§ 14 KStTG
Anbieter haben die folgenden Aufzeichnungen zu dem im Folgenden jeweils genannten Zeitpunkt zu erstellen:
eine Beschreibung der Prozesse, die zur Erfüllung der Sorgfalts- und Meldepflichten für einen Meldezeitraum angewandt werden, einschließlich der automationstechnischen, operativen und organisatorischen Vorkehrungen, insbesondere der relevanten Geschäftsbeziehungen, Zuständigkeiten und Fristen, sowie aller Änderungen hierzu, bis spätestens zum Ablauf des jeweiligen Meldezeitraums, auf den sich die Aufzeichnungen beziehen,
für jeden zu meldenden Nutzer und jede zu meldende beherrschende Person die folgenden Informationen sowie den jeweiligen Zeitpunkt und das Ergebnis ihrer Verarbeitung zum Zeitpunkt der jeweiligen Verarbeitung:
Informationen, die im Zusammenhang mit der Beschaffung der Selbstauskunft nach § 4 Absatz 1 Satz 1, auch in Verbindung mit § 5 Absatz 1 oder 3 Satz 5, anfallen,
Informationen, die bei der Durchführung der Plausibilitätsprüfung nach § 4 Absatz 1 Satz 3 und 4, auch in Verbindung mit § 5 Absatz 1 oder 3 Satz 5, anfallen,
Informationen bezüglich der in § 4 Absatz 2 Satz 1, auch in Verbindung mit § 5 Absatz 1 oder 3 Satz 5, genannten Änderung der Umstände sowie die daraufhin eingeholte neue Selbstauskunft oder eine Erklärung einschließlich der dort genannten Belege,
die in § 5 Absatz 2 Satz 1 genannten Hinweise,
die Feststellung nach § 5 Absatz 3 Satz 1 und die ihr zugrunde gelegten Informationen.
für jeden zu meldenden Nutzer und jede zu meldende beherrschende Person die nach § 11 gemeldeten Informationen, den jeweiligen Zeitpunkt der Meldung sowie die maßgeblichen Informationen, die der Anwendung des Meldeverfahrens nach § 12 Satz 1 zugrunde gelegen haben, bis zum 31. Juli des Kalenderjahres, das auf den Meldezeitraum folgt, auf den sich die Aufzeichnungen beziehen, und
für jeden zu meldenden Nutzer und jede zu meldende beherrschende Person, gegen den oder die die Mitwirkungspflicht nach § 8 Absatz 1, 2 oder 3 Satz 1 durchgesetzt wird, jeweils den Inhalt und den Zeitpunkt der Aufforderung, der Erinnerung, der Mahnung und der ergriffenen Maßnahme sowie die der Aufhebung der ergriffenen Maßnahme zugrundeliegenden Informationen und den Zeitpunkt der Aufhebung, jeweils in dem Zeitpunkt, in dem die Aufforderung, die Erinnerung, die Mahnung, die Maßnahme oder deren Aufhebung erfolgt.
Die Aufzeichnungen nach Absatz 1 müssen vom Anbieter für die Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden, wobei die Frist zur Aufbewahrung mit Ablauf des Kalenderjahres beginnt, in dem die Aufzeichnungen erstellt wurden. Die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Nummer 2 bis 4 sind vom Anbieter nach Ablauf dieser Frist zu löschen.