Steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben

Nach R 4.10 Absatz 8 Satz 4 EStR muss die Rechnung auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten. Diese Vorgabe wird durch eine ordnungsmäßige Rechnung mit der Angabe des Leistungsempfängers i. S. d. § 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 1 UStG erfüllt.

Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. d. § 146a Absatz 1 AO i. V. m. § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV, werden für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der Bewirtungsbetrieb ist in diesen Fällen nach § 146a Absatz 2 AO verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen. Der zu erstellende Beleg, der die Angaben gemäß § 6 KassenSichV enthält, stellt bei einem Gesamtbetrag der Rechnung bis 250 Euro eine ordnungsmäßige sonstige Rechnung i. S. d. § 14 Absatz 1 Satz 4 UStG i. V. m. § 33 Satz 4 UStDV dar. Bei einem Gesamtbetrag der Rechnung über 250 Euro kann eine sonstige Rechnung in Form eines Kassenbelegs ausgestellt und nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Belege in anderer Form, z. B. handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen des Satzes 1 nicht; die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Der bewirtende Steuerpflichtige kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsmäßig erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR Codes dargestellt werden.

Fällt die TSE aus, darf nach AEAO zu § 146a Nummer 1.14.2, 1.14.3 und 2.7 das elektronische Aufzeichnungssystem weiterbetrieben werden, wenn der Ausfall auf dem Beleg z. B. durch eine fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung ersichtlich ist. Für entsprechend ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen ist der Betriebsausgabenabzug grundsätzlich zulässig.

Wird über Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt als dem Tag der Bewirtung abgerechnet und werden diese unbar bezahlt (z. B. bei der Bewirtung eines größeren Personenkreises im Rahmen einer geschlossenen Veranstaltung) oder sind in dem Bewirtungsbetrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich, ist die Vorlage eines Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, der die Angaben nach § 6 KassenSichV beinhaltet, nicht zwingend erforderlich. In diesem Fall ist der Rechnung der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung beizufügen, soweit die unbare Zahlungsweise nicht auf der Rechnung vermerkt ist.

Werden für Gäste eines Betriebs Verzehrgutscheine ausgegeben, gegen deren Vorlage die Besucher auf Rechnung des Betriebs in einem Bewirtungsbetrieb bewirtet werden, reicht für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine aus.

Für die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen gilt Folgendes:

Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen in digitaler Form übermittelt werden (als E-Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG oder als sonstige Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 4 UStG in einem anderen elektronischen Format). Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung).

Der Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert (digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg). Die erforderliche Autorisierung ist durch den Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten; die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können.

Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg über die Bewirtung zusammengefügt werden. Für den Betriebsausgabenabzug ist es ausreichend, wenn ausschließlich ein Verweis vom digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg auf die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung oder den Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht wird. Eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode oder sonstige Verknüpfung mit einem Dokumentenmanagementsystem) ist zulässig. Es liegt dabei in der Verantwortung des Steuerpflichtigen, die Zuordnung des Eigenbeleges zu der entsprechenden Bewirtungsrechnung oder dem entsprechenden Kassenbeleg über die Bewirtung sicherzustellen. Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen. Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung, einem visualisierten Dokument der E-Rechnung oder einem digitalen oder digitalisierten Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht werden.

Wird nur die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung digital aufbewahrt und der Eigenbeleg in Papierform erstellt und aufbewahrt, gilt Rn. 20 entsprechend. Die eineindeutige Zuordnung der Belege aus beiden getrennten Ablagen muss stets gewährleistet sein.

Die Nachweiserfordernisse des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 und 3 EStG sind als erfüllt anzusehen, wenn • der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben erstellt oder die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt, • der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird, • das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird, • der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird, • das erstellte Dokument – bei Bewirtung in einer Gaststätte nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 3 EStG zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen gegenseitigen Verweis) oder mit der elektronischen Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen Verweis auf dem Dokument auf die elektronische Rechnung) – oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt wird und • bei den genannten Vorgängen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des BMF-Schreibens vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269, insbesondere Rzn. 36 ff., 45 ff., 58 ff., 107 ff., 125 ff., 130 ff., 136 ff. und 156 ff.), zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (BStBl I S. 1502) erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben (Rz. 151 ff. der GoBD) werden.