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Die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme müssen dem Stand der Technik sowie den Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit entsprechen. Insbesondere müssen sie gewährleisten, dass
ihre Funktionen nur genutzt werden können, wenn sich der Benutzer dem System gegenüber sicher ausweist (Identifikation und Authentisierung),
die eingeräumten Benutzungsrechte im System verwaltet werden (Berechtigungsverwaltung),
die eingeräumten Benutzungsrechte vom System geprüft werden (Berechtigungsprüfung),
sämtliche Zugriffe (Eingeben, Lesen, Kopieren, Ändern, Löschen, Sperren) revisionssicher protokolliert werden (Revisionsfähigkeit),
eingesetzte Systeme ohne Sicherheitsrisiken wiederhergestellt werden können (Wiederaufbereitung),
etwaige Verfälschungen der gespeicherten Daten durch technische Prüfmechanismen unverzüglich bemerkt werden können (Unverfälschtheit),
auftretende Fehlfunktionen unverzüglich gemeldet werden (Verlässlichkeit) und
der Austausch von Daten aus dem oder für das Deckungsregister im System und bei Einsatz öffentlicher Netze sicher erfolgen kann (Übertragungssicherheit).
Die Pfandbriefbank hat mindestens eine vollständige Sicherungskopie jedes elektronisch geführten Deckungsregisters aufzubewahren. Die Sicherungskopie ist auf einem anderen Datenträger zu speichern als das Deckungsregister und mindestens am Ende eines jeden Arbeitstages auf den Stand zu bringen, den das Deckungsregister zu diesem Zeitpunkt hat. Das Original und mindestens eine Sicherungskopie des Deckungsregisters müssen auf Datenträgern gespeichert werden, die sich innerhalb des Geltungsbereichs des Pfandbriefgesetzes befinden. Im Falle einer technischen Auslagerung ist zudem sicherzustellen, dass das Auslagerungsunternehmen im Fall der Insolvenz der Pfandbriefbank verpflichtet ist, die Datensätze in einer Form, die elektronisch mit standardisierten Datenbankanwendungen verarbeitet werden kann, an den Sachwalter zu übermitteln.
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