VerfRiBeS-HKR

(Stand: 05/2018) Rundschreiben des BMF vom 07.12.2017 Rundschreiben des BMF vom 22.05.2018

Anlage 1 - Satzbeschreibung der Buchungsunterlagen zu den Schnittstellen F13z Anlage 2 - Satzbeschreibung der Anordnungsunterlagen zu den Schnittstellen F15z

Anwendungsbereich(1) Die Richtlinie regelt das Verfahren zur Nutzung der elektronischen Schnittstellen (nachfolgend Schnittstellen) zum HKR-Verfahren. Sie beschreibt, auf welche Weise Daten für Anordnungen und Anweisungen aus einem automatisierten Verfahren eines Bewirtschafters oder einer Zahlstelle zum HKR-Verfahren übermittelt werden können, und definiert, welche Anforderungen dabei zu erfüllen sind.(2) Die Regelungen dieser Richtlinie sind von allen Stellen, die Haushaltsmittel des Bundes in einem automatisierten Verfahren im Sinne der VV Nr. 6 ZBR BHO bewirtschaften (Bewirtschafter) sowie von Zahlstellen, die ein automatisiertes Verfahren zur Abrechnung mit den Bundeskassen einsetzen, anzuwenden.(3) Beim Einsatz der automatisierten Verfahren nach Absatz 2 müssen die Regelungen der BestMaVB-HKR eingehalten werden.(4) Die Regelungen der VerfRiB-MV/TV-HKR sind, sofern in dieser Richtlinie nichts anderes geregelt ist, anzuwenden. (5) Die Regelungen für die Bundeskassen gelten für die Zentralkasse entsprechend.

Grundbegriffe und allgemeine Regelungen

Belegnummer des Bewirtschafters und „Unterteile“ eines Titelkontos

Belegnummer des BewirtschaftersDie achtstellige Belegnummer setzt sich aus dem Kalenderdatum der Erstellung der Sammelanordnung und einer für jeden Verarbeitungstag fortlaufend vergebenen Nummer zusammen. Tag und Monat sind jeweils zweistellig, das Jahr ist mit der letzten Ziffer der Jahreszahl anzugeben. Die laufende Nummer ist immer dreistellig, gegebenenfalls mit führenden Nullen anzugeben. In Absprache mit dem Kompetenzzentrum kann die Belegnummer auch durch eine im Haushaltsjahr eindeutige anderweitige Nummerierung ersetzt werden.

„Unterteile“ eines Titelkontos„Unterteile" eines Titelkontos (z. B. Straßenbauplan des Epl. 12) sind wie Objektnummern in das entsprechende Feld der Anordnung und der Buchungsbelege einzutragen. Die Datenstruktur der „Unterteile“ entspricht der eines Titelkontos.

BelegeBelege sind elektronische Unterlagen oder Unterlagen in Papierform, aufgrund derer Zahlungen und Buchungen angeordnet werden. Unterlagen im Sinne dieser Richtlinie sind Sammelanordnungen mit den Zahlungsverkehrs-, Buchungs- und Anordnungsunterlagen sowie die Einzelanordnungen F16 und F26.

ZahlungsverkehrsunterlagenZahlungsverkehrsunterlagen sind Zahlungsdateien für die beleglose Überweisung durch die Deutsche Bundesbank sowie die Deutsche Postbank AG. Der Aufbau der Zahlungsdateien muss den Bedingungen der Deutschen Bundesbank bzw. der Deutschen Postbank AG sowie den Vorgaben des Kompetenzzentrums entsprechen.

BuchungsunterlagenBuchungsunterlagen sind Buchungsdateien (F13z) mit Datensätzen nach vorgeschriebenem Aufbau (siehe Anlage 1), die je Sachbuchkonto die summierten Buchungsbeträge der Einzelzahlungen enthalten.

AnordnungsunterlagenAnordnungsunterlagen sind Anordnungsdateien (F15z) mit Datensätzen nach vorgeschriebenem Aufbau (siehe Anlage 2), die je Sachbuchkonto einzelne Zahlungs- und Buchungsdaten oder die Daten für andere Bewirtschaftungsvorgänge enthalten.

Einreichender Bewirtschafter (F13z/F15z)(1) Ein einreichender Bewirtschafter kann für mehrere Bewirtschafter Zahlungen und Buchungen mit den Schnittstellen F13z oder F15z an das HKR-Verfahren übermitteln, wenn die Anordnungsbefugnis dafür auf ihn übertragen wurde. Die Anordnung der Zahlungen und Buchungen erfolgt mit den Sammelanordnungen F13Z oder F15Z. Die Übertragung der Anordnungsbefugnis an den einreichenden Bewirtschafter ist in Nr. 2.4 geregelt.(2) Die Funktion als einreichender Bewirtschafter ist mit dem Vordruck „F15z/F13z-Antrag für Einreichende Bewirtschafter“ zu beantragen. Der Antrag ist von dem oder der zuständigen Beauftragten für den Haushalt zu unterschreiben und an die zuständige Bundeskasse zu übersenden, die den Antrag nach Prüfung an das Kompetenzzentrum weiterleitet. Im HKR-Verfahren werden die zugehörigen Bewirtschafternummern mit der des einreichenden Bewirtschafters verknüpft, um sicherzustellen, dass der Einreicher nur für die beantragten Bewirtschafternummern Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen bzw. Anordnungsdaten übermitteln kann. (3) Für die Verwendung der Schnittstellen F13z oder F15z als selbst einreichender Bewirtschafter ist die Nr. 4.1 bzw. Nr. 4.2 zu beachten.

Bewirtschafter der Einzelbuchung (F13z/F15z)(1) Ein Bewirtschafter kann Zahlungen und Buchungen durch einen einreichenden Bewirtschafter mit den Schnittstellen F13z oder F15z an das HKR-Verfahren übermitteln lassen, wenn er seine Anordnungsbefugnis auf den einreichenden Bewirtschafter übertragen hat (siehe Nr. 2.3).(2) Die Übertragung der Anordnungsbefugnis an den einreichenden Bewirtschafter erfolgt mit dem Vordruck „F15z/F13z-Antrag für Bewirtschafter der Einzelbuchung“. Der Antrag ist vom Beauftragten für den Haushalt zu unterschreiben und an die zuständige Bundeskasse zu übersenden, die den Antrag nach Prüfung an das Kompetenzzentrum weiterleitet.

Einlieferer (F13z/F15z)(1) Einlieferer sind ausschließlich Rechenzentren und Verfahrensbeauftragte, die Zahlungen und Buchungen für andere Bewirtschafter mit den Schnittstellen F13z oder F15z an das HKR-Verfahren übermitteln. Wesentliches Merkmal des Einlieferers ist, dass die Anordnungsbefugnis bei den jeweiligen Bewirtschaftern verbleibt.(2) Die Funktion als Einlieferer ist mit dem Vordruck „F15z/F13z-Antrag für Einlieferer“ zu beantragen. Der Antrag ist vom Verfahrensverantwortlichen zu unterschreiben und der zuständigen Bundeskasse zu übersenden, die den Antrag nach Prüfung an das Kompetenzzentrum weiterleitet. Zur eindeutigen Identifikation des Einlieferers vergibt das Kompetenzzentrum eine achtstellige Ziffernfolge, die Einlieferernummer.

Anordnung und Aufbewahrung der Unterlagen

Anordnung

Feststellung der rechnerischen RichtigkeitDie Abgabe der vollständigen und fehlerfreien Erklärung nach Nr. 1.1.2 der BestMaVB-HKR gilt als Feststellung der rechnerischen Richtigkeit im Sinne der Nr. 3.4.1 VerfRiB-MV/TV-HKR für die Sammelanordnungen (F13Z und F15Z), die aus einem automatisierten Verfahren erstellt werden. Es muss ausgeschlossen sein, dass die Sammelanordnungen nach Erstellung im automatisierten Verfahren geändert werden können.

Feststellung der sachlichen Richtigkeit und Anordnung(1) Zahlungen und Buchungen, die mit den in Nr. 2.2.1, 2.2.2 und 2.2.3 genannten Unterlagen an das HKR-Verfahren übermittelt werden, sind mit einer Sammelanordnung schriftlich bei der zuständigen Bundeskasse anzuordnen. Auf der Sammelanordnung ist die sachliche Richtigkeit nach Nr. 3.4.2 VerfRiB-MV/TV-HKR zu bescheinigen. Die bereits im automatisierten Verfahren abgegebenen Bescheinigungen der sachlichen Richtigkeit sind Teilbescheinigungen im Sinne der Nr. 3.4.3 VerfRiB-MV/TV-HKR. Außerdem hat die oder der Anordnungsbefugte, mit Ausnahme der in Absatz 3 genannten Fälle, die Sammelanordnung zu unterschreiben. Die Bescheinigung und die Anordnung sind immer von zwei Personen zu unterschreiben.(2) Bei den Schnittstellen F13z und F15z ist die schriftliche Sammelanordnung mit Fax nach dem in den Erläuterungen zu den Schnittstellen F13z und F15z vorgeschriebenen Verfahren an die Bundeskasse zu übersenden. (3) Werden über die Schnittstelle F15z ausschließlich Strukturmaßnahmen oder Mitteldispositionen (HKR-Vordrucke der Serie B und E, ausgenommen HKR-Vordruck E08) angewiesen, ist lediglich die Feststellung der sachlichen Richtigkeit auf der Sammelanordnung F15Z erforderlich. Werden über die Schnittstelle F15z Zahlstellenabrechnungen übermittelt, ist statt der Unterschrift der oder des Anordnungsbefugten die Unterschrift der Zahlstellenverwalterin oder des Zahlstellenverwalters erforderlich.(5) Für die Anordnung von Zahlungen mit den Belegen F16 und F26 sind die Regelungen der VerfRiB-MV/TV-HKR anzuwenden.

Allgemein erteilte KassenanordnungFür Anordnungen, die in einem automatisierten Verfahren erstellt werden, gelten nicht die Regelungen für die allgemein erteilten Kassenanordnungen (siehe Nr. 5.2 Abs. 3 BestMaVB-HKR).

Form der AnordnungDie Sammelanordnungen und Einzelanordnungen sowie die aus dem automatisierten Verfahren des Bewirtschafters erstellten weiteren Belege für die Ausführung der Zahlungen und Buchungen sind im Format DIN A 4 der zuständigen Bundeskasse zu übersenden. Sie dürfen handschriftlich nicht ergänzt oder geändert werden. Die jeweiligen Zweitschriften verbleiben beim Bewirtschafter.

Aufbewahrung Für die Aufbewahrung der Unterlagen nach Nr. 2.2 sowie der Anordnungen, der Zahllisten und der sonstigen notwendigen Unterlagen gelten die VV Nr. 4.7 ZBR BHO, soweit in dieser Richtlinie nichts anderes bestimmt ist.

SchnittstellenMit den Schnittstellen F13z und F15z werden die notwendigen Unterlagen elektronisch an die vom BMF zugelassene zentrale Stelle weitergeleitet. Bei Nutzung einer Schnittstelle hat der Bewirtschafter die Verantwortung dafür, dass die notwendigen Unterlagen in einem gesicherten automatisierten Verfahren erstellt und die Abgrenzung der Verantwortungsbereiche eingehalten werden (vgl. Nr. 5.1 BestMaVB-HKR). Bei Barzahlungen über eine Zahlstelle und im Ausnahmefall dürfen einzelne Zahlungen und Buchungen auch in Papierform, mit einer aus dem automatisierten Verfahren des Bewirtschafters erstellten Kassenanordnung, angeordnet werden (F16, F26).

Schnittstelle F13z(1) Über die Schnittstelle F13z dürfen Auszahlungen grundsätzlich nur im Rahmen von Soll=Ist-Fällen sowie Einzahlungen, die mit Auszahlungen der gleichen Zahlungsdatei zu verrechnen sind, angeordnet werden. Das BMF kann im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof davon Ausnahmen zulassen.(2) Die Gesamtsumme der Zahlung wird summarisch, getrennt nach Sachbuchkonten, im HKR-Verfahren gebucht. Die einzelnen Zahlungen werden in den Sachbuchkonten nicht nachgewiesen. Abschlags- und Schlussauszahlungen sowie Zahlungen unter Abbuchung von zuvor festgelegten Mitteln können mit der Schnittstelle F13z (siehe Nr. 4.3) nicht angeordnet werden (weitere Erläuterungen unter Nr. 5 und Nr. 6).(3) Es sind Zahllisten (vgl. Nr. 5.2) zu erstellen, damit der Nachweis der Übereinstimmung zwischen Zahlung und Buchung, bzw. Anordnung erbracht werden kann. Es ist sicherzustellen, dass die einzelnen Zahlungen der Zahlliste, den Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen sowie den begründenden Unterlagen eindeutig zugeordnet werden können. (4) Die Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen sowie die Zahllisten werden in zwei Dateien mit Datenfernübertragung an die vom BMF zugelassene zentrale Stelle übermittelt. Die Freigabe der Zahlungen und Buchungen wird von der zuständigen Bundeskasse veranlasst.(5) Soll die Schnittstelle F13z von einem selbst einreichenden Bewirtschafter genutzt werden, ist dies mit dem Vordruck „F15z/F13z-Antrag für Einreichende Bewirtschafter“ bei der zuständigen Bundeskasse zu beantragen. Die Bundeskasse leitet den Antrag an das Kompetenzzentrum weiter.

Schnittstelle F15z(1) Über die Schnittstelle F15z dürfen alle Auszahlungen und Einzahlungen angeordnet und zusätzlich auch andere Bewirtschaftungsvorgänge als Zahlungen und Buchungen (z. B. Mitteldispositionen) angewiesen werden. Die angeordneten Zahlungen und die anderen Bewirtschaftungsvorgänge werden einzeln im HKR-Verfahren auf den jeweiligen Sachbuchkonten gebucht. Liegen die Voraussetzungen der Nr. 4.1 Abs. 1 vor, sollten die Auszahlungen über die Schnittstelle F13z angeordnet werden.(2) Die Anordnungsunterlagen werden in einer Datei mit Datenfernübertragung an die vom BMF zugelassene zentrale Stelle übermittelt (weitere Erläuterungen unter Nr. 7 und Nr. 8). Die Freigabe der Zahlungen und Buchungen wird von der zuständigen Bundeskasse veranlasst.(3) Soll die Schnittstelle F15z von einem selbst einreichenden Bewirtschafter genutzt werden, ist dies mit dem Vordruck „F15z/F13z-Antrag für Einreichende Bewirtschafter“ bei der zuständigen Bundeskasse zu beantragen. Die Bundeskasse leitet den Antrag an das Kompetenzzentrum weiter.

Einzelanordnung F16 und F26 (1) Mit den Einzelanordnungen F16 und F26 können Auszahlungen bzw. Einzahlungen angeordnet werden. Diese Einzelanordnungen dürfen grundsätzlich nur dann verwendet werden, wenn Barzahlungen über eine Zahlstelle oder jeweils täglich weniger als 10 Zahlungen angeordnet werden. Bei einem Ausfall der Schnittstelle F15z dürfen kurzfristig auch mehr Einzelanordnungen F16 und F26 erstellt werden. (2) Zahlungen, die mit den Einzelanordnungen F16 und F26 angeordneten werden, sind in Papierform der Bundeskasse zu übersenden (weitere Erläuterungen unter Nr. 9).

Schnittstelle F13z (Nr. 4.1)(1) Das Kompetenzzentrum lässt Teilnehmer auf Antrag zur Nutzung der Schnittstelle F13z zu. Die produktive Nutzung der Schnittstelle ist unter Beachtung der übrigen Nutzungsvoraussetzungen (BestMaVB-HKR) erst nach der Freigabe durch die zuständige Bundeskasse möglich.(2) Für die in Nr. 2.2.1 und Nr. 2.2.2 genannten Unterlagen, die mit Datenfernübertragung an die vom BMF zugelassene zentrale Stelle übersandt werden, ist eine Sammelanordnung F13Z zu erstellen (s. Nr. 5.3), auf der wesentliche Angaben zu den Zahlungs- und Buchungsdaten auf einer Seite zusammengefasst werden.

Verarbeitung der Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen(1) Die zentral eingelieferten, fehlerfreien und durch die Bundeskassen freigegebenen Zahlungs- und Buchungsdateien werden in einer zentralen Datenbank archiviert. Daneben erfolgt die Archivierung der Buchungsdaten im Format F13B über ein DMS. Auf die Datenbank und auf das DMS können sowohl die Bundeskassen wie auch die Bewirtschafter im Dialog lesend zugreifen. (2) Die Zahlungsdateien werden aus Sicherheitsgründen bei der zentralen Einlieferung bei der Deutschen Bundesbank auf eine Doppeleinreichung geprüft. Die Nummer der Zahlungsdatei ist ebenso wie das Erstellungsdatum anzugeben. Weitergehende Einzelheiten zu den Prüfbedingungen und den Datensatzinhalten sind den Datensatzbeschreibungen, die auf der Internetseite des Kompetenzzentrums eingestellt sind (www.kkr.bund.de), zu entnehmen.

Buchungsdatei(1) Die Buchungsdatei hat je Haushaltsstelle die summierten Beträge der Einzelzahlungen aus der Zahlungsdatei zu enthalten.(2) Bei der Buchungsdatei ist insbesondere darauf zu achten, dass eine eindeutig vergebene Belegnummer des Bewirtschafters (Nr. 2.1) in den Datensätzen enthalten ist.

Zahlungsdatei(1) Es ist sicherzustellen, dass die Zahlungsdatei nur so viele Einzelzahlungen enthält, dass die Summe aller Zahlungen in den Einzeldaten- und Summensätzen der Buchungsdatei korrekt dargestellt werden kann.(2) Die Datensätze haben den Anforderungen der Deutschen Bundesbank bzw. der Deutschen Postbank AG (bei postbaren Zahlungen) zu entsprechen. Es sind unbare Zahlungen in den Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) möglich. Sonstige Auslandszahlungen werden nicht unterstützt. Ausgenommen davon sind Zahlungen über HBV-IMPay von zugelassenen Bewirtschaftern. Eine Beschreibung der möglichen Datensatzformate ist auf der Internetseite des Kompetenzzentrums unter der Adresse www.kkr.bund.de eingestellt. Sofern durch eine Zahlung eine Meldung gemäß § 67ff Außenwirtschaftsverordnung notwendig wird, ist der meldepflichtige Zahlungsvorgang der Bundeskasse mitzuteilen.(3) Damit die Bundeskassen eine eindeutige und schnelle Zuordnung der Zahlungsrückläufer zu den jeweiligen Zahlungsverkehrsunterlagen der Bewirtschafter haben, ist zur eindeutigen Identifikation eine Kundenreferenz im Element <EndToEndId> anzugeben, die zwingend mit der Bewirtschafternummer beginnen muss:8 StellenBewirtschafternummer1 Stelle-4 StellenHaushaltsjahr1 Stelle-8 StellenKennzeichen Buchungsdatei1 Stelle-6 Stellenlaufende Nummer des Zahlungssatzes in der Datei und in der ZahllisteBeispiel:29 Stellen (03013415-2018-BD004712-000001)Bei einer DTI-Datei ist dies im Erweiterungsteil für den Verwendungszweck mit Präfix „EREF+“ anzugeben.

ZahllisteDie Zahlliste, die der Zuordnung der Haushaltsstelle zu dem einzelnen Zahlungsfall dient, ist bei der Schnittstelle F13z über die Satzkennung Z der Buchungsdatei abzubilden. Nach Freigabe der Zahlungsdatei wird die Zahlliste automatisiert in dem DMS archiviert. Sind sämtliche Zahlungen bei demselben Bewirtschafter und derselben Haushaltsstelle (Sachbuchkonto) zu buchen, ist die Übermittlung von Sätzen der Satzkennung Z entbehrlich. In diesem Fall wird nach der Freigabe aus dem Sachbuchkonto und den Zahlungsdaten der Zahlungsdatei automatisiert eine Zahlliste generiert und im DMS gespeichert.

Muster der Sammelanordnung F13Z mit Erläuterung der Kreiszahlen

Verfahrensablauf für die Anordnung über die Schnittstelle F13z

Übermittlung der Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen mit DatenfernübertragungDie Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen werden als jeweils eigenständige physische Datei mittels gesicherter Datenfernübertragung (zzt. Elster-FT, sftp) an die vom Bundesministerium der Finanzen bestimmte Stelle übermittelt. Dort werden die übertragenen Dateien auf Verarbeitungsfähigkeit geprüft. Sollten Fehler festgestellt werden, werden automatisiert Fehler- und Hinweiseinträge erstellt, die vom Bewirtschafter im Dialog eingesehen werden können. In diesem Fall können berichtigte Dateien erneut übertragen werden, einer Löschung bedarf es nicht. Ist die Zahlungs- oder Buchungsdatei fehlerhaft, wird weder die Zahlung noch die Buchung ausgeführt.

EinreichungsfensterSollen Dateien übermittelt werden, die mehr als 50.000 Datensätze enthalten oder überschreitet die Gesamtzahl der gleichzeitig in mehreren Dateien übermittelten Datensätze diesen Wert, sind zur Optimierung des Datentransfers feste Einreichungszeiten mit dem Kompetenzzentrum zu vereinbaren.

Anordnung durch den BewirtschafterDie in der übermittelten Zahlungs- und Buchungsdatei enthaltenen Zahlungen und Buchungen sind mit einer vom Anordnungsbefugten unterschriebenen Sammelanordnung F13Z mit Fax gegenüber der für den einreichenden Bewirtschafter zuständigen Bundeskasse bis spätestens 13:00 Uhr des dem Ausführungsdatum vorangehenden Arbeitstages anzuordnen (vgl. Nr. 3.12). Bei verspäteter Anordnung findet aus Sicherheitsgründen im Regelfall keine Weiterverarbeitung statt. Das Protokoll, die Sammelanordnung F13Z sowie die Zahlliste und ggf. weitere Unterlagen sind zusammen mit den begründenden Unterlagen entsprechend der VV Nr. 4.7.2 ZBR BHO beim einreichenden Bewirtschafter aufzubewahren.

Tätigkeiten der BundeskassenDie Sammelanordnung F13Z wird von den Bundeskassen geprüft. Werden bei dieser Prüfung Fehler oder Unstimmigkeiten festgestellt, wird der einreichende Bewirtschafter unmittelbar darüber unterrichtet und die Sammelanordnung nicht freigegeben. Nach Abschluss der Prüfung wird die als Fax übersandte Sammelanordnung von der Bundeskasse erfasst. Aus dem zentralen HKR-Verfahren wird automatisiert ein Protokoll über die elektronische Einreichung von Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen erstellt, welches an die vom Bewirtschafter im Zulassungsantrag angegebene Fax- und/oder E-Mail-Adresse übermittelt wird.

Tätigkeiten des einreichenden Bewirtschafters nach Freigabe

Der einreichende Bewirtschafter hat die Protokollangaben unverzüglich mit den Angaben der Sammelanordnung F13Z zu vergleichen. Bei Differenzen zwischen den Protokollangaben und der Sammelanordnung ist die Bundeskasse umgehend zu unterrichten.

Sollen die angeordneten Zahlungen und Buchungen nicht ausgeführt werden, kann die Zahlungs- und Buchungsdatei nach der Freigabe bis spätestens 16:00 Uhr des dem Ausführungstag vorangehenden Arbeitstages über den Verfahrens-Dialog deaktiviert werden. Eine Deaktivierung ist auch mittels Sammelanordnung F13Z (mit dem Hinweis „Deaktivierung“; siehe Erläuterungen zur Kreisziffer 5) per Fax an die Bundeskasse möglich. In diesem Fall muss das Fax bis spätestens 13:00 Uhr des dem Ausführungstag vorangehenden Arbeitstages der Bundeskasse vorliegen. Im Falle der Deaktivierung mit Sammelanordnung F13Z ist zusätzlich unmittelbar eine telefonische Unterrichtung der Bundeskasse notwendig.

ProtokollmeldungenAufgrund der unterschiedlichen Kommunikationswege der notwendigen Daten und der Sammelanordnung F13Z sowie der Qualität der eingelieferten Daten werden im Protokoll über die elektronische Einlieferung von Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen folgende Fallgruppen unterschieden:

Überwachung der angeordneten und ausgeführten Zahlungen und Buchungen durch den BewirtschafterDie mit Sammelanordnung F13Z angeordneten Zahlungen und Buchungen sind täglich zu kontrollieren (z.B. HKR-Dialog, File Transfer). Daneben ist regelmäßig zu prüfen, ob die übermittelten Zahlungs- und Buchungsdateien vollständig weiterverarbeitet wurden. Werden bei der Kontrolle nicht aufklärbare Differenzen festgestellt, ist unmittelbar die zuständige Bundeskasse zu unterrichten.

Schnittstelle F15z (Nr. 4.2)(1) Das Kompetenzzentrum lässt Teilnehmer auf Antrag zur Nutzung der Schnittstelle F15z zu. Die produktive Nutzung der Schnittstelle ist unter Beachtung der übrigen Nutzungsvoraussetzungen (BestMaVB-HKR) erst nach Freigabe durch die zuständige Bundeskasse möglich.(2) Für die in Nr. 2.2.3 genannten Unterlagen, die mit Datenfernübertragung an die vom BMF zugelassene zentrale Stelle übersandt werden, ist eine Sammelanordnung F15Z zu erstellen (s. Nr. 7.4), auf der wesentliche Angaben zu den Anordnungsdaten auf einer Seite zusammengefasst werden.(3) Über die Schnittstelle F15z können angeordnet werden. Des Weiteren könnenangeordnet bzw. angewiesen werden.

Verarbeitung der AnordnungsunterlagenDie zentral eingelieferten, fehlerfreien und durch die Bundeskassen freigegebenen Anordnungsdateien werden in einer zentralen Datenbank archiviert. Daneben erfolgt die Archivierung der Anordnungsdaten im Format F15A über ein Dokument-Management-System (DMS). Auf die Datenbank und auf das DMS können sowohl die Bundeskassen als auch die Bewirtschafter im Dialog lesend zugreifen.

AnordnungsdateiBei der Anordnungsdatei ist insbesondere darauf zu achten, dass eine eindeutig vergebene Belegnummer des Bewirtschafters (Nr. 2.1) in den Datensätzen enthalten ist.

Besonderheiten bei der Anordnung von Zahlungen

Eilbedürftige ZahlungenWerden eilbedürftige Zahlungen angeordnet, so sind sie im jeweiligen Datensatz der Satzkennung 2, Feld 45 mit dem Buchstaben „T“ zu kennzeichnen und mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen (s. Satzkennung 2, Feld 25).

Eintrag FälligkeitstagDa über die Schnittstelle F15z Zahlungen (bei Aufhebungen, Umbuchungen, Festlegungen, Verpflichtungen und Mitteldispositionen = Buchungen) mit unterschiedlichen Fälligkeitstagen angeordnet werden können, ist der Eintrag eines Ausführungsdatums in der Sammelanordnung F15Z im Gegensatz zur Sammelanordnung F13Z nicht notwendig.

Auslandszahlungen(1) Auslandszahlungen können als EURO-, Target- oder als Devisen-Zahlungen im Gegenwert eines Euro-Betrages sowie mit festem Fremdwährungsbetrag angeordnet werden. Ist bei Auslandsauszahlungen eine Meldung der Bundeskasse gemäß § 67 Außenwirtschaftsverordnung notwendig, so sind die entsprechenden Angaben im Satzformat A01 des die Anordnungsdatei begleitenden Rucksackdatensatzes zu treffen.(2) Muster einer Anlage Devisenzahlung mit festem Fremdwährungsbetrag F15Z-D mit Erläuterung der Kreiszahlen

Anordnung zur Annahme von Einzahlungen im SEPA-LastschriftverfahrenDas SEPA-Lastschriftverfahren für Einzahlungen kann über die Satzkennung 5 im ZÜV angeordnet werden. Das SEPA-Lastschriftverfahren ist in der Anlage 4 der VerfRiB-MV/TV-HKR beschrieben. Die für das SEPA-Lastschriftverfahren notwendigen Mandatsdaten können in der Satzkennung M übermittelt werden. Die Übermittlung der Satzkennung M kann unabhängig von der Übermittlung der Daten der Satzkennung 5 (ZÜV-Buchungen) erfolgen.

Aufbewahrung der SEPA-Lastschriftmandate(1) SEPA-Lastschriftmandate in Papierform, deren Daten über die Satzkennung M der elektronischen Schnittstelle F15z in die ZMV eingestellt wurden, sind grundsätzlich beim zuständigen Bewirtschafter aufzubewahren und nicht an die Bundeskassen zur Aufbewahrung zu versenden.(2) Den Bewirtschaftern ist es freigestellt, ob sie die SEPA-Lastschriftmandate in Papierform in eigener Zuständigkeit aufbewahren oder darauf verzichten. Die Mandate dürfen nach der fehlerfreien Übermittlung an die ZMV vernichtet werden.(3) Für den Nachweis, dass ein Mandat für das Lastschriftverfahren vorlag, reicht die Kopie (Nachbildung) des SEPA-Lastschriftmandates aus, das aus der ZMV erstellt werden kann. Nachgebildete Mandate können unter Umständen von einem Gericht im Falle eines Rechtsstreites nicht anerkannt werden. Unabhängig vom Vorliegen eines SEPA-Lastschriftmandates bleibt dagegen das Schuldverhältnis zwischen Schuldner und Gläubiger unberührt.

Automatisierter BuchausgleichSoll ein automatisierter Buchausgleich zwischen zwei Bundeskassen durchgeführt werden, ist der jeweilige Datensatz in der Satzkennung 2 im Feld 46 mit dem Buchstaben „B“ zu kennzeichnen.

Anordnung unter Aufhebung der automatischen Verfügbarkeitskontrolle(1) Sofern Auszahlungen angeordnet werden, bei denen einmalig die Aufhebung der Verfügbarkeitskontrolle angeordnet wird (analog zum HKR-Vordruck E08), sind diese im Datensatz entsprechend zu kennzeichnen. Die Summe ist nochmals insgesamt auf der Sammelanordnung F15Z und zusätzlich in Form einer Liste E08 nachzuweisen. Die Liste E08 ist vom Anordnungsbefugten zu unterschreiben und per Fax der zuständigen Bundeskasse zu übersenden. Die Liste E08 muss mindestens je Einzelfall die fortlaufende Nummer der Zahlung, die Belegnummer des Auszahlungsdatensatzes, das Titelkonto und ggf. das Objektkonto, das Fälligkeitsdatum, den Gesamtbetrag des Auszahlungsdatensatzes und in komprimierter, aber aussagefähiger Form die Begründung zur einmaligen Aufhebung der Verfügbarkeitsprüfung enthalten. Sollte die Begründung für mehrere Einzelfälle identisch sein, so kann sie auch nach Auflistung der Einzelfälle unter Bezugnahme auf die Fallnummern einmalig aufgeführt werden. Bei der Sammelanordnung entsprechend des HKR-Vordrucks F05 mit Kontierungsblatt ist als Sachbuchkonto das erste Sachbuchkonto des Kontierungsblattes anzugeben. Sofern für Devisenauslandszahlungen mit festem Fremdwährungsbetrag die automatische Verfügbarkeitskontrolle aufgehoben werden soll, sind diese mit dem Euro-Betrag 0 in der Liste E08 nachzuweisen.(2) Die übermittelte Anordnungsdatei wird von der Bundeskasse für eine Weiterverarbeitung erst freigegeben, wenn für die Zahlungen, für die nicht genügend Haushaltsmittel verfügbar sind, die Liste E08 zur Sammelanordnung F15Z vorliegt.(3) Muster einer Liste E08

Muster der Sammelanordnung F15Z mit Erläuterung der Kreiszahlen

Verfahrensablauf für die Anordnung über die Schnittstelle F15z

Übermittlung der Anordnungsunterlagen mit DatenfernübertragungDie Anordnungsunterlagen werden in einer Anordnungsdatei mit gesicherter Datenfernübertragung (zzt. Elster-FT, sftp) an die vom Bundesministerium der Finanzen bestimmte Stelle übermittelt. Dort wird die übertragene Datei auf Verarbeitungsfähigkeit geprüft. Bei Fehlern werden automatisiert Fehler- und Hinweiseinträge erstellt, die vom Bewirtschafter im Dialog eingesehen werden können. In diesem Fall kann die korrigierte Datei erneut übertragen werden, einer Löschung bedarf es nicht. Diese ist erst nach einer erfolgreichen Dateiübertragung erforderlich.

EinreichungsfensterDie Dateien sind so frühzeitig zu übermitteln, dass der Bundeskasse grundsätzlich mindestens ein ganzer Arbeitstag für die Überprüfung und Freigabe der Daten zur Verfügung steht. Sollen Dateien übermittelt werden, die mehr als 50.000 Datensätze enthalten oder überschreitet die Gesamtzahl der gleichzeitig in mehreren Dateien übermittelten Datensätze diesen Wert, sind zur Optimierung des Datentransfers feste Einreichungszeiten mit dem Kompetenzzentrum zu vereinbaren.

Anordnung durch den BewirtschafterDie übermittelte Anordnungsdatei ist mit einer vom Anordnungsbefugten unterschriebenen Sammelanordnung F15Z sowie den ggf. erforderlichen Anlagen (E08, F15Z-D) mit Fax gegenüber der für den Bewirtschafter zuständigen Bundeskasse bis spätestens 13:00 Uhr des dem angestrebten HKR-Buchungstag vorangehenden Arbeitstages anzuordnen (vgl. Nr. 3.1.2). Bei verspäteter Anordnung findet aus Sicherheitsgründen im Regelfall keine sofortige Weiterverarbeitung statt. Das Protokoll, die Sammelanordnung F15Z sowie ggf. weitere Unterlagen sind zusammen mit den begründenden Unterlagen entsprechend der VV Nr. 4.7.2 ZBR BHO beim Bewirtschafter aufzubewahren. Der Bewirtschafter hat die Möglichkeit, die übermittelten Anordnungsdaten über den F15z/F13z-Dialog zu prüfen.

Tätigkeiten der BundeskassenDie Sammelanordnung F15Z wird von der Bundeskasse auf die Verarbeitungsfähigkeit hin geprüft. Werden bei dieser Prüfung Fehler oder Unstimmigkeiten festgestellt, wird die Sammelanordnung nicht freigegeben. Der einreichende Bewirtschafter wird darüber unterrichtet. Nach Abschluss der Prüfung wird die als Fax übersandte Sammelanordnung von der Bundeskasse erfasst. Im HKR-Verfahren wird automatisiert ein Protokoll über die elektronische Einreichung von Anordnungsunterlagen erstellt, welches an die vom Bewirtschafter im Zulassungsantrag angegebene Fax- und/oder E-Mail-Adresse übermittelt wird.

Tätigkeiten des einreichenden Bewirtschafters nach FreigabeDer einreichende Bewirtschafter hat die Protokollangaben unverzüglich mit den Angaben der Sammelanordnung F15Z zu vergleichen. Bei Differenzen zwischen den Protokollangaben und der Sammelanordnung ist die Bundeskasse umgehend zu unterrichten.(2) Die Ausführung einer Anordnungsdatei kann bis zum Zeitpunkt der Weiterleitung an das HKR-Verfahren durch Übermittlung einer Löschdatei oder - innerhalb der Dialogzeiten des F15z-Dialogs - durch Rückstellung der übermittelten Datei durch berechtigte Anwender verhindert werden. Eine Rückstellung ist ebenfalls mittels Sammelanordnung F15Z als Fax an die Bundeskasse (mit Hinweis „Löschung von Anordnungsdaten“) möglich (siehe auch Nr. 7.4, Erläuterung zur Kreiszahl 5 Abs. 3). In diesem Fall muss das Fax bis spätestens 13:00 Uhr des dem HKR-Buchungstag vorangehenden Arbeitstages der Bundeskasse vorliegen. Eine spätere Vorlage ist nur nach vorheriger Abstimmung mit der Bundeskasse möglich.(3) Im Falle der Löschung der mit Sammelanordnung F15Z übersandten Datei ist zusätzlich unmittelbar eine telefonische Unterrichtung der Bundeskasse notwendig.

Protokollmeldungen, Sicherheit und Überwachung der ausgeführten Zahlungen und Buchungen durch den BewirtschafterFür die Protokollmeldungen, Sicherheit und Überwachung der ausgeführten Zahlungen und Buchungen durch den Bewirtschafter gelten die Nrn. 6.4 und 6.5 entsprechend.

VerrechnungenVerrechnungsbuchungen sind nur dann zulässig, wenn sie mit einer Sammelanordnung F15Z angeordnet werden und der Saldo „0“ ist.

Einzelanordnungen F16 und F26 (Nr. 4.3)(1) Für die Erstellung der Einzelanordnungen F16 und F26 mit den Kontierungsblättern und ggf. dem Ergänzungsblatt F (für F16) sowie der Anlage WEZ (für F26) gelten die Regelungen der VerfRiB-MV/TV-HKR mit den nachfolgend genannten Besonderheiten. Die Einzelanordnungen sind nach den Mustern der HKR-Vordrucke F05 und F22 mit der Kennzeichnung „F16“ und „F26“ zu erstellen. (2) Bei den Einzelanordnungen F16 und F26 ist die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit gem. Nr. 3.1.1 nicht notwendig. Entsprechend kann auf den Eintrag „rechnerische Richtigkeit“ in den Einzelanordnungen verzichtet werden.(3) Die im oberen Bereich der HKR-Vordrucke F05 und F22 vorgesehenen Ankreuzfelder müssen bei den Einzelanordnungen F16 und F26 nur für den entsprechenden Verwendungszweck ausgedruckt werden.(4) Bei der Einzelanordnung F26 kann auch die Aufhebung einer Annahmeanordnung mit dem zusätzlichen Verwendungszweck „Anordnung zur Aufhebung einer Annahmeanordnung“ angeordnet werden. Die für die Anordnung der Aufhebung erforderliche Bezugsbelegnummer der ursprünglichen Annahmeanordnung ist in dem Feld H2 Stellen 1 - 12 wie folgt einzutragen:(5) Das Feld Z2 (Betrag in Buchstaben) muss in den Einzelanordnungen F16 und F26 nicht dargestellt bzw. nicht ausgefüllt werden.

In Kraft TretenDie geänderte Richtlinie tritt mit Bekanntgabe in Kraft. Mit In-Kraft-Treten tritt die bisherige Richtlinie mit Stand 08/2015 außer Kraft.

Anhang 1: Rundschreiben des BMF vom 07.12.2017 mit Synopse Anhang 2: Rundschreiben des BMF vom 22.05.2018 Anlage 1: Satzbeschreibung der Buchungsunterlagen zu den Schnittstellen F13z Anlage 2: Satzbeschreibung der Anordnungsunterlagen zu den Schnittstellen F15z