Richtlinien über die Rechnungslegung und die Buchführung in dem kaufmännisch geführten SaarForst Landesbetrieb

DER MINISTER FÜR UMWELT Richtlinien über die Rechnungslegung und die Buchführung in dem kaufmännisch geführten SaarForst Landesbetrieb (RRB- SFL) vom 20. Januar 2001 1 Allgemeines 1.1 Der SaarForst Landesbetrieb - nachstehend SFL genannt -wird ab 02. Juli 1999 als Landesbetrieb nach § 26 Abs. 1 Haushaltsordnung des Saarlandes - LHO geführt. 1.2 Der SFL hat nach §§ 26, 74 und 87 LHO und den dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften Wirtschaftspläne zu erstellen, nach den Regeln der kaufmännischen Buchführung zu buchen und eine Kosten- und Leistungsrechnung einzurichten. 2 Wirtschaftsplan 2.1 Der SFL legt bis spätestens 01.03. eines Jahres für das folgende Geschäftsjahr dem Ministerium für Umwelt - nachstehend MfU genannt – einen Wirtschaftsplan vor. Der Wirtschaftsplan gliedert sich in einen Erfolgs- und Finanzplan und einen Stellenplan. Das MfU legt dem Ministerium für Finanzen und Bundesangelegenheiten - im nachfolgenden MFB genannt - einen nach Erfolgs-, Finanz- und Stellenplan gegliederten Voranschlag zum Wirtschaftsplan vor. Dem Wirtschaftsplan ist eine Finanzplanung für die folgenden 3 Jahre beizufügen. 2.2 Das Wirtschaftsjahr des SFL ist identisch mit dem Kalenderjahr bzw. dem Haushaltsjahr. 2.3 Das voraussichtliche Abschlussergebnis nach dem Wirtschaftsplan, bereinigt um Aufwendungen, die keine Ausgaben sind, ist im Haushaltsplan als Zuführung oder als Abführung zu veranschlagen. Dem Haushaltsplan ist eine Übersicht über den Wirtschaftsplan des SFL als Anlage beizufügen. Gewinne laut Erfolgsplan sind an das Land abzuführen. 2.4 Tritt der Haushaltsplan nicht rechtzeitig in Kraft, ist der Entwurf des Wirtschaftsplans entsprechend den Regelungen über die vorläufige Haushaltsführung zu vollziehen. ... Seite 2 der Richtlinien über die Rechnungslegung und die Buchführung in dem kaufmännische geführten SaarForst Landesbetrieb (RRB-SFL) 2.5 Stellen sind in Stellenplänen und Stellenübersichten im Haushaltsplan auszubringen. Personalausgaben sind nach Maßgabe dieser Stellenpläne und Stellenübersichten im Wirtschaftsplan anzusetzen; sie sind durch Stellenpläne, Stellenübersichten und Stellenbedarfsnachweisungen zu erläutern. 2.6 Wird der Wirtschaftsplan in wesentlichen Punkten verändert oder kommt es zu Ausgabensteigerungen von erheblicher finanzieller Bedeutung, so ist der Wirtschaftsplan mit Zustimmung des MfU im Einvernehmen mit dem MFB fortzuschreiben. § 37 LHO bleibt unberührt. 3 Erfolgsplan 3.1 Der Erfolgsplan ist analog der kaufmännischen Jahresgewinn- und Verlustrechnung unsaldiert zu gliedern, soweit diese Richtlinien keine abweichende Regelung vorschreiben. Neben den ausgebrachten Beträgen sind die Soll-Zahlen des geltenden Wirtschaftsplanes und daneben die Ist-Zahlen der Gewinn- und Verlustrechnung des abgelaufenen Geschäftsjahres aufzuführen. 3.2 Im Erfolgsplan sind die geschätzten Aufwendungen, die geschätzten Erträge und das voraussichtliche Jahresergebnis des SFL darzustellen. 3.3 Abschreibungen und sonstige nicht ausgabewirksame Aufwendungen sind nur nachrichtlich aufzunehmen. 3.4 Der Aufbau des Erfolgsplanes ist so zu gestalten, dass er mit dem Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung vergleichbar ist. 4 Finanzplan 4.1 Der Finanzplan gliedert sich nach der Herkunft der Mittel (Deckungsmittel) und nach der Verwendung der Mittel (Verwendungszweck). 4.2 Deckungsmittel sind 4.2.1 Zuführungen aus Haushaltsmitteln des Landes; 4.2.2 sonstige im Erfolgsplan nicht erfasste Erträge. 4.3 Im Erfolgsplan nicht ausgewiesene Ausgaben, insbesondere für Investitionen, sind im Finanzplan anzusetzen. 4.4 Bauinvestitionen einschließlich der dazugehörigen Ersteinrichtungen sowie mittelfristige Anlagegüter werden im Haushaltsplan, Kap. 20 09, ver... Seite 3 der Richtlinien über die Rechnungslegung und die Buchführung in dem kaufmännische geführten SaarForst Landesbetrieb (RRB-SFL) anschlagt. Mit Ingebrauchnahme der Bauten und sonstigen Gegenstände des Anlagevermögens sind sie in das Betriebsvermögen des SFL einzubringen. Hinsichtlich des Verkaufs bzw. des Erwerbs von Forstgrundstücken verbleibt es bei dem bisherigen Verfahren. Die Einnahmen werden unter der bisherigen Haushaltsstelle im Haushaltsplan ausgewiesen und dem Grundstücksfonds zugeführt. Für den Erwerb von Grundstücken durch den Landesbetrieb werden wie bisher aus Kapitel 21 02 Titel 812 01 Mittel bereitgestellt. 5. Finanzplanung Die Finanzplanung ist nach dem Wirtschaftsplan zu gliedern und beinhaltet das Istergebnis des Vorjahres, den Sollansatz des laufenden Jahres sowie die Ansätze für die folgenden 3 Jahre. 6. Bewirtschaftung 6.1 Für die Bewirtschaftung gelten die Vorschriften der Landeshaushaltsordnung sowie die dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften Im übrigen sind Sonderanordnungen im Wirtschaftsplan oder Einzelanordnungen des MfU zu beachten. 6.2 Grundsätzlich sind folgende Aufwandspositionen des Erfolgsplans jeweils gegenseitig deckungsfähig: 6.2.1 Personalaufwendungen, 6.2.2 Sachaufwendungen mit Ausnahme von Repräsentationsaufwendungen und Aufwendungen für Tagungen und Öffentlichkeitsarbeit, 6.3 Sollen Ansätze des Wirtschaftsplans überschritten werden, ohne dass die gegenseitige Deckungsfähigkeit ausreicht, so ist die vorherige Zustimmung des MfU einzuholen. § 37 LHO bleibt unberührt. Dem MfU ist vierteljährlich eine Gegenüberstellung der zeitanteiligen Ansätze des Wirtschaftsplanes und der tatsächlichen Aufwendungen bzw. Erträge des abgelaufenen Quartals vorzulegen. Die Abweichungen sind zu erläutern. 6.4 Sind bei der Ausführung des Erfolgsplans erhebliche Mindererträge zu erwarten, so ist das MfU unverzüglich zu unterrichten. Ein Vorschlag über Minderaufwendungen ist beizufügen. Das MfU führt das Einvernehmen mit dem MFB herbei. Es gilt 2.6. 6.5 Lieferungen und Leistungen, die der SFL gegenüber der übrigen Landesverwaltung bzw. den anderen Landesbetrieben des Landes erbringt ... Seite 4 der Richtlinien über die Rechnungslegung und die Buchführung in dem kaufmännische geführten SaarForst Landesbetrieb (RRB-SFL) oder von diesen empfängt, sind entsprechend § 61 LHO und den Verwaltungsvorschriften dazu zu berechnen. 7 Jahresabschluss und Prüfung 7.1 Der Jahresabschluss ist in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr (§ 264 HGB) entsprechend den Vorschriften des Dritten Buches des Handelsgesetzbuches für große Kapitalgesellschaften aufzustellen und prüfen zu lassen. 7.2 Dem Jahresabschluss sind beizufügen: • Anlagennachweis, • Geschäftsbericht (Lagebericht), • Übersichten über die Kosten- und Leistungsrechnung. 7.3 Der Jahresabschluss ist durch einen Wirtschaftsprüfer oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu prüfen. Die Bestellung des Prüfers erfolgt durch das MfU im Einvernehmen mit dem MfFB und dem Rechnungshof. 7.4 Der Jahresabschluss ist unter Einbeziehung der Buchführung und des Lageberichts durch den Abschlussprüfer unter Berücksichtigung von § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz zu prüfen. 7.5 Der Jahresabschluss ist nach Prüfung mit dem Prüfungsbericht unverzüglich dem MfU vorzulegen. 7.6 Das MfU stellt im Einvernehmen mit dem MFB innerhalb der ersten acht Monate des Geschäftsjahres (§ 42a Abs. 2 GmbHG) den Jahresabschluss des Vorjahres fest, beschließt über die Behandlung des Ergebnisses und die Entlastung der Betriebsleitung sowie die Bestellung des Abschlussprüfers für das laufende Geschäftsjahr. 7.7 Der Jahresabschluss ist mit den in 7.2 aufgeführten Anlagen sowie mit dem Bericht des Abschlussprüfers nach Genehmigung durch das MfU dem MFB und dem Rechnungshof des Saarlandes zu übersenden. 8 Zahlungsverkehr 8.1 Der SFL hat monatlich einen Finanzstatus zu erstellen und dem MfU und dem MFB vorzulegen. Der Finanzstatus besteht aus einer Übersicht über die Inanspruchnahme der bereitgestellten Haushaltsmittel (Saldo Abrechnungskonto) und den Liquiditätsbedarf für das folgende Quartal. ... Seite 5 der Richtlinien über die Rechnungslegung und die Buchführung in dem kaufmännische geführten SaarForst Landesbetrieb (RRB-SFL) 8.2 Für den Zahlungsverkehr richtet der SFL bei der Landes-zentralbank (LZB) ein Geschäftskonto ein. Dieses Geschäftskonto wird täglich mit dem Abrechnungskonto der Landeshauptkasse abgerechnet. Die Abrechnung erfolgt gemäß der Vereinbarung über selbsttätige Abführung und Verstärkung der Giroguthaben öffentlicher Kassen (Dauerauftragsverfahren) zwischen dem MFB und der Landeszentralbank in RheinlandPfalz und Saarland. 8.3 Für das Abrechnungskonto wird vom MfU mit Zustimmung des MFB ein Kassenkreditrahmen festgelegt. Überschreitungen dieses Betrages bedürfen der Zustimmung des MFB. 9. Rechnungsstellung 9.1 Über Forderungen des SFL ist den Schuldnern eine Rechnung auszustellen. Die Rechnungsdurchschrift ersetzt die Annahmeanordnung. Nur wenn eine Rechnung nicht ausgestellt werden kann, ist eine Annahmeanordnung zu erteilen. 9.2 Über Forderungen gegen den SFL (Verbindlichkeiten des SFL) sind vom Gläubiger Rechnungen zu verlangen. Schriftliche Forderungsnachweise anderer Art gelten als Rechnung. Gesonderte Auszahlungsanordnungen sind nur dann zu erstellen, wenn die Forderung nicht schriftlich geltend gemacht werden kann. Für persönliche Zahlungen an Bedienstete gelten die schriftlichen Unterlagen über die Errechnung und die Zahlungslisten als Forderungsnachweise. 9.3 Die Zeichnungsbefugnis für Überweisungsaufträge und Schecks ist vom SFL gesondert zu regeln und dem MfU zur Zustimmung vorzulegen. 9.4 Die Eingangsrechnungen und die Ausgangsrechnungen sind zu kontieren und mit dem Feststellungsvermerk "sachlich und rechnerisch richtig" zu versehen. 9.5 Es ist ein Rechnungseingangsbuch zu führen. 10. Aufbau und Leitung des Rechnungswesens 10.1 Das Rechnungswesen des SFL fällt in den Zuständigkeitsbereich der Betriebsleiter. 10.2 Zum Rechnungswesen gehören: ... Seite 6 der Richtlinien über die Rechnungslegung und die Buchführung in dem kaufmännische geführten SaarForst Landesbetrieb (RRB-SFL) • der Wirtschaftsplan, • die Buchführung, • der Jahresabschluss, • die Kosten- und Leistungsrechnung • die für die Wirtschaftsführung erforderlichen Statistiken • die Finanzplanung 10.3 Zur Buchführung gehören: • die Hauptbuchhaltung einschl. Kontierung, • die Anlagenrechnung, • die Vorräterechnung, • die Bearbeitung der Debitoren-Konten, • die Bearbeitung der Eingangsrechnungen und Kreditoren -Konten • der Zahlungsverkehr. 10.4 Für das Rechnungswesen ist eine DV-Software einzusetzen. Die Auswahlentscheidung für ein bestimmtes Softwareprodukt bedarf der Zustimmung des MfU im Einvernehmen mit dem MFB. 10.5 Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind zu beachten. 11. Rechnungs- und Betriebsprüfung 11.1 Die Rechnungs- und Betriebsprüfung wird von einer Innenrevision wahrgenommen. 11.2 Die Innenrevision ist bei der Durchführung von Prüfungsaufgaben unabhängig und an Weisungen nicht gebunden. Sie untersteht im übrigen unmittelbar der Betriebsleitung. 11.3 Die Betriebsleitung hat dem MfU über die wesentlichen Ergebnisse der von der Innenrevision durchgeführten Prüfungen regelmäßig zu berichten. 11.4 Das MfU kann der Innenrevision generell oder im Einzelfall Prüfaufträge erteilen. In diesem Fall unterrichtet die Innenrevision unmittelbar das Ministerium für Umwelt über das Ergebnis der Prüfung. 11.5 Die Innenrevision hat einem vom MfU benannten Vertreter der Aufsichtsbehörde Gelegenheit zur Teilnahme an den Prüfungen zu geben. 11.6 Die Innenrevision prüft insbesondere: 11.6.1 die Einnahmen- und Ausgabenbelege auf förmliche und rechnerische Richtigkeit, ... Seite 7 der Richtlinien über die Rechnungslegung und die Buchführung in dem kaufmännische geführten SaarForst Landesbetrieb (RRB-SFL) 11.6.2 die richtige Kontierung, Verbuchung und zeitliche Abgrenzung, 11.6.3 bei Speicherbuchführung die richtige und vollständige Eingabe der Daten; die Innenrevision hat sich davon zu überzeugen, dass die Verwendung der freigegebenen und gültigen Programme und die ordnungsgemäße Durchführung der vorgesehenen Arbeiten bescheinigt worden ist; 11.6.4 ob die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten worden sind, 11.6.5 ob die Einnahmen und Ausgaben sachlich richtig sind, insbesondere, ob - Einnahmen vollständig erhoben wurden und die richtigen Kostensätze, vertraglichen und sonstigen Entgeltregelungen angewandt worden sind, - ob Zahlungen zu früh oder zu spät geleistet oder ob Überzahlung bzw. Minderzahlungen bewirkt worden sind, - ob Skonti, Boni, Rabatte, Zinseinnahmen u.ä. in vollem Umfang vereinnahmt worden sind; 11.6.6 ob das Vermögen vollständig erfasst worden ist; 11.6.7 ob der Finanzstatus (Nr. 7.1) richtig und rechtzeitig erstellt worden ist , 11.6.8 führt eine Inventurbeobachtung durch, 11.6.9 im Rahmen einer Ordnungs- und Wirtschaftlichkeitsprüfung das Rechnungs-, Beschaffungs- und Materialwesen sowohl formell als auch materiell und 11.6.10 bei Organisationsprüfungen die Aufbau- und Ablauforganisation. 11.7 Das MfU erhält vom Betriebsleiter des SFL mindestens halbjährlich schriftlich Bericht über die von der Innenrevision geprüften Bereiche, Art und Anzahl der Prüfungen und über wesentliche Feststellungen. Die Berichte sollen Vorschläge zur Behandlung der wesentlichen Feststellungen enthalten. 12. Übergangsbestimmungen Für die Zeit vom 02.07.99 bis 31.12.1999 erfolgt die Haushalts- und Wirtschaftsführung des SFL unter Einsatz des HVU-Verfahrens. 13. Inkrafttreten Diese Richtlinien treten zum 1. Januar 2000 in Kraft. Saarbrücken, Der Minister für Umwelt ... Seite 8 der Richtlinien über die Rechnungslegung und die Buchführung in dem kaufmännische geführten SaarForst Landesbetrieb (RRB-SFL) Stefan Mörsdorf