Gemeinsame Geschäftsordnung der obersten Landesbehörden (GGO)
Die Gemeinsame Geschäftsordnung (GGO) mit den Anlagen 1 und 2 gilt für die Ministerien sowie die Staatskanzlei einschließlich der Vertretungen des Saarlandes (oberste Landesbehörden im Sinne der GGO).
Die innere Organisation, der Verwaltungsablauf und die Zusammenarbeit der Dienststellen werden gemäß den Organisationsgrundsätzen des Landesorganisationsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 27. März 1997 in der jeweils geltenden Fassung sowie dieser Geschäftsordnung geregelt.
Die Geschäftsordnungen der nachgeordneten Behörden und Einrichtungen des Landes dürfen keine Regelungen treffen, die den Zielsetzungen der GGO widersprechen.
Die Gleichstellung von Frau und Mann ist durchgängiges Leitprinzip und wird insbesondere bei allen politischen, normgebenden und verwaltenden Maßnahmen der Landesregierung, der Staatskanzlei und der Ministerien gefördert.
Die sprachliche Gleichbehandlung von Frauen und Männern ist zu beachten. Dies soll primär durch geschlechtsneutrale Personenbezeichnungen und, wo dies nicht möglich ist, durch die Verwendung der jeweils weiblichen und männlichen Form erfolgen. In Schriftsätzen, die sich an Einzelpersonen richten, ist die im Einzelfall jeweils zutreffende weibliche oder männliche Sprachform zu verwenden. Organisation, Beauftragte, Lenkungskreis Digitale Verwaltung, Personalentwicklungs- und Koordinationsstelle (PEKS)
obersten Landesbehörden Die obersten Landesbehörden sind den Bürgerinnen und Bürgern verpflichtet, ihr Handeln ist auf das Wohl des Landes und seine nachhaltige Entwicklung ausgerichtet.
Die obersten Landesbehörden nehmen Aufgaben wahr, die der Erfüllung oder Unterstützung von Regierungsfunktionen dienen. Dazu zählen insbesondere die strategische Gestaltung und Koordination von Politikfeldern, die Realisierung von politischen Zielen, Schwerpunkten und Programmen, die Beteiligung am Gesetzgebungsverfahren sowie die Wahrnehmung von Steuerungs- und Aufsichtsfunktionen gegenüber dem nachgeordneten Geschäftsbereich. Die Ausrichtung auf ministerielle Kernaufgaben ist durch Aufgabenkritik sicherzustellen.
Die obersten Landesbehörden sollen Vollzugsaufgaben nur ausnahmsweise wahrnehmen, wenn es sich um Angelegenheiten von besonderer politischer Bedeutung handelt oder wenn eine andere Zuordnung nicht sachdienlich ist.
Die obersten Landesbehörden gestalten ihre Organisation so, dass sie den sich ändernden gesellschaftlichen, politischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen flexibel gerecht werden können. Sie betreiben eine an den aktuellen fachlichen Notwendigkeiten sowie gesellschaftlichen Herausforderungen orientierte Organisations- und Personalentwicklung.
Die obersten Landesbehörden gliedern sich in Abteilungen und Referate. Es sind der Schwierigkeit und dem Umfang der Aufgaben angemessen große Organisationseinheiten mit möglichst wenigen Hierarchieebenen zu bilden. Zusammenhängende Aufgaben sind in einer Organisationseinheit zu bündeln und so auf die Abteilungen und Referate zu verteilen, dass die Zuständigkeits- und Verantwortungsbereiche der Mitarbeitenden eindeutig ersichtlich sind. Die Zahl der Abteilungen und Referate ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.
Kabinetts-, Landtags-, Bundesrats- und Presseangelegenheiten sowie ressortübergreifende Planungs- und Grundsatzaufgaben können außerhalb der Abteilungsund Referatsstruktur wahrgenommen werden. Gleichartige Aufgaben, u. a. aus dem Bereich der internen Servicebereiche, sollen ressortübergreifend durch eine Stelle wahrgenommen werden, soweit dies zweckmäßig und wirtschaftlich ist.
Die Gliederung der obersten Landesbehörden ist in einem Organisationsplan (Organigramm) darzustellen. Er enthält die Aufbauorganisation und die Kurzbezeichnung der Aufgabengebiete der Organisationseinheiten. Die einzelnen Aufgabengebiete der Organisationseinheiten ergeben sich aus dem Geschäftsverteilungsplan. Die Geschäftsverteilungspläne und deren wesentliche Änderung oder Ergänzung sind zwischen den obersten Landesbehörden auszutauschen sowie dem Rechnungshof des Saarlandes zu übersenden. Darüber hinaus erfolgt eine Veröffentlichung im Intranet.
Um eine landeseinheitliche Darstellung der Aufbauorganisation und der Zuständigkeits- sowie Verantwortungsbereiche zu gewährleisten, sollen die obersten Landesbehörden ihre Organigramme und Geschäftsverteilungspläne nach den Mustervordrucken (Anlage 1) erstellen.
Für bestimmte Aufgaben, insbesondere mit Bezug zur Leitung, können Organisationseinheiten mit Stabsfunktion eingerichtet werden. Sie sind jedoch auf das Nötigste zu reduzieren.
Für zeitlich befristete, komplexe Aufgaben, die einen ressort-, abteilungs- oder referatsübergreifenden Personaleinsatz erfordern, sind vorzugsweise Projektgruppen einzurichten. Leitung, Ziel, Kompetenzen sowie Personal- und Sachmittel sind in einem Projektauftrag festzulegen. Dabei sollten die Projektgrundsätze der Landesverwaltung berücksichtigt werden.
Zur zentralen Steuerung der Digitalisierung der saarländischen Landesverwaltung wird ein Lenkungskreis Digitale Verwaltung eingerichtet. Diesem gehören die Staatssekretärinnen und Staatssekretäre an. Den Vorsitz führen gemeinsam der Chef der Staatskanzlei und der Chief Information Officer.
Der Lenkungskreis Digitale Verwaltung entscheidet über strategische Fragen und Vorhaben der Verwaltungsdigitalisierung sowie zentrale Fragen der IT- Architektur. § 8 Absatz 1 und Absatz 2 der Geschäftsordnung der Landesregierung bleiben unberührt. Ressortübergreifende Digitalisierungsaufgaben und -projekte sowie ressortspezifische Projekte von besonderer Bedeutung oder mit Abhängigkeiten zu zentralen IT-Systemen werden vom Lenkungskreis Digitale Verwaltung bewertet, priorisiert, genehmigt und überwacht. Dies schließt die Bewirtschaftung der Digitalisierungsmittel ein. Die Geschäftsstelle des Lenkungskreises Digitale Verwaltung im für Digitales zuständigen Ministerium ist über alle Digitalisierungsvorhaben rechtzeitig vorab zu informieren.
Die Staatskanzlei und die Ministerien ernennen jeweils eine Digitalisierungsbeauftragte oder einen Digitalisierungsbeauftragten und mindestens eine Stellvertretung. Die Digitalisierungsbeauftragten bereiten als Digitalisierungsboard unter Federführung des für Digitales zuständigen Ministeriums die Sitzungen des Lenkungskreises Digitale Verwaltung vor.
Das Nähere regelt die Geschäftsordnung des Lenkungskreises Digitale Verwaltung.
(PEKS) Zur Gewährleistung einer abgestimmten einheitlichen und effizienten Verwaltungssteuerung bei ressortübergreifend identischen Querschnittaufgaben (u. a. Modernisierung, Organisationsentwicklung, Personalmanagement, organisatorische und personelle Aspekte der Digitalisierung unbeschadet der Zuständigkeiten des Lenkungskreises Digitale Verwaltung gemäß § 6) ist bei der Staatskanzlei eine Personalentwicklungsund Koordinationsstelle (PEKS) eingerichtet.
Bei Querschnittaufgaben nach Absatz 1 erfolgt ein Entscheidungsvorschlag für die Staatssekretärinnen und Staatssekretäre. Sofern die Aufgabe durch die Staatssekretärinnen und Staatssekretäre delegiert wird, obliegt deren einheitliche und effiziente Umsetzung der PEKS.
Sofern zweckmäßig, entscheidet die PEKS über die Bildung interministerieller Arbeitsgruppen zu den in Absatz 1 genannten Querschnittaufgaben. Die Federführung übernimmt das fachlich zuständige Ressort oder das von der PEKS hierzu bestimmte Ressort.
Das Nähere regelt die Geschäftsordnung der PEKS.
In jeder obersten Landesbehörde werden – unter Berücksichtigung der rechtlichen Vorgaben – insbesondere folgende Beauftragte bestellt oder gewählt sowie deren Stellvertretung benannt: 1. die Frauenbeauftragte, 2. die oder der Haushaltsbeauftragte, 3. die oder der Digitalisierungsbeauftragte 4. die oder der Informationssicherheitsbeauftragte (ISB), 5. die oder der behördliche Datenschutzbeauftragte, 6. die Sicherheitsbeauftragten (§ 22 Siebtes Buch Sozialgesetzbuch (SGB VII) sowie § 20 DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“), 7. die oder der Beauftragte für Schwerbehindertenangelegenheiten, 8. die oder der Geheimschutzbeauftragte, 9. die oder der Antikorruptionsbeauftragte, 10. die oder der Bürgerbeauftragte, 11. die oder der Beauftragte für betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM).
Identische Aufgaben der Beauftragten sollen soweit zweckmäßig ressortübergreifend abgestimmt werden, um eine einheitliche Aufgabenwahrnehmung zu gewährleisten.
In jeder obersten Landesbehörde sind eine Beschwerdestelle gemäß § 13 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sowie eine interne Meldestelle gemäß § 12 Absatz 1 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zu bestimmen und bekannt zu machen. Geschäftsablauf
und Kommunikationstechnik Die obersten Landesbehörden schaffen die Voraussetzungen für eine elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenhaltung gemäß den für die Digitalisierung der Verwaltung geltenden Rechtsgrundlagen. Medienbrüche sind zu vermeiden. Bei elektronischer Aktenführung mit Papieranteilen ist eine Hybridakte zu führen.
Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein. Die Regelungen dieser Geschäftsordnung zum Geschäftsablauf sind für elektronische sowie papierbasierte Vorgangsbearbeitungs- und Aktenhaltungssysteme gleich, sofern keine gesonderten Bestimmungen getroffen sind. Näheres regelt die Anlage 1.
Die Informationssicherheit und der Datenschutz von informationstechnischen Systemen der Behörden sind nach dem Stand der Technik im Rahmen der Verhältnismäßigkeit und unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und Vorschriften (u. a. der NIS2-Richtlinie, der Datenschutzgrundverordnung sowie des Saarländischen Datenschutzgesetzes) sicherzustellen. Die vom Landesbeauftragten für Informationssicherheit (CISO) definierten Regelwerke sind von den obersten Landesbehörden umzusetzen, soweit sie in deren Verantwortung liegen. Die informationstechnischen Systeme müssen dem aktuellen Sicherheitsstandard entsprechen. In Abhängigkeit von dem jeweils genutzten IT- und IKT-Verfahren sind in den Dienststellen auf Basis der Vorgaben des CISO spezifische Regelungen in Einzelvereinbarungen im Rahmen eines Informations- und Datenschutzmanagementsystems festzulegen und angemessene Sicherheitskonzepte umzusetzen (§ 3 Informationssicherheitsgesetz Saarland).
Eingänge sind alle Dokumente, die den obersten Landesbehörden elektronisch oder in Papierform zugeleitet werden.
Eingänge sind nach Anlage 1 zu behandeln und unmittelbar der Leitung der zuständigen Organisationseinheit zuzuleiten, soweit nichts anderes bestimmt wird. Diese entscheidet über die Unterrichtung und Beteiligung ihrer Vorgesetzten und leitet die Eingänge so schnell wie möglich der Bearbeiterin oder dem Bearbeiter zu. Auf Eingängen können Vermerke zum Geschäftsgang gemäß Anlage 1 angebracht werden.
Der papierbasierte sowie elektronische Schriftverkehr nach außen wird unter der amtlichen Behördenbezeichnung geführt. Die Form der Schriftstücke richtet sich nach den einheitlichen von der Staatskanzlei festgelegten Vorgaben (Corporate Design).
Schreiben müssen präzise, inhaltlich vollständig, verständlich, höflich und in bürgernaher Verwaltungssprache verfasst sein.
Der elektronische Schriftverkehr zwischen den obersten Landesbehörden erfolgt über eine sichere Kommunikationsinfrastruktur.
Betrifft ein Vorgang mehrere Organisationseinheiten, so sind diese von der federführenden Organisationseinheit rechtzeitig zu beteiligen. Federführend ist die Organisationseinheit, die nach dem Geschäftsverteilungsplan überwiegend zuständig oder im Einzelfall bestimmt worden ist.
Die federführende Organisationseinheit entscheidet über Art und Umfang der Beteiligung, soweit sich dies nicht aus anderen Regelungen ergibt.
Bei umfangreichen Texten ist anzugeben, zu welchen Punkten die Beteiligung erfolgt.
Die Beteiligung in Form von Mitzeichnung ist auf Vorgänge von Bedeutung zu beschränken. Durch die Mitzeichnung wird die fachliche Verantwortung für den vertretenen Aufgabenbereich übernommen.
Aus dem Vorgang muss sich ergeben, welche Organisationseinheiten ihn bearbeitet, mitgezeichnet und gezeichnet haben.
Die Ministerinnen und Minister zeichnen abschließend alle Vorgänge von grundsätzlicher oder politischer Bedeutung sowie sonstige Vorgänge, deren Zeichnung sie sich vorbehalten.
Die Staatssekretärinnen und Staatssekretäre zeichnen abschließend: 1. unaufschiebbare Vorgänge, die der Ministerin oder dem Minister zur Schlusszeichnung vorbehalten sind, „In Vertretung“; 2. alle Vorgänge, für die die Ministerinnen oder die Minister die Schlusszeichnung durch ihre Staatssekretärinnen und Staatssekretäre bestimmt haben, sowie 3. alle Vorgänge, deren Schlusszeichnung sie sich im Einzelfall vorbehalten.
Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter zeichnen abschließend „Im Auftrag“: 1. alle Vorgänge, die über den Aufgabenbereich eines Referates hinausgehen, sowie 2. alle Vorgänge, deren Zeichnung sie sich im Einzelfall vorbehalten haben.
Die Referatsleiterinnen und Referatsleiter zeichnen abschließend „Im Auftrag“ alle Vorgänge des Referates, die nicht von ihren Vorgesetzten zu zeichnen sind.
Den Mitarbeitenden kann die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter im Benehmen mit der Referatsleitung im Einzelfall oder für bestimmte Aufgabenbereiche Zeichnungsrechte übertragen. Sie zeichnen in diesen Fällen „Im Auftrag“. Vor der Übertragung ist die Zustimmung der für die Personalangelegenheiten der betreffenden Mitarbeitenden zuständigen Abteilung einzuholen.
Vorgänge, die von Vorgesetzten abschließend zu zeichnen sind, werden von den Mitarbeitenden auf dem elektronischen Dienstweg zur Schlusszeichnung weitergeleitet. Im Falle von papierbasierten Vorgängen werden diese mit Namenszeichen und Datum versehen. Die Mitarbeitenden können die Anmerkung „auf Weisung“ hinzufügen, falls sie trotz Darlegung ihrer abweichenden Meinung von ihren Vorgesetzten zur Zeichnung angewiesen wurden. Bei papierbasierten Vorgängen erfolgt dies mit dem Namenszeichen.
Sind andere Referate oder Abteilungen der obersten Landesbehörde von Vorgängen fachlich betroffen, werden diese Vorgänge vor der Schlusszeichnung mit den betroffenen Referaten oder Abteilungen abgestimmt und von diesen mitgezeichnet. Die Mitzeichnenden sind im Rahmen ihrer Zuständigkeit für den sachlichen und rechtlichen Inhalt der Vorgänge mitverantwortlich. Führung
Vorgesetzte sind verpflichtet, das Führungsleitbild der saarländischen Landesverwaltung zu beachten (Anlage 2).
Vorgesetzte beteiligen ihre Mitarbeitenden im Rahmen ihres jeweiligen Verantwortungsbereichs an den Entscheidungen, die in der Organisationseinheit anfallen. Sie fördern den Leistungswillen, die Bereitschaft zur Zusammenarbeit, Fortbildung und Übernahme von Verantwortung sowie die Kreativität der Mitarbeitenden. Dies kann insbesondere durch jährliche Mitarbeitendengespräche und Konfliktmoderation im Bedarfsfall geschehen.
Vorgesetzte tragen die Verantwortung für eine sachgerechte Aufgabenverteilung, den Ausgleich von Überbelastung oder Unterauslastung ihrer Mitarbeitenden und für die Arbeitsabläufe in ihrer Organisationseinheit. Sie sind für den Wissenstransfer in ihrer Organisationseinheit und für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender gemäß dem Einarbeitungs- und Wissenstransferkonzept der saarländischen Landesverwaltung verantwortlich.
Vorgesetzte führen regelmäßig Dienstbesprechungen mit Mitarbeitenden durch. Die Dienstbesprechungen dienen neben der Erfüllung der Leitungsaufgaben dem Informations- und Erfahrungsaustausch sowie der Koordinierung der Arbeit.
Alle Mitarbeitenden sind für die sach- und zeitgerechte sowie wirtschaftliche Bearbeitung der übertragenen Aufgaben selbst verantwortlich und sollen in den Angelegenheiten des zugewiesenen Aufgabengebietes initiativ und eigenständig arbeiten. Hierzu nutzen sie die digitalen sowie sonstigen zur Verfügung gestellten Werkzeuge und werden bei Bedarf zu Beginn ihrer Tätigkeit in deren Benutzung geschult und bilden sich diesbezüglich regelmäßig fort.
Alle Führungskräfte (ab stellvertretender Leitungsfunktion) nehmen bei Einstieg in die Landesverwaltung und/oder neuer Übertragung einer (stellvertretenden) Leitungsfunktion verbindlich an der hierfür vorgesehenen ressortübergreifenden Qualifizierungsmaßnahme für neue Führungskräfte der saarländischen Landesverwaltung teil. Regelungen zur Zusammenarbeit, Medien- und Öffentlichkeitsarbeit
der obersten Landesbehörden, dem Landtag und dem Rechnungshof Die Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen der obersten Landesbehörden, dem Landtag und dem Rechnungshof regelt die Geschäftsordnung der Regierung des Saarlandes. Gleiches gilt im diplomatischen und konsularischen Bereich.
Anfragen und Auskunftsbegehren von Landtagsabgeordneten und anderen Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern (bspw. Mitglieder des Europäischen Parlaments, Mitglieder des Bundestages, Oberbürgermeisterinnen und Oberbürgermeister, Bürgermeisterinnen und Bürgermeister) sind unverzüglich der Dienststellenleitung zu übermitteln. Hinsichtlich des Vorbehaltes der Schlusszeichnung oder Kenntnisnahme vor Abgang des Antwortentwurfes wird auf Anlage 1, Nummer 4, Absatz 3 verwiesen.
Bei der Zusammenarbeit mit Gemeinden, Gemeindeverbänden und sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen sind die vorstehenden Regelungen sinngemäß anzuwenden.
Ausland und ausländischen Stellen im Inland, zwischenstaatliche Vereinbarungen Für die Zusammenarbeit mit amtlichen Stellen im Ausland und ausländischen Dienststellen im Inland gelten besondere Vorschriften. In Zweifelsfällen ist die Staatskanzlei zu beteiligen.
Macht die Ministerpräsidentin oder der Ministerpräsident von ihrem oder seinem Recht auf Unterrichtung gemäß der Geschäftsordnung der Regierung des Saarlandes Gebrauch, wird die Staatskanzlei über alle Vorgänge von allgemeiner politischer oder grundsätzlicher Bedeutung rechtzeitig unterrichtet.
Vor der Aufnahme von Verhandlungen wegen des Abschlusses eines Staatsvertrages oder Verwaltungsabkommens unterrichtet das federführende Ministerium die Ministerpräsidentin oder den Ministerpräsidenten, wenn der Staatsvertrag oder das Verwaltungsabkommen für die Richtlinien der Politik oder für die Leitung der Geschäfte der Landesregierung von besonderer Bedeutung ist.
An der Vorbereitung von Staatsverträgen und Verwaltungsabkommen beteiligt das federführende Ministerium die Ministerpräsidentin oder den Ministerpräsidenten, das Ministerium für Inneres, Bauen und Sport, das Ministerium der Finanzen und für Wissenschaft und die Ministerien, deren Geschäftsbereiche berührt werden, möglichst frühzeitig vor dem Abschluss der Verhandlungen.
Erscheinungsbild der Landesregierung Die Staatskanzlei ist zuständig für die zentrale Medien- und Öffentlichkeitsarbeit der Landesregierung. Die Sprecherin oder der Sprecher der Landesregierung informiert die Bürgerinnen und Bürger und die Medien über die Tätigkeit der Landesregierung, ihre Ziele und Vorhaben.
Die zuständigen Referate der Ministerien stimmen ihre Veröffentlichungen unter Beachtung des Ressortprinzips bei besonderer politischer Bedeutung mit der Sprecherin oder dem Sprecher der Landesregierung bzw. der Pressestelle der Staatskanzlei ab.
Auskünfte aus den Ministerien an die Medien erteilt in der Regel das für den Kontakt mit den Medien zuständige Referat des Ministeriums oder nach Absprache mit ihm die zuständige Leitung einer Organisationseinheit. Bei Angelegenheiten von besonderer politischer Bedeutung findet eine Abstimmung über Art, Inhalt und Form der Vermittlung zwischen der Regierungssprecherin/dem Regierungssprecher bzw. der Pressestelle der Staatskanzlei und dem jeweiligen Ministerium statt.
Es erscheint ein gemeinsamer Pressedienst der Staatskanzlei und der Ministerien (www.saarland.de, Medien und Informationen).
Für die gesamte Landesverwaltung ist die Verwendung des aktuell geltenden Erscheinungsbildes (Corporate Design) verbindlich. Näheres hierzu wird im Handbuch für die Anwendung des Erscheinungsbildes (CD-Manual) geregelt. Dies betrifft insbesondere die Geschäftsausstattung und die Publikationen der Landesregierung sowie alle Medien, die der Präsentation, der Information oder der Öffentlichkeitsarbeit dienen. Ausnahmen, sofern sie nicht im CD-Manual geregelt sind, müssen zur Genehmigung bei der für Öffentlichkeitsarbeit zuständigen Abteilung der Staatskanzlei vorgelegt werden; dies gilt auch für Fälle, in denen die Ministerien Ausnahmen für ihre nachgeordneten Behörden und Einrichtungen zulassen wollen.
Wichtige Vorhaben, Maßnahmen oder Entscheidungen, die zur Veröffentlichung bestimmt sind, werden grundsätzlich dokumentiert. Sie bedürfen in der Regel der Zustimmung der Dienststellenleitung.
Presseauskünfte und Interviews gegenüber Medien werden grundsätzlich nur von der zuständigen Pressesprecherin oder dem zuständigen Pressesprecher gegeben. Andere Mitarbeitende aus den Ministerien haben hierfür die Zustimmung der Staatssekretärin oder des Staatssekretärs einzuholen. Presseanfragen an andere als die dafür zuständigen Stellen sind unverzüglich an diese weiterzuleiten.
Bei der Beteiligung von Presse, Funk und Fernsehen ist auf die datenschutzrechtlichen Belange betroffener Bürgerinnen und Bürger und Mitarbeitender Rücksicht zu nehmen. Bei Veröffentlichungen ist rechtzeitig vorab und ohne Anwesenheit der Medien das Einverständnis der Betroffenen einzuholen.
Jedes Ressort pflegt die ihm zugeordneten Leistungen im saarländischen Serviceportal sowie die Themeninhalte in den jeweiligen Webportalen des Internetauftrittes „saarland.de“ gemäß den übergreifenden Regeln, auch bzgl. Barrierefreiheit, auf dem jeweils aktuellen Sachstand. Vorlagen an den Ministerrat, parlamentarische Anfragen, Bundesrats- und Europaangelegenheiten
Die Zusammenarbeit zwischen den obersten Landesbehörden richtet sich nach dem in der Geschäftsordnung der Regierung des Saarlandes vorgegebenen Verfahren.
Ministerratsvorlagen müssen entscheidungsreif vorbereitet werden. Zwischen den obersten Landesbehörden auch nach Abschluss der internen Abstimmung auf Leitungsebene strittig gebliebene Punkte sind in der Vorlage besonders aufzuführen.
Werden nach Abschluss der internen Ressortabstimmung erneut von der federführenden obersten Landesbehörde inhaltliche Veränderungen bezüglich der abgegebenen Stellungnahmen oder den vorgeschlagenen Formulierungen vorgenommen, muss die betroffene beteiligte oberste Landesbehörde rechtzeitig hierüber vor der Sitzung des Ministerrats informiert werden. Die Änderungen sind in der Vorlage an den Ministerrat kenntlich zu machen. Erfolgt keine erneute Ressortbeteiligung, oder werden die Änderungen in der Ministerratsvorlage nicht entsprechend kenntlich gemacht, wird auf Antrag der betroffenen obersten Landesbehörde die Beratung der Vorlage im Ministerrat zurückgestellt; es sei denn, die Ministerpräsidentin oder der Ministerpräsident oder – bei Abwesenheit – ihre oder seine Vertretung erkennen die Dringlichkeit der Behandlung der Vorlage an.
Die Formvorgaben und inhaltliche Ausgestaltung der Ministerratsvorlagen richten sich nach den in der Anlage 1 zu dieser Geschäftsordnung enthaltenen Vorgaben zur Intensivierung der Ministerratsarbeit.
Anfragen, Europaangelegenheiten Das Nähere zu Bundesratsangelegenheiten, parlamentarischen Anfragen und Europaangelegenheiten regelt die Geschäftsordnung der Regierung des Saarlandes. Schlussbestimmungen
Die Gemeinsame Geschäftsordnung der obersten Landesbehörden tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft.
Gleichzeitig tritt mit Inkrafttreten der Gemeinsamen Geschäftsordnung der obersten Landesbehörden die Gemeinsame Geschäftsordnung der obersten Landesbehörden vom 16. Oktober 2001 (GMBl. Saar S. 374) außer Kraft. Anlage 1 zur Gemeinsamen Geschäftsordnung der obersten Landesbehörden (GGO) Regelungen zur Vorgangsbearbeitung 1. Posteingänge
Eingänge sind alle Dokumente, die in Papierform oder in elektronischer Form zugeleitet werden. E-Mails sind auch Dokumente in elektronischer Form und werden analog den Vorschriften für eingescannte Dokumente behandelt. Alle Eingänge sind über die vorgesehenen Arbeitsabläufe an die jeweiligen Arbeitseinheiten weiterzuleiten. Dabei sind papierschriftliche Eingänge zuvor gemäß der jeweiligen Scananweisung der Ressorts zu scannen. Soweit erforderlich, ist die genaue Eingangszeit in den Meta-Daten des Dokumentes festzuhalten. Werden Postsendungen gemäß Scananweisung nicht gescannt oder in sonstigen Fällen für eine papierschriftliche Verarbeitung vorgesehen, sind die Schriftstücke mit einem Eingangsstempel zu versehen. Im Falle des Eingangs von Einschreiben werden diese zusammen mit dem Umschlag gescannt. In den Meta-Daten wird an einheitlicher Stelle der Begriff „Einschreiben“ eingefügt. Näheres regelt die jeweilige Scananweisung.
Alle Postsendungen, die persönlich adressiert sind, werden von der Poststelle gemäß der speziellen Anweisungen der jeweiligen Scananweisung des betroffenen Ressorts verarbeitet. Persönlich an eine bestimmte Person gerichtet sind Posteingänge: — in denen der Name in der Adresse vor der Dienststellenbezeichnung angegeben ist oder — die mit „persönlich“ gekennzeichnet sind. Posteingänge, die den Zusatz „zu Händen“ tragen, gelten nicht als persönlich adressierte Post. Sie werden von der Poststelle geöffnet und in den allgemeinen Scanprozess und Geschäftsgang gegeben.
Persönliche Postsendungen, die dienstliche Relevanz besitzen, werden nach Öffnen durch die betreffende Person unverzüglich der Scanstelle zur weiteren Verarbeitung zugeleitet. Näheres regelt die jeweilige Scananweisung. Falls persönlich adressierte Postsendungen versehentlich geöffnet werden, werden diese wieder verschlossen und mit dem Vermerk „Versehentlich geöffnet von ..........“ (Name, Datum, Unterschrift) versehen.
Die an die Mitglieder der Landesregierung oder deren Büros gerichtete Post wird gemäß der jeweiligen Scananweisung gescannt und umgehend an die hierfür zuständige Stelle weitergeleitet.
Posteingänge in Ministerrats-, Landtags, Bundestags- und Bundesratsangelegenheiten werden von der Poststelle unmittelbar nach dem Scanvorgang den für diese Aufgaben zuständigen Referaten zugeleitet. Den Verbleib des Papierdokumentes regelt die jeweilige Scananweisung.
Verschlusssachen dürfen nur von den namentlich genannten Mitarbeitenden oder deren Vertretungen geöffnet werden. Sofern Verschlusssachen in der Poststelle vorgelegt werden, werden sie unverzüglich an die für Verschlusssachen zuständige Stelle weitergeleitet. Im Übrigen ist nach den Vorschriften der Verschlusssachenanweisung des Saarlandes zu verfahren.
Vorgänge vertraulichen Inhalts sowie elektronische Datensätze mit personenbezogenen Daten sind so zu behandeln, dass sie Unbefugten nicht bekannt werden. Personalangelegenheiten müssen stets vertraulich behandelt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass nur die unmittelbar mit der Bearbeitung betrauten Mitarbeitenden zu Personalvorgängen und Personalakten Zugang haben. Zugriffsrechte auf Systeme oder Systemkomponenten mit personenbezogenen Daten sind auf das Nötigste zu begrenzen. Näheres regelt die Scananweisung.
Der Eingang von Schecks, Wertbriefen wird von der Poststelle in einem Posteingangsbuch gesondert registriert. Sofern keine persönliche Adressierung vorliegt, werden Wertbriefe ungeöffnet an die Haushaltsbeauftragten weitergeleitet. Auf dem Kuvert der Wertbriefe wird die Nummer der Registrierung vermerkt.
Alle sonstige Eingangspost leitet die Poststelle unmittelbar nach dem Scanvorgang elektronisch den zuständigen Abteilungen zu. Schreiben aus dem Bereich der Medien werden nach dem Scanvorgang den für die Pressearbeit zuständigen Stellen zugeleitet. Näheres regelt die Scananweisung. 2. Behandlung besonderer Eingänge
Der Ministerin oder dem Minister werden im Regelfall Eingänge von besonderer Bedeutung und solche, deren Vorlage durch sie oder ihn angeordnet wurde, zugeleitet. Näheres regelt die Scananweisung.
Alle Eingänge, die der Ministerin oder dem Minister vorgelegen haben, werden über ihre Staatssekretärin oder ihren Staatssekretär weitergeleitet. Soweit die Scananweisung keine abweichende Behandlung vorsieht, werden diese vor Zuleitung in die Abteilung in der Scanstelle digitalisiert. 3. Vorlagepflicht Alle Mitarbeitenden legen alle Dokumente, die ihnen, auf Papier oder in elektronischer Form, unmittelbar zugeleitet wurden, ihrer Bedeutung wegen jedoch der Dienststellenleitung zur Kenntnis gebracht werden müssen, auf dem Dienstweg vor. Vor der Zuleitung sind Papierdokumente gemäß Scananweisung zu scannen. 4. Sicht- und Arbeitsvermerke
Auf Eingängen und Entwürfen werden durch das Dokumentenmanagementsystem (DMS) automatisiert Sichtvermerke angebracht. Arbeitsvermerke können in den dafür vorgesehenen Meta-Daten zusätzlich ergänzt werden. Dabei ist im DMS die jeweilige Rolle klar zu bezeichnen (z. B. RL A1, AL D, etc.)
In Papierform müssen Sicht- und Arbeitsvermerke (Geschäftsgangvermerke) handschriftlich angebracht werden. In diesen Fällen sind sie farblich zu unterscheiden. Hierfür benutzen: die Ministerpräsidentin oder der Ministerpräsident und die Ministerinnen oder Minister den Grünstift, die Staatssekretärinnen oder Staatssekretäre den Rotstift, die Abteilungsleiterinnen oder Abteilungsleiter den Violettstift. Bei weiteren politischen Ämtern entscheidet die Ministerpräsidentin oder der Ministerpräsident bzw. die jeweilige Ministerin oder Minister. Die vorgenannten Farbstifte sind ausgeschlossen.
Arbeitsvermerke können im DMS durch Auswahlfelder oder durch den Eintrag in die Meta-Daten des Vorgangs/Dokuments dargestellt werden. Folgende Verfügungen sind möglich: + = Schlusszeichnung vorbehalten, ++ = Schlusszeichnung durch Staatssekretär/-in, bR = bitte Rücksprache, bV = bitte Vorgang, Gg = Geschäftsgang, T = Terminsache, zV = zum Vorgang, zdA = zu den Akten, K. g. = Kenntnis genommen, z. K. = zur Kenntnis, KvA = zur Kenntnisnahme vor Abgang, KnA = zur Kenntnisnahme nach Abgang, wegl = Weglegesachen. Bei papierbasierten Vorgängen werden die o. g. Verfügung auf den betreffenden Dokumenten angebracht. Hierbei kann die Kenntnisnahme durch einen vertikalen Strich dokumentiert werden. 5. Zwischenbescheid
Nimmt die Bearbeitung eine längere Zeit in Anspruch, erfolgt eine Zwischennachricht. Dieser soll durch den Versand einer E-Mail bzw. eine andere elektronische Mitteilung erfolgen.
Privatpersonen kann zu Sachfragen formlos Auskunft gegeben werden. Besteht bei mündlichen Auskünften die Gefahr von Missverständnissen, so ist auf die Möglichkeit einer schriftlichen, vorzugsweise digitalen, Anfrage zu verweisen. Bestehen bei elektronischen Anfragen Zweifel an der Identität der Person, die Auskunft erbeten hat, so ist auf Zugangswege mit einem höheren Identifizierungsniveau (z. B. eID-Funktion des Personalausweises, Elsterzertifikat oder über die BundID/DeutschlandID) oder den Postweg zu verweisen. Anfragen, die offensichtlich anonym oder unter einem Pseudonym erfolgen, sind grundsätzlich nicht zu beantworten. Rechtsauskünfte, die eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordern, dürfen grundsätzlich nicht erteilt werden. Die speziellen Aufgaben von Pressestelle, Bürgerreferat oder Ombudsstellen bleiben hiervon unberührt. 6. Fristsetzung Fristen sollen so bemessen werden, dass sie eine sachgemäße Erledigung zulassen. Das Ende der Frist wird mit einem konkreten Datum angegeben. Können Fristen nicht eingehalten werden, wird die verfügende Stelle rechtzeitig benachrichtigt. 7. Aktenpläne und Aktenordnung
Die obersten Landesbehörden regeln ihre Aktenführung über eine Aktenordnung, soweit keine gesetzlichen, ressortübergreifenden oder länderübergreifenden Regelungen bestehen. Die Aktenordnung basiert auf Aktenplänen. Diese enthalten Angaben zu den Gliederungsmerkmalen der Akten, die sachbezogen zu vergeben sind. Hierbei sind die einheitlichen Regelungen für die Bildung von Aktenzeichen nach den Anforderungen des DMS-Systems zu befolgen. Ferner regelt die Aktenordnung die Registratur (Zwischenarchiv), die Aufbewahrungsfristen sowie die Aussonderung, soweit keine gesetzlichen, ressortübergreifenden, länderübergreifenden oder bundeseinheitlichen Regelungen bestehen. Die Aktenordnung ist, so weit wie möglich, im DMS an geeigneter Stelle zu hinterlegen. Die Aktenordnung ist regelmäßig zu evaluieren und fortzuschreiben.
Die dokumentenbasierte Aktenführung erfolgt grundsätzlich in dem dafür landesweit eingeführten DMS oder, soweit nicht anders möglich, in Papierform. In Ausnahmefällen können Dokumente in einem den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Aktenführung genügenden Fachverfahren gehalten werden. Es gelten die Regelungen des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung im Saarland (E-GovernmentGesetz Saarland – E-GovG SL).
Bezüglich der Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Akten wird auf die Bestimmungen des Saarländischen Archivgesetzes (SArchG) verwiesen.
Insbesondere sind gemäß § 8 SArchG im Zuge einer Aussonderung ausnahmslos alle Unterlagen dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten. Dies betrifft auch Unterlagen mit besonderer Geheimhaltung sowie Unterlagen, die aufgrund datenschutzrechtlicher Vorgaben zu löschen sind. Eine ordnungsgemäße und datenschutzgerechte Löschung oder physische Vernichtung ist nach Freigabe des Landesarchivs sicherzustellen. Bei Aussonderung ist darauf zu achten, dass hierbei Unbefugte nicht von solchen Vorgängen Kenntnis nehmen können, die allgemeinen (z. B. Saarländisches Verwaltungsverfahrensgesetz) oder besonderen Geheimhaltungsvorschriften (z. B. Abgabenordnung, Sozialgesetzbuch I, Sozialgesetzbuch X, Strafgesetzbuch, Bundesstatistikgesetz) unterliegen. Die Vernichtung von Verschlusssachen erfolgt nach den Vorschriften der Verschlusssachenanweisung. Der Aussonderungs- und Vernichtungsprozess aus einem DMS wird durch eine gesonderte Anweisung im Rahmen der DMS Einführung geregelt.
Die Löschung von Akten aus dem DMS erfolgt gemäß gesonderter zentraler Anweisung. Die hausinterne Aktenvernichtung von Papierakten soll aus datenschutzrechtlichen Gründen nur unter Kontrolle von Landesbediensteten durchgeführt werden. Dabei ist ein Protokoll anzufertigen, das Angaben zum Inhalt und Umfang der vernichteten Akten enthält. Das Protokoll ist von den bei der Vernichtung anwesenden Landesbediensteten zu unterschreiben.
Ein privater Dienstleister darf mit der Vernichtung sensiblen Schriftgutes nur beauftragt werden, wenn er zuverlässig ist und das Schriftgut ordnungsgemäß und datenschutzgerecht so entgegengenommen, transportiert und unverzüglich vernichtet wird, dass Unbefugte weder Daten zur Kenntnis noch Schriftstücke an sich nehmen können. 8. Dienstsiegel
Die Staatssekretärinnen und Staatssekretäre oder die von ihnen beauftragten Stellen bestimmen, welche Mitarbeitenden ein Dienstsiegel führen dürfen. Der Kreis dieser Mitarbeitenden ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.
Dienstsiegel sind fortlaufend zu nummerieren, von der zuständigen Abteilung listenmäßig zu erfassen und nur gegen Empfangsbescheinigung auszuhändigen. Dienstsiegel sind unter Verschluss zu halten. Ihr Verlust ist der zuständigen Abteilung oder der Dienststellenleitung unverzüglich anzuzeigen. Das Nähere regeln das Saarländische Hoheitszeichengesetz und die hierzu ergangene Saarländische Hoheitszeichenverordnung.
Alternativ ist auch der Einsatz eines elektronischen Siegels gemäß eIDAS-Verordnung oder im Rahmen des § 2a Absatz 6 Onlinezugangsgesetz (OZG) möglich. Absatz 1 und 2 gelten hierbei sinngemäß. 9. Vertraulichkeit 9.1 Amtsverschwiegenheit Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, in allen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu wahren. Die Vorschriften des Saarländischen Beamtengesetzes sowie das jeweils geltende Arbeits- und Tarifrecht finden Anwendung. 9.2 Behandlung vertraulicher Schriftstücke, Verschlusssachen
Alle Protokolle des Ministerrates und der Besprechungen der Staatssekretärinnen und Staatssekretäre sowie Personalsachen sind als vertrauliche Vorgänge zu behandeln, auch wenn sie nicht als solche gekennzeichnet sind. Sie sind wie andere Vorgänge, die mit dem Vermerk „vertraulich“ gekennzeichnet sind, durch ein geeignetes Rechte- und Rollenkonzept in elektronischen Systemen bei ihrer Bearbeitung, Versendung und Verwahrung sowie ggfls. durch weitere geeignete Maßnahmen vor unbefugter Einsichtnahme oder Vervielfältigung zu schützen.
Amtlich geheim zu haltende Verschlusssachen (z. B. Schreiben mit der Einstufung „VS – Nur für den Dienstgebrauch“, „VS – Vertraulich“, „Geheim“ oder „Streng Geheim“) sind nach der Verschlusssachenanweisung zu behandeln. 10. Hausordnung 10.1 Besucherinnen und Besucher
Soweit ein Empfang eingerichtet ist, sollen Besucherinnen und Besucher in Diensträume nur nach Anmeldung am Empfang eingelassen werden.
Zur Erleichterung für die Besucherinnen und Besucher soll in der Nähe der Eingangstür an gut sichtbarer Stelle ein Behördenwegweiser angebracht werden; Gleiches gilt für zusätzliche Hinweisschilder in unübersichtlichen Stockwerken oder Gängen von Dienststellen. Abweichend hiervon können auch elektronische Leitsysteme eingesetzt werden. 10.2 Dienstzimmer und Ausstattungsgegenstände
Die Dienstzimmer werden von dem hierfür zuständigen Referat zugewiesen. Verluste und Beschädigungen von Einrichtungsgegenständen sind anzuzeigen. Der Verlust oder das Bekanntwerden von elektronischen Authentifizierungen und digitalen Endgeräten ist umgehend beim Informationssicherheitsbeauftragten sowie der für IT zuständigen Organisationseinheit zu melden.
Schutzwürdige Papierakten und Wertgegenstände sind vor Verlassen des Zimmers angemessen zu sichern.
Der Zugang zu elektronischen Systemen ist zu sperren. Weiteres regelt die jeweilige IT-Sicherheitsrichtlinie. 11. Mustervordrucke 11.1 Mustervordruck für Organigramme 11.2 Mustervordruck für Geschäftsverteilungspläne 12. Aufbauschemata für Vorlagen an den Ministerrat Abteilung A Aufgaben (lt. GVP) Name Abteilung D Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Staatssekretär/in Ständige/r Vertreter/in des M inisters/der M inisterin Name Tel. Leiter/in der obersten Landesbehörde Name Tel. Abteilung C Aufgaben (lt. GVP) Name Referat C/1 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat C/3 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat C/4 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat C/2 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat D/4 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. AdM/3 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat D/2 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat D/3 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Beauftragte Beauftragte/r für den Haushalt Name Tel. E-Mail: Informationssicherheitsbeauftragte/r Name Tel. E-Mail: Behördliche/r Datenschutzbeauftragte/r Name Tel. E-Mail: Inklusionsbeauftragte/r des Arbeitgebers Name Tel. E-Mail Sicherheitsbeauftragte für ArbeitsSchutz und Unfallverhütung Name Tel. E-Mail Geheimschutzbeauftragte/r Name Tel. E-Mail Antikorruptionsbeauftragte/r Name Tel. E-Mail Nachhaltigkeitsbeauftragte/r Name Tel. E-Mail Bürgerbeauftragte/r Name Tel. E-Mail Beauftragte/r für betriebliches Gesundheitsmanagement Name Tel. E-Mail Abteilung B Aufgaben (lt. GVP) Name Referat B/1 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat B/3 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat B/2 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat B/4 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat B/5 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat A/1 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat A/3 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat A/2 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat A/4 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat C/5 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat A/5 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. M inisterbüro AdM/1 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. AdM/2 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Nachgeordneter Bereich: Adresse Ort Tel.: Fax: E-Mail: Stabsstelle Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Referat D/1 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Oberste Landesbehörde Organisationsplan Stand: Referat D/5 Aufgaben (lt. GVP) Name Tel. Vors. des örtlichen Personalrates Name Tel. Vors. des Hauptpersonalrates Name Tel. Frauenbeauftragte Name Tel. Vertrauenspersonen für die Belange behinderter M enschen / Schwerbehindertenvertretung Name Tel. Vertrauensperson der Gesamtschwerbehindertenvertretung Name Tel. Adresse Ort Tel.: Fax: E-Mail: Platzhalter für aktuelles Logo gemäß Corporate Design Mustervordruck für Geschäftsverteilungsplan Name der obersten Landesbehörde GESCHÄFTSVERTEILUNGSPLAN Stand: Datum Platzhalter für aktuelles Logo gemäß Corporate Design Seite Abteilung X (Aufgaben) z.B. Verwaltung, Recht Abteilungsleitung: Name, Vorname, Dienstbezeichnung Vertretung: N.N. Vorzimmer: N.N. Schreibdienst: N.N. N.N. * *) Teilzeit Seite OLB-GESCHÄFTSVERTEILUNGSPLAN Stand: Datum Seite Aufgabenhauptgruppen: z.B. Allgemeine Organisation, Innerer Dienst sowie Informations- u. Kommunikationstechnik, Verwaltungsmodernisierung, Haushalt Referat X/1 LEITUNG: Name, Vorname, Dienstbez. Vertretung: N.N. a) Bearbeitung SACHGEBIET b) Vertretung Aufgabengruppen: z.B. 1. Personalplanung, Personalentwicklung, a) N.N. Koordinierung von Personalangelegenheiten, Amts-/Dienstbezeichnung Stellenplanentwicklung b) N.N. Allgemeine Organisationsangelegenheiten des Amts-/Dienstbezeichnung gesamten Geschäftsbereichs, Überprüfung von Verfahrensabläufen und der Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung (so weit nicht bei A/3) 2. a) N.N. Amts-/Dienstbezeichnung b) N.N. Amts-/Dienstbezeichnung 3. a) N.N. Amts-/Dienstbezeichnung 4. a) N.N. Amts-/Dienstbezeichnung b) N.N. Amts-/Dienstbezeichnung Seite Anhang zum Geschäftsverteilungsplan a) Mitglieder des örtlichen Personalrats bei OLB Name, Vorname Vorsitzende/r N.N. 1. stellv. Vorsitzende/r N.N. 2. stellv. Vorsitzende/r N.N. N.N. N.N. N.N. N.N. N.N. b) Mitglieder des Hauptpersonalrats bei OLB Name, Vorname Vorsitzende/r N.N. 1. stellv. Vorsitzende/r N.N. 2. stellv. Vorsitzende/r N.N. N.N. c) Beauftragte gem. § 15 GGO 1...... 2..... 3..... 4..... 5..... 6..... 7..... Seite Aufbauschemata für Vorlagen an den Ministerrat Vorbemerkung Die Ministerratsvorlagen werden im Rahmen eines Gremieninformationssystems über die Staatskanzlei auf elektronischem Weg verteilt und den Staatssekretärinnen und Staatssekretären sowie der Ministerpräsidentin oder dem Ministerpräsidenten und den Ministerinnen und Ministern auf ihren elektronischen Endgeräten in einheitlicher Form verfügbar gemacht. Hierfür ist die Nutzung einer einheitlichen Dokumentenvorlage erforderlich. Seite Titel der Vorlage Vermerk Vorblatt zur Vorlage an den Ministerrat Titel der Vorlage Abstimmungsübersicht Federführung Beteiligte Ressorts Keine Stellungnahme Ergebnis der Abstimmung Einwendungen/ Bedenken Einverstanden § 9 GOReg Vorlage Seite StK MWIDE MFW MIBS MASFG MBK MUKMAV MdJ Federführung: SAARLAND Tel.: (0681) 501 - Ressort Mail: @ AZ: Saarbrücken, Datum Seite Vorlage an den Ministerrat Titel der Vorlage A. Beschlussvorschlag Beschlussfassung der Landesregierung B. Problem und Ziel Darstellung der Ausgangslage, der Forderungen und ihren Begründungen, der gegenwärtigen Sach- und Rechtslage, der Entwicklungen, der Mängel, der qualitativen und quantitativen sachlichen und persönlichen Betroffenheit hinsichtlich des Vorhabens sowie der Ergebnisse der Problemanalyse (Ursachen und Faktoren) und der Zielsetzung. C. Lösung Darstellung der generell geeigneten Handlungsinstrumente durch die das Ziel vollständig oder mit vertretbaren Einbußen erreicht werden kann. Herausstellen des günstigsten Handlungsinstruments D. Alternativen Darstellung der Handlungsalternative des Nichthandelns und der sonstigen Alternativen. E. Finanzielle Auswirkungen 1. Haushaltsausgaben ohne Vollzugsaufwand Darstellung der entstehenden zusätzlichen Kosten und Ausgaben bzw. Mindereinnahmen für die Haushalte des Landes und die Deckungsmöglichkeiten. Stehen Kosten und Nutzen in einem angemessenen Verhältnis, sind Kostenbelastungen für die Normadressaten zu erwarten und sind diese zumutbar. 2. Vollzugsaufwand Darstellung der Behörden oder sonstige Stellen, die den Vollzug vornehmen und des damit verbundenen Vollzugsaufwandes. 3. Konnexitätsrelevanz Darstellung, ob es sich um eine konnexitätsrelevante Übertragung einer neuen Aufgabe (durch Gesetz) oder die Veränderung bestehender und übertragbarer Aufgaben (durch Gesetz oder Rechtsverordnung) handelt. Falls dies bejaht wird, Darstellung, wie das federführende Ressort dies berücksichtigt hat und in welchem Umfang für die Haushalte der Kommunen Kosten entstehen bzw. welche Deckungsmöglichkeiten bestehen F. Sonstige Kosten Seite G. Auswirkungen auf Deregulierung und Bürokratie Darstellung des Aufwandes und der Belastung für Bürger und Wirtschaft, der Auswirkungen auf den vorhandenen Normbestand (möglicher Entfall anderweitiger Regelungen) und geplante Programme, der Vermeidung neuer Vorschriften, Erfordernis des Regelungsumfangs und der Regelungstiefe (insb. Vermeidung unzulässiger Doppelregelungen), Verzichtbarkeit von Mitwirkungspflichten und -vorbehalte oder Kontrollakte (Mehraugenprinzipien), Vereinfachung von Genehmigungsverfahren (Beschleunigungsgebot). H. Auswirkungen auf besondere Politikbereiche Darstellung der Auswirkungen in Bezug auf: - Familienpolitik, - Gleichstellungspolitik, - Generationengerechtigkeit (Jugend-Check), - Nachhaltigkeit (Nachhaltigkeits- und Klimacheck) - Digitalisierung (insb. Digitalisierungsrendite) I. Interne Abstimmung / Beteiligung Dritter 1. Interne Anhörung 2. Externe Anhörung [J. Zeitliche Befristung (FAKULTATIV; Angabe erfolgt nur, wenn Befristung besteht)] Darstellung, ob die Geltungsdauer beschränkt werden kann oder soll, wie lange die Regelung benötigt wird, ob eine befristete Regelung „auf Probe“ vertretbar ist. Anlage 2 zur Gemeinsamen Geschäftsordnung der obersten Landesbehörden (GGO) Staatskanzlei des Saarlandes Am Ludwigsplatz 14 66117 Saarbrücken #BerufsSaarländer*in in Führung - Führungskräfteleitbild der Saarländischen Landesverwaltung Mit Ministerratsbeschluss vom 11. Juni 2024 trat das neue Führungskräfteleitbild der Saarländischen Landesverwaltung in Kraft. Das Leitbild wurde unter Beteiligung von Mitarbeitenden, Referats- und Abteilungsleitungen aller Ressorts sowie den Beschäftigtenvertretungen erarbeitet. Die Saarländische Landesverwaltung ist den Bürgerinnen und Bürgern des Landes verpflichtet. Ihr Handeln ist auf das Wohl des Landes und seine nachhaltige Entwicklung ausgerichtet. Dafür braucht es eine starke Verwaltung, die ihrer Kernaufgabe nachkommt: Die Organisation und Gewährleistung einer qualitativ herausragenden, wertegeleiteten und nachhaltigen Daseinsvorsorge. Die Saarländische Landesverwaltung richtet darauf ihr Selbstverständnis aus. Die Saarländische Verwaltung befähigt ihre Beschäftigten zu einem kompetenzgeleiteten und am Gemeinwohl orientierten Dienst. Ihren Führungskräften kommt dabei eine herausgehobene Stellung im Umgang mit ihren Mitarbeitenden sowie mit den Bürgerinnen und Bürgern zu. Sie tragen zur Funktionsfähigkeit sowie zu einem erfolgreichen Handeln der Saarländischen Landesverwaltung bei. Dieses Leitbild unterstützt die Dienststellen bei dem Erfüllen ihres gesetzlichen und gesellschaftlichen Auftrags. Vor dem Hintergrund der vielfältigen, aktuellen Führungsherausforderungen sind persönliche, fachliche, soziale und methodische Führungskompetenzen notwendig, um Führungsaufgaben optimal wahrnehmen zu können (s. u., wenngleich die einzelnen Kategorien nicht vollständig trennscharf sind). Sie zu vermitteln ist Aufgabe der saarländischen Verwaltung. Das Handeln in Übereinstimmung mit diesem Führungskräfteleitbild ist ein Führungsauftrag und gleichzeitig ein Versprechen an die Mitarbeitenden. Im Sinne einer permanent im Wandel befindlichen Führung sollen Vorgesetzte mit u. g. Kompetenzen ihre Mitarbeitenden motivieren, Vorbilder sein, zum Denken anregen und individuell unterstützen. Die Landesverwaltung setzt sich dabei aktiv für die Förderung junger Nachwuchskräfte und Weiterentwicklung von #BerufsSaarländerinnen und #BerufsSaarländern in Führung ein. Alle neuen Führungskräfte der Landesverwaltung ab stellvertretender Leitungsfunktion nehmen daher verbindlich an einem speziell für diese Zielgruppe entwickelten Führungskräfteseminar teil. Ziele der Saarländischen Führungskräfteentwicklung: • Führungskräfte bestmöglich auswählen, binden und entwickeln und somit Standards für eine hohe Qualität an Führungs- und Mitarbeitendenleistungen zu setzen, • Führungskräfte zur Umsetzung der Ziele und des (digitalen) Transformationsprozesses der Landesverwaltung und zur effizienten Bewältigung von Gegenwarts- und Zukunftsaufgaben zu befähigen, • durch verständliches, transparentes (Führungs-)handeln den demokratischen Willens- und Meinungsbildungsprozess zu unterstützen, • und somit das Vertrauen der Mitarbeitenden und der Öffentlichkeit in die Zukunftsfähigkeit und Integrität der Landesverwaltung zu fördern. Staatskanzlei des Saarlandes Am Ludwigsplatz 14 66117 Saarbrücken •Zeitmanagement, Selbstorganisation und -motivation •Flexibilität und Veränderungsbereitschaft •Durchhaltevermögen •digitale Souveränität und digitales Mindset •Resilienz •Selbstreflexion und Selbstbewusstsein •Authentizität PERSÖNLICHE KOMPETENZEN ...Umgang mit sich selbst im Arbeitskontext: Fähigkeiten, Eigenschaften und Einstellungen, in denen sich die innere Haltung zur Arbeit ausdrückt. •fachspezifisches Wissen •Verwaltungswissen (Tarif-, Dienst-, Vergabe-, Verwaltungs-, Organisations- und Haushaltsrecht) •IT-Kenntnisse (Hard-/Software, IT-Sicherheit, Datenschutz) •Rhetorik •Arbeitsschutz- und Sicherheit •Gesundheitsmanagement •Nachhaltiges Verwaltungshandeln FACHLICHE KOMPETENZEN ...in Studium, Ausbildung und Weiterbildung erworbene Fähigkeiten, fachbezogenes und fachübergreifendes Wissen anzuwenden, zu verknüpfen und kritisch zu prüfen. •Kommunikationsfähigkeit •Offenheit, Teamfähigkeit und Fähigkeit zu Delegieren •Kritik- und Konflliktfähigkeit •Verhandlungsgeschick, Überzeugungskraft und Durchsetzungsvermögen •Zuverlässigkeit, Fürsorge, Vertrauens- und Fehlerkultur •Motivationsfähigkeit, Empathie und Wertschätzung •Personalentwicklungskompetenz •Sensibilität für Diversität, Gleichstellung und Generationengerechtigkeit •digitale Zusammenarbeit (Tools, Moderation) SOZIALE KOMPETENZEN ...Fähigkeit, im Arbeitskontext mit anderen zu interagieren (Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kolleg*innen, Führung von Mitarbeitenden). •Analytisches, proaktives und strategisches Denken •Problemlöse- und Organisationsfähigkeit •Entscheidungsfähigkeit •Innovationsfähigkeit und Agilität •Zielorientierung und Qualitätsmanagement •Informationsbeschaffung und Steuerung •Präsentationsfähigkeit •Wissensmanagement •Prozessmanagement •Projektmanagement und Schwerpunktsetzung METHODISCHE KOMPETENZEN ...(überfachliche) Fähigkeiten, Informationen zu beschaffen, zu strukturieren, auszuwerten, in Zusammenhänge einzuordnen und die daraus entstehenden Ergebnisse zu interpretieren und präsentieren.