Richtlinie für den Umgang mit dienstlichen Signaturkarten
Für diese Vorschrift wurde keine §/Artikel-Gliederung sicher erkannt — der Text steht unten als Fließtext, ohne die sonst übliche Absatz-Feingliederung.
Ministerium der Justiz Stand: Juni 2019 Referat A5 Richtlinie für den Umgang mit dienstlichen Signaturkarten Präambel Mit einer elektronischen Signaturkarte kann mit Hilfe eines qualifizierten Zertifikats eine qualifizierte elektronische Signatur erzeugt werden. Eine elektronische Signatur sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Wenn mit einer Signaturkarte ein elektronisches Dokument „qualifiziert elektronisch signiert" wird, hat dies im Rechtsverkehr dieselbe Wirkung, als wäre das Dokument mit einer handschriftlichen Unterschrift versehen worden. Die qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht, die Identität des Gegenübers und die Integrität der Inhalte zweifelsfrei festzustellen. Jede mit einem qualifizierten Zertifikat erzeugte elektronische Signatur wird grundsätzlich der Person des Karteninhabers zugeordnet. 1. Geltungsbereich Diese Richtlinie gilt für die saarländischen Gerichte mit Ausnahme des Verfassungsgerichtshofs des Saarlandes und für die saarländischen Staatsanwaltschaften.
Aus Gründen der Vereinfachung und der besseren Lesbarkeit wird in dieser Richtlinie auf eine geschlechtersensible Schreibweise verzichtet. Die Richtlinie gilt geschlechtsunabhängig. 2. Bestellung eines Signaturkartenbeauftragten
Jedes Gericht und jede Staatsanwaltschaft, bei dem/der dienstliche Signaturkarten zum Einsatz kommen, bestellt einen Signaturkartenbeauftragten.
Der Signaturkartenbeauftragte ist für die Mitarbeiter Ansprechpartner zu Fragen betreffend den Umgang mit Signaturkarten und Zertifikaten. Er schult und sensibilisiert für den Umgang mit Signaturkarten und Zertifikaten und sorgt für die Wahrung dieser Richtlinie.
Der Signaturkartenbeauftragte zeigt offenkundige Mängel oder Schäden am System oder Verfahren des Rahmenvertragspartners unverzüglich dem Rahmenvertragspartner an. Er lässt Zertifikate unverzüglich widerrufen, wenn die darin enthaltenen Angaben nicht mehr den Tatsachen entsprechen. Er stellt sicher, dass bei dienstlichen Signaturkarten und Zertifikaten keine rechtswidrigen Pseudonyme verwendet werden. Ministerium der Justiz Stand: Juni 2019 Referat A5
Zum Jahresende übersendet der Signaturkartenbeauftragte jeweils eine aktuelle Liste mit den vorhandenen Signaturkarten an das Ministerium der Justiz. Diese weist aus: a) Namen und Vornamen des Karteninhabers b) Datum der Beschaffung und ggf. Sperrung oder Abgabe der Signaturkarte c) Datum der Aushändigung dieser Richtlinie an den Karteninhaber d) Datum der Entgegennahme des Umschlags mit der PUK sowie ggf. Datum einer Rückgabe des Umschlags mit der PUK an den Karteninhaber. 3. Beschaffung von Signaturkarten
Signaturkarten (einschließlich Ersatz- und Folgekarten) werden durch den Signaturkartenbeauftragten des Gerichts unter Mitwirkung des jeweiligen Mitarbeiters bei dem jeweiligen Rahmenvertragspartner für den Bezug von Signaturkarten beschafft. Rahmenvertragspartner ist derzeit die Bundesnotarkammer.
Die Beschaffung von Signaturkarten bei der Bundesnotarkammer erfolgt unter Anwendung des Gerichts-Ident-Verfahrens.
Der Mitarbeiter, für den eine Signaturkarte beschafft werden soll, erbringt die für die Erteilung der Signaturkarte notwendigen Mitwirkungsleistungen. Insbesondere gibt er sämtliche für den Antrag erforderlichen Daten vollständig und wahrheitsgemäß an und erbringt die geforderten Nachweise. Änderungen der Daten (z.B. Namensänderungen) sind unverzüglich dem Signaturkartenbeauftragten und dem Rahmenvertragspartner anzuzeigen.
Nach Erhalt der Signaturkarte bestätigt der Karteninhaber deren Empfang elektronisch. Hat der Karteninhaber vier Wochen nach Zustellung der Signaturkarte die Transport-PIN-Mitteilung noch nicht erhalten, informiert er den Signaturkartenbeauftragten und lässt das Zertifikat unverzüglich widerrufen, die Signaturkarte fachgerecht physisch zerstören und eine neue Signaturkarte anfordern. 4. Nutzungsberechtigung
Die Signaturkarte bzw. das Zertifikat dürfen nur zu dienstlichen Zwecken im Rahmen der übertragenen Aufgaben und nur durch den Karteninhaber verwendet werden.
Signaturkarten dürfen nicht an Dritte überlassen werden. Ministerium der Justiz Stand: Juni 2019 Referat A5
Der Karteninhaber beachtet etwaige Einschränkungen des Zertifikats und nutzt die Signaturkarte nicht, wenn ihm bekannt ist, dass das Zertifikat widerrufen oder das Wurzelzertifikat kompromittiert worden ist.
Der Karteninhaber zeigt offenkundige Mängel oder Schäden am System oder Verfahren des Rahmenanbieters unverzüglich dem Signaturkartenbeauftragten an.
Die Verwendung von Pseudonymen ist grundsätzlich nicht zulässig. 5. Aufbewahrung der Signaturkarte
Die Signaturkarte hat in den Diensträumen zu verbleiben und ist verschlossen aufzubewahren, sofern sie nicht genutzt wird. Ein Verbleib der Signaturkarte in dem Lesegerät erfolgt nur, wenn und solange sich der Karteninhaber an dem Arbeitsplatz befindet und weiterhin die Signaturkarte benötigt. Ist ein Mitarbeiter in mehreren Dienststellen eingesetzt, ist die Signaturkarte bei einem Transport von einer Dienststelle zur anderen Dienststelle in direktem persönlichen Zugriff zu verwahren. Ist es einem Mitarbeiter gestattet, auch außerhalb der Dienststelle seinen Dienst zu verrichten, ist die Signaturkarte ebenfalls in direktem persönlichen Zugriff zu verwahren.
Bei vorhersehbarer, längerer Abwesenheit von der Dienststelle (z.B. Elternzeit, Sabbatjahr) ist die Signaturkarte dem Signaturkartenbeauftragten des Gerichts zu übergeben. Dieser entscheidet im Einvernehmen mit dem Behördenleiter, ob die Signaturkarte sicher verwahrt, gesperrt und/oder vernichtet wird. Eine Verwahrung der Signaturkarte ist zu dokumentieren. 6. Geheimhaltung von PIN und PUK
PIN und PUK sind von dem Karteninhaber geheim zu halten und nicht an Dritte bekannt zu geben. Weder der Signaturkartenbeauftragte noch die Behördenleitung oder das Ministerium der Justiz werden den Karteninhaber zur Mitteilung der PIN auffordern.
PIN und PUK dürfen insbesondere nicht auf der Signaturkarte notiert oder direkt bei der Signaturkarte aufbewahrt werden; dies gilt auch während des Transports der Signaturkarte. Die PIN ist vom Karteninhaber verschlossen zu verwahren. Auf die Geheimhaltung der PIN ist auch bei Eingabe der PIN im Rahmen eines Arbeitsvorgangs zu achten. Insbesondere bei Publikumsverkehr sind geeignete Maßnahmen zur verdeckten PIN-Eingabe zu treffen.
Sofern der Verdacht besteht, dass eine PIN oder PUK bekannt geworden ist, ist der Signaturkartenbeauftragte unverzüglich darüber zu informieren. Die verwendete PIN oder PUK ist unverzüglich zu ändern. Ministerium der Justiz Stand: Juni 2019 Referat A5 7. Verwendung der PUK
Nach Erhalt der PUK legt der Karteninhaber die PUK in einen blickdichten Umschlag ein und verschließt diesen. Er versieht den verschlossenen Umschlag mit seinem vollständigen Namen (leserlich), dem Zusatz „verschlossen am [Datum]“ und seiner Unterschrift. Anschließend übergibt er den Umschlag dem Signaturkartenbeauftragten. Der Signaturkartenbeauftragte überprüft im Beisein des Karteninhabers die Integrität des Verschlusses und den Karteninhaber-Vermerk. Sodann verwahrt er den Umschlag verschlossen an einem sicheren Ort innerhalb des Gerichts oder der Staatsanwaltschaft. Der Signaturkartenbeauftragte ist nicht befugt, den Umschlag zu öffnen und sich Kenntnis von der PUK zu verschaffen.
Wurde die Signaturkarte durch eine mehrfache fehlerhafte PIN-Eingabe gesperrt, so ist unverzüglich der Signaturkartenbeauftragte zu informieren. Dieser übergibt den verwahrten Umschlag mit der PUK dem Karteninhaber. Dieser prüft im Beisein des Signaturkartenbeauftragten die Integrität des Verschlusses und den KarteninhaberVermerk. Die Entsperrung der Signaturkarte erfolgt durch den Karteninhaber. Dabei trägt der Karteninhaber dafür Sorge, dass kein Dritter – auch nicht der Signaturkartenbeauftragte – von der PUK Kenntnis erlangt. Sodann ist die PUK wieder nach Maßgabe von Absatz 1 verschlossen in Verwahrung zu geben.
Jede Übergabe des Umschlags mit der PUK ist durch den Signaturkartenbeauftragten zu dokumentieren und in der Liste nach Ziffer 3 Absatz 3 zu vermerken. 8. Wechsel der Dienststelle, Ausscheiden aus dem Dienst, Änderung der Daten
Bei einem Wechsel der Dienststelle innerhalb der Saarländischen Justiz wird die Signaturkarte zur neuen Dienststelle mitgenommen.
Bei einem Wechsel nach außerhalb der Saarländischen Justiz oder bei einem Ausscheiden aus dem Dienst ist das Zertifikat bei dem Rahmenvertragspartner sperren zu lassen und die Signaturkarte fachgerecht physisch zu zerstören.
Ändern sich die für die Ausgabe der Signaturkarte bzw. des Zertifikats maßgeblichen Daten (z.B. Namensänderung), hat der Karteninhaber dies unverzüglich dem Signaturkartenbeauftragten und dem Rahmenvertragspartner anzuzeigen. Bei Änderung der aus der Signaturkarte ersichtlichen persönlichen Daten ist das Zertifikat des Rahmenvertragspartners sperren zu lassen und die Signaturkarte fachgerecht physisch zu zerstören. Ministerium der Justiz Stand: Juni 2019 Referat A5 9. Sperrung und Vernichtung
Der Verlust oder Missbrauch einer Signaturkarte bzw. des Zertifikats sowie der Verdacht einer Manipulation durch Dritte ist dem Signaturkartenbeauftragte und der Bundesnotarkammer unverzüglich anzuzeigen und das betroffene Zertifikat sperren zu lassen.
Eine nicht mehr benötigte Karte ist nach vorheriger Sperrung des Zertifikats durch fachgerechte physische Zerstörung (z.B. durch Zerschneiden) unbrauchbar zu machen. 10. Inkrafttreten
Diese Dienstanweisung tritt am 03.06.2019 in Kraft.
Darüber hinaus ist diese Richtlinie jedem Mitarbeiter, für den eine Signaturkarte beschafft wird, auszuhändigen und das Datum der Aushändigung zu dokumentieren.