VO/VW-RiB

(Stand: 04/21) Fundstelle: GMBl 2021 Nr. 57, S. 1246

AnwendungsbereichDie Richtlinie regelt die Einzelheiten zu den Vorschüssen und Verwahrungen nach § 60 BHO. Sie ist von allen Stellen, die Haushaltsmittel des Bundes bewirtschaften, anzuwenden.

Vorschüsse (§ 60 Abs. 1 BHO)Eine Auszahlung darf nur dann als Vorschuss gebucht werden, wenn die Verpflichtung zur Leistung zwar feststeht, die Ausgabe aber noch nicht endgültig im Haushalt gebucht werden kann. Eine Zahlung als Vorschuss setzt eine haushaltsrechtliche Ermächtigung voraus.

Verwahrungen (§ 60 Abs. 2 BHO)Eine Einzahlung darf nur dann als Verwahrung gebucht werden, wenn die Einzahlung noch nicht endgültig im Haushalt gebucht werden kann. Falls ein Bundesinteresse vorliegt, dürfen auch durchlaufende Gelder in Verwahrung genommen werden.

Begriffsbestimmungen

Vorschussbuch und VerwahrungsbuchDas Vorschuss- und das Verwahrungsbuch sind Sachbücher und werden im Bundesministerium der Finanzen geführt. Das Vorschuss- und das Verwahrungsbuch sind jeweils in Abschnitte und Unterabschnitte unterteilt. Die Vorschuss- und Verwahrungskonten werden im automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (HKR-Verfahren) als Einzel- oder Sammelkonten geführt.

EinzelkontenBuchungen auf Einzelvorschuss- oder Einzelverwahrungskonten werden über eindeutige Zuordnungskriterien für jeden Geschäftsvorfall abgewickelt und können so überwacht werden. Die nicht abgewickelten Buchungssätze der einzelnen Aus- und Einzahlungen werden in das nächste Haushaltsjahr übertragen.

SammelkontenBuchungen auf Sammelvorschuss- oder Sammelverwahrungskonten werden ohne Bezug zu den Ein- und Auszahlungen abgewickelt. Der Nachweis der ordnungsgemäßen Bewirtschaftung kann mit dem Konto nicht geleistet werden und ist daher separat zu führen.Bei den Sammelkonten wird nur der Saldo des Kontos in das nächste Haushaltsjahr übertragen.

Haushaltsmäßige Verrechnung bei Vorschuss- und VerwahrungskontenBei einem Ausgleich von Vorschüssen und Verwahrungen durch eine haushaltsmäßige Verrechnung wird ein Vorschuss durch eine verrechnungsweise Auszahlung aus einer Haushaltsstelle und eine Verwahrung durch eine verrechnungsweise Einzahlung in eine Haushaltsstelle ausgeglichen. Hierbei erfolgt die Verrechnung zwischen Haushaltsstelle und Vorschuss-/Verwahrungskonto im HKR-Verfahren des Bundes.

KassenKassen sind die Zentralkasse und die Bundeskasse.

Buchungsstellen(1) Buchungsstellen sind als Buchungskonten eingerichtet. Die Buchungskonten (Abschnitte) können in Objektkonten (Unterabschnitte) unterteilt sein. (2) Die Buchungsstellen im Vorschussbuch und im Verwahrungsbuch sind für Sachbereiche eingerichtet.

Durchlaufende GelderDurchlaufende Gelder im Sinne dieser Richtlinie sind Zahlungen, die von Dritten zur Verfügung gestellt werden und entweder an Dritte weitergeleitet oder vom Bewirtschafter im Auftrag von Dritten verwendet werden, sie sind keine Bundesmittel. Ausnahmsweise dürfen durchlaufende Gelder als Vorschuss ausgezahlt werden, wenn mit einer anderen öffentlich rechtlichen Körperschaft vereinbart worden ist, dass der ausgezahlte Betrag erstattet wird.

Überzahlte KassenzeichenÜberzahlte Kassenzeichen sind im Zahlungsüberwachungsverfahren des Bundes auf ein Personenkonto gebuchte und nicht bzw. nicht in gleicher Höhe angeordnete Einzahlungen.

Antragsverfahren(1) Grundsätzlich werden Vorschuss- und Verwahrungskonten als Einzelkonten für einen bestimmten Zweck eingerichtet. In Einzelkonten kann der Ausgleich jeder einzelnen Aus- (Vorschuss) bzw. Einzahlung (Verwahrung) nachgewiesen werden. Sammelkonten werden nur dann eingerichtet, wenn die Zahlungen zwar einem bestimmten Zweck, aber keiner konkreten Ein- oder Auszahlung zugeordnet werden können. Der ordnungsgemäße Ausgleich des Sammelkontos muss gewährleistet sein. (2) Alle Anträge auf Einrichtung von Vorschuss- und Verwahrungskonten sind schriftlich von der oder dem Beauftragten für den Haushalt der zuständigen obersten Bundesbehörde beim Bundesministerium der Finanzen zu stellen. (3) Der Antrag ist unter Angabe(4) Die oberste Bundesbehörde kann eine andere Stelle bestimmen, die für ihren Geschäftsbereich die Einrichtung, Änderung und Stilllegung von Vorschuss- und Verwahrungskonten beantragen darf. Das Bundesministerium der Finanzen ist über die Übertragung der Aufgaben zu unterrichten.

Bewirtschaftung

Bewirtschaftung von Vorschuss- und VerwahrungskontenFür die ordnungsgemäße Bewirtschaftung von Vorschüssen und Verwahrungen sind die VV zur BHO sowie die dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften vom jeweiligen Bewirtschafter entsprechend anzuwenden. Grundsätzlich sind bei Vorschusskonten immer zuerst Auszahlungen und bei Verwahrungskonten Einzahlungen anzuordnen.

Automatische VerfügbarkeitskontrolleVorschusskonten werden ohne automatische Verfügbarkeitskontrolle, Verwahrungskonten mit Verfügbarkeitskontrolle eingerichtet. Zahlungen zur Verrechnung dürfen bei Verwahrungskonten nur angeordnet werden, wenn entsprechende Einzahlungen vorhanden sind.

Stilllegung von Vorschuss- und VerwahrungskontenVorschuss- und Verwahrungskonten, die nicht mehr benötigt werden, sind vom Bewirtschafter unverzüglich auszugleichen und dem Bundesministerium der Finanzen zur Stilllegung anzuzeigen. Vorschuss- und Verwahrungskonten, die über keinen Bestand verfügen und für die im laufenden Haushaltsjahr keine Anordnungen erfolgt sind, können mit Ablauf des ersten Quartals des nächsten Haushaltsjahres auf Veranlassung des Bundesministeriums der Finanzen stillgelegt werden.

Prüfung der Vorschuss- und Verwahrungskonten durch die Kassen Das Bundesministerium der Finanzen führt das Vorschuss- und das Verwahrungsbuch und behält sich formale Prüfungen der Vorschuss-/Verwahrungskonten durch die Kassen hinsichtlich der ordnungsgemäßen Bewirtschaftung vor. Insbesondere wird geprüft, ob die Vorschüsse und Verwahrungen innerhalb der vorgegebenen Fristen ausgeglichen worden sind. Das Bundesministerium der Finanzen regelt das Nähere. Das Prüfungsrecht des Bundesrechnungshofes bleibt hiervon unberührt.

Fristen - VorschüsseEin Vorschuss ist so schnell wie möglich, grundsätzlich im Haushaltsjahr seiner Entstehung auszugleichen, spätestens aber drei Monate nach Ende dieses Haushaltsjahres. Von diesen Fristen ausgenommen sind die Auszahlungen für die Sockelbeträge einer Geldstelle und durchlaufende Gelder. Durchlaufende Gelder, die als Vorschuss gebucht werden, sind spätestens zum Ende des zweiten auf ihre Entstehung folgenden Haushaltsjahres auszugleichen.

Anordnung zur Auszahlung und Ausgleich eines Vorschusses

Anordnung zur Auszahlung

BewirtschafterDer Bewirtschafter ordnet die Auszahlung als Vorschuss aus seinem zugelassenen bewirtschafterbezogenen Vorschusskonto gegenüber der für ihn zuständigen Kasse an. In der Anordnung ist als Titelkonto das Buchungskonto einzutragen.

KasseGebühren und Auslagen, die durch den Anschluss der Kasse an Geldinstitute entstehen, oder Zahlungen im Lastschriftverfahren, für die keine Anordnungen eines Bewirtschafters vorliegen, werden von der Kasse als Vorschuss bei der Kasse gebucht. Das Bundesministerium der Finanzen kann zulassen, dass weitere Zahlungen als Vorschuss geleistet werden dürfen.

Ausgleich des Vorschusses

BewirtschafterDer Bewirtschafter hat einen Vorschuss ausschließlich durch eine haushaltsmäßige Verrechnung oder durch eine Einzahlung auszugleichen.

Der Ausgleich des Vorschusses durch eine haushaltsmäßige Verrechnung erfolgt durch Anordnung einer verrechnungsweisen Auszahlung aus einer Haushaltsstelle. Im Fall eines bewirtschafterbezogenen Vorschusskontos (Nr. 7.1.1) ist zusätzlich eine verrechnungsweise Einzahlung auf diesem Vorschusskonto anzuordnen. Beide Anordnungen sind gleichzeitig der Bundeskasse zu übersenden.

Der Ausgleich des Vorschusses kann durch die Einzahlung bei der Kasse (Nr. 7.1.2) erfolgen. Handelt es sich um ein bewirtschafterbezogenes Vorschusskonto, ist zusätzlich die Annahme des Betrages auf diesem Vorschusskonto anzuordnen.

In begründeten Ausnahmefällen kann eine verrechnungsweise Auszahlung aus einem Verwahrungskonto erfolgen. Der Ausgleich erfolgt analog 7.2.1.1.

KasseDie Kasse ordnet den Ausgleich eines Vorschusses nach Nr. 7.1.2 in eigener Zuständigkeit an, nachdem die Auszahlung durch den Bewirtschafter angeordnet oder der als Vorschuss ausgezahlte Betrag wieder bei der Kasse eingezahlt worden ist.

Fristen - VerwahrungenEine Verwahrung ist so schnell wie möglich, grundsätzlich im Haushaltsjahr ihrer Entstehung auszugleichen, spätestens aber drei Monate nach Ende dieses Haushaltsjahres. Von den Fristen ausgenommen sind in Verwahrung gebuchte Sicherheiten, sowie beschlagnahmte Gelder in Straf- und Bußgeldverfahren. Unanbringliche Auszahlungen sind spätestens drei Monate nach Ende des Monats, in dem die unanbringliche Auszahlung als Einzahlung gebucht wurde, vom Bewirtschafter auszugleichen. Durchlaufende Gelder, die als Verwahrung gebucht werden, sind so schnell wie möglich, grundsätzlich spätestens zum Ende des zweiten auf ihre Entstehung folgenden Haushaltsjahres auszugleichen. Das Bundesministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.

Anordnung zur Annahme und Ausgleich einer Verwahrung

Anordnung zur Annahme der Einzahlung

Bewirtschafter Der Bewirtschafter hat eine Einzahlung als Verwahrung im Voraus auf sein zugelassenes bewirtschafterbezogenes Verwahrungskonto bei seiner zuständigen Kasse anzuordnen. In der Anordnung ist als Titelkonto das Buchungskonto einzutragen.

KasseDie Kasse bucht eine Einzahlung, für die keine Annahmeanordnung eines Bewirtschafters vorliegt, auf ein Verwahrungskonto der Kasse. Die Einzahlung ist dem zuständigen Bewirtschafter mit der Bitte um weitere Veranlassung anzuzeigen.

Ausgleich der Verwahrung

BewirtschafterDer Bewirtschafter hat eine Verwahrung ausschließlich durch eine haushaltsmäßige Verrechnung oder eine Auszahlung auszugleichen.

Im Fall einer haushaltsmäßigen Verrechnung ordnet der Bewirtschafter eine verrechnungsweise Einzahlung bei einer Haushaltsstelle (Nr. 9.1.2) an. Im Fall eines bewirtschafterbezogen Verwahrungskontos (Nr. 9.1.1), ist zusätzlich eine verrechnungsweise Auszahlung aus dem Verwahrungskonto anzuordnen. Beide Anordnungen sind gleichzeitig der Bundeskasse zu übersenden.

Der Ausgleich einer auf einem bewirtschafterbezogenen Verwahrungskonto gebuchten Einzahlung kann durch Anordnung der Auszahlung des Betrages aus diesem Verwahrungskonto erfolgen.

In begründeten Ausnahmefällen kann eine verrechnungsweise Einzahlung bei einem Vorschusskonto erfolgen. Der Ausgleich erfolgt analog 9.2.1.1.

Kasse

Die Kasse gleicht, nachdem die Einzahlung durch den Bewirtschafter angeordnet wurde, die Verwahrung mit einer verrechnungsweisen Auszahlung aus.

Die Kasse darf eine wegen fehlender Zuständigkeit in Verwahrung genommene Einzahlung an eine Kasse der zuständigen öffentlich rechtlichen Körperschaft weiterleiten.

Einzahlungen, die bei der Kasse in Verwahrung gebucht wurden und deren Verwendungszweck bis spätestens zum Ablauf des zweiten auf die Buchung folgenden Haushaltsjahres nicht aufgeklärt oder der ursprüngliche Einzahler nicht ermittelt werden konnte, werden von der oder dem für die Kasse zuständigen Beauftragten für den Haushalt bei Kap. 0813 Tit. 119 99 vereinnahmt. Dies gilt entsprechend für überzahlte Kassenzeichen nach Nr. 2.5. Die getroffenen Maßnahmen zur Aufklärung der Verwendung der unanbringlichen Einzahlungen müssen in einem angemessenen Verhältnis zur Höhe des Einzahlungsbetrages stehen. Die Kassenaufsicht hat die Unanbringlichkeit der Einzahlung und die zur Aufklärung getroffenen Maßnahmen festzustellen. Bei Kleinbeträgen nach VV Nr. 7 zu § 59 BHO ist die Unanbringlichkeit der Einzahlung sofort gegeben. Bei Beträgen bis 1.000 EURO gilt die Unanbringlichkeit als gegeben, wenn innerhalb von sechs Monaten der Verwendungszweck der Einzahlung nicht aufgeklärt werden konnte. Das Bundesministerium der Finanzen regelt das Nähere.

InkrafttretenDie Änderungen der Richtlinie treten mit Veröffentlichung in Kraft und ersetzen die Richtlinie vom 18. Januar 2016.Die vom Bundesministerium der Finanzen zugelassenen bewirtschafterbezogenen Vorschuss- und Verwahrungskonten dürfen weitergeführt werden. Bestehende Ausnahmen zu den Fristen einzelner Konten für durchlaufende Gelder (Buchungsstelle 9070 0000 97 und 9071 0000 96) behalten bis zum Ablauf des Jahres 2024 ihre Gültigkeit. Im Bedarfsfall können für diese Konten neue Ausnahmeanträge gestellt werden.

Anlage 1: Vorschussbuch Anlage 2: Verwahrungsbuch Anlage 3: Hinweise zur Darstellung und Buchung im HKR-Verfahren