Sicherung und innere Kontrolle in den Ausländerbehörden

KinisteriUll des Innern Postfach 10 24 41 66024 Saarbnicken Landrat in Saarlouis - Gemeinsame Ausländerbehörde - Schlesierallee 17 66822 Lebach Landräte in Homburg Merzig Neunkirchen Saarlouis st. Wendel Ausländerbehörden - Stadtverbandspräsident - Ausländerbehörde - 66119 Saarbrücken Oberbürgermeister der Landeshauptstadt Saarbrücken - Ausländerbehörde - 66104 Saarbrücken Saarland _ MINISTERIUM DFS INNERN 29.09. 1994 f'rm-Josef-Röder-str. 21 66119 Saarblilcken Telefon (06 81) 5 OH Telefax (06 81) 501--, B 5 5511/1-23 Sicherung und innere Kontrolle in den Ausländerbehörden TOP 1 des Protokolls der Dienstbesprechung vom 28. Juni 1994, übersandt mit Schreiben vom 22.7.1994, Az.: B 5 5511/5-02 Die besorgniserregende Entwicklung im Bereich der Urkundenkrimi nalität hat auch zu einer Zunahme von Entwendungen und Mißbräu chen ausländerrechtlicher Blankoformulare (Klebeetiketten, Auf enthaltsgestattungen I Ausweisersatzpapiere I Reisedokumente etc. ) geführt. Dies läßt es angezeigt erscheinen, präventive Maßnahmen der Sicherung und inneren Kontrolle zu ergreifen. Im folgenden werden unter Einbeziehung der Ihnen bereits über mittelten Auswertungen und Empfehlungen der Zentralstelle für die Sammlung und Auswertung von Urkunden der Grenzschutzdirektion Koblenz (Schreiben vom 22. Juli und 20. September 1994, Az. B 5 -5511/5-02) Regelungen über den Umgang mit ausländerrechtlichen Blankoformularen getroffen. ' Die erhöhten Sicherheitsstandards in den saarländischen Auslän derbehörden dienen dabei nicht nur der Verhinderung von 'Zugrif fen Unbefugter, sondern auch als vorbeugende Maßnahme zur Stär kung der persönlichen Verantwortlichkeit im Umgang mit den Blan koformularen. Dazu bedarf es einer lückenlosen und jederzeit auch für Dritte nachvollziehbaren personalisierten Zuordnung der Bevorratung und verwendung der ,Blankoformulare . Ferner müssen Vorkehrungen getroffen werden, daß Diebstähle und sonstiges unbefugtes Entwenden möglichst schnell festgestellt werden und dem Mini,sterium des Innern und den anderen zuständigen Stellen gemeldet werden können. Den Leitern der Ausländerbehörden wird empfohlen, diese fachli che weisung jedem Mitarbeiter der Ausländerbehörde bei dessen Dienstantritt und in regelmäßigen Abständen zur Kenntnis zu geben und sich selbst über die Beachtung der Sicherheitsvor schriften zu vergewissern. A Allgemeine Sicherheitsvorkehrungen ' ßlankoformulare müssen stets so, aufbewahrt werden, daß Zugriffe Dritter möglichst ausc;eschlossen werden können. Begünstigende Umstände für Diebstähle und sonstige unbefugte Entwendungen sind zu vermeiden, insbesondere - unbeaufsichtigtes Verlassen der Diensträume bei Publikums verkehr und gleichzeitiger Zugriffsmöglichkeit auf BlankoFormulare oder entsprechende Schlüssel " - Lagern von Blankoformularen auf dem Schreibtisch, in offenen Regalen oder Schreibtischschubladen - unkontrollierbare Situationen durch behördenfremde Personen im Dienstzimmer B Bevorratung und Verwendung der Blankoformulare 1. Bevorratung Die allgemeine Bevorratung von Blankoformularen erfolgt durch den Leiter der Ausländerbehörde, im Vertretungsfall durch seinen Vertreter. ' Zu dieser Aufgabe gehört auch die grundSätZlich tageweise erfol gende Ausgabe der jeweilS voraussichtlich benötigten ßlankofor mulare und die Rücknahme nicht benötigter Dokumente durch den Leiter der Ausländerbehörde oder dessen Vertreter •. Dazu sind die Seriennummern der Dokumente auf einem für jeden Mitarbeiter gesondert zu führenden Nachweis gegen Unterschrift zu vermerken, gegebenenfalls wieder entsprechend auszutragen. Eine weitergabe ausgehändigter Dokumente an andere Mitarbeiter ohne Berichtigung des Nachweises ist möglichst zu vermeiden, gegebenenfalls muß die Änderung unverzüglich nachgeholt ,werden. Grundsätzlich zu unterbleiben hat eine Mitnahme von Blankoformularen an Orte außerhalb der Ausländerbehörde • Während der Dienstzeiten sind Blankoformulare unter Beachtung der Allgemeinen Sicherheitsvor kehrungen sicher in einem verschlossenen Behältnis aufzubewah ren. Entsprechendes gilt für die Aufbewahrung der Schlüssel. Außerhalb der Dienstzeiten dürfen Blankoformulare grundsätzlich nicht mehr dezentral, sondern nur noch in einem verschlossenen, zumindest gegen Wegtragen gesicherten Behältnis aufbewahrt wer den. Zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands kann anstatt der tageweisen Ausgabe und Rücknahme der Blankoformulare der voraus sichtliche Bedarf für einen längeren zeitraum ausgegeben werden, wenn sichergestellt werden kann, daß die ausgegebenen Blankofor mulare im alleinigen Verantwortungsbereich des Mitarbeiters verbleiben und die sichere Aufbewahrung auch außerhalb der Dienstzeiten gewährleistet ist. Hierzu empfiehlt sieh die Ver wendung kleinerer, verschließbarer Behältnisse (evtl. Schließfä eher), die nach Dienstschluß in einem Panzerschrank oder in ähnlichen Vorrichtungen aufbewahrt werden können. Im Fall unvorhergesehener Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter ist dafür Sorge zu tragen, daß dessen jeweiliger Vertreter die ausgegebenen Blankoformulare zurückgibt oder auf seinen Namen umschreiben läßt. 2. Verwendung der Blankoformulare Für die Verwendungen der Blankoformulare sind jeweils gesondert Verwendungsnachweise zu führen. In diesen Verwendungsnachweisen ist die Art und seriennummer des Blankoformulars und der Name, der Vorname, das Geburtsdatum sowie staatsangehörigkeit (AZR Schlüssel) des Ausländers festzuhalten. Die Verwendung ist von dem jeweiligen Mi tarbeiter abzuzeichnen. Verschriebene oder sonst unbrauchbare Blankoformulare sind ebenfalls zu erfassen und mißbrauchssicher zu vernichten. Die Verwendungsnachweise sind für die gesamte Ausländerbehörde zu führen. Der Leiter der Ausländerbehörde oder sein Vertreter stellen jeweils zum Monats ende fest, ob Blankoformulare abhanden gekommen, oder nicht zu dem' vorgesehen Zweck verwendet worden sind. Fehlbestände sind sofort zu melden. Im Auftrag