Betriebsanweisung für den Landesbetrieb Abteilung S „Steuerliche Automation“ des Landesamtes für Zentrale Dienste

Die Abteilung S „Steuerliche Automation“ (kurz: Abteilung S) wird seit dem 01.11.2022 als Landesbetrieb im Sinne des § 26 des Gesetz Nr. 938 betreffend Haushaltsordnung des Saarlandes vom 03.11.1971, in der Fassung der Bekanntmachung vom 05.11.19991 (LHO) geführt.

Die Abteilung S hat ihren Sitz in der Virchowstraße 7, 66119 Saarbrücken.

Die Abteilung S ist zuständig für die datenschutz- und datensicherheitstechnisch konforme Einführung und den Betrieb der Steuerverfahren und damit in Verbindung stehender Verfahren für die saarländische Steuerverwaltung, insbesondere:  Betriebsverantwortlichkeit für KONSENS-Verfahren (Einführung und Betrieb)  Anwendungsbetreuung  Verfahrensbetreuung  Technischer Verfahrensbetrieb  Produktionsmanagement  Arbeitsnachbereitung  Entsorgung bzw. Weiterverwertung von Hard- und Software  IT-Systembetreuung für die Finanzämter Die Durchführung dieser Aufgaben kann, in Abstimmung mit der obersten Dienstbehörde, auch in informationstechnischer Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen, Institutionen und Dienstleistern erfolgen.

Im Einzelfall kann die Abteilung S im Einvernehmen mit der Fachaufsicht führenden Stelle der obersten Dienstbehörde Dienstleistungen der Informationstechnik auch für andere Auftraggeber mit überwiegender Beteiligung der öffentlichen Hand gegen Kostenerstattung erbringen. 1 zuletzt geändert durch Artikel 1 Nummer 1 des Gesetzes vom 11.09.2024 (Amtsbl. I S. 688, 690) II. Betriebsführung und Aufsicht

Die Abteilung S ist als eigenständige Organisationseinheit in das Landesamt für Zentrale Dienste (LZD) eingegliedert.

Die Leitung der Abteilung S wird durch die oberste Dienstbehörde benannt.

Die Abteilung S hat die ihr übertragenen Aufgaben in jeder Hinsicht ordnungsgemäß, zweckentsprechend und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu erfüllen. Besondere Zuständigkeiten anderer Stellen oder Landesbetriebe bleiben unberührt.

Die jeweiligen Aufgaben werden nach Maßgabe eines Organisations- und Geschäftsverteilungsplans den einzelnen Sachgebieten der Abteilung S zugeordnet.

Aufgrund der organisatorischen Eingliederung in das LZD werden zur Vermeidung zusätzlicher Personal- und Sachkosten die zentralen Dienstleistungen des LZD genutzt. Dies betrifft insbesondere:  Personalverwaltung und Geschäftsstelle (z.B. Zeiterfassung, Aufstellung von Geschäftsverteilungsplänen),  Bearbeitung von Reisekostenangelegenheiten,  Innere Dienste und Hausverwaltung,  Beschaffungswesen,  Rechnungswesen,  Juristische Beratung, insbesondere zu Fragen des Datenschutzes,  Postdienstleistungen,  Kurierdienstleistungen.

Die Leitung der Abteilung S führt die Geschäfte der Abteilung und vertritt diese nach außen, soweit dies nicht der Direktorin/dem Direktor des LZD oder der obersten Dienstbehörde vorbehalten ist.

Die Leitung der Abteilung S hat diese nach rechtlichen und wirtschaftlichen Grundsätzen so zu leiten, wie es die Aufgabenstellung und die mit der obersten Dienstbehörde vereinbarten Ziele es erfordern.

Die Verantwortung für das operative Geschäft liegt bei dem Landesbetrieb. Die Betriebsmittelführung umfasst die im Rahmen der Budgetvorgaben eigenverantwortliche Sachmittel- und Investitionsmittelbewirtschaftung.

Die oberste Dienstbehörde kann sich neben den im Rahmen der einschlägigen Gesetze, Verordnungen oder Verwaltungsvorschriften bestehenden Zustimmungsoder Entscheidungsvorbehalten weitere Zustimmungen oder Entscheidungen vorbehalten.

Die oberste Dienstbehörde behält sich insbesondere die Entscheidungen in Folgendem vor:  alle Personalangelegenheiten der verbeamteten und tarifbeschäftigten Bediensteten einschließlich Disziplinarangelegenheiten, arbeitsrechtlichen Sanktionen und Prozessführung,  Erstellung und wesentliche Änderungen der Aufgaben-, Organisations- und Ablaufstruktur, u.a. Erlass und Änderung dieser Betriebsanweisung,  Zustimmung zu den Personal- und Sachkostenzuführungen, Zustimmung zu dem Wirtschaftsplan und den geplanten Investitionen,  Bestellung einer Prüferin/eines Prüfers für den Jahresabschluss und  Genehmigung des Jahresabschlusses.

Die Abteilung S untersteht als Teil des LZD nach § 3 Abs. 1 des Gesetzes zur Errichtung des Landesamtes für Zentrale Dienste vom 6. September 2006 (LAmtZDG SL 2006) der Dienst- und Fachaufsicht der obersten Landesfinanzbehörde nach §§ 11, 12 und 13 des Landesorganisationsgesetzes (LOG).

Berichtspflichten der Abteilung S gegenüber der obersten Dienstbehörde nach den einschlägigen Gesetzen, Verordnungen oder Verwaltungsvorschriften können aufgrund der Dienst- und Fachaufsicht erweitert werden.

Zu berichten ist insbesondere über:  den Wirtschaftsplanvollzug (halbjährlich)  den Investitionsplanvollzug (halbjährlich)  die Darstellung der Liquidität (halbjährlich)  den erfolgten Einsatz sowie die Einsatzplanung von KONSENS-Verfahren in Anlehnung an die verbindliche Einsatzplanung (VEP) (vierteljährlich)

Zur Steuerung der Aufgabenerledigung im Rahmen der jeweiligen Fachaufsicht mit dem Ziel des rechtmäßigen und zweckmäßigen sowie ressourcenschonenden Handelns des Landesbetriebs bestehen darüber hinaus folgende Berichts- und Abstimmungspflichten: a) Die Fachaufsicht ist über IT-Vorhaben und Investitionsmaßnahmen, die bereits im Wirtschaftsplan der Abteilung S berücksichtigt sind, ab einem Volumen von 25.000 € netto zu unterrichten; ab einem Volumen von 75.000 € netto ist die Zustimmung der Fachaufsicht einzuholen. b) IT-Vorhaben und Investitionsmaßnahmen, die nicht im Wirtschaftsplan vorgesehen sind, sind generell mit der Fachaufsicht abzustimmen. c) Über die Einbindung externer Dienstleister ist die Fachaufsicht ab einem Auftragsvolumen von 10.000 € netto im Rahmen des halbjährlich vorzulegenden Wirtschaftsplanvollzugs zu unterrichten; ab einem Auftragsvolumen von 25.000 € netto bedarf es der Zustimmung der Fachaufsicht. d) Bei Kooperationsfragen mit anderen Einrichtungen, Institutionen und Dienstleistern ist das Einvernehmen mit der Fachaufsicht herzustellen.

Die von der Abteilung S dauerhaft selbstgenutzten Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens einschließlich der von ihr für eigene Zwecke genutzten Grundstücke (Grund und Boden sowie Gebäude) sowie die Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens sind zu bilanzieren, soweit sie sich im Eigentum des Landes befinden.

Des Weiteren ergibt sich die Betriebsausstattung aus den Zuführungen aus dem Landeshaushalt für  Investitionen (Kapitel 16 23 Titel 891 01),  laufende Aufwendungen (Kapitel 16 23 Titel 682 01) und  Personalaufwendungen (Kapitel 16 23 Titel 682 02). III. Grundsätze der Aufgabenerledigung

Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

Die Abteilung S erhält für die Erledigung der gemäß § 2 übertragenen Aufgaben Zuführungen zu den Personal- und Sachkosten sowie den Investitionen (dort jedoch lediglich in Höhe der Abschreibungen) aus dem Landeshaushalt.

Die von der Abteilung S erstellten Voranschläge des Wirtschaftsplans sowie die mittelfristigen Maßnahmen- und Finanzplanungen sind zusammen mit einer Investitionsplanung mit Unterschrift der für die Abteilung S zuständigen Leitung über die Direktorin/den Direktor des LZD sowie der Fachaufsicht dem für Haushaltsangelegenheiten zuständigen Referat der obersten Dienstbehörde vorzulegen.

Die Abgabetermine richten sich nach den Vorgaben der Haushaltsabteilung der obersten Dienstbehörde zur Haushaltsaufstellung. Eine Finanzplanung für die jeweils nächsten drei Jahre ist beizufügen. Erhebliche Abweichungen von den Vorjahren sind zu erläutern.

Liegt bei Beginn des Geschäftsjahres noch kein Wirtschaftsplan vor, so darf die Abteilung S nur Ausgaben leisten, zu deren Leistung sie gesetzlich verpflichtet ist oder die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben unaufschiebbar sind. .

Wird der Wirtschaftsplan in wesentlichen Punkten verändert oder kommt es zu Ausgabensteigerungen von erheblicher finanzieller Bedeutung, so ist der Wirtschaftsplan fortzuschreiben.

Soll der Ansatz des Wirtschaftsplans überschritten werden, ohne dass die gegenseitige Deckungsfähigkeit ausreicht, so ist die vorherige Zustimmung der obersten Dienstbehörde einzuholen.

Sind bei der Ausführung des Wirtschaftsplans erhebliche Mindererträge zu erwarten, so ist die oberste Dienstbehörde unverzüglich zu unterrichten. Ein Ausgleichsvorschlag ist beizufügen.

Die Einhaltung der Wirtschaftsplandaten ist fortlaufend zu überwachen. Die oberste Dienstbehörde erhält bis zum Ende des auf ein Halbjahresende folgenden Monats eine Gegenüberstellung der zeitanteiligen Ansätze des jeweiligen Wirtschaftsplans und der tatsächlichen Erträge bzw. Aufwendungen des abgelaufenen Halbjahrs sowie eine Darstellung des Vorjahres-Ist für den betrachteten Zeitraum. Wesentliche Abweichungen sind zu erläutern.

Über die Umsetzung der Investitionsplanung ist die oberste Dienstbehörde ebenfalls halbjährlich zu unterrichten.

Über Forderungen des Landesbetriebs ist den Schuldnern, unter Berücksichtigung einer ggf. bestehenden Umsatzsteuerpflicht, eine Rechnung auszustellen. Nur wenn keine Rechnung ausgestellt werden kann, ist ein Einzahlungsbeleg (Eigenbeleg) zu erstellen.

Bei Lieferungen und Leistungen, die die Abteilung S gegenüber Stellen der übrigen Landesverwaltung bzw. für andere Landesbetriebe erbringt, sind § 61 LHO und die dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften zu beachten. Solange jedoch die Abteilung S Personal- und Sachkostenzuführungen aus dem Landeshaushalt zur Erledigung der übertragenen Aufgaben erhält, erbringt der Landesbetrieb seine Leistungen gegenüber den obersten Landesbehörden und den Landesverwaltungen in der Regel entgeltlos (Ermächtigung gem. § 61 Abs. 3 LHO).

Über Forderungen an den Landesbetrieb (Verbindlichkeiten des Landesbetriebes) sind von den Gläubigern Rechnungen zu verlangen. Schriftliche Forderungsnachweise anderer Art können als Rechnung anerkannt werden. Gesonderte Ausgabebelege (Eigenbelege) sind nur dann zu erstellen, wenn die Forderung nicht schriftlich geltend gemacht werden kann. Dies ist gesondert zu begründen. Für persönliche Zahlungen an Bedienstete gelten die schriftlichen Unterlagen über die Errechnung und Zahlungslisten als Forderungsnachweise.

Der Zahlungsverkehr der Abteilung S wird über ein Girokonto bei der Landesbank Saar abgewickelt. Bankarbeitstäglich wird das Guthaben auf das Hauptgirokonto der Landeshauptkasse übertragen bzw. ein negativer Saldo zu Lasten des Hauptgirokontos der Landeshauptkasse ausgeglichen (Kontoclearingverfahren).

Im Rahmen der halbjährlichen Berichterstattung zum Wirtschaftsplanvollzug erstellt der Landesbetrieb jeweils eine Übersicht über die Inanspruchnahme der bereitgestellten Haushaltsmittel (Saldo Vorschusskonto) und den prognostizierten Liquiditätsbedarf für den Rest des Jahres.

Die Abteilung S bedient sich zur Abwicklung ihrer haushalterischen Angelegenheiten des Rechnungswesens des LZD.

Hierzu gehören:  Behandlung haushalterischer Grundsatzfragen,  Wirtschaftsplan- und Investitionsplanerstellung,  Überwachung der Planeinhaltung,  die Finanz- und Anlagenbuchhaltung,  Mittelfreigabe,  der Jahresabschluss,  die Kosten- und Leistungsrechnung,  die für die Wirtschaftsführung erforderlichen Statistiken.

Der Jahresabschluss (von der Leitung der Abteilung S unterschriebene Bilanz, Gewinnund Verlustrechnung, Anhang, Soll/Ist-Vergleich des Wirtschaftsplans, Kosten- und Leistungsrechnung) und der Lagebericht sind von der Abteilungsleitung in den ersten drei Monaten des nachfolgenden Geschäftsjahres aufzustellen und spätestens bis zum Ablauf des sechsten Monates des dem Abschlussstichtag nachfolgenden Geschäftsjahres zusammen mit dem Abschlussbericht über die Prüfung des Jahresabschlusses sowie des Lageberichts über die Direktorin/den Direktor des LZD dem für Finanzen zuständigen Ministerium vorzulegen.

Der Jahresabschluss samt Prüfbericht ist durch die Haushaltsbeauftragte oder den Haushaltsbeauftragten des LZD nach fachlicher Prüfung durch die Fachaufsicht dem für Finanzen zuständigen Ministerium über das für Haushaltsangelegenheiten zuständigen Referat der obersten Dienstbehörde, dem Rechnungshof des Saarlandes sowie dem Unterausschuss Haushaltsrechnung im Landtag zu übersenden.

Die Jahresabschluss-, Rechnungs- und Betriebsprüfung erfolgt durch die beim LZD angesiedelte „Stabsstelle Innenrevision und Personal“, sofern nicht die oberste Dienstbehörde gem. Tz. 1.12.1 zu § 26 LHO im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof eine Abschlussprüferin/einen Abschlussprüfer bestellt. Weitere Prüfungen durch die „Stabsstelle Innenrevision und Personal“ können durch die oberste Dienstbehörde anlassbezogen beauftragt werden.

Die „Stabsstelle Innenrevision und Personal“ prüft insbesondere:  die Einnahmen- und Ausgabenbelege auf die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit,  die richtige Kontierung, Verbuchung und zeitliche Abgrenzung der Belege,  die richtige und vollständige Eingabe der Daten,  den ordnungsgemäßen Vollzug des Wirtschafts- bzw. Haushaltsplans,  die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien, Organisationsanweisungen usw.  Überprüfung, dass die im Finanzplan aufgezeigten Deckungsmittel wie z.B. Zuführungen oder Entgeltzahlungen mit den tatsächlichen kameralen Mittelabflüssen übereinstimmen,  Überprüfung, ob die im Finanzplan ausgewiesenen Investitionen mit dem Anlagespiegel übereinstimmen,  Überprüfung, ob die in der Bilanz des Landesbetriebes ausgewiesene Höhe des Abrechnungskontos mit dem IHWS-Konto zum 31.12. übereinstimmt,  Überprüfung, ob Verbindlichkeiten gegenüber dem Land, Forderungen an das Land und Rückstellungen in der Bilanz korrekt abgebildet und in den Erläuterungen so dargestellt sind, dass sich die jeweiligen Bilanzpositionen nachvollziehen lassen.

Die „Stabsstelle Innenrevision und Personal“ fertigt jährlich jeweils einen Prüfbericht über den Jahresabschluss der Abteilung S. In dem Prüfbericht sind die geprüften Bereiche, die Art und Anzahl der Prüfungen und die wesentlichen Feststellungen darzustellen. Die Berichte sollen zu festgestellten Mängeln Abhilfevorschläge enthalten. V. In-Kraft-Treten