§ 5 RefiRegV
Jeder in das Refinanzierungsregister einzutragende Gegenstand ist mit einer innerhalb der einschlägigen Abteilung oder Unterabteilung fortlaufenden Nummer einzutragen. Die Nummer darf nach Löschung des Gegenstands nicht erneut vergeben werden. Rückdatierte Eintragungen sind nicht zulässig.
Eintragungen sind vorbehaltlich der Regelung in § 22d Abs. 2 Satz 2 des Kreditwesengesetzes entsprechend des in Anlage 1 dargestellten Formulars RR in folgender Weise vorzunehmen:
Die Spalten 1 bis 5 sind mit "Bezeichnung des Vermögensgegenstands" zu überschreiben. In Spalte 1 sind unter Buchstabe a die laufende Nummer gemäß Absatz 1 und unter Buchstabe b das von dem Refinanzierungsunternehmen vergebene Aktenzeichen anzugeben.
Sofern sich das Refinanzierungsgeschäft auf eine Forderung bezieht, ist diese in Spalte 2 zu bezeichnen (§ 22d Abs. 2 Nr. 1 Alternative 1 des Kreditwesengesetzes). Grundsätzlich sind in Unterspalte a der Forderungsschuldner, in Unterspalte b die Währung, in Unterspalte c der anfängliche Nominalbetrag und, sofern abweichend vom Aktenzeichen in Spalte 1 Buchstabe b, in Unterspalte d die Darlehens-/Vorgangsnummer anzugeben.
Handelt es sich bei dem einzutragenden Gegenstand um ein Grundpfandrecht, ein Pfandrecht an einem Luftfahrzeug oder eine Schiffshypothek, sind diese in Spalte 3 zu bezeichnen (§ 22d Abs. 2 Nr. 1 Alternative 2, Nr. 4 des Kreditwesengesetzes).
In Unterspalte a ist das beliehene Objekt einzutragen. Sofern es sich um ein Grundstück handelt, kann entweder die Bezeichnung im Bestandsverzeichnis des Grundbuchs (Gemarkung, Flur, Flurstück) übernommen oder auf das Grundbuchblatt verwiesen werden. In letzterem Fall sind hierzu das Amtsgericht, der Grundbuchbezirk und die Nummer des Grundbuchblatts sowie zusätzlich die Postadresse oder eine sonstige ortsübliche Lagebezeichnung des Grundstücks anzugeben. Sofern es sich um ein Luftfahrzeug handelt, ist das einschlägige Luftfahrzeugregisterblatt einzutragen. Handelt es sich um ein Schiff, sind die Bezeichnung des Registers, die Registerstelle sowie das einschlägige Schiffsregisterblatt anzugeben.
In Unterspalte b ist die Abteilung des Registers anzugeben, in der das Pfandrecht eingetragen ist.
In Unterspalte c ist die laufende Nummer des eingetragenen Rechts in der in Unterspalte b eingetragenen Abteilung anzugeben.
In Unterspalte d ist die Währung des Pfandrechts anzugeben.
In Unterspalte e ist der Betrag des Pfandrechts zu benennen.
In Unterspalte f ist der Umfang einzutragen, in dem die Sicherheit als Refinanzierungsgegenstand dient.
In Unterspalte g ist der rechtliche Grund der Sicherheit zu benennen.
In Unterspalte h ist das Datum des Tages anzugeben, an dem der den rechtlichen Grund für die Absicherung enthaltende Vertrag geschlossen wurde.
In Spalte 4 ist der Übertragungsberechtigte mit Namen und Adresse einzutragen (§ 22d Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 des Kreditwesengesetzes).
In Spalte 5 ist der Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) der Eintragung in das Refinanzierungsregister anzugeben (§ 22d Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 des Kreditwesengesetzes).
Löschungsvermerke sind in Spalte 6 einzutragen. Anzugeben sind die Spaltennummer (Unterspalte a) und gegebenenfalls der Betrag der zu löschenden Eintragung (Unterspalte b) sowie das Datum einschließlich der Uhrzeit der Löschung (Unterspalte c). Sofern die Löschung an gesonderter Stelle im Register vermerkt wird, sind hierzu neben dem Löschungsvermerk in Spalte 6 zumindest auch die Angaben des zu löschenden Werts in den Spalten 1 und 2/3 zu wiederholen. Bei Löschung oder Korrektur einer fehlerhaften Eintragung muss die nach § 22d Abs. 5 Satz 2 und 3 des Kreditwesengesetzes erforderliche Zustimmung des Verwalters dem jeweiligen Löschungsvermerk des registerführenden Unternehmens eindeutig zugeordnet sein.
Spalte 7 ist für sonstige Bemerkungen vorzusehen, beispielsweise für Anmerkungen, die zur eindeutigen rechtlichen Zuordnung des Gegenstands neben den übrigen Angaben erforderlich sind oder die Zuordnung erleichtern. Bei beendeten Refinanzierungstransaktionen, die nicht gelöscht sind, ist hier unter Angabe der maßgeblichen Daten zu vermerken, dass die im Rahmen der Refinanzierungstransaktion eingetragenen Übertragungsansprüche nicht mehr bestehen, insbesondere, weil die zu übertragenden Forderungen vollständig getilgt oder abgetreten, die zu übertragenden Pfandrechte zur Löschung oder Abtretung bewilligt oder die den Übertragungsanspruch begründenden Verträge aufgehoben oder beendet wurden. Bei Bedarf kann in Spalte 7 auch das Namenskürzel der eintragenden Person erfasst werden.