Dienstanweisung für den Einsatz der EDV-Verfahren auf Mehrplatzsystemen bei Gerichten und Staatsanwaltschaften im Bereich des Minsteriums der Justiz

1 5 1 0 29.12.1992 Dienstanweisung für den Einsatz der EDV- Verfahren auf Mehrplatzsystemen bei Gerichten und Staatsanwaltschaften im Bereich des Ministeriums der Justiz des Saarlandes AV des MdJ Nr. 27/1992 vom 29. Dezember 1992 (1510 - 34) 1. Allgemeines Durch diese Dienstanweisung wird der Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik (IuK-Technik) auf Mehrplatz-EDV-Anlagen des Betriebssystems UNIX bei Gerichten und Staatsanwaltschaften im Geschäftsbereich des Ministeriums der Justiz des Saarlandes geregelt. Mit dem Einsatz von EDV-Verfahren im Geschäftsbereich des Ministeriums der Justiz wird das Ziel verfolgt, - die Arbeitsqualität am Arbeitsplatz zu erhöhen, - den Zeitaufwand für die Erledigung von Routineaufgaben zu verkürzen, - die Übernahme und den Austausch von Daten und Texten im Rahmen des Erforderlichen und Zulässigen technisch zu erleichtern. 2. Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche 2.1 Benutzer Berechtigte Benutzer der IuK-Anlagen sind die Bediensteten, in deren Aufgabenbereich IuK-Technik angewandt wird. Anderen Bediensteten ist die Benutzung der IuK-Anlagen grundsätzlich nicht gestattet. Berechtigte Benutzer dürfen auf Daten lediglich im Rahmen der ihnen übertragenen Dienstaufgaben zugreifen. Richter, Staatsanwälte und Rechtspfleger sind berechtigte Benutzer auch hinsichtlich der Daten der ihnen zugeordneten Geschäftsstellen und Kanzleien. Die Zugriffsberechtigung umfasst dabei Stand: 16.9.2003 1 5 1 0 29.12.1992 nicht die Berechtigung zur Erfassung und zum Verändern von Daten. In den eingesetzten EDV-Verfahren sind die einzelnen Benutzerkennungen bestimmten Anwenderfunktionen zugeordnet. Dadurch wird ermöglicht, dem einzelnen Benutzer nur die Anwenderfunktion zur Verfügung zu stellen, die er zur Erledigung der ihm zugewiesenen Dienstaufgaben benötigt. Die Benutzerkennung und die Zugehörigkeit des Benutzers zu einer definierten Benutzergruppe bestimmen die Berechtigung des Benutzers zur Bearbeitung der einzelnen Dateien. Die Zugriffsschutzverfahren sind Standard des Betriebssystems UNIX. Die Zugriffsrechte werden entsprechend dem Geschäftsverteilungsplan bei der Verfahrensinstallation von dem Systembetreuer mit Hilfe eines nur diesem zur Verfügung stehenden Programms vergeben. Jeder Bedienstete ist in seinem Zuständigkeitsbereich für die vollständige und richtige Erfassung und Verarbeitung der Daten verantwortlich. Die zur Verfügung gestellten Handbücher und Dienstanweisungen sind zu beachten. Betriebsstörungen sind unverzüglich dem Systembetreuer mitzuteilen. 2.2 Systembetreuer Für die Betreuung der IuK-Geräte und der Anwendungsprogramme ist bei den mit EDV ausgestatteten Gerichten und Behörden durch den Dienststellenleiter unter Beachtung der Vorschriften des Saarländischen Richtergesetzes und des Saarländischen Personalvertretungsgesetzes ein Systembetreuer zu bestellen; es können auch mehrere Systembetreuer bestellt werden. Sie sind Ansprechpartner in EDV-Angelegenheiten für alle Mitarbeiter. Die Systembetreuer sind für die Aufrechterhaltung der Einsatzfähigkeit der örtlichen IuK-Technik primär verantwortlich. Sie sind insbesondere zuständig für - das Ein- und Ausschalten der Zentraleinheiten, - das Einrichten und Entfernen von Benutzerberechtigungen im EDV-System, Stand: 16.9.2003 1 5 1 0 29.12.1992 - die Durchführung der zentralen Datensicherung, - die Beratung von Anwendern in Fragen der Hard- und Softwarenutzung, - die Eingrenzung, Behebung und erforderlichenfalls Weitermeldung von Hard- und Softwarefehlern an die EDV-Koordinationsstelle, - die Protokollierung und Meldung der installierten Gerätekonfigurationen und Softwareprodukte, - den Anschluss von Peripheriegeräten. Systembetreuer dürfen nicht gleichzeitig Mitarbeiter der EDV- Koordinationsstelle sein. 2.3 EDV-Koordinationsstelle Bei dem Amtsgericht Saarbrücken 1 ist eine zentrale EDV- Koordinationsstelle eingerichtet. Die EDV-Koordinationsstelle ist zuständig für die Betreuung aller bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften des Geschäftsbereichs eingesetzten EDV-Verfahren. Zu ihrem Aufgabenbereich gehören insbesondere folgende Zuständigkeiten: - die Führung eines zentralen Hard/Softwareregisters, - die Beratung der Justizbehörden über den zweckmäßigen Einsatz von EDV-Verfahren, - die Entwicklung und Pflege zentraler EDV-Verfahren, - die Erarbeitung von Vorschlägen für die Verbesserung und Weiterentwicklung des EDV-Einsatzkonzepts, - die Generierung der erforderlichen Softwaresysteme und die Geräteinstallation in Abstimmung mit der ZDV-Saar, - die Erstellung von Betriebsunterlagen (Bedienungsanweisungen, Produktbeschreibungen), - die Mitwirkung bei Freigabetests von EDV-Verfahren, - die Behebung und gegebenenfalls Weitermeldung von Verfahrensstörungen, - die Erstschulung sowie eventuell erforderliche Nachschulungen der Benutzer, 1 Jetzt beim Ministerium der Justiz. Stand: 16.9.2003 1 5 1 0 29.12.1992 - die Vertretung des Geschäftsbereichs in länderübergreifenden Anwenderarbeitskreisen, - die Leitung des Systembetreuerarbeitskreises. 3. Hardware, Software, Zubehör 3.1 Hardware Für die Datenverarbeitung auf Mehrplatzsystemen werden UNIX- Rechner als Zentraleinheiten eingesetzt. Mit den Geräten dürfen nur dienstliche Aufgaben im Rahmen des jeweils vorgesehenen Nutzungskonzepts erledigt werden. Der Anschluss privater EDV-Anlagen an die UNIX- Mehrplatzsysteme ist unzulässig. 3.2 Software Im Echteinsatz dürfen nur durch das Ministerium der Justiz freigegebene EDV-Verfahren eingesetzt werden. Verfahrenserprobungen und -testläufe bedürfen der vorherigen Genehmigung durch das Ministerium der Justiz. Der Einsatz von nicht dienstlich beschaffter oder entwickelter Software auf dienstlichen EDV-Anlagen ist unzulässig. 3.3 Zubehör Als Datenträger werden in erster Linie die Platten der Zentraleinheit eingesetzt. Sie dienen der Aufnahme des Betriebssystems, der Anwendersoftware und der Daten. Die Einrichtung und Aufteilung der Platten wird von der EDV-Koordinationsstelle in Zusammenarbeit mit der ZDV-Saar vorgenommen. Bewegliche Datenträger (Disketten und Magnetbandkassetten) dürfen lediglich zur Datensicherung und für Updates von Programmen verwendet werden. Sie sind in einem für Unbefugte unzugänglichen Raum in einbruchsicheren, hitze- und säurebeständigen Behältnissen (Data-Safes) aufzubewahren. Disketten und Magnetbandkassetten sind entsprechend den Herstellerhinweisen zu behandeln. Sie sind bei Benutzung mit AufkleStand: 16.9.2003 1 5 1 0 29.12.1992 bern zu versehen, aus denen der Inhalt des Datenträgers hervorgeht. Bei Bedarf sind die Datenträger um ein separates Inhaltsverzeichnis sowie weitere Hinweise für die Umsetzung des Inhalts zu ergänzen. Nicht mehr benötigte Datenträger sind unabhängig von ihrer Funktionsfähigkeit datenschutzgerecht zu entsorgen. Die Entsorgung der Datenträger erfolgt ohne Zwischenlagerung unmittelbar durch die speichernde Stelle. Ist der zu entsorgende Datenträger noch funktionsfähig, werden die Dateien auf Magnetbandkassetten physikalisch gelöscht; Disketten werden neu formatiert. Ist der zu entsorgende Datenträger defekt (nicht mehr formatierbar), wird er physikalisch unbrauchbar gemacht (Zertrümmern, Zerschneiden, Behandlung mit Löschmagnet). Der Systembetreuer ist für die ordnungsgemäße Behandlung und Aufbewahrung von Datenträgern verantwortlich. 4. Datenschutz 4.1 Das Erheben, Speichern, Verändern, Löschen und Übermitteln personenbezogener Daten unterliegt dem Datenschutz. Soweit personenbezogene Informationen verarbeitet werden und die Einwilligung des Betroffenen nicht vorliegt, richten sich die Zulässigkeit und der Umfang der Datenverarbeitung im Einzelfall nach den einschlägigen bereichsspezifischen gesetzlichen Bestimmungen oder, wenn solche nicht vorhanden sind, nach den Bestimmungen der Datenschutzgesetze, die unter Beachtung der verfassungsrechtlichen Rechtsprechung eng auszulegen sind. 4.2 Die Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe von Daten hat unter Berücksichtigung der allgemeinen Vorschriften über die Geheimhaltung zu erfolgen. Das Erfordernis der Geheimhaltung gilt für alle Daten auch dann, wenn sie keiner besonderen Geheimhaltung unterliegen. 4.3 Es ist unzulässig, Daten oder Programme, gespeicherte oder zu speichernde Informationen - gleich welchen Inhalts oder DokuStand: 16.9.2003 1 5 1 0 29.12.1992 mentationsstandes - zu einem anderen als dem dienstlich vorgesehenen Zweck zu vervielfältigen, zu verwenden oder anderen als den inner- und außerhalb des Arbeitsbereichs für die Erfassung, Verarbeitung oder Ausgabe der jeweiligen Daten zuständigen Personen zugänglich zu machen. Es ist ferner untersagt, durch Verfälschen von Programmen oder auf andere Weise vorsätzlich Einzeldaten oder Datenbestände zu verändern oder auf sonstige Weise zur Täuschung anderer unechte Daten und Programme zu gebrauchen. 4.4 Zur Benutzung einer Datensichtstation ist die Eingabe einer Benutzerkennung und eines Kennworts erforderlich. Das Kennwort wird vom Systembetreuer erstmals vergeben und anschließend vom Bediensteten sofort geändert. Das Kennwort muss eine Mindestlänge von sechs Zeichen aufweisen, die aus einer Kombination von Buchstaben, Zahlen und/oder Sonderzeichen bestehen müssen. Benutzerkennung und Kennwort dürfen nicht identisch sein. Das Kennwort darf nicht schriftlich niedergelegt werden. Trivialworte (z.B. Vornamen, Geburtsdaten, Dienstnummer) dürfen nicht verwendet werden. Über eine Steuerung des Betriebssystems der EDV-Anlage ist sichergestellt, dass das Kennwort nach jeweils drei Monaten ungültig wird; der Benutzer hat in diesen Zeitabständen oder aus besonderem Anlass das Kennwort zu ändern. 4.5 Während des Betriebs einer Datensichtstation ist sicherzustellen, dass bei der Darstellung personenbezogener Daten auf dem Bildschirm oder dem Drucker Unbefugten die Einsicht verwehrt ist. Sofern eine Datensichtstation verlassen wird, ist das aktuelle Programm zu beenden, damit bei einem neuen Zugriff eine Benutzerkontrolle stattfindet. Unbefugten ist der Zugang durch Raumverschluss zu verwehren. Mitarbeitern der EDV-Koordinationsstelle und sonstigem Wartungspersonal ist ein Zugriff auf im Echteinsatz befindliche Zentraleinheiten nur in Anwesenheit des bestellten Systembetreuers oder eines sonstigen fachkundigen Beauftragten der zuständigen Behördenleitung gestattet. Stand: 16.9.2003 1 5 1 0 29.12.1992 4.6 Ausdrucke mit personenbezogenen Daten sind - soweit sie nicht für den Geschäftsgang benötigt werden - datenschutzgerecht zu vernichten. Die Richtlinien zur Vernichtung von Schriftgut und sonstigen Datenträgern vom 5.2 Januar 1989 (GMBl. S. 2) sind dabei zu beachten. 4.7 Ausschließlich für Zwecke der Textverarbeitung gespeicherte personenbezogene Daten (Sitzungsniederschriften, Urteile, Beschlüsse pp.) sind zu löschen, sobald sie nicht mehr für Zwecke der Textver- oder -bearbeitung benötigt werden, spätestens jedoch nach Erledigung des Verfahrens. Die Speicherung personenbezogener Daten in Rechtsprechungsdatenbanken ist nur in anonymisierter Form zulässig. Im Übrigen finden hinsichtlich der Löschung von Dateien die allgemeinen Vorschriften, insbesondere die Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden (Aufbewahrungsbestimmungen)3 entsprechende Anwendung. 4.8 Die Schlüssel für die DV-Anlage und den Systemraum sind unter Verschluss zu halten. 5. Datensicherung 5.1 Für die Durchführung der Datensicherung ist der Systembetreuer verantwortlich. 5.2 Nach der Grundinstallation der Software ist eine komplette Datensicherung auf Magnetbandkassette vorzunehmen. Sofern nicht von anwendungsspezifischen Sicherungsroutinen Gebrauch gemacht wird, ist weiterhin wie folgt zu verfahren: Nach Aufnahme des Echtbetriebs sind nach einem festgelegten Plan arbeitstägliche Datensicherungen der veränderlichen Daten durchzuführen. Beim Einsatz mehrerer Plattenlaufwerke kann die 2 Richtig: 9. Januar. - Entsprechende Anwendung der mit Geltungskraft für den Geschäftsbereich des MdI erlassenen Richtlinien bei allen Behörden. 3 Vgl. JVVS 1452/1.9.1972. Stand: 16.9.2003 1 5 1 0 29.12.1992 Datensicherung von einem Laufwerk zu einem anderen erfolgen. In diesem Fall sind die veränderlichen Daten zusätzlich zweimal pro Woche auf Magnetbandkassetten zu sichern. Zusätzlich zu den täglichen Datensicherungen ist am ersten Arbeitstag eines Monats eine komplette Datensicherung vorzunehmen. Die durchgeführten Sicherungen sind in einem Sicherungstagebuch zu dokumentieren. Ein Muster ist dieser Dienstanweisung als Anlage beigefügt.4 5.3 Die Datenträger für die Datensicherung sind besonders zu kennzeichnen. 6. Notfallkonzept 6.1 Für einen längerfristigen Ausfall der EDV-Anlage ist eine ausreichende Anzahl von Schreibmaschinen vorzuhalten. 6.2 Es ist jederzeit sicherzustellen, dass eine konventionelle Aktenführung möglich ist. 6.3 Während eines Ausfalls der EDV-Anlage sind eilige, nicht zu verschiebende Arbeiten oder solche, für die der Einsatz der EDV zwar zweckdienlich, aber nicht unbedingt erforderlich ist, auch ohne vorherige Anweisung ohne den Einsatz der EDV durchzuführen. 6.4 Nach Wiederanlauf der EDV-Anlage sind die im Ausfallzeitraum konventionell durchgeführten Arbeiten in der EDV-Anwendung nachzuvollziehen (z.B. Neuanlage von Akten, Eintragung von Terminen usw.). 7. Abschließende Bestimmungen, In-Kraft-Treten 7.1 Diese Dienstanweisung lässt sonstige Regelungen, die den Einsatz von EDV-Verfahren im Geschäftsbereich des Ministeriums der Justiz sowie deren Planung und Verwirklichung betreffen, unberührt. Insbesondere sind folgende Regelungen zu beachten: Haushaltsordnung des Saarlandes Saarländisches Personalvertretungsgesetz 4 Hier nicht abgedruckt. Stand: 16.9.2003 1 5 1 0 29.12.1992 Saarländisches Gesetz zum Schutz vor Missbrauch personenbezogener Daten bei der Datenverarbeitung (Saarländisches Datenschutzgesetz) Datenschutzregisterverordnung (DSRegVO) 5 Funktionsgliederungsplan für den Einsatz von Informationstechnik in der Landesverwaltung des Saarlandes (FGlPl) vom 14. Juli 1987 (GMBl. S. 274) Geschäftsordnung des Ausschusses für Informationstechnologie und Kommunikation (GO-AIK) vom 14. Juli 1987 (GMBl. S. 274) Richtlinien für die Planung und Realisierung von Projekten im Rahmen der automatisierten Datenverarbeitung und vergleichbare Vorhaben zum Einsatz der übrigen Informationstechnik (ADV- Projektrichtlinien) vom 30. Oktober 1987 (GMBl. S. 346)6 Erlass zur Rahmenplanung und haushaltsmäßigen Vorabstimmung von IT-Vorhaben/Projekten vom 21. Dezember 1987 (GMBl. 1988 S. 40 )7 Richtlinien für die Beschaffung und den Einsatz von Informationstechnik (IT) in der Landesverwaltung des Saarlandes (IT-BER) vom 22.Februar1988 (GMBl. S.86) Programmierrichtlinien vom 22. April 1988 (GMBl. S. 146 - auszugsweise) Hinweise zur Softwareentwicklung für Informationstechnik in der Landesverwaltung des Saarlandes (IT-HIS) vom 29. April 1988 (S. 146 - auszugsweise) Standards für die Planung, Realisierung und Dokumentation von (GMBl. S. 169 - auszugsweise) 5 DSRegVO aufgehoben durch § 36 Abs. 2 des Gesetzes vom 24. März 1993 (Amtsbl. S. 286). 6 Aufgehoben und ersetzt durch Richtlinie für die Planung und Durchführung von IT- Projekten in der saarländischen Landesverwaltung – IT-Projektrichtlinie vom 5. Juni 2003 (GMBl. S. 318). 7 Vgl. jetzt Erlass zur IT-Rahmenplanung und haushaltsmäßigen Vorabstimmung der IT-Mittel vom 18. Februar 1993 (GMBl. S. 162); vgl. auch Leitaussagen zur Informationstechnik in der öffentlichen Verwaltung einschl. IT-Szenario des KoopA ADV vom 27. Mai 1993 (GMBl. S. 186). Stand: 16.9.2003 1 5 1 0 29.12.1992 Vorläufige Empfehlungen zur Bürokommunikation (BK) vom 30. Mai 1989 (GMBl. S. 230 - auszugsweise) Tarifvertrag über die Arbeitsbedingungen von Arbeitnehmern/Arbeitnehmerinnen auf Arbeitsplätzen mit Geräten der Informationstechnik vom 5. September 1988 (GMBl. S. 388) Erlass über die Arbeitsbedingungen von Beamten und Beamtinnen auf Arbeitsplätzen mit Geräten der Informationstechnik vom 16. August 1990 (GMBl. S. 236) Tarifvertrag über den Rationalisierungsschutz für Angestellte vom 9. Januar 1987 (GMBl. S. 54) 8 Rahmenrichtlinien für die Aus- und Fortbildung im Bereich der Informationstechnik in der öffentlichen Verwaltung (IT-Aus- und Fortbildungsrichtlinien) vom 11. Dezember 1990 (GMBl. 1991 S. 18) Dienstvereinbarung zwischen dem Ministerium der Justiz und dem Hauptpersonalrat bei dem Ministerium der Justiz vom 13. März Grundsätze zur Umsetzung der "Rahmenrichtlinien für die Aus- und Fortbildung im Bereich Informationstechnik der öffentlichen Verwaltung (IT-Aus- und Fortbildungsrichtlinien)" vom 11. Dezember 1990 - IK/2 - 182/90 – A 2090/A 3070 (GMBl. 1991, S. 18 - auszugsweise) 7.2 Die Kontrolle der Einhaltung der Bestimmungen dieser Dienstanweisung obliegt der jeweiligen datenverarbeitenden Stelle. 7.3 Diese Dienstanweisung ist den Benutzern der EDV-Anlagen auszuhändigen. 7.4 Die Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. 8 TV zuletzt geändert durch § 6 des Tarifvertrags vom 29. Oktober 2001 (GMBl. 2002 S. 166, 185). Stand: 16.9.2003