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Verwaltungsvorschrift der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes (VV-WSV), Erhebung der Schifffahrtsabgaben im Binnenbereich - VV-WSV 32 01
§ 1 Geltungsbereich, Zweck § 2 Durchführung
§ 3 Aufgaben § 4 Barzahlung § 5 Geldannahme § 6 Unbare Zahlung (Stundung) § 7 Vollständigkeit der Erhebung § 8 Verschlüsselung § 9 Feststellung und Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit § 10 Weiterleiten der Datenbelege § 11 Kontrolle
§ 12 Aufgaben § 13 Datenerfassung § 14 Erhebung und Erfassung in besonderen Fällen § 15 Prüf- und Korrekturverfahren § 16 Datenausgabe § 17 Abgabenbescheide § 18 Abgabeninkasso § 19 Differenzausgleich bei Barzahlern § 20 Überwachung der Zahlungsein- und –ausgänge § 21 Erstattungen § 22 Widerspruchsverfahren § 23 Vollstreckung, Stundung, Niederschlagung § 24 Abgabenbefreiung § 25 Fachaufsicht § 26 Fahrtziel- und Ladungskontrolle § 27 IT-Verfahrensbetreuung, Sicherung der Stammdateien § 28 Tarifauskunft § 29 Sonderverfahren Ost
§ 30 Serverbetreuung § 31 Sicherung der Berechnungsprogramme § 32 Archivierung, Aufbewahrungsfristen § 33 Support Anlage: Hebeliste
Diese Verwaltungsvorschrift regelt die Erhebung und Abrechnung der Schifffahrtsabgaben auf den abgabenpflichtigen Bundeswasserstraßen im Binnenbereich.
Auf den norddeutschen Bundeswasserstraßen im Binnenbereich gilt sie auch für die Erhebung und Abrechnung von Hafen- und Ufergeldern.
Daneben beinhaltet sie die Bereitstellung einer Datenbank für abgaben- und verkehrsstatistische Auswertungen.
Schifffahrtsabgaben werden erhoben und monatlich abgerechnet durch
die in den Tarifen genannten Abfertigungsstellen und
die federführenden Abrechnungsstellen für Schifffahrtsabgaben (SCHA) bei den Wasser- und Schifffahrtsdirektionen West und Südwest.
Daneben erhebt die Wasser- und Schifffahrtsdirektion Ost in einem besonderen Verfahren Schifffahrtsabgaben für Fahrgastschiffe auf den norddeutschen Bundeswasserstraßen im Binnenbereich. Dabei gilt, dass die Abgaben auf der Basis von im nachhinein vorzulegenden Nachweisen nur für die abgabenpflichtigen Fahrgastschiffe erhoben werden, die keine Abfertigungsstellen passieren, bei denen die Schifffahrtsabgaben auch in bar entrichtet werden können.
Die Deutsche VerkehrsBank AG (DVB) führt aufgrund vertraglicher Regelungen das Abgabeninkasso bei Stundungsnehmern durch (unbare Zahlung).
Aufgabenschwerpunkt der Abfertigungsstellen ist die Annahme und die Bearbeitung der Abgabenerklärungen entsprechend den Ausführungsbestimmungen zu den Tarifen.
Die Schifffahrtsabgaben sind bar oder unbar im Rahmen des Stundungsverfahrens zu zahlen. Anderenfalls ist grundsätzlich die Weiterfahrt des Fahrzeugs zu untersagen.
Ausnahmsweise kann die Weiterfahrt des Fahrzeugs innerhalb des Tarifgebietes bis zu einer bestimmten Abfertigungsstelle erlaubt werden; diese ist zu unterrichten.
Schiffahrtsabgaben werden bar in DM oder unter Berücksichtigung der entsprechenden Bestimmungen über die Behandlung von Zahlungsmitteln mittels Euroscheck gezahlt. Der Barbetrag ist in die Hebeliste (Anlage) einzutragen.
Auf der Abgabenerklärung ist die Seite der Hebeliste und die laufende Nummer der Eintragung zu vermerken. Auf der Ausfertigung B (süddeutsche Bundeswasserstraßen) bzw. C (norddeutsche Bundeswasserstraßen) der Abgabenerklärung ist die Zahlung zu quittieren.
Barbeträge und Euroschecks sind bei Erreichen eines Bestands von 1.000 DM oder spätestens nach Monatsabschluss unter Beibehaltung eines angemessenen Wechselgeldbestands an die zuständige Bundeskasse abzuführen. Die Quittungen (Einzahler-Belege und Durchschriften von Postgiroaufträgen) sind als Anlage zur Hebeliste zu sammeln.
Die Hebelisten sind an den von den Abrechnungsstellen verfügten Monatsabschlussterminen zu schließen. Eine Durchschrift der Hebeliste für jeden Abrechnungszeitraum erhält die Abrechnungsstelle zur Durchführung des Differenzausgleichs. Fehlanzeige ist erforderlich.
Die Abfertigungsstellen sind Geldannahmestellen im Sinne der Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung (ZBestB) zur Annahme von Schifffahrtsabgaben, Hafen- und Ufergeldern.
Die ZBestB sind im Rahmen der vom Bundesministerium für Verkehr im Einvernehmen mit dem Bundesministerium der Finanzen festgelegten Ergänzungen und Sonderregelungen anzuwenden.
Werden die Schifffahrtsabgaben unbar entrichtet, so ist zu prüfen, ob der Abgabenschuldner (Stundungsnehmer) uneingeschränkt als Teilnehmer am unbaren Zahlungsverfahren im Verzeichnis der Stundungsnehmer genannt ist und eine verbindliche Stundungsermächtigung erteilt hat. Die Stundungsnehmernummer ist in die Abgabenerklärung einzutragen.
Änderungen und Sperrvermerke sind unverzüglich in das Verzeichnis der Stundungsnehmer mit Namenszeichen und Datum einzutragen.
Alle Verkehre, d.h. neben den abgabenpflichtigen Fahrten auch die abgabenfreien und die Leerfahrten, sind auf den Abgabenerklärungen, Datenteilen für Schleusenstatistik oder Sonderbelegen lückenlos zu erfassen. Die Belege sind zur Gewährleistung der Vollständigkeit mit fortlaufenden Nummern zu versehen (Paginierung).
Die vom Schiffsführer vorgelegten Ladepapiere sind durch Stempelaufdruck zu kennzeichnen.
Jedes abgefertigte Schiff wird jeweils den nächsten Schleusen angekündigt.
Die Angaben der Abgabenerklärungen einschließlich der berechneten Barbeträge und Sonderkosten sind nach den Schlüsselanweisungen zu verschlüsseln und durch Namenszeichen zu bestätigen.
Die in der Abgabenerklärung enthaltenen Angaben sind festzustellen und zu bescheinigen (Anlage zur Vorl. VV Nr. 2.6 zu § 34 BHO).
Bei der Teilbescheinigung ”Die Übereinstimmung mit den Schiffs- und Ladepapieren wird bestätigt” kann die Richtigkeit der Eintragungen in den Ladepapieren unterstellt werden, es sei denn, daß offensichtliche Unrichtigkeiten und/oder Unvollständigkeiten erkennbar sind; die Abrechnungsstelle ist dann zu unterrichten.
Die Teilbescheinigung ”Die Übereinstimmung mit den Schiffs- und Ladepapieren wird bestätigt” beinhaltet auch die Überprüfung des Verzeichnisses der Stundungsnehmer.
Die Teilbescheinigung ”Verschlüsselt” beinhaltet die richtige und vollständige Verschlüsselung der im Datenteil eingetragenen Daten einschließlich der korrekten Berechnung der Barbeträge und Sonderkosten.
Die Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit beschränkt die Verantwortung des Feststellers darauf, dass bei sorgfältiger Prüfung Bedenken gegen die Richtigkeit der Teilbescheinigungen nicht bestehen.
Die Teilbescheinigungen „verschlüsselt“ bzw. „ sachlich und rechnerisch richtig“ dürfen nicht von derselben Person vorgenommen werden.
Fehlerhafte Verschlüsselungen sind auf der Abgabenerklärung zu korrigieren. Wurden zu hohe oder zu niedrige Barbeträge erhoben, ist –soweit der Schiffsführer nicht mehr zu erreichen ist- die Abrechnungsstelle zu unterrichten , um die festgestellten Differenzen zu erstatten oder nachzuerheben .
Die Abfertigungsstelle übersendet die Abgabenerklärungen, Datenteile für Schleusenstatistik und sonstige Datenbelege an die zuständige Abrechnungsstelle. Auf Versandzetteln sind der Umfang und die Nummernfolgen der Datenbelege zu dokumentieren.
Die jeweils zuletzt durchfahrene Abfertigungsstelle prüft und bestätigt auf der dem Schiffsführer ausgehändigten Ausfertigung der Abgabenerklärung (Fahrtausweis), dass
die Fahrtstrecke eingehalten,
keine weiteren Güter zugeladen und
Teilleichterungen wie deklariert durchgeführt wurden.
Änderungen sind zu vermerken und ggf. zuwenig gezahlte Abgaben unmittelbar nachzuerheben.
Die Abrechnungsstellen bei den Wasser- und Schifffahrtsdirektionen West und Südwest sind verantwortlich für die vollständige Datenerfassung, die fehlerfreie Abrechnung, die Regelung des Erhebungsverfahrens, die IT-Verfahrensbetreuung und die Koordination aller am Verfahren beteiligten Stellen.
Die zuständige Abrechnungsstelle veranlasst in ihrem Bereich die Erfassung aller zugesandten Datenbelege in externen Exportdateien.
Alle abrechnungsrelevanten Datensätze der Abgabenerklärung werden prüferfasst.
Die richtige und vollständige Erfassung wird durch eine Hefterlochung am oberen Rand der Datenbelege bestätigt. Unvollständige Belege werden nicht erfasst; sie werden besonders gekennzeichnet und der Abrechnungsstelle zur Ergänzung der Daten zugeleitet.
Die Abrechnungsstelle importiert aus den Exportdateien die systemseitig geprüften und dokumentierten Datensätze zur Berechnung auf den zentralen Server bei der Bundesanstalt für Wasserbau in Ilmenau. Während des Übernahmelaufs wird die Plausibilität der Datensätze geprüft. Die komplette Übernahme ist erst nach Korrektur der semantischen Fehler erfolgreich.
In besonderen Fällen, z.B. bei der Berechnung von Stauhaltungsverkehren aufgrund von Nachweisungen oder bei der Bearbeitung von Pauschalzahlungen erhebt die Abrechnungsstelle die Abgaben und erfasst die entsprechenden Datensätze online.
Vorgänge, die zu Online-Erfassungen oder –änderungen führen, werden dem Leiter der Abrechnungsstelle oder einem anderen Berechtigten zur Kenntnis gegeben. Dieser korrigiert ggf. fehlerhafte Bearbeitungen.
Die Abrechnungsstelle bearbeitet fehlerhafte oder unplausible Datensätze, die unmittelbar nach Berechnung systemseitig mit Warn- und Fehlermeldungen versehen werden, und korrigiert fehlerhafte Sätze online.
Sie ergänzt die nicht erfassten unvollständigen Datenbelege und erfasst die entsprechenden Datensätze online.
Die Vollständigkeit der Erfassung wird systemseitig geprüft und dokumentiert, und zwar
die vollständige Erfassung aller Datenbelege durch die Auflistung fehlender Paginiernummern und
die vollständige Erfassung aller Datensätze eines Belegs durch Abgleich mit den verschlüsselten Kontrollzahlen.
Die Abrechnungsstelle ergänzt fehlende Daten online.
Die Bearbeitung wird systemseitig protokolliert.
Die zuständige Abrechnungsstelle stößt den Monatsabschluss zur abschließenden Berechnung aller Daten an und erstellt
die Abgabenbescheide,
die Summenlisten der Barzahler,
die Summenlisten der unbaren Zahler mit den Endbeträgen der Abgabenbescheide und mit den Hinweisen auf Überschreitungen der in der Datei „ASS-Zahlungspflichtige“ festgelegten und mit der DVB abgestimmten Stundungshöchstbeträge .
Darüber hinaus fertigt sie die Abgaben- und Verkehrsstatistiken und stellt den zugriffs-berechtigten Stellen eine Datenbank ohne personenbezogene Daten für bedarfsorientierte Ad-hoc-Auswertungen zur Verfügung.
Alle Abrechnungsunterlagen und Auswertungen können die berechtigten Anwender auf dem Bildschirm einsehen. Drucke werden nur bei begründetem Bedarf zur Verfügung gestellt.
Die Abrechnungsstelle sichert die Monatsabrechnungen und Jahresstatistiken.
Die Abrechnungsstelle ist für die ordnungsgemäße Abwicklung der Abgabenerhebung verantwortlich.
Sie erteilt die Abgabenbescheide und übersendet sie spätestens am 6. Arbeitstag des auf den Abrechnungszeitraum folgenden Monats an die Abgabenschuldner.
Die Abrechnungsstelle leitet der Deutschen VerkehrsBank AG (DVB) spätestens bis zum 9. Arbeitstag einen Datenträger mit der Liste aller Bescheidsummen (DVB-Liste) zu. Die systemseitig erstellten Datenträger-Begleitzettel mit Angaben zu monatlichen Gesamtsummen, Anzahl der Datensätze und Kontrollsummen sind beizufügen.
Die DVB führt aufgrund vertraglicher Regelungen das Einzelinkasso bei den Stundungsnehmern durch und überweist die Gesamtsumme bis zum 18. Kalendertag an die für die Abrechnungsstelle zuständige Bundeskasse.
Werden die vereinbarten Stundungshöchstbeträge wiederholt überschritten, veranlasst die Abrechnungsstelle eine Anpassung durch die DVB.
Die Abrechnungsstelle erteilt die notwendigen Kassenanordnungen oder veranlasst deren Erteilung durch das Dezernat C (Controlling).
Die Abrechnungsstelle überprüft durch Abgleich der Summenliste der Barzahler mit den Eintragungen in den von den Abfertigungsstellen vorgelegten Durchschriften der Hebeliste die vollständige und richtige Berechnung. Unstimmigkeiten sind aufzuklären und Differenzen ggf. auszugleichen. Dabei werden zu wenig erhobene Barbeträge nacherhoben oder zu viel erhobene erstattet. Die Bearbeitung des Differenzausgleichs wird systemseitig unterstützt.
Sie erteilt die entsprechenden Kassenanordnungen oder veranlasst deren Erteilung durch das Dezernat C).
Die Abrechnungsstelle überwacht die Zahlungsein- und -ausgänge, auch die Einzelüberweisungen der Abfertigungsstellen, auf der Basis der von der Bundeskasse zugeleiteten Buchungsmitteilungen und Kontoauszüge.
Die aufgrund tariflicher Bestimmungen (”auf Antrag im Erstattungswege”) vorgelegten Erstattungsanträge sind zu bescheiden.
Widersprüche gegen die Abgabenbescheide sind nach dem allgemeinen Verwaltungsverfahrensrecht zu behandeln.
Die Abrechnungsstelle prüft und veranlasst ggf. die Vollstreckung, Stundung oder Niederschlagung rückständiger Forderungen.
Die Abrechnungsstelle erstellt aufgrund tariflicher Bestimmungen Bescheinigungen über die Befreiung von der Abgabenpflicht zur Vorlage an den Abfertigungsstellen.
Die Fachaufsicht über die Abfertigungsstellen obliegt der zuständigen Abrechnungsstelle.
Die Abrechnungsstelle informiert die Abfertigungsstellen über alle abrechnungs-relevanten Tarif- und Verfahrensregelungen und stellt die erforderlichen Arbeitsunterlagen zur Verfügung.
Die Abrechnungsstelle legt die Monatsabschlusstermine fest.
Die Abrechnungsstelle sichert oder verbessert die Qualität der Abgabenerhebung durch individuelle Problem- und Fehleranalysen und deren Erörterung vor Ort sowie durch regelmäßige Anpassung der Verfahrensregelungen im Rahmen der Vorschriften.
Die Abrechnungsstelle ist zuständig für die Aus- und Fortbildung der Mitarbeiter an den Abfertigungsstellen. Nach Bedarf führt sie Schulungen vor Ort durch.
Die Abrechnungsstelle führt mindestens einmal monatlich vor Ort, auch auf freier Strecke, Fahrtziel- und Ladungskontrollen durch.
Die zuständige Abrechnungsstelle pflegt online alle tarif-, abrechnungs- und statistikrelevanten Stammdaten.
Die Stammdatenänderungen sind zu historisieren. Sie werden systemseitig dokumentiert. Geltungsbereich und -zeitraum sowie der Name des Stammdatenpflegers werden ausgewiesen.
Stammdatenänderungen müssen unter Versionsnummern freigegeben werden. Die Freigabe von abrechnungsrelevanten Stammdaten erfolgt erst nach erfolgreicher Durchführung von Testberechnungen, die im Programm installiert sind.
Die Eingabe und die Freigabe von Stammdaten dürfen nur von unterschiedlichen und berechtigten Personen vorgenommen werden. Das System prüft und dokumentiert die ordnungsgemäße Vornahme.
Die Abrechnungsstelle veranlasst erforderliche Änderungen der Berechnungsprogramme. Vorstehende Regelungen gelten entsprechend.
Zum Schutz gegen eine unbefugte Verwendung der Programme ist der Zugriff nur unter Paßwortsicherung und im Rahmen der Vergabe differenzierter Zugriffsberechtigungen zugelassen. Bei Nichtbenutzung schaltet der Bildschirm nach 10 Minuten ab und kann nur mit besonderem Paßwort geöffnet werden.
Das System fordert den Anwender nach 30 Tagen auf, das Paßwort zu ändern.
Der Verfahrensbetreuer der Abrechnungsstelle verwaltet die Zugriffsberechtigungen innerhalb der Dienststelle (Benutzergruppenrechte). Dabei werden die Anwender nach ihrer Funktion als Verwalter, Sachbearbeiter und Statistiker einer Benutzergruppe zugeteilt. Für jede im System vorhandene Maske oder Auswertung werden einer Benutzergruppe die Rechte „Ansehen“, „Bearbeiten“ oder „Keine Rechte“ erteilt .
Tarifauskünfte sind mit besonderer Sorgfalt und mit Namensnennung zu erteilen. Sie werden durch ein besonderes Informationsprogramm unterstützt.
Das Dezernat S der Wasser- und Schifffahrtsdirektion Ost erhebt Schifffahrtsabgaben ausschließlich aufgrund von Nachweisungen der Fahrgastschifffahrt.
Es erfasst und berechnet die Datensätze online und erstellt die Monatsbescheide. § 14 Abs. 2 gilt entsprechend.
Es veranlasst in seinemBereich die Erstellung von Annahme- / Auszahlungsanordnungen und die Überwachung der Zahlungsein- und ausgänge durch das Dezernat C.
Die Berechtigung zur Eingabe von Stammdaten beschränkt sich auf die Fortschreibung des eigenen Verzeichnisses der Zahlungspflichtigen sowie des Strecken- und Schiffsverzeichnisses.
Alle Anwender greifen auf einen zentralen Server bei der Bundesanstalt für Wasserbau zu.
Die Bundesanstalt für Wasserbau stellt den ständigen und störungsfreien Zugriff auf den Server sicher.
Die Bundesanstalt sichert die Berechnungsprogramme, ihre Dokumentation und die Datenbank gegen Verlust und unbefugte Verwendung.
Sie verwaltet unter Beteiligung der Abrechnungsstellen die Zugriffsberechtigungen der angebundenen Dienststellen (Dienststellenrechte „Ansehen“, „Bearbeiten“, „Keine Rechte“).
Die Bundesanstalt für Wasserbau archiviert alle Abrechnungsdaten einschließlich der Abgabenbescheide und Jahresstatistiken, die ihr von den Abrechnungsstellen als gesicherter Monatsabschluss zugeleitet werden.
Bei Bedarf stellt sie berechtigten Anwendern archivierte Daten zur Verfügung.
Die Aufbewahrungsfrist für Berechnungsprogramme, Dokumentationen, Originalabrechnungsunterlagen und die zugrundeliegenden Datenbestände beträgt sechs Jahre.
Die Aufbewahrungsfrist für Bearbeitungsprotokolle beträgt sechs Jahre.
Die Bundesanstalt für Wasserbau gibt den Anwendern fachliche Unterstützung und Beratung.