Geschäftsordnung des Landesamtes für Zentrale Dienste
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Geschäftsordnung des Landesamtes für Zentrale Dienste Inhaltsübersicht Erster Abschnitt Organisation und Geschäftsverteilung § 1 Geltungsbereich und Zweck § 2 Organisation und Geschäftsverteilung § 3 Vertretung Zweiter Abschnitt Bearbeitung und Leitung § 4 Allgemeine Arbeitsgrundsätze § 5 Sachbearbeitung § 6 Abteilungsleitung und Sachgebietsleitung § 7 Leitung des Landesamts § 8 Behandlung von Eingängen § 9 Sicht- und Arbeitsvermerke, Rücksprachen § 10 Bearbeitung und Zeichnung § 11 Urlaubs- und Dienstbefreiung § 12 Dienstlich verursachte Abwesenheit § 13 Sonstige Abwesenheit § 14 Nutzung elektronischer Informations- und Kommunikationssysteme (Anlage 2 GGO) Dritter Abschnitt Besondere Regelungen für einzelne Abteilungen § 15 Besondere Zeichnungsbefugnisse bei der Landeshauptkasse § 16 Sicherheitskonzept der ZDV-Saar und des Statistischen Amtes § 17 Projektgruppen beim Amt für Bau- und Liegenschaften Vierter Abschnitt Schlussbestimmungen § 18 Ergänzende Verfügungen § 19 Inkrafttreten § 20 Übergangsregelung Erster Abschnitt Organisation und Geschäftsverteilung § 1 Geltungsbereich und Zweck Für das Landesamt für Zentrale Dienste (LZD) gilt die Gemeinsame Geschäftsordnung der obersten Landesbehörden (GGO) sinngemäß. Die folgenden Regelungen stellen hierzu eine Ergänzung dar.
Die vorliegende Geschäftsordnung ist zusammen mit dem Organisationsplan, dem Geschäftsverteilungsplan und der GGO die organisatorische Grundlage für Aufbau, Arbeitsablauf und Dienstbetrieb des Landesamtes für Zentrale Dienste. Sie soll dazu beitragen, die Geschäftsabläufe im Landesamt, entsprechend seinem Charakter als Dienstleistungszentrum für Bürgerinnen und Bürger sowie der Verwaltung, effektiv zu gestalten. § 2 Organisation und Geschäftsverteilung
Das Landesamt gliedert sich in Abteilungen. Den Abteilungen sind Sachgebiete zugeordnet.
Der organisatorische Aufbau des Landesamts wird in einem Organisationsplan dargestellt.
Im Geschäftsverteilungsplan werden die Aufgaben der Abteilungen und Sachgebiete bestimmt und auf die einzelnen Dienstposten und Arbeitsplätze so aufgeteilt, dass die Zuständigkeitsund Verantwortungsbereiche aller Beschäftigten eindeutig erkennbar sind. Die Vertretung ist längerfristig zu regeln und ebenfalls im Geschäftsverteilungsplan auszuweisen. Der Geschäftsverteilungsplan ist jährlich aufzustellen und dem MdF vorzulegen. Bei größeren personellen wie organisatorischen Änderungen ist dieser zu aktualisieren.
Soweit es die Aufgabenstellung erfordert, sind abteilungs- bzw. sachgebietsübergreifende Projektgruppen einzurichten. Die Projektgruppen bestehen zeitlich befristet. Für jedes Projekt ist eine Projektleitung zu bestimmen. Abteilungsübergreifende Projektgruppen sind von der Direktorin bzw. dem Direktor zu benennen. § 3 Leitung
Die Direktorin bzw. der Direktor leitet das Landesamt.
Die Vertretung der Direktorin bzw. des Direktors erfolgt durch die Stellvertretende Direktorin bzw. den Stellvertretenden Direktor. Diese oder dieser wird vom Minister der Finanzen aus dem Kreis der Abteilungsleiterinnen bzw. der Abteilungsleiter bestellt.
Die Vertretung der Abteilungsleitung wird durch die Direktorin bzw. den Direktor benannt.
Vertretungen beschränken sich in der Regel auf die Abwicklung der täglichen Geschäfte. Dazu gehören im Allgemeinen nicht Anordnungen von grundsätzlicher Bedeutung und solche Maßnahmen, die über die Vertretungszeit hinauswirken, es sei denn, sie dulden keinen Aufschub. Zweiter Abschnitt Bearbeitung und Leitung § 4 Allgemeine Arbeitsgrundsätze
Die Beschäftigten nehmen die ihnen zugewiesenen Aufgaben im Rahmen ihrer individuellen Verantwortung selbständig wahr. Hierzu arbeiten Beschäftigte und Vorgesetzte eng und vertrauensvoll zusammen und unterstützen sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Die Vorgesetzten fördern bei den Beschäftigten den Willen zur Leistung und zur Zusammenarbeit sowie die Bereitschaft, Initiative zu ergreifen und Verantwortung zu übernehmen.
Der Dienstweg ist einzuhalten.
Die Leistungen für die Kundinnen und Kunden des Landesamtes sind zuverlässig, kompetent, verständlich, freundlich und umgehend zu erbringen.
Die Beschäftigten informieren ihre Vorgesetzten, wenn sie infolge übermäßiger Geschäftsbelastung ihre Angelegenheiten nicht rechtzeitig erledigen können oder der Umfang der ihnen zugewiesenen Aufgaben sich dauernd oder vorübergehend so vermindert, dass ihre Arbeitskraft nicht mehr voll in Anspruch genommen wird. § 5 Sachbearbeitung Die Beschäftigten haben die zugewiesenen Aufgaben zweckmäßig, zügig und wirtschaftlich zu erfüllen. Sie sollen initiativ und selbständig handeln und sind für die eigenen Arbeitsergebnisse im zugewiesenen Arbeitsgebiet verantwortlich. § 6 Abteilungsleitung und Sachgebietsleitung Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und die Sachgebietsleiterinnen und Sachgebietsleiter sorgen innerhalb ihrer Organisationseinheit dafür, dass die Aufgaben zielgerichtet, sachlich richtig, zweckmäßig, zügig und wirtschaftlich erledigt werden. Sie koordinieren und überwachen die Arbeit und ihre Ergebnisse. Sie tragen die Verantwortung für ihre Organisationseinheit und üben die Dienst- und Fachaufsicht über ihre Beschäftigten aus. Dies kann auch die Erledigung von Sachbearbeitung oder Einzelaufgaben beinhalten. Der Abteilungsleiterin oder dem Abteilungsleiter kann zusätzlich die Leitung eines Sachgebietes übertragen werden. § 7 Leitung des Landesamtes
Die Direktorin bzw. der Direktor ist Dienstvorgesetzte bzw. Dienstvorgesetzer aller Beschäftigten. Sie oder er legt die Ziele der Arbeit fest und erörtert wichtige Angelegenheiten regelmäßig mit den Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter. Sie oder er trägt die Gesamtverantwortung.
Sie oder er ist durch die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter über grundlegende Vorgänge in Ihren Abteilungen auf dem Laufenden zu halten. § 8 Behandlung von Eingängen
Die Eingänge sind von den Poststellen mit einem Eingangsstempel zu versehen.
Der Direktorin bzw. dem Direktor des Landesamtes sind folgende Eingänge (Briefe, Fax, emails) vorzulegen: - Schreiben der obersten Dienstbehörden, die über den bloßen Vollzug von Aufgaben hinausgehen - Eingänge von allgemeiner politischer oder grundsätzlicher Bedeutung - Eingänge, deren Vorlage die Direktorin bzw. der Direktor angeordnet hat - förmliche Beschwerden über Entscheidungen oder das Verhalten von Beschäftigten des Landesamtes - Schreiben, die an die Direktorin bzw. den Direktor persönlich gerichtet sind.
Die übrigen Eingänge sind über die zuständige Abteilungsleitung unverzüglich der zuständigen Bearbeiterin oder dem zuständigen Bearbeiter zuzuleiten, sofern die zuständige Abteilungsleitung keine abweichende Regelung trifft.
Telefaxe und elektronisch eingehende Post sind in gleicher Weise wie herkömmliche Eingänge in den Geschäftsgang zu bringen.
Die Eingänge sind unverzüglich durchzusehen. Für den Fall der Abwesenheit der Eingangsempfängerin oder des Eingangsempfängers ist sicherzustellen, dass die zuständige Vertretung die Eingänge durchsieht und das Erforderliche veranlasst. Fehlgeleitete Eingänge sind unverzüglich weiterzuleiten. Dabei sind insbesondere die elektronischen Kommunikationsmittel zu nutzen. Die Originalvorgänge sind sodann nachzureichen.
Mit Zustellungsurkunden oder durch Vollziehungsbeamtinnen und Vollziehungsbeamte zugestellte Eingänge sind sofort mit dem Eingangsstempel unter Angabe von Datum und Uhrzeit des Empfanges zu versehen und umgehend der sachbearbeitenden Organisationseinheit vorzulegen.
Trägt ein Briefumschlag einen Zustellungsvermerk oder sind aus dem Schreiben der Absender oder der Tag des Schreibens nicht erkennbar, so wird der Briefumschlag bei dem Schriftstück belassen.
Jedes in einem Briefumschlag eingegangene Zahlungsmittel (Scheck/Bargeld) ist von den, die Post öffnenden Beschäftigten sofort neben dem Eingangsvermerk auf dem Begleitschreiben, ggf. auf dem Briefumschlag, unter Angabe des Namenszeichens zu vermerken. Auf der Rückseite des Schecks ist ebenfalls der Eingangsvermerk anzubringen.
Schecks, Wechsel, Kontoauszüge nebst Anlagen sind unmittelbar der Landeshauptkasse zuzuleiten.
Beschäftigte leiten die ihnen unmittelbar zugegangenen Eingänge ihren Vorgesetzten weiter, soweit dies zur Wahrnehmung der Leitungsaufgaben erforderlich ist.
Die als persönlich gekennzeichneten Schreiben sind ungeöffnet der Empfängerin oder dem Empfänger vorzulegen.
Die mit "Beihilfestelle-Land" oder "Statistisches Amt" gekennzeichnete Post ist der Beihilfegeschäftsstelle bzw. dem Statistischen Amt unmittelbar und ungeöffnet in Verschlussmappen zuzuleiten.
Angebote im Rahmen förmlicher Ausschreibungsverfahren sind bei Eingang auf dem ungeöffneten Umschlag entsprechend den vergaberechtlichen Vorschriften zu kennzeichnen und bis zum Eröffnungstermin von der zuständigen Stelle ungeöffnet unter Verschluss zu halten.
Irrläufer sind sofort ungeöffnet weiterzuleiten oder - wenn ein solches Schreiben versehentlich geöffnet wurde - mit dem Vermerk "Irrläufer" der Absendestelle zur Weiterleitung zu übergeben.
Die Eingänge sind unverzüglich entsprechend ihrer Dringlichkeit zu bearbeiten. § 9 Sicht- und Arbeitsvermerke, Rücksprachen
Vorgesetzte versehen die Eingänge mit einem Sichtvermerk und bei Bedarf mit Arbeitsvermerken. Für Vermerke über den Geschäftsgang sind folgende Farben vorbehalten: - der Direktorin bzw. dem Direktor grün - der stellvertretenden Direktorin bzw. dem stellvertretenden Direktor rot - der Abteilungsleiterin und dem Abteilungsleiter violett - der Sachgebietsleiterin und dem Sachgebietsleiter schwarz
Arbeitsvermerke in Kurzform sind insbesondere: + Schlusszeichnung vorbehalten KvA vor Abgang zur Kenntnis vorzulegen KnA nach Abgang zur Kenntnis vorzulegen zU Reinschrift zur Unterschrift vorlegen bR bitte Rücksprache T Terminsache bA bitte Anruf
Rücksprachen sind unverzüglich von der zuständigen Bearbeiterin oder dem zuständigen Bearbeiter wahrzunehmen. Vorgesetzte können sich die Wahrnehmung der Rücksprache vorbehalten. Nimmt die Vorgesetzte oder der Vorgesetzte an der Rückspräche nicht teil, ist sie oder er schriftlich oder mündlich zu informieren.
Soweit Rücksprachen telefonisch oder auf elektronischem Wege wahrgenommen werden, haben die Beschäftigten einen Erledigungsvermerk mit Datumsangabe anzubringen und das Ergebnis stichwortartig festzuhalten. § 10 Bearbeitung und Zeichnung
Die Beschäftigten zeichnen die von ihnen verfassten Schriftstücke grundsätzlich selbst. Mit der Zeichnung übernehmen sie die Verantwortung für die Zuständigkeit und für den Inhalt des Schriftstückes.
Vorgesetzte zeichnen, wenn - dies in Rechts- und Verwaltungsvorschriften/Dienstanweisungen vorgeschrieben ist - dies für eine bestimmte Aufgabe oder Aufgabengruppe gesondert festgelegt ist - dies im Einzelfall bestimmt ist (durch Arbeitsvermerk) - aus besonderen Gründen (z. B. Einarbeitung) die Zeichnungsbefugnis des zuständigen Beschäftigten eingeschränkt ist.
Der Direktorin bzw. dem Direktor ist die Zeichnung vorbehalten: - bei Schreiben an oberste Dienstbehörden, die über den bloßen Vollzug von Aufgaben hinausgehen - bei Schreiben an die oberste Dienstbehörde in Personalangelegenheiten - wenn dies im Einzelfall bestimmt ist - bei Schreiben von hervorgehobener oder grundsätzlicher Bedeutung Bei Verhinderung der Direktorin bzw. des Direktors zeichnet die Vertretung mit i. V. (in Vertretung). § 11 Urlaub und Dienstbefreiung
Die Urlaubsregelung ergibt sich aus der jeweiligen Urlaubsordnung für die öffentlichen Beschäftigten des Saarlandes. Die Urlaubsplanung ist innerhalb der Organisationseinheiten zum Jahresbeginn abzustimmen. Dabei ist auf eine ordnungsgemäße Vertretung zu achten. Bis zum 01. März jeden Jahres sind die Urlaubspläne der Direktorin bzw. dem Direktor des LZD zur Genehmigung vorzulegen. Aus der Urlaubsplanung allein ergibt sich kein Anspruch auf Urlaubsgewährung.
Urlaub (Erholungsurlaub, Sonderurlaub, mehrtägiger Freizeitausgleich) und Dienst- und Arbeitsbefreiungen sind rechtzeitig schriftlich zu beantragen. Der jeweilige Antrag muss von der Vertretung abgezeichnet werden. Vor Urlaubsantritt oder mehrtägiger Abwesenheit haben die Beschäftigten ihrer Vertretung alle Dienstgeschäfte ordnungsgemäß zu übergeben und sich bei ihrer Sachgebietsleitung bzw. Abteilungsleitung abzumelden. Bei der Rückkehr aus dem Urlaub usw. melden sie sich in gleicher Weise zurück.
Über obige Anträge der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter entscheidet die Direktorin bzw. der Direktor des LZD. Gleiches gilt für Anträge der Beschäftigten des Direktionsbereichs. Im übrigen erfolgt die Bewilligung durch die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter. §12 Dienstlich verursachte Abwesenheit Eine dienstlich verursachte Abwesenheit von weniger als einem Tag ist der zuständigen Sachgebietsleitung bzw. Abteilungsleitung anzuzeigen. Ganztägige Abwesenheitszeiten sind der zuständigen Abteilungsleitung oder der Direktorin bzw. dem Direktor anzuzeigen. § 13 Sonstige Abwesenheit Falls Beschäftigte aus sonstigen Gründen (z. B. wegen Erkrankung) nicht zum Dienst erscheinen, haben sie dies bis 9:30 Uhr des ersten Fehltages ihrer Sachgebietsleitung, Abteilungsleitung oder der Direktorin bzw. dem Direktor mitzuteilen. Nach Rückkehr haben sie sich persönlich zurückzumelden. § 14 Nutzung elektronischer Informations- und Kommunikationssysteme (Anlage 2 GGO) Die Nutzung der elektronischen Informations- und Kommunikationssysteme ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken zulässig. In Vertretungsfällen (Fernbleiben vom Dienst infolge Urlaub, Krankheit, Dienstbefreiung usw.) ist daher sicherzustellen, dass die Vertretung Zugang zum PC samt Passwort erhält. Für die Interessenvertretungen wird eine Sonderreglung getroffen. Dritter Abschnitt Besondere Regelungen für einzelne Abteilungen § 15 Besondere Zeichnungsbefugnisse bei der Landeshauptkasse Besondere Zeichnungsberechtigungen im Zahlungsverkehr und Buchungsverkehr der LHK werden in einer Dienstanweisung in Abstimmung mit der Haushaltsabteilung der vorgesetzten Behörde gesondert geregelt. § 16 Sicherheitskonzept der ZDV-Saar und des Statistischen Amtes
Entsprechend dem Grundsatz der Funktionstrennung dürfen Beschäftigte in den Funktionsbereichen des Statistischen Amtes sowie der Programmierung, des Produktionsbetriebes und der Zentralen Systemdienste der ZDV-Saar unbeschadet der notwendigen Zusammenarbeit nicht Aufgaben wahrnehmen, die Arbeitsgebieten eines anderen Funktionsbereiches zugewiesen sind. In Ausnahmefällen kann aufgrund ausdrücklicher Anordnung der Direktorin bzw. des Direktors eine abweichende Aufgabenverteilung Platz greifen, soweit datenschutzrechtliche Bestimmungen dem nicht entgegenstehen.
Die Diensträume der ZDV-Saar und des Statistischen Amtes werden entsprechend den Anforderungen in Sicherheitszonen unterschiedlicher Stufen eingeteilt. Durch geeignete und angemessene Vorkehrungen ist sicherzustellen, dass Unbefugten der Zugang zu den Sicherheitszonen verwehrt ist.
Die ZDV-Saar und das Statistische Amt erlassen in Abstimmung mit der vorgesetzten Behörde ein umfassendes Sicherheitskonzept für den IT-Bereich. § 17 Projektgruppen beim Amt für Bau- und Liegenschaften
Die Beschäftigten sind für ihre Projektarbeit allein der Projektleitung verantwortlich.
Die Projektleitung ist für die ordnungsgemäße Durchführung der Baumaßnahme verantwortlich. Sie untersteht der Sachgebietsleitung und übt die Fachaufsicht in der Projektgruppe aus. Die Projektleitung wird bei dienstaufsichtlichen Maßnahmen, die ihre Projektgruppe betreffen, beteiligt. Vierter Abschnitt Schlussbestimmungen § 18 Ergänzende Verfügungen
Die Leitung des Landesamtes erlässt bei Bedarf Verfügungen zur Ausführung und Ergänzung dieser Geschäftsordnung.
Die Abteilungsleitung erlässt in Abstimmung mit der Leitung des Landesamtes bei Bedarf Verfügungen für ihren jeweiligen Bereich. § 19 Inkrafttreten Diese Geschäftsordnung tritt am 01. Oktober 2006 in Kraft. Gleichzeitig treten die Vorläufige Gemeinsame Geschäftsordnung des Landesamtes für Finanzen und des Landesamtes für Bau und Liegenschaften vom 01.06.2001 und die Geschäfts- und Dienstordnung für das Statistische Amt des Saarlandes vom 15.02.1973 außer Kraft. § 20 Übergangsregelung In der Zeit vom 01. Oktober 2006 bis 31.12.2007 können von der Direktorin bzw. dem Direktor des LZD zur Anpassung der Strukturen der bisherigen Landesämter im Einvernehmen mit dem MdF abweichende Regelungen getroffen werden. Gleiches gilt für den Geschäftsverteilungsplan des LZD.