Public Corporate Governance Kodex des Saarlandes
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Public Corporate Governance Kodex des Saarlandes Inhaltsverzeichnis 1. Präambel ......................................................................................................... 1 1.1. Inhalt und Zielsetzung ................................................................................................................ 1 1.2. Anwendungsbereich ................................................................................................................... 1 1.3. Allgemeines ................................................................................................................................ 2 1.4. Umsetzung und Verankerung ..................................................................................................... 2 2. Gesellschaftsorgane der Beteiligungsunternehmen .................................. 2 2.1. Grundprinzip ............................................................................................................................... 2 2.2. Gesellschafterversammlung ....................................................................................................... 3 2.3. Geschäftsleitung ......................................................................................................................... 3 2.4. Überwachungsorgan .................................................................................................................. 6 3. Zusammenwirken von Überwachungsorgan und Geschäftsleitung ......... 9 3.1. Grundsätze ................................................................................................................................. 9 3.2. Vertraulichkeit ............................................................................................................................ 9 3.3. Verantwortlichkeit ...................................................................................................................... 9 4. Transparenz .................................................................................................. 10 4.1. Ziel ............................................................................................................................................ 10 4.2. Umsetzung ................................................................................................................................ 10 5. Sonstiges ...................................................................................................... 11 5.1. Rechnungslegung und Abschlussprüfung ................................................................................. 11 5.2. Besserstellungsverbot .............................................................................................................. 11 1. Präambel 1.1. Inhalt und Zielsetzung Der Public Corporate Governance Kodex (PCGK) des Saarlandes stellt wesentliche Handlungsempfehlungen für die Steuerung, Leitung und Überwachung seiner Beteiligungen dar. Grundlage sind geltende gesetzliche Vorschriften sowie international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung.
Beteiligungen des Saarlandes finden ihre Grundlage und Legitimation in der Erfüllung spezifischer Aufgaben des Landes. Diese mittels der Beteiligung verfolgte Zielsetzung spiegelt sich im Unternehmensgegenstand und Gesellschaftszweck wider. Sie ist Handlungsleitlinie für die Mitglieder von Geschäftsleitung und Überwachungsorgan.
Der PCGK des Saarlandes berücksichtigt die besonderen Anforderungen an öffentliche Beteiligungsunternehmen. Hierbei hat sich die Steuerung der Unternehmen von Gesellschafterseite primär am Gemeinwohl der Bürgerinnen und Bürger zu orientieren. Darüber hinaus hat das Saarland sicherzustellen, dass bei der Leitung, Steuerung und Überwachung der Unternehmen öffentliche Belange angemessen berücksichtigt und den Besonderheiten einer Unternehmensträgerschaft des Landes Rechnung getragen werden. Gleichzeitig ist das wirtschaftliche Ergebnis der einzelnen Unternehmen zu optimieren.
Der PCGK des Saarlandes soll durch die schriftliche Verankerung von Verantwortungsbewusstsein, Kontrolle und Transparenz das öffentliche Vertrauen in landesbeteiligte Unternehmen und in das Land in seiner Funktion als Anteilseigner dieser Unternehmen stärken. 1.2. Anwendungsbereich 1.2.1. Juristische Personen des Privatrechts
Der PCGK des Saarlandes richtet sich an alle Unternehmen in der Rechtsform einer juristischen Person des Privatrechts, an denen das Land mehrheitlich – direkt oder indirekt – beteiligt ist.
Verfügt das Land nicht über eine Mehrheitsbeteiligung, hält aber einen Anteil von – direkt oder indirekt – mehr als 25 %, hat das für das jeweilige Unternehmen zuständige Ministerium darauf hinzuwirken, dass der PCGK des Saarlandes angewendet wird.
Keine Anwendung findet der PCGK des Saarlandes auf solche Unternehmen, an denen das Land zwar beteiligt ist, für die aber der Deutsche Corporate Governance Kodex gilt. 1.2.2. Juristische Personen des öffentlichen Rechts
Der PCGK des Saarlandes richtet sich auch an Unternehmen (Anstalten und Körperschaften) in der Rechtsform einer juristischen Person des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Landes unterstehen oder an denen das Land beteiligt ist, soweit rechtliche Bestimmungen nicht entgegenstehen.
Auf Stiftungen findet der PCGK keine Anwendung; diesen wird die Beachtung des PCGK empfohlen. 1.3. Allgemeines
Der PCGK des Saarlandes enthält Empfehlungen und Anregungen, die geltendes Recht widerspiegeln oder aufgrund von Beschlüssen der Landesregierung ohnehin von den Unternehmen zu beachten sind.
Das für die zentrale Beteiligungsverwaltung zuständige Ministerium für Finanzen und Europa wird den PCGK des Saarlandes regelmäßig hinsichtlich Inhalt und Anwendungsbereich vor dem Hintergrund nationaler und internationaler Entwicklungen überprüfen und bei Bedarf dessen Fortschreibung anstoßen. Darüber hinaus ist eine Kooperation mit dem Lehrstuhl für Bürgerliches Recht, deutsches und europäisches Handels- und Wirtschaftsrecht sowie Privatversicherungsrecht von Frau Prof. Dr. jur. Matusche-Beckmann, Universität des Saarlandes, mit dem Ziel der Weiterentwicklung des PCGK sowie insbesondere der Compliance-Kriterien avisiert.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Folgenden auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beiderlei Geschlecht. 1.4. Umsetzung und Verankerung
Das für das jeweilige Unternehmen zuständige Ministerium hat insbesondere durch Information der entsprechenden Aufsichtsgremien darauf hinzuwirken, dass dieser PCGK des Saarlandes beachtet wird.
Grundsätzlich sollte der Kodex in dem jeweiligen Regelwerk des betreffenden Unternehmens verankert werden. 2. Gesellschaftsorgane der Beteiligungsunternehmen 2.1. Grundprinzip
Die unternehmensspezifischen Ziele sollen das mit der Beteiligung verfolgte wichtige Landesinteresse konkretisieren. Die Strategie und die Geschäftspolitik der einzelnen Beteiligungsunternehmen sollen sich in die jeweiligen Ziele der Landesregierung einordnen.
Die Unternehmen sind demnach unter Berücksichtigung des im Gesellschaftsvertrag bestimmten öffentlichen Zwecks sowie der strategischen Beteiligungsziele der Landesregierung zu leiten.
Unternehmensleitung und die Organe der Unternehmensüberwachung sollen – unter besonderer Berücksichtigung der nachfolgenden Gesichtspunkte – gemeinsam darauf hinwirken, dass der öffentliche Zweck nachhaltig erfüllt und der wirtschaftliche Erfolg gewährleistet wird. 2.2. Gesellschafterversammlung
Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Organ einer Gesellschaft zur Willensbildung.
Das Land nimmt seine Rechte als stimmberechtigter Gesellschafter in der Gesellschafterversammlung wahr.
Die Gesellschafterversammlung wird mindestens einmal jährlich von der Geschäftsleitung unter Angabe der Tagesordnung einberufen. In der Tagesordnung sollen die zu behandelnden Punkte möglichst genau bezeichnet werden. Mit deren Bekanntmachung sollen auch Vorschläge zur Beschlussfassung unterbreitet werden. Die Anteilseigner sollen ausreichend Gelegenheit haben, sich auf die Erörterung und Abstimmung vorzubereiten. Im Falle des § 48 Abs. 2 GmbHG1 ist auch eine schriftliche Beschlussfassung zulässig. Über die Gesellschafterversammlung und über Beschlüsse der Anteilseigner außerhalb von Versammlungen ist grundsätzlich eine Niederschrift zu fertigen.
Die Gesellschafterversammlung entscheidet insbesondere über die Satzung, über den Gegenstand des Unternehmens, über die Bestellung und die Abberufung der Mitglieder der Geschäftsleitung sowie über die Entlastung von Geschäftsleitung und Überwachungsorgan, soweit Gesetz oder Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmen. Die Gesellschafterversammlung entscheidet in der Regel über die Bestellung des Abschlussprüfers; die Einbindung des Landesrechnungshofes ist dabei unter Beachtung der Regelungen der Landeshaushaltsordnung sicherzustellen.
Die Geschäftsleitung soll den Jahresabschluss und den Lagebericht für das vergangene Geschäftsjahr so rechtzeitig vorlegen, dass die Gesellschafterversammlung innerhalb der ersten acht Monate des folgenden Geschäftsjahres über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Gewinnverwendung beschließen kann. Weitergehende gesetzliche oder gesellschaftsvertragliche Regelungen über Form oder Frist der Aufstellung bzw. Feststellung des Jahresabschlusses bleiben hiervon unberührt. 2.3. Geschäftsleitung 2.3.1. Aufgaben und Zuständigkeiten
Die Geschäftsleitung leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung und ist dabei insbesondere an den Unternehmensgegenstand und den Unternehmenszweck gebunden.
Die Geschäftsleitung entwickelt auf dieser Grundlage die strategische Ausrichtung des Unternehmens, stimmt sie mit dem Überwachungsorgan ab und sorgt für ihre Umsetzung.
Über das mittelfristige strategische Unternehmenskonzept und dessen Umsetzungsstand soll das Überwachungsorgan im Zusammenhang mit der Vorlage des jeweiligen Jahresabschlusses durch die Geschäftsleitung entsprechend informiert werden. 1 Der Abhaltung einer Versammlung bedarf es nicht, wenn sämtliche Gesellschafter in Textform mit der zu treffenden Bestimmung oder mit der schriftlichen Abgabe der Stimmen sich einverstanden erklären. (§ 48 Abs. 2 GmbHG)
Die Geschäftsleitung hat die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden. Mitglieder der Geschäftsleitung, die ihre Pflichten schuldhaft verletzen, sind dem Unternehmen zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens als Gesamtschuldner verpflichtet.
Die Geschäftsleitung hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auch auf deren Beachtung hin.
Die Geschäftsleitung soll dafür sorgen, dass in den jeweiligen Unternehmen den spezifischen Anforderungen entsprechende Compliance-Regelungen erlassen und umgesetzt werden.
Die Geschäftsleitung sorgt für ein angemessenes Risikomanagement und Risikocontrolling einschließlich eines wirksamen internen Revisionssystems im Unternehmen auf der Basis branchenüblicher Standards.
Die Geschäftsleitung strebt bei der Besetzung von Führungsfunktionen im Unternehmen im Rahmen von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung eine angemessene Berücksichtigung von Frauen und Männern an. Die Ziele des LGG sollen hierbei Beachtung finden. Im Rahmen von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung sollen Schwerbehinderte bevorzugt berücksichtigt werden.
Die Geschäftsleitung achtet bei der Besetzung von Stellen in ihrem Unternehmen auf die Erfüllung der Pflichtquote nach § 154 SGB IX, die Einhaltung der übrigen Vorschriften des SGB IX sowie auf eine angemessene Berücksichtigung von am Arbeitsplatz benachteiligten Menschen. 2.3.2. Zusammensetzung
Die Bestellung eines Mitgliedes der Geschäftsleitung erfolgt höchstens auf fünf Jahre, sofern der Gesellschaftsvertrag keine abweichende Regelung trifft. Eine wiederholte Bestellung oder Verlängerung der Amtszeit, jeweils für höchstens fünf Jahre, ist zulässig.
Besteht die Geschäftsleitung aus mehreren Personen, sollte eine vom Überwachungsorgan zu beschließende Geschäftsordnung für die Geschäftsleitung die Geschäftsverteilung und die Zusammenarbeit in der Geschäftsleitung regeln.
Das Überwachungsorgan kann in begründeten Fällen einen Sprecher der Geschäftsleitung bestimmen.
Besteht die Geschäftsleitung nur aus einer Person, soll durch geeignete interne Regelungen das "Vier-Augen-Prinzip" sichergestellt werden. Einzelprokura, Einzelhandlungsvollmacht oder insbesondere Generalvollmacht sollen nur in begründeten Ausnahmefällen erteilt werden. 2.3.3. Vergütung
Die Vergütung der Mitglieder der Geschäftsleitung wird unter Einbeziehung ihrer sonstigen Bezüge vom Anteilseigner bzw. vom Überwachungsorgan in angemessener Höhe festgelegt. Kriterien für die Angemessenheit der Vergütung bilden insbesondere die Aufgaben des jeweiligen Mitglieds der Geschäftsleitung, dessen persönliche Leistung sowie die wirtschaftliche Lage, der Erfolg und die Zukunftsaussichten des Unternehmens unter Berücksichtigung seines branchenabhängigen Vergleichsumfelds. Sämtliche Vergütungsbestandteile müssen je für sich und insgesamt angemessen sein.
Einzelheiten werden in gesonderten Arbeitsanleitungen der Landesregierung zur Regelung der Bereiche Vergütung, Reise- und Bewirtungskosten, Dienstwagen und Alters- und Hinterbliebenenversorgung festgelegt. Diese Arbeitsanleitung wird vom für die zentrale Beteiligungsverwaltung zuständigen Ministerium für Finanzen und Europa inhaltlich regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. 2.3.4. Interessenkonflikte
Mitglieder der Geschäftsleitung sowie Mitarbeiter dürfen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit weder für sich noch für andere Personen von Dritten2 Zuwendungen oder sonstige Vorteile fordern oder annehmen oder Dritten ungerechtfertigte Vorteile gewähren. Hierzu gehören auch über das geschäftsübliche Maß hinausgehende Geschenke oder sonstige Annehmlichkeiten. Auf die „Richtlinie zur Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der saarländischen Landesverwaltung“ (Antikorruptionsrichtlinie) in der jeweils geltenden Fassung wird ausdrücklich hingewiesen.
Kein Mitglied der Geschäftsleitung darf bei seinen Entscheidungen persönliche Interessen verfolgen und Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen.
Jedes Mitglied der Geschäftsleitung soll Interessenkonflikte dem Überwachungsorgan gegenüber unverzüglich offenlegen und die anderen Mitglieder der Geschäftsleitung hierüber informieren.
Alle Geschäfte zwischen dem Unternehmen einerseits und den Mitgliedern der Geschäftsleitung sowie ihnen nahestehenden Personen oder ihnen persönlich nahestehenden Unternehmungen andererseits haben den Gesetzen und den branchenüblichen Standards zu entsprechen. Wesentliche Geschäfte mit vorgenannten Personen bedürfen der Zustimmung des Überwachungsorgans, sofern dieses nicht ohnehin das Unternehmen beim Abschluss des Geschäfts zu vertreten hat.
Mitglieder der Geschäftsleitung sollen Nebentätigkeiten, insbesondere Mandate in Überwachungsorganen, nur mit Zustimmung des Überwachungsorgans ausüben, sofern die Zustimmung nicht ohnehin vorgeschrieben ist oder die Bestellung durch den Anteilseigner erfolgt. 2 Das Land als Gesellschafter gilt nicht als Dritter in diesem Sinne. Folglich nehmen diese Ausführungen keinen Bezug auf Leistungen zwischen Land und Gesellschaft. 2.4. Überwachungsorgan 2.4.1. Aufgaben und Zuständigkeiten
Aufgabe des Überwachungsorgans ist es, die Geschäftsleitung bei der Führung des Unternehmens regelmäßig zu beraten und zu überwachen. Gegenstand der Überwachung sind insbesondere die Ordnungsmäßigkeit, die Zweckmäßigkeit und die Wirtschaftlichkeit der Geschäftsleitungsentscheidungen.
Bei Unternehmen in der Rechtsform einer juristischen Person des öffentlichen Rechts ohne Trägerversammlung nimmt das Überwachungsorgan deren Aufgaben regelmäßig wahr, soweit ein Gesetz nichts anderes bestimmt.
Das Überwachungsorgan ist in alle Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für die Beteiligung einzubinden.
Die Mitglieder des Überwachungsorgans sind dem Wohl des jeweiligen Unternehmens verpflichtet. Die auf Veranlassung des Landes gewählten oder entsandten Mitglieder in Überwachungsorganen haben bei ihrer Tätigkeit darüber hinaus auch die besonderen Interessen des Landes im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zu berücksichtigen, insbesondere unter Berücksichtigung auch der einschlägigen Vorschriften der Landeshaushaltsordnung und der Ansätze des Haushaltsplans.
Soweit Mitglieder vom Saarland in das Überwachungsorgan entsandt werden, haben diese den PCGK zu beachten. Nach Übersendung des gesamten Kodex an die vorgenannten Mitglieder sollen diese unverzüglich der zentralen Beteiligungsverwaltung – mit der Erklärung der Mandatsübernahme – auch den Empfang und die zukünftige Beachtung der Grundsätze in einer schriftlichen Erklärung bestätigen. 2.4.2. Zusammensetzung
Bei Vorschlägen zur Wahl und bei der Bestellung von Mitgliedern des Überwachungsorgans wird darauf geachtet, dass dem Überwachungsorgan Mitglieder angehören, die über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen sowie angesichts ihrer beruflichen Beanspruchung in der Lage sind, die Aufgaben eines Mitglieds des Überwachungsorgans wahrzunehmen.
Die auf Veranlassung des Saarlandes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans sollen grundsätzlich nicht mehr als fünf Mandate in Überwachungsorganen gleichzeitig wahrnehmen. Mandate innerhalb eines Konzerns zählen als ein Mandat. Bei der Anzahl der Mandate sind Überwachungsorgane von Organisationen, die nicht unter den Anwendungsbereich dieser Grundsätze fallen, nicht zu berücksichtigen. Bei der Aufgabenwahrnehmung in einem Überwachungsorgan ist entscheidend, ob das jeweilige Mitglied in der Lage ist, die persönliche und zeitliche Inanspruchnahme der Gremienarbeit zu bewältigen. Im Ergebnis ist auf die zeitliche Gesamtbelastung des Mandatsträgers abzustellen. Die entsprechende Prüfung erfolgt durch die jeweiligen Mandatsträger eigenverantwortlich.
Mitglied eines Überwachungsorgans soll nicht derjenige sein, der in einer geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zu dem Unternehmen oder dessen Geschäftsleitung steht, durch die ein wesentlicher oder nicht nur vorübergehender Interessenkonflikt begründet wird.
Mitglieder eines Überwachungsorgans sollen keine Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens oder einem mit ihm verbundenen Unternehmen ausüben oder dort als Arbeitnehmer beschäftigt sein.
Die reguläre Amtsdauer der Mitglieder eines Überwachungsorgans beträgt vier Jahre, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Solange für die neue Amtszeit noch keine Mitglieder in das Überwachungsorgan entsandt worden sind, bleiben die bisherigen Mitglieder des Überwachungsorgans in der neuen Amtszeit mit allen Rechten und Pflichten im Amt. Jedes Mitglied kann sein Amt durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Unternehmen jederzeit niederlegen. Diesbezüglich ist der Vorsitzende des Überwachungsorgans durch die Geschäftsleitung unverzüglich zu informieren. Zugleich hat die Geschäftsleitung den entsendungsberechtigten Gesellschafter zu informieren und zur Entsendung eines Ersatzmitgliedes aufzufordern. Im Falle einer Entsendung eines Ersatzmitgliedes endet dessen Amtszeit spätestens mit Ablauf der regulären Amtszeit des ausgeschiedenen Mitgliedes. 2.4.3. Organisatorisches
Die innere Ordnung des Überwachungsorgans ist grundsätzlich im Gesellschaftsvertrag/in der Satzung festgelegt. Sie soll erforderlichenfalls ergänzt werden durch eine Geschäftsordnung für das Überwachungsorgan.
Mitglieder eines Überwachungsorgans eines Unternehmens in der Rechtsform einer juristischen Person des Privatrechts haben ihr Mandat persönlich auszuüben; sie dürfen ihre Aufgaben nicht durch andere wahrnehmen lassen. Abwesende Mitglieder eines Überwachungsorgans sollten durch Stimmbotschaft an der Beschlussfassung des Überwachungsorgans oder seiner Ausschüsse teilnehmen, indem sie schriftliche Stimmabgaben überreichen lassen.
Bei Unternehmen in der Rechtsform einer juristischen Person des öffentlichen Rechts, bei denen das Land selbst Mandatsträger ist (sog. institutionelles Mandat), nimmt die vom Träger in das Überwachungsorgan entsandte Person das Mandat nicht als eigenes wahr, sondern als Mandatsverwalter des Landes.
Die Vertreter des Landes in Überwachungsorganen sollten sich vor Entscheidungen, die für das Unternehmen von wesentlicher Bedeutung sind, über eine einheitliche Auffassung verständigen. Die Verständigung sollte erforderlichenfalls im Rahmen einer Vorbesprechung erfolgen.
Der Vorsitzende des Überwachungsorgans koordiniert die Arbeit des Überwachungsorgans, leitet dessen Sitzungen und nimmt die Belange des Überwachungsorgans nach außen wahr, soweit dies in einer Geschäftsordnung für das Überwachungsorgan bestimmt ist.
Die mit dem Vorsitz betraute Person des Überwachungsorgans soll mit der Geschäftsleitung, gegebenenfalls mit deren Sprecher, regelmäßig Kontakt halten und mit ihr auch zwischen den Sitzungen die Strategie, die Geschäftsentwicklung und das Risikomanagement des Unternehmens beraten. Sie ist seitens der Geschäftsleitung bzw. deren Sprecher auch über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung der Lage und Entwicklung sowie für die Leitung des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung sind, unverzüglich zu informieren.
Die mit dem Vorsitz betraute Person des Überwachungsorgans sollte die Mitglieder des Überwachungsorgans insbesondere über wichtige Ereignisse unterrichten und erforderlichenfalls eine außerordentliche Sitzung des Überwachungsorgans einberufen.
Das Überwachungsorgan kann aus seiner Mitte fachlich qualifizierte Ausschüsse bilden, in denen bestimmte Themen behandelt werden. Diesen kann auch die Befugnis übertragen werden, die Entscheidungen des Überwachungsorgans vorzubereiten oder deren Einhaltung zu überwachen. Die Ausschüsse dienen dazu, die Effizienz der Arbeit des Überwachungsorgans zu steigern und komplexe Sachverhalte vorzubereiten. Der jeweilige Ausschussvorsitzende berichtet an das Überwachungsorgan über die Arbeit des Ausschusses. 2.4.4. Vergütung
Eine Vergütung für Mitglieder des Überwachungsorgans wird entweder durch Beschluss der Gesellschafterversammlung oder in der Satzung/im Gesellschaftsvertrag des Unternehmens festgelegt.
Bei Unternehmen in der Rechtsform einer juristischen Person des öffentlichen Rechts legt dies der Träger oder die Trägerversammlung fest. 2.4.5. Interessenkonflikte
Jedes Mitglied des Überwachungsorgans ist dem Unternehmensgegenstand und dem Unternehmenszweck verpflichtet. Es darf bei seinen Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen.
Die Mitglieder eines Überwachungsorgans dürfen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit weder für sich noch für andere Personen von Dritten3 Zuwendungen oder sonstige Vorteile fordern oder annehmen oder Dritten ungerechtfertigte Vorteile gewähren. Hierzu gehören auch über das geschäftsübliche Maß hinausgehende Geschenke oder sonstige Annehmlichkeiten.
Mitglieder eines Überwachungsorgans dürfen an der Beratung und Beschlussfassung über einen Tagesordnungspunkt nicht teilnehmen, wenn anzunehmen ist, dass sie, ihnen nahestehende Personen oder eine von ihnen kraft Gesetzes oder kraft Vollmacht vertretene natürliche oder juristische Person durch einen zu fassenden Beschluss des Überwachungsorgans einen persönlichen Vorteil oder Nachteil erlangen könnten.
Jedes Mitglied eines Überwachungsorgans hat Interessenkonflikte dem Überwachungsorgan gegenüber offenzulegen.
Das Überwachungsorgan soll in seinem Bericht an die Gesellschafterversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren. Wesentliche Interessenkonflikte in der Person eines Mitgliedes eines Überwachungsorgans sollen zur Beendigung des Mandats führen.
Beratungs- und sonstige Dienstleistungs- und Werkverträge eines Mitglieds des Überwachungsorgans mit dem Unternehmen sollen nicht abgeschlossen werden. 3 Inwiefern das Land als Dritter im Sinne dieser Regelung gilt, ist im Einzelfall zu bestimmen. 3. Zusammenwirken von Überwachungsorgan und Geschäftsleitung 3.1. Grundsätze
Geschäftsleitung und Überwachungsorgan arbeiten zum Wohle des Unternehmens eng zusammen. Grundlage dafür ist gegenseitiges Vertrauen, welches insbesondere auch durch Beachtung der in diesem Kodex genannten Transparenz-, Offenlegungs- und Vertraulichkeitspflichten geschaffen wird. Die Einhaltung des Kodex ist wesentliche Pflicht gegenüber dem Land sowie dem Unternehmen und seinen Organen. Bestehende Regelungen in Satzungen und Gesellschaftsverträgen bleiben unberührt.
Die Geschäftsleitung stimmt auf der Grundlage von Unternehmensgegenstand und Unternehmenszweck die strategische Ausrichtung des Unternehmens mit dem Überwachungsorgan ab und erörtert mit ihm in regelmäßigen Abständen den Stand der Strategieumsetzung.
Für Geschäfte von grundsätzlicher Bedeutung legt die Satzung/der Gesellschaftsvertrag Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Überwachungsorgans fest. Hierzu gehören insbesondere Entscheidungen oder Maßnahmen, die zu einer erheblichen Veränderung der Geschäftstätigkeit im Rahmen der Satzung oder zu einer grundlegenden Veränderung der Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage oder der Risikostruktur des Unternehmens führen können. Die Kompetenz des Überwachungsorgans, zusätzliche – über die in der Satzung/im Gesellschaftsvertrag enthaltenen – Zustimmungsvorbehalte hinaus zu bestimmen, bleibt hiervon unberührt. Der Kreis der zustimmungspflichtigen Geschäfte ist so zu bestimmen, dass die angemessene Eigenverantwortlichkeit der Geschäftsleitung gewährleistet bleibt. 3.2. Vertraulichkeit
Gute Unternehmensführung setzt eine offene Diskussion zwischen Geschäftsleitung und Überwachungsorgan sowie innerhalb dieser Organe voraus. Die umfassende Wahrung der Vertraulichkeit ist dafür von entscheidender Bedeutung.
Alle Organmitglieder stellen sicher, dass von ihnen eingeschaltete Dritte die Verschwiegenheit in gleicher Weise wahren.
Das Überwachungsorgan sollte bei Bedarf ohne die Geschäftsleitung tagen. 3.3. Verantwortlichkeit
Die Geschäftsleitung beachtet die Grundsätze ordnungsgemäßer Geschäftsführung. Das Überwachungsorgan wirkt auf ein diesbezügliches Handeln der Geschäftsleitung hin.
Wird die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Mitglieds der Geschäftsleitung bzw. Mitglieds eines Überwachungsorgans schuldhaft verletzt, so haftet der widerrechtlich Handelnde nach den gesetzlichen Regelungen dem Unternehmen gegenüber auf Ersatz des dadurch entstandenen Schadens nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen. Bei unternehmerischen Entscheidungen liegt keine Pflichtverletzung vor, wenn das Mitglied der Geschäftsleitung oder des Überwachungsorgans vernünftigerweise annehmen durfte, auf der Grundlage angemessener Informationen zum Wohle des Unternehmens zu handeln.
Eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung für die Mitglieder von Geschäftsleitung und Überwachungsorgan (sogenannte D&O-Versicherung) soll grundsätzlich nur bei Unternehmen abgeschlossen werden, die erhöhten unternehmerischen und/oder betrieblichen Risiken ausgesetzt sind. Sie soll jeweils einen angemessenen Selbstbehalt vorsehen. Die Entscheidung hierüber und ihre Begründung insbesondere zur Zweckmäßigkeit der D&O-Versicherung sollen dokumentiert werden. Hierdurch unberührt sind eventuelle Freistellungsansprüche von Personen, die auf Veranlassung des Saarlandes eine Tätigkeit im Überwachungsorgan eines Unternehmens übernehmen und aus ihrer Tätigkeit haftbar gemacht werden. Für sie gelten, sofern keine für sie günstigere Regelung gesetzlich besteht, die für Beamte geltenden Regelungen zur Haftungsfreistellung unmittelbar oder entsprechend (§ 90 SBG). 4. Transparenz 4.1. Ziel
Das Saarland hat sich für eine erweiterte Transparenz in öffentlichen Unternehmen entschlossen. Hierbei soll dem Anspruch des Bürgers auf Wissen, wie öffentliche Gelder verwendet werden, auch in diesem Bereich unter der Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen Rechnung getragen werden. 4.2. Umsetzung
Bei Unternehmen in der Rechtsform des privaten Rechts hat die Geschäftsleitung die Gesamtvergütung grundsätzlich im Anhang zum Jahresabschluss zu veröffentlichen. Wird ein handelsrechtlicher Jahresabschluss nicht erstellt, so erfolgt die Veröffentlichung an anderer geeigneter Stelle.
Veröffentlicht wird die Gesamtvergütung in inhaltlicher Anlehnung an § 285 Nr. 9 a HGB, aufgeteilt nach erfolgsunabhängigen und erfolgsbezogenen Komponenten sowie Komponenten mit langfristiger Anreizwirkung. In der Veröffentlichung ist auch über eine Ruhegehaltszusage zusammengefasst zu berichten. Ferner ist die Gesamtsumme sämtlicher Vergütungen anzugeben, die einem Mitglied der Geschäftsleitung von Dritten im Hinblick auf diese Tätigkeit gewährt werden, insbesondere für die Übernahme von Tätigkeiten in Organen von Unternehmen.
Bei der Neu- oder Wiederbestellung und bei Änderungen des Anstellungsvertrages von Mitgliedern der Geschäftsleitung soll das zuständige Organ auf eine vertragliche Zustimmungserklärung dieser Mitglieder auf eine Offenlegung hinwirken, insbesondere auf eine Verzichtserklärung von Rechten aus § 286 Abs. 4 HBG.
Ungeachtet dessen gelten die gesetzlichen Regelungen, die im Saarland zur Schaffung von Transparenz in öffentlichen Unternehmen jeweils in Kraft sind. 5. Sonstiges 5.1. Rechnungslegung und Abschlussprüfung
Gesellschafter und Dritte sollen über den Geschäftsverlauf vor allem durch den Jahresabschluss und den Lagebericht des Unternehmens informiert werden. Jahresabschluss und Lagebericht sollen, soweit nicht abweichende gesetzliche Vorschriften oder Regelungen im Gesellschaftsvertrag des Unternehmens bestehen, in entsprechender Anwendung des Dritten Buchs des Handelsgesetzbuchs für große Kapitalgesellschaften aufgestellt und nach diesen Vorschriften geprüft werden.
Der Jahresabschluss und der Lagebericht werden von der Geschäftsleitung aufgestellt und von dem Abschlussprüfer sowie dem Überwachungsorgan geprüft.
Zur Wahrung der Unabhängigkeit soll ein Wechsel des verantwortlichen Abschlussprüfers bzw. des Prüfungsunternehmens regelmäßig nach einem Turnus von fünf Prüfungsjahren erfolgen. Dem Wechsel soll grundsätzlich ein Vergabeverfahren zugrunde liegen. 5.2. Besserstellungsverbot
Auf das in § 44 Abs. 4 Landeshaushaltsordnung (LHO) des Saarlandes verankerte Besserstellungsverbot wird hingewiesen. Demnach dürfen Zuwendungen zur Deckung der gesamten Ausgaben oder eines nicht abgegrenzten Teils der Ausgaben einer Einrichtung außerhalb der Landesverwaltung (institutionelle Förderung) nur mit der Auflage bewilligt werden, dass der Zuwendungsempfänger seine Beschäftigten nicht besser stellt als vergleichbare Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer des Landes. Entsprechendes gilt bei Zuwendungen zur Projektförderung, wenn die Gesamtausgaben des Zuwendungsempfängers überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanziert werden. Das für Finanzen zuständige Ministerium kann bei Vorliegen zwingender Gründe Ausnahmen zulassen.