§ 34 SN-1923

Die Bücher, das Inventar und die Belege sind sicher und geordnet aufzubewahren. Soweit begründende Unterlagen nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.

Die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss und der konsolidierte Gesamtabschluss sind dauernd aufzubewahren, bei automatisierten Verfahren in ausgedruckter Form. Die Bücher, das Inventar und die Belege sind zehn Jahre aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Feststellung des Jahresabschlusses und des konsolidierten Gesamtabschlusses folgenden Haushaltsjahres. Gutschriften, Lastschriften und Kontoauszüge der Kreditinstitute sind wie Belege zu behandeln.

Belege können unmittelbar entweder auf unveränderbare elektromagnetische oder auf unveränderbare optische Speichermedien übernommen und in dieser Form anstelle der Originale aufbewahrt werden. Dabei muss sichergestellt werden, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfristen deren Wiedergabe möglich ist und die Daten verfügbar sind, jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht und ausgedruckt werden können sowie mit den Kassenbüchern und -belegen, den begründenden Unterlagen sowie den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.

Werden die Bücher und das Inventar in visuell lesbarer Form geführt, können diese nach Beschlussfassung des Gemeinderates über den Jahresabschluss entweder auf unveränderbare elektromagnetische oder auf unveränderbare optische Speichermedien übernommen und in dieser Form anstelle der Originale aufbewahrt werden. Absatz 3 Satz 2 gilt entsprechend.