Verfahrensregelung für die Datenübermittlung zwischen den Meldebehörden im elektronischen Verfahren

Verfahrensregelung für die Datenübermittlung zwischen den Meldebehörden im elektronischen Verfahren Nach § 17 Absatz 1 Satz 2 i.V.m. § 24 des Melderechtsrahmengesetzes ist für die Länder übergreifende Rückmeldung und Fortschreibung ab dem 1. Januar 2007 das elektronische Verfahren gesetzlich vorgeschrieben. Für das Saarland ist dies entsprechend in § 30 Abs. 1 Satz 2 i.V.m. § 41 Meldegesetz geregelt. Durch diesen ersten Schritt zu einem modernisierten Meldewesen sollen die Qualität der Melderegister weiter gesteigert und bei den Meldebehörden nachhaltige Kostenreduzierung gegenüber der aufwendigen konventionellen Bearbeitung erreicht werden. Trotz der Standardisierung bedarf es wegen der vielfältigen Technikkomponenten ergänzender bundeseinheitlicher Festlegungen. Für das Rückmeldeverfahren ab dem 1. Januar 2007 ist von den Meldebehörden unter Einbeziehung des jeweiligen Fachverfahrensherstellers sowie der technischen Partner (z.B. Clearingstelle, Intermediär-Betreiber) folgende Verfahrensweise sicher zu stellen: Pflege der Daten der Meldebehörde im Deutschen Verwaltungsdiensteverzeichnis Das Deutsche Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV) ist eine zentrale Infrastrukturkomponente, die für den Bereich des Meldewesens mit den technischen Verbindungsdaten der Meldebehörden die elektronische Kommunikation (Maschine zu Maschine) zwischen den Behörden ermöglicht. Zwingende Voraussetzung für das Verfahren der elektronischen Kommunikation ist es, dass die zu den einzelnen Meldebehörden im DVDV gespeicherten Daten vollständig und aktuell sind; d.h., unvollständige, fehlerhafte oder veraltete Einträge führen zu einem Fehlschlagen der Kommunikation. Für jedes Land ist eine Stelle benannt, die für die Pflege der Daten der jeweiligen Meldebehörden zuständig ist. Für das Saarland ist hierfür bis auf weiteres das IT- Innovationszentrum zuständig. Die pflegende Stelle kann ihre Aufgabe nur dann sachgerecht erfüllen, wenn die Meldebehörden ihrer aus gesetzlich vorgeschriebener Verpflichtung zur elektronischen Kommunikation folgenden Verpflichtung zur unverzüglichen Unterrichtung über (ggf. bevorstehende) Änderungen der zu ihnen im DVDV gespeicherten Daten nachkommen. Änderungsmitteilungen sind zu richten an: dvdv_pflege@it-i.saarland.de Abruf eingegangener Nachrichten („Postkorbleerung“) Nachrichten an eine Meldebehörde werden beim zugehörigen OSCI Intermediär in einem Postfach der adressierten Meldebehörde (bzw. ggf. deren Clearingstelle) in verschlüsselter Form gespeichert und müssen von der adressierten Meldebehörde aktiv abgeholt werden. Zur Gewährleistung der nach § 17 Absatz 1 Satz 3 MRRG und § 30 Abs. 1 Satz 4 erster Halbsatz MG vorgeschriebenen unverzüglichen Bearbeitung einer Rückmeldung sowie zur rechtzeitigen Bearbeitung von eingegangenen Fehlermeldungen hat jede Meldebehörde sicher zu stellen, dass in ihrem Postkorb eingegangene Nachrichten zumindest einmal an jedem Arbeitstag abgerufen werden. Ausnahme Postwegverfahren bei technischen Störungen Die Meldebehörden sind nach § 17 MRRG i.V.m. der 1. BMeldDÜV sowie nach § 30 MG verpflichtet, die Rückmeldung, die Auswertung der Rückmeldung und die Fortschreibung ab dem 1. Januar 2007 durch Datenübermittlung zu bewirken. Es lässt sich jedoch nicht gänzlich ausschließen, dass in Einzelfällen eine elektronische Ü- bermittlung erfolglos ist. Zur Erfüllung ihrer Unterrichtungspflichten - die Zustellung ist erst bewirkt, wenn die Nachricht in den Verfügungsbereich der Adress-Meldebehörde (OSCI- Intermediärspostfach des Empfängers) gelangt ist - muss die Meldebehörde im Ausnahmefall auf die konventionelle Postversendung zurückgreifen. Dies insbesondere dann, wenn der Verbindungsaufbau fehlschlägt oder wenn die Meldebehörde zu einer elektronisch versendeten Nachricht eine Fehlermeldung erhält. Zur Vermeidung des - grundsätzlich nicht mehr vorgesehenen - schriftlichen Verfahrens bei kurzfristigen technischen Störungen, soll das Postverfahren erst durchgeführt werden, wenn die elektronische Übermittlung bei wiederholtem Übermittlungsversuch über einen Zeitraum von 24 Stunden erfolglos geblieben ist. Aufgrund der gesetzlichen Rückmeldefrist ist die Übersendung der ausgedruckten Rückmeldung so rechtzeitig zu veranlassen, dass die Drei-Tage-Frist (§ 17 Abs. 1 Satz 2 MRRG, § 30 Abs. 1 Satz 2 MG) eingehalten werden kann. Die postalische Übersendung ist in dem Fall, dass die elektronische Nachricht nicht angenommen wurde, mit einer Erläuterung der Fehlersituation zu verbinden. Information Zur Ermöglichung einer frühzeitigen Gegensteuerung wird gebeten, das Ministerium für Inneres, Familie, Frauen und Sport - Ref. B 4 – sowie den eGo-Saar umgehend darüber zu informieren, wenn die elektronische Übermittlung von Rückmelde- oder Fortschreibungsnachrichten an eine bestimmte Meldebehörde wiederholt (mehrere Fälle über mehrere Tage) erfolglos war. In der Mitteilung sind die Meldebehörde nebst Bundesland sowie die Fehlersituation anzugeben. Entsprechend sind diese Stellen auch unverzüglich bei einer nicht nur kurzfristigen Störung der von der Meldebehörde eingesetzten technischen Verfahren zu informieren. Das Ministerium und der eGo-Saar stimmen sich über die weitere Vorgehensweise ab. Evaluation Der Effizienzgewinn im Meldewesen durch die elektronische Kommunikation bedingt eine flächendeckende Umstellung der Kommunikation zwischen den Meldebehörden. Ist dies nicht der Fall, werden die Meldebehörden, die die Voraussetzungen für die elektronische Kommunikation geschaffen haben, mit vermeidbarem Aufwand und Kosten belastet. Es bedarf daher im Anschluss an die Umstellung der Ermittlung des Anteils der konventionellen Kommunikation, damit Defizite mit dem Ziel der Behebung erkannt werden können. Zu diesem Zweck soll eine Evaluation erfolgen. Die Meldebehörden werden gebeten, für den Zeitraum vom 1. April bis zum 30. Juni 2007 folgende Angaben zu erfassen: • Anzahl der in Papierform eingegangenen Rückmeldungen aus einem anderen Bundesland, jeweils unter Angabe der absendenden Meldebehörde (einschließlich Bundesland). • Anzahl der wegen elektronische Nichterreichbarkeit der Adress-Meldebehörde eines anderen Bundeslandes in Papierform übersendeten Nachricht nach § 17 MRRG, § 30 MG, jeweils unter Angabe der adressierten Meldebehörde (einschließlich Bundesland) sowie der Fehlersituation. Es wird gebeten, die Aufstellung bis zum 15. Juli 2007 dem Ministerium für Inneres, Familie, Frauen und Sport - Ref. B 4 zuzuleiten. Zertifikat ungültig oder gesperrt Die Prüfung der Gültigkeit des Zertifikats der absendenden Meldebehörde (Signatur der Inhaltsdaten einer OSCI-Nachricht) erfolgt durch den Empfangsintermediär. Die Signaturprüfung dient der Sicherstellung von Autor und Unversehrtheit des Nachrichteninhalts. Ergibt die Prüfung, dass ein zur Signatur des Nachrichteninhalts verwendetes Zertifikat ungültig oder gesperrt ist, darf die Nachricht nicht verarbeitet werden und hat die empfangende Meldebehörde die absendende Meldebehörde zur Klärung unmittelbar zu kontaktieren. Technisch-organisatorische Festlegungen Fehladressierung Eine Fehladressierung liegt vor, wenn bei dem Intermediär eine Nachricht für eine Meldebehörde eingeht, für die der Intermediär nicht tätig ist und kein Postfach unterhält. Zur Vermeidung des Verlustes von Nachrichten soll der von der Meldebehörde eingesetzte Intermediär den Fehlercode „9805 - Empfänger hat Zustellung des Senders nicht angenommen“ an den Absender ausgeben, wenn eine Fehladressierung vorliegt. Im Übrigen ist darauf hinzuwirken, dass der eingesetzte Intermediär andere geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreift, die gewährleisten, dass eingegangene Rückmeldungs- oder Fortschreibungsnachrichten nicht unbearbeitet in einem keiner Meldebehörde zugeordneten Postfach des Intermediärs verbleiben. Meldebehörden, deren Intermediär den Fehlercode „9805“ nicht ausgeben, haben in besonderem Maße zu beobachten, ob elektronische Rückmeldungen und Fortschreibungen eingehen. Caching In den Fällen, in denen das eingerichtete technische Verfahren zur Vermeidung wiederholter identischer Abfragen bei dem DVDV die Speicherung von bereits abgerufenen Daten vorsieht (so genanntes caching), ist zur Vermeidung von Fehlern aufgrund inaktueller Daten zu gewährleisten, dass ausschließlich auf tagesaktuelle Daten zurückgegriffen wird. Gecachte DVDV-Daten dürfen am Folgetag nicht mehr verwendet werden und sind zu löschen.