Betriebsanweisung für den Landesbetrieb IT-Dienstleistungszentrum (IT-DLZ)

Das IT -Dienstleistungszentrum der Saarländischen Landesverwaltung (IT-DLZ) ist zuständig für die zentralen Dienstleistungen im Bereich der Datenverarbeitung, Kommunikationssysteme und der dazu eingesetzten Kommunikationsnetze. Mit der Einrichtung des IT-DLZ sollen u.a. folgende Synergien und Effizienzpotentiale erschlossen werden: Konzentration der Ressorts auf IT -fachliche Kernaufgaben und strategische Planung, Generierung von Größenvorteilen bei der Bündelung von Software und Hardware (Verbund- und Skaleneffekte), Bündelung von Fachwissen und damit bessere Auslastung von Experten, Optimierung des IT -Betriebs durch einheitliche Steuerung und Koordination, Kostenvorteile durch räumliche Konzentration und Standardisierung der IT- Strukturen und IT -Verfahren, kürzere Abstimmungswege aufgrund klar definierter Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner, d.h. prozessorientierte Ausrichtung des IT-DLZ aber auch der Ressorts, kundenorientierte Ausrichtung durch Einhaltung von verbindlichen Leistungsvereinbarungen. Das IT-DLZ wird als Landesbetrieb im Sinne des § 26 der Landeshaushaltsordnung (LHO) geführt.

Der Landesbetrieb IT-DLZ hat seinen Sitz in Saarbrücken.

Vom IT-DLZ sind insbesondere folgende Aufgaben wahrzunehmen: Bereitstellung und Betrieb zentraler Informations- und Kommunikationsstruktur, Bereitstellung von Informations- und Kommunikations-Infrastrukturen für die Fachverfahren der saarländischen Landesverwaltung, IT -Sicherheitsfragen, Planung und Betrieb des Landesdatennetzes, Betrieb der Fachverfahren der saarländischen Landesverwaltung, Stand: Mai 2025 - Betreuung der Arbeitsplatzinfrastrukturen der saarländischen Landesverwaltung, - Verfahrensentwicklung, -pflege und -betreuung, - Sicherstellung der IT -Sicherheit für die vom IT-DLZ betriebenen Infrastrukturen und Anwendungen, - zentrale Informations- und Kommunikationsbeschaffung, - IT -Consulting, - Entsorgung bzw. Weiterverwertung von Hard- und Software (IuK-BER).

Im Einzelfall kann das IT-DLZ im Einvernehmen mit der Fachaufsicht Dienstleistungen der Informationstechnik auch für andere Auftraggeber mit überwiegender Beteiligung der öffentlichen Hand gegen Kostenerstattung erbringen.

Das IT-DLZ hat als fachkundiges Organ der öffentlichen Hand die ihm übertragenen Aufgaben in jeder Hinsicht ordnungsgemäß, zweckentsprechend und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu erfüllen. Der Landesbetrieb ist betriebswirtschaftlich optimiert zu führen. Besondere Zuständigkeiten anderer Stellen oder Landesbetriebe bleiben unberührt.

Zur Vermeidung zusätzlicher Personal- und Sachkosten sollen die zentralen Dienstleistungen des Landesamtes für Zentrale Dienste (LZD) entsprechend dem Staatssekretärsbeschluss vom 16.01.2013 weiterhin durch das IT-DLZ genutzt werden. Insbesondere folgende Dienstleistungen werden in Anspruch genommen: - innere Dienste und Haushaltverwaltung, - Rechnungswesen einschließlich Kosten- und Leistungsrechnung (gültig bis zur Übernahme dieser Aufgaben durch das IT-DLZ), - Postdienstleistungen, - Kurierdienstleistungen. II. Betr iebsführ ung und Aufsicht

Die Leitung des IT-DLZ obliegt dem Direktor/der Direktorin des IT-DLZ. Die Vertretung ergibt sich aus dem Geschäftsverteilungsplan des IT-DLZ.

Der Direktor/die Direktorin hat den Landesbetrieb in eigener Verantwortung nach rechtlichen und wirtschaftlichen Grundsätzen so zu leiten, wie es die Aufgabenstellung und die mit der Aufsichtsbehörde vereinbarten Ziele erfordern.

Die Aufgaben werden nach Maßgabe eines Organisations- und Geschäftsverteilungsplans den einzelnen Abteilungen und fachlichen Funktionsbereichen des IT- DLZ zugeordnet. Stand: Mai 2025

Das IT-DLZ untersteht der Dienst- und Fachaufsicht des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitales und Energie (MWIDE). Soweit vorrangige fachliche Weisungsrechte anderer Stellen des Landes bezüglich betroffener Fachverfahren gegeben sind, untersteht das IT-DLZ der Aufsicht der jeweiligen obersten Landesbehörden oder der von ihr bestimmten zuständigen Stelle. Die Verantwortung für das operative Geschäft liegt beim Landesbetrieb. Die Betriebsmittelführung umfasst sowohl eine im Rahmen der Budgetvorgaben eigenverantwortliche Sachmittel- und Investitionsmittelbewirtschaftung als auch Angelegenheiten der inneren Organisation.

Das MWIDE behält sich insbesondere die Entscheidung in Folgendem vor: 1. Zustimmung zu dem Leistungs- und Entgeltverzeichnis, 2. Zustimmung zum Wirtschafts- und Investitionsplan, 3. Bestellung eines Prüfers/einer Prüferin für den Jahresabschluss, 4. Genehmigung des Jahresabschlusses, 5. Bestellung und Abberufung des Direktors/der Direktorin sowie seines Stellvertreters/seiner Stellvertreterin, 6. Personalangelegenheiten der Beamten sowie derjenigen Beschäftigten, die nach der Geschäftsordnung der Regierung des Saarlandes dem Ministerrat vorgelegt werden, 7. Disziplinarangelegenheiten und Prozessführung, insbesondere in Angelegenheiten der Beamten und der unter Ziffer 6 genannten Beschäftigten, 8. abschließende Entscheidung in grundsätzlichen Fragen der Stellenplanbewirtschaftung (Stellenplanänderungen, wie bspw. Hebung und Neuschaffung von Stellen sowie Stelleneinsparungen), 9. wesentliche Änderungen der Aufgaben-, Organisations- und Ablaufstruktur, 10. Erlass und Änderung dieser Betriebsanweisung. Einzuholende Zustimmungen im Rahmen der einschlägigen Gesetze, Verordnungen oder Verwaltungsvorschriften bleiben unberührt.

Die Personalangelegenheiten der nicht unter Abs. 2 Ziffer 6 aufgeführten Beschäftigten liegen in der Verantwortung des IT-DLZ. Die Aufsichtsbehörde ist von Stetlenausschreibungen vorab in Kenntnis zu setzen. Einstellungen, Höhergruppierungen, Übertragung von Leitungsfunktionen ab Sachgebietsleiterebene und Kündigungen sind der Aufsichtsbehörde vor Befassung durch die Personalvertretung anzuzeigen. Die Aufsichtsbehörde behält sich vor, binnen einer Frist von 14 Tagen nach Zugang der Anzeige begründet zu widersprechen.

Die Aufsichtsbehörde vertritt das IT-DLZ in der Personalkommission (PK). Stand: Mai 2025

Das IT-DLZ hat eine Berichtspflicht gegenüber dem MWIDE, die sich aus der Dienst- und Fachaufsicht gemäß §§ 11 und 12 des Landesorganisationsgesetzes (LOG) ergibt. Hierzu gehören insbesondere: - Wirtschaftsplanvollzug (quartalsweise), - Investitionsplanvollzug (quartalsweise), - Darstellung der Liquidität (quartalsweise), - Bericht über die Entwicklung des operativen Geschäfts der unter § 1 Abs.3 dargestellten Aufgaben (jährlich).

Zur Steuerung der Aufgabenerledigung im Rahmen der Fachaufsicht im MWIDE mit dem Ziel des rechtmäßigen und zweckmäßigen sowie ressourcenschonenden Handelns des Landesbetriebs des IT-DLZ bestehen darüber hinaus folgende Berichts- und Abstimmungspflichten: - Die Fachaufsicht ist über IT -Vorhaben und Investitionsmaßnahmen, die bereits im Wirtschaftsplan des IT-DLZ berücksichtigt sind, ab einem Volumen von 25.000 € netto zu unterrichten; ab einem Volumen von 75.000 € netto ist die Zustimmung der Fachaufsicht einzuholen. - IT -Vorhaben und Investitionsmaßnahmen, die nicht im Wirtschaftsplan vorgesehen sind, sind generell mit der Fachaufsicht abzustimmen. - Über die Einbindung externer Dienstleister ist die Fachaufsicht ab einem Auftragsvolumen von 10.000 € netto im Rahmen des quartalsweise vorzulegenden Wirtschaftsplanvollzugs zu unterrichten; ab einem Auftragsvolumen von 25.000 € netto bedarf es der Zustimmung der Fachaufsicht. - Bei Kooperationsvorhaben mit anderen Einrichtungen und Institutionen ist das Einvernehmen mit der Fachaufsicht herzustellen. - Grundsätzliche Regelungen für Service -Level -Agreements (SLA) mit den Kunden des IT-DLZ sind mit der Fachaufsicht abzustimmen. Über den Abschluss von konkreten SLAs ist die Fachaufsicht zu unterrichten. - Vorlagen an den/die CIO, die PEKS, den IT-DLZ-Verwaltungsrat oder den Lenkungsausschuss Digitate Verwaltung sind dem Gremium über die Fachaufsicht zuzuleiten.

Das IT-DLZ richtet in Abstimmung mit dem MWIDE ein Controllingsystem ein, das eine Planung, Steuerung und Kontrolle der zu erbringenden Aufgaben ermöglicht.

Korruptionsprävention: Im IT-DLZ ist eine Compliance bzw. Innenrevision aufzubauen.

Die vom IT-DLZ dauerhaft selbst genutzten Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens einschließlich der von ihnen für eigene Zwecke genutzten Grundstücke (Grund und Boden sowie Gebäude) sowie die Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens sind zu bilanzieren, soweit sie sich im Eigentum des Landes befinden.

Die Geschäftstätigkeit des IT-DLZ ist auf Deckung der entstehenden Gesamtkosten ausgerichtet. Das IT-DLZ erwirtschaftet Erträge zur Deckung seiner Kosten durch Entgelte auf der Grundlage eines Leistungs- und Entgeltverzeichnisses.

Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

Die vom Landesbetrieb IT-DLZ erstellten Voranschläge des Wirtschaftsplans und die Investitionsplanung sind dem MWIDE zur Genehmigung vorzulegen, nachdem der Direktor/die Direktorin oder der/die von ihm/ihr Beauftragte/n für den Haushalt die Zustimmung erteilt hat/haben. Die Abgabetermine richten sich nach den Vorgaben der Haushaltsabteilung der vorgesetzten Dienststelle sowie des Ministeriums der Finanzen und für Wissenschaft (MFW) zur Haushaltsaufstellung. Eine Finanzplanung für die jeweils nächsten drei Jahre ist beizufügen. Erhebliche Abweichungen von den Vorjahren sind zu erläutern.

Liegt bei Beginn des Geschäftsjahres noch kein Wirtschaftsplan vor, so darf das IT- DLZ nur Ausgaben leisten, zu deren Leistung es rechtlich verpflichtet ist oder die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben unaufschiebbar sind.

Wird der Wirtschaftsplan in wesentlichen Punkten verändert oder kommt es zu Ausgabensteigerungen von erheblicher finanzieller Bedeutung, so ist der Wirtschaftsplan fortzuschreiben. Stand: Mai 2025

Soll der Ansatz des Wirtschaftsplans überschritten werden, ohne dass die gegenseitige Deckungsfähigkeit ausreicht, so ist die vorherige Zustimmung des MFVV über das MWIDE einzuholen.

Sind bei der Ausführung des Wirtschaftsplans erhebliche Mindererträge zu erwarten, so ist das MFW unverzüglich über das MWIDE zu unterrichten. Ein Ausgleichsvorschlag ist beizufügen.

Die Einhaltung der Wirtschaftsplandaten ist fortlaufend zu überwachen. Das MWIDE erhält bis zum Ende des auf ein Quartalsende folgenden Monats eine Gegen überstellung der zeitanteiligen Ansätze des jeweiligen Wirtschaftsplans und der tatsächlichen Erträge bzw. Aufwendungen des abgelaufenen Quartals sowie eine Darstellung des Vorjahres -Ist für den betrachteten Zeitraum. Wesentliche Abweichungen sind zu erläutern.

Über Forderungen des Landesbetriebes ist den Schuldnern eine Rechnung auszustellen, Lieferungen und Leistungen, die das IT-DLZ gegenüber Stellen der übrigen Landesverwaltung bzw. für andere Landesbetriebe erbringt, sind entsprechend § 61 LHO und den dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften zu berechnen. Nur wenn keine Rechnung ausgestellt werden kann, ist ein Einzahlungsbeleg (Eigenbeleg) zu erstellen.

Das IT-DLZ erstellt jeweils ein Entgeltverzeichnis, das regelmäßig, zumindest jährlich, zu überprüfen und ggf. anzupassen ist. Das Entgeltverzeichnis und dessen Änderung sind dem MWIDE zur Genehmigung vorzulegen.

Über Forderungen gegen den Landesbetrieb (Verbindlichkeiten des Landesbetriebes) sind von den Gläubigern Rechnungen zu verlangen. Schriftliche Forderungsnachweise anderer Art gelten als Rechnung. Gesonderte Ausgabebelege (Eigenbelege) sind nur dann zu erstellen, wenn die Forderung nicht schriftlich geltend gemacht werden kann. Dies ist gesondert zu begründen. Für persönliche Zahlungen an Bedienstete gelten die schriftlichen Unterlagen über die Errechnung und Zahlungslisten als Forderungsnachweise.

Zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs bedient sich das IT-DLZ des landeinheitlichen Anordnungsverfahrens IHWS. Alle Ein- und Auszahlungen laufen jeweils über ein Vorschusskonto oder über ein Konto bei der SaarLB. Für die Inanspruchnahme des Vorschusskontos kann das MWIDE einen Höchstbetrag festsetzen.

Im Rahmen der vierteljährlichen Berichterstattung zum Wirtschaftsplanvollzug erstellt der Landesbetrieb eine Übersicht über die Inanspruchnahme der bereitgestellten Haushaltsmittel (Saldo Vorschusskonto) und den prognostizierten Liquiditätsbedarf für den Rest des Jahres. Stand: Mai 2025

Das IT-DLZ bedient sich zur Abwicklung seiner haushalterischen Angelegenheiten des Rechnungswesens des LZD (gültig bis zur Übernahme dieser Aufgaben durch das IT-DLZ).

Hierzu gehören insbesondere: - die Behandlung haushalterischer Grundsatzfragen, - die Wirtschaftsplan- und Investitionsplanerstellung, - die Überwachung der Planeinhaltung, - die Finanzbuchhaltung, - der Jahresabschluss, - die Kosten- und Leistungsrechnung, - die Entgelt -/Preiskalkulation, - die für die Wirtschaftsführung erforderlichen Statistiken.

Der vom Direktor/von der Direktorin unterschriebene ungeprüfte Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Soll -/Ist -Vergleich des Wirtschaftsplans, Lagebericht, § S3 HGrG Fragekatalog, Controllingbericht) des Landesbetriebes sowie eine Übersicht über die Kosten- und Leistungsrechnung sind zum 30. April des folgenden Jahres zu erstellen und der Fachaufsicht des IT-DLZ vorzulegen.

Das MWIDE genehmigt die Jahresabschlüsse.

Die Jahresabschlüsse sind nach Genehmigung durch das MWIDE dem Rechnungshof des Saarlandes zu übersenden.

Die Jahresabschluss-, Rechnungs- und Betriebsprüfung erfolgt durch einen gem. Tz. 1.12.1 zu § 26 LHO im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof bestellten Abschlussprüfer/-prüferin.

Der Direktor/die Direktorin des IT-DLZ hat dem MWIDE über die wesentlichen Ereignisse der durchgeführten Prüfung regelmäßig zu berichten.

Das MWIDE kann einem/einer bestellten Prüfer/Prüferin generell oder im Einzelfall Prüfaufträge bezüglich des IT-DLZ erteilen. In diesem Fall unterrichtet der Prüfer/die Prüferin unmittelbar das Ministerium über das Ergebnis der Prüfung. Der/die bestellte Prüfer/Prüferin prüft nach den Vorschriften des Dritten Buches des Handelsgesetzbuches (HGB), den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), Stand: Mai 2025 sowie den spezifischen Regelungen für Landesbetriebe gemäß § 26 Landeshaushaltsordnung (LHO), insbesondere: - Die Einnahmen- und Ausgabenbelege auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, - die richtige Kontierung, Verbuchung und zeitliche Abgrenzung der Belege, - die richtige und vollständige Eingabe der Daten, - den ordnungsgemäßen Vollzug des Wirtschafts- bzw. Haushaltsplans, - die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien, Organisationsanweisungen usw. Darüber hinaus umfasst die Prüfung durch die v.g. Stelle noch folgende Punkte: - Überprüfung, dass die im Finanzplan aufgezeigten Deckungsmittel, wie z.B. Zuführungen oder Entgeltzahlungen, mit den tatsächlichen kameralen Mittelabflüssen übereinstimmen, - Überprüfung, ob die im Finanzplan ausgewiesenen Investitionen mit dem Anlagespiegel übereinstimmen, - Überprüfung, ob die in der Bilanz von den Landesbetrieben ausgewiesene Höhe des Abrechnungskontos mit dem IHWS-Konto zum 31.12. übereinstimmt, - Überprüfung, ob - Verbindlichkeiten gegenüber dem Land, - Forderungen an das Land, - Rückstellungen in der Bilanz korrekt abgebildet und in den Erläuterungen so dargestellt sind, dass sich die jeweiligen Bilanzpositionen nachvollziehen lassen. Der Abschlussprüfer/die Abschlussprüferin fertigt jährlich jeweils einen Prüfbericht über den Jahresabschluss des IT-DLZ. In dem Prüfbericht sind die geprüften Bereiche, die Art und Anzahl der Prüfungen und die wesentlichen Feststellungen darzustellen. Der Bericht soll zu den festgestellten Mängeln Abhilfevorschläge enthalten. Der Prüfbericht ist dem MWIDE unverzüglich vorzulegen. Der geprüfte Jahresabschluss und der Lagebericht sind gem. Nr. 1.10.1 der VV zu § 26 LHO spätestens bis zum Ablauf des sechsten Monats dem MFW vorzulegen. Stand: Mai 2025 IV. In-Kraft-Treten