, dass in der Eröffnungsbilanz Vermögensgegenstände, Schulden, Sonderposten oder Rechnungsabgrenzungsposten fehlerhaft angesetzt worden sind, so ist der Wertansatz ergebniswirksam für das aktuelle Berichtsjahr zu berichtigen oder nachzuholen. Die Eröffnungsbilanz gilt damit als geändert. Eine Berichtigung kann letztmalig im vierten der Eröffnungsbilanz folgenden Jahresabschluss vorgenommen werden. Vorherige Jahresabschlüsse sind nicht zu berichtigen.
Ein Inventar kann anhand vorhandener Verzeichnisse über Bestand, Art, Menge und Wert an Vermögensgegenständen aufgestellt werden (Buch- und Beleginventur), wenn gesichert ist, dass dadurch die tatsächlichen Verhältnisse zutreffend dargestellt werden.
Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand an Vermögensgegenständen nach Art, Menge und Wert auch mit Hilfe mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben oder durch andere geeignete Verfahren ermittelt werden. Der Aussagewert dieser Ermittlung muss der einer tatsächlichen Bestandsaufnahme gleichkommen und das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.
Soweit Bestände von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen und Waren für den eigenen Verbrauch bereits aus Lagern abgegeben worden sind, gelten sie als verbraucht.
Für die Erstinventur ist § 241 Absatz 3 des Handelsgesetzbuchs mit der Maßgabe anzuwenden, dass die Inventur des Anlagevermögens in einem Zeitraum von zwölf Monaten vor und nach dem Stichtag der Eröffnungsbilanz durchgeführt werden kann. Im Übrigen orientiert sich die Durchführung der Inventur an den Vorgaben des Handelsgesetzbuchs.
Näheres zum Jahresabschluss in den Hochschulen regelt die vom Ministerium erlassene Bewertungsrichtlinie.
Im Rahmen der Gewinnrücklagen können eine Allgemeine Rücklage, eine Ausgleichsrücklage und Sonderrücklagen gebildet werden. In diese Gewinnrücklagen dürfen nur Beträge eingestellt werden, die im Wirtschaftsjahr oder früheren Wirtschaftsjahren als Jahresüberschüsse erwirtschaftet worden sind.
Höhe und Zusammensetzung der Rücklagen sind im Anhang des Jahresabschlusses in einem Rücklagenspiegel zu erläutern. Er enthält für jede einzelne Gewinnrücklage Angaben zu ihrem Wert zum Beginn des Wirtschaftsjahres, zu den Veränderungen (Einstellungen, Entnahmen oder Auflösungen zur Zweckerfüllung oder Zweckaufgabe) und den Wert zum Ende des Wirtschaftsjahres.
Pensionsrückstellungen entfallen, da die Hochschulen aufgrund der Regelungen nach § 83 des Hochschulgesetzes und § 7 HWFVO wirtschaftlich nicht belastet werden.
Zuschüsse, die die Hochschulen sowohl konsumtiv als auch investiv verwenden können (zum Beispiel Titel 685 10, 894 10), werden in dem Wirtschaftsjahr, für welches sie gewährt werden, vollständig erfolgswirksam vereinnahmt. Für ab dem Wirtschaftsjahr 2014 erhaltene Zuschüsse für Investitionen, die im Rahmen einer Zweckbindung gewährt werden, sind als Sonderposten aus Investitionszuwendungen zwischen dem Eigenkapital und den Rückstellungen auszuweisen. Die Auflösung der Sonderposten ist entsprechend der Abnutzung des bezuschussten Vermögensgegenstandes vorzunehmen.
Die Prüfung der Jahresabschlüsse richtet sich nach den Bestimmungen der §§ 316 ff. des Handelsgesetzbuchs. Die Wirtschaftsprüferin oder der Wirtschaftsprüfer ist auch mit der Prüfung nach § 53 Absatz 1 Nummer 1 des Haushaltsgrundsätzegesetzes und mit der Darstellung nach § 53 Absatz 1 Nummer 2 des Haushaltsgrundsätzegesetzes zu beauftragen. Sie oder er hat den Standard gemäß Verlautbarung des Instituts für Wirtschaftsprüfer „Berichterstattung über die Erweiterung der Abschlussprüfung nach § 53 HGrG“ (IDW PS 720) in der jeweils geltenden Fassung zu beachten.
Die Wirtschaftsprüferin oder der Wirtschaftsprüfer wird nach Absatz 1 Satz 1 Alternative 2 des Handelsgesetzbuches auf Vorschlag der Vizepräsidentin oder des Vizepräsidenten für den Bereich der Wirtschafts- und Personalverwaltung vom Hochschulrat bestimmt. Vor Unterbreitung des Wahlvorschlags soll die Vizepräsidentin oder der Vizepräsidenten eine Erklärung der vorgesehenen Wirtschaftsprüferin beziehungsweise des vorgesehenen Wirtschaftsprüfers einholen, ob und gegebenenfalls welche geschäftlichen, finanziellen, persönlichen oder sonstigen Beziehungen zwischen der Wirtschaftsprüferin bzw. dem Wirtschaftsprüfer einerseits und der Hochschule und ihren Organen andererseits bestehen, die Zweifel an dessen Unabhängigkeit begründen können.
Bei der Auswahl der Wirtschaftsprüferin beziehungsweise des Wirtschaftsprüfers sind die Vergabegrundsätze zu berücksichtigen. Das Prinzip der externen Rotation ist zu beachten. Danach soll ein Wechsel der Wirtschaftsprüferin oder des Wirtschaftsprüfers spätestens dann erfolgen, wenn diese oder dieser bei einer Hochschule fünf aufeinanderfolgende Jahresabschlüsse geprüft hat. Ausgewechselt werden soll dabei nicht nur die oder der den Abschluss testierende Wirtschaftsprüferin oder Wirtschaftsprüfer, sondern das gesamte Wirtschaftsprüfungsunternehmen. Sinngemäß gilt dies für Netzwerke von Wirtschaftsprüferinnen, Wirtschaftsprüfern sowie Wirtschaftsprüfungsunternehmen im Sinne von § 319b des Handelsgesetzbuchs.
Im Jahresabschluss ist das Ergebnis der Trennungsrechnung nach dem Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation der Europäischen Kommission in der jeweils geltenden Fassung gemäß Gliederungsschema der Anlage 6 im Anhang des Jahresabschlusses darzustellen. Im Jahresabschluss ist die Trennungsrechnung anhand der Vollkostenrechnung auf der Basis von Ist-Werten herzuleiten und nachzuweisen.
Die Beschaffung und Nutzung von Dienstkraftfahrzeugen orientiert sich an den Runderlass des
Finanzministeriums „Kraftfahrzeugrichtlinien“ vom 5. März 1999 (MBl. NRW. S. 396) in der jeweils geltenden Fassung des Landes. Abweichungen hiervon sind unter Berücksichtigung der Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit im Einzelfall zu begründen und aktenkundig zu machen.
Unabhängig von den Anzeigepflichten nach § 4 Absatz 2 HWFVO übersenden die Hochschulen dem Ministerium unaufgefordert zum 31. Januar jedes Jahres eine Übersicht über die Einzahlungen und Auszahlungen des vorangegangenen Jahres nach der Gliederung der Anlage 4. Darüber hinaus bestätigen die Hochschulen, dass sie weder zahlungsunfähig sind noch die Zahlungsunfähigkeit gemäß § 5 Absatz 6 des Hochschulgesetzes droht, sofern dies der Tatsache entspricht. Ist das nicht der Fall, hat die Hochschule dies dem Ministerium unverzüglich anzuzeigen.
Im Zuge des Haushaltsaufstellungsverfahrens legen die Hochschulen dem Ministerium einen formlosen Haushaltsvoranschlag vor. Das Ministerium legt in einem Aufstellungsschreiben den Vorlagetermin fest und kann ergänzende Unterlagen anfordern.
Das Prüfungsrecht des Landesrechnungshofes bezieht sich auf die gesamte Wirtschaftsführung der Hochschulen. Es beschränkt sich nicht auf die Verwendung der Landeszuschüsse.
Der Landesrechnungshof ist zu hören, wenn die Hochschule Ansprüche nicht verfolgen will, die in Prüfungsverfahren festgestellt worden sind.
Dieser Runderlass tritt zum 1. Januar 2021 in Kraft.
MBl. NRW. 2020 S. 664.