Dienstanweisung für den allgemeinen Geschäftsbetrieb im MfU

Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb im Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Stand: 03.03.1998 Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 Inhaltsverzeichnis 1. POSTEINGANG.............................................................................................................. 1 1.1 POSTSTELLE......................................................................................................................................... 1 1.2 PERSÖNLICH ADRESSIERTE POST .......................................................................................................... 1 1.2.1 Allgemein ................................................................................................................................................ 1 1.2.2 Dienstlicher Inhalt.................................................................................................................................... 1 1.3 MINISTER- UND STAATSSEKRETÄRSPOST SOWIE POSTEINGÄNGE FÜR DAS MINISTERBÜRO ...................... 1 1.4 POSTEINGÄNGE IN MINISTERRATS-, LANDTAGS-, BUNDESTAGS- UND BUNDESRATSANGELEGENHEITEN ... 1 1.5 POSTEINGÄNGE MIT KENNZEICHNUNG -“PERSONAL“- ............................................................................ 1 1.6 POSTEINGÄNGE VORPRÜFUNGSSTELLE ................................................................................................. 1 1.7 VERSCHLUßSACHEN .............................................................................................................................. 2 1.8 WERTBRIEFE UND EINSCHREIBEN .......................................................................................................... 2 1.9 ALLGEMEINE EINGANGSPOST ................................................................................................................ 2 1.9.1 Vorzimmer Staatssekretär....................................................................................................................... 2 1.9.2 Abteilungen/Pressestelle......................................................................................................................... 2 1.10 TELEFAXEINGÄNGE ............................................................................................................................... 2 1.11 ELEKTRONISCHE DOKUMENTENÜBERTRAGUNG ...................................................................................... 3 1.11.1 Aufgaben der Poststelle beim Empfang................................................................................................. 3 1.11.2 Unmittelbar zugegangene Dokumente................................................................................................... 3 1.11.3 Zum Versand geeignete Dokumente ..................................................................................................... 3 1.11.4 Zuständigkeit für Versand ...................................................................................................................... 3 1.11.5 Prüfung der Versandadresse ................................................................................................................. 4 1.11.6 Versand.................................................................................................................................................. 4 1.11.7 Dokumentation ....................................................................................................................................... 4 2. ZEICHNUNG DER POSTAUSGÄNGE ........................................................................... 4 2.1 SCHLUßZEICHNUNG DURCH MINISTER .................................................................................................... 4 2.2 SCHLUßZEICHNUNG DURCH STAATSSEKRETÄR ....................................................................................... 5 2.3 SONSTIGE ZEICHNUNGSRECHTE ............................................................................................................ 5 2.3.1 Abteilungsleitung..................................................................................................................................... 5 2.3.2 Bedienstete ............................................................................................................................................. 5 2.4 DIENSTWEG .......................................................................................................................................... 5 3. VORLAGEN AN DIE LEITUNG DES HAUSES .............................................................. 5 3.1 VORLAGEPFLICHTEN ............................................................................................................................. 5 3.2 FORM UND AUFBAU DER VORLAGEN ...................................................................................................... 6 3.3 BESPRECHUNGEN/SITZUNGEN ............................................................................................................... 6 3.4 BETEILIGUNG ANDERER ABTEILUNGEN UND REFERATE........................................................................... 6 3.5 TERMIN-, FRISTGEBUNDENE ODER SONSTIGE DRINGLICHE VORLAGEN..................................................... 6 3.6 VORLAGEN AN DEN MINISTERRAT........................................................................................................... 7 4. VORLAGE ZUM ZWECK DER ZEICHNUNG................................................................. 7 4.1 ZEICHNUNG VON REINSCHRIFT UND ENTWURF........................................................................................ 7 4.2 DATUM ................................................................................................................................................. 7 4.3 AKTENZEICHEN ..................................................................................................................................... 8 4.4 ADRESSIERUNGEN ................................................................................................................................ 8 4.5 VERTEILER............................................................................................................................................ 8 4.6 DURCHSCHRIFTEN................................................................................................................................. 8 4.7 SCHRIFTBILD......................................................................................................................................... 8 5. BEARBEITUNG DER VORGÄNGE................................................................................ 9 5.1 ALLGEMEINE BEARBEITUNGSGRUNDSÄTZE ............................................................................................ 9 5.2 RÜCKSPRACHEVERMERK/KVA-VERMERK .............................................................................................. 9 5.3 ZUSAMMENARBEIT DER ABTEILUNGEN UND REFERATE ........................................................................... 9 6. PERSONENBEZOGENE BEZEICHNUNG................................................................... 10 7. WEGFALL VON VORSCHRIFTEN .............................................................................. 10 ANLAGE 1: ELEKTRONISCHER BRIEFKOPF ........................................................................................................................ 11 ANLAGE 2: VORLAGEN/VERMERKEFORM .......................................................................................................................... 12 ANLAGE 3: VERTEILER.................................................................................................................................................... 13 ANLAGE 4: MUSTER EINGEBUNDENER VERTEILER .............................................................Fehler! Textmarke nicht definiert. Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 1 von 14 - 1. Posteingang 1.1 Poststelle Zentrale Eingangsstelle für alle Dienstpost des Ministeriums für Umwelt, Energie und Verkehr ist die Poststelle des Referates Zentrale Dienste im Dienstgebäude Halbergstraße 50 (derzeit Erdgeschoß, Zimmer 0.14, für elektronische Post derzeit 3. Etage, Zimmer 03.20). 1.2 Persönlich adressierte Post 1.2.1 Allgemein Alle Postsendungen, die namentlich an eine bestimmte Person im Hause gerichtet sind, werden von der Poststelle ungeöffnet über die zuständige Abteilung der betreffenden Person ungeöffnet ausgehändigt. Posteingänge, die den Zusatz „zu Händen“ tragen, gelten nicht als persönlich adressiert. Sie sind von der Poststelle zu öffnen und in den allgemeinen Postgang zu geben. Falls persönlich adressierte Postsendungen versehentlich geöffnet werden, ist das Briefkuvert wieder zu verschließen und mit dem Vermerk „Versehentlich geöffnet von: ............................“ (Name, Datum, Unterschrift) zu versehen. 1.2.2 Dienstlicher Inhalt Postsendungen dienstlichen Inhalts, die aufgrund persönlicher Adressierung ungeöffnet der/dem Bediensteten zugestellt oder z.B. durch Boten überbracht wurden, sind unverzüglich der Poststelle zuzuleiten. Ausnahmsweise kann eine Fotokopie in den Posteingang gegeben werden, wenn eine eilige Bearbeitung dringend erforderlich ist. Auf der Fotokopie ist der Grund für dieses Vorgehen kurz anzugeben. Die Bediensteten, denen persönlich adressierte Postsendungen dienstlichen Inhalts zugestellt werden, haben die Absenderin/den Absender darauf hinzuweisen, daß künftig die persönliche Adressierung zu unterlassen ist. 1.3 Minister- und Staatssekretärspost sowie Posteingänge für das Ministerbüro Die an den Minister und den Staatssekretär persönlich gerichtete Post ist von der Poststelle nach dem Eingang ungeöffnet in den jeweiligen Vorzimmern des Ministers bzw. des Staatssekretärs vorzulegen. Dies gilt auch für die an das Ministerbüro gerichtete Post. 1.4 Posteingänge in Ministerrats-, Landtags-, Bundestags- und Bundesratsangelegenheiten Die Posteingänge sind von der Poststelle unmittelbar der Leitung des für Kabinetts- und Parlamentsangelegenheiten zuständigen Referates zuzuleiten. 1.5 Posteingänge mit Kennzeichnung -“Personal“- Die mit „Personal“ gekennzeichneten Posteingänge sind von der Poststelle ungeöffnet dem Personalreferat zuzuleiten. Personalbezogene Posteingänge (z.B. ärztliche Gutachten), die nicht mit "Personal" gekennzeichnet sind, sind von der Poststelle wieder zu verschließen, mit Namenszeichen und Datum zu versehen und dem Personalreferat zuzuleiten. 1.6 Posteingänge Vorprüfungsstelle Die an die Vorprüfungsstelle gerichtete Eingangspost ist dieser von der Poststelle unmittelbar ungeöffnet zuzustellen. Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 2 von 14 - 1.7 Verschlußsachen Verschlußsachen dürfen nur von dem/der namentlich genannten Empfänger/in bzw. dessen/deren Vertreter/in im Amt geöffnet werden. Sofern Verschlußsachen in der Poststelle vorgelegt werden, sind sie unverzüglich an den/die Adressaten/Adressatin weiterzuleiten. Im übrigen ist nach den Vorschriften der Verschlußsachenanweisung zu verfahren. 1.8 Wertbriefe und Einschreiben Der Eingang von Wertbriefen und Einschreiben ist von der Poststelle in einem Posteingangsbuch gesondert zu registrieren. Sofern keine persönliche Adressierung vorliegt, sind Wertbriefe ungeöffnet an den Beauftragten für den Haushalt weiterzuleiten. Auf dem Kuvert der Wertbriefe und Einschreiben ist die Nummer der Registrierung zu vermerken. 1.9 Allgemeine Eingangspost 1.9.1 Vorzimmer Staatssekretär Folgende Eingangspost, die nicht gem. 1.2 -1.8 behandelt wird, ist von der Poststelle − zu öffnen, − mit Eingangsstempel zu versehen, − auf die zuständige Abteilung auszuzeichnen und − im Vorzimmer des Staatssekretärs nach Abteilungen geordnet vorzulegen: a) Persönliche Schreiben an den Minister oder den Staatssekretär, b) Schreiben von Mitgliedern der Regierungen anderer Länder, c) Schreiben von Dienststellen ausländischer Staaten, d) Schreiben von Landtags-, Senats- und Bundestagspräsidenten und -abgeordneten e) Schreiben von Mitgliedern der Landesregierung, f) Schreiben der saarländischen Landkreise, des Stadtverbandes Saarbrücken und der saarländischen Kommunen, g) Schreiben von politischen Parteien und deren Gliederungen, h) Schreiben von im Saarland anerkannten Naturschutzverbänden. 1.9.2 Abteilungen/Pressestelle Alle sonstige Eingangspost leitet die Poststelle unmittelbar den zuständigen Abteilungen zu, Schreiben von Medien (Zeitungen, Zeitschriften, Rundfunk, Fernsehen) sowie alle Informationsersuchen (z.B. Anforderung von Broschüren oder Bitte um Umweltinformationen) von Bürgerinnen und Bürgern, Wissenschaftlern etc. direkt dem Presse- und Öffentlichkeitsreferat. Die Abteilungsleiter kennzeichnen die ihnen vorgelegten Posteingänge mit Namenszeichen oder Diagonalstrich im Eingangsstempel und verfügen erforderliche Weisungen für die Bearbeitung. Sie tragen dafür Sorge, daß Eingänge von grundsätzlicher oder politischer Bedeutung unverzüglich dem Staatssekretär vorgelegt werden. 1.10 Telefaxeingänge Für die Behandlung der Posteingänge mittels Telefax gelten dieselben Bestimmungen wie für die übrigen Posteingänge. Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 3 von 14 - 1.11 Elektronische Dokumentenübertragung Elektronische Dokumente im Sinne dieser Dienstanweisung ist Schriftgut mit dienstlichem Inhalt, das nach den Grundsätzen der allgemeinen Aktenverwaltung zu den Akten zu nehmen ist. Elektronische Nachrichten untergeordneter Bedeutung, z.B. Nachrichten zur Abstimmung von Terminen und Arbeitszwischenergebnissen, sind in der Regel keine elektronischen Dokumente im Sinne dieser Anordnung. Grundsätzlich gelten für die elektronischen Dokumente dieselben Regelungen wie für normale Briefpost mit folgenden Ergänzungen: 1.11.1 Aufgaben der Poststelle beim Empfang Die Aufgaben der Poststelle beim Empfang von elektronischen Dokumenten sind: − das Postfach für elektronische Dokumente an allen Arbeitstagen regelmäßig, mindestens jedoch je einmal vormittags und nachmittags, auf Eingänge hin zu überprüfen, − die eingegangenen Dokumente auszudrucken, mit dem Eingangsstempel zu versehen und in den Geschäftsgang zu geben sowie − die eingegangenen Dokumente elektronisch abzulegen und jeweils spätestens zum Ende des auf die Speicherung folgenden Monats zu löschen. Soweit technisch möglich, sendet die Poststelle die elektronischen Dokumente über das hausinterne Nachrichtensystem an die benannten Bediensteten. Auf Anforderung von Bediensteten stellt die Poststelle im Postfach gespeicherte elektronische Dokumente in elektronischer Form zur Verfügung. Die Poststelle prüft zuvor, ob das Ersuchen im Rahmen der Aufgaben der empfangenden Stelle liegt. 1.11.2 Unmittelbar zugegangene Dokumente Den einzelnen Bediensteten unmittelbar zugesandte elektronische Dokumente sind auszudrucken und mit dem Eingangsdatum zu versehen. Sie sind entsprechend der Ziffer 1.2.2 in den Geschäftsgang zu geben, sofern ihre Bedeutung dies erfordert. Unzuständigkeitshalber empfangene Dokumente sind unverzüglich an den zuständigen Adressaten weiterzuleiten und anschließend im eigenen Postfach zu löschen. Der vertretungsweise Zugriff auf das Postfach ist für die Abwesenheit des Mitarbeiters sicherzustellen. 1.11.3 Zum Versand geeignete Dokumente Auf dem Weg der elektronischen Dokumentenübertragung dürfen grundsätzlich alle Schreiben und sonstigen Dokumente versandt werden, für die nicht zwingend eine eigenhändige Unterschrift vorgesehen ist oder bei denen sonstige Form- oder Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen. Es dürfen z.B. nicht elektronisch versandt werden: • Schreiben in Personalangelegenheiten (Datenschutz) oder • ausführbare EDV-Programme, wie WORD oder EXCEL (Sicherheits- und Urheberrecht). Im Behördenbriefverkehr innerhalb der Saarländischen Landesregierung ist die elektronische Dokumentenübertragung grundsätzlich zu nutzen. Dokumente, die als elektronische Post übermittelt wurden, dürfen zur Vermeidung unnötiger Kosten nicht parallel in einem anderen Verfahren (Fax oder Briefpost) versendet werden. 1.11.4 Zuständigkeit für Versand Die Versendung von elektronischen Dokumenten erfolgt unmittelbar durch die einzelnen Bediensteten. Bei Bediensteten, die nicht über einen eigenen Zugang zur elektronischen Post verfügen, trifft die jeweilige Abteilung Regelungen, wie deren Dokumente elektronisch versendet werden. Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 4 von 14 - 1.11.5 Prüfung der Versandadresse Elektronische Post ist grundsätzlich an die Poststelle der Adressaten zu versenden. Der Direktversand an die elektronische Adresse einzelner Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen ist nur aus besonderen Gründen zulässig, z.B. wenn es sich um elektronische Post mit vertraulichem oder zeitkritischem Inhalt handelt. 1.11.6 Versand Für elektronisch zu versendende Dokumente ist der Kopfbogen nach Muster Anlage 1 zu verwenden. Bei der Versendung an mehrere Adressaten sind alle Adressaten und die jeweilige Übertragungsart im Adressbereich des Dokumentes aufzunehmen. Die elektronische Versandadresse muß mit der im Text des elektronischen Dokuments angegebenen Anschrift übereinstimmen. Dies ist von der für die Versendung verantwortlichen Person zu überprüfen. Jedes zum Versand bestimmte Dokument ist am Ende mit dem Namen der schlußzeichnenden Person und dem Zusatz "gez." zu versehen (Beispiel: "gez. Werner Müller"). Sofern Absender und Unterzeichner nicht identisch sind, hat der Absender vor Absendung des Dokuments die Zustimmung des Unterzeichners hierzu einzuholen und dies auf dem auszudruckenden Dokument durch Unterschrift zu dokumentieren. Die einem elektronischen Dokument beigefügten Dateianlagen sind in der Nachricht einzeln aufzuführen, um der empfangenden Stelle eine Überprüfung der Anzahl und des Formats der Anlagen zu ermöglichen. 1.11.7 Dokumentation Zur Dokumentation ist die elektronische Absendebestätigung auszudrucken und zu den Akten zu nehmen. Anstelle der Absendebestätigung kann auf dem für die Akten bestimmten Ausdruck des Dokuments auch handschriftlich die Versendungsart, das Datum und das Namenszeichen der absendenden Person vermerkt werden. 2. Zeichnung der Postausgänge 2.1 Schlußzeichnung durch Minister Zur Schlußzeichnung sind dem Minister folgende Vorgänge vorzulegen: a) Vorlagen an den Ministerrat, b) Schreiben an den Präsidenten des Deutschen Bundestages oder den Präsidenten des Bundesrates, c) Schreiben an den Landtagspräsidenten oder den Ministerpräsidenten, d) Schreiben an Bundesminister, Minister der übrigen Bundesländer oder saarländische Minister, soweit es sich um Angelegenheiten von politischer oder sonstiger grundsätzlicher Bedeutung oder um die Beantwortung von Schreiben handelt, die persönlich gezeichnet sind, e) Schreiben an Landtagsabgeordnete oder Bundestagsabgeordnete und an politische Parteien, f) Schreiben an Gewerkschaften oder andere Berufsverbände, wenn es sich um Angelegenheiten von politischer und sonstiger grundsätzlicher Bedeutung handelt, g) Schriftstücke, die der Minister beim Posteingang mit einem grünen Kreuz versehen hat, h) Entscheidungen über Staatszuschüsse, soweit sie nicht delegiert sind, Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 5 von 14 - i) Antwortschreiben auf an den Minister persönlich gerichtete Post, es sei denn der Minister hat die Beantwortung solcher Post an eine Abteilung übertragen. In diesem Fall ist der Hinweis aufzunehmen, daß eine Beauftragung zur Beantwortung des Schreibens durch den Minister erfolgt ist. 2.2 Schlußzeichnung durch Staatssekretär Der Staatssekretär zeichnet abschließend: a) in unaufschiebbaren Fällen Vorgänge, die nach Nr. 2.1 dem Minister zur Schlußzeichnung vorbehalten sind, b) alle Vorgänge, die der Minister zur Schlußzeichnung durch den Staatssekretär bestimmt hat (grünes Doppelkreuz), c) alle Vorgänge, die der Staatssekretär beim Posteingang mit einem blauen Kreuz versehen hat, d) Erlasse und Verfügungen an nachgeordnete Behörden, soweit es sich um Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung handelt. 2.3 Sonstige Zeichnungsrechte 2.3.1 Abteilungsleitung Die Abteilungsleiter zeichnen abschließend sämtliche Vorgänge, die nicht unter Ziffer 2.1 und 2.2 fallen. 2.3.2 Bedienstete Referatsleitern und sonstigen Mitarbeitern kann allgemein für bestimmte Sachgebiete oder im Einzelfall das Zeichnungsrecht übertragen werden (§ 9 Abs. 4 Organisationserlaß der Landesregierung vom 19.02.1991), insbesondere für Schriftverkehr innerhalb des Hauses. Die Übertragung erfolgt durch besondere Verfügung des Referates Personal/Organisation. 2.4 Dienstweg Bei der Zuleitung von Schriftstücken an die Hausspitze (auch KvA) ist der Dienstweg einzuhalten (Referatsleitung, Abteilungsleitung, Staatssekretär, Minister). Mitzeichnung ist erforderlich. Ist in besonders gelagerten Dringlichkeitsfällen eine direkte Unterrichtung des Ministers oder des Staatssekretärs angezeigt, ist eine entsprechend gekennzeichnete Kopie vorab unmittelbar zuzuleiten. Die Kopie kann auch elektronisch versandt werden. Das Original des Schriftstücks ist unverzüglich auf dem Dienstweg zuzuleiten; dabei ist auf die VorabKopie hinzuweisen. Mündliche Unterrichtungen sind durch Vermerke zu dokumentieren und den genannten Vorgesetzten ebenfalls unverzüglich zur Kenntnis zu geben. 3. Vorlagen an die Leitung des Hauses 3.1 Vorlagepflichten Dem Minister und dem Staatssekretär sind zur Entscheidung oder Unterrichtung vorzulegen: a) Vorgänge von grundsätzlicher politischer oder herausragender sachlicher Bedeutung, b) Vorgänge, bei denen Formvorschriften dies erfordern oder ein Geschäftsgangsvermerk es anordnet. Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 6 von 14 - 3.2 Form und Aufbau der Vorlagen Um eine schnelle und dennoch erschöpfende Information der Hausspitze, die die notwendigen Entscheidungsgrundlagen sowie einen Überblick über die im Hause anfallenden wesentlichen Aufgaben und Probleme verschafft, zu gewährleisten, sind Vorlagen/Vermerke nach dem beiliegenden einheitlichen Muster (Anlage 2) zu fertigen. Die im Muster enthaltenen Anmerkungen sind hierbei zu beachten. Insbesondere gilt: • Bei Vorlagen/Vermerken, die finanzielle oder haushaltsrelevante Aussagen oder Darstellungen enthalten, ist wie folgt zu verfahren: − Die finanziellen oder haushaltsrelevanten Aussagen sind vorab mit dem Haushaltsreferat abzustimmen. − Unter Punkt "Auswirkungen/Kosten" ist zu vermerken, daß eine Abstimmung mit dem Haushaltsreferat erfolgt ist. − Vertritt das Haushaltsreferat gegenüber dem jeweiligen Fachreferat eine abweichende Auffassung, ist diese darzustellen. − Die Mitzeichnung des Haushaltsreferates ist vor Zuleitung des Vermerkes an den Adressaten sicherzustellen. 3.3 Besprechungen/Sitzungen Über das Ergebnis von Besprechungen ist die Hausspitze ebenfalls unter Verwendung des vorgegebenen einheitlichen Musters zu unterrichten. Der Bericht soll sich auf wesentliche, insbesondere politische Aspekte beschränken und nach Möglichkeit stichwortartig abgefaßt sein. Nicht erforderlich ist eine Unterrichtung über Besprechungen u.ä., die ausschließlich der Sachverhaltsaufklärung unbedeutender Einzelfälle dienen. Der Bericht ist dem Minister unmittelbar zuzuleiten. Eine Durchschrift des Berichtes ist gleichzeitig auf dem Dienstweg dem Staatssekretär vorzulegen. Die gleiche Regelung gilt für Sitzungen der Ausschüsse des Landtages. Über das Ergebnis ist spätestens am Tage nach der Sitzung zu berichten. In diesen Bericht sind an das MUEV gerichtete Anfragen und Wünsche aufzunehmen. Der Bericht soll sich im übrigen auf das wesentliche, insbesondere politische Ergebnis der Beratung beschränken. 3.4 Beteiligung anderer Abteilungen und Referate Von beteiligten Abteilungen bzw. beteiligten Referaten innerhalb der Abteilungen sind Mitzeichnungen einzuholen. Zu beachten ist jedoch, daß die Zahl der zu beteiligenden Abteilungen und Referate auf das Notwendigste zu beschränken ist. Die Vorlagen sind so rechtzeitig in den Geschäftsgang zu geben und weiterzuleiten, daß auch den zu beteiligenden Stellen eine angemessene Zeit zur Prüfung und zur Abgabe einer Stellungnahme verbleibt. Bei besonderer Dringlichkeit und/oder wenn eine große Zahl von Stellen mitzuzeichnen hat, sollen diesen Stellen Entwurfsabschriften mit dem Zusatz zugeleitet werden, daß ihr Einverständnis angenommen wird, wenn Bedenken nicht innerhalb einer bestimmten Frist geltend gemacht werden. 3.5 Termin-, fristgebundene oder sonstige dringliche Vorlagen Die Vorlagen müssen beim Empfänger so rechtzeitig eingehen, daß dieser hinreichend Zeit zur Prüfung sowie für Rückfragen, Weisungen usw. hat. Sie müssen in der Regel innerhalb folgender Mindestfristen dem Empfänger vorliegen: Vorlagen größerer Bedeutung oder größeren Umfangs, insbesondere Berichte an den Landtag oder Ministerrat, Entwürfe von Reden und Vorträgen 8 Tage, weniger umfangreiche Vorlagen 3 Tage. Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 7 von 14 - Eine noch frühere Vorlage an den Endempfänger ist geboten, wenn dies wegen der besonderen Bedeutung, Schwierigkeit oder des Umfangs der Vorlage angezeigt erscheint oder wenn die Termine für die Vorlage bereits seit längerem bekannt sind. Besonders angeordnete Termine, z.B. auf Eingängen, die sich der Minister oder der Staatssekretär zur Zeichnung vorbehalten haben oder für die das Ministerbüro zuständig ist, sind unbedingt einzuhalten. Dies gilt insbesondere auch für die dem Chef der Staatskanzlei gemeldeten Termine für die Vorlagen unseres Hauses an den Ministerrat; diesbezügliche Verzögerungen sind unter Angabe der Gründe rechtzeitig dem für Kabinettsund Parlamentsangelegenheiten zuständigen Referat mitzuteilen. 3.6 Vorlagen an den Ministerrat Entwürfe von Ministerratsvorlagen sind, bevor sie anderen Häusern zur Abstimmung zugesandt werden, über das für Kabinetts- und Parlamentsangelegenheiten zuständige Referat der Hausspitze vorzulegen. Vorlagen, bei denen eine geschlechtsparitätische Besetzung von Gremien gem. § 29 Landesgleichstellungsgesetz (LGG) in Rede steht, ist die Frauenbeauftrage durch die Abteilung A in die Entscheidungsfindung einzubinden. In der Ministerratsvorlage ist aufzunehmen, daß eine Prüfung gemäß § 29 LGG stattgefunden hat. 4. Vorlage zum Zweck der Zeichnung 4.1 Zeichnung von Reinschrift und Entwurf Bei Schreiben außerhalb des Hauses ist für die Ausfertigung der Reinschrift der jeweilige Kopfbogen (Ministerkopfbogen, Staatssekretärkopfbogen oder Hauskopfbogen) zu verwenden. Schreiben an Landesdienststellen erfolgen ohne Anrede und Grußformel. Bei einer offiziellen oder persönlichen Anrede ist als Schlußformel im allgemeinen die Formulierung „Mit freundlichen Grüßen“ zu verwenden. Der Name des Unterzeichners ist maschinenschriftlich ohne Klammerzusatz anzugeben. Auf die Angabe der Dienstbezeichnung sollte verzichtet werden. Von jedem Schriftstück, das in Reinschrift unterschrieben wird, ist ein Entwurf zu fertigen. Bei Schreiben, die voraussichtlich weder formelle noch sachliche Änderungen erfahren, genügt es, wenn hierzu ein Mehrausdruck (ohne Kopfbogen) durch Stempelaufdruck als Entwurf gekennzeichnet wird. Entwürfe sind von den Unterzeichnenden und den Mitzeichnenden mit Namenszeichen und Datum zu kennzeichnen. 4.2 Datum Um sicherzustellen, daß abgehende Schreiben möglichst auf den Absendetag datiert sind, ist bei der Fertigung kein Datum anzugeben. Von der absendenden Stelle ist dann als Datum des Schreibens das Datum des Absendetages (sowohl auf dem Entwurf als auch auf der Reinschrift) mit Stempelaufdruck einzusetzen. Hiervon ausgenommen sind: • Vermerke (Datum der Fertigung ist einzutragen), • Schreiben im Rahmen der Mittelbewirtschaftung und Rechnungslegung (aus haushaltsrechtlichen und -technischen Gründen), • Schreiben, die unter Verwendung des Ministerkopfbogens erstellt und dem Minister zur Schlußzeichnung vorgelegt werden. Hier ist als Datum der Tag der Fertigung zuzüglich drei Arbeitstage (Vordatierung) einzutragen. Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 8 von 14 - 4.3 Aktenzeichen Auf allen Schreiben ist das abteilungsinterne Aktenzeichen auf Entwurf, Durchschrift und Reinschrift anzubringen. Dies gilt auch bei der Verwendung der Minister- und Staatssekretärskopfbogen. Hiervon ausgenommen sind: • Schreiben, die unter Verwendung des Ministerkopfbogens erstellt und dem Minister zur Schlußzeichnung vorgelegt werden. Hier ist auf Durchschrift und Reinschrift keine Kennung anzubringen. Sofern es sich hierbei um Zuwendungsbescheide handelt, ist das Aktenzeichen in den Betreff aufzunehmen. 4.4 Adressierungen Zur Vermeidung unnötiger zeitlicher Verzögerungen bei der Versendung von Antwortschreiben, Durchschriften und sonstiger Unterlagen sind exakte und vollständige Anschriften anzugeben, d.h. neben der Dienststelle auch Referats- bzw. Abteilungsbezeichnungen sowie Betreff, Bezug und Aktenzeichen. 4.5 Verteiler Bei Rundschreiben/Adressierungen innerhalb des Geschäftsbereiches ist der als Anlage 3 beigefügte Verteiler zu verwenden. Bei eingeschränkter Verwendung oder Einbindung in die jeweiligen Schreiben ist die vorgegebene Form beizubehalten (Beispiel Anlage Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.). Bei Angelegenheiten von herausgehobener Bedeutung sind Rundschreiben nachrichtlich dem Staatssekretär zuzuleiten. 4.6 Durchschriften Durchschriften von Schriftstücken, Gutachten u.ä. sind aus verwaltungsökonomischen Gründen nur dann an andere Behörden zu versenden, wenn im Einzelfall ein dienstliches Interesse besteht oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder sonst ausdrücklich angeordnet wurde. Bei Antworten auf Anfragen, die von politischen Gruppierungen an das MUEV gerichtet sind und ortsbezogene Sachfragen betreffen, sind der zuständigen Verwaltungsebene (Kommune, Landkreise) Durchschriften zuzuleiten. 4.7 Schriftbild Um im Schriftverkehr eine einheitliche Darstellung des Hauses nach außen zu gewährleisten, ist bei allen Schriftstücken, die mit einem PC erstellt werden, grundsätzlich das Schriftbild „Arial“ in der Schriftgröße „12“ zu verwenden. Abweichungen von der Schriftgröße sind je nach Bedarf bei Tabellen, Listen etc. zulässig. Sofern das Schriftbild „Arial“ systembedingt nicht zur Verfügung steht, ist ein artverwandtes Schriftbild, z.B. „Helvetica“ oder „Univers“, zu verwenden. Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 9 von 14 - 5. Bearbeitung der Vorgänge 5.1 Allgemeine Bearbeitungsgrundsätze Vorgänge sind zügig zu bearbeiten. Ist ein abschließender Bescheid nicht innerhalb eines Monats möglich, ist dem Antragsteller oder der anfragenden Dienststelle spätestens nach 14 Tagen ein Zwischenbescheid zu erteilen. Wenn sich bereits bei Eingang des Vorganges herausstellt, daß die Antwort aufgrund der Einschaltung mehrerer Stellen länger dauert, ist dies dem Anfragenden umgehend mitzuteilen. Gegenüber Privatpersonen erfolgt die Benachrichtigung schriftlich, gegenüber Ämtern oder Dienststellen anderer Geschäftsbereiche oder Behörden des Bundes schriftlich oder elektronisch. Gegenüber Abteilungen und Referaten des Hauses oder Ämtern des eigenen Geschäftsbereiches kann die Benachrichtigung auch telefonisch erfolgen. Telefonische Benachrichtigungen sind aktenkundig zu machen. Sofern durch Verfügung des Ministers, des Staatssekretärs oder der Abteilungsleiter kürzere Bearbeitungsfristen auf dem Vorgang genannt sind oder Vorgänge als eilbedürftig oder vordringlich bezeichnet sind, sind die Gründe für eine nicht fristgerechte Erledigung dem Verfügenden unverzüglich darzulegen. 5.2 Rücksprachevermerk/KvA-Vermerk Die vom Minister und dem Staatssekretär mit Rücksprachevermerk versehenen Vorgänge werden im Vorzimmer des Staatssekretärs registriert. Rücksprachen sind grundsätzlich durch den Abteilungsleiter (im Verhinderungsfall durch seinen Vertreter) oder der sonst namentlich bezeichneten Person unverzüglich wahrzunehmen, spätestens am nächsten festgelegten Rücksprachetermin. Entsprechendes gilt für die von der Abteilungsleitung verfügten Rücksprachen. Mit der Abgabe eines Zwischenbescheides ist die Verfügung "KvA" in der Sache noch nicht erledigt. Entscheidend ist die endgültige Antwort. Zwischenbescheide sind bei KvA- Vermerken des Ministers oder des Staatssekretärs als Kopie an das Ministerbüro zu geben. 5.3 Zusammenarbeit der Abteilungen und Referate Die Abteilungen und Referate haben sich bei der Bearbeitung von Vorgängen, die den Arbeitsbereich mehrerer Abteilungen oder Referate betreffen, gegenseitig zu beraten, zu unterstützen und zu beteiligen. Dabei sind die Vorgänge vom demjenigen Referat federführend zu bearbeiten, dessen Arbeitsbereich überwiegend berührt wird. Bei der abschließenden Bearbeitung solcher Vorgänge ist das Einverständnis der beteiligten Abteilungen oder Referate im Wege der Mitzeichnung • bei Schreiben nach außen: im Entwurf • bei internen Vermerken, z.B. an Hausleitung: auch auf dem Orginal herbeizuführen. Im Rahmen der vorgenannten Pflichten ist grundsätzlich vorab die Frage der eigenen Zuständigkeit (Abteilung, Referat) zu prüfen. Im Falle der Unzuständigkeit sind Vorgänge kurzerhand an die zuständige Abteilung oder innerhalb der Abteilung an das zuständige Referat weiterzuleiten. Die Einbeziehung von Registraturstellen bei der Weiterleitung von Vorgängen ist zu beachten. Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 10 von 14 - 6. Personenbezogene Bezeichnung Die in dieser Dienstanweisung verwendeten Amts- und Funktionsbezeichnungen sowie sonstigen personenbezogenen Bezeichnungen gelten für Frauen in der weiblichen und für Männer in der männlichen Sprachform. 7. Wegfall von Vorschriften Bisher ergangene Regelungen, die dieser Dienstanweisung entgegenstehen, werden hiermit aufgehoben. Insbesondere werden aufgehoben: • Verwaltungsanordnung Nr. 1/86, A/1-Schm/Jm, vom 30.05.1986 • Ergänz. Anordnung zur Verwaltungsanordnung Nr., A/1-ORG-Th/Ve, vom 16.12.1986 • Organisationserlaß 01/90 vom 11.06.1990 (Datum, Schlußzeichnung) • Organisationserlaß 05/94 vom 21.11.1994 (Aktenzeichen) • Organisationserlaß 01/95 vom 03.02.1995 (Datum, abteilungsinterne Kennungen) • Organisationserlaß 04/95 vom 11.05.1995 (Vordatierung) • Organisationserlaß 02/96 vom 16.07.1996 (Vorlagen/Vermerke, Verteiler, Schriftbild) • Organisationserlaß Nr. 7/94 vom 15.12.1995, Ziffer II. (Zuleitung von Schriftstücken) • Verfügung A/3-ORG-Sg vom 29.08.1990 (Schlußzeichnung von Schreiben an Zweckverb.) • Dienstanweisung A/4-I/1020/Schö/Be vom 18.03.1991 (Behandlung der Posteingänge) • Dienstanweisung A/2-JH/Dg vom 22.03.1996 (Aktualisierung Behandlung der Posteingänge) • Verfügung vom 24.02.1986, A/1-ORG-Th/Kr (Postausgänge: Angabe Dienstbezeichnung) • Verfügung A/3-ORG-Sg vom 16.10.1990 (Verfahrensablauf beim Fertigen von Durchschriften und Adressierung von Schreiben) • Verfügung StS vom 18.11.1997 (Hausinternes Verfahren bei der Vorbereitung von Vorlagen an den Ministerrat) • Schreiben M/3 Lc vom 03.12.1997 (Vorlagen an den Ministerrat - Gremiumbesetzung) + ergänzendes Schreiben A/3-IV.2.2-1358/97 Jm/Mü vom 28.01.1998 In Vertretung Heiko Maas Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 11 von 14 - Saarland Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Postanschrift: Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr, Postfach 10 24 61 D-66024 Saarbrücken Hausanschrift: Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr, Halbergstr. 50, D-66121 Saarbrücken X.400: s=poststelle; o=muev; p=saarland; a=umi-de;c=de E-Mail: poststelle@muev.x400.saarland.de - E l e k t r o n i s c h e P o s t - Ministerium für ........................... ................................. ................................. Aktenzeichen Bearbeiter/in Telefon Telefax Saarbrücken ........................ ..................... 0681/501-........ 0681/501-........ ..................... Anlage 1 Der elekronische Briefkopf steht jedem PC-Benutzer im Laufwerk W:\verteil\ schreibgeschützt zur Verfügung. Für Benutzer des Textverarbeitungsprogrammes Word für DOS heißt die Datei „MAILKOPF.TXT“, für Benutzer des Programmes Word für Windows „MAILKOPF.DOC“. Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 12 von 14 - Referat ... Saarbrücken, (Datum) (Aktenzeichen/Namenszeichen ) Vermerk für Herrn Minister/ für Herrn Staatssekretär im Hause (Betreff) (ggf. Bezug) I. Zweck II. Sachdarstellung/Lösungsmöglichkeiten III. Auswirkungen/Kosten IV. Votum Gefertigt Genehmigt Unterschrift Unterschrift Bearbeiter/in Referats- bzw. Abteilungsleiter/in Anlage: Die Adressierung erfolgt grundsätzlich ohne Namensnennung. Vermerke sind auf dem Dienstweg zuzuleiten, Abzeichnungen erfolgen neben der Adresse. Der Postlauf ist auf der Umlaufmappe anzugeben: RL, AL, M/1, StS, Min. Kurzfristig vom Minister angeforderte Vermerke sind als Kopie parallel auf dem Dienstweg dem StS zuzuleiten. Auf der Kopie ist zu vermerken, daß das Original vorab wegen Eilbedürftigkeit dem Minister zugeleitet wurde. Unterrichtung über zugrundeliegende Tatsachen und Hintergründe mit Darstellung und Wertung der Lösungsmöglichkeiten und Alternativen. Darzustellen sind insbesondere alle mit der Maßnahme verbundenen Auswirkungen im Hinblick auf: • Sachkosten einschl. techn. Ausstattung • Kosteneinsparungen • personelle Konsequenzen • positive und negative Auswirkungen auf den Naturhaushalt Bei finanziellen oder haushaltsrelevanten Aussagen ist zu vermerken, daß eine Abstimmung mit dem Haushaltsreferat erfolgt ist, abweichende Auffassungen sind darzustellen und die Mitzeichnung des Haushaltsreferates ist sicherzustellen. Sofern eine Entscheidung erforderlich ist, muß die Vorlage dies eindeutig ergeben und ein entsprechendes Votum enthalten. Bei eindeutigen Angelegenheiten sind erforderliche Antwortschreiben an Dritte bereits beizufügen. Bei Vermerken ist das Datum der Fertigung einzutragen. Kurzdarstellung über den wesentlichen Inhalt und Zweck der Vorlage, zu geben, z.B.: Information ..., Entscheidung ...,Stellungnahme zu ... etc. Muster Anlage 2 Ref.... Ref... Abt.... Das Mitzeichnungsraster ist nur aufzunehmen, wenn andere Referate oder Abteilungen beteiligt sind. Abzeichnungen bei der Zuleitung auf dem Dienstweg erfolgen weiterhin neben der Adresse (siehe oben). Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 13 von 14 - V e r t e i l e r Landesamt für Straßenwesen, Lindenallee 2a, 66538 Neunkirchen Landesamt für Umweltschutz, Don-Bosco-Straße 1, 66119 Saarbrücken Staatliches Institut für Gesundheit und Umwelt, Malstatter Straße 17, 66117 Saarbrücken Oberbergamt für das Saarland und das Land Rheinland-Pfalz, Am Staden 17, 66121 Saarbrücken Bergamt Saarbrücken, Heinrich-Böcking-Straße 13, 66121 Saarbrücken Forstamt Hochwald, Uhlandstraße 2, 66687 Wadern Forstamt Neunkirchen, Am Biedersberg, 66538 Neunkirchen Forstamt Saar-Mosel, Trierer Straße 148, 66663 Merzig Forstamt Saarpfalz, Kirchstraße 36, 66440 Blieskastel Forstamt Stadtverband Saarbrücken, Rußhütter Straße 26, 66287 Quierschied Forstamt St. Wendeler Land, Holzhauserhof 1, 66625 Türkismühle Forstamt Warndt-Saarlouis, Oberförstereistraße 4, 66740 Saarlouis Forstliches Berufsbildungszentrum, Im Klingelfloß, 66571 Eppelborn Forstplanungsanstalt, Von der Heydt 11, 66115 Saarbrücken Amt für Landentwicklung, Dillinger Straße 67, 66822 Lebach Landesamt für Kataster-, Vermessungs- und Kartenwesen, Von der Heydt 22, 66115 Saarbrücken Abteilung A, B, C, D, E, F, G Referat M/1, M/2, M/3 Landesbeauftragter für Klimaschutz und ökologische Wirtschaftspolitik Vorprüfungsstelle im Hause Entsorgungsverband Saar, Mainzer Straße 261 - 265, 66121 Saarbrücken Architektenkammer des Saarlandes, Am Neumarkt 11, 66117 Saarbrücken Kammer der Beratenden Ingenieure des Saarlandes, Franz-Josef-Röder-Straße 9, 66119 Saarbrücken Landwirtschaftskammer für das Saarland, Lessingstraße 12, 66121 Saarbrücken Talsperrenverband Nonnweiler, c/o Ministerium für Wirtschaft und Finanzen, Am Stadtgraben 6 - 8, 66111 Saarbrücken Vereinigung der Jäger des Saarlandes, Postfach 200628, 66047 Saarbrücken Der Verteiler steht jedem PC-Benutzer im Laufwerk W:\verteil\ schreibgeschützt zur Verfügung. Für Benutzer des Textverarbeitungsprogrammes Word für DOS heißt die Datei „VERMUEV.TXT“, für Benutzer des Programmes Word für Windows „VERMUEV.DOC“. Beide Dateien werden zu gegebenen Anlässen überarbeitet und automatisch in den Verzeichnissen der Abteilungen aktualisiert. Soweit noch keine Vernetzung erfolgt ist, werden Änderungen per Diskette übermittelt. Bei Angelegenheiten von herausgehobener Bedeutung sind Rundschreiben nachrichtlich dem Staatssekretär zuzuleiten. Anlage 3 Ministerium für Umwelt, Energie und Verkehr Dienstanweisung für den allgemeinen Dienstbetrieb, Stand: 03.03.1998 - Seite 14 von 14 - Einbinden des Verteilers in ein Schreiben des Referates E/3 1. Abteilung A, B, C, D, F, G Referat M/1, M/2, M/3, E/1, E/2, E/4, E/5 Landesbeauftragter für Klimaschutz und ökologische Wirtschaftspolitik Vorprüfungsstelle im Hause Text 2. Umlauf Referat E/3 Anlage 4 Muster