§ 11 DBV
Die Träger haben der Bewilligungsstelle bis zum 31. März eines jeden Jahres einen Zwischenbericht für das vorausgehende Kalenderjahr vorzulegen. Hierfür ist eine einheitliche Vorlage der Bewilligungsstelle zu nutzen.
Die Träger haben die Ausgaben gegenüber der Bewilligungsstelle quartalsmäßig zu belegen. Die Art der Nachweisführung sowie die Anforderungen an die einzureichenden Belege legt die Bewilligungsstelle im Verwaltungsakt nach § 8 Absatz 1 Satz 1 fest. Die Bewilligungsstelle prüft die eingereichten Belege auf die rechtmäßige und zweckentsprechende Verwendung des Zuschusses. Die Bewilligungsstelle kann weitere Nachweise beim Träger anfordern.
Die Träger sind verpflichtet, Prüfungen über die wirtschaftliche Verwendung der Zuschüsse durch die Bewilligungsstelle zu unterstützen und auch vor Ort zuzulassen. Sie haben insbesondere die erforderlichen Unterlagen einzureichen sowie die notwendigen Auskünfte zu erteilen.
Die Träger haben die Originalbelege ihrer Ausgaben sowie alle sonst mit dem Zuschuss zusammenhängenden Unterlagen nach Abschluss der Prüfung des Verwendungsnachweises mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Zur Aufbewahrung können auch Bild- oder Datenträger verwendet werden. Das Aufnahme- und Wiedergabeverfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Vorschriften, die eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, bleiben von Satz 1 unberührt.