Art. 140 32013R1303

Unbeschadet der Vorschriften über staatliche Beihilfen sorgt die Verwaltungsbehörde dafür, dass der Kommission und dem Europäischen Rechnungshof auf Anfrage alle Dokumente im Zusammenhang mit Ausgaben, die aus den Fonds und dem EMFF unterstützt werden , zu Vorhaben, deren förderfähige Gesamtausgaben unter 1 000 000 EUR betragen, drei Jahre lang zur Verfügung stehen, gerechnet ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem die Rechnungslegung, in der die Ausgaben für das Vorhaben verbucht wurden, vorgelegt wurde. Für alle nicht in Unterabsatz 1 genannten Vorhaben gilt, dass sämtliche Dokumente für zwei Jahre zur Verfügung gestellt werden, gerechnet ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem die Rechnungslegung, in der die letzten Ausgaben für das abgeschlossene Vorhaben verbucht wurden, vorgelegt wurde. Eine Verwaltungsbehörde kann beschließen, die Vorschrift gemäß Unterabsatz 2 auf Vorhaben anzuwenden, deren förderfähige Gesamtausgaben unter 1 000 000 EUR betragen. Durch Gerichtsverfahren oder auf hinreichend begründetes Ersuchen der Kommission wird die in Unterabsatz 1 oder 2 genannte Frist unterbrochen.

Die Verwaltungsbehörde unterrichtet die Begünstigten über das Anfangsdatum des Zeitraums nach Absatz 1.

Die Dokumente müssen entweder im Original, als beglaubigte Kopien der Originale oder auf allgemein üblichen Datenträgern (gilt auch für elektronische Versionen der Originaldokumente und für Dokumente, die ausschließlich in elektronischer Form bestehen) vorliegen. Liegen Dokumente im Einklang mit dem Verfahren nach Absatz 5 auf allgemein üblichen Datenträgern vor, so sind keine Originaldokumente erforderlich.

Die Dokumente müssen in einer Form aufbewahrt werden, die die Identifizierung der Personen, die sie betreffen, nur so lange ermöglicht, wie es für den Zweck, für den die Daten erhoben wurden oder weiterverarbeitet werden, erforderlich ist.

Das Verfahren für die Bescheinigung der Übereinstimmung von auf allgemein akzeptierten Datenträgern gespeicherten Dokumenten mit den Originalen wird von den nationalen Behörden festgelegt und muss die Gewähr bieten, dass die aufbewahrten Fassungen den nationalen Rechtsvorschriften entsprechen und für Prüfungszwecke zuverlässig sind.

Liegen Dokumente nur in elektronischer Form vor, so müssen die verwendeten Computersysteme anerkannten Sicherheitsstandards genügen, die gewährleisten, dass die gespeicherten Dokumente den nationalen Rechtsvorschriften entsprechen und für Prüfungszwecke zuverlässig sind.