Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb im Ministerium für Umwelt

Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb im Ministerium für Umwelt Stand: 15.12.2008 Ministerium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 Inhaltsverzeichnis 1. POSTEINGANG......................................................................................................1 1.1 POSTSTELLE..................................................................................................................................1 1.2 PERSÖNLICH ADRESSIERTE POST .....................................................................................................1 1.2.1 Allgemein .....................................................................................................................................1 1.2.2 Dienstlicher Inhalt.........................................................................................................................1 1.3 MINISTER- UND STAATSSEKRETÄRSPOST SOWIE POSTEINGÄNGE FÜR DAS MINISTERBÜRO......................1 1.4 POSTEINGÄNGE IN MINISTERRATS-, LANDTAGS-, BUNDESTAGS- UND BUNDESRATSANGELEGENHEITEN ....1 1.5 POSTEINGÄNGE MIT KENNZEICHNUNG - !ERSONAL -.........................................................................1 1.6 VERSCHLUSSSACHEN......................................................................................................................1 1.7 WERTBRIEFE UND EINSCHREIBEN .....................................................................................................2 1.8 ALLGEMEINE EINGANGSPOST...........................................................................................................2 1.8.1 Vorzimmer Staatssekretär ............................................................................................................2 1.8.2 Abteilungen/Pressestelle...............................................................................................................2 1.9 TELEFAXEINGÄNGE.........................................................................................................................2 1.10 ELEKTRONISCHE DOKUMENTENÜBERTRAGUNG..............................................................................2 1.10.1 Aufgaben beim Empfang ..............................................................................................................3 1.10.2 Unmittelbar zugegangene Dokumente ..........................................................................................3 1.10.3 Zum Versand geeignete Dokumente .............................................................................................3 1.10.4 Zuständigkeit für Versand.............................................................................................................3 1.10.5 Prüfung der Versandadresse ........................................................................................................3 1.10.6 Versand........................................................................................................................................4 1.10.7 Dokumentation .............................................................................................................................4 2. ZEICHNUNG DER POSTAUSGÄNGE ...................................................................4 2.1 SCHLUSSZEICHNUNG DURCH MINISTER .............................................................................................4 2.2 SCHLUSSZEICHNUNG DURCH STAATSSEKRETÄR.................................................................................4 2.3 SONSTIGE ZEICHNUNGSRECHTE .......................................................................................................5 2.3.1 Abteilungsleitung ..........................................................................................................................5 2.3.2 Referatsleitung .............................................................................................................................5 2.3.3 Bedienstete ..................................................................................................................................5 2.4 DIENSTWEG ...................................................................................................................................5 3. VORLAGEN AN DIE LEITUNG DES HAUSES ......................................................6 3.1 VORLAGEPFLICHTEN .......................................................................................................................6 3.2 FORM UND AUFBAU DER VORLAGEN .................................................................................................6 3.3 BESPRECHUNGEN/SITZUNGEN .........................................................................................................6 3.4 BETEILIGUNG ANDERER ABTEILUNGEN UND REFERATE .......................................................................7 3.5 TERMIN-, FRISTGEBUNDENE ODER SONSTIGE DRINGLICHE VORLAGEN ...................................................7 3.6 VORLAGEN AN DEN MINISTERRAT .....................................................................................................7 3.7 PRESSE- UND MEDIENARBEIT ...........................................................................................................7 4. VORLAGE ZUM ZWECK DER ZEICHNUNG .........................................................8 4.1 ZEICHNUNG VON REINSCHRIFT UND ENTWURF ....................................................................................8 4.2 DATUM ..........................................................................................................................................8 4.3 AKTENZEICHEN ..............................................................................................................................8 4.4 ADRESSIERUNGEN ..........................................................................................................................8 4.5 VERTEILER ....................................................................................................................................8 4.6 DURCHSCHRIFTEN ..........................................................................................................................9 4.7 SCHRIFTBILD..................................................................................................................................9 5. BEARBEITUNG DER VORGÄNGE........................................................................9 5.1 ALLGEMEINE BEARBEITUNGSGRUNDSÄTZE........................................................................................9 5.2 RÜCKSPRACHEVERMERK/KVA-VERMERK .........................................................................................9 5.3 ZUSAMMENARBEIT DER ABTEILUNGEN UND REFERATE........................................................................9 6. NACHGEORDNETE BEREICHE..........................................................................10 7. PERSONENBEZOGENE BEZEICHNUNG ...........................................................10 8. WEGFALL VON VORSCHRIFTEN.......................................................................10 9. BEFRISTUNG.......................................................................................................10 Ministerium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 - Seite 1 von 14 - 1. Posteingang 1.1 Poststelle Zentrale Eingangsstelle für alle Dienstpost des Ministeriums für Umwelt ist die Poststelle des Referates Zentrale Dienste im Dienstgebäude Keplerstraße 18. 1.2 Persönlich adressierte Post 1.2.1 Allgemein Alle Postsendungen, die namentlich an eine bestimmte Person im Hause gerichtet sind, werden von der Poststelle ungeöffnet über die zuständige Abteilung der betreffenden Person ungeöffnet weitergeleitet. !"#$%&'(&'$)*+%$*+$&*,-".#/*0/-*1(&+$&2*#3.'$&)*'$4#$&*&%56#*.4"*7$3"8&4%56*.+3$""%$3#9* Sie sind von der Poststelle zu öffnen und in den allgemeinen Postgang zu geben. Falls persönlich adressierte Postsendungen versehentlich geöffnet werden, ist das Brief:-;$3#* <%$+$3* /-* ;$3"564%$=$&* -&+* >%#* +$>* ?$3>$3:* 0?$3"$6$&#4%56* '$8@@&$#* ;!&A* 99999999999999999999999999992*BCame, Datum, Unterschrift) zu versehen. 1.2.2 Dienstlicher Inhalt Postsendungen dienstlichen Inhalts, die aufgrund persönlicher Adressierung ungeöffnet der/dem Bediensteten zugestellt oder z.B. durch Boten überbracht wurden, sind unverzüglich der Poststelle zuzuleiten. Ausnahmsweise kann eine Fotokopie in den Posteingang gegeben werden, wenn eine eilige Bearbeitung dringend erforderlich ist. Auf der Fotokopie ist der Grund für dieses Vorgehen kurz anzugeben. Die Bediensteten, denen persönlich adressierte Postsendungen dienstlichen Inhalts zugestellt werden, haben die Absenderin/den Absender darauf hinzuweisen, dass künftig die persönliche Adressierung zu unterlassen ist. 1.3 Minister- und Staatssekretärspost sowie Posteingänge für das Ministerbüro Die an den Minister und den Staatssekretär persönlich gerichtete Post ist von der Poststelle nach dem Eingang ungeöffnet in den jeweiligen Vorzimmern des Ministers bzw. des Staatssekretärs vorzulegen. Dies gilt auch für die an das Ministerbüro gerichtete Post. 1.4 Posteingänge in Ministerrats-, Landtags-, Bundestags- und Bundesratsangelegenheiten Die Posteingänge sind von der Poststelle unmittelbar der Leitung des für Kabinetts- und Parlamentsangelegenheiten zuständigen Referates zuzuleiten. 1.5 Posteingänge mit Kennzeichnung - !"#$%&'( - D%$* >%#* 0 $3"!&.42* '$:$&&/$%56&$#$&* !"#$%&'(&'$* "%&+* ;!&* +$3* !"#"#$44$* -&'$8@@&$#* dem Personalreferat zuzuleiten. Personalbezogene Posteingänge (z.B. ärztliche Gutachten), die nicht mit "Personal" gekennzeichnet sind, sind von der Poststelle wieder zu verschließen, mit Namenszeichen und Datum zu versehen und dem Personalreferat zuzuleiten. 1.6 Verschlusssachen Verschlusssachen dürfen nur von dem/der namentlich genannten Empfänger/in bzw. dessen/deren Vertreter/in im Amt geöffnet werden. Sofern Verschlusssachen in der Poststelle vorgelegt werden, sind sie unverzüglich an den/die Adressaten/Adressatin weiterzuleiten. Im Übrigen ist nach den Vorschriften der Verschlusssachenanweisung zu verfahren. Ministerium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 - Seite 2 von 14 - 1.7 Wertbriefe und Einschreiben Der Eingang von Wertbriefen und Einschreiben ist von der Poststelle in einem Posteingangsbuch gesondert zu registrieren. Sofern keine persönliche Adressierung vorliegt, sind Wertbriefe ungeöffnet an den Beauftragten für den Haushalt weiterzuleiten. Auf dem Kuvert der Wertbriefe und Einschreiben ist die Nummer der Registrierung zu vermerken. 1.8 Allgemeine Eingangspost 1.8.1 Vorzimmer Staatssekretär Folgende Eingangspost, die nicht gem. 1.2 -1.7 behandelt wird, ist von der Poststelle zu öffnen, mit Eingangsstempel zu versehen, auf die zuständige Abteilung auszuzeichnen und im Vorzimmer des Staatssekretärs nach Abteilungen geordnet vorzulegen: a) Persönliche Schreiben an den Minister oder den Staatssekretär, b) Schreiben von Mitgliedern der Regierungen anderer Länder, c) Schreiben von Dienststellen ausländischer Staaten, d) Schreiben von Landtags-, Senats- und Bundestagspräsidenten und -abgeordneten e) Schreiben von Mitgliedern der Landesregierung, f) Schreiben der saarländischen Landkreise, des Regionalverbandes Saarbrücken und der saarländischen Kommunen, g) Schreiben von politischen Parteien und deren Gliederungen, h) Schreiben von im Saarland anerkannten Naturschutzverbänden. 1.8.2 Abteilungen/Pressestelle Alle sonstige Eingangspost leitet die Poststelle unmittelbar den zuständigen Abteilungen zu, Schreiben von Medien (Zeitungen, Zeitschriften, Rundfunk, Fernsehen) sowie alle Informationsersuchen (z.B. Anforderung von Broschüren oder Bitte um Umweltinformationen) von Bürgerinnen und Bürgern, Wissenschaftlern etc. direkt dem Presse- und Öffentlichkeitsreferat. Die Abteilungsleiter kennzeichnen die ihnen vorgelegten Posteingänge mit Namenszeichen oder Diagonalstrich im Eingangsstempel und verfügen erforderliche Weisungen für die Bearbeitung. Sie tragen dafür Sorge, dass Eingänge von grundsätzlicher oder politischer Bedeutung unverzüglich dem Staatssekretär vorgelegt werden. 1.9 Telefaxeingänge Für die Behandlung der Posteingänge mittels Telefax gelten dieselben Bestimmungen wie für die übrigen Posteingänge. Weitere Hinweise zur Nutzung von Telefaxgeräten befinden sich in der IT-Dienstanweisung (IT-DA), veröffentlicht im Intranet. 1.10 Elektronische Dokumentenübertragung Im MfU besteht für die elektronische Dokumentenübertragung eine Adresse für die zentrale Registratur/Poststelle poststelle@umwelt.saarland.de. Darüber hinaus besteht in jeder Abteilung eine Funktionspoststelle (z.B. AbteilungAPoststelle@umwelt.saarland.de). Jede Mitarbeiterin/ jeder Mitarbeiter erhält zudem grundsätzlich eine persönliche e-mail Adresse. Ministerium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 - Seite 3 von 14 - 1.10.1 Aufgaben beim Empfang Die elektronische Post ist regelmäßig abzurufen. Der Vertretungsfall bzw. Abwesenheitsfall ist intern ggf. über eine programmtechnisch gesteuerte Weiterleitung eingehender Nachrichten die Erreichbarkeit sicherzustellen (Regelassistent in Outlook). In Fällen unmittelbarer Adressierung oder elektronischer Weiterleitung an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben diese - insbesondere bei Vorgängen von besonderer Bedeutung - ihre Vorgesetzten umgehend zu informieren, die Dokumente auszudrucken und mit dem Eingangsdatum versehen entsprechend Ziffer 1.2.2 in den Geschäftsgang zu geben. Die von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einzuhaltenden Regeln bei Nutzung der elektronischen Kommunikation sind in der IT-Dienstanweisung zusammengefasst. Die zentrale Poststelle leitet die eingegangenen elektronischen Dokumente an die zuständige Funktionspostelle innerhalb des Hauses weiter. Die Dokumente sind elektronisch abzulegen und jeweils spätestens zum Ende des auf die Speicherung folgenden Monats zu löschen. 1.10.2 Unmittelbar zugegangene Dokumente Den einzelnen Bediensteten unmittelbar zugesandte elektronische Dokumente sind, sofern ihre Bedeutung dies erfordert, auszudrucken und in den Geschäftsgang zu geben. Unzuständigkeitshalber empfangene Dokumente sind unverzüglich an den zuständigen Adressaten weiterzuleiten und anschließend im eigenen Postfach zu löschen. 1.10.3 Zum Versand geeignete Dokumente Soweit technische, rechtliche, wirtschaftliche oder dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, ist die elektronische Post als Kommunikationsmittel zur Beschleunigung und Vereinfachung von Vorgängen vorrangig gegenüber Briefpost und Telefax zu nutzen Elektronisch versandte Dokumente sollen nur dann zusätzlich als Brief versandt werden, wenn außergewöhnliche Gründe vorliegen. 1.10.4 Zuständigkeit für Versand Die Versendung von elektronischen Dokumenten erfolgt unmittelbar durch die einzelnen Bediensteten. Der e-mail-Versand an den Verteiler "MFU ALLE" ist auf verschiedene Organisationseinheiten/Personen begrenzt. Sofern dienstlich relevante Informationen von Bediensteten an alle Mitarbeiter/innen im Hause versandt werden sollen, obliegt die Zuständigkeit für den Versand in erster Linie dem/der jeweiligen Geschäftsführer/Geschäftsführerin der Abteilung. 1.10.5 Prüfung der Versandadresse Elektronische Post ist grundsätzlich an die Poststelle der Adressaten zu versenden. Der Direktversand an die elektronische Adresse einzelner Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen soll nur aus besonderen Gründen erfolgen, z.B. wenn es sich um elektronische Post mit vertraulichem oder zeitkritischem Inhalt handelt oder der Abstimmung von Arbeitsergebnissen oder Terminabsprachen dient. Ministerium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 - Seite 4 von 14 - 1.10.6 Versand Bei der Versendung an mehrere Adressaten sind alle Adressaten und die jeweilige Übertragungsart im Adressbereich des Dokumentes aufzunehmen. Die elektronische Versandadresse muss mit der im Text des elektronischen Dokuments angegebenen Anschrift übereinstimmen. Dies ist von der für die Versendung verantwortlichen Person zu überprüfen. Jedes zum Versand bestimmte Dokument ist am Ende mit dem Namen der Schluss zeichnenden Person und dem Zusatz "gez." zu versehen (Beispiel: "gez. Werner Müller") und einer aussagekräftigen Signatur (Dienststelle, Referat, Adresse, Telefon, e-mail-Adresse). Sofern Absender und Unterzeichner nicht identisch sind, hat der Absender vor Absendung des Dokuments die Zustimmung des Unterzeichners hierzu einzuholen und dies auf dem auszudruckenden Dokument durch Unterschrift zu dokumentieren. Die einem elektronischen Dokument beigefügten Dateianlagen sind in der Nachricht einzeln aufzuführen, um der empfangenden Stelle eine Überprüfung der Anzahl und des Formats der Anlagen zu ermöglichen. 1.10.7 Dokumentation Zur Dokumentation ist die elektronische Absendebestätigung auszudrucken und zu den Akten zu nehmen. Anstelle der Absendebestätigung kann auf dem für die Akten bestimmten Ausdruck des Dokuments auch handschriftlich die Versendungsart, das Datum und das Namenszeichen der absendenden Person vermerkt werden. 2. Zeichnung der Postausgänge 2.1 Schlusszeichnung durch Minister Der Minister zeichnet abschließend alle Vorgänge von grundsätzlicher oder politischer Bedeutung sowie sonstige Vorgänge, deren Zeichnung er sich vorbehält. Insbesondere sind folgende Vorgänge vorzulegen: a) Vorlagen an den Ministerrat, b) Schreiben an den Präsidenten des Deutschen Bundestages oder den Präsidenten des Bundesrates, c) Schreiben an den Landtagspräsidenten oder den Ministerpräsidenten, d) Schreiben an Bundesminister, Minister der übrigen Bundesländer oder saarländische Minister, soweit es sich um Angelegenheiten von politischer oder sonstiger grundsätzlicher Bedeutung oder um die Beantwortung von Schreiben handelt, die persönlich gezeichnet sind, e) Schreiben an Landtagsabgeordnete oder Bundestagsabgeordnete und an politische Parteien, f) Schreiben an Gewerkschaften oder andere Berufsverbände, wenn es sich um Angelegenheiten von politischer und sonstiger grundsätzlicher Bedeutung handelt, g) Schriftstücke, die der Minister beim Posteingang mit einem grünen Kreuz versehen hat, h) Entscheidungen über Staatszuschüsse, soweit sie nicht delegiert sind, i) Antwortschreiben auf an den Minister persönlich gerichtete Post, es sei denn der Minister hat die Beantwortung solcher Post an eine Abteilung übertragen. In diesem Fall ist der Hinweis aufzunehmen, dass eine Beauftragung zur Beantwortung des Schreibens durch den Minister erfolgt ist. 2.2 Schlusszeichnung durch Staatssekretär Der Staatssekretäre zeichnet abschließend: Ministerium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 - Seite 5 von 14 - 1. unaufschiebbare Vorgänge, die der Ministerin oder dem Minister zur Schlusszeichnung vorbehalten sind "In Vertretung"; 2. alle Vorgänge, für die der Minister die Schlusszeichnung durch den Staatssekretär bestimmt hat (grünes Doppelkreuz) sowie 3. alle Vorgänge, deren Schlusszeichnung er sich im Einzelfall vorbehält (rotes Kreuz beim Posteingang). 4. Erlasse und Verfügungen an nachgeordnete Dienststellen, soweit es sich um Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung handelt. 2.3 Sonstige Zeichnungsrechte 2.3.1 Abteilungsleitung Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter zeichnen abschließend "Im Auftrag": 1. alle Vorgänge, die über den Aufgabenbereich eines Referates hinausgehen, sowie 2. alle Vorgänge, deren Zeichnung sie sich im Einzelfall vorbehalten haben. 2.3.2 Referatsleitung Die Referatsleiterinnen und Referatsleiter zeichnen abschließend "Im Auftrag" alle Vorgänge des Referates, die nicht von ihren Vorgesetzten zu zeichnen sind. 2.3.3 Bedienstete Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kann die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter im Benehmen mit der Referatsleitung im Einzelfall oder für bestimmte Aufgabenbereiche Zeichnungsrechte übertragen. Sie zeichnen in diesen Fällen "Im Auftrag" (§ 20 Abs. 5 GGO). Vor der Übertragung ist die Zustimmung des für die Personalangelegenheiten der betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuständigen Referates einzuholen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihren Namenszeichen die Anmerkung auf Weisung hinzufügen, falls sie trotz Darlegung ihrer abweichenden Meinung von ihren Vorgesetzten zur Zeichnung angewiesen wurden. 2.4 Dienstweg Vorgänge, die von Vorgesetzten abschließend zu zeichnen sind, werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit Namenszeichen und Datum versehen und auf dem Dienstweg zur Schlusszeichnung vorgelegt. Bei der Vorlage von Vermerken an die Hausspitze (nur das Original wird zugeleitet, der Entwurf verbleibt in der Abteilung) ist der Dienstweg bei der Adressierung anzugeben: Herrn Minister über Herrn Abteilungsleiter über Herrn Staatssekretär im Hause (der Referatsleiter zeichnet wie bisher unter "Genehmigt", auf der Umlaufmappe ist der Postlauf: RL, AL, M/1, StS, Min anzugeben). Bei der Zuleitung von Schriftstücken an die Hausspitze auf dem Dienstweg ist im Entwurf neben der Unterschrift ein Mitzeichnungsraster nach folgendem Muster anzubringen: Ministerium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 - Seite 6 von 14 - Ist in besonders gelagerten Dringlichkeitsfällen eine direkte Unterrichtung des Ministers oder des Staatssekretärs angezeigt, ist eine entsprechend gekennzeichnete Kopie vorab unmittelbar zuzuleiten. Die Kopie kann auch elektronisch versandt werden. Das Original des Schriftstücks ist unverzüglich auf dem Dienstweg zuzuleiten; dabei ist auf die VorabKopie hinzuweisen. Mündliche Unterrichtungen sind durch Vermerke zu dokumentieren und den genannten Vorgesetzten ebenfalls unverzüglich zur Kenntnis zu geben. 3. Vorlagen an die Leitung des Hauses 3.1 Vorlagepflichten Dem Minister und dem Staatssekretär sind zur Entscheidung oder Unterrichtung vorzulegen: a) Vorgänge von grundsätzlicher politischer oder herausragender sachlicher Bedeutung, b) Vorgänge, bei denen Formvorschriften dies erfordern oder ein Geschäftsgangsvermerk es anordnet. Alle Schreiben von besonderer Bedeutung an Verbände sind dem Staatssekretär KvA vorzulegen. 3.2 Form und Aufbau der Vorlagen Um eine schnelle und dennoch erschöpfende Information der Hausspitze, die die notwendigen Entscheidungsgrundlagen sowie einen Überblick über die im Hause anfallenden wesentlichen Aufgaben und Probleme verschafft, zu gewährleisten, sind Vorlagen/Vermerke nach dem beiliegenden einheitlichen Muster (Anlage 1) zu fertigen. Die im Muster enthaltenen Anmerkungen sind hierbei zu beachten. Insbesondere gilt: ! Bei Vorlagen/Vermerken, die finanzielle oder haushaltsrelevante Aussagen oder Darstellungen enthalten, ist wie folgt zu verfahren: Die finanziellen oder haushaltsrelevanten Aussagen sind vorab mit dem Haushaltsreferat abzustimmen. Unter Punkt "Auswirkungen/Kosten" ist zu vermerken, dass eine Abstimmung mit dem Haushaltsreferat erfolgt ist. Vertritt das Haushaltsreferat gegenüber dem jeweiligen Fachreferat eine abweichende Auffassung, ist diese darzustellen. Die Mitzeichnung des Haushaltsreferates ist vor Zuleitung des Vermerkes an den Adressaten sicherzustellen. 3.3 Besprechungen/Sitzungen Über das Ergebnis von Besprechungen ist die Hausspitze ebenfalls unter Verwendung des vorgegebenen einheitlichen Musters zu unterrichten. Der Bericht soll sich auf wesentliche, insbesondere politische Aspekte beschränken und nach Möglichkeit stichwortartig abgefasst sein. Nicht erforderlich ist eine Unterrichtung über Besprechungen u.ä., die ausschließlich der Sachverhaltsaufklärung unbedeutender Einzelfälle dienen. Der Bericht ist dem Minister unmittelbar zuzuleiten. Eine Durchschrift des Berichtes ist gleichzeitig auf dem Dienstweg dem Staatssekretär vorzulegen. Ministerium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 - Seite 7 von 14 - Die gleiche Regelung gilt für Sitzungen der Ausschüsse des Landtages. Über das Ergebnis ist spätestens am Tage nach der Sitzung zu berichten. In diesen Bericht sind an das MfU gerichtete Anfragen und Wünsche aufzunehmen. Der Bericht soll sich im Übrigen auf das wesentliche, insbesondere politische Ergebnis der Beratung beschränken. 3.4 Beteiligung anderer Abteilungen und Referate Sind andere Referate oder Abteilungen von Vorgängen fachlich betroffen, werden diese Vorgänge vor der Schlusszeichnung mit den betroffenen Referaten oder Abteilungen abgestimmt und von diesen mitgezeichnet. Die Mitzeichnenden sind im Rahmen ihrer Zuständigkeit für den sachlichen und rechtlichen Inhalt der Vorgänge mitverantwortlich. Zu beachten ist jedoch, dass die Zahl der zu beteiligenden Abteilungen und Referate auf das Notwendigste zu beschränken ist. Die Vorlagen sind so rechtzeitig in den Geschäftsgang zu geben und weiterzuleiten, dass auch den zu beteiligenden Stellen eine angemessene Zeit zur Prüfung und zur Abgabe einer Stellungnahme verbleibt. Bei besonderer Dringlichkeit und/oder wenn eine große Zahl von Stellen mitzuzeichnen hat, sollen diesen Stellen Entwurfsabschriften mit dem Zusatz zugeleitet werden, dass ihr Einverständnis angenommen wird, wenn Bedenken nicht innerhalb einer bestimmten Frist geltend gemacht werden. 3.5 Termin-, fristgebundene oder sonstige dringliche Vorlagen Die Vorlagen müssen beim Empfänger so rechtzeitig eingehen, dass dieser hinreichend Zeit zur Prüfung sowie für Rückfragen, Weisungen usw. hat. Sie müssen in der Regel innerhalb folgender Mindestfristen dem Empfänger vorliegen: Vorlagen größerer Bedeutung oder größeren Umfangs, insbesondere Berichte an den Landtag oder Ministerrat, Entwürfe von Reden und Vorträgen 8 Tage, weniger umfangreiche Vorlagen 3 Tage. Eine noch frühere Vorlage an den Endempfänger ist geboten, wenn dies wegen der besonderen Bedeutung, Schwierigkeit oder des Umfangs der Vorlage angezeigt erscheint oder wenn die Termine für die Vorlage bereits seit längerem bekannt sind. Besonders angeordnete Termine, z.B. auf Eingängen, die sich der Minister oder der Staatssekretär zur Zeichnung vorbehalten haben oder für die das Ministerbüro zuständig ist, sind unbedingt einzuhalten. Dies gilt insbesondere auch für die dem Chef der Staatskanzlei gemeldeten Termine für die Vorlagen unseres Hauses an den Ministerrat; diesbezügliche Verzögerungen sind unter Angabe der Gründe rechtzeitig dem für Kabinettsund Parlamentsangelegenheiten zuständigen Referat mitzuteilen. 3.6 Vorlagen an den Ministerrat Entwürfe von Ministerratsvorlagen sind, bevor sie anderen Häusern zur Abstimmung zugesandt werden, über das für Kabinetts- und Parlamentsangelegenheiten zuständige Referat der Hausspitze vorzulegen. Bei Vorlagen, bei denen eine geschlechtsparitätische Besetzung von Gremien gem. § 29 Landesgleichstellungsgesetz (LGG) in Rede steht, ist die Frauenbeauftragte durch die Abteilung A in die Entscheidungsfindung einzubinden. In der Ministerratsvorlage ist aufzunehmen, dass eine Prüfung gemäß § 29 LGG stattgefunden hat. 3.7 Presse- und Medienarbeit Der im Ministerium bestellte Pressesprecher oder die Pressesprecherin unterrichtet Presse, Funk und Fernsehen über die Arbeit im Geschäftsbereich. Presseauskünfte und Interviews gegenüber Medien werden daher grundsätzlich nur von der zuständigen Ministerium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 - Seite 8 von 14 - Pressesprecherin oder dem zuständigen Pressesprecher gegeben werden. Andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Ministerium haben hierfür die Zustimmung des Staatssekretärs einzuholen. 4. Vorlage zum Zweck der Zeichnung 4.1 Zeichnung von Reinschrift und Entwurf Bei Schreiben außerhalb des Hauses ist für die Ausfertigung der Reinschrift der jeweilige Kopfbogen (Ministerkopfbogen, Staatssekretärkopfbogen oder Hauskopfbogen) zu verwenden. Die aktuellen Kopfbögen sind jeweils im Intranet eingestellt. Schreiben an Landesdienststellen erfolgen ohne Anrede und Grußformel. Bei einer offiziellen oder persönlichen Anrede ist als Schlussformel im A44'$>$%&$&*+%$*E!3>-4%$3-&'*0F%#*@3$-&d4%56$&* G3H=$&2* /-* ;$3<$&+$&9* D$3* C.>$* +$"* I&#$3/$%56&$3"* %"#* maschinenschriftlich ohne Klammerzusatz anzugeben. Auf die Angabe der Dienstbezeichnung sollte verzichtet werden. Von jedem Schriftstück, das in Reinschrift unterschrieben wird, ist ein Entwurf zu fertigen. Bei Schreiben, die voraussichtlich weder formelle noch sachliche Änderungen erfahren, genügt es, wenn hierzu ein Mehrausdruck (ohne Kopfbogen) durch Stempelaufdruck als Entwurf gekennzeichnet wird. Entwürfe sind von den Unterzeichnenden und den Mitzeichnenden mit Namenszeichen und Datum zu kennzeichnen. 4.2 Datum Um sicherzustellen, dass abgehende Schreiben möglichst auf den Absendetag datiert sind, ist bei der Fertigung kein Datum anzugeben. Von der absendenden Stelle ist dann als Datum des Schreibens das Datum des Absendetages (sowohl auf dem Entwurf als auch auf der Reinschrift) mit Stempelaufdruck einzusetzen. Hiervon ausgenommen sind: ! Vermerke (Datum der Fertigung ist einzutragen), ! Schreiben im Rahmen der Mittelbewirtschaftung und Rechnungslegung (aus haushaltsrechtlichen und -technischen Gründen) einschließlich Zuwendungsbescheide. 4.3 Aktenzeichen Auf allen Schreiben ist das abteilungsinterne Aktenzeichen auf Entwurf, Durchschrift und Reinschrift anzubringen. Dies gilt auch bei der Verwendung der Minister- und Staatssekretärskopfbogen. 4.4 Adressierungen Zur Vermeidung unnötiger zeitlicher Verzögerungen bei der Versendung von Antwortschreiben, Durchschriften und sonstiger Unterlagen sind exakte und vollständige Anschriften anzugeben, d.h. neben der Dienststelle auch Referats- bzw. Abteilungsbezeichnungen sowie Betreff, Bezug und Aktenzeichen. 4.5 Verteiler Bei Rundschreiben/Adressierungen innerhalb des Geschäftsbereiches ist der als Anlage 2 beigefügte Verteiler zu verwenden. Bei eingeschränkter Verwendung oder Einbindung in die jeweiligen Schreiben ist die vorgegebene Form beizubehalten (Beispiel Anlage 3). Bei Angelegenheiten von herausgehobener Bedeutung sind Rundschreiben nachrichtlich dem Staatssekretär zuzuleiten. Ministerium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 - Seite 9 von 14 - 4.6 Durchschriften Durchschriften von Schriftstücken, Gutachten u.ä. sind aus verwaltungsökonomischen Gründen nur dann an andere Behörden zu versenden, wenn im Einzelfall ein dienstliches Interesse besteht oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder sonst ausdrücklich angeordnet wurde. Bei Antworten auf Anfragen, die von politischen Gruppierungen an das MfU gerichtet sind und ortsbezogene Sachfragen betreffen, sind der zuständigen Verwaltungsebene (Kommune, Landkreise) Durchschriften zuzuleiten. 4.7 Schriftbild Um im Schriftverkehr eine einheitliche Darstellung des Hauses nach außen zu gewährleisten, ist b$%*.44$&*J563%@#"#H5:$&)*'3-&+"(#/4%56*+."*J563%@#K%4+*0L3%.42*%&*+$3*J563%@#'3öße "1M2*/-*;$3<$&+$&9 Abweichungen von der Schriftgröße sind je nach Bedarf bei Tabellen, Listen etc. zulässig. 5. Bearbeitung der Vorgänge 5.1 Allgemeine Bearbeitungsgrundsätze Vorgänge sind zügig zu bearbeiten. Ist ein abschließender Bescheid nicht innerhalb eines Monats möglich, ist dem Antragsteller oder der anfragenden Dienststelle spätestens nach 14 Tagen ein Zwischenbescheid zu erteilen. Wenn sich bereits bei Eingang des Vorganges herausstellt, dass die Antwort aufgrund der Einschaltung mehrerer Stellen länger dauert, ist dies dem Anfragenden umgehend mitzuteilen. Gegenüber Privatpersonen erfolgt die Benachrichtigung schriftlich, gegenüber Ämtern oder Dienststellen anderer Geschäftsbereiche oder Behörden des Bundes schriftlich oder elektronisch. Gegenüber Abteilungen und Referaten des Hauses oder Ämtern des eigenen Geschäftsbereiches kann die Benachrichtigung auch telefonisch erfolgen. Telefonische Benachrichtigungen sind aktenkundig zu machen. Sofern durch Verfügung des Ministers, des Staatssekretärs oder der Abteilungsleiter kürzere Bearbeitungsfristen auf dem Vorgang genannt sind oder Vorgänge als eilbedürftig oder vordringlich bezeichnet sind, sind die Gründe für eine nicht fristgerechte Erledigung dem Verfügenden unverzüglich darzulegen. 5.2 Rücksprachevermerk/KvA-Vermerk Die vom Minister und dem Staatssekretär mit Rücksprachevermerk versehenen Vorgänge werden im Vorzimmer des Staatssekretärs registriert. Rücksprachen sind grundsätzlich durch den Abteilungsleiter (im Verhinderungsfall durch seinen Vertreter) oder der sonst namentlich bezeichneten Person unverzüglich wahrzunehmen, spätestens am nächsten festgelegten Rücksprachetermin. Entsprechendes gilt für die von der Abteilungsleitung verfügten Rücksprachen. Mit der Abgabe eines Zwischenbescheides ist die Verfügung "KvA" in der Sache noch nicht erledigt. Entscheidend ist die endgültige Antwort. Zwischenbescheide sind bei KvA-Vermerken des Ministers oder des Staatssekretärs als Kopie an das Ministerbüro zu geben. 5.3 Zusammenarbeit der Abteilungen und Referate Die Abteilungen und Referate haben sich bei der Bearbeitung von Vorgängen, die den Arbeitsbereich mehrerer Abteilungen oder Referate betreffen, gegenseitig zu beteiligen, zu beraten und zu unterstützen. Dabei sind die Vorgänge vom demjenigen Referat federführend zu bearbeiten, dessen Arbeitsbereich überwiegend berührt wird. Bei der abMinisterium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 - Seite 10 von 14 - schließenden Bearbeitung solcher Vorgänge ist das Einverständnis der beteiligten Abteilungen oder Referate im Wege der Mitzeichnung ! bei Schreiben nach außen: im Entwurf ! bei internen Vermerken, z.B. an Hausleitung: auch auf dem Original herbeizuführen. Im Rahmen der vorgenannten Pflichten ist grundsätzlich vorab die Frage der eigenen Zuständigkeit (Abteilung, Referat) zu prüfen. Im Falle der Unzuständigkeit sind Vorgänge unverzüglich an die zuständige Abteilung oder innerhalb der Abteilung an das zuständige Referat weiterzuleiten. Die Einbeziehung von Registraturstellen bei der Weiterleitung von Vorgängen ist zu beachten. 6. Nachgeordnete Bereiche Die vorliegende Dienstanweisung gilt auch sinngemäß für die nachgeordneten Behörden und Einrichtungen. Alle Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung dürfen nur in Abstimmung mit dem Ministerium vollzogen werden und das Ministerium ist rechtzeitig hierüber zu informieren. Alle Kontakte zu den Medien sind über die Pressestelle des Ministeriums aufzunehmen, da die umfassende Information der Pressestelle gewährleistet sein muss. 7. Personenbezogene Bezeichnung Die in dieser Dienstanweisung verwendeten Amts- und Funktionsbezeichnungen sowie sonstigen personenbezogenen Bezeichnungen gelten für Frauen in der weiblichen und für Männer in der männlichen Sprachform. 8. Wegfall von Vorschriften Die Dienstanweisung vom 03.03.1998 wird hiermit aufgehoben. 9. Befristung Die Dienstanweisung ist befristet bis 31. Dezember 2013. In Vertretung gez. Rainer Grün Ministerium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 - Seite 11 von 14 - Referat ... Saarbrücken, (Datum) (Aktenzeichen/Namenszeichen ) Vermerk für Herrn Minister/ für Herrn Staatssekretär im Hause (Betreff) (ggf. Bezug) I. Zweck II. Sachdarstellung/Lösungsmöglichkeiten III. Auswirkungen/Kosten IV. Votum Gefertigt Genehmigt Unterschrift Unterschrift Bearbeiter/in Referats- bzw. Abteilungsleiter/in Anlage: Die Adressierung erfolgt grundsätzlich ohne Namensnennung. Vermerke sind auf dem Dienstweg zuzuleiten, Abzeichnungen erfolgen neben der Adresse. Der Postlauf ist auf der Umlaufmappe anzugeben: RL, AL, M/1, StS, Min. Kurzfristig vom Minister angeforderte Vermerke sind als Kopie parallel auf dem Dienstweg dem StS zuzuleiten. Auf der Kopie ist zu vermerken, dass das Original vorab wegen Eilbedürftigkeit dem Minister zugeleitet wurde. Unterrichtung über zugrundeliegende Tatsachen und Hintergründe mit Darstellung und Wertung der Lösungsmöglichkeiten und Alternativen. Darzustellen sind insbesondere alle mit der Maßnahme verbundenen Auswirkungen im Hinblick auf: ! Sachkosten einschl. techn. Ausstattung ! Kosteneinsparungen ! personelle Konsequenzen ! positive und negative Auswirkungen auf den Naturhaushalt Bei finanziellen oder haushaltsrelevanten Aussagen ist zu vermerken, dass eine Abstimmung mit dem Haushaltsreferat erfolgt ist, abweichende Auffassungen sind darzustellen und die Mitzeichnung des Haushaltsreferates ist sicherzustellen. Sofern eine Entscheidung erforderlich ist, muss die Vorlage dies eindeutig ergeben und ein entsprechendes Votum enthalten. Bei eindeutigen Angelegenheiten sind erforderliche Antwortschreiben an Dritte bereits beizufügen. Bei Vermerken ist das Datum der Fertigung einzutragen. Kurzdarstellung über den wesentlichen Inhalt und Zweck der Vorlage, zu geben, z.B.: Information ..., Entscheidung ...,Stellungnahme zu ... etc. Muster Anlage 1 Ref.... Ref... Abt.... Das Mitzeichnungsraster ist nur aufzunehmen, wenn andere Referate oder Abteilungen beteiligt sind. Abzeichnungen bei der Zuleitung auf dem Dienstweg erfolgen weiterhin neben der Adresse (siehe oben). Ministerium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 - Seite 12 von 14 - V e r t e i l e r Abteilung A, B, C, D, E Referat M/1, M/3 Landesdenkmalamt J#.K""#$44$*0I><$4#>.&.'$>$&#)*E83+$373!'3.>>$)*>%&%"#$3%$44$*J!&+$3.-@'.K$&2 im Hause SaarForst Landesbetrieb, Von der Heydt 12, 66115 Saarbrücken Landesamt für Agrarwirtschaft und Landentwicklung Dörrenbachstraße 2, 66822 Lebach Landesamt für Umwelt- und Arbeitsschutz, Don-Bosco-Straße 1, 66119 Saarbrücken Landesamt für Kataster-, Vermessungs- und Kartenwesen Von der Heydt 22, 66115 Saarbrücken Entsorgungsverband Saar, Mainzer Straße 261 - 265, 66121 Saarbrücken Architektenkammer des Saarlandes, Am Neumarkt 11, 66117 Saarbrücken Ingenieurkammer des Saarlandes, Franz-Josef-Röder-Straße 9, 66119 Saarbrücken Landwirtschaftskammer für das Saarland, Dillinger Str. 67, 66822 Lebach Talsperrenverband Nonnweiler, An der Talsperre, 66620 Nonnweiler Vereinigung der Jäger des Saarlandes, Postfach 200628, 66047 Saarbrücken Der Verteiler steht jedem PC-Benutzer im Laufwerk W:\verteil\ schreibgeschützt zur Verfügung. Beide Dateien werden zu gegebenen Anlässen überarbeitet und automatisch in den Verzeichnissen der Abteilungen aktualisiert. Bei Angelegenheiten von herausgehobener Bedeutung sind Rundschreiben nachrichtlich dem Staatssekretär zuzuleiten. Anlage 2 Ministerium für Umwelt Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 15.12.2008 - Seite 13 von 14 - Einbinden des Verteilers in ein Schreiben des Referates E/3 1. Abteilung A, B, C, D Referat M/1, M/3, E/1, E/2, E/4, E/5, E/6 Landesdenkmalamt J#.K""#$44$*0I><$4#>.&.'$>$&#)*E83+$373!'3.>>$)*>%&%"#$3%$44$*J!&+$3.-@'.K$&2 im Hause Text 2. Umlauf Referat E/3 Anlage 3 Muster