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Verwaltungsvorschrift zu den Aufgaben der Geschäftsstelle des Einheitlichen Ansprechpartners nach dem Wirtschafts-Portal-Gesetz Nordrhein-Westfalen
Auf Grund von § 15 Absatz 2 Satz 1 des Wirtschafts-Portal-Gesetzes Nordrhein-Westfalen vom 30. Juni 2020 (GV. NRW. S. 456a) bestimmt das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie das Folgende:
Diese Verwaltungsvorschrift betrifft die Abwicklung von Verwaltungsleistungen nach dem Wirtschafts-Portal-Gesetz Nordrhein-Westfalen unter Einbindung der Geschäftsstelle des Einheitlichen Ansprechpartners. Sie konkretisiert die Verfahrensabläufe und die Wahrnehmung der der Geschäftsstelle nach dem Wirtschafts-Portal-Gesetz Nordrhein-Westfalen übertragenen Aufgaben.
Als physische Ergänzung zum Wirtschafts-Service-Portal des Landes Nordrhein-Westfalen (Portal) trägt die bei der Bezirksregierung Detmold eingerichtete Geschäftsstelle dazu bei, die Funktionsfähigkeit des Einheitlichen Ansprechpartners zu gewährleisten. Sie fördert die Optimierung seiner angebotenen Leistungen und dessen Reichweite und Akzeptanz. Die Geschäftsstelle tritt nach außen als „Geschäftsstelle des Einheitlichen Ansprechpartners des Landes Nordrhein-Westfalen“ auf.
Die Geschäftsstelle wird gemäß § 14 Absatz 2 Satz 2 des Wirtschafts-Portal-Gesetzes Nordrhein-Westfalen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten als Auftragsverarbeiter des für Wirtschaft zuständigen Ministeriums tätig. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt unter der datenschutzrechtlichen Verantwortung des für Wirtschaft zuständigen Ministeriums. Der Geschäftsstelle werden alle Informationen bereitgestellt, um Betroffene, die sich gemäß § 9 Absatz 1 Satz 1 des Wirtschafts-Portal-Gesetzes Nordrhein-Westfalen an die Geschäftsstelle direkt wenden, gemäß Artikel 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1, L 314 vom 22.11.2016, S. 72, L 127 vom 23.5.2018, S. 2) über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu informieren.
Die Geschäftsstelle unterstützt das Portal bei der Erfüllung seiner sich aus den Rechtsakten der Europäischen Union oder aus einer sonstigen Vorschrift ergebenden Informationsbereitstellungspflichten. Sie übernimmt insbesondere die Redaktion der Internetpräsenz des Portals. Die redaktionellen Aufgaben umfassen die Sicherstellung der sprachlichen Korrektheit sowie die Verständlichkeit und Nutzerfreundlichkeit der zur Verfügung gestellten Informationen, die Einpflege neuer, insbesondere vom für Wirtschaft zuständigen Ministerium bereitgestellter Texte sowie die Aktualisierung optischer Darstellungen auf der Internetpräsenz.
Inhaltliche Anpassungen erfolgen im Einvernehmen mit den für die Informationsaufbereitung zuständigen Stellen.
Informationsanfragen können unmittelbar an die Geschäftsstelle gerichtet werden. Die Kontaktaufnahme kann über E-Mail, Telefon, Briefverkehr oder persönliches Erscheinen in der Geschäftsstelle erfolgen. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt Ziffer 1.3 entsprechend.
Der Nutzer kann Informationsanfragen an die Geschäftsstelle nach erfolgter Identifizierung auch über das nach § 5 Absatz 2 und § 8 des Wirtschafts-Portal-Gesetzes Nordrhein-Westfalen im Portal bereitgestellte Freitextfeld richten. Die Regelungen über die Verfahrensabwicklung nach § 5 Absatz 2 und § 8 des Wirtschafts-Portal-Gesetzes Nordrhein-Westfalen gelten hierfür entsprechend.
Die Beantwortung der Anfrage nach Absatz 2, einschließlich der Übersendung von der Beantwortung dienenden Dokumenten, erfolgt über das Portal. Das nach Beantwortung geschlossene Ticket der Informationsanfrage kann nach den allgemeinen Vorschriften zur Akte genommen und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist archiviert werden. Der Status des der Anfrage zugewiesenen Tickets wird von der Geschäftsstelle gepflegt.
Die Geschäftsstelle wirkt bei der Öffentlichkeitsarbeit des Einheitlichen Ansprechpartners mit. Dies umfasst insbesondere die Präsentation des Einheitlichen Ansprechpartners auf einschlägigen Messen und Veranstaltungen, die stetige Weiterentwicklung des Marketingkonzepts, die Betreuung elektronischer Werbesysteme, die Erstellung von Veröffentlichungen in Fachzeitschriften sowie den Erwerb und die Ausgabe von Werbeartikeln/Giveaways.
Die Geschäftsstelle unterstützt die Fachbehörden im Umgang mit der Nutzung des Portals. Können technische Anfragen von der Geschäftsstelle nicht beantwortet werden, vermittelt sie den Kontakt zu den geeigneten Ansprechpartnern. Die Geschäftsstelle unterstützt auch bei der Beseitigung von auf Grund technischer Mängel entstehenden Missverständnissen zwischen der zuständigen Behörde und dem Nutzer.
In den Fällen des § 4 Satz 2 der WiPG-Durchführungsverordnung vom 1. Juli 2020 (GV. NRW. S. 514) wird die Geschäftsstelle per E-Mail über die bisher nicht erfolgte Bearbeitung unterrichtet. Anschließend kann die Geschäftsstelle die zuständige Behörde darauf hinweisen, dass das Verfahren noch nicht bearbeitet wurde.
Leitet der Nutzer ein Verfahren nach § 5 Absatz 2 und § 8 des Wirtschafts-Portal-Gesetzes Nordrhein-Westfalen ein, werden das von ihm in dem Freitextfeld eingegebene Anschreiben und die im Portal hochgeladenen Unterlagen (Erklärungen) von der Geschäftsstelle im Auftrag des für Wirtschaft zuständigen Ministeriums entgegengenommen.
Die Geschäftsstelle verarbeitet die in den Erklärungen enthaltenen personenbezogenen Daten entsprechend den Vorgaben in Ziffer 1.3.
Die Geschäftsstelle ermittelt im Auftrag des für Wirtschaft zuständigen Ministeriums die für das Antragsverfahren zuständige Behörde und leitet ihr die Erklärung über das Portal weiter. Verfügt die Behörde über eine Fachanwendung, die an das Portal angeschlossen ist, wird die von der Geschäftsstelle weitergeleitete Erklärung automatisch in die Fachanwendung übertragen. Ist dies nicht der Fall, wird sie in dem sich im Portal befindlichen Konto der Behörde gespeichert. Die Behörde erhält hierüber eine Benachrichtigung. Die weitere Kommunikation erfolgt zwischen der zuständigen Behörde und dem Antragsteller über das Portal.
Ist eine Ermittlung der zuständigen Behörde auf Grundlage der vom Nutzer bereitgestellten Informationen nicht möglich, kann die Geschäftsstelle im Auftrag des für Wirtschaft zuständigen Ministeriums den Nutzer über das Portal zur Konkretisierung seiner Erklärung auffordern.
Der im Portal gestellte Antrag erhält ein eigenes Ticket im Ticketsystem. Wurde der Antrag an die zuständige Behörde übermittelt, obliegt dieser die Statuspflege des Tickets. Das Ticket kann nach den allgemeinen Vorschriften zur Akte der jeweils zuständigen Behörde genommen und nach Abschluss des Verfahrens und Ablauf der Aufbewahrungsfrist archiviert werden.
Enthält das vom Nutzer ausgefüllte Freitextfeld mehrere Erklärungen, für die unterschiedliche Behörden zuständig sind, wird für den Antrag zunächst ein einheitliches Ticket im Portal erstellt. Die Geschäftsstelle ermittelt sodann im Auftrag des für Wirtschaft zuständigen Ministeriums die jeweils zuständigen Behörden und übermittelt die in dem Freitextfeld enthaltenen Erklärungen separat an diese (Schaffung von Unter-Tickets). Die Behörden wickeln die Verwaltungsverfahren mit dem Nutzer ab. Das Ticket bei der Geschäftsstelle wird geschlossen, sobald sämtliche Unter-Tickets geschlossen wurden.
Zur Erleichterung der Verfahrensabwicklung im Bereich grenzüberschreitender Dienstleistungen kann die Geschäftsstelle Verfahrensbeschreibungen erarbeiten und dem Nutzer zur Verfügung stellen. Hierfür kann sich die Geschäftsstelle im Auftrag des für Wirtschaft zuständigen Ministeriums mit anderen Einheitlichen Ansprechpartnern austauschen.
Die Geschäftsstelle trägt zur kontinuierlichen Verbesserung der Verfahrensabwicklung über den Einheitlichen Ansprechpartner bei. Insbesondere weist sie anlassbezogen die gemäß § 11 Absatz 1 Satz 2 des Wirtschafts-Portal-Gesetzes Nordrhein-Westfalen von dem für Wirtschaft zuständige Ministerium für den technischen Betrieb eingebundene Stelle auf im Livesystem vorhandene Unklarheiten oder Fehler im Antragsassistenten oder der Internetpräsenz des Einheitlichen Ansprechpartners hin oder leitet von den Behörden hierzu abgegebene Stellungnahmen weiter.
Die Geschäftsstelle trägt zur kontinuierlichen Verbesserung des durch den Einheitlichen Ansprechpartner zur Verfügung gestellten Beratungsangebots bei. Hierfür ermittelt sie insbesondere, ob die für die Gestaltung der Internetpräsenz des Einheitlichen Ansprechpartners maßgeblichen Vorgaben umgesetzt werden sowie eine übersichtliche Navigation durch die Strukturen der Internetpräsenz gewährleistet ist und verbessert werden könnte. Sie bearbeitet in Abstimmung mit dem für Wirtschaft zuständigen Ministerium eingehende Fragen der Europäischen Kommission und nimmt, wo geboten, an Werkstattgesprächen und Sitzungen zur Verbesserung des Angebots des Einheitlichen Ansprechpartners teil.
Die Geschäftsstelle erstellt in vierteljährlichem Abstand an das für Wirtschaft zuständige Ministerium gerichtete Berichte über die Nutzung, Funktionsweise und Qualität des im Portal bereitgestellten Angebots. Hierzu erstellt sie nach vorheriger Anweisung und im Auftrag des für Wirtschaft zuständigen Ministeriums statistische Erhebungen über die Anzahl der Besucher- und Nutzerzahlen sowie die Art der über das Portal abgewickelten Verfahren.
Die von der Geschäftsstelle erstellten Berichte dienen zugleich der Vorbereitung der nach § 16 Absatz 1 des Wirtschafts-Portal-Gesetzes Nordrhein-Westfalen und § 7 Absatz 2 der WiPG-Durchführungsverordnung zu erfüllenden Berichtspflichten.
Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft und am 31. Juli 2025 außer Kraft.
MBl. NRW. 2020 S. 454.