Geschäftliche Behandlung der Grundbuchsachen (Grundbuchgeschäftsanweisung -GBGA)

1.1. Das Grundbuchamt führt Bezeichnung und Stempel des Amtsgerichts Saarbrücken und den Zusatz Saarländisches Grundbuchamt (SGBA). 1 AktO vgl. JVVS 1454/1.12.1967 mit Anlage. 2 GeschO vgl. JVVS 1463/7.2.2000. 3 8 5 1 26.1.2004 1.2. Die Geschäftsverteilung für die Bediensteten des Grundbuchamtes ist, auch bei nur kurzfristigen Regelungen, schriftlich festzuhalten. 1.3. Im Rahmen der Geschäftsverteilung ist sicherzustellen, dass a) Eintragungsanträge und -ersuchen, die sich auf mehrere Grundstücke oder grundstücksgleiche Rechte beziehen, in einer Geschäftsstellenabteilung, und zwar nach dem im Antrag erstgenannten Grundbuchblatt (führendes Blatt), bearbeitet und erledigt werden, b) bei Wohnungseigentumssachen größeren Umfangs (Reiheneintragungen) die Eintragung von Mithaftvermerken gemäß § 48 Abs. 1 der Grundbuchordnung (GBO) in die Zuständigkeit des Rechtspflegers oder der Rechtspflegerin fallen, der das führende Grundbuchblatt bearbeitet. 1.4. Ein Verzeichnis der Bediensteten und deren Vertretung, die für die Entgegennahme eines auf eine Eintragung gerichteten Antrags oder Ersuchens und die Beurkundung des Zeitpunkts, in welchem der Antrag oder das Ersuchen beim Grundbuchamt eingeht, bestellt sind (§ 13 Abs. 3 Grundbuchordnung), ist zu den Sammelakten zu nehmen. Anzugeben sind Anfangs- und Endtag der Zuständigkeit. 1.5. Die durch die Informationstechnik eröffneten Möglichkeiten zur Optimierung der Arbeitsorganisation sind voll zu würdigen.

2.1. An die Stelle des ursprünglich in Loseblattform oder in festen Bänden geführten Papiergrundbuchs tritt das maschinell geführte Grundbuch. Grundbuch im Rechtssinne ist nach Freigabe nunmehr der für Grundbucheintragungen bestimmte Datenspeicher (§ 128 GBO), wobei sich diese neue Grundbuchform vom Inhalt und Aufbau her nicht vom Papiergrundbuch unterscheidet. Die Anlegung des maschinell geführten Grundbuchs erfolgt in der in den §§ 8 bis 11 der Verordnung über die gerichtliche Zuständigkeit in 3 8 5 1 26.1.2004 Zivilverfahren und Verfahren der freiwilligen Gerichtsbarkeit vom 21. Februar 2001 (Amtsblatt S. 532) 3 näher beschriebenen Form. 2.2. Die in Papierform vorhandenen geschlossenen Grundbücher bleiben Grundbücher im Rechtssinn. Einsichtnahmen können nach den einschlägigen Vorschriften des Grundbuchverfahrensrechts jederzeit, aber nur im Grundbuchamt erfolgen. 2.3. Die Grundbuchbände sind so aufzubewahren, dass sie von Unbefugten nicht eingesehen werden können. Sie dürfen grundsätzlich nicht aus dem Gerichtsgebäude entfernt werden. In Ausnahmefällen ist eine kurzfristige Entfernung mit Genehmigung des Präsidenten oder der Präsidentin des Amtsgerichts zulässig. 2.4. Die Grundbuchbände sind in sicheren Räumen aufzubewahren. Sie sind vor Feuchtigkeit, Hitze und anderen schädlichen Einflüssen zu schützen. Bei Gefahr ist ihre Rettung vordringlich.

3.1. Grundakten dürfen grundsätzlich nicht herausgegeben werden. Die Herausgabe an deutsche Gerichte und Justizbehörden ist im Einzelfall zulässig, sofern die Überlassung der Akten nicht durch Fertigung von Ablichtungen ersetzt werden kann. Die Herausgabe erfolgt gegen Empfangsbekenntnis, bei Versendung durch die Post als Einschreiben oder unversiegeltes Wertpaket, jeweils gegen Rückschein oder per Dienstpost. Ersuchen ausländischer Stellen um zeitweilige Überlassung von Grundakten sind dem Ministerium der Justiz mit einer Stellungnahme vorzulegen. Die Pflicht zur Vorlage der Grundakten an Dienstaufsichtsbehörden bleibt unberührt. 3.2. Eine Urkunde ist nur gegen Empfangsbestätigung oder einen sonstigen Nachweis zurückzugeben. 3 Vgl. BS-Nr. 300-26. 3 8 5 1 26.1.2004 3.3. Urkunden, die Anlass zu Eintragungen im Grundbuch geben, brauchen einschließlich der darauf ergangenen Verfügungen erst nach vollständiger Erledigung des Eintragungsvorgangs in die Grundakte geheftet zu werden. Auf ihren Verbleib ist insbesondere bei Einsichtnahmen sorgfältig zu achten.

4.1. Außerhalb des Dienstes sollen die in Ziffer 1.4 genannten Bediensteten die Entgegennahme von Eintragungsanträgen ablehnen. 4.2. Der vorgeschriebene Eingangsvermerk (§ 13 Abs. 2 Grundbuchordnung, Nummer 5 Abs. 4 und 8 Geschäftsordnung für die Geschäftsstellen der Gerichte und Staatsanwaltschaften) 2 ist von den zur Entgegennahme von Eintragungsanträgen zuständigen Bediensteten (zentrale Eingangsstelle) anzubringen, denen er zuerst vorgelegt wird. Der Vermerk ist möglichst in die rechte obere Ecke der ersten Seite des Antrags zu setzen. Die Verwendung eines Stempels ist zulässig. 4.3. Mehrere gleichzeitig vorgelegte Anträge erhalten die gleiche Eingangszeit. 4.4. Nach Anbringen des Eingangsvermerks und Aufnahme der Falldaten in die elektronische Verarbeitung („Fallübersicht“) werden die Anträge oder Ersuchen mit den Grundakten den für die Erledigung zuständigen Dienstkräften vorlegt. - Eingehende Eintragungsanträge oder -ersuchen sind vordringlich und in der nachstehenden Reihenfolge zu bearbeiten: - Präsentation zur Sicherstellung des Eingangs und der Rangfolge (§ 17 Grundbuchordnung); - Erfassung mit Hilfe der Datenverarbeitung spätestens an dem auf den Eingang folgenden Arbeitstag („Fall erzeugen“); - Vorlage an die zuständige Servicegeschäftsstelle 4.5. Die zuständige Servicegeschäftsstelle erfasst umgehend, spätestens an dem auf den Eingang bei der Servicegeschäftsstelle folgenden Arbeitstag mit Hilfe der Datenverarbeitung die Daten der Liste 10 (Eingangsliste für Grundbuchsachen § 21 Abs. 6 Aktenordnung) 1. Ferner 3 8 5 1 26.1.2004 vermerkt sie zeitnah auf dem Antrag, ob und welche weiteren dasselbe Grundstück betreffenden Anträge eingegangen sind. Nach Erledigung weiterer Vorbereitungsarbeiten legt die Servicegeschäftsstelle – sofern sie nicht selbst für die Erledigung zuständig ist – den Antrag mit den Grundakten aller betroffenen Grundstücke dem Rechtspfleger oder der Rechtspflegerin vor. 4.6. Ist das Grundbuchamt für die Erledigung eines Eintragungsantrags örtlich nicht zuständig, ist dieser an das zuständige Grundbuchamt abzugeben, wenn der Rechtspfleger oder die Rechtspflegerin nicht anderweitig entscheidet. Enthält ein beim Grundbuchamt eingegangenes Schriftstück Anträge, für deren Erledigung auch ein anderes Grundbuchamt zuständig ist, erledigt das angegangene Grundbuchamt die in seinen Zuständigkeitsbereich fallenden Anträge. Danach übersendet es das Schriftstück oder eine beglaubige Abschrift dem anderen beteiligten Grundbuchamt, sofern nicht bekannt ist, dass die Anträge bei jedem beteiligten Grundbuchamt gestellt sind oder werden. Die Antragstellenden sind von der Abgabe zu benachrichtigen.

5.1. Die für die Führung des Grundbuchs zuständige Person veranlasst die Eintragung (Rechtspfleger/Rechtspflegerin oder Urkundsbeamter/- beamtin der Geschäftsstelle). 5.2. Jede Eintragung soll den Tag angeben, an dem sie wirksam geworden ist. Tag der Eintragung ist der Tag, an dem die Abspeicherung erfolgt und die unveränderliche Wiedergabefähigkeit eingetreten ist (§ 129 GBO). 5.3. Eintragungsverfügung: Bei Eintragungen in das maschinell geführte Grundbuch bedarf es keiner gesonderten Eintragungsverfügung.

3 8 5 1 26.1.2004 Die Bekanntmachung ist nach erfolgter Eintragung anzuordnen und zeitnah von der Servicegeschäftsstelle auszuführen. Im Falle einer Antragstellung durch einen Notar oder eine Notarin im Rahmen der Vollmacht des § 15 GBO ist diesem für jede der von ihm vertretenen Personen eine Abschrift der Eintragungsnachricht beizufügen, welche der Notar oder die Notarin an die jeweils von ihm vertretenen Personen weiter zu leiten hat.

7.1. Der Grundpfandrechtsbrief ist auf Verfügung des Rechtspflegers oder der Rechtspflegerin durch die Servicegeschäftsstelle herzustellen. 7.2. Von der Schuldurkunde, die nach § 58 Abs. 1 Grundbuchordnung mit dem Hypothekenbrief verbunden wird, ist eine beglaubigte Abschrift zu den Grundakten zu nehmen. 7.3. Im Fall des § 59 Grundbuchordnung haben sich die beteiligten Grundbuchämter über das Verfahren bei der Brieferteilung und –verbindung zu verständigen. Sind mehrere Grundbuchämter für die Änderung oder Ergänzung eines Gesamtbriefs zuständig, hat das Grundbuchamt, bei dem der Brief eingereicht wird, die Briefverbindung zu lösen und die einzelnen Briefe unter Hinweis auf den Antrag mit einer Bescheinigung der Vollzähligkeit des Gesamtbriefs – sowie erforderlichenfalls mit den in Nummer 7.2 bezeichneten Schriftstücken – an die beteiligten Grundbuchämter zu übersenden. Die Grundbuchämter senden die Briefe nach deren Änderung oder Ergänzung an das absendende Grundbuchamt zur Wiederherstellung der Verbindung zurück. Sind nur zwei Grundbuchämter beteiligt, übersendet das zuerst mit der Sache befasste Grundbuchamt nach Änderung oder Ergänzung seines Einzelbriefs die Vorgänge ohne Verbindung der Briefe an das andere Grundbuchamt zur weiteren Bearbeitung und Wiederherstellung des Gesamtbriefs. 3 8 5 1 26.1.2004 7.4. Über die Aushändigung jedes Briefes an Empfangsberechtigte muss sich ein Nachweis bei den Grundakten befinden. Die Aushändigung erfolgt durch Zustellung gemäß §§ 166 bis 190 der Zivilprozessordnung. Zustellungen an Kreditinstitute und Bausparkassen können auch gemäß § 174 Abs. 1 Zivilprozessordnung erfolgen. Auf dem Zustellungsnachweis sind die Geschäftsnummer und die Bezeichnung des Briefes (Gruppe und Nummer) zu vermerken.

Anträge von Privatpersonen, ihnen im Verwaltungsweg Einsicht in einzelne bestimmt bezeichnete Grundakten oder Gruppen von diesen zu gestatten, sind dem Präsidenten oder der Präsidentin des Amtsgerichts zur Entscheidung vorzulegen. Dem Antrag kann unter Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs stattgegeben werden, wenn dargelegt wird, dass dadurch unterstützungswürdige Zwecke, insbesondere wissenschaftlicher Art, gefördert werden. Hierbei muss sichergestellt sein, dass schützenswerte Belange der Grundstückseigentümer oder sonstiger Beteiligter nicht beeinträchtigt und die entnommenen Daten nicht missbräuchlich verwendet werden. Der Geschäftsgang des Saarländischen Grundbuchamtes darf durch die Einsicht nicht unangemessen belastet werden.

Noch in Papierform geführte Grundbücher sind bis spätestens 31. Dezember 2005 umzustellen. Gescannte Grundbücher, die handschriftliche Eintragungen enthalten, sind zur Vorbereitung einer in Zukunft anstehenden Umstellung auf ein maschinelles (Datenbank-)Grundbuch anlassbezogen bei der nächsten Bearbeitung umzuschreiben.

10.1. Diese AV tritt am 1. Februar 2004 in Kraft. 3 8 5 1 26.1.2004 10.2. Gleichzeitig wird die AV Nr. 19/1995 vom 15. September 1995 aufgehoben.