Richtlinien für das Ideennetz in der saarländischen Landesverwaltung

Richtlinien für das Ideennetz in der saarländischen Landesverwaltung Vom 25. September 2001 Das Ideennetz ist eine ständige Einrichtung der Landesverwaltung mit dem Ziel, jedermann, insbesondere alle Beschäftigten des öffentlichen Dienstes, zu Verbesserungsvorschlägen zu motivieren, die geeignet sind, die öffentliche Verwaltung leistungsfähiger, moderner und bürgernäher zu gestalten. Die Landesregierung sieht in der Kreativität, der Erfahrung und dem Engagement ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das größte und wichtigste Potential für eine nachhaltige und kontinuierliche Qualitätssteigerung der Verwaltung. Die Landesregierung bittet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sich einzeln oder im Team (z. B. in Qualitätszirkeln) am Ideennetz zu beteiligen. Sie betont die Verpflichtung der Führungskräfte, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Einreichen von Vorschlägen zu ermuntern und sie dabei zu unterstützen. Die Landesregierung ist an jedem Vorschlag interessiert. Neben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des öffentlichen Dienstes sind daher alle zur Beteiligung aufgerufen, die geeignete Vorschläge haben. Jeder Vorschlag wird zügig und nachvollziehbar geprüft. Niemand darf wegen eines Vorschlags benachteiligt werden. 1. Umfang und Gegenstand des Ideennetzes 1.1 Das Ideennetz erstreckt sich auf die gesamte Landesverwaltung Die obersten Landesbehörden können in Abstimmung mit dem Ideenkreis für ihren Geschäftsbereich befristete Sonderwettbewerbe durchführen. 1.2 Gegenstand des Ideennetzes sind im weitesten Sinne Überlegungen mit dem Ziel, die Verwaltung zu vereinfachen, kostengünstiger zu gestalten oder sonst zu verbessern. Hierzu gehören auch Vorschläge zur Vereinfachung des Landesrechts. 1.3 Soweit die Übernahme bereits anderweitig bewährter Verfahren vorgeschlagen wird, müssen die Vorschläge auf ihre Brauchbarkeit für die gegebenen Verhältnisse überprüft sein und, soweit erforderlich, Anpassungen enthalten. 2. Teilnahmeberechtigung - 2 - Das Ideennetz steht jeder Person offen, die einen Beitrag zur Verbesserung der Landesverwaltung leisten möchte. Landesbedienstete können auch Vorschläge aus dem eigenen Aufgabengebiet einreichen, sofern kein konkreter dienstlicher Auftrag vorlag und die Verbesserung nicht eigenverantwortlich eingeführt oder umgesetzt werden konnte. 3. Form und Einreichung der Vorschläge 3.1 Vorschläge können formlos oder auf besonderem Vordruck eingereicht werden. Sie sind ohne Einhaltung des Dienstweges zu senden an das Ministerium für Inneres und Sport – Ideennetz – Mainzer Str.136 66121 Saarbrücken. 3.2 Jeder Vorschlag soll gesondert dargestellt werden und die folgenden Angaben enthalten: • Beschreibung des Ist-Zustandes und des Problems, • Darstellung des Vorschlags und seiner Zielsetzung, • ggf. erläuternde Skizzen, Muster, Fotos usw., die den Vorschlag veranschaulichen, • Kostenberechnungen oder -vergleiche bzw. Hinweise auf Vorteile, Einsparungen oder Mehreinnahmen. 3.3 Dem Vorschlag sind folgende persönliche Angaben – bei einer Gruppenidee für jede Einsenderin und jeden Einsender – beizufügen: • Name, Vorname, • Privatanschrift, • Bankverbindung. Bei Landesbediensteten sind außerdem anzugeben: • Amts-/Dienstbezeichnung, • derzeitige oder letzte Dienststelle, • Arbeitsgebiet/Funktion, • Versicherung, dass dem Vorschlag kein konkreter dienstlicher Auftrag zu Grunde liegt und die Verbesserung nicht eigenverantwortlich eingeführt oder umgesetzt werden konnte, • dienstliche und/oder private Telefonnummer. 3.4 Der Vorschlag kann auf Wunsch für das gesamte Verfahren oder einzelne Verfahrensabschnitte anonym behandelt werden. Er ist dann mit einer - 3 - Kennziffer einzureichen. Die Angaben zur Person sind in einem verschlossenen Umschlag beizufügen; der Umschlag ist ebenfalls mit der Kennziffer zu versehen. 3.5 Mit der Einreichung erklärt sich die Einsenderin oder der Einsender mit dem Inhalt dieser Richtlinien und der Verarbeitung der personenbezogenen Daten, unter Berücksichtigung des Wunsches nach anonymer Behandlung, einverstanden. 4. Ideenkreis 4.1 Die Vorschläge werden von dem für die gesamte Landesverwaltung zuständigen Ideenkreis geprüft. Dessen Mitglieder sind weisungsfrei. Der Ideenkreis entscheidet über die Annahme oder Ablehnung. 4.1.1 Den Vorsitz im Ideenkreis führt die Staatssekretärin/der Staatssekretär im Ministerium für Inneres und Sport . 4.1.2 Weitere Mitglieder sind − jeweils eine Vertreterin oder ein Vertreter der Staatskanzlei und der übrigen Ministerien, − eine Vertreterin oder ein Vertreter der Personalsondervertretung der obersten Landesbehörden, − eine Vertreterin oder ein Vertreter der Industrie- und Handelskammer, der Handwerkskammer und der Arbeitskammer und − eine Vertreterin oder ein Vertreter des Rechnungshofes des Saarlandes. 4.1.3 Zur Durchführung seiner Aufgaben gibt sich der Ideenkreis eine Geschäfts- und Verfahrensordnung, die im Gemeinsamen Ministerialblatt veröffentlicht wird. 5. Prüfung 5.1 Die Geschäftsstelle des Ideenkreises übersendet den Verbesserungsvorschlag der zuständigen Fachverwaltung, die innerhalb von sechs Wochen schriftlich Stellung nimmt. Die Stellungnahme muss sich im Falle der Verwertbarkeit auch zu deren wirtschaftlichen oder sonstigen Vorteilen für die Verwaltung äußern. - 4 - 5.2 Der Ideenkreis prüft den Vorschlag unter Berücksichtigung der Stellungnahme und entscheidet über die Annahme oder Ablehnung. Der Einsenderin oder dem Einsender kann Gelegenheit zur Vorstellung des Vorschlags eingeräumt werden. 6. Anerkennung und Prämierung 6.1 Für angenommene Vorschläge werden Geldprämien, Sachprämien oder sonstige Zuwendungen jeweils für sich allein gewährt. Der Ideenkreis kann bei Landesbediensteten die Prämie oder Zuwendung mit einem Vorschlag für die Gewährung von Freizeit verbinden. Die Prämie kann auf Antrag der Einsenderin oder des Einsenders von der zuständigen Dienststelle bis zu einem Betrag von 500,-- EUR nach den für den Ausgleich von Arbeitszeit jeweils geltenden Vorschriften in Freizeit umgewandelt werden. Die Umrechnung der Prämie in Freizeit erfolgt dadurch, dass der Prämienbetrag durch den in der Mehrarbeitsvergütungsverordnung des Bundes in der jeweils geltenden Fassung für die Einsenderin oder den Einsender maßgeblichen Stundensatz geteilt wird. 6.2 Art und Wert der Anerkennung richten sich nach dem Maß der Verbesserung der Verwaltung und dem Ausmaß der schöpferischen Leistung. 6.3 Die Geldprämie beträgt mindestens 100,-- EUR, höchstens 2.500,-- EUR. Bei Vorschlägen mit berechenbarer Ersparnis richtet sich die Prämie nach der erzielten Nettoersparnis eines Jahres. Die Prämie beträgt in diesen Fällen mindestens 20 vom Hundert der Nettoersparnis desjenigen Jahres, das der Umsetzung des Vorschlags folgt, jedoch nicht mehr als 10.000,-- EUR. Auf die zu erwartende Prämie kann ein Abschlag gezahlt werden. Der Ideenkreis stellt mit der Prämienfestsetzung fest, in welchen Teilen der Landesverwaltung die der Prämie zugrunde liegende Einsparung verwirklicht werden kann. 6.4 Ist ein Vorschlag von mehreren Personen gemeinschaftlich eingereicht worden, wird die Prämie auf diese zu gleichen Teilen verteilt, sofern nichts anderes bestimmt ist. 6.5 Einzelheiten der Prämienfestsetzung und Prämiengewährung werden vom Ideenkreis in einem Prämienplan festgelegt, der im Gemeinsamen Ministerialblatt veröffentlicht wird. 6.6 Einsenderinnen und Einsender prämierter Vorschläge erhalten ein Anerkennungsschreiben der Ministerin oder des Ministers für Inneres und Sport. Außerdem kann der Ideenkreis den Namen des Einsenders unter Angabe der Höhe der Prämie mit einer kurzen Darstellung des Vorschlags im Gemeinsamen Ministerialblatt des Saarlandes und in einer Tageszeitung veröffentlichen. Bei Landesbediensteten ist auf deren Wunsch eine Abschrift des Anerkennungsschreibens zu den Personalakten zu nehmen. - 5 - 6.7 Angenommene Vorschläge von Landesbeamtinnen oder Landesbeamten sollen nach Maßgabe der jeweils geltenden Beurteilungsrichtlinien bei einer dienstlichen Beurteilung berücksichtigt werden. 6.8 Die Ministerin oder der Minister für Inneres und Sport lädt jährlich einmal alle Einsenderinnen und Einsender von Vorschlägen zu einer besonderen Ehrung ein. 7. Ablehnung 7.1 Für abgelehnte Vorschläge, die eine Anerkennung wegen des damit verbundenen Aufwandes an Fleiß und Mühe verdienen, sowie für Vorschläge, die wegen anderer gleichartiger Vorschläge nicht angenommen werden können, kann eine Anerkennungsprämie zuerkannt werden. Die Regelungen in Nr. 6.1, 6.4 und 6.5 gelten entsprechend. 7.2 Die Gründe für die Ablehnung sind der Einsenderin oder dem Einsender mitzuteilen. 8. Verwirklichung 8.1 Die zuständige Dienststelle hat angenommene Verbesserungen zu verwirklichen. Hält sie einen angenommenen Vorschlag für undurchführbar oder seine Durchführung für unzweckmäßig, hat sie dem Ideenkreis die Gründe dafür mitzuteilen. Der Ideenkreis hört die Einsenderin oder den Einsender hierzu. Er stellt ggf. anschließend die Durchführbarkeit fest. 8.2 Bei der Durchführung können diejenigen, die den Vorschlag eingereicht haben, beteiligt werden. 9. Werbung für die Teilnahme am Ideennetz 9.1 Die Behördenleitungen sollen in angemessenen Abständen durch geeignete Maßnahmen auf die Einreichung von Vorschlägen hinwirken. Dabei soll insbesondere die Bereitschaft zur Gruppenarbeit gefördert und die Einrichtung entsprechender Qualitätszirkel unterstützt werden. 9.2 Darüber hinaus sollen die unmittelbaren Vorgesetzten und die Organisationsreferate die Beschäftigten immer wieder zu Verbesserungsvorschlägen motivieren. 9.3 Für Werbemaßnahmen, die über den Geschäftsbereich einer obersten Landesbehörde hinausgehen, ist der Ideenkreis zuständig. 9.4 Bei der Geschäftsstelle des Ideenkreises wird eine datenbankgestützte Ideenbörse eingerichtet. Die Ideenbörse enthält die Daten bereits eingereichter und bewerteter Vorschläge, die zuerkannten Prämien und den - 6 - Stand der Umsetzung. Nach Möglichkeit sollen auch Informationen über prämierte Vorschläge aus anderen Verwaltungsbereichen angeboten werden. Mit Einwilligung der Einsenderin oder des Einsenders können auch Auskünfte über personenbezogene Daten (Name, Dienstanschrift, Funktion) erteilt werden. Die Ideenbörse steht am Ideennetz Interessierten kostenlos zur Verfügung. 10. Schlussvorschriften 10.1 Die Richtlinien treten am 1. Januar 2002 in Kraft. Zum gleichen Zeitpunkt werden die Richtlinien für das Ideennetz in der saarländischen Landesverwaltung vom 28. Juli 1999 (GMBl. Saar S. 152), geändert am 27. November 2000 (GMBl. Saar S. 220), aufgehoben. 10.2 Diese Richtlinien gelten auch für Vorschläge, die vor dem 1. Januar 2001 eingereicht wurden und bei denen eine Entscheidung des Ideenkreises noch nicht ergangen ist.