Bestimmungen über die Festsetzung, Anordnung, Berechnung, Zahlbarmachung und Auszahlung der Bezüge im Datenverarbeitungsverfahren

DV_BEST_17_04_2008_Entwurf2 MINISTERIUM DER FINANZEN Bestimmungen über die Festsetzung, Anordnung, Berechnung, Zahlbarmachung und Auszahlung der Bezüge im Datenverarbeitungsverfahren. DV-Bestimmungen-Bezüge (DV-Best-Bez) - Beschluss der Landesregierung vom 20. Februar 1979 – Inhaltsübersicht 1. Geltungsbereich 2. Zuständigkeiten der am Verfahren beteiligten Stellen 2.1 Abgrenzung der Aufgabenbereiche 2.1.1 Festsetzung der Bezüge und Anordnung zur Zahlung 2.1.2 Berechnung und Zahlbarmachung der Bezüge 2.1.3 Zahlung 2.1.4 Rechnungslegung 2.2 Abgrenzung der Verantwortungsbereiche 2.2.1 Datenermittlung 2.2.2 Datenerfassung 2.2.3 Datenverarbeitung 2.2.4 Programmpflege 2.2.5 Programmvorgaben 2.2.6 Programmaufträge 2.2.7 Programmtest 2.2.8 Programmfreigabe - 2 - 3. Aufgaben der Beschäftigungsstellen und personalaktenführenden Stellen bei der Datenermittlung, Mitwirkung und Unterrichtung der Zahlungsempfänger 3.1 Aufgaben der Beschäftigungsstellen 3.2 Aufgaben der personalaktenführenden Stellen 3.3 Mitwirkung und Unterrichtung der Zahlungsempfänger 3.4 Laufender Mitteilungsdienst 4. Aufgaben des LZD (ZBS) bei der Datenermittlung 4.1 Verfahren allgemein 4.1.1 Personalnummer und Namenkartei 4.1.2 Aktenführung 4.1.3 Vordrucke 4.1.4 Geschäftsverkehr mit dem LZD (ZBS) 4.1.5 Geschäftsordnung 4.2 Vorgehen bei der Datenermittlung 4.2.1 Erstellung der Datenerfassungsbelege 4.2.2 Durchzuführende Prüfungen 4.2.3 Feststellungs-, Anordnungs- und Zeichnungsbefugnisse 4.3 Nachweis der Bezüge für den einzelnen Zahlfall 4.4 Besonderheiten im Hinblick auf eigene und fremde Ansprüche 4.4.1 Vermeidung von Überzahlungen 4.4.2 Forderungen des Landes 4.4.3 Forderungen Dritter 4.5 Besonderheiten bei der automatisierten Durchführung der Aufgaben, 4.5.1 Allgemeine Anordnungen ' 4.5.2 Terminpläne - 3 - 5. Aufgaben des LZD ( ZBS) bei der Datenerfassung 5.1 Belegverkehr 5.2 Datenerfassung und –prüfung 6. Aufgaben des LZD ( ZDV-Saar) bei der Datenverarbeitung 6.1 Vorbereitung und Durchführung des Systemeinsatzes 6.1.1 Prüfläufe 6.1.2 Stammdatenverwaltung, Berechnungsläufe, Auswertungen 6.1.3 Ausgaben 6.1.4 Kontrollen 7. Aufgaben des LZD (ZBS) im Anschluss an die Datenverarbeitung 8. Zahlung durch das LZD (LHK) 8.1 Zahlung der Bezüge 8.1.1 Zahlungsweise 8.1.2 Zahlungsweg 8.2 Abwicklung der Abzüge 8.2.1 Behandlung der gesetzlichen Abzüge 8.2.1.1 Lohnsteuer, Kirchensteuer und Beiträge zur Arbeitskammer 8.2.1.2 Sozialversicherung 8.2.1.3 Zusatzversorgungskasse 8.2.2 Behandlung der nichtgesetzlichen Abzüge 8.3 Überzahlungen, Abschlagsauszahlungen, Vorschüsse, Rückläufe 8.3.1 Überzahlungen 8.3.2 Abschlagsauszahlungen 8.3.3 Vorschüsse 8.3.4 Rückläufe - 4 - 9. Jahresabschlussarbeiten 9.1 Lohnsteuer-Jahresausgleich, Lohnsteuerbescheinigungen und Lohnzettel 9.1.1 Lohnsteuer-Jahresausgleich 9.1.2 Lohnsteuerbescheinigungen 9.1.3 Lohnzettel 9.2 Jahresstammblätter für die personalaktenführenden Stellen 9.3 Meldungen für die Rentenversicherung 9.4 Meldungen für die Zusatzversicherung 10. Rechnungslegung 11. Aufbewahrung von Unterlagen 12. Schlussbestimmungen 12.1 Dienstanweisungen 12.2 Inkrafttreten 12.3 Entsprechende Anwendung auf Ausgaben, die aus dem Bundeshaushalt zu leisten sind - 5 - 1. Geltungsbereich Die nachstehenden Bestimmungen gelten für die Festsetzung, Anordnung, Berechnung, Zahlbarmachung und Zahlung der Bezüge im Datenverarbeitungsverfahren sowie den rechnungsmäßigen Nachweis. Sie regeln Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der beteiligten Stellen, soweit 1. Amtsbezüge, Besoldung, Ausbildungsbeihilfen, Entschädigungen, 2. Versorgungsbezüge, 3. Vergütungen für Tarifbeschäftigte 4. Aufwandsentschädigungen sowie sonstige Zahlungen mit automatisierten Abrechnungssystemen beim LZD (ZDV-Saar) abgewickelt werden und das LZD (ZBS) gem. der Gemeinsamen Anordnung vom 21. 12. 1978 (ABI. 1979 S. 27) am Verfahren mitwirkt. 2. Zuständigkeiten der am Verfahren beteiligten Stellen Abgrenzung der Aufgabenbereiche 2.1.1 Festsetzung der Bezüge und Anordnung zur Zahlung Die Festsetzung und Anordnung obliegen grundsätzlich dem LZD (ZBS), soweit sie nicht einer anderen Stelle vorbehalten wurden. Datenliefernde Stellen sind neben dem LZD (ZBS) a) die Beschäftigungsstellen, b) die personalaktenführenden Stellen. Bei Entschädigungen an Abgeordnete und Amtsbezüge an die Mitglieder der Landesregierung sowie deren Versorgung gilt dies sinngemäß. 2.1.2 Berechnung und Zahlbarmachung der Bezüge Das LZD (ZBS) ist auch für die Berechnung und Zahlbarmachung der Bezüge unter Einsatz der automatisierten Datenverarbeitung zuständig. Es ist speichernde Stelle im Sinne des Saarländischen Datenschutzgesetzes - SDSG - vom 17. Mai 1978 (ABI. S. - 6 - 581). Das LZD (ZBS) ist auch datenerfassende Stelle. Die Datenerfassung wird beim LZD (ZBS) durchgeführt. Datenverarbeitende Stelle ist das LZD (ZDV-Saar.). 2.1.3 Zahlung Das LZD (LHK) ist für die Zahlung der Bezüge zuständig. 2.1.4 Rechnungslegung Die Abteilungen LHK und ZBS des LZD (soweit Belege gem. Tz 10 bei ihr aufzubewahren sind) führen den rechnungsmäßigen Nachweis und sind rechnungslegende Stellen. 2.2. Abgrenzung der Verantwortungsbereiche 2.2.1 Datenermittlung Verantwortlich für die richtige und vollständige Ermittlung und Aufbereitung der zu verarbeitenden Daten sind die datenliefernden Stellen im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten. 2.2.2 Datenerfassung Verantwortlich für die richtige und vollständige Erfassung der zu verarbeitenden Daten auf maschinell lesbaren Datenträgern und deren Weiterleitung an das LZD (ZDV-Saar) ist das LZD (ZBS), 2.2.3 Datenverarbeitung Verantwortlich für a) die richtige und vollständige Übernahme der Daten zur Verarbeitung, b) die richtige und vollständige Durchführung der Datenverarbeitung mit den dokumentierten, freigegebenen und gültigen Programmen, c) die vollständige Durchführung der ihr obliegenden organisatorischen und sonstigen Kontrollen, d) die Sicherung der Datenbestände und der Programme gegen Verlust, unbeabsichtigte Veränderungen und unbefugte Verwendung, und zwar durch technische und organisatorische Maßnahmen und - 7 - e) die richtige und vollständige Weiterleitung der Arbeitsergebnisse ist das LZD (ZDV-Saar). 2.2.4 Programmpflege Zuständig für die Pflege und Wartung der Programme ist das LZD (ZDV-Saar). 2.2.5 Programmvorgaben Zuständig für die Fortschreibung der Arbeitsanleitungen und sonstigen Verfahrensgrundlagen bei Neuerungen und Änderungen, insbesondere für die Erstellung der notwendigen Programmvorgaben (vgl. Tz 1.31.1 der Programmier-Richtlinien - PROGRI -) ist das LZD (ZBS). 2.2.6 Programmaufträge Das LZD (ZBS) überprüft die datenverarbeitungsmäßigen Anforderungen der am Verfahren Beteiligten, stimmt die Programmvorgaben ab und erteilt die Programmaufträge an das LZD (ZDV-Saar). 2.2.7 Programmtest Verantwortlich für den Programmtest, den Aufbau, die Führung und Wartung der Testdatei sind die Mitglieder der Testgruppe. Sie werden vom Ministerium der Finanzen berufen. Die Testdatei wird beim LZD (ZBS) geführt. Die Stellen, die das Gesamtverfahren, Programme oder Programmänderungen sachlich prüfen und die Programmfreigabe erteilen, haben erforderlichenfalls die Testfälle zu ergänzen. 2.2.8 Programmfreigabe Für die Freigabe der Programme sind zuständig, soweit es geht um a) die richtige Berechnung und Festsetzung der Bezüge, insbesondere richtige Anwendung der gesetzlichen Bestimmungen und Anwendung der Tarifverträge einschließlich der Versorgungstarifverträge, das Ministerium für Inneres und Sport, b) die richtige Anwendung des Sozialversicherungsrechts, das Ministerium für Justiz, Gesundheit und Soziales, c) Belange der Buchführung und Rechnungslegung, das Ministerium der Finanzen. - 8 - Die Befugnisse können durch schriftliche Anordnung im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen ganz oder teilweise auf das LZD (ZBS) übertragen werden. 3 Aufgaben der Beschäftigungsstellen und personalaktenführenden Stellen bei der Datenermittlung, Mitwirkung und Unterrichtung der Zahlungsempfänger 3.1 Aufgaben der Beschäftigungsstellen Den Beschäftigungsstellen obliegen a) Führung der Lohnstundennachweise für Tarifbeschäftigte, b) Krank- und Gesundmeldungen für Tarifbeschäftigte, c) Bestätigung der Urlaubsdauer für Aufschlagsberechnung, d) -soweit überlassen - Erteilung der Bescheinigungen über die rechnerische und sachliche Richtigkeit in den datenerfassungsgerechten Antrags- und Festsetzungsvordrucken für Mehrarbeitsvergütung, Zulage für Dienst zu ungünstigen Zeiten und Nachtdienstzulage usw. 3.2 Aufgaben der personalaktenführenden Stellen Die personalaktenführenden Stellen nehmen - soweit sie sich dies vorbehalten haben - die vorgenannten Aufgaben der Beschäftigungsstellen selbst wahr. Sie haben darüber hinaus dem LZD (ZBS) unverzüglich jede dienstliche Maßnahme mitzuteilen, die für die Zahlbarmachung der Bezüge und den damit integrierten Aufgabenvollzug bedeutsam ist. Die Mitteilung hat unter Angabe des Tages der Rechtswirksamkeit der Verfügung mit Begleitvermerk auf einer Durchschrift des Regelungsaktes zu erfolgen. Dabei sind unter anderem die Personalnummer und - sofern sich eine Änderung ergibt – die Buchungsstelle und die genaue Bezeichnung der Planstelle anzugeben. Die vom LZD (ZBS) bestimmten Muster sind zu beachten. Bei den in der Anordnung über die Übertragung von Zuständigkeiten auf das LZD (ZBS) im einzelnen bezeichneten Fällen erstreckt sich die Zuständigkeit auch auf die Festsetzung und Anordnung zur Zahlung. - 9 - 3.3 Mitwirkung und Unterrichtung der Zahlungsempfänger Der Zahlungsempfänger ist verpflichtet, persönliche und sonstige Verhältnisse sowie deren Änderung, die für die Festsetzung und Zahlung der Bezüge maßgebend sind, sofort und unaufgefordert dem LZD (ZBS) anzuzeigen. Die Bediensteten sowie die Empfänger von Versorgungsbezügen sind durch Merkblatt darauf hinzuweisen. Für die Erklärung der persönlichen Verhältnisse sind die vom LZD (ZBS) herausgegebenen Vordrucke zu verwenden. Die Zahlungsempfänger erhalten bei der Einstellung, bei jeder Veränderung ihrer Bezüge, auf jeden Fall jedoch in den Monaten Januar und Dezember eines jeden Jahres, eine maschinell erstellte Mitteilung über die Höhe und Zusammensetzung ihrer Bezüge. Sie ist bei Versorgungsempfängern einzeln mit der Post, im übrigen auf dem kostengünstigsten Wege zu übermitteln (z. B. Kurierdienst, Behördenumtausch, Sammelpost). In den Mitteilungen über die Bezüge ist darauf hinzuweisen, dass alle Zahlungsempfänger verpflichtet sind, sich von der Richtigkeit der an sie geleisteten Zahlungen zu überzeugen und festgestellte Fehler unverzüglich dem LZD (ZBS) anzuzeigen. 3.4 Laufender Mitteilungsdienst Mitteilungen usw. sind dem LZD (ZBS) laufend zu übersenden und können im allgemeinen beim nächsten Zahlungstermin nur berücksichtigt werden, wenn sie spätestens bis zum 15. Arbeitstag vor dem Fälligkeitstag der Bezüge beim LZD (ZBS) eingegangen sind. Nicht Stellenplan bezogene Personalausgaben sind dem LZD (ZBS) unter Verwendung des vom Ministerium der Finanzen vorgeschriebenen Vordrucks, über den Beauftragten für den Haushalt (BfH) der jeweiligen Dienststelle - zur schriftlichen Bestätigung der Richtigkeit der Haushaltsstellen und der Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln – zu Auszahlung vorzulegen. Vorlagen ohne Vermerk des BfH sind der Dienststelle unbearbeitet zurückzugeben. - 10 - Fernmündliche Anweisungen sind nur zur Vermeidung von Überzahlungen zugelassen. Die schriftliche Mitteilung ist unverzüglich nachzureichen. In begründeten Ausnahmefällen können dem LZD (ZBS) die Personalakten der Zahlungsempfänger übersandt werden. Die Personalakten sind dem LZD (ZBS) zu übersenden, soweit ihr die im Regelfall den personalaktenführenden Stellen obliegenden Aufgaben im Zusammenhang mit der Festsetzung der Bezüge zusätzlich übertragen sind und die Hinzuziehung der Personalakten erforderlich ist. 4 Aufgaben des LZD (ZBS) bei der Datenermittlung 4.1 Verfahren allgemein 4.1.1 Personalnummer und Namenkartei Jeder Fall, in dem Bezüge zu leisten sind, ist unter einem eindeutigen Ordnungsmerkmal (Personalnummer) zu führen. Die prüffähige, achtstellige Personalnummer wird vom LZD (ZBS) vergeben und ist Ordnungsbegriff für alle automatisierten Bearbeitungsvorgänge. Eine Personalnummer darf nur einmal vergeben werden. Sie ist den Beschäftigungsstellen/personalaktenführenden Stellen und dem Empfänger der Bezüge umgehend schriftlich mitzuteilen. Über die zugeteilten Personalnummern ist beim LZD (ZBS) ein Verzeichnis zu führen. Diese Aufgabe ist einer Dienstkraft zu übertragen, die an der Berechnung und Zahlbarmachung der Bezüge nicht unmittelbar mitwirkt. Neben dem Personalnummernverzeichnis ist eine Namenkartei zu führen. Ausgeschiedene Zahlfalle sind besonders zu kennzeichnen und in der Namenkartei noch mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. An die Stelle der Kartei kann auch eine COM-Verfilmung der Daten oder elektronische Datei treten. Die Personalnummer ist im Schriftverkehr stets anzugeben. - 11 - 4.1.2 Aktenführung Das LZD (ZBS) legt für jeden Zahlfall eine Akte an. In ihr werden alle anfallenden Unterlagen mit Ausnahme der Sammeldatenerfassungsbelege aufbewahrt. Das Nähere über die Führung, Aufbewahrung und Verjüngung der Akten wird vom LZD (ZBS) festgelegt. 4.1.3 Vordrucke Das LZD (ZBS) hat die zu verwendenden Vordrucke, ggf. unter Einschaltung weiterer Stellen festzulegen, und in einem Verzeichnis festzuhalten. Auf Vorschlag des LZD (ZBS) bestimmt das Ministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof gem. 79 Abs. 3 Nr. 2 LHO über Art und Umfang der Vordrucke, die für die Zahlbarmachung der Personalausgaben erforderlich sind. 4.1.4 Geschäftsverkehr mit dem LZD (ZBS) Soweit die obersten Landesbehörden für ihren Geschäftsbereich keine andere Regelung vorgesehen haben, verkehren die jeweiligen Stellen mit dem LZD (ZBS) unmittelbar. 4.1.5 Geschäftsordnung Organisation und Geschäftsgang des LZD (ZBS) regeln sich nach der OFDGO, soweit diese Bestimmungen und die ergänzenden Dienstanweisungen nichts anderes vorsehen. Das LZD (ZBS) überprüft die eingehenden Unterlagen der Beschäftigungsstellen, personalaktenführenden Stellen und Zahlungsempfänger auf Richtigkeit und ggf. maschinelle Verwertbarkeit. Unrichtige oder nicht verwertbare Unterlagen gibt sie zurück. Gegebenenfalls sind Abschlagsauszahlungen anzuordnen. - 12 - 4.2 Vorgehen bei der Datenermittlung 4.2.1 Erstellung der Datenerfassungsbelege Bei Erstellung der Datenerfassungsbelege sind die Vorschriften der Arbeitsanleitungen für die datenliefernden Stellen (AL-DLST) für die Berechnung, Festsetzung und Zahlbarmachung der Dienst- und Versorgungsbezüge sowie der Vergütungen und Löhne zu beachten. Dem LZD (ZBS) obliegt die Bescheinigung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit in den nicht in Tz 3.1 und Tz 3.2 bezeichneten Datenerfassungsbelegen, die sich auf den Haushalt auswirken. Das LZD (ZBS) berichtigt nach Einsatz der Prüfprogramme auf Grund der Fehlerhinweisliste ggf. die Eingabebelege und leitet diese der Datenerfassungsstelle zur erneuten Erfassung und Übertragung zu. 4.2.2 Durchzuführende Prüfungen Der lückenlosen Prüfung unterliegen alle Zu- und Abgänge. Im übrigen ist stichprobenweise zu prüfen. Die Prüfung ist regelmäßig vor der Dateneingabe durchzuführen und auf dem Datenerfassungsbeleg mit Datum und Namenszeichen zu vermerken. Kann die Prüfung ausnahmsweise nicht vor der Dateneingabe durchgeführt werden, ist sie unverzüglich nachzuholen. Das personell geführte Verzeichnis über den Bestand der Zahlfälle ist monatlich von den Prüfern mit der vom LZD (ZDV-Saar) maschinell erstellten Liste abzustimmen. 4.2.3 Feststellungs-, Anordnungs- und Zeichnungsbefugnisse Über Art und Umfang der auf die einzelnen Bediensteten übertragenen Befugnisse ist ein Verzeichnis zu führen. 4.3 Nachweis der Bezüge für den einzelnen Zahlfall Für jeden Zahlfall sind Stammblätter zu führen. Sie müssen unter anderem den steuerlichen Bestimmungen für die Führung des Lohnkontos entsprechen. - 13 - In den Stammblättern sind die ermittelten Beträge nach den für die Verausgabung und Buchung geltenden Gliederungen getrennt darzustellen. An die Stelle der gedruckten Stammblätter kann eine COM-Verfilmung oder elektronische Datei treten. 4.4 Besonderheiten im Hinblick auf eigene und fremde Ansprüche 4.4.1 Vermeidung von Überzahlungen Ist eine Unterlage, die zur Einstellung oder Verminderung der Zahlung führt, zu beanstanden, so erstellt das LZD (ZBS) gleichwohl zur Vermeidung einer Überzahlung einen Datenerfassungsbeleg mit den für die Zahlungseinstellung oder -verminderung notwendigen Daten. Die Unterlage ist erforderlichenfalls zur Berichtigung zurückzugeben. Nach erfolgter Berichtigung ist sie mit dem erstellten Datenerfassungsbeleg zu verbinden und in der Akte abzulegen. 4.4.2 Forderungen des Landes Forderungen des Landes- gegen Empfänger von Bezügen (Tilgungsraten auf Vorschüsse, Mieten usw.) sind auf Grund vorliegender Kassenanordnungen durch das LZD (ZBS) einzubehalten und zu vereinnahmen. Erforderlichenfalls ist die Aufrechnung zu erklären. Die Einbehaltung und die Aufrechnungserklärung kann auch vom LZD (LHK) veranlasst werden, soweit entsprechende Kassenanordnungen vorliegen. 4.4.3 Forderungen Dritter Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse sowie Abtretungserklärungen sind auf Grund des Gemeinsamen Erlasses über die Vertretung des Saarlandes bei Pfändung und Abtretung von Bezügen der Angehörigen des öffentlichen Dienstes vom 21. 12. 1978 (ABI. 1979 S. 33) vom LZD (ZBS) entgegenzunehmen. Ihm obliegt die Erklärungspflicht des Drittschuldners gem. § 840 ZPO. Die gepfändeten bzw. abgetretenen Beträge werden durch das LZD (ZBS) nach Maßgabe der einschlägigen Bestimmungen der Zivilprozessordnung, des Bürgerlichen Gesetzbuches und des Gesetzes über die Abtretung von Beamtenbezügen zum Heimstättenbau vom 30. 6. 1927 (Reichsgesetzbl. 1. S. 133) einbehalten und an die Gläubiger zahlbar gemacht. - 14 - 4.5 Besonderheiten bei der automatisierten Durchführung der Aufgaben 4.5.1 Allgemeine Anordnungen Ändern sich die Bezüge auf Grund gesetzlicher Vorschriften oder Tarifvereinbarungen, die programmgesteuert berücksichtigt werden, so entfallen besondere Einzelanordnungen. 4.5.2 Terminpläne Das LZD (ZBS) erstellt im Einvernehmen mit dem LZD (ZDV-Saar) und dem LZD (LHK) jährlich im Voraus einen exakten Terminplan über die monatlich regelmäßig anfallenden Arbeiten. Die Termine für Jahresabschlussprogramme und Sonderläufe sind rechtzeitig mit dem LZD (ZDV-Saar) abzustimmen und den beteiligten Stellen bekannt zu geben. 4.5.3 Steuerungsdaten Die aufgabenbezogenen allgemeinen Steuerungsdaten für die Programme (z. B. Zahltag, Rückrechentermin) sind vom LZD (ZBS) vorzugeben und auf richtige Eingabe zu überprüfen. 5. Aufgaben des LZD (ZBS) bei der Datenerfassung 5.1 Belegverkehr Der Transport der Erfassungsbelege zur Datenerfassungsstelle und zurück ist durch Arbeitsbegleitscheine zu sichern, solange die Datenerfassung nicht beim LZD (ZBS) selbst durchgeführt wird. Das LZD (ZBS) wickelt den Belegverkehr über eine Belegsammelstelle ab. 5.2 Datenerfassung und -prüfung Die ermittelten Daten werden von der Datenerfassungsstelle auf maschinell lesbare Datenträger erfasst. Die richtige und vollständige Erfassung ist zu prüfen. Die Datenerfassung ist nur aus ordnungsgemäß gezeichneten Erfassungsbelegen vorzunehmen und von der Bedienungskraft des Gerätes auf dem Erfassungsbeleg zu bestätigen - 15 - (Stempelabdruck, beim Prüfgang auch Datum). Die erfassten Daten werden bis zur weiteren Verarbeitung auf Abruf bei der datenerfassenden Stelle bereitgehalten. Der Leiter der Stelle, bei der die Datenerfassungsgeräte und ggf. Drucker aufgestellt sind, hat unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse Sicherheitsvorkehrungen zu treffen und schriftlich festzuhalten, die eine unberechtigte Benutzung der Geräte sowie der Programme und Daten ausschließen (vgl. auch S 12 SDSG). Eine besonders zu bestimmende Dienstkraft hat die Programm-Datenträger sicher aufzubewahren und jeweils das Eingeben von Programmen in das Datenerfassungssystem zu überwachen. Das Datenerfassungsprogramm soll neben der Bedienungsführung des Geräts und einer Kontrolle der Personalnummern an Hand von Prüfziffern Format- und Plausibilitätskontrollen umfassen. Weitere Einzelheiten der Datenerfassung und des Drucks von Datenerfassungsprotokollen sowie von Arbeitsstatistiken werden besonders geregelt. 6. Aufgaben des LZD ( ZDV-Saar) bei der Datenverarbeitung 6.1 Vorbereitung und Durchführung des Systemeinsatzes Das LZD (ZDV-Saar) hat nach, Maßgabe der Terminpläne Maschinenzeiten für die Datenverarbeitung einzuplanen und die rechtzeitige Auslieferung der Datenausgaben sicherzustellen. Die Datenverarbeitung ist mit den sachlich und technisch von den zuständigen Stellen freigegebenen und gültigen Programmen vorzunehmen. 6.1.1 Prüfläufe Die Daten werden hierzu über Fernübertragungseinrichtungen an das LZD (ZDV-Saar) übertragen. Für die Datentransporte sind geeignete Sicherungsmaßnahmen vorzusehen. Das LZD (ZDV-Saar) hat die Daten mit den hierfür vorgesehenen Programmen zu prüfen und dem LZD (ZBS) eine Auflistung aller fehlerfreien Eingabesätze und eine Auflistung der fehlerhaften Eingaben mit den entsprechenden Fehlerhinweisen (Fehlerhinweisliste) zu liefern. Der Prüflauf ist bei Bedarf zu wiederholen. - 16 - 6.1.2 Stammdatenverwaltung, Berechnungsläufe, Auswertungen Die Daten sind sodann zusammen mit dem Stammdatenbestand weiterzubearbeiten. Dabei sind die verschiedenen Rechenvorgänge für die Ermittlung der Brutto- und Nettobezüge sowie die festgelegten Auswertungen durchzuführen. 6.1.3 Druckausgaben Neben Stammblättern, Mitteilungen über die Bezüge sowie den unmittelbar der Zahlbarmachung, Auszahlung, Abrechnung und Kontrolle dienenden Unterlagen sind alle, Druckausgaben zu erstellen, die der Aufgabendurchführung dienen (Protokolle, Auflistungen usw.). Hierzu gehören auch die Datenträger für das Leitinstitut und gegebenenfalls für sonstige Einrichtungen (z. B. Versicherungsträger). 6.1.4 Kontrollen Vor der Auslieferung sind die in den Listen und Zusammenstellungen enthaltenen Endsummen von der dafür bestimmten Stelle der LZD (ZDV-Saar) mit den entsprechenden Endsummen und Fallzahlen der maschinellen Protokolle abzustimmen. Außerdem sind die in Tz 4.3 der Dienstanweisung für die Zentrale Datenverarbeitungsstelle für das Saarland (DA-ZDV) vorgesehenen Kontrollen durchzuführen. 7. Aufgaben des LZD (ZBS) im Anschluss an die Datenverarbeitung Das LZD (ZBS) überprüft unter Hinzuziehung der Akte, der Eingabebelege und der maschinell erstellten Warn- und Hinweislisten die richtige und vollständige Übernahme und Verarbeitung der eingegebenen Daten. Die richtige Übernahme der Daten und die ununterbrochene Reihenfolge der Stammblätter sind auf diesen zu bescheinigen. Die Bescheinigung ist auf dem Datenerfassungsbeleg vorzunehmen, sofern an die Stelle der gedruckten Stammblätter eine entsprechende COM-Verfilmung tritt. - 17 - Für besondere Gruppen von Eingaben (z. B. einmalige Zahlungen) können die Überprüfungen an Hand von maschinell erstellten Listen durchgeführt werden. Warnhinweise sind zu überprüfen. Des Weiteren sind die in den Arbeitsanleitungen im einzelnen bezeichneten Maßnahmen im Zusammenhang mit den verschiedenen Druckausgaben usw. durchzuführen. 8. Zahlung durch das LZD (LHK) Das LZD (LHK) ist für die rechtzeitige Zahlung der Bezüge verantwortlich. Das LZD (ZBS) hat ihr die hierzu erforderlichen Kassenanordnungen zu erteilen. Für die Abwicklung im Datenträger-Austausch gelten die Bestimmungen des zwischen dem Saarland und der Leitbank abgeschlossenen Vertrages und der durch diesen Vertrag festgelegten Verfahrensbeschreibung in der jeweils gültigen Fassung. 8.1 Zahlung der Bezüge 8.1.1 Zahlungsweise Das LZD (ZDV-Saar) erstellt für den Datenträger-Austausch maschinell lesbare Datenträger und leitet sie der Leitbank zu. Die Anordnung an die LZD (LHK) zur Ausführung der Zahlung erfolgt vom LZD (ZBS) auf der Anlage zum SammelÜberweisungsauftrag.sowie mit einer Auszahlungs-Anordnung zur Verrechnung der Bezügezahlungen über ein Verrechnungskonto. Soweit Bezüge in Einzelfällen gezahlt werden sollen, erteilt das LZD (ZBS) dem LZD (LHK) Auszahlungsanordnungen außerhalb des Personalabrechnungsverfahrens. 8.1.2 Zahlungsweg Der auszuzahlende Betrag darf dem Empfänger nur ungeteilt und auf einem Zahlungsweg als unbare Zahlung übermittelt werden. Der einmal gewählte Zahlungsweg ist - 18 - solange beizubehalten, bis der Zahlungsempfänger eine andere Art der Auszahlung beantragt. Als Zahlungswege kommen nur die in der Arbeitsanleitung für die datenliefernden Stellen (AL-DLST) genannten Möglichkeiten in Betracht. 8.2 Abwicklung der Abzüge Die LZD (ZBS) hat dem LZD (LHK) für jede betroffene Buchungsstelle eine Datei mit den jeweiligen Beträgen und dem Gesamtbetrag zu übersenden. Für das maschinelle Buchungsverfahren der LHK werden entsprechende Daten von der LZD (ZDV-Saar) unmittelbar übermittelt. 8.2.1 Behandlung der gesetzlichen Abzüge Die einbehaltenen Abzüge sowie die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sind im Verwahrbuch zu vereinnahmen und monatlich an die Empfangsberechtigten abzuführen. 8.2.1.1 Lohnsteuer, Kirchensteuer und Beiträge zur Arbeitskammer Die einbehaltenen Beträge an Lohnsteuer, Kirchensteuern und Beiträgen zur Arbeitskammer werden von der Landeshauptkasse an das zuständige Finanzamt termingerecht im Wege der Verrechnung abgeführt. 8.2.1.2 Sozialversicherung Die einbehaltenen Beiträge zur Sozialversicherung werden vom LZD (LHK) an die berechtigten Allgemeinen Ortskrankenkassen, Privat- und Ersatzkassen abgeführt. Der jeweiligen Krankenkasse wird eine maschinell erstellte Beitragsnachweisung übersandt. 8.2.1.3 Zusatzversorgungskasse Die maschinell ermittelten Beiträge zur Zusatzversorgungskasse und die von den Tarifbeschäftigten zu zahlenden Beträge (Erhöhungsbeträge) werden vom LZD (LHK) monatlich an die Zusatzversorgungskasse abgeführt. - 19 - 8.2.2 Behandlung der nichtgesetzlichen Abzüge Forderungen des Landes, die den Bediensteten von ihren Nettobezügen einbehalten wurden, werden dem LZD (LHK) als Datensätze zur Buchung der Einnahmen zur Verfügung gestellt. Einbehaltene Beträge, die Dritten auf Grund von Pfändungen, Abtretungen und sonstigen Verfügungen zustehen, werden diesen im Wege des DatenträgerAustausches über die Leitbank ausgezahlt. 8.3 Überzahlungen, Abschlagsauszahlungen, Vorschüsse, Rückläufe Entsteht durch eine rückwirkende Änderung des Zahlungsanspruchs oder durch eine Zahlungseinstellung eine Überzahlung der Bezüge, so wird die auf dem Stammblatt ausgewiesene Überzahlung durch eine Ausgabe über das Vorschussbuch des LZD (LHK) ausgeglichen. Hierzu sind im Vorschussbuch des LZD (LHK) entsprechende Buchungsabschnitte eingerichtet. 8.3.2 Abschlagsauszahlungen Abschlagsauszahlungen sind buchungstechnisch wie Vorschüsse zu behandeln. Sie sollen nur in Ausnahmefällen erfolgen. Grundsätzlich sind sie über die entsprechenden Buchungsabschnitte im Vorschussbuch des LZD (LHK) zu leisten und von den nächsten fälligen Bezügen einzubehalten. Das LZD (ZBS) hat die Abwicklung der Über- und Abschlagsauszahlungen auf dem Vorschusskonto des LZD (LHK) zu veranlassen und ggf. die Einziehung von Rückständen zu betreiben. Sie ist für den Ausgleich der Einzelkonten verantwortlich. Kleinbeträge i. S. der W Nr. 2.6 zu § 59 LHO sind durch Umbuchungsanordnungen über den zuständigen Haushaltstitel für Personalausgaben auszugleichen. Wenn der Empfänger von Bezügen bei der sofortigen Einbehaltung einer Überzahlung keine oder nur geringe Bezüge erhalten würde, kommt ggf. eine Stundung durch das LZD (ZBS) in Betracht (W zu § 59 LHO). Die Auszahlungsbeträge sowie die Höhe der Rückzahlungsraten sind durch entsprechende Dateneingaben zu steuern. - 20 - 8.3.3 Vorschüsse Wegen der Besonderheiten in der Abwicklung sowie aus Gründen der Überwachung sind Gehaltsvorschüsse nach den Vorschussrichtlinien im Unterschied zu Abschlägen auf Bezüge über einen eigens dafür eingerichteten Buchungsabschnitt im Vorschussbuch des LZD (LHK) zu zahlen. 8.3.4 Rückläufe Das LZD (LHK) zeigt dem LZD (ZBS) den Eingang von Rückläufen aus den Zahlungen der Bezüge bis zur vollständigen Anbindung an das IHWS übergangsweise mittels Geldeingangsanzeigen an. Die Zahlungen sind in IHWS im Workflow abzuarbeiten. Das LZD (ZBS) veranlasst die Auszahlung bzw. interne Verrechnung in IHWS. 9 Jahresabschlußarbeiten 9.1 Lohnsteuer-Jahresausgleich, Lohnsteuerbescheinigungen und Lohnzettel 9.1.1 Lohnsteuer-Jahresausgleich Das LZD (ZBS) führt den Lohnsteuer-Jahresausgleich in allen Fällen, in denen sie dazu berechtigt ist, maschinell durch. 9.1.2 Lohnsteuerbescheinigungen Die Lohnsteuerbescheinigungen werden nach Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs maschinell erstellt. Bei maschinell erstellten Bescheinigungen entfallt die Unterschrift; wird die maschinell gefertigte Bescheinigung jedoch nachträglich geändert, so ist sie unterschriftlich zu vollziehen. Scheidet ein Bediensteter im Laufe des Jahres aus, so ist die Lohnsteuerkarte manuell abzuschließen und zu unterschreiben. 9.1.3 Lohnzettel Die zu erstellenden Lohnzettel werden maschinell gefertigt. Sie sind vom LZD (ZBS) an die zuständigen Finanzämter weiterzuleiten. - 21 - 9.2 Jahresstammblätter für die personalaktenführenden Stellen Die personalaktenführenden Stellen erhalten jeweils eine Mehrausfertigung des Stammblattes für den Abrechnungsmonat Dezember oder eine entsprechende COM- Verfilmung. Die Unterlagen sind in der vorgesehenen Sortierung, gesondert von den Personalakten aufzubewahren. 9.3 Meldungen für die Rentenversicherung Die Entgeltsbescheinigung für die Rentenversicherung ergeht im Datenübermittlungsverfahren. Dabei sind die Bestimmungen der Verordnung über die Datenübermittlung auf maschinell verwertbaren Datenträgern im Bereich der Sozialversicherung und der Bundesanstalt für Arbeit (Datenübermittlungs-Verordnung - DÜVO) zu beachten. Ist eine maschinelle Datenübermittlung nicht möglich, so ist die Entgeltsbescheinigung manuell zu erstellen. 9.4 Meldungen für die Zusatzversicherung Die Beitragsabrechnung mit der Zusatzversorgungskasse des Saarlandes erfolgt durch Datenträger-Austausch. Beiträge für Zeiten, die maschinell nicht erfaßt sind, sind gesondert nachzuweisen. 10 Rechnungslegung Das Titelbuch, die Nebenliste zum Titelbuch und die Kassenanordnungen sowie die beim LZD (ZBS) aufzubewahrenden Datenerfassungsbelege und Stammblätter bilden den rechnungsmäßigen Nachweis zur Auszahlung der Bezüge. Die Fristen für ihre Aufbewahrung richten sich nach der W zu § 71 LHO (Anlage zu Nr. 21.1). - 22 - 11 Aufbewahrung von Unterlagen Für die im Zusammenhang mit der automatisierten Festsetzung, Anordnung, Berechnung und Zahlbarmachung entstehenden Unterlagen gelten - soweit sie bei den Beschäftigungsstellen oder personalaktenführenden Stellen, dem LZD (ZBS) oder dem LZD (ZDV-Saar) aufzubewahren sind - die in der vorgenannten Anlage zur LHO festgelegten Aufbewahrungsfristen sinngemäß. Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich für den Fall, dass der Rechnungshof des Saarlandes Vorbehalte gemacht hat, für die betreffenden Unterlagen bis zum Wegfall der Vorbehalte. Vor der Vernichtung von Unterlagen muss die Entlastung erteilt sein. Soweit Unterlagen zu den Personalakten zu nehmen sind, gelten für diese Unterlagen die für Personalakten vorgesehenen Aufbewahrungsfristen, sofern diese nicht kürzer sind als die in der Anlage bezeichneten Fristen. 12 Schlußbestimmungen 12.1 Dienstanweisungen Die beteiligten Stellen regeln den Arbeitsablauf im einzelnen für ihren Bereich durch Dienstanweisung. 12.2 Inkrafttreten Diese Vorschrift tritt zum 1. Januar 1979 in Kraft. Gleichzeitig werden die Bestimmungen über die Zahlung der Dienst- und Versorgungsbezüge und der Angestelltenvergütung im Datenverarbeitungsverfahren durch die Landeshauptkasse des Saarlandes vom 22. September 1971 (GMBL. 1972 S. 90 und 1971 S. 858) außer Kraft gesetzt. - 23 - 12.3 Entsprechende Anwendung auf Ausgaben, die aus dem Bundeshaushalt zu leisten sind Im Zuständigkeitsbereich des Landes sind diese Bestimmungen entsprechend anzuwenden, soweit die Ausgaben aus dem Bundeshaushalt geleistet und von der Bundeskasse Saarbrücken gezahlt werden. GMBl. Saar 1979, S. 212