Schreiben des Ministeriums für Finanzen und Bundesangelgenheiten vom 22.11.2000 - A/1 - 6 -P 1101 - betr. Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Anwesenheitszeiten

...... - An a) die Oberfinanzdirektion Saarbrücken Präsident-Baltz-Straße 5 66119 Saarbrücken b) die Landeshauptkasse des Saarlandes Hellwigstraße 2-4 66121 Saarbrilcken c) die ZDV-Saar Virchowstraße 7 66119 Saarbrücken d) den Leiter des Staatlichen Hochbauamtes Hardenbergstraße 6 66119 Saarbrücken Ministerium fOr Finanzen und Sundesangelegenheiten A11-6-P 1101 Oateiname:w0072 Herr. 1it 06811501-_ � 06811501-� Datum 22.11.2000 Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Anwesenheitszeiten Mein Schreiben vom 05.03.1998 - A12 - 2 - P 1101 - A!:I.l..l bei a) - 1 - (30-fach) bei b) bis d) -1 - (5-fach) Als Anlage übersende ich ein Exemplar der "Handlungsempfehlungen zur Ver besserung der Anwesenheitszeiten" (mehrfach) - im Nachfolgenden abgekürzt mit "Empfehlungen" - zur Kenntnis. Diese Empfehlungen, die nur eine formale Zusammenstellung von Hinweisen zu den ohnehin bereits geltenden beamtenrecht/ich und tarifrecht/ich legiti mierten Vorgehensmöglichkeiten darstellen. sind von der Staatskanzlei Saar brücken Gbersandt worden. Sie sollen für eine landes einheitliche und gerechte Vorgehensweise im Umgang mit krankheitsauffälligen Bediensteten sorgen. Die AusfGhrungen unter Nr. 5 der Empfehlungen (Fehlzeiten- oder Rückkehr gespräche zur Förderung der weiteren Einsatzfähigkeit von Bediensteten) und das den Empfehlungen beigefügte Merkblatt sind inhaltlich identisch mit dem Arbeitspapier ,Fehlzeitengespräche in 4 Stufen" und seiner Anlage, die Ihnen· mit Schreiben vom 05.03.1998 - f!J2 - 2 - P 1101 - Gbersandt wurden. rA�m�St�a�dt�r�a�be�n�6�.8�6�6�11�1�sa�a�rb � ru � -c�ke�n�__ ________ ______________�!EB www.saarland.de � • • . , In Auslegung der Definition "Vorgesetzte" (Hinweis auf Seite 9 der Empfehlun gen) verbleibt es bei den in dem Arbeitspapier "Fehlzeitengespräche in 4 Stu fen" beschriebenen Zuständigkeiten. Bei häufigen krankheitsbedingten Ausfällen (siehe Ausführungen unter Nr. 6 der Empfehlungen) erfolgt bei den Finanzämtern, der Landeshauptkasse, der ZDV-Saar und dem Staatlichen Hochbauamt neben dem üblichen KrankmeIde verfahren auf Anordnung eine persönliche telefonische Krankmeldung des/der Bediensteten bei seinemfihrem SachgebietsleiterIin und bei Krankmeldung des Sachgebietsleiters/der Sachgebietsleiterin bei dem/der Vorsteher/in (Leiter/in) der Dienststelle. Zur KlarsteIlung bezüglich der Fertigung der Statistik über den Krankenbestand (siehe Nr. 1 der Empfehlungen) weise ich darauf hin, dass diese Statistik je weils für das zurOckliegende Halbjahr zu den Stichtagen 1. Juli bzw. 1. Janu ar bis zum 31. Juli bzw. 31. Januar erstellt werden soll; die Statistik zum 1. Ja nuar soll zusätzlich um eine Gesamtjahresübersicht ergänzt werden. Ich bitte, dem mit der Führung von Fehlzeitengesprächen befassten Vorge setzten eine Ausfertigung der Empfehlungen zur Verfügung zu stellen. Abschrift mit 2 Anlagen An den Chef der Staatskanzlei z. Hd. Herrn Ministerialdirigent J.Mailänder Am Ludwigsplatz 14 66117 Saarbrücken zur Kenntnis übersandt Das Bezugsschreiben vom 05.03.1998 - N2 - 2 - P 1101 - und ein Exemplar der "Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Anwesenheitszeiten" sind beigefügt. Im Auftrag / S� · .' " '. Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Anwesenheitszeiten - Stand: 15. September 2000- Bei der Modernisierung der LandesvelWaltung kommt der Motivation, dem Engagement und der Qualifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entscheidende Bedeutung zu, da die Bediensteten der Schlüssel zur Qualitätsverbesserung der VelWaltung sind. Eine Qualitätsverbesserung kann jedoch nur ermöglicht werden, wenn es gelingt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst entsprechend den jeweiligen Kenntnissen, Fähigkeiten und Wünschen einzusetzen, zu fördem und auch zu fordern. Es bedarf daher einer kooperativen PersonalfUhrung in einer VelWaltungskultur, die sich durch Offenheit, Fairness und gegenseitigem Vertrauen auszeichnet. Erhöhte Leistungsbereitschaft. verstärkte Kreativ�ät und vermehrte initiativen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden dann die Folge sein. Zur Verbesserung der Anwesenheitszeiten werden folgende Maßnahmen in den Obersten Landesbehörden und den diesen nachgeordneten Dienststellen ergriffen: 1. Genaue Erfassung und Analyse des Krankenstandes Der Krankenstand wird auf der Grundlage einer Personalausfallstatistik halbjährlich ermittelt. Bei der Ermittlung der Krankheitstage wird dabei nach folgender Krankheitsdauer unterschieden: a) 1-3 Tage, b) mehr als3 Tage. Diese Statistik wird jeweils für das zurückliegende Halbjahr zu den Stichtagen 31. Juli bzw. 31. Januar erstellt. Die Statistik zum 31. Januar wird zusätzlich um eine Gesamtjahresstatistik ergänzt. , . Die Obersten Dienstbehörden führen die vorgenannten Statistiken zu einer Gesamtstatistik fOr ihren Geschäftsbereich zusammen und leiten diese Statistik an die Personalentwicklungs- und Koordinationsstelle (PEKS) zu den Stichtagen 15. August bz:w. 15. Februar weiter. Die PEKS analysiert diese Ausfallzeiten auf besondere Entwicklungen und Auffälligkeiten und gibt A nregungen, wie diesen begegnet werden kann. Die PEKS verifiziert diese Auswertungen auch im Hinblick a'uf Vergleiche mit anderen Bundesländern und den Statistiken aus der Wirtschaft Die Ergebnisse werden in einem Bericht für die Staatssekretäre/innen zusammengefasst. 2. Erörterung der Krankenstatistiken in Leitungsbesprechungen und mit der Personalvertretung Die jeweiligen Dienststellenleiter/innen sind verpflichtet, die Krankenstatistiken in Leitungsbesprechungen zu analysieren und unter Beteiligung der Personalvertretung konkrete -ggf. einzelfal1bezogene- Maßnahmen zur Reduzierung von Krankheitszeiten einzuleiten. Über das Ergebnis bz:w. den Erfolg der eingeleiteten Maßnahmen ist innerhalb von drei Monaten erneut in der Leitungsbesprechung zu berichten. Die Personalvertretung wird entsprechend den Mitwirkungstatbeständen des SPersVG eingebunden. Für nachgeordnete Dienststellen gilt eine Unterrichtungspflicht gegenüber der vorgesetzten Dienststelle. 3. Ursachenforschung bei häufigen Erkrankungen in bestimmten Bereichen Verwaltungsleitungen (Dienststellenleitungen) und Führungskräfte . aller Ebenen haben die gemeinsame Aufgabe, Ursachen von Gesundheit beeinträchtigenden Faktoren in der Dienststelle nachzugehen und auf deren Beseitigung hinzuwiri<en. PEKSIAllg1HancllfHElNeu '\ '. ., ,.. " '; .. , . Die Ursachenforschung bei gehäuftem bzw. auffälligem Fembleiben vom Dienst ist grundsätzlich Aufgabe des unmittelbaren Vorgesetzten. Bei der Ursachenforschung sind sowohl die unmittelbaren Arbeilsbedingungen unter Berücksichtigung der Sozialstruktur im jeweiligen Fachbereich, als auch rein persönliche oder gar private Aspekte der jeweils betroffenen Mitarbeiterlinnen zu berücksichtigen, die letztlich ausschlaggebend für das Fernbleiben vom Dienst sein könnten. Der/die unmittelbare Vorgesetzte ist verpflichtet, die Dienststellenleitung oder die mit der Führung von Fehlzeiten- bzw. Rückkehrgesprächen beauftragten Vorgesetzten .über das Ergebnis seiner Ermittlungen bzw. seine Verdachlsmomente zu unterrichten. 4. Verstärktes Engagement der Vorgesetzten und Personalvertretungen bei der Motivation der Beschäftigten Eine kooperative und partizipative Mitarbeiterführung sowie eine Führungspraxis, die der Persönlichkeit der Beschäftigten am Arbeitsplatz einen hohen Stellenwert beimisst, ist eine der Grundvoraussetzungen zur Reduzierung der Krankenstände. Die Fehlzeiten- oder Rückkehrgespräche haben neben ihrem informativen und beratenden Charakter deutliche Züge der Kontrolle. Der/die mit der Führung von Fehlzeiten- oder Rückkehrgesprächen beauftragte Vorgesetzte befragt dabei die betroffenen Bediensteten im Vorfeld nach den genauen Ursachen ihrer Fehlzeiten und macht ihnen bewusst, welche Probleme ihre hohen und häufigen Fehlzeiten in der Dienststelle verursachen. PEKS/Alls/HlII1dIlHEINeu .•.. , . .' \ \ ',1. ..� .. . � ,. . '\ I ;' . . .' . . . '-�. , '.� 5. Fehlzeiten- oder Rückkehrgespräche zur Förderung der weiteren Einsatzfähigkeit von Bediensteten Fehlzeiten- oder Rückkehrgespräche werden in einem vierstufigen Verfahren gefOhlt Dieses konkretisiert sich wie folgt: 1. Stufe Die Fehlzeitengespräche der 1. Stufe haben informativen und beratenden Charakter. Der/die Vorgesetzte erkundigt sich nach der Rückkehr des/der Bediensteten nach dem persönlichem Befinden und zeigt sich erfreut über die Genesung des Mitarbeiters/ der Mitarbeiterin. Weiterhin informiert er den/die Mitarbeiter/in über die wichtigsten Ereignisse während deren/dessen Abwesenheit und weist ihn/sie auf die betrieblichen Gegebenheiten hin, zum Beispiel, dass m� seiner/ihrer Rückkehr ein Engpass in der Personalsituation überwunden ist. 2. Stufe Die Fehlzeitengespräche der 2. Stufe haben - neben ihrem informativen und beratenden Charakter - deutlichere Züge der Kontrolle. Der/die Vorgesetzte befragt den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin nach den genauen Ursachen seinerIihrer Fehlzei.ten . Der/die Vorgesetzte zeigt dem/der MitarbeiterIin zwar, dass er/sie über dessen/deren Rückkehr erfreut ist, er/sie macht ihmlihr aber ausdrücklich bewusst, welche personellen und organisatorischen Probleme die hohen und häufigen Fehlzeiten des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin bei der Dienststelle venursachen. DarOberhinaus erfolgen ergänzend folgende Hinweise: < • .. , ' . : . ' .. :" ." a) Bei Mitarbeitern/innen, die beamtet sind: Der/die Vorgesetzte weist den/die MitarbeiterIin deutlich auf seinefihre Pflicht, sich mit voller Hingabe seinem/ihrem Beruf zu widmen (§ 68 Satz 1 SBG). und auf seinelihre Pflicht, dem Dienst nicht ohne Genehmigung seines/ihres Dienstvorgesetzten fernzubleiben (§ 88 Abs. 1 Satz 1 SBG), hin. Außerdem unterrichtet erlsie den/die Mitarbeiter/in darüber, dass er/sie bei schuldhafter Verletzung dieser Pflichten ein Dienstvergehen (§ 92 Abs. 1 Satz 1 SBG) begeht und der/die Dienstvorgesetzte bei bekannt gewordenen Tatsachen, die den Verdacht eines Dienstsvergehens rechtfertigen. nach § 27 Abs. 1 SDO verpflichtet ist. gegen den/die Mitarbeiterlin disziplinarrechtliche Vorermittlungen einzuleiten, die ggf. in einem DisziplinarverfOgungsverfahren oder förmlichen Disziplinarverfahren enden können. b) bei Mitarbeitern/innen, die Angestellte oder Arbeiter/innen sind: Der/die Vorgesetzte erinnert den/die Mitarbeiter/in deutlich auf seinelihre Pflicht, die Arbeitszeit pUnktIIch einzuhalten ( 18 Abs. 1 Satz 1 BAT / § 20 Abs. 1 Satz 1 MTArb) und an seinelihre Verpflichtung, nur mit vorheriger Zustimmung des Arbeitgebers der Arbeit fem bleiben zu dürfen (§ 18 Abs. 2 Satz 1 BAT / § 20 Abs. 2 Satz 1 MTArb). PEKS/AIIg/HandVHEIN.. t ' ' �' . ., . . ,. . " .' . " �' ,. . . , . \, Außerdem unterrichtet er/sie den Mitarbeiter! die Mitarbeiterin darüber, dass bei Verletzung dieser Pflichten - je nach Schwere - seinIihr Verhalten zu missbilligen, er/sie unter Androhung der Entlassung bei erneuter Pflichtverletzung abzumahnen oder das Arbeitsverhältnis durch Kündigung (§§ 53 u. 54 BAT r §§ 57 u. 59 MTArb) zu beendigen ist. Bei häufigen ein- bis dreitägigen Fehlzeiten weist der/die Vorgesetzte den Mitarbeiter/die Mitarbeitenn an, in Zukunft bereits ab dem ersten Kalendertag ein Attest vorzulegen. Weiterhin kündigt er/sie ihm/ihr an, dass bei der nächsten Fehlzeit ein amtSärztliches Attest einzuholen ist. Im Ganzen gesehen sollen die Fehlzeitengesprächen der 2. Stufe jedoch den/die MitarbeiterIin motivieren, sein/ihr Verhalten zu ändem . Bei den Fehlzeitengespräche der 2. Stufe sollen auf Wunsch des Mitarbeiters/ der Mitarbeiterin, auch einte Vertreterlin des Personalrates und/oder die Frauenbeauftragte - und/oder bei Schwerbehinderten - auch der Vertrauensmann für Schwerbehinderte beteiligt werden. PEKSIAllglHandllHElNcu · i · �. '. " � ; . · , , " " . ,.," cl, '. , . ' . " 3. Stufe Der/die Vorgesetzte spricht mit dem/der Mitarbeiter/in über seine/ihre neuen Fehlzeiten und fragt ihn/sie nach den Ursachen. a) b) Bei Mitarbeiternfinnen, die beamtet sind: Falls der/die Vorgesetzte im Zusammenhang mit den Fehlzeiten des Mitarbeiters/ der Mitarbeiterin bzw. im Zusammenhang mit der/den Ursache(n) für die Fehlzeiten die Möglichkeiten eines Verdachtes auf ein Dienstvergehen sieht, teilt er/sie dies dem/der Mitarbeiter/in mit und weist ihn/sie deutlich darauf hin, dass er/sie sich bei nicht veränderter Fehlzeitensituation vorbehält, disziplinarrechtliche Vorermittlungen einzuleiten. Zur Information des Mitarbeiters/ der Mitarbeiterin nennt er/sie ihm/ihr die nach der Disziplinarordnung grundsätzlich möglichen Disziplinarmaßnahmen (vergl. §§ 6ft. SOO). Die Möglichkeit, disziplinarrechtliche Vorermittlungen einzuleiten sind nicht gegeben, wenn der Beamtel die Beamtin lediglich durch häufige, mit Attesten legitimierten und amtsarzttich anerkannten Fehlzeiten aufgefallen ist, ohne dass dabei Tatsachen bekannt geworden sind, die den Verdacht eines Dienstvergehens rechtfertigen könnten. Bei Mitarbeitemlinnen, die Angestellte oder ArbeiterIinnen sind: Falls der/die Vorgesetzte bzw. der/die LeiterIin der Dienststelle bei den neuen Fehlzeiten die Möglichkeit einer Pflichtverletzung sieht, weist er/sie denJ die Mitarbeiter/in deutlich darauf hin, dass bei Nichtveri!!nderung der Fehlzeitensituation eine Missbilligung, unter Androhung der Entlassung auch eine Abmahnung oder eine Kündigung ausgesprochen werden kann. PEKSIAllgIHandVHEINeu \ . ,', . ' . , . .,' '. , :: ".- .; ,". .. '.' �. • 1 Hinsichtlich der Teilnahme eines Vertreters/ einer Vertreter in des Personalrats, der Frauenbeauftragten und des Vertrauensmannes für Schwerbehinderte an dem Gespräch der 3. Stufe gilt das unter Stufe 2 Ausgeführte entsprechend. 4, Stufe Die Fehlzeitengespräche der 4. Stufe zielen darauf ab zu ergründen a) bei Beamten/innen ob durch die neuen Fehlzeiten Tatsachen bekannt werden, die den Verdacht eines Dienstvergehen rechtfertigen und somit disziplinarrechtliche Vorermittlungen gem. § 27 SDO einzuleiten sind, und b} bei Angestellten oder Arbeitemlinnen ob durch die neuen Fehlzeiten eine Pflichtverletzung begangen wurde, die gegen die Angestellei den Angestellten bzw. den Arbeiter oder die Arbeiterin eine Personalmaßnahme rechtfertigt. Werden hierbei Tatsachen bekannt, die den Verdacht eines Dienstvergehen rechtfertigen, hat der/die Dienstvorgesetzte gegen den Beamten/die Beamtin disziplinarrechtliche Vorermittlungen gem. § 27 SOO durchzuführen, deren verfahrensmäßiger Ablauf dem beiliegenden Merkblatt zu entnehmen ist. Werden bei Ermittlungen eine oder mehrere Pflichtverletzungen von Angestellten/Arbeitem bekannt, so kann die Personalabteilung der Jeweiligen Dienststelle oder die jeweils zuständige PersonalsteIle, diese entsprechend den tarifrechtlichen Möglichkeiten ahnden. PEKS/AlIglHandVHElNCIJ , . : , , . i '. ':. . ' Hinsichtlich der Teilnahme eines Vertreters des Personalrats, der Frauenbeauftragten und des Vertrauensmannes der Schwerbehinderten an dem Gespräch der 4. Stufe gilt das unter Stufe 2 Ausgeführte entsprechend. Vorgesetzte, die im Sinne dieser Handlungsempfehlungen mit der Führung von Rückkehrgesprächen betraut werden, sind: a) in den Einrichtungen und Behörden des Landes i. S. d. LOG: Bei Obersten Landesbehörden der Leiter/die Leiterin der Personalabteilung oder die von ihmlihr beauftragte Person; im Übrigen der Dienststellenleiterl die Dienststellenleiterin oder die von ihm/ihr einzelfallbezogen beauftragte Person, b) in Landesbetrieben der Leiterin/die Leiterin des Landesbelriebes oder die von ihmlihr beauftragte Person. ?EKStAlIg/HandVHEINeu '. . , . , , . ,. , . • • , c) in den Gesellschaften mit Mehrheitsbeteiligung des Landes der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin, das vergleichbare Organ oder die beauftragten Personen. 6. Ergänzende Maßnahmen Neben dem üblichen Krankmeldeverfahren erfolgt bei häufigen krankheitsbedingten Ausfällen eine persönliche telefonische Krankmeldung des mitlleren und gehobenen Dienstes beim Referats/eiter/ bei der Referatsleiterin; bei Mitarbeiternlinnen des höheren Dienstes bezieht sich dieses Meldeverfahren auf den/die jeweilige/n Abteilungsleiter bzw. Abteilungsleiterin. FOr die Angestellten gilt Satz 1 entsprechend. Die unter Pt 5 rur das FOhren von ROckkehrgesprächen vorgesehenen Vorgesetzten stellen im jeweiligen Einzelfall fest, ob es sich um häufige krankheitsbedingte Ausfallzeiten handelt, die das Einleiten weiterer, ergänzender Maßnahrnen erforderlich werden lassen. Daneben sind in jedem Einzelfall Nachweise Ober die Erkrankung durch ärztliches Attest vom ersten Fehltag an zu erbringen; bei häufigen krankheitsbedingten Ausfällen hat darOberhinaus eine verstärkte Einbindung des medizinischen Dienstes der Krankenkassen und des Amtsarztes zu erfolgen. 7. Schulungsmaßnahmen Die Vorgesetzten, die für das Führen von Fehlzeiten- bzw. ROckkehrgesprächen zuständig sind, werden diesbezOglich gesondert in einem Seminar von externen Beratemlinnen geschult. Die externen Beraterfinnen mOssen dabei Ober ausreichend Erfahrung bei derartigen Schulungskonzepten verfügen, die sie sich in der freien Wirtschaft undfoder in der öffentlichen Verwaltung angeeignet haben. PEKSIAllgIH....dIiliEINeu ", • • , . . , , ... Die Schulungsmaßnahmen hierfür werden hierfür werden vom Referat A/4 der Staatskanzlei konzipiert und -nach Beteiligung der PEKS- vom Organisationsreferat der Staatskanzlei durchgeführt. Die Teilnahme an diesen Fortbildungsseminaren ist Pflicht. 8. Geltungsbereich Dieses Verfahren gilt: a) für alle Behörden und Einrichtungen des Landes, einschließlich der Polizei und der Schulen, sowie für die Universität des Landes und die ihr gleichgestellten Hochschulen; b) für die Landesbetriebe; c) für Gesellschaften, in denen das Land Ober eine Mehrheitsbeteiligung verfügt. PEKS/AJlgiHan(!IiHEINeu ,. , ---------- . .,' . ...... • . ', '-. , . • Dem Disziplinarverfügungsverfahren ist - wie dem förmlichen Disziplinarverfahren - ein Vorermittlungsverfahren verbindlich vorgeschaltet, da in § 27 SDO festgelegt ist: • Aufnahme der Vorermittlungen, • Eröffnung der Verfehlungen, sobald sie ohne Gefährdung des � Ermiftlungszweckes möglich ist, • Belehrung über Aussageverweigerungsrecht, über mündliche oder schriftliche Äußerung, sich jederzeit der Hilfe seines Verteidigers/einer Verteidigerin bedienen zu können, über WahrheitspfUcht, • erste Anhörung, • Erlaubnis, die Vorermittlungsakte und beigezogene Schriftstücke einzusehen, soweit dies ohne Gefährdung des Ermittlungszweckes möglich ist, • Fertigung der Niederschrift Ober Anhörung und auf Verlangen Abschrift an den Beamten/die Beamtin, • Ist das Aufklärungsziel erreicht, Bekanntgabe der wesentlichen Ergebnisse der Vorermittlungen, Gelegenheit zum abschließe nden Gehör, Fertigung einer Niederschrift über Anhörung und auf Verlangen Abschrift an den Beamten/die Beamtin, PEKS/AJlglHandVHE/Ncu , . , ., Nach Abschluss des Vorermittlungsverfahrens: • Erlass einer Einstellungsverfllgung ( § 28 SOO ) oder • Erlass einer Disziplinarverfügung ( § 29 S. 1 SDO ) oder • Herbeifllhrung der Einleitung eines förmlichen Disziplinarverfahrens durch Vorlage der Angelegenheit mit entsprechendem Votum ( § 29 S. 2 SOO ) PEKS/AllgillandllHFlN",