Richtlinien über die Rechnungslegung und die Buchführung der Abteilung ZDV-Saar des LfF (RRB-ZDV-Saar)

Richtlinien über die Rechnungslegung und die Buchführung der Abteilung „Zentrale Datenverarbeitungsstelle für das Saarland“ des Landesamtes für Finanzen (RRB-ZDV-Saar) Vom 22. April 2002 1. Allgemeines 1.1 Die Zentrale Datenverarbeitungsstelle für das Saarland (ZDV-Saar) wird seit dem 1. Januar 1995 als Landesbetrieb nach § 26 der Haushaltsordnung des Saarlandes (LHO) geführt. Sie ist seit dem 1. Juni 2001 eine Abteilung des mit dem Gesetz vorn 23. Mai 2001 (Amtsbl. S. 937) errichteten Landesamtes für Finanzen (LfF). 1.2 Nach den § 26 und 74 LHO und den dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften ist jährlich ein Wirtschaftsplan aufzustellen. Die ZDV-Saar hat nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung zu buchen und eine Kosten- und Leistungsrechnung einzurichten. 2. Wirtschaftsplan 2.1 Der Wirtschaftsplan ist nach Erfolgs- und Finanzplan zu gliedern. Neben den ausgebrachten Beträgen eines Jahres sind die Soll-Zahlen des vorvorangegangenen Jahres und die IstZahlen des vorvorangegangenen Jahres aufzuführen. Der von der ZDV-Saar erstellte Voranschlag des Wirtschaftsplans ist dem Ministerium für Finanzen und Bundesangelegenheiten (MFB) bis zum 1. März eines Jahres für das folgende Geschäftsjahr vorzulegen. Ihm ist eine Finanzplanung für die jeweils nächsten drei Jahre beizufügen. 2.2 Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. 2.3 Das voraussichtliche Abschlussergebnis nach dem Wirtschaftsplan ist unter Berücksichtigung der Abweichung des Ist-Ergebnisses vom Plan-Ergebnis des vorvorangegangenen Jahres im Haushaltsplan des Saarlandes als Zuführung oder Abführung zu veranschlagen. Die Haushaltsabteilung des MFB kann Ausnahmen zulassen. Dem Haushaltsplan ist eine Übersicht über den Wirtschaftsplan als Anlage beizufügen. 2.4 Tritt der Haushaltsplan nicht rechtzeitig in Kraft, ist der Entwurf des Wirtschaftsplans entsprechend der Regelungen über die vorläufige Haushaltsführung zu vollziehen. 2.5 Stellen sind in Stellenplänen und Stellenübersichten im Haushaltsplan auszubringen. Personalausgaben sind nach Maßgabe dieser Stellenpläne und Stellenübersichten im Wirtschaftsplan anzusetzen; sie sind durch Stellenpläne, Stellenübersichten und Stellenbedarfsnachweisungen zu erläutern. 2.6 Wird der Wirtschaftsplan in wesentlichen Punkten verändert oder kommt es zu Ausgabensteigerungen von erheblicher finanzieller Bedeutung, so ist der Wirtschaftsplan fortzuschreiben. Die Haushaltsabteilung des MFB kann den Vollzug des fortgeschriebenen Wirtschaftsplans von ihrer Zustimmung abhängig machen. 3. Erfolgsplan 3.1 Der Erfolgsplan ist analog der Gewinn- und Verlust-Rechnung unsaldiert zu gliedern. 3.2 Im Erfolgsplan sind die voraussichtlichen Erträge, die voraussichtlichen Aufwendungen und das voraussichtliche Jahresergebnis der ZDV-Saar darzustellen. 3.3 Die kalkulatorischen Kosten sind nachrichtlich auszuweisen. 3.4 Der Erfolgsplan ist so zu gestalten, dass er mit dem Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung vergleichbar ist. 4. Finanzplan 4.1 Der Finanzplan gliedert sich nach der Herkunft der Mittel (Deckungsmittel) und nach der Verwendung der Mittel (Verwendungszweck). 4.2 Deckungsmittel sind Zuführungen aus Haushaltsmitteln des Landes und sonstige im Erfolgsplan nicht erfasste Erträge. 4.3 Im Erfolgsplan nicht ausgewiesene Ausgaben sind im Finanzplan anzusetzen. Dies gilt grundsätzlich auch für Investitionen. Für sie kann die Haushaltsabteilung des MFB abweichende Regelungen treffen. 5. Bewirtschaftung 5.1 Für die Bewirtschaftung gelten die Vorschriften der LHO sowie die dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften. Im Übrigen sind Sonderanordnungen im Wirtschaftsplan oder Einzelanordnungen des Ministeriums für Finanzen und Bundesangelegenheiten, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer dv-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten. Es ist ein geeigneter Kontenrahmen zu verwenden. 5.2 Grundsätzlich sind folgende Aufwendungen des Erfolgsplans gegenseitig deckungsfähig: 5.2.1 Personalaufwendungen untereinander; 5.2.2 Sachaufwendungen (ohne Investitionen). 5.3 Abschreibungen, kalkulatorische Kosten, Kosten, die Aufwand aber keine Ausgaben sind, und Steuern nehmen an der gegenseitigen Deckungsfähigkeit nicht teil. 5.4 Sollen die Ansätze des Erfolgsplans überschritten werden, ohne dass die gegenseitige Deckungsfähigkeit ausreicht, so hat die ZDV-Saar dies rechtzeitig beim MFB zu beantragen. 5.5 Sind bei der Ausführung des Erfolgsplans erhebliche Mindererträge zu erwarten, so ist der MFB unverzüglich zu unterrichten. Ein Ausgleichsvorschlag ist beizufügen. Es gilt Ziffer 2.6. 5.6 Die ZDV-Saar hat die Einhaltung der Wirtschaftsplandaten (laufend) zu überwachen. Das MFB erhält von der ZDV-Saar bis zum Ende des auf ein Quartalsende folgenden Monats eine Gegenüberstellung der zeitanteiligen Ansätze des Wirtschaftsplans und der tatsächlichen Erträge bzw. Aufwendungen des abgelaufenen Quartals. Wesentliche Abweichungen sind zu erläutern. 6. Jahresabschluss 6.1 Der Jahresabschluss besteht aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Bei der Erstellung und Gliederung sind die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu beachten. Ihm sind beizufügen: 6.1.1 Geschäftsbericht, 6.1.2 Anlagennachweis, 6.1.3 Übersichten über die Kosten- und Leistungsrechnung. 6.2 Der Jahresabschluss ist bis 30. April des folgenden Jahres zu erstellen und dem MFB vorzulegen. In begründeten Ausnahmefällen kann das MFB die Frist verlängern. 6.3 Das MFB genehmigt den Jahresabschluss. 6.4 Der Jahresabschluss ist nach Genehmigung durch das MFB dem Rechnungshof des Saarlandes zu übersenden. 7. Zahlungsverkehr 7.1 Die ZDV-Saar bedient sich zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs des landeseinheitlichen Anordnungsverfahrens HVU und der Bankkonten der Landeshauptkasse. Alle Ein- und Auszahlungen werden in einem Sachkonto bei der Landeshauptkasse aufgezeichnet, das in Form eines Vorschussbuches gemäß VV Nr. 12 zu § 71 LHO geführt wird. 7.2 Die ZDV Saar hat in geeigneter Weise dafür zu sorgen, dass monatlich ein Abgleich der Ergebnisse der Betriebsbuchführung mit dem Vorschusskonto der Landeshauptkasse erfolgt. Die Haushaltsabteilung des MFB kann auf Antrag Abweichungen zulassen. 7.3 Für die Inanspruchnahme des Vorschusskontos kann die Haushaltsabteilung des MFB Höchstbeträge festsetzen. 8. Rechnungsstellung 8.1 Über Forderungen der ZDV-Saar ist den Schuldnern eine Rechnung auszustellen. Lieferungen und Leistungen, die die ZDV-Saar für Dienststellen der Landesverwaltung bzw. für andere Landesbetriebe erbringt oder von diesen empfängt, sind entsprechend § 61 LHO und den dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften zu berechnen. Dies gilt auch gegenüber anderen Abteilungen des LfF. Rechnungen sind nur zu unterschreiben, soweit es den allgemeinen kaufmännischen Gepflogenheiten entspricht. 8.2 Für ständig wiederkehrende/laufende Lieferungen und Leistungen der ZDV-Saar können Abschlagzahlungen festgesetzt werden. 8.3 Die ZDV-Saar erstellt ein Gebührenverzeichnis, das regelmäßig, zumindest jährlich, zu überprüfen und ggf. anzupassen ist. Das Gebührenverzeichnis und dessen Änderungen sind dem MFB zur Genehmigung vorzulegen. 8.4 Über Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gegen die ZDV-Saar (Verbindlichkeiten der ZDV-Saar) sind vom Gläubiger Rechnungen zu verlangen. Schriftliche Forderungsnachweise sind wie Rechnungen zu behandeln. Wenn die Forderung nicht schriftlich geltend gemacht werden kann, ist sie gesondert zu begründen. Für persönliche Zahlungen an Bedienstete gelten die schriftlichen Unterlagen über die Errechnung und Zahlungslisten als Forderungsnachweise. 8.5 Die Eingangs- und die Ausgangsrechnungen sind zu kontieren (Vermerk über die Verbuchung, die Kostenstelle und ggf. die Kostenträger). 9. Aufbau und Leitung des Rechnungswesens 9.1 Das Rechnungswesen fällt in die Zuständigkeit des Leiters der ZDV-Saar. Es ist organisatorisch zusammenzufassen. 9.2 Zum Rechnungswesen gehören: 9.2.1 der Wirtschaftsplan, 9.2.2 die Buchführung, 9.2.3 der Jahresabschluss, 9.2.4 die Kosten- und Leistungsrechnung, 9.2.5 die Gebühren-/Preiskalkulation, 9.2.6 die für die Wirtschaftsführung erforderlichen Auswertungen/Statistiken. 9.3 Zur Buchführung gehören: 9.3.1 die Hauptbuchhaltung einschließlich Kontierung, 9.3.2 die Anlagenbuchhaltung/-rechnung, 9.3.3 die Vorräterechnung, 9.3.4 die Bearbeitung der Ausgangsrechnungen und der Debitorenkonten, 9.3.5 die Bearbeitung der Eingangsrechnungen und der Kreditorenkonten. 9.4 Aus Gründen der Funktionstrennung und Verfahrenssicherheit ist die Buchhaltung zu trennen vom Bestellwesen. 10. Jahresabschluss-, Rechnungs- und Betriebsprüfung 10.1 Die Jahresabschluss Rechnungs- und Betriebsprüfung erfolgt durch die Innenrevision des LfF. Sie ist dem Direktor des LfF unmittelbar unterstellt. Er erteilt die Prüfungsaufträge. Die Innenrevision hat dem Direktor des LfF regelmäßig zu berichten. Mit der Durchführung der Jahresabschlussprüfung kann das MFB einen Dritten beauftragen. 10.2 Die Innenrevision prüft stichprobenweise insbesondere: 10.2.1 die Einnahmen- und Ausgabenbelege auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, 10.2.2 die richtige Kontierung, Verbuchung und zeitliche Abgrenzung der Belege, 10.2.3 die richtige und vollständige Eingabe der Daten, 10.2.4 die Einhaltung und Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung / ordnungsgemäßer Datenverarbeitung. 10.3 Die Innenrevision fertigt jährlich einen Prüfbericht über den Jahresabschluss. In dem Prüfbericht sind die geprüften Bereiche, die Art und Anzahl der Prüfungen und die wesentlichen Feststellungen darzustellen. Der Bericht soll zu den festgestellten Mängeln Abhilfevorschläge enthalten. Der Prüfbericht über den Jahresabschluss ist mit dem Jahresabschluss dem MFB vorzulegen. 11. In-Kraft-Treten Die Richtlinien treten am 1. Januar 2002 in Kraft.