Benutzerordnung für die Anwenderinnen und Anwender elektronischer Kommunikationssysteme im Geschäftsbereich des Ministeriums der Justiz

1 5 1 0 8.6.2003 Benutzerordnung für die Anwenderinnen und Anwender elektronischer Kommunikationssysteme im Geschäftsbereich des Ministeriums der Justiz AV des MdJ Nr. 9 vom 8. Juni 2003 (1510 – 71) 1. Geltungsbereich und Zweck In weiten Bereichen der saarländischen Justiz sind elektronische Kommunikationssysteme bereits eingeführt. Soweit technische, rechtliche oder wirtschaftliche Gründe nicht entgegenstehen, soll die Nutzung dieser Systeme vorrangig gegenüber der Briefpost eingesetzt werden. Diese Nutzerordnung gilt für das Ministerium der Justiz und für den ihm nachgeordneten Bereich. Die Nutzerordnung ergänzt die in Anlage 2 der Gemeinsamen Geschäftsordnung der obersten Landesbehörden (GGO) vom 16. Oktober 2001 (GMBl. S. 374, 386) enthaltenen „Regelungen der Nutzung elektronischer Kommunikationssysteme“, die für den dem Ministerium der Justiz nachgeordneten Bereich entsprechend anzuwenden sind. 2. Begriff des Dokuments, Abgrenzung zur elektronischen Kommunikation 2.1 Elektronische Kommunikation Unter elektronischer Kommunikation versteht man vor allem Dienste wie die elektronische Post mit dem Austausch von Dokumenten (E-Mail), den Abruf multimedialer Angebote im World Wide Web (WWW) oder im verwaltungsinternen Intranet, die Übertragung von Dateien mit Hilfe des Protokolls FTP, die Nutzung der elektronischen Form „schwarzer Bretter“ (U- senet/Newsgroups) und den Austausch von Beiträgen miteinander verbundener Teilnehmer in verschiedenen Diskussionsrunden (IRC). Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unmittelbar über das Landesdatennetz und über elektronische Post zugehende Nachrichten (z.B. anstelle von Telefongesprächen, zur Abstimmung von Terminen oder Arbeitsergebnissen usw.), zu deren Empfang und Versendung alle an die elektronische Post angeschlossenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berechtigt sind, sind in 1 5 1 0 8.6.2003 der Regel keine Dokumente im Sinne dieser Anwenderordnung. Die Nutzung der elektronischen Kommunikationssysteme ist nur für dienstliche Zwecke zulässig. Nachrichten sind so zu fassen, dass sie jederzeit anstelle von Aktenvermerken zu den jeweiligen Vorgängen genommen werden können. Darüber hinaus sind Nachrichten mit einem Absendervermerk zu versehen, der wie folgt gestaltet sein soll: _______________________________________ BEHÖRDE STRASSE, HAUSNUMMER, PLZ, ORT Bearbeiter/in: Vorname, Name, Dienstbezeichnung Telefon: 0681/501-XXX; Telefax: 0681/501-5855 SMTP-Mail (Internet): v.name@justiz.saarland.de _______________________________________ 2.2 Begriff des Dokuments, geeignete Schreiben Dokument im Sinne dieser Benutzerordnung ist elektronisch erstelltes und übertragenes oder zu übertragendes Schriftgut mit dienstlichem Inhalt. Zum elektronischen Versand im innerbehördlichen Verkehr sind in der Regel alle Schreiben geeignet, bei denen nicht die eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, eine Empfangsbestätigung nach gesetzlichen Bestimmungen erforderlich ist oder weitergehende Formvorschriften entgegenstehen. Schreiben, die VS-NfD oder höher eingestuft sind, dürfen nicht elektronisch versandt werden. 3. Posteingang 3.1 Zentrale Eingangsstelle für Dokumente Zur Bearbeitung der eingehenden elektronischen Post richten die Behörden jeweils eine zentrale Eingangsstelle für elektronische Post („poststelle“) ein. Die Betriebsbereitschaft ist innerhalb der Servicezeit sicherzustellen. Darüber hinaus ist das System so zu konfigurieren, dass eingehende Post automatisch angezeigt wird. 3.2 Aufgaben der zentralen Eingangsstelle 1 5 1 0 8.6.2003 Die zentrale Eingangsstelle • druckt die Dokumente als Papieroriginal für die Akten aus. Die Ausdrucke sind mit dem Posteingangsstempel zu versehen und nach den für den Posteingang geltenden Regelungen (einschließlich aller zum Dokument gehörenden elektronischen Zustell- und Empfangsnachweise) weiterzuleiten; • legt die eingegangenen Dokumente elektronisch in eigenen E-MailVerzeichnissen auf dem lokalen Laufwerk ab; • löscht die in den jeweiligen Verzeichnissen abgelegten Dokumente am letzten Arbeitstag des Folgemonats. 3.3 Unmittelbarer Eingang am Arbeitsplatz Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über einen eigenen E-Mail-Anschluss verfügen und denen elektronische Dokumente direkt zugehen, nehmen die Aufgaben der zentralen Eingangsstelle für ihren jeweiligen Aufgabenbereich mit wahr. Sie sind damit für die geschäftsplanmäßige Behandlung der Vorgänge entsprechend Nummer 3.2 selbst verantwortlich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind eigenverantwortlich für den Abruf eingegangener elektronischer Dokumente zuständig. Des Weiteren haben sie für Zeiten der Abwesenheit organisatorische Vorkehrungen dahingehend zu treffen, dass die Vertretungen jederzeit Zugang zum PC haben, dass die eingehende elektronische Post automatisch an den PC- Arbeitsplatz der Vertreterin oder des Vertreters weitergeleitet wird oder dass in anderer Weise sichergestellt wird, dass die Vertreterin oder der Vertreter Kenntnis von der E-Mail erlangt. 3.4 Elektronische Weiterverarbeitung der Dokumente Zur elektronischen Weiterverarbeitung können einzelne Dokumente auf Anforderung von der zentralen Eingangsstelle an die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergeleitet werden. 4. Postausgang 4.1 Versandstelle Der Versand elektronischer Post obliegt grundsätzlich den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit PC-Arbeitsplatz und nicht der zentralen Eingangsstel1 5 1 0 8.6.2003 le, es sei denn, dass dieser durch Anordnung der Behördenleitung auch die Aufgabe einer zentralen Versandstelle übertragen worden ist. Bei Bedarf können weitere besondere Versandstellen eingerichtet werden. Bei Hinweisen auf Störungen ist der Erfolg des Sendevorgangs zu überprüfen und dieser gegebenenfalls zu wiederholen. Für die Akten ist ein Ausdruck zu fertigen, der eine Schlussverfügung enthält und schlussgezeichnet ist. Darüber hinaus bestätigt die versendende Stelle mit Namenskennzeichen und Datum auf dem Entwurf den durchgeführten Versand und die Versandart. Es dürfen nur schlussgezeichnete und mit einem Aktenzeichen versehene Dokumente versandt werden. 4.2 Regelversand Schreiben an Behörden, die über einen elektronischen Post-Anschluss oder über einen anderen, über das Landesdatennetz erreichbaren Anschluss für elektronische Kommunikation verfügen, werden grundsätzlich über elektronische Post versandt, sofern nicht eine der nachfolgenden Ausnahmen vorliegt: • wenn Formvorschriften dem elektronischen Versand entgegenstehen; • für Schreiben in Personalangelegenheiten, die einen besonders vertraulich zu behandelnden Inhalt haben; • wenn ausnahmsweise ein anderer Versandweg (z.B. wegen beigefügter Anlagen) sinnvoller ist. 4.3 Verzicht auf Doppelversand Über das Landesdatennetz oder elektronische Post versandte Dokumente dürfen in der Regel nicht zusätzlich in ausgedruckter Form auf dem herkömmlichen Weg (z.B. Briefpost, Aktentransport) zugestellt werden. 4.4 Empfänger/innen, Dienstweg Dokumente sind grundsätzlich an die zentrale Eingangsstelle der betreffenden Behörde zu senden bzw. weiterzuleiten. Zur Einhaltung des Dienstweges sind die Dokumente auch an die zentralen Eingangsstellen der vorgesetzten Dienststellen zu senden. Eine Weiterleitung durch diese in elektronischer bzw. Papierform erfolgt nicht mehr. Hiervon unberührt bleibt die Verpflichtung der vorgesetzten Dienststellen, zeitnah eine eigene Stellungnahme zum Inhalt des elektronischen Dokuments abzugeben, soweit dies im Einzelfall erforderlich erscheint. 1 5 1 0 8.6.2003 Der Direktversand an die elektronische Adresse einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist nur aus besonderen Gründen zulässig, z.B. wenn es sich um Dokumente mit vertraulichem oder eiligem Inhalt handelt oder Abstimmungen zu Arbeitsergebnissen oder Terminabsprachen vorzunehmen sind. 5. Adressen, Verteiler Alle Adressaten (auch nachrichtliche) sind im Adressenfeld des Dokuments aufzuführen. Empfängerinnen und Empfänger, die nicht über elektronische Post erreichbar sind, sind zu kennzeichnen (z.B. mit dem Hinweis "per Post" oder "per Telefax", möglichst mit Angabe der Fax-Nummer). Auf Einzeladressen ist zu verzichten, wenn der Adressatenkreis durch eine kurze Angabe genau beschrieben wird und eine entsprechende elektronische Verteilerliste verfügbar ist (z.B. ”Alle Amtsgerichte"). Zur elektronischen Adressierung häufig wiederkehrender Empfängerkreise sind elektronische Verteilerlisten (Adressaten mit elektronischem PostAnschluss) zu verwenden. Für die Einrichtung und laufende Aktualisierung der Verteilerlisten sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Versandstellen verantwortlich. 6. Benutzungsregelungen 6.1 Form der Dokumente Zur Versendung von Dokumenten im Wege der elektronischen Kommunikation sind behördeneinheitliche Druckformatvorlagen zu verwenden. Anstelle der Unterschrift der/des Schlusszeichnenden wird am Ende eines Dokuments der Name der/des Schlusszeichnenden gesetzt. Text-Dokumente sind generell im RTF-Format oder als PDF-Datei zu versenden. 6.2.E-Mail-Adressen Die im Bereich der saarländischen Justiz zu verwendenden E-MailKennungen werden grundsätzlich wie folgt gebildet: erster_Buchstabe_des_Vornamens.Nachname@Behörden_oder_Gerichtskürzel.saarland.de 1 5 1 0 8.6.2003 Bei häufig vorkommenden Nachnamen und soweit die übliche Adressierung nicht ausreicht, wird der gesamte Vorname eingesetzt. Umlaute und ß werden dabei aufgelöst. Daneben werden sogenannte Funktionsmail-Kennungen vergeben (z.B. poststelle, frauenbeauftragte, geschaeftsleitung, presse, rechtsantragstelle). Die EDV-Koordinationsstelle Justiz führt über alle E-Mail-Adressen der saarländischen Justiz ein Verzeichnis. Dieses Verzeichnis ist den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei der Ersteinrichtung des Anschlusses und bei Veränderungen im Adressbestand jeweils zur Verfügung zu stellen. 7. Sicherheit Innerhalb des Landesdatennetzes sind weitreichende Sicherheitsvorkehrungen getroffen, die auch bei der elektronischen Post Anwendung finden. Die Identifikation der absendenden Stelle ist im Bereich der Landesbehörden dadurch gewährleistet, dass die regelmäßig mitgesandten Adressinformationen nicht durch die Absenderin oder den Absender selbst veränderbar sind. Entsprechende Sicherheitsvorkehrungen sind im Bereich des Internets nicht getroffen. Eine sichere Identifikation der absendenden Stelle ist daher regelmäßig unmöglich. Demgemäß sind Anfragen aus dem Bereich des Internets - und vor allem deren Beantwortung - einer besonders kritischen Einzelfallprüfung zu unterziehen. Das Übersenden von Programmen (ausführbaren Dateien) ist - ausgenommen solche Programme, die der sicheren Verschlüsselung von elektronischen Dokumenten dienen – mit E-Mail nicht zulässig. Weitere Ausnahmen, z.B. für das zentrale Verteilen von Software durch Systemverwaltungen, werden im Einzelfall geregelt. 8. Kosten Für jeden eingerichteten E-Mailanschluss wird vom Landesamt für Finanzen – ZDV-Saar – eine monatliche Pauschale in Rechnung gestellt. Zur Reduzierung der Leitungslast sollten umfangreiche Dokumente mit Hilfe des Komprimierungsprogrammes „winzip“ gepackt werden. 9. Datenschutz Personenbezogene Daten und sonstige Daten mit hohem bzw. sehr hohem Schutzbedarf (z.B. besonders sensible Sozialdaten, Steuerdaten, Mitteilungen über strafbare Handlungen, dienstliche Beurteilungen, VS- 1 5 1 0 8.6.2003 Angelegenheiten) entsprechend der Schutzstufe II [siehe Anlage 4.2 zu Nr. 3.4 1 der IT-Sicherheitsrichtlinie vom 19. Februar 1997 (GMBl. S. 74)] 1 dürfen weder innerhalb noch außerhalb des Landesdatennetzes mit elektronischer Post versandt werden. Sonstige datenschutzrelevante Dokumente dürfen nur verschlüsselt versandt werden. 10. In-Kraft-Treten Diese Allgemeine Verfügung tritt am 8. Juni 2003 in Kraft. Gleichzeitig wird die AV des Ministeriums der Justiz vom 28. April 1999 (JVVS 1510/28.04.1999) aufgehoben. 1 Vgl. jetzt Anlage 4.2 zu Nummer 2.4 der IT-Sicherheitsrichtlinie vom 5. Juni 2003 (GMBl. S. 326)