Art. 9 31983R0354

Jedes Organ erlässt interne Durchführungsbestimmungen zu dieser Verordnung. Diese enthalten Regeln über die Aufbewahrung und die Freigabe für die Öffentlichkeit der historischen Archive sowie den Schutz der darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Die Organe machen ihre Archive, einschließlich digitalisierter und digital entstandener Dokumente, soweit möglich der Öffentlichkeit elektronisch zugänglich und erleichtern die Sichtung im Internet. Sie bewahren ebenfalls Dokumente auf, die in einer Form vorliegen, die besonderen Bedürfnissen entspricht (wie Blindenschrift, Großbuchstaben oder Tonaufzeichnungen).

Jedes Organ veröffentlicht jährlich eine Mitteilung über seine Aktivitäten im Bereich der historischen Archive.

Die Kommission schließt im Namen der hinterlegenden Organe eine Partnerschaftsrahmenvereinbarung mit dem EHI. Diese Partnerschaftsrahmenvereinbarung enthält ausführliche Bestimmungen über die jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten der Organe und des EHI bei der Verwaltung der historischen Archive der Union, einschließlich ihrer Hinterlegung, Aufbewahrung, des Zugang zu ihnen und ihrer Sichtung durch die Öffentlichkeit. Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat. ANHANG BESTIMMUNGEN ÜBER DIE HINTERLEGUNG DER HISTORISCHEN ARCHIVE DER ORGANE BEIM EUROPÄISCHEN HOCHSCHULINSTITUT IN FLORENZ 1. Im Falle eines nicht digitalisierten Archivs werden die Originaldokumente beim EHI zur ständigen Aufbewahrung zusammen mit einem Mikroträger und/oder einer digitalen Kopie davon hinterlegt. Im Falle eines digitalisierten Archivs wird dem EHI ein dauerhafter Zugang zu den Dokumenten gewährt, damit es seiner Aufgabe, die historischen Archive der Öffentlichkeit an einem einzigen Standort zugänglich zu machen und deren Nutzung zu fördern, nachkommen kann. Die Herkunftsorgane bleiben für die langfristige Aufbewahrung ihres digitalisierten Archivs zuständig. 2. Die Bestände werden jährlich und möglichst im Rahmen der normalen Archivierungsverfahren der Organe beim EHI hinterlegt. 3. Das EHI nimmt keine Änderung an der von den hinterlegenden Organen vorgenommenen Klassifizierung des Archivguts vor und vernichtet und verändert keine Dokumente oder Akten. 4. Das EHI gibt hinterlegte Originaldokumente und -akten den betreffenden Organen auf Aufforderung zurück. Die Organe hinterlegen die Originale erneut beim EHI, sobald sie nicht mehr benötigt werden. 5. Das EHI unterrichtet die hinterlegenden Organe unverzüglich von sämtlichen Umständen, die die Unverletzlichkeit des hinterlegten Archivguts gefährden könnten.