FR-AA

(FR-AA)(Neufassung vom 1. November 2019)1 Fundstelle: BAnz AT 16.12.2019 B2

Allgemeines

Voraussetzungen und Rechtsgrundlage für die Förderung

Zuwendungsempfänger

Gegenstand der Förderung (Ziele und Förderbereiche)

Art, Umfang und Höhe der Förderung

Verfahrensregeln

Bestandskraft des Zuwendungsbescheids

Inkrafttreten

Besondere Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Förderung von Maßnahmen der Gesellschaftspolitik

Anforderung und Verwendung der Zuwendung

Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung

Vergabe von Aufträgen

Zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschaffte Gegenstände

Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers

Nachweis der Verwendung

Prüfung der Verwendung

Erfolgskontrolle

Erstattung der Verwendung, Verzinsung

Projektberichterstattung

Besondere Nebenbestimmungen für die Projektdurchführung

Bildungs-, Beratungs- und Dialogmaßnahmen im AA-Förderbereich

Bildungs-, Beratungs- und Dialogmaßnahmen außerhalb der Projektländer

Start-, Ausstattungs- und Materialhilfen

Baumaßnahmen

Personal- und Projektinfrastruktur

Vorbereitung, Begleitung, Auswertung und Nachbetreuung von Projekten

Zuschuss zu den Verwaltungskosten

ANLAGEN2

Mustergliederung Antrag, einschl.

Mustergliederung ZwischenberichtDem Zwischenbericht ist eine Maßnahmenübersicht sowie eine Belegliste beizufügen. Einzelheiten sind mit der beauftragten Stelle (Prüfinstanz) abzustimmen.

Mustergliederung Verwendungsnachweis, einschl.

Leitlinien zur Erfolgskontrolle

Regelung „Honorare“

Regelung „Reisekosten/Soziale Sicherung“

Besondere Regelungen beim Einsatz von Auslandspersonal

Regelung „Stipendien“: Es gilt die Stipendienrichtlinie des AA in ihrer jeweils geltenden Fassung

Besondere Bewirtschaftungsgrundsätze des BMI (vom 05.09.2019)

Reisen von Parlamentariern und ParteipolitikernAbkürzungsverzeichnis

Die weltweiten Herausforderungen für Deutschland und seine internationale Verantwortung haben zugenommen. Unter den nichtstaatlichen Akteuren, die zur Flankierung von (Außen-)Politik beitragen, spielen die deutschen politischen Stiftungen mit ihren internationalen Netzwerken von Vertretungsbüros seit Jahrzehnten eine besondere Rolle. Durch ihre internationale gesellschaftspolitische Arbeit leisten sie einen wertvollen und unverzichtbaren Beitrag zur Verwirklichung außenpolitischer Ziele und Interessen der Bundesrepublik Deutschland. Sie sind Ausdruck von und bieten Zugang zu einem pluralistischen Spektrum an Partnern und Kontakten im In- und Ausland. Durch Kontakte in alle Bereiche der Zivilgesellschaft, zu gesellschaftlichen und politischen Gruppen, Funktionsträgern und Multiplikatoren tragen sie zur Vorbereitung und Flankierung der deutschen Außenpolitik über den Kreis der traditionellen Akteure hinaus bei. Sie helfen, auf breiter Basis Verständnis für politische, besonders außen- und sicherheitspolitische, wirtschaftliche, soziale, umweltpolitische und soziokulturelle Entwicklungen zu verbessern, Vorurteile abzubauen, den friedlichen internationalen Interessenausgleich und die Völkerverständigung zu fördern. Die Stiftungsprogramme nutzen, vertiefen und schaffen Vertrauensbeziehungen und neue Netzwerke – eine unverzichtbare Basis für das Entstehen neuer, den veränderten Realitäten in Europa und im transatlantischen Kontext entsprechender Formen der grenzüberschreitenden Politikgestaltung durch Dialogveranstaltungen, Ideentransfer und Interessenabgleich im Vorfeld politischer Entscheidungen. Die von den Stiftungen eigenständig gestalteten und verantworteten Foren dienen zuerst (aber nicht ausschließlich) dem politischen Dialog innerhalb einer bestimmten politischen Grundrichtung. Deutsche und ausländische Parlamentarierinnen und Parlamentarier spielen in diesem Prozess eine herausragende Rolle.

Die Tätigkeit der politischen Stiftungen unterliegt nicht den parteienrechtlichen Regelungen des Artikels 21 des Grundgesetzes und des Parteiengesetzes. Die politischen Parteien und die Stiftungen verfolgen verschiedene, voneinander abgrenzbare Ziele. Grundlage für die Abgrenzung der Arbeit der politischen Stiftungen von der Arbeit der Parteien in der Bundesrepublik Deutschland bildet das Urteil des Bundesverfassungsgerichts vom 14. Juli 1986 (BVerfG 2 BvE 5/83, BVerfGE 73, 1 ff.), wonach „die Vergabe öffentlicher Mittel zur Förderung politischer Bildungsarbeit an parteinahe Stiftungen ... von den Parteien rechtlich und tatsächlich unabhängige Institutionen [voraussetzt], die sich selbstständig, eigenverantwortlich und in geistiger Offenheit dieser Aufgabe annehmen. Diese müssen auch in der Praxis die gebotene Distanz zu den jeweiligen Parteien wahren“. Nach der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts haben sich auch die Zwecksetzungen der politischen Stiftungen von dem auf die Erringung politischer Macht und deren Ausübung gerichteten Wettbewerb zwischen den Parteien deutlich voneinander abzuheben. Die politischen Stiftungen sind daher gehalten, bei der Konzipierung ihrer Projekte und Maßnahmen auf eine sorgfältige Abgrenzung ihrer gesellschaftspolitischen Arbeit aus Mitteln des AA zu der politischen Arbeit der ihnen nahe stehenden Partei zu achten. Insbesondere werden die Stiftungen nicht in den Wettbewerb der politischen Parteien eingreifen und geldwerte Leistungen an nahe stehende Parteien, Wahlkampfhilfe, Kreditgewährung, An- und Verkauf von Mitgliederzeitungen, Verbreitung von Werbematerial, Anzeigen, Einsatz von Personal, geschlossene Schulungsveranstaltungen für aktiv am Wahlkampf Beteiligte, Meinungsumfragen, soweit sie sich an einem aktuellen Informationsbedürfnis vor Wahlen orientieren, und Spenden unterlassen.

Das AA fördert die internationale Arbeit der politischen Stiftungen aus Kapitel 0502 Titel 687 27 als Vollfinanzierung. Die Zuwendungen werden im Wege des Zuwendungs- und Verwendungsnachweisverfahrens im Sinne der §§ 23, 44 BHO und der entsprechenden Verwaltungsvorschriften kontinuierlich darauf überprüft, ob der Einsatz der Projektmittel durch die Stiftungen im Sinne des § 7 BHO zweckgerichtet, sparsam und effizient erfolgt. Es liegt in der Verantwortung der politischen Stiftungen, durch effiziente Organisationsstrukturen und wirksame Eigenkontrolle einen zweckentsprechenden, sparsamen und wirtschaftlichen Einsatz der Mittel zu gewährleisten.

Die politischen Stiftungen sind keine Mittler- oder Durchführungsorganisationen der Auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik. Die Unabhängigkeit der politischen Stiftungen von der Bundesregierung ist politisch gewollt. Die Stiftungen handeln, das erhebliche Bundesinteresse vorausgesetzt, nicht im Auftrag der Bundesregierung, sondern lediglich mit ihrer Zustimmung und finanziellen Unterstützung. Sie wählen daher ihre Projekte eigenverantwortlich aus und führen diese in eigener Zuständigkeit durch. AA und Auslandsvertretungen beteiligen sich in der Regel nicht an der Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von Stiftungsprojekten, um den unabhängigen Charakter der Stiftungsarbeit im Gastland zu dokumentieren und ihren Handlungsspielraum nicht zu begrenzen. Eine inhaltliche Einflussnahme seitens des AA erfolgt nur, falls einzelne Maßnahmen Gefahr laufen, außenpolitische Interessen der Bundesrepublik Deutschland zu gefährden. Entsprechend der Unabhängigkeit, Selbständigkeit und Eigenverantwortlichkeit der politischen Stiftungen in Konzeption, Vorbereitung und Durchführung der Auslandsprojekte treffen die Stiftungen grundsätzlich eigenständig Vereinbarungen über ihre Arbeit und ihren Status in den Gastländern mit den dortigen Projektpartnern bzw. Regierungen. Das AA und die Auslandsvertretungen schalten sich hierin nicht ein, unterstützen jedoch auf Wunsch der politischen Stiftungen deren Bemühungen um angemessene Arbeitsbedingungen in den Gastländern in geeigneter Form gegenüber den Gastregierungen. Um den unabhängigen und eigenständigen Charakter der Stiftungsarbeit zu unterstreichen, werden die politischen Stiftungen weder Gegenstand von Regierungsverhandlungen noch in die Kulturabkommen des AA aufgenommen. Statusverhandlungen für die politischen Stiftungen bzw. die Erteilung von Dienstpässen würden eine Staatsnähe der Stiftungen suggerieren und eine mögliche Verantwortung der Bundesregierung für die Aktivitäten der Stiftungen begründen, die der Rechtslage nicht entspricht und weder im Interesse der Bundesregierung noch im Selbstverständnis der Stiftungen liegt. Ausnahmen von der Regel sind im Einzelfall sorgfältig abzuwägen.

Die Zentralen der politischen Stiftungen und die Auslandsmitarbeiterinnen und Auslandsmitarbeiter/Projektleiterinnen und Projektleiter der politischen Stiftungen pflegen regelmäßigen Kontakt und Informationsaustausch mit dem AA bzw. mit den zuständigen deutschen Auslandsvertretungen. Hierzu gehört insbesondere auch die frühzeitige Unterrichtung und Abstimmung (auch bezüglich politisch und protokollarisch angemessener Beteiligung an Programmen) über die Einladung wichtiger ausländischer Politikerinnen und Politiker nach Deutschland durch die Stiftungen oder Auslandsbesuche deutscher Politikerinnen und Politiker bzw. über die Teilnahme dieser Personenkreise an internationalen Veranstaltungen der Stiftungen. Vertreterinnen und Vertretern des AA bzw. der Auslandsvertretungen wird die Teilnahme an Bildungsveranstaltungen ermöglicht, sofern der Charakter der Veranstaltung nicht dagegen spricht. Die politischen Stiftungen unterrichten die zuständigen Auslandsvertretungen bzw. das AA frühzeitig über die geplante Einrichtung oder Schließung von Auslandsprojektbüros sowie über Versetzungen von Auslandsmitarbeiterinnen und Auslandsmitarbeitern. Das AA und die Auslandsvertretungen werden unter Wahrung der Vertraulichkeit an der periodischen Berichterstattung der Auslandsmitarbeiterinnen und Auslandsmitarbeiter der politischen Stiftungen über die Projektentwicklung und die innen- und außenpolitischen Entwicklungen in den Projektländern beteiligt. Das AA stellt den Stiftungen regelmäßig die sie interessierenden Länderaufzeichnungen zur Verfügung und unterstützt im Rahmen seiner Möglichkeiten die Versorgung der Auslandsmitarbeiterinnen und Auslandsmitarbeiter der Stiftungen mit aktuellem Informationsmaterial der politischen Öffentlichkeitsarbeit der Bundesregierung im Ausland. Die zuständigen Auslandsvertretungen bescheinigen die Angemessenheit des Wohnraums, der Sicherheitsvorkehrungen und der jeweils damit verbundenen Kosten. Die Möglichkeit einer Überprüfung und Anpassung durch die Zentrale des AA bleibt unberührt.

Allgemeines

Voraussetzungen und Rechtsgrundlagen für die Förderung

Das AA gewährt nach Maßgabe dieser Richtlinien Zuwendungen für gesellschafts- und bildungspolitische Vorhaben der politischen Stiftungen, an denen die Bundesrepublik Deutschland ein erhebliches außenpolitisches Interesse hat.

Ein Anspruch der Antragssteller auf Gewährung einer Zuwendung besteht nicht. Das AA entscheidet aufgrund seines pflichtgemäßen Ermessens. Die im Bundeshaushaltsplan bei Kapitel 0502 Titel 687 27 bewilligten jährlichen Fördermittel werden nach einem im Einvernehmen mit dem Bundestag bestimmten Schlüssel auf die Antragsteller verteilt. Die Gewährung der Zuwendung steht unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit der veranschlagten Haushaltsmittel.

Für die Bewilligung, Auszahlung und Abrechnung der Zuwendung, die Weiterleitung von Mitteln durch Zuwendungsempfänger sowie für den Nachweis und die Prüfung der Verwendung und die gegebenenfalls erforderliche Aufhebung des Zuwendungsbescheides und die Rückforderung der gewährten Zuwendung gelten die

ZuwendungsempfängerZuwendungsempfänger sind die vom AA mittels Zuwendungsbescheid geförderten deutschen politischen Stiftungen. Nachstehend werden sie als Zuwendungsempfänger bezeichnet.

Gegenstand der Förderung (Ziele und Förderbereiche)

Die gesellschafts- und außenpolitischen Maßnahmen der Stiftungen dienen dem gegenseitigen Meinungs- und Erfahrungsaustausch sowie der gegenseitigen Analyse und Zusammenarbeit deutscher und ausländischer gesellschaftlicher Multiplikatoren. Sie fördern das internationale Verständnis außen- und sicherheitspolitischer, wirtschaftlicher, sozialer, umweltpolitischer und kultureller Entwicklungen, bauen Vorurteile ab und leisten dem friedlichen internationalen Interessenausgleich und der Völkerverständigung Vorschub. Sie dienen damit der Vermittlung eines insgesamt ausgewogenen, wirklichkeitsnahen, auch selbstkritischen, der pluralistischen gesellschaftlichen Realität entsprechenden Deutschland-Bildes und damit dem Ansehen der Bundesrepublik Deutschland im Ausland. Der Förderbereich des AA erstreckt sich auf Europa, Nordamerika und Industriestaaten (in der Folge auch Projektländer genannt).Gesellschafts- und außenpolitische Maßnahmen können grundsätzlich auch in der Bundesrepublik Deutschland bzw. in begründeten Fällen auch außerhalb des Förderbereichs des AA durchgeführt werden (siehe hierzu Abschnitt III). Gesellschafts- und außenpolitische Maßnahmen umfassen auch für den Transformationsprozess typische Aufbau- und Beratungsaufgaben.Nicht gefördert werden

Maßnahmen der Gesellschafts- und Außenpolitik umfassen insbesondere:In einzelnen Fällen können sich die Veranstaltungen auch an ein spezifisches Publikum (Multiplikatoren) mit gesellschafts- oder außenpolitischem Bezug wenden.

Art und Umfang, Höhe der Zuwendung

Die Zuwendungen werden als nicht rückzahlbare Zuschüsse und in der Regel als Vollfinanzierung zur Projektförderung gewährt.

Für das zur Förderung beantragte Vorhaben ist ein Struktur- und Finanzplan zu erstellen.

Aus den Zuwendungsmitteln können grundsätzlich nur finanziert werden (Förderinstrumente):Die Zuwendungsmittel können verwendet werden als erforderliche nationale Kofinanzierung für zusätzliche Projekte und Maßnahmen der internationalen Zusammenarbeit, die der Umsetzung der Zielstellung des AA dienen, an deren Durchführung der Bund ein erhebliches Interesse gemäß § 23 BHO hat und die einen Beitrag zur Erreichung der Zielsetzung der Vorhaben der Gesellschaftspolitik gemäß Abschnitt I Nummer 3 leisten.Für die Durchführung gelten die Bestimmungen des Abschnitts III.

Zur Durchführung von Maßnahmen in den Projektländern können die Zuwendungsempfänger mit Partner- oder Durchführungsorganisationen zusammenarbeiten und ihnen hierfür Mittel für die Finanzierung von Ausgaben zur Verfügung stellen. Im Rahmen der Weiterleitung von Zuwendungen ist mit den Partner- oder Durchführungsorganisationen ein privatrechtlicher Vertrag gemäß Nummer 12.5 der VV zu § 44 BHO zur Einhaltung aller in diesen Richtlinien enthaltenen Verpflichtungen und der ggf. im Zuwendungsbescheid enthaltenen Auflagen oder Bedingungen zu schließen. Der privatrechtliche Vertrag zwischen Zuwendungsempfänger und der Partner- oder Durchführungsorganisation hat insbesondere zu regeln:Die Weiterleitung erfolgt ausschließlich als Projektförderung. Die Weiterleitung an die Partner- oder Durchführungsorganisationen darf erst erfolgen, wenn und soweit eine Zahlungsverpflichtung begründet wurde.Ansonsten gelten für die Weiterleitung von Zuwendungsmitteln die Bestimmungen des Abschnitts III.Die vorstehenden Regelungen gelten auch für alle Weiterleitungen durch die Partner- oder Durchführungsorganisationen und deren Vertragspartner.Dem BRH ist ein §§ 91, 100 BHO entsprechendes Prüfungsrecht bei Partner- und Durchführungsorganisationen (vgl. Abschnitt II Nummer 7.3) einzuräumen.

VerfahrensregelnFür das Antragsverfahren gilt ergänzend zu Nummer 3 der VV zu § 44 BHO Folgendes:

Anträge für neue Maßnahmen oder für die Weiterförderung nach Ablauf des Bewilligungszeitraumes sowie Anträge, die auf einer konzeptionellen Änderung beruhen, sind fünf Monate vor Beginn des Vorhabens oder der Weiterförderung in einfacher Ausfertigung dem AA vorzulegen. Änderungsanträge sind spätestens vier Wochen vor der beabsichtigten Änderung vorzulegen.Soweit für die Bundesverwaltung elektronische Verfahren, die die Integrität und Authentizität elektronischer Dokumente gemäß den §§ 3a, 37 und 41 VwVfG sicherstellen, zugelassen sind und das AA diese Dienste anbietet, können die Anträge auch über dieses Verfahren übermittelt werden.

Die Beantragung von Zuwendungen erfolgt grundsätzlich für Programme mit regionaler, sektoraler und/oder organisatorischer Schwerpunktsetzung. Die Anträge müssen die Angaben enthalten, die für die Bewertung der gesellschaftspolitischen Förderungswürdigkeit nach diesen Richtlinien und die außenpolitische Beurteilung notwendig sind. Hierzu gehören insbesondereDie Aufstockung oder Umbewilligung von Zuwendungen ist erst dann zu beantragen, wenn bei mehrjähriger Förderung ein Ausgleich zwischen den einzelnen Haushaltsjahren durch den Zuwendungsempfänger nicht möglich ist.Erst nach Ablauf des Bewilligungszeitraumes beantragte Änderungen bzw. Abweichungen von der Bewilligung können nur in besonders begründeten Einzelfällen anerkannt werden.

Soweit in einem Vorhaben ein Bedarf besteht, der in Abschnitt III nicht geregelt ist, muss dieser bei der Antragstellung besonders ausgewiesen und begründet werden. Dabei sind die Bestimmungen in Abschnitt III analog anzuwenden.

Die Antragstellung setzt voraus und beinhaltet die Erklärung, dass der Zuwendungsempfänger den Bedarf des Projekts an personeller, finanzieller und sachlicher Ausstattung - unter Berücksichtigung der Partnerschaftsleistungen und Leistungen Dritter - sowie die Angemessenheit der Ausgaben, die fachliche und technische Durchführbarkeit des Projekts und die Sicherstellung der Gesamtfinanzierung geprüft hat.Hinsichtlich der vorgenannten Kriterien stützt sich das AA bei seiner Entscheidung im Rahmen seiner Ressortverantwortung in der Regel auf die Ergebnisse der sachverständigen Prüfung des Zuwendungsempfängers.

Unbeschadet der in diesen Richtlinien vorgesehenen Höchstsätze und Möglichkeiten können den Zuwendungsempfängern nur die für die jeweilige Maßnahme unbedingt notwendigen Zuwendungen bewilligt werden. Die Zuwendungsempfänger dürfen die Möglichkeiten nur insoweit in Anspruch nehmen, als sie zur Erreichung der Projektziele erforderlich sind.

Bestandskraft von ZuwendungsbescheidenFür die erforderliche Bestandskraft von Zuwendungsbescheiden gilt ergänzend zu Nummer 7.1 der VV zu § 44 BHO Folgendes:Mit der ersten Anforderung von Mitteln, die mit einem Zuwendungsbescheid zugesagt wurden, kann der Zuwendungsempfänger zugleich erklären, auf die Einlegung von Rechtsbehelfen gegen diesen Bescheid zu verzichten.

InkrafttretenDiese Richtlinien treten mit Wirkung vom 1. November 2019 in Kraft.

Besondere Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Förderung von Maßnahmen der Gesellschaftspolitik

Anforderung und Verwendung der Zuwendung

Die Zuwendung ist wirtschaftlich und sparsam zu verwenden.Die mit der Zuwendung zusammenhängenden Ausgaben müssen auch unter landes- und ortsüblichen Gesichtspunkten angemessen sein.

Alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (insbesondere Zuwendungen, Leistungen Dritter) und der Eigenanteil des Zuwendungsempfängers sind als Deckungsmittel für alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben einzusetzen. Der Struktur- und Finanzplan ist hinsichtlich des Gesamtergebnisses verbindlich. Für Zinserträge gilt die Regelung des Abschnitts II Nummer 2.

Die Zuwendungen werden ohne Aufteilung nach Jahresfälligkeiten zur Erfüllung der Zwecke und für die Zeiträume bewilligt, die durch die Anträge und die Zuwendungsbescheide bestimmt sind. Die Maßnahmen sind so zu planen und durchzuführen, dass die Ausgaben

Die dem einzelnen Zuwendungsbescheid zugrunde liegenden Einzelansätze im Struktur- und Finanzplan dürfen um bis zu 30 v.H. überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann und keine wesentliche konzeptionelle Änderung des Projekts bedeutet. Hiervon ausgeschlossen sind Baumaßnahmen.Die Überschreitungen sind im Verwendungsnachweis zu begründen. Beruht die Überschreitung eines Einzelansatzes auf behördlichen Bedingungen oder Auflagen, sind innerhalb des Gesamtergebnisses des Struktur- und Finanzplans auch weitergehende Abweichungen zulässig.

Dürfen aus der Zuwendung auch Personalausgaben oder sächliche Verwaltungsausgaben geleistet werden und werden die Gesamtausgaben des Zuwendungsempfängers überwiegend aus Zuwendungen der öffentlichen Hand bestritten, darf der Zuwendungsempfänger seine Beschäftigten nicht besserstellen als vergleichbare Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer des Bundes. Höhere Entgelte als nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst sowie sonstige über- und außertarifliche Leistungen dürfen nicht gewährt werden.Die Entgelte und die sonstigen vertraglichen Leistungen für Auslandspersonal (d.h. entsandtes Personal) sowie die Personalausgaben und die sonstigen Leistungen für einheimisches Personal (d.h. lokal Beschäftigte) richten sich nach Abschnitt III Nummer 5.

Die Ausgaben für eine Personen- und/oder Sachversicherung sind im Einzelfall zuwendungsfähig, soweit die Versicherung gesetzlich zwingend vorgeschrieben oder wirtschaftlich ist. Dabei darf der Zuwendungsempfänger seine Beschäftigten nicht besserstellen als vergleichbare Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer des Bundes (vgl. Abschnitt II Nummer 1.3).

Die Zuwendung darf nur insoweit und nicht eher angefordert werden, als sie alsbald nach Auszahlung für fällige Zahlungen benötigt wird (Anforderungsverfahren). Die Anforderung jedes Teilbetrags muss die zur Beurteilung des Mittelbedarfs erforderlichen Angaben erhalten.Werden Mittel im Ausland verausgabt, dürfen sie vom Zuwendungsempfänger erst dann angefordert werden, wenn sie für fällige Zahlungen innerhalb von bis zu vier Monaten, einschließlich des Zahlungswegs, verwendet werden. Für den SEPA-Raum gilt eine Verausgabungsfrist von sechs Wochen, einschließlich des Zahlungswegs.Müssen zur Finanzierung von Projektmaßnahmen ausländische Zahlungsmittel eingesetzt werden, so sind die Währungseinheiten unter Beachtung geltender Devisenbestimmungen einzukaufen. Die Belege über die Geldwechselgeschäfte sind den Abrechnungsunterlagen beizufügen.

Zahlungen vor Empfang der Gegenleistung dürfen nur vereinbart oder bewirkt werden, soweit dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist.

Das AA behält sich vor, den Zuwendungsbescheid mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, wenn sich herausstellt, dass der Zuwendungszweck nicht zu erreichen ist.

Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung

Ermäßigen sich nach der Bewilligung die in dem Struktur- und Finanzplan veranschlagten Ausgaben, erhöhen sich die Deckungsmittel oder treten neue Deckungsmittel hinzu, so ermäßigt sich die Zuwendung entsprechend.Auf Konten des Zuwendungsempfängers in der Bundesrepublik Deutschland während des Verfügungszeitraums gemäß Abschnitt II Nummer 1.5 anfallende Zinsen mindern den Zuwendungsbetrag oder sind unmittelbar an die Bundeskasse abzuführen.

Zinsen unterhalb von 1.000 Euro pro Jahr und Bewilligungsbescheid sowie Einnahmen aus Projektaktivitäten und der Veräußerung von beweglichen Gegenständen, die die Grenze von 10.000 Euro pro Jahr und pro Bewilligungsbescheid nicht überschreiten, können für gesellschaftspolitisch wichtige Aufgaben des Projekts im Rahmen des Förderzwecks verwendet werden. Alle Zinsen und Einnahmen sind im Verwendungsnachweis ausführlich darzulegen.Unabhängig hiervon können Einnahmen aus projektbezogenen Publikationen, Veröffentlichungen und Veranstaltungen in voller Höhe für gesellschaftspolitisch wichtige Aufgaben des jeweiligen Projekts im Rahmen des Förderzwecks verwendet werden.

Soweit der Verwendungsnachweis für ein abgeschlossenes Projekt Mehr- oder Minderausgaben bis zu 1.000 Euro ausweist, können diese im Rahmen der Zuwendung, die nach Abschnitt III Nummer 7 für Verwaltungskosten bezahlt wird, ausgeglichen werden. Der Ausgleich ist auf dem Abschlussblatt des Verwendungsnachweises (Anlage 3 Muster 2) darzustellen.

Vergabe von Aufträgen

VergabevorlaufLeistungen von Unternehmen dürfen nur dann beauftragt werden, wenn hierfür die Notwendigkeit besteht, die Auftragsvergabe wirtschaftlich ist, die Voraussetzungen für die unverzügliche Verwendung oder Benutzung gegeben sind und ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung stehen. Das Ergebnis der Prüfung ist zu dokumentieren. Hierzu gehört auch eine angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (z.B. Kapitalwertmethode). Die Verwaltungsvorschriften zu den §§ 6 und 7 der BHO gelten entsprechend.Bedarfe können vorrangig aus bestehenden Rahmenvereinbarungen gedeckt werden, wenn diese unter Beachtung von Abschnitt II Nummer 3.2 vergeben wurden. Beim Abruf aus Rahmenvereinbarungen muss kein eigenes Vergabeverfahren eingeleitet werden. Darüber hinaus sind die Vertragskonditionen grundsätzlich auf die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber ausgerichtet. Voraussetzung für eine Nutzung ist eine in der Rahmenvereinbarung verankerte Berechtigung zum Abruf sowie eine Übereinstimmung des vertraglich vereinbarten Leistungsgegenstands mit dem ermittelten Bedarf. Für die Zuwendungsempfänger besteht die Möglichkeit, das Kaufhaus des Bundes (http://kdb.bund.de bzw. http://kdb.intranet.bund.de) und die dort hinterlegten Rahmenvereinbarungen des Bundes zu nutzen. Der Zuwendungsempfänger beteiligt sich bei geplanten Rahmenvereinbarungen, indem dieser seinen künftigen Bedarf bei den Zentralen Beschaffungsstellen des Bundes mit Bedarfsmeldungen anzeigt.Besteht keine Möglichkeit zum Abruf von Leistungen aus einer bestehenden Rahmenvereinbarung, so sind vor Einleitung eines Vergabeverfahrens die Eignungskriterien und dazugehörigen Nachweise festzulegen, mit der die Fachkunde und Leistungsfähigkeit möglicher Auftragnehmer festgestellt werden soll. Mit einer Markterkundung bzw. einem Interessenbekundungsverfahren (vgl. § 7 Absatz 2 BHO) ist anschließend zu untersuchen, ob entsprechende Leistungen von Unternehmen angeboten werden und welcher geschätzte Auftragswert der Leistungserbringung zu Grunde liegt. Es ist darauf zu achten, dass dabei keine Angebote, sondern lediglich unverbindliche Preisinformationen eingeholt werden.

Vergabegrundsätze und RechtsgrundlagenDem Abschluss eines entgeltlichen Vertrages mit einem Unternehmen über die Erbringung einer Lieferleistung, Dienstleistung, freiberuflichen Leistung, Bauleistung oder Erteilung einer Konzession geht grundsätzlich ein Vergabeverfahren voraus. Bei Bauleistungen sind die Hinweise für den Auslandsbau der RZBau zu beachten. Gründe, die einen Verzicht auf ein Vergabeverfahren rechtfertigen, bleiben unberührt (z.B. Ausnahmen nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, In-house-Vergaben, zulässige Auftragsänderungen, Direktauftrag bei Liefer- / Dienstleistungen bis zu einem geschätzten Auftragswert von 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer), sowie bei Bauleistungen bis zu einem geschätzten Auftragswert von 3.000 Euro ohne Umsatzsteuer, u.a.).Aufträge werden nur an fachkundige und leistungsfähige Unternehmen vergeben und soweit kein gesetzlicher Ausschlussgrund die Eignung an das Unternehmen in Frage stellt. Die Vergabe erfolgt stets im Wettbewerb. Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln. Der Zuschlag wird jeweils auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Bei der Wertung von Angeboten können neben dem Preis oder Kosten auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien bzw. Kriterien der nachhaltigen Beschaffung (Menschrechte, Lebenszykluskosten, u.a.) berücksichtigt werden.Bei allen Auftragsvergaben gilt die Richtlinie der Bundesregierung für Korruptionsprävention. Wesentliche Entscheidungen im Vergabeverfahren (z.B. Wahl der Vergabeart, Auswahl geeigneter Unternehmen, Wertung der Angebote, Entscheidung über den Zuschlag) sind stets im „Mehr-Augen-Prinzip“ zu treffen und durch Mitzeichnungen zu dokumentieren.Es gelten die nachfolgenden Vergabevorschriften in der bei Einleitung des Vergabeverfahrens geltenden Fassung:Hinweis: Die aktuellen Rechtsgrundlagen sind beim Bundesministerium für Wirtschaft und Energie im Internet unter https://www.bmwi.bund.de abrufbar.

VergabeartenVergabeverfahren werden grundsätzlich mit einer öffentlichen Bekanntmachung eingeleitet, um allen interessierten Unternehmen eine Teilnahme am Wettbewerb zu ermöglichen (Offenes Verfahren oder Nichtoffenes Verfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb bzw. Öffentliche Ausschreibung oder Beschränkte Ausschreibung mit vorherigem Teilnahmewettbewerb).Davon abweichend ist eine Auftragsvergabe ohne Bekanntmachung in eingeschränktem Wettbewerb (Verhandlungsverfahren bzw. Verhandlungsvergabe oder freihändige Vergabe) in folgenden Fällen zulässig, sofern mindestens drei Unternehmen zur Abgabe von Angeboten aufgefordert werden:Weitere Gründe, die eine Vergabe ohne öffentliche Bekanntmachung erlauben, gelten entsprechend.

DokumentationJede Auftragsvergaben und alle Mitzeichnungen sind in einem Vergabevermerk zu dokumentieren. Dieser ist gemeinsam mit dem Vermerk über die Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit der Beschaffung sowie den Angeboten in einer Vergabeakte zusammenzufassen.

Anwendung des Vergaberechts durch lokale PartnerorganisationenWenn Zuwendungen teilweise oder vollständig an lokale Partnerorganisationen außerhalb von Deutschland weitergeleitet werden, ist der Zuwendungsempfänger verpflichtet, die Anwendung der Vergabegrundsätze im Weiterleitungsvertrag wie folgt zu vereinbaren:„Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie zur Förderung der Chancengleichheit und Transparenz sind etwaige Liefer-, Bau- und Dienstleistungen sowie Konzessionen grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben. Die Partnerorganisation hat insbesondere Angebote von mindestens drei verschiedenen Bietern einzuholen, den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen und das Vergabeverfahren fortlaufend nachprüfbar zu dokumentieren. Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert von 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) können ohne Vergabeverfahren beauftragt werden. Im Übrigen kommt das für die lokale Partnerorganisation geltende Vergaberecht zur Anwendung.“Abschnitt II Nummer 3 kommt in diesem Fall nicht zur Anwendung.

Zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschaffte Gegenstände (Inventarisierungspflichten)

Gegenstände, die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks erworben oder hergestellt werden, sind innerhalb der in Abschnitt II Nummer 4.3 festgelegten zeitlichen Bindung (Bindungsfrist) für den Zuwendungszweck zu verwenden und sorgfältig zu behandeln. Der Zuwendungsempfänger darf über sie vor Ablauf der Bindungsfrist nicht anderweitig verfügen. Der Zuwendungsempfänger hat die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschafften Gegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) übersteigt, zu inventarisieren. Soweit aus besonderen Gründen der Bund Eigentümer ist oder wird, sind die Gegenstände in dem Inventarverzeichnis besonders zu kennzeichnen.

Das Inventarverzeichnis muss mindestens folgende Angaben enthalten und ist bei den Projektunterlagen vorzuhalten:

Für die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschafften Gegenstände bzw. Immobilien gelten folgende Bindungsfristen:Die zu beachtenden Fristen gelten ab dem Zeitpunkt der Beschaffung bzw. Übereignung an die Partner- oder Durchführungsorganisationen. Soweit Immobilien und Gegenstände vor Ablauf der Bindungsfrist nicht mehr für den Zuwendungszweck verwendet werden, hat der Zuwendungsempfänger bei Immobilien und bei Gegenständen mit einem Anschaffungswert von mehr als 800 Euro einen Wertausgleich in Höhe des Verkehrswerts zu leisten.Die zu erstattenden Beträge sind unmittelbar an die Bundeskasse abzuführen.Nach Ablauf der Bindungsfrist kann der Zuwendungsempfänger über eine selbst genutzte Immobilie nach Zustimmung des AA verfügen. Die Erlöse aus dem Verkauf von Immobilien sind für zusätzliche gesellschaftspolitisch wichtige Aufgaben innerhalb der AA-Förderung zu benutzen.

Im Fall der Übereignung ist mit der Partner- oder Durchführungsorganisation eine vertragliche Vereinbarung abzuschließen, die diese Organisation zur Einhaltung der Vorgaben des Abschnitts II Nummer 4.1 bis 4.3 verpflichtet. Dies gilt auch für den Fall der direkten Beschaffung durch die Partner- oder Durchführungsorganisation.Den Zeitpunkt der Übereignung bestimmt der Zuwendungsempfänger nach pflichtgemäßem Ermessen. Erfolgt die Übereignung innerhalb der Projektlaufzeit, ist die Partner- oder Durchführungsorganisation vertraglich zu verpflichten, dem Zuwendungsempfänger für die Dauer der Förderung die unentgeltliche Nutzung der Immobilien und Gegenstände zu gestatten.

Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers

Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet, unverzüglich dem AA anzuzeigen, wenn

er nach Vorlage des Struktur- und Finanzplans - auch nach Vorlage des Verwendungsnachweises - weitere Zuwendungen für denselben Zweck bei anderen öffentlichen Stellen beantragt oder von ihnen erhält oder wenn er - ggf. weitere - Mittel von Dritten erhält,

der Verwendungszweck oder sonstige für die Bewilligung der Zuwendung maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen (Schadensfälle etc.),

sich herausstellt, dass der Zuwendungszweck nicht oder mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist,

die angeforderten oder ausgezahlten Beträge nicht innerhalb von vier Monaten im Ausland bzw. sechs Wochen im SEPA-Raum nach Auszahlung verbraucht werden können,

zu inventarisierende Gegenstände innerhalb der zeitlichen Bindung nicht mehr entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt werden,

ein Insolvenzverfahren über sein Vermögen beantragt oder eröffnet wird,

Änderungen des Stellenplans, z.B. bei Neueröffnung eines Büros, notwendig sind,

der Anschaffungspreis für ein Fahrzeug den Betrag von 30.000 Euro überschreitet.

Der Zuwendungsempfänger hat einen Änderungsantrag zu stellen, wenn

die Einzelansätze des Struktur- und Finanzplans (Gesamt) um mehr als 30 v.H. überschritten werden, hiervon ausgenommen sind Baumaßnahmen,

sich die Projektkonzeption wesentlich ändert oder

eine langfristig angelegte Zusammenarbeit mit einer neuen Partnerorganisationen aufgenommen bzw. beendet wird.

Sobald sich ein Mehrbedarf ergibt, hat der Zuwendungsempfänger einen Aufstockungsantrag zu stellen.

Nachweis der Verwendung

Die Verwendung der Zuwendung ist innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats dem AA nachzuweisen (Verwendungsnachweis).

Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Er ist in zweifacher Ausfertigung gemäß Anlage 3 vorzulegen.

Der Sachbericht enthält eine Darstellung der Verwendung der Zuwendung und zeigt Veränderungen in den projektrelevanten Rahmenbedingungen und in der Projektkonzeption und -organisation auf. Daneben enthält er insbesondere einen systematisierten Vergleich der geplanten Ziele eines Vorhabens bzw. Teilprojekts mit den erreichten direkten Wirkungen anhand von Indikatoren oder nach sonstigen Parametern, eine Darstellung nicht intendierter Wirkungen sowie eine Feststellung des Zielerreichungsgrades. Die Gründe für eine (teilweise) Nichterreichung der Projektziele sind zu erläutern. Damit bildet der Sachbericht eine wesentliche Grundlage der Erfolgskontrolle. Im Sachbericht ist auf die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises einzugehen. Ferner ist die Notwendigkeit und Angemessenheit der geleisteten Arbeit zu erläutern. Zusammenfassend ist ausdrücklich darzulegen, ob das Projekt ohne wesentliche Änderungen im Projektverlauf gegenüber Anträgen und Bewilligungen durchgeführt worden ist.

In dem zahlenmäßigen Nachweis sind die Einnahmen und Ausgaben entsprechend der Gliederung des Struktur- und Finanzplans auszuweisen. Der Nachweis muss alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter, eigene Mittel) und Ausgaben enthalten.Der Zuwendungsempfänger hat eine tabellarische Belegübersicht in elektronischer Form anzufertigen und als Bestandteil des zahlenmäßigen Nachweises zu übersenden, in der die Ausgaben nach Art und zeitlicher Reihenfolge getrennt aufgelistet sind (Belegliste). Aus der Belegliste müssen Tag, Empfänger/Einzahler sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung ersichtlich sein. Soweit der Zuwendungsempfänger die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug nach § 15 des Umsatzsteuergesetzes hat, dürfen nur Entgelte (Preise ohne Umsatzsteuer) berücksichtigt werden.Im Verwendungsnachweis ist zu bestätigen, dass die Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben mit den Büchern und gegebenenfalls den Belegen übereinstimmen.

Für den Nachweis der Einnahmen und Ausgaben sind die nach diesen Richtlinien vorgesehenen Formblätter (Anlage 3 Muster 1 bis 3) zu benutzen.

Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten, die Ausgabebelege insbesondere den Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungsbeweis und bei Gegenständen den Verwendungszweck. Außerdem müssen die Belege ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zu dem Projekt (z.B. Projektnummer) enthalten.Bei Geschäften des täglichen Lebens bis zu 50 Euro, für die kein Rechnungsbeleg beizubringen war, genügt in begründeten Ausnahmefällen ein aussagefähiger Eigenbeleg, der die vorstehenden Angaben enthält und den Ausnahmetatbestand hinreichend belegt.

Der Zuwendungsempfänger hat die Originalbelege (Einnahme- und Ausgabebelege) über die Einzelzahlungen und Unterlagen über die Vergabe von Aufträgen (Bedarfsbegründung, Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, Vergabeunterlagen, Angebote, Zuschlagsschreiben, Vertragsurkunde, Vergabevermerk) sowie alle sonst mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen (vgl. Abschnitt II Nummer 7.1 Satz 1) fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften, auch anderen landesrechtlichen Bestimmungen, eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist.Zur Aufbewahrung können auch Bild- oder Datenträger verwendet werden. Das Aufnahme- und Wiedergabeverfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung oder einer in der öffentlichen Verwaltung allgemein zugelassenen Regelung entsprechen.Soweit eine nach Landesrecht des jeweiligen Projektlandes vorgeschriebene oder eine freiwillige Prüfung gemäß Abschnitt II Nummer 6.7 erfolgt, sind die nach den landesrechtlichen Bestimmungen gültigen Aufbewahrungsfristen einzuhalten; die Mindestfrist nach Absatz 1 bleibt unberührt.

Darf der Zuwendungsempfänger zur Erfüllung des Zuwendungszwecks Mittel an Partner- oder Durchführungsorganisationen weiterleiten, hat er die von den empfangenden Stellen ihm gegenüber zu erbringenden Verwendungs- und Zwischennachweise entsprechend Nummer 11 der VV zu § 44 BHO zu prüfen und den Prüfvermerk dem Verwendungs- oder Zwischennachweis gemäß Abschnitt II Nummer 6.1 beizufügen. Auf Anforderung der Bewilligungsbehörde sind die Verwendungs- und Zwischennachweise der Letztempfänger vorzulegen.

Die für die Aufstellung und Prüfung des Verwendungsnachweises erforderlichen Unterlagen sind von den Zuwendungsempfängern systematisch geordnet bereitzuhalten. Dazu gehören insbesondere die Originalbelege bzw. Bild- oder Datenträger (Einnahme- und Ausgabebelege) über Einzelzahlungen sowie Unterlagen über die Vergabe von Aufträgen (Bedarfsbegründung, Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, Vergabeunterlagen, Angebote, Zuschlagsschreiben, Vertragsurkunde, Vergabevermerk) und die Projektkorrespondenz.Für ausländische Gäste oder Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Maßnahmen müssen als Nachweis für angefallene Reisekosten entweder abgeflogene Flugtickets oder Rechnungen von Fluggesellschaften oder Reisebüros vorgelegt werden.Bei Bildungs- und Dialogmaßnahmen gehören zu den bereitzuhaltenden Unterlagen zusätzlichBei Bildungs- und Dialogmaßnahmen mit einem Zuwendungsbedarf ab 2.500 Euro ist zusätzlich ein aussagefähiger Veranstaltungsbericht beizufügen.

Soweit gesetzliche oder andere verbindliche Vorschriften in einem Projektland die Herausgabe von Originalbelegen nicht zulassen, genügen Kopien oder durch Partner- oder Durchführungsorganisationen bestätigte aussagefähige Eigen- bzw. Ersatzbelege.Sollte in begründeten Ausnahmefällen, die mit dem AA abzustimmen sind, der Einsatz einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für die Erstellung des Verwendungsnachweises erforderlich sein, ist ein nach international anerkannten Regeln abgefasster Prüfungsbericht mit Testat vorzulegen, der die nachfolgenden Punkte beachtet und beinhaltet. Bei der Vergabe von Wirtschaftsprüferleistungen ist Abschnitt II Nummer 3 anzuwenden.Der Prüfbericht ist dem Finanzbericht der Partner- oder Durchführungsorganisation beizufügen.Die Qualifikation als anerkannte unabhängige Wirtschaftsprüferin oder Wirtschaftsprüfer ist grundsätzlich durch Bestätigung der deutschen Botschaft oder einer anerkannten Einrichtung (z.B. Handelskammer) im Projektland nachzuweisen.Die Zusammenfassung der Prüfergebnisse in Form eines Testats muss die klar und eindeutig formulierte Feststellung enthalten, ob und inwieweitDer Zuwendungsempfänger hat einen Auswertungsvermerk zum Wirtschaftsprüfertestat zu fertigen, in dem über das gegebenenfalls zu Veranlassende berichtet wird. Darin ist auch zu bestätigen, dass die Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben mit den Büchern und gegebenenfalls den Belegen übereinstimmen. Berichte von Wirtschaftsprüferinnen oder Wirtschaftsprüfern sind zumindest in den Kernaussagen bezüglich Testat, Prüfungsumfang, Feststellungen und Empfehlungen ins Deutsche zu übersetzen.

Prüfung der Verwendung

Das AA ist berechtigt, Bücher, Belege, Inventarverzeichnisse und sonstige Geschäftsunterlagen anzufordern sowie die Verwendung der Zuwendung durch örtliche Erhebungen zu prüfen oder durch Beauftragte prüfen zu lassen. Der Zuwendungsempfänger hat die erforderlichen Unterlagen bereitzuhalten und die notwendigen Auskünfte zu erteilen. In den Fällen gemäß Abschnitt II Nummer 6.5 sind die Rechte des AA in den Verträgen mit den Partner- oder Durchführungsorganisationen zu vereinbaren.Die Prüfungen werden bei den Zuwendungsempfängern und, soweit erforderlich, in Abstimmung mit den Zuwendungsempfängern bei den Partner- bzw. Durchführungsorganisationen in den Projektländern durchgeführt.

Unterhält der Zuwendungsempfänger eine eigene Prüfungseinrichtung, ist von dieser der Verwendungsnachweis vorher zu prüfen und die Prüfung unter Angabe ihres Ergebnisses zu bescheinigen.Bei der Beauftragung von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften gilt Abschnitt II Nummer 6.7.

Der Bundesrechnungshof ist berechtigt, bei den Zuwendungsempfängern zu prüfen (§§ 91, 100 BHO).Die Zuwendungsempfänger stellen sicher, dassbei den Partner- und Durchführungsorganisationen vertraglich eingeräumt wird.

ErfolgskontrolleDie politischen Stiftungen berichten nach Abschluss eines Vorhabens mit dem Verwendungsnachweis gem. Abschnitt II Nummer 6 über die Verwendung der Zuwendung. Sie legen die vereinbarten und erzielten Ergebnisse durch einen Vergleich zwischen den geplanten Zielen eines Vorhabens bzw. Teilprojektes und den erreichten direkten Wirkungen sowie die nicht intendierten Wirkungen dar und stellen den Zielerreichungsgrad fest.Zusätzlich finden (begleitende und abschließende) Erfolgskontrollen im Wesentlichen in Form von Evaluierungen im Rahmen eines systemischen Ansatzes statt. Die Evaluierung von Vorhaben, Strukturen und Prozessen durch die politischen Stiftungen und ihre Partnerorganisationen wird ergänzt durch periodische Evaluierungen des AA zu in der Regel übergeordneten Fragestellungen.Den Rahmen für Anzahl, Turnus, Gegenstand und Umfang von Evaluierungen durch die politischen Stiftungen stimmen diese mit dem AA ab (siehe Anlage 4 - Leitlinien zur Erfolgskontrolle). Die politischen Stiftungen unterrichten das AA über ihre Evaluierungsplanungen und die Ergebnisse abgeschlossener Evaluierungen. Die Evaluierungsberichte werden dem AA im Original übersandt.Die Planung und Durchführung von Evaluierungen unter Federführung des AA erfolgen im Benehmen mit den politischen Stiftungen.

Erstattung der Zuwendung, Verzinsung

Die Zuwendung ist zu erstatten, soweit ein Zuwendungsbescheid nach Verwaltungsverfahrensrecht (insbesondere §§ 48, 49 VwVfG) oder anderen Rechtsvorschriften mit Wirkung für die Vergangenheit zurückgenommen oder widerrufen oder sonst unwirksam wird.

Abschnitt II Nummer 9.1 gilt insbesondere wenn

die Zuwendung durch unrichtige oder unvollständige Angaben erwirkt worden ist,

die Zuwendung nicht oder nicht mehr für den vorgesehenen Zweck verwendet wird,

eine auflösende Bedingung eingetreten ist (z.B. nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung nach Abschnitt II Nummer 2).

Ein Widerruf mit Wirkung für die Vergangenheit kann auch in Betracht kommen, soweit der Zuwendungsempfänger

die Zuwendung nicht alsbald nach Auszahlung zur Erfüllung des Zuwendungszwecks verwendet oder

Auflagen nicht oder nicht innerhalb einer gesetzten Frist erfüllt, insbesondere den vorgeschriebenen Verwendungsnachweis nicht rechtzeitig vorlegt sowie Mitteilungspflichten (Abschnitt II Nummer 5) nicht rechtzeitig nachkommt.

Im Falle eines Schadensfalles (z.B. durch Betrug, Diebstahl, Unterschlagung, Untreue), in der sich die besondere Projektdurchführung im Ausland verwirklicht, verzichtet AA auf den Widerruf des Zuwendungsbescheids und die Erstattung der Zuwendung, wenn der finanzielle Schaden im Einzelfall die Wertgrenze von 5.000 Euro nicht überschreitet. In diesen Fällen erfolgt die Finanzierung aus Projektmitteln in eigener Zuständigkeit der Zuwendungsempfänger.Ein über die Wertgrenze von 5.000 Euro hinausgehender beim Zuwendungsempfänger aus einer zweckwidrigen Verwendung der Zuwendung entstandener finanzieller Schaden kann vom AA als zuwendungsfähige Ausgabe anerkannt werden.Beide Fallkonstellationen setzen jedoch voraus, dass der Zuwendungsempfänger seine im Einzelfall bestehenden Sorgfaltspflichten beachtet hat, d.h. insbesondereDie VV zu § 44 BHO sowie die gesetzlichen Regelungen, insbesondere die §§ 48 bis 49a VwVfG bleiben unberührt.

Der Erstattungsbetrag ist nach Maßgabe des § 49a Absatz 3 VwVfG mit fünf Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz nach § 247 BGB jährlich zu verzinsen.

Werden Zuwendungen nicht alsbald nach der Auszahlung zur Erfüllung des Zuwendungszwecks verwendet und wird der Zuwendungsbescheid nicht zurückgenommen oder widerrufen, so können von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung ebenfalls Zinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz nach § 247 BGB jährlich verlangt werden. Entsprechendes gilt, soweit eine Leistung in Anspruch genommen wird, obwohl andere Mittel anteilig oder vorrangig einzusetzen sind (§ 49a Absatz 4 VwVfG).Eine alsbaldige Verwendung der Mittel liegt jedenfalls nicht vor, wenn die Mittel innerhalb des SEPA-Raums nach Ablauf von mehr als sechs Wochen und außerhalb des SEPA-Raums nach mehr als vier Monaten nach Auszahlung für fällige Zahlungen verbraucht werden.

Von der Rückforderung von Zinsen von weniger als 5 Euro im Einzelfall wird abgesehen.

Projektberichterstattung

Unabhängig von dem Sachbericht nach Abschnitt II Nummer 6.2.1 hat der Zuwendungsempfänger einmal jährlich über die Projektentwicklung zu berichten (Zwischenbericht).Der Zwischenbericht ist dem AA, entsprechend den Vorgaben der Anlage 2, spätestens zum 30. April jeden Jahres vorzulegen.Im Zwischenbericht ist insbesondere auf die Veränderungen in den projekt-/ programmrelevanten Rahmenbedingungen, Partnerstrukturen, Zielgruppen, Zielen und Indikatoren einzugehen und eine Einschätzung zur Zielerreichung abzugeben. Ferner sind mögliche Konsequenzen für die weitere Durchführung darzulegen.Für das letzte Jahr des Förderzeitraums kann der Zwischenbericht in den Sachbericht zum Verwendungsnachweis integriert werden.Darüber hinaus ist zu erklären, ob die in den Bewilligungsbescheiden ergangenen Auflagen erfüllt wurden.Das AA behält sich vor, bei Bedarf weitergehende Informationen über ein Projekt anzufordern.

Die politischen Stiftungen erstellen zudem aus aktuellen Anlässen Berichte zur Beurteilung der politischen Lage in den Projektländern und übersenden diese an das AA.

Die Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers gemäß Abschnitt II Nummer 5 bleiben von diesen Regelungen unberührt.

Besondere Nebenbestimmungen für die Projektdurchführung

Bildungs-, Beratungs- und Dialogmaßnahmen im AA-Förderbereich

Maßnahmen

Maßnahmen im Sinne dieser Regelung sind

Nationale und regionale Veranstaltungen für/mit Fach- und Führungskräfte/n wie Konferenzen, Seminare, Trainingskurse, Workshops, Gruppenveranstaltungen;

internationale und übernationale Veranstaltungen für hochrangige Fach- und Führungskräfte;

Stipendienprogramme;

Informations- und Beratungsleistungen;

Dialogmaßnahmen, Fachgespräche;

Bildungs- und Informationsreisen.

Zu Buchstabe c: Besonders begabten Nachwuchskräften aus den Projektländern, die zu den dortigen Aktivitäten der Zuwendungsempfänger in näherer Beziehung stehen, können Stipendien zur Weiterbildung gewährt werden. Die Weiterbildung soll möglichst in der Region erfolgen und einen Bezug zur aktuellen oder in Aussicht stehenden beruflichen Tätigkeit der zu fördernden Nachwuchskraft haben. Maßnahmen der fachbezogenen Aus- und Fortbildung, soweit sie nicht in Ländern innerhalb des Förderbereichs des AA möglich sind, können auch im Inland durchgeführt werden. Bei einer Weiterbildung in Deutschland soll die fachliche Förderung von einer Einführung in das Wirtschafts- und Gesellschaftssystem der Bundesrepublik Deutschland begleitet werden. Längerfristige, auf Einzelpersonen ausgerichtete Aus- und Fortbildungsmaßnahmen (Stipendien) werden von dieser Regelung nicht berührt. Zu Buchstabe d: Bei begründetem Bedarf können zu aktuellen Themen Publikationen und andere Medienmaterialien erstellt und verbreitet werden. Zu Buchstabe e: Dialogmaßnahmen im Sinne dieser Richtlinien sind Vortragsveranstaltungen, Fachtagungen, Kolloquien, Konferenzen, Seminare, Workshops, Diskussionsrunden u. ä. Veranstaltungen in einem bilateralen, regionalen oder multilateralen Rahmen. Wesentliche Elemente sind ein klar umrissenes Thema, ein Bericht über das Ergebnis der Veranstaltung sowie eine Teilnehmerliste (siehe dazu auch Abschnitt II Nummer 6.6). Zu Buchstabe f: Bildungs- und Informationsreisen i.S. dieser Richtlinien sind grundsätzlich alle eingehenden Reisen, die es gesellschaftlichen Schlüsselgruppen und Multiplikatoren ermöglichen, sich über die Strukturen und Institutionen sowie aktuelle politische Fragen in der Bundesrepublik Deutschland zu informieren und fortzubilden. Zu Informationsprogrammen können nur solche Personen in die Bundesrepublik Deutschland eingeladen werden, die aufgrund ihrer herausgehobenen Position in ihrem Heimatland bereits wichtige gesellschaftspolitische Aufgaben erfüllen bzw. von denen erwartet werden kann, dass sie derartige Aufgaben in Zukunft erfüllen werden, und deren Aufenthalt für den Fortgang der gesellschaftspolitischen Arbeit von wesentlichem Nutzen ist. In Ausnahmefällen können bei Kabinettsmitgliedern mitreisende Ehepartner und Begleitschutzpersonal berücksichtigt werden. Informationsprogramme sollen höchstens zwei Wochen dauern und sich, wenn möglich, an von anderen Organisationen in der Bundesrepublik Deutschland oder aus dem europäischen Ausland finanzierte Einladungen anschließen. In angemessenem Umfang können auch ausgehende Bildungs- und Informationsreisen (Informationsseminare) von gesellschaftlichen Schlüsselgruppen und Nachwuchskräften (Schülerinnen und Schüler, Studentinnen und Studenten, junge Journalistinnen und Journalisten, Frauengruppen u. Ä.) aus dem Inland in den Förderbereich des AA zum Zwecke der Fortbildung und des Informationsgewinns über bilaterale, regionale und multilaterale Strukturen und aktuelle politische Fragen durchgeführt werden. Kriterien für Reisen von Parlamentariern und Parteipolitikern werden in Anlage 10 geregelt. Für die Durchführung der Programme zu den Buchstaben a bis f gelten die in den Anlagen aufgeführten entsprechenden Bestimmungen.

Kriterien für Zielgruppen, Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Zielgruppen der gesellschafts- und außenpolitischen Maßnahmen der politischen Stiftungen im Sinne der Richtlinien sind alle gesellschaftlichen Schlüsselgruppen und Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger, wichtige Fach- und Führungskräfte, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Journalistinnen und Journalisten und andere Multiplikatoren aus dem Förderbereich des AA. Die Maßnahmen der politischen Stiftungen (Bildungsveranstaltungen, Dialogprogramme) sollen sich in der Regel sowohl an ein breit gefächertes Publikum als auch an politische Zielgruppen aus verschiedenen zivilgesellschaftlichen Gruppierungen richten (Multiplikatoren Wirkung). Ein parteiübergreifender Teilnehmerkreis ist nicht erforderlich. Bei der Konzipierung der Maßnahmen in den Einsatzländern sollte abhängig von der Art der Veranstaltung auf breite Beteiligung gesellschaftlicher Schlüsselgruppen und Funktionsträger aus dem Einsatzland geachtet werden. Maßnahmen mit einem ausschließlich deutschen Teilnehmerkreis sind in begründeten Einzelfällen zuwendungsfähig, wenn sie außenpolitische Themen im Sinne der Förderziele der Richtlinien behandeln und der Fortbildung, dem Interessenaustausch und dem Abgleich deutscher außenpolitischer Interessen im bilateralen, regionalen (länderübergreifenden) und multilateralen Kontext dienen. Die Zahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie die Dauer der Veranstaltung sind so zu bemessen, dass die Voraussetzungen für eine effiziente Durchführung und ein optimales Ergebnis gegeben sind bzw. für eine individuelle Kontaktaufnahme des Veranstaltungsstabes mit den Teilnehmern genügend Zeit zur Verfügung steht.

Veranstaltungsstab

Der Veranstaltungsstab besteht je nach Bedarf aus Leiterin/Leiter, Referentin/Referent, Sprachmittlerin/Sprachmittler, einheimischem Büro- und Hilfspersonal. Als Leiterin oder Leiter sind nach Möglichkeit geeignete Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter der Stiftungen oder Partner- und Durchführungsorganisationen einzusetzen. Ebenso sollten die weiteren Angehörigen des Veranstaltungsstabes von den Partner- und Durchführungsorganisationen gestellt werden. Als Referentinnen oder Referenten sind, soweit dazu keine Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter der Stiftungen oder Partner- und Durchführungsorganisationen zur Verfügung stehen, vorrangig geeignete einheimische Fachkräfte einzusetzen. Bei besonders fachlich ausgerichteten und wichtigen Veranstaltungen können auch Referentinnen oder Referenten von außerhalb der Region eingesetzt werden. Die Zahl der Referentinnen oder Referenten muss in einem angemessenen Verhältnis zur Zahl der Teilnehmenden stehen; sie hat sich außerdem nach Veranstaltungsziel und -dauer zu richten.

Allgemeine Ausgaben

Tagungsräume

Tagungsräume sollen von der Partner- und Durchführungsorganisationen am Unterbringungsort der Teilnehmer kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Ist dies nicht möglich, können angemessene Räumlichkeiten zu ortsüblichen Preisen gemietet werden.

Kontaktmaßnahmen

Bei mehrtägigen Veranstaltungen kann ein für den Teilnehmerkreis und die gleiche Anzahl Gäste angemessener Empfang gegeben oder ein Kontakttreffen organisiert werden. Bei den Gästen soll es sich um für die Projektarbeit wichtige Persönlichkeiten handeln. In diesem Rahmen kann bei internationalen Veranstaltungen sowie bei besonders fachlich ausgerichteten und gesellschaftspolitisch wichtigen nationalen und regionalen Veranstaltungen auch ein Presseempfang gegeben werden. Alternativ können Kontakttreffen auch unabhängig von den einzelnen Bildungsveranstaltungen in entsprechenden Zeitabständen durchgeführt werden, wenn der Bezug zur Bildungsarbeit gegeben ist.

Informations- und Arbeitsmaterial

Den Teilnehmerinnen und Teilnehmern kann entsprechend der Bedeutung und der Dauer der Bildungsveranstaltung das notwendige Material für eine ausreichende Vorinformation und Vorbereitung sowie das erforderliche Lehr-, Lern- und Arbeitsmaterial für die Durchführung der Veranstaltungen zur Verfügung gestellt werden.

Sonstige Ausgaben

Als sonstige Ausgaben können abgerechnet werden:

Ausgaben für Vor- und Nachbereitung, die Herstellung und den Versand von Seminarunterlagen;

Mieten für technische Arbeitshilfen;

sonstige unumgänglich notwendige Ausgaben wie Telekommunikationsgebühren, Taxi-, Transport- und Montagekosten;

Trinkgelder im Zusammenhang mit Bewirtung, soweit sie ortsüblich, angemessen und notwendig sind.

Die Ausgaben dürfen nur insoweit abgerechnet werden, als die Partner- und Durchführungsorganisationen die Leistungen nicht übernehmen können.

Bildungs-, Beratungs- und Dialogmaßnahmen außerhalb der Projektländer

Maßnahmen

Bei besonderem außen- oder gesellschaftspolitischem Interesse dürfen die in Abschnitt III Nummer 1 skizzierten Maßnahmen auch außerhalb von Projektländern durchgeführt werden. Mitteilungs- und Genehmigungspflichten nach den FR-AA gelten dabei in gleicher Weise.

Abgrenzungsfragen

In den Fällen des Abschnitts III Nummer 2.1 ist eine klare inhaltliche Abgrenzung zu Themen, die im Zuständigkeitsbereich des BMZ liegen, durch einen ausgeprägten Bezug zu außenpolitischen Themen im Zuständigkeitsbereich des AA (z.B. Vertiefung des bilateralen Verhältnisses, EU-Integration, EU-Nachbarschaftspolitik, Transatlantisches Verhältnis usw.) sicherzustellen. In Zweifelsfällen ist die Abstimmung mit dem AA zu suchen. Die in diesen Nebenbestimmungen aufgeführten Kriterien für Zielgruppen und Teilnehmer gelten analog. Kriterien für Reisen von Parlamentariern und Parteipolitikern werden in Anlage 10 geregelt. Die Zahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer und die Dauer der Veranstaltungen sind so zu bemessen, dass die Voraussetzungen für eine effiziente Durchführung und ein optimales Ergebnis gegeben sind.

Start-, Ausstattungs- und Materialhilfen

Start- und Ausstattungshilfen für Partner- oder Durchführungsorganisationen

Der Zuwendungsempfänger kann Partner- oder Durchführungsorganisationen einmalige Start- und Ausstattungshilfen in Form von Darlehen bzw. Zuschüssen gewähren oder Sachmittel liefern. Die im Fall der Darlehensgewährung in Höhe des Gegenwerts zurückzuzahlenden Mittel sind in der Buchhaltung auf gesonderten Konten zu erfassen und für projektbezogene Zwecke zu verwenden.

Materialhilfe

Institutionen und Organisationen, die nicht unmittelbare Partner der Zuwendungsempfänger, aber für das Vorhaben und die gesellschaftspolitische Arbeit im Projektland von Bedeutung sind, können bei Bedarf Materialhilfen in beschränktem Umfang erhalten. Hierzu gehören Ausstattungsgegenstände für Unterrichtsräume, Lehrmaterial und technische Hilfsmittel. Für Materialhilfen können pro Vorhaben jährlich höchstens 10.000 Euro gewährt werden. Die beschafften Gegenstände gehen in das Eigentum der begünstigten Institution über. Die Notwendigkeit der Materialhilfe ist zu begründen, die Übergabe ist zu belegen. Die Bindungsfristen nach Abschnitt II Nummer 4.3 finden keine Anwendung.

Baumaßnahmen

Baumaßnahmen oder der Erwerb von Immobilien können gefördert werden, wenn sie erkennbar zur Erreichung der Projektziele und zur Nachhaltigkeit des Projekts beitragen. Bei der Durchführung von Baumaßnahmen ist die RZBau in ihrer jeweils geltenden aktuellen Fassung anzuwenden. Die Wirtschaftlichkeit der Baumaßnahme oder des Erwerbs einer Immobilie ist durch eine entsprechende Berechnung nachzuweisen. Bei der Übergabe von Immobilien muss gewährleistet sein, dass die Partnerorganisation die zu erwartenden Folgekosten tragen kann und die Bindungsfristen und Regelungen zum Wertausgleich gemäß Abschnitt II Nummer 4.3 berücksichtigt werden. Bei Baumaßnahmen ist nach Nummer 3.1 RZBau abweichend von Abschnitt II Nummer 6.1 der Verwendungsnachweis der Bauverwaltung zur baufachlichen Prüfung einzureichen.

Personal und Projektinfrastruktur

Auslandspersonal

Für die Durchführung und Betreuung der Projekte können die Zuwendungsempfänger in Deutschland Fachkräfte unter Vertrag nehmen und entsenden. Für die Personalausgaben und sonstigen vertraglichen Leistungen sind für die politischen Stiftungen, soweit sie Tarifpartner sind, die Bestimmungen des MTV-Stiftungen sowie die dazu erlassene Vergütungsordnung, Urlaubsregelungen und Richtlinien in der jeweils geltenden Fassung maßgebend. Politische Stiftungen, die nicht Tarifpartner sind, können von diesen Regelungen abweichen. Das von ihnen entsandte Auslandspersonal darf jedoch nicht bessergestellt werden.

Vorbereitung

Das entsandte Auslandspersonal soll für seinen Projekteinsatz ausreichend, in der Regel jedoch nicht länger als sechs Monate, vorbereitet werden. Zur Vorbereitung gehören im Wesentlichen:

fachspezifische Unterweisung;

Einführung in die administrativen Aufgaben;

Sprachausbildung;

länderkundliche Vorbereitung.

Vorstellungskosten und Gebühren für Lehrgänge, Seminare, Praktika, Sprachunterricht sowie Kosten für Lehrmaterial (Publikationen, Lehrbücher usw.) werden in dem notwendigen Umfang übernommen. Die fremdsprachliche Ausbildung und länderkundliche Vorbereitung soll möglichst in einer Ausbildungsstätte des Bundes erfolgen. Erforderliche Sprachintensivkurse, auch im Ausland, können zusätzlich belegt werden. Darüber hinaus können auch eine weitere Ausbildung im Einsatzland bzw. in der Region zur Vervollständigung der Kenntnisse in der Amts- und Verkehrssprache und zum Erlernen der Landessprachen sowie eine zusätzliche projektspezifische Fortbildung gefördert werden. Die mit den Auslandsmitarbeiterinnen bzw. Auslandsmitarbeitern ausreisenden Partnerinnen bzw. Partner sollen an den in einer Ausbildungsstätte des Bundes angebotenen Vorbereitungsseminaren teilnehmen. Soweit persönliche Gründe entgegenstehen, z.B. wegen Kleinkindern oder Kindern im schulpflichtigen Alter, denen von der Ausbildungsstätte kein entsprechender Unterricht angeboten werden kann, können die Kosten für die notwendige Sprachausbildung der Partner im Einzelfall bis zu 70 v. H., höchstens jedoch 500 Euro, übernommen werden. Ebenso können die Vorstellungs- und sonstigen Kosten für die Vorbereitung der mitausreisenden Partnerin bzw. des Partners, soweit sie nicht vom Veranstalter des Vorbereitungsseminars zu tragen sind, übernommen werden. Werden verheiratete Auslandsmitarbeiterinnen bzw. Auslandsmitarbeiter vom bisherigen Einsatzland in ein anderes Einsatzland und in diesem Zusammenhang für eine befristete Vorbereitung zum Sitz der Zentrale des Zuwendungsempfängers versetzt, so erhalten sie während der Vorbereitung am Sitz der Zentrale für die entstehenden höheren Lebenshaltungskosten einen Zuschuss nach den Grundlagen der Verordnung über das Trennungsgeld (TGV), oder - unter Beachtung des Besserstellungsverbots - nach MTV-Stiftungen. Ledige Auslandsmitarbeiterinnen bzw. Auslandsmitarbeiter erhalten 60 v. H. dieses Zuschusses.

Auslandseinsatz

Für Beginn und Ende des Auslandseinsatzes des Auslandspersonals gelten die Bestimmungen des MTV-Stiftungen sinngemäß. Bei einem Wechsel des Auslandspersonals kann, falls erforderlich, der Auslandseinsatz der bisherigen Auslandsmitarbeiterin bzw. des Auslandsmitarbeiters bis zu zwei Monate zur Einführung und Übergabe des Projektes bzw. Arbeitsplatzes an die neue Auslandsmitarbeiterin oder den Auslandsmitarbeiter verlängert werden. Regelungen über

Mietvorauszahlungen;

Erstattung von Zollabgaben;

private Nutzung von Projektfahrzeugen;

Beschaffung von Geräten zur Stromerzeugung;

Sicherheitsmaßnahmen an gefährdeten Einsatzorten

sind in der Anlage 7 aufgeführt.

Einheimisches Personal

Unabhängig von dem gemäß Abschnitt III Nummer 5.1 entsandten Personal können im Projektland Fach- und Hilfskräfte unter Vertrag genommen werden (einheimisches Personal, d.h. lokal Beschäftigte), soweit sie für die Projektarbeit erforderlich sind. Für das einheimische Personal ist bei Antragstellung ein Stellenplan nach Anlage 1 vorzulegen. Im Rahmen des darin aufgeführten Stellensolls können bei Bedarf entsprechend viele Teilzeitkräfte beschäftigt werden. Mit dem einheimischen Personal sind grundsätzlich schriftliche Arbeitsverträge abzuschließen. Im Arbeitsvertrag sind Funktion, Entgelte sowie die sozialen Leistungen aufzuführen. Wenn nach den Vorschriften des Projektlandes keine Arbeitsverträge abgeschlossen werden können, dürfen Honorarkräfte beschäftigt werden. Die ortsübliche Angemessenheit der Entgelte und sozialen Leistungen ist, soweit möglich, durch die zuständigen deutschen Auslandsvertretungen, durch örtliche Handelskammern oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zu bestätigen. Die Bestätigungen und Kopien der Personalunterlagen sowie die Entgeltregelungen für lokale Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auslandspersonals sind in den Zentralen der Zuwendungsempfänger für Prüfungen durch das AA, die beauftragte Stelle und den BRH bereitzuhalten. Für die Prüfung der aus Bundesmitteln finanzierten Personalkosten der Partnerorganisationen sind ebenfalls entsprechende Unterlagen bereitzuhalten. Das im Stellenplan ausgewiesene einheimische Personal kann im Projektland projektbezogen aus- und fortgebildet werden. Aus- und Fortbildungsmaßnahmen außerhalb des Projektlandes sind nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig. Für die Erstattung von anfallenden Reisekosten für einheimisches Personal gelten als Höchstgrenzen die landesüblichen Regelungen grundsätzlich bis zur Höhe des BRKG.

Kurzzeitfachkräfte

Kurzzeitfachkräfte können für Projektmaßnahmen eingesetzt werden, die das Projektpersonal nicht wahrnehmen kann. Die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes dieser Fachkräfte gegenüber anderen Lösungen ist nachzuweisen.

Den Kurzzeitfachkräften sind, soweit möglich und mit dem Auftrag vereinbar, die Einrichtungen der Partner- oder Durchführungsorganisationen oder des Auslandspersonals für ihre Arbeit zur Verfügung zu stellen. Das gilt auch für Dienstreisen. In begründeten Fällen können die im Zusammenhang mit dem Auftrag entstehenden notwendigen Ausgaben, z.B. Mieten, Leih- und Schreibgebühren, Übersetzungen und Vervielfältigungen, gegen Nachweis erstattet werden. Das gilt auch für entsprechende Ausgaben während der Vor- und Nachbereitung.

Honorare und Reisekosten siehe die Anlagen 5, 6 und 7.

Projektinfrastruktur

Beim Einsatz von Auslandspersonal sowie einheimischem Personal können Sachausstattungen und Kosten für den laufenden Geschäftsbetrieb finanziert werden. Im Falle der Bezuschussung von Partner- oder Durchführungsorganisationen sind Dauer und Umfang der Finanzierung unter Beachtung der gesellschaftspolitischen Situation und der wirtschaftlichen Verhältnisse der Partner- oder Durchführungsorganisationen festzulegen und in den Projektvereinbarungen oder Verträgen zu regeln.

Sachausstattung

Die Ausstattung mit Ausrüstungsgegenständen und Material einschließlich der Einrichtung einer Bibliothek bzw. Handbibliothek muss bedarfsgerecht und in angemessenem Rahmen erfolgen. Erstausstattungen sind bei der Antragstellung zu erläutern und zu begründen. Entscheidungen über notwendige Ersatzbeschaffungen, Ergänzungen sowie Reparaturen können die Stiftungen eigenverantwortlich treffen. Für die Projektarbeit können Fahrzeuge angeschafft werden, sofern sichergestellt ist, dass der Einsatz überwiegend für Projektzwecke erfolgt. Die Anzahl der Fahrzeuge, die Wahl des Fahrzeugtyps und die Ausstattung sind unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit auf die aus den örtlichen Verhältnissen und den Aufgaben des Projekts sich ergebenden Bedürfnisse abzustellen.

Allgemeine Ausgaben

Abrechnungsfähig sind die Kosten für Mieten, Reinigung, Abgaben, Gebühren, Geschäftsbedarf, Arbeitsmaterialien, Fachliteratur, Zeitungen (auch Online-Abonnements) sowie sonstige laufende Ausgaben.

Einsatz von Projektfahrzeugen des Auslandspersonals:Darunter sind Dienstfahrten zu verstehen, die zur Erfüllung der Projektaufgaben notwendig sind. Die Fahrten zwischen Wohnung und Beschäftigungsstelle und zurück dürfen grundsätzlich nicht als Dienstfahrten abgerechnet werden. In begründeten Ausnahmefällen, z.B. bei Kosten eines zusätzlich anzumietenden Parkplatzes an der Beschäftigungsstelle oder bei Bereitstellung eines sicheren und kostenlosen Unterstellplatzes durch das Auslandspersonal, können diese Fahrten anerkannt werden, sofern ein solcher am Bürostandort nicht vorhanden ist.Der Einsatz der Projektfahrzeuge ist auf das unumgänglich notwendige Maß zu beschränken.Für jedes Projektfahrzeug sind eine besondere Kraftfahrzeugakte und ein Fahrtenbuch zu führen.Die Kosten für die Haltung des Projektfahrzeuges wie Steuern, Kraftfahrzeugversicherungen, Insassenversicherung, Kraftstoff, Öl, Bereifung, Wartung und Instandsetzung sind als Betriebskosten abzurechnen.Für die private Nutzung gelten die Regelungen in Anlage 7. Es muss dabei sichergestellt sein, dass das Projektfahrzeug durch Privatfahrten seinem eigentlichen Zweck nicht entzogen wird. Insbesondere dürfen wegen der privaten Verwendung keine Kosten für die Benutzung von Mietkraftwagen für dienstliche Zwecke entstehen.Soweit in begründeten Fällen für Dienstfahrten privateigene Kraftfahrzeuge benutzt werden müssen, gilt § 5 BRKG entsprechend.

Öffentlichkeitsarbeit und KontaktpflegeFür jedes Projekt bzw. Teilprojekt können pro Jahr bis zu 5.000 Euro für die Betreuung von für das Projekt wichtigen Besuchern und für Kontaktmaßnahmen, Verhandlungen, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden.

WirtschaftsprüferUnterliegen der Zuwendungsempfänger oder die Partner- bzw. Durchführungsorganisation nach landesrechtlichen Vorschriften der Prüfung durch staatliche Behörden oder durch unabhängige vereidigte Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, können die angefallenen Kosten aus Projektmitteln finanziert werden.

Vorbereitung, Begleitung, Auswertung und Nachbetreuung von Projekten

Zur Sicherstellung des Projekterfolges werden Maßnahmen finanziert, die der Vorbereitung, Begleitung, Auswertung und Nachbetreuung von Projekten oder Teilmaßnahmen dienen. Diese projektunterstützenden Maßnahmen müssen in einem angemessenen Verhältnis zu den Gesamtaufwendungen für die Hauptmaßnahme stehen.

Maßnahmen zur Vorbereitung von Projekten

Zur Feststellung der Rahmenbedingungen, Erarbeitung von Projektkonzeptionen und Vorklärung von Projektstrukturen können projektvorbereitende Maßnahmen durchgeführt werden wie

Durchführbarkeitsstudien;

Gutachten;

Projektvorbereitungsreisen;

Vorbereitungsmaßnahmen, soweit sie für das Antrags- und Bewilligungsverfahren nach den RZBau sowie NBest-Bau erforderlich sind;

Veranstaltungen zur Projektvorbereitung (z.B. Seminare mit Workshop-Charakter);

Finanzierung von Vorlaufkosten (etwa Notar- und Gerichtskosten, Steuern, Gebühren und Provisionen).

Für die Vorbereitungsmaßnahmen können, soweit kein geeignetes Personal der Zuwendungsempfänger zur Verfügung steht, Kurzzeitfachkräfte eingesetzt werden. Honorare und Reisekosten siehe die Anlagen 5 und 6.

Maßnahmen der Projektbegleitung und -steuerung

Zur Unterstützung der Projektarbeit und zur Förderung des Informationsaustausches zwischen den Zentralen und den Projekten sowie zwischen den Projekten untereinander können Kontroll- und Berichtsreisen sowie Konferenzen und Workshops sowie Evaluierungen durchgeführt werden.

Kontroll- und Berichtsreisen

Kontrollreisen, einschließlich der Revision, dienen der Überprüfung der ordnungsgemäßen Durchführung, der zweckentsprechenden Mittelverwendung und der Steuerung der geförderten Vorhaben sowie der notwendigen Kontaktpflege mit den jeweiligen Partner- oder Durchführungsorganisationen im Projektland. Die Reisedauer soll drei Wochen nicht überschreiten. Anstelle von Projektkontrollreisen durch die Zuwendungsempfänger können die Projektverantwortlichen zur Berichterstattung in die Zentrale reisen, sofern besondere projektspezifische Gründe dies rechtfertigen und der gleiche Zweck nicht auf andere Weise erreicht werden kann. Reisekosten siehe Anlage 6.

Konferenzen und Workshops für entsandtes Auslands- und einheimisches Personal

Zur Förderung der Zusammenarbeit der Zentralen der Zuwendungsempfänger mit ihrem entsandten Auslandspersonal/einheimischen Personal und des Informationsaustausches zwischen den Zentralen und den Projekten sowie zwischen den Projekten untereinander können Konferenzen und Workshops veranstaltet werden. Bei den Veranstaltungen werden Grundlagen und Grundsätze der gesellschaftspolitischen Arbeit in den Projektländern diskutiert und überarbeitet. Weiterhin dienen diese Zusammenkünfte der gegenseitigen Unterrichtung über Probleme und Erfahrungen in der Projektarbeit sowie der Weiterbildung. Als Durchführungsort einer Veranstaltung soll ein Projektland gewählt werden, in dem Auslandspersonal des jeweiligen Zuwendungsempfängers tätig ist. Dabei sind nach Möglichkeit die Einrichtungen der Partner- oder Durchführungsorganisationen zu nutzen. Für die in der Bundesrepublik Deutschland durchgeführten Veranstaltungen sollen die Einrichtungen der Zuwendungsempfänger zur Verfügung gestellt werden. Reisekosten und Honorare siehe Anlagen 5 und 6.

Projektevaluierungen durch die Zuwendungsempfänger

Bezüglich durchgeführter Evaluierungen wird auf Abschnitt II Nummer 8 sowie die Leitlinien zur Erfolgskontrolle (Anlage 4) verwiesen. Reisekosten und Honorare siehe Anlagen 5 und 6.

Nachkontakte

Nachkontaktveranstaltungen

Nachkontaktveranstaltungen sind möglichst regional zu organisieren. Sie sollen soweit wie möglich in Projektländern und mit Partnerorganisationen veranstaltet werden, die zur Partnerschaftsleistung wie Bereitstellung von Personal sowie geeigneten Räumen, Lehrmaterial usw. und Beteiligung an der Vorbereitung und Durchführung bereit sind.

Nachkontaktpflege

Zur Pflege der persönlichen, fachlichen und gesellschaftspolitischen Beziehungen und zur Nachbetreuung werden für Personen, die an gesellschaftspolitischen Fortbildungsprogrammen, Informationsbesuchen, Studienreisen und sonstigen Veranstaltungen teilgenommen haben, sowie für ehemalige Stipendiatinnen und Stipendiaten neben Nachkontaktveranstaltungen kontinuierliche Nachbetreuungsmaßnahmen durchgeführt. Dabei handelt es sich überwiegend um die Bereitstellung von Fachliteratur, Informations- und Arbeitsmaterial, das in den Projektländern nicht erhältlich ist bzw. mangels Informationsmöglichkeit oder Devisen von den Begünstigten nicht beschafft werden kann. Die Betreuungsmaßnahmen sollen sich nach den Erfordernissen und Qualifikationen des zu betreuenden Personenkreises richten. Pro Person und Jahr können bis zu 250 Euro aufgewendet werden.

Zuschuss zu den Verwaltungskosten

Die politischen Stiftungen erhalten für alle vom AA geförderten gesellschaftspolitischen Maßnahmen jährlich einen Bundeszuschuss zu den Verwaltungskosten. Dabei wird vorausgesetzt, dass die Mittel so sparsam und wirtschaftlich verwendet werden und dass insbesondere die Beschäftigung des Personals so geplant und gesteuert wird, dass daraus keine Forderung auf Anhebung des geltenden Verwaltungskostenzuschusses hergeleitet werden kann.

Der Verwaltungskostenzuschuss beträgt bis zu 14 v. H. der auf die jeweilige Stiftung entfallenden Quote des im jährlichen Bundeshaushaltsplan bei Kapitel 0502 Titel 687 27 enthaltenen Titelansatzes. Er bezieht sich auf im Inland anfallende anteilige Sach- und Personalausgaben, die der Auslandsarbeit nach dem Verursacherprinzip zuzuordnen sind.

Der Zuschuss zu den Verwaltungskosten ist von den politischen Stiftungen jeweils für ein Haushaltsjahr zu beantragen. Er wird in monatlichen Raten entsprechend dem angemeldeten Bedarf bis zur Höhe des bewilligten Betrages gezahlt.

Die politischen Stiftungen haben die ordnungsgemäße sowie wirtschaftliche und sparsame Verwendung des Zuschusses zu den Verwaltungskosten im Rahmen der nach den Nummern 4.1 bis 4.3 der Besonderen Bewirtschaftungsgrundsätze des BMI für Zuschüsse des Bundes aus Kapitel 0601 Titel 685 12 vom 5. September 2019 (siehe Anlage 9) durchzuführenden Prüfung von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft prüfen zu lassen.

Die Verwendung des Zuschusses zu den Verwaltungskosten ist abweichend von den Vorschriften nach Abschnitt II Nummer 6.1 innerhalb von 8 Monaten nach Abschluss des Haushaltsjahres dem AA nachzuweisen. Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht gemäß Abschnitt II Nummer 6.2 und einem Nachweis gemäß Anlage 3, Muster 1.Dem Sachbericht ist der Bericht der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft über die Prüfung des Bundeszuschusses zu den Verwaltungskosten und eine auf der Basis von Betriebsabrechnungsbögen erstellte Aufteilung der Kostenstellen und Kostenarten beizufügen, damit die anteilige Zuordnung der Verwaltungskosten auf den AA-Zuschuss nachvollzogen werden kann.