Erlass des Ministeriums für Finanzen und Bundesangelegenheiten betr. Abgrenzung zwischen Sachakten und Personalakten, hier: Bewerbungsvorgänge von Beamten/Beamtinnen, die bei der Besetzung von Funktionsstellen nicht berücksichtigt wurden, vom 23.07.2003 - A/1 - 1 - P 1103.2K -

An a) das Landesamt für Finanzen Virchowstr. 7 66119 Saarbrücken b) das Landesamt für Bau und Liegenschaften Hardenbergstraße 5 66119 Saarbrücken c) die Vorsteher/in der Finanzämter d) das Referat A/2 im H a u s e A/4 – 1 – P 1103.2.K Herr Klär 0681/501-1647  0681/501-1519  g.klaer@finanzen.saarland.de Datum, 23.07.2003 Abgrenzung zwischen Sachakten und Personalakten; hier: Bewerbungsvorgänge von Beamten/Beamtinnen, die bei der Besetzung von Funktionsstellen nicht berücksichtigt wurden Meine Erlasse vom 09.12.1993 – A/II – 1 – P 1103 – und vom 13.08.2001 – A/4 – 1 – P 1103.1bK - Nach § 108 c Abs. 1 SBG hat die Beamtin/der Beamte ein Recht auf Einsicht in ihre/seine vollständigen Personalakten (im materiellen Sinne); dazu gehören nach § 108 Abs. 1 Satz 2 Halbsatz 1 SBG alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten, die die Beamtin/den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem/seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Hierunter fallen u. a. auch die Bewerbung einer Beamtin/eines Beamten und die dazu abgegebene Stellungnahme der/des Dienststellenleiterin/- leiters, sofern die Funktionsstelle mit der Beamtin/dem Beamten besetzt wurde. Das Einsichtsrecht in die Personalakten im materiellen Sinne besteht unabhängig von der Art ihrer Aufbewahrung (z. B. in Hauptakten, Teilakten = Personalakten im formellen Sinne). Von den Personalakten im materiellen Sinne zu unterscheiden sind die Sachakten; das sind Vorgänge, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis der Beamtinnen/Beamten sachlich zu trennenden Zwecken dienen, auch wenn sie die dienstlichen Verhältnisse der Beamtin/des Beamten berühren. Hierzu zählen u. a. Vorgänge der Stellenausschreibung und des Ausleseverfahrens. Demzufolge sind die Bewerbung einer/eines bei der Besetzung einer Funktionsstelle nicht ausgewählten Bewerberin/Bewerbers und die Stellungnahme der Dienststellenleiterin/des Dienststellenleiters Sachakten. Diese Vorgänge sind daher nicht in die Personal(neben)akten der Beamtin/des Beamten aufzunehmen und getrennt von diesen Akten aufzubewahren. Nach § 108 c Abs. 4 Satz 1 SBG hat die Beamtin/der Beamte ein Recht auf Einsicht auch in andere Akten, die nicht Personalakten sind, jedoch personenbezogene Daten über sie/ihn enthalten und für ihr/sein Dienstverhältnis verarbeitet oder genutzt werden, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist. Nach § 108 c Abs. 4 Satz 2 SBG ist die Einsichtnahme in diese Sachakten unzulässig, wenn die Daten der/des Betroffenen mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftigen nicht personenbezogenen Daten derart verbunden sind, dass ihre Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist. In diesem Fall ist der Beamtin/dem Beamten Auskunft zu erteilen (§ 108 c Abs. 4 Satz 3 SBG). Deshalb hat die Beamtin/der Beamte, die/der mit ihrer/seiner Bewerbung um die Besetzung einer Funktionsstelle nicht ausgewählt wurde, ein Recht auf Einsicht in die – als Sachakte existierende – Stellungnahme der Dienststellenleiterin/des Dienststellenleiters. Dieses Einsichtsrecht besteht jedoch dann nicht, wenn die Dienststellenleiterin/der Dienststellenleiter ihre/seine Stellungnahme zu der Bewerbung einer Beamtin/eines Beamten mit der Stellungnahme zur Bewerbung einer/eines anderen Bewerberin/Bewerbers oder mehrerer anderer Bewerberinnen/Bewerber zusammen gefasst hat und die Trennung der Stellungnahme zu den einzelnen Bewerbungen nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist. In diesem Fall ist der/dem bei der Auswahl zur Besetzung der Funktionsstelle nicht berücksichtigten Bewerberin/Bewerber nur eine Auskunft über den Inhalt der sie/ihn betreffenden Stellungnahme zu erteilen. Entsprechendes gilt hinsichtlich des Rechts auf Einsicht in die schriftlich fixierte Entscheidung über die Auswahl zur Besetzung einer Funktionsstelle und deren Begründung. § 13 BAT enthält bezüglich der vorstehenden Ausführungen keine eigene Regelung. Deshalb sind diese Ausführungen für den Angestelltenbereich sinngemäß heranzuziehen. Meine o. a. Erlasse vom 09.12.1993 und 13.08.2001 werden hiermit aufgehoben. Ich bitte um Beachtung. Im Auftrag Beglaubigt gez. Thiel-Haag