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Die Personalaktendaten der Anwärterinnen und Anwärter werden beim Ministerium für Inneres, Bauen und Sport geführt. Die Personalaktendaten über die Ausbildung, in die der Ausbildungsplan sowie alle Leistungsnachweise und Bewertungen aufzunehmen sind, werden beim Bundesamt für Verfassungsschutz geführt. Nach Beendigung der Ausbildung ist eine Mehrausfertigung dieser Unterlagen dem Ministerium für Inneres, Bauen und Sport zu überlassen.
Die Sicherheitsakten der Anwärterinnen und Anwärter werden mit Beginn der Ausbildung dem Bundesamt für Verfassungsschutz für die Dauer der Ausbildung überlassen.