Erlass zur IT-Rahmenplanung und haushaltsmäßigen Vorabstimmung der IT-Mittel

Gemeinsames Ministerialblatt Saarland vom 14. Juni 1993 Erlaß zur IT-Rahmenplanung und haushaltsmäßigen Vorabstimmung der IT-Mittel Vorn 18. Februar 1993 Az.: C III-PK-1K/1 - 104/93 - A 1102 Anlage: - 1 - Auf der Grundlage des Funktionsgliederungsplans für den Einsatz der Informationstechnik (IT) in der Landesverwaltung des Saarlandes (FGIPI) vom 14. Juli 1987 (GMBI. S. 274) wird - unbeschadet von Tz. 2.1.2 Abs. 2 Satz 1 FGIPI - für die IT-Rahmenplanung und die haushaltsmäßige Vorabstimmung folgendes festgelegt: 1. IT-Ressortplanung und -Koordinierung (vgl. dazu Tz. 2 der IT-Mindestanforderungen 1990 der. Rechnungshöfe des Bundes und der Länder - RH-Rundschreiben vom 17. September 1991 PA I 1 / PA I 2 / XXIII - 1 - a) IT-Ressortplan Der Einsatz der IT richtet sich grundsätzlich nach dem spezifischen Bedarf des jeweiligen Ressorts. Es trägt die Verantwortung für Planung und Durchführung von IT-Vorhaben. Der Einsatz der IT ist auf der Grundlage des IT-Ressortplans - unter Berücksichtigung der Leitlinien zur Weiterentwicklung der Informationstechnik (DV-Fortentwicklungskonzept, Bürokommunikationskonzept usw.) sowie der hierfür bestehenden Normen, Standards und sonstigen allgemeinen Empfehlungen vorzunehmen. Die IT-Planung der Ressorts soll je nach Planungs- und Entwicklungsstand ausweisen: 1 . Organisation, bestehende IT-Verfahren und technische Einrichtungen sowie eingesetztes IT-Fachpersonal, 2. allgemeine Darstellung und absehbare Entwicklung der Aufgaben, die mit Hilfe der IT erledigt werden sollen, 3. Berührungspunkte und Überschneidungen zwischen diesen und mit anderen Aufgaben und Aufgabenfeldern, 4. Ziele des geplanten IT-Einsatzes, 5. geplante und in - der Durchführung befindliche IT-Vorhaben einschließlich ihrer Prioritäten sowie ihrer organisatorischen und personellen Auswirkungen, 6. Zeitbedarf für die Realisierung der IT-Vorhaben, 7. Einführungsstrategien und Schulungsmaßnahmen, 8. Planungen und Maßnahmen für die Sicherheit beim Einsatz der IT, 9. Aussagen zur Wirtschaftlichkeit, 10. Bedarf an Haushaltsmitteln. Sie ist - soweit erforderlich - in finanzierbare und zeitlich überschaubare Teilprojekte zu gliedern. Die IT-Planung des Ressorts erstreckt sich jeweils auf den Zeitraum der mittelfristigen Finanzplanung; sie ist jährlich zu überprüfen und fortzuschreiben. Die Möglichkeit, kurzfristig auf die aktuellen Entwicklungen der IT einzugehen, bleibt unberührt. Es ist darauf zu achten, daß die IT-Planung als Unterlage für die Haushaltsmittelanforderungen benutzt werden kann. Für Vorhaben, deren Realisierung einen Veranschlagungszeitraum überschreitet, sind in der ITPlanung auch die voraussichtlichen Gesamtkosten bis zur vollständigen Einführung auszuweisen. IT-Planung und Haushalts- sowie Finanzplanung sind aufeinander abzustimmen.

Koordinierung Durch den IT-Ressortplan und eine zweckmäßige Koordinierung ist insbesondere sicherzustellen, daß - die mehrfache Entwicklung von IT-Verfahren für gleichartige Aufgaben unterbleibt, - einheitliche Verfahren angewendet und Verbundlösungen angestrebt und - die Ressourcen im IT-Bereich wirtschaftlich genutzt werden.

IT-Budgetierung Die IT-Budgetierung gibt einen Überblick über die IT-Maßnahmen sowie den daraus resultierenden Mittelbedarf der Ressorts. Die IT-Budgetierung ist an der Haushaltssystematik auszurichten. Sie umfaßt neben den Ansätzen für das aktuelle Planungsjahr auch den Zeitraum der mittelfristigen Finanzplanung. Bei Vorhaben, deren Realisierung sich über mehrere Jahre erstreckt, sind - neben den Finanzplanungsdaten für die folgenden Jahre - nachrichtlich auch die bereits getätigten Investitionen auszuweisen. Die IT-Budgetierung enthält in jährlicher Fortschreibung alle bestehenden bzw. geplanten IT- Vorhaben sowie die für das kommende Haushaltsjahr und den Finanzplanungszeitraum jährlich bei den jeweiligen Titeln angeforderten Haushaltsmittel. Außerdem sind nachzuweisen: - die Wirtschaftlichkeit der Maßnahme (Rationalisierungspotential) - Personalminder- bzw. -mehrbedarf. Soweit IT-Maßnahmen frankierende Baumaßnahmen (z. B. Verkabelung) erfordern, die im Bauhaushalt zu veranschlagen sind, ist darauf besonders hinzuweisen. Für die Erstellung der IT-Budgetierung und der darauf aufbauenden IT-Rahmenplanung wird ein IT-gestütztes Verfahren entwickelt, das einen Datenaustausch und eine vereinfachte jährliche Fortschreibung ermöglicht. Die IT-Budgetierung dient in Verbindung mit dem IT-Ressortplan zur Begründung der Haushaltsmittelanforderungen und zur haushaltsmäßigen Vorabstimmung. Für die IT- Budgetierung ist = bis zur Einsatzreife des dafür vorgesehenen IT-Verfahrens - das als Anlage beigefügte Muster zu verwenden. Die IT-Budgetierung liefert ferner wesentliche Ausgangsgrundlagen für die Planungen der ZDV- Saar (IT-Bedarfsplan, zentraler Unterstützungs- und Betreuungsbedarf). Die abgestimmte IT-Budgetierung ist von dem Beauftragten für den Haushalt gegenzuzeichnen. Die obersten Landesbehörden leiten die IT-Budgetierung spätestens bis zum 15. Februar eines jeden Jahres - verlaufend zur Abgabe der Voranschläge für den Haushalt - zusammen mit dem fortgeschriebenen IT-Ressortplan an die Planungs- und Koordinierungsstelle für Informationstechnologie und Kommunikation (PK-IK). Für Maßnahmen, die nach den ADV-Projektrichtlinien abgewickelt werden, ist das Sollkonzept zur Detailorganisation oder hilfsweise der Bericht zur Hauptuntersuchung mit dem Votum der zuständigen Fachverwaltung zum weiteren Projektfortgang gern. Tz. 4.3.3 der ADV- Projektrichtlinien beizufügen. Bei Maßnahmen, die nicht im Rahmen der Projektorganisation durchgeführt werden, sind vergleichbare Unterlagen (Beschreibungen des Lösungskonzeptes einschließlich der geplanten Geräteausstattung sowie Ausführungen zur Wirtschaftlichkeit) vorzulegen. Der Planungs- und Dokumentationsaufwand soll in angemessenem Verhältnis zu Umfang und Komplexität der Maßnahmen stehen. 2. IT-Rahmenplanung und -Bedarfsplanung sowie haushaltsmäßige Vorabstimmung

IT-Rahmenplanung Die IT-Ressortplanung (IT-Ressortplan und IT-Budgetierung) dienen als Grundlage für die IT- Rahmenplanung (Gesamtplan). Mit der IT-Rahmenplanung werden folgende Ziele verfolgt: - Darstellung der wesentlichen Ressortvorhaben, - Abstimmung der Einzelplanungen zwischen den Ressorts, - Koordinierung ressortübergreifender Projekte, - Steuerung der Investitionen durch Festlegung von Prioritäten. Im Zuge der IT-Rahmenplanung ist insbesondere sicherzustellen, daß - die Vorhaben/Projekte im Einklang stehen mit den Leitlinien zur Weiterentwicklung der Informationstechnik, - Normen, Standards und sonstige allgemeine Empfehlungen - z. B. zur ressortübergreifenden IT-Infrastruktur - beachtet werden (Sicherstellung der Kompatibilität von Hard- und Software), - der Mitteleinsatz auf eine Harmonisierung der technischen Ausstattung der Ressorts ausgerichtet wird, die Beurteilung der Automationswürdigkeit der Maßnahmen nach einheitlichen Maßstäben erfolgt, die für die ressortinterne Koordinierung gern. Tz. 1 Abs. 2 geltenden Grundsätze ressortübergreifend entsprechend Anwendung finden.

Haushaltsmäßige Vorabstimmung Im Zuge der Erstellung des Entwurfs zur IT-Rahmenplanung erfolgt die haushaltsmäßige Vorabstimmung der Anmeldungen. Sie erstreckt sich auf alle IT-Mittelansätze für den IT- Ressortplan. Dabei wird anhand der vorgelegten Unterlagen die Automationswürdigkeit der Maßnahmen überprüft. Außerdem wird auf der Grundlage der mit der Fachverwaltung abgestimmten Kosten-Nutzen-Bewertung für die IT-Rahmenplanung ein Prioritätenschlüssel auf Ressortebene unter informationstechnischen und haushaltsmäßigen Gesichtspunkten zugewiesen. Bei Maßnahmen, deren Investitionsvolumen auf Kaufpreisbasis im Endausbau 50.000,-- DM übersteigt, ist nachfolgend der Ausschuß für Informationstechnologie und Kommunikation (AIK) gern. Nr. 1 Abs. 2 GO-AIK zu beteiligen. Projekte von herausgehobener oder ressortübergreifend der Bedeutung sind nicht erst im Zusammenhang mit der haushaltsmäßigen Vorabstimmung, sondern bereits vorher anhand aussagefähiger Projektunterlagen im AIK gründlich zu beraten, damit ressortübergreifende Bezüge einschließlich der Schnittstellenproblematik rechtzeitig erkannt werden. Die gebilligten Vorhaben/Projekte werden in den IT-Rahmenplan übernommen. Maßnahmen, die aufgrund des Planungsstandes noch nicht abschließend zu beurteilen sind, werden auf Antrag nachrichtlich, d. h. ohne konkrete Mittelanforderung, in den IT-Rahmenplan aufgenommen.

IT-Bedarfsplan Die sich aus der IT-Rahmenplanung ergebenden Anforderungen an - Geräte, - Verfahren und - Personalausstattung (Bedarf bei den zentralen IT-Stellen) werden von der ZDV-Saar in den Bedarfsplan übernommen. Die im kommenden Haushaltsjahr zentral zu beschaffende Hard- und Software wird dabei in einer Gesamtübersicht zusammengefaßt.

Dringliche Maßnahmen außerhalb der IT-Rahmen- und -Bedarfsplanung Die vorgenannten Regelungen gelten für dringliche Maßnahmen außerhalb der verabschiedeten Rahmen- und Bedarfsplanung sinngemäß.

Unterrichtung und Beschlußfassung der Landesregierung Die Staatssekretärskonferenz wird von der PK-IK über die IT-Rahmenplanung und die darin vorgesehenen Prioritäten unterrichtet. Die endgültigen Entscheidungen über die Prioritäten trifft die Landesregierung im Rahmen der Beratungen des jeweiligen Haushaltsplanentwurfs und der mittelfristigen Finanzplanung sowie bei Erstellung des Regierungsentwurfs zum Haushalt. 3. Haushaltsmäßige Veranschlagung der IT Mittel Die Einzelheiten der Veranschlagung werden durch besonderen Erlaß des Ministers der Finanzen bekanntgegeben. Haushaltsgesetzliche Regelungen bleiben vorbehalten. GMBI. Saar 1993, S. 162