Geschäfts- und Verfahrensordnung des Ideenkreises

Geschäfts- und Verfahrensordnung des Ideenkreises Der Ideenkreis hat in seiner Sitzung vom 18.02.00 nach Nummer 4.1.4 der Richtlinien für das Ideennetz in der saarländischen Landesverwaltung (GMBl. Saar 1999 S. 152) die folgende Geschäfts- und Verfahrensordnung beschlossen. Beratungs- und Informationsaufgabe der Geschäftsstelle 1. Das Ministerium für Inneres und Sport unterhält die Geschäftsstelle des Ideenkreises. Zu den Aufgaben der Geschäftsstelle gehört die Information der Dienststelle und der Bediensteten der Landesverwaltung durch Werbung, Informationsveranstaltungen und persönliche Gespräche über die Möglichkeiten und Bedingungen der Teilnahme am Ideennetz. Die Einreichenden können für ihre Vorschläge den von der Geschäftsstelle erstellten Vordruck (Anlage 1) benutzen. 2. Die Geschäftsstelle unterstützt die Dienststellen, die befristete Sonderwettbewerbe durchführen (vgl. Nummer 1.1. der Richtlinien für das Ideennetz). 3. Die Geschäftsstelle beteiligt sich an dem Erfahrungs- und Informationsaustausch des Vorschlagswesens in Wirtschaft und Verwaltung. Eingangsbearbeitung eines Verbesserungsvorschlags 4. Vorschläge werden mit einem Eingangsdatum versehen. Die Geschäftsstelle prüft die Vollständigkeit des Vorschlags, die Zuordnung zum Ideennetz und die Zuständigkeit für die Prüfung des Vorschlags. Vorschläge, die unter das Arbeitnehmererfindungsgesetz fallen, sind unverzüglich der hierfür zuständigen Stelle zu übermitteln. Das Eingangsdatum des Vorschlags gilt als Meldedatum nach § 5 des Arbeitnehmererfindungsgesetzes. Die Bearbeitung des Vorschlags wird in diesem Fall unter Wahrung der Priorität bis zur endgültigen Entscheidung ausgesetzt und im Ablehnungsfall wieder aufgenommen. 5. Die von der Geschäftsstelle zur Prüfung aufgeforderte Fachverwaltung teilt innerhalb von einer Woche mit, ob sie den Prüfauftrag annimmt, wer den Vorschlag prüft und welche Zeit die Prüfung in Anspruch nimmt. Für diese Angaben ist der Vordruck (Anlage 2) zu benutzen. Die Geschäftsstelle ist befugt, unmittelbar mit nachgeordneten Dienststellen der Fachressorts zu verkehren, sofern deren Zuständigkeit anzunehmen ist. Die Information des jeweiligen Fachressorts obliegt diesen Dienststellen. Unterrichtungspflichten der Geschäftsstelle, Anonymität - 2 - 6. Innerhalb einer Woche nach Eingang eines Vorschlags erhält der/die Einreichende eine Eingangsbestätigung der Geschäftsstelle. Entstehen wesentliche Verfahrensverzögerungen, so erfolgt eine zusätzliche Mitteilung. Die Geschäftsstelle benachrichtigt das Mitglied des Ideenkreises, in dessen Fachressort der Vorschlag fällt, über dessen wesentlichen Inhalt. 7. Die von der/dem Einreichenden für das gesamte Verfahren oder für Verfahrensabschnitte gewünschte Anonymität ist zu beachten (vgl. Nummer 3.4 der Richtlinien). Prüfungsumfang 8. Bei der Prüfung des Vorschlags ist zu untersuchen und darzustellen, ob und welche Kosten und Ersparnisse, welche technischen, organisatorischen und personellen Auswirkungen mit dessen Umsetzung verbunden sind. 9. Das Prüfungsergebnis erfolgt grundsätzlich nach dem in der Anlage 3 vorgegebenen Muster. Ladungsfrist, Vertretung 10. Die Geschäftsstelle lädt nach Entscheidung des oder der Vorsitzenden des Ideenkreises bei Bedarf die Mitglieder mit einer Ladungsfrist von 7 Arbeitstagen unter Mitteilung der Tagesordnung zu einer Sitzung ein. Der Einladung ist die Entscheidungsund Prämienempfehlung der Geschäftsstelle beizufügen. Behandlung des Vorschlags im Ideenkreis 11. Nach Eingang des Prüfungsergebnisses prüft die Geschäftsstelle die Notwendigkeit von Ergänzungen und weiterer Gutachten. Ist der Vorschlag entscheidungsreif, so legt die Geschäftsstelle nach Weisung des oder der Vorsitzenden diesen dem Ideenkreis zur Beratung und Entscheidung vor. Die Anhörung von Gutachtern bei der Beratung bleibt unbenommen. Die Geschäftsstelle unterbreitet eine Entscheidungs- und eine Prämienempfehlung. Soweit erforderlich, ist dem Gutachter oder der Gutachterin sowie dem/der Einreichenden eines Vorschlags Gelegenheit zur Stellungnahme bei der Beratung im Ideenkreis einzuräumen. Schriftliches Verfahren 12. Bei einfach gelagerten Vorschlägen kann die Geschäftsstelle mit Zustimmung des oder der Vorsitzenden des Ideenkreises ein schriftliches Verfahren einleiten. Dieses Verfahren ist ausgeschlossen, wenn der Prämienvorschlag 1.000,--DM oder entsprechende Freizeitgewährung überschreitet. Die Mitglieder teilen binnen zwei Wochen nach Eingang der Geschäftsstelle ihre Entscheidung mit. Das schriftliche Verfahren ist abzubrechen, wenn ein Mitglied widerspricht. - 3 - Beschlussfähigkeit, Teilnahme Dritter 13. Der Ideenkreis ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist. Er trifft Entscheidungen mit einfacher Mehrheit, bei Änderungen dieser Geschäfts- und Verfahrensordnung oder des Prämienplanes mit einer Mehrheit von zwei Dritteln seiner Mitglieder. Der Ideenkreis kann für die gesamte Sitzung oder Teile davon mit Ausnahme der Beschlussfassung Beteiligten oder Dritten die Teilnahme gestatten. Entscheidung und Umsetzung 14. Die Geschäftsstelle erläutert in der Sitzung des Ideenkreises den Vorschlag und unterbreitet eine Entscheidungs- und Prämienempfehlung. Der Ideenkreis entscheidet über die Annahme oder die Ablehnung eines Vorschlags, über die Höhe und die Zahlungsweise der Prämie oder die Gewährung entsprechenden Freizeitausgleichs sowie über die Zuerkennung einer Anerkennungsprämie bei abgelehnten Vorschlägen. Mit der Prämierungsentscheidung stellt er zugleich fest, in welchen Bereichen der Vorschlag umgesetzt werden soll. 15. Die Geschäftsstelle teilt der/dem Vorschlagseinreichenden die Entscheidung mit. 16. Die Geschäftsstelle veranlasst, sofern gewünscht und vom Ideenkreis beschlossen, die Veröffentlichung des Vorschlags im Gemeinsamen Ministerialblatt. Im Falle der Prämierung eines Vorschlags ergeht ein zusätzliches Anerkennungsschreiben des Ministers für Inneres und Sport. Der Gutachter oder die Gutachterin soll über die Art der getroffenen Entscheidung unterrichtet werden. Die für die Einreichenden zuständigen Dienststellen erhalten eine Durchschrift des Schreibens der Geschäftsstelle und des Anerkennungsschreibens. Die Geschäftsstelle veranlasst in den Fällen, in denen lediglich eine Abschlagszahlung geleistet wurde, die entsprechende Schlusszahlung. Niederschrift 17. Die Geschäftsstelle erstellt über die Sitzung des Ideenkreises eine Ergebnisniederschrift. Die Niederschrift wird vom oder von der Vorsitzenden des Ideenkreises und dem Leiter oder der Leiterin der Geschäftsstelle unterzeichnet und den Mitgliedern spätestens mit der Zuleitung der Tagesordnung der nächsten Sitzung übersandt. - 4 - Datenschutz, Verschwiegenheit 18. Die Mitglieder des Ideenkreises sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sie nehmen bei ihren Aufgaben Rücksicht auf schutzwürdige Belange der Vorschlagseinreichenden. Saarbrücken, 18. Februar 2000