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Das Amt führt die Akten aller Verfahren im Zusammenhang mit der Anmeldung von Unionsdesigns und eingetragenen Unionsdesigns. Der Exekutivdirektor bestimmt, in welcher Form die Akten aufbewahrt werden.
Bei elektronischer Speicherung werden die elektronischen Akten, oder Sicherungskopien davon, auf unbefristete Zeit aufbewahrt. Die den Dateien zugrunde liegenden Originalschriftstücke, die von den Verfahrensbeteiligten eingereicht wurden, werden nach Ablauf einer vom Exekutivdirektor festzulegenden Frist vernichtet.
Wenn und soweit Akten oder Teile von Akten in anderer als elektronischer Form aufbewahrt werden, werden die Dokumente oder Beweisstücke, die Teil dieser Akten sind, mindestens fünf Jahre lang ab dem Ende des Jahres aufbewahrt, in dem:
die Anmeldung zurückgewiesen oder zurückgenommen worden ist;
die Eintragung des Unionsdesigns vollständig erloschen ist;
der Verzicht auf das Unionsdesign gemäß Artikel 71 eingetragen worden ist;
das eingetragene Unionsdesign endgültig im Register gelöscht worden ist.
Kommentierungen sind noch nicht im Bestand.